Issuu on Google+

ABC GUIDE Prioritera i vardagen Att lägga sitt fokus och energi på rätt saker Om du frågar dina kollegor, chefer och vänner säger troligen de flesta att det de saknar mest är tid. Men väldigt få människor känner att de använder sin tid effektivt. Studier vid Harvard University visar att de som presterar väl och som samtidigt ett liv i balans, har två karaktärsdrag gemensamt: förmåga att fokusera och energi. Med fokus menas koncentrerad uppmärksamhet – förmågan att rikta in sig på målet, att inte omedelbart reagera på eller bli distraherad av möten, e-post och oförutsedda krav. Med energi menas den kraft som får bränsle av ett starkt personligt engagemang – det som får oss att ge ytterligare lite till när arbetsbördan är tung och deadline närmar sig. Att enbart ha en av egenskaperna är inte tillräckligt för att skapa ett effektivt agerande.

De mindre effektiva – De personer som både har låg energinivå och dålig förmåga att fokusera tenderar att förhala saker. Om man har god förmåga att fokusera men låg energinivå kan man känna sig oförmögen att engagera sig i uppgifter. Ett halvhjärtat engagemang i arbetsuppgifterna är en gemensam nämnare för den här typen av beteende. De ständigt upptagna – Hög energinivå men dåligt fokus har de som blandar ihop konstruktivt agerande med att agera över huvudtaget. När människor med den här typen av beteende är pressade känner de ett desperat behov av att göra någonting, vad som helst. Även under mer stabila förhållanden känner de pressen att vara upptagna. Den största andelen människor återfinns enligt studien i den här gruppen.

De mest effektiva

– De mest effektiva personerna har både hög energinivå och hög förmåga att fokusera. Ett tydligt syfte med vad de vill uppnå hjälper dem att fatta beslut om hur de ska använda sin tid. De väljer sina mål – och sina slag – mycket mer noggrant än vad det stora flertalet gör. En annan anledning till att de är så effektiva är att de är vana vid att hushålla med sin energi. Väl medvetna om tidens värde hanterar de den varsamt. De kan exempelvis avsätta tid för att bara tänka. De mest effektiva är också duktiga på att reducera stress och fylla på energi genom fritidsintressen eller att ”prata av sig” med sin partner eller med sina vänner. Den största skillnaden mellan de mest effektiva och andra är det sätt som de närmar sig jobbet. De flesta av oss låter sig begränsas och styras av externa krafter och omständigheter och vi utgår ifrån dessa faktorer när vi bestämmer oss för vad som är genomförbart eller inte. De målmedvetna gör tvärtom. De bestämmer sig först för vad de vill uppnå och därefter arbe-

tar de med att hantera de externa förutsättningarna så att de i slutändan når sina mål. En vägran att låta distraktioner, andras tyckande och upplevda begränsningar sätta agendan är kanske den viktigaste skillnaden mellan den här gruppen av människor och andra.

Nyckelfrågan för en effektivare och mer balanserad vardag En anledning till att vi ibland inte gör något meningsfullt med vår tid är att vi helt enkelt inte har klart för oss vad vi borde göra med den.

Första bästa uppgift Ett exempel på detta är när vi jobbar med ett projekt och kastar oss in i den första bästa uppgift som dyker upp och som har med projektet att göra. Vi tror att vi är effektiva eftersom vi faktiskt jobbar med vårt projekt. Men vi vet egentligen inte om det är den bästa uppgiften att ta itu med just då. Ett bra sätt att minska risken för att kasta bort tiden på onödiga uppgifter är att se till att vi har tydliga mål och att löpande ställa sig frågan ”vad är det bästa jag kan göra av min tid just nu?” Så fort du har klarat av en uppgift, ställ frågan igen och agera på det svar du ger dig själv.

Hindra autopiloten Inte nog med att den här frågan tvingar dig att prioritera dina uppgifter. Den gör också att risken för att din autopilot ska gå igång minskar. Med andra ord så måste du hejda dig en smula innan du bestämmer dig för vad du ska göra. Källa. http://personligeffektivitet.com/en-viktig-fraga-for-att-ta-tillvarapa-din-tid/

www.insightlab.se


ABC GUIDE Prioritera i vardagen Grundmodellen för att skilja på viktigt och bråttom För att komma ur en reaktiv och stressig vardag krävs att vi utvecklar förmågan att avgöra vilka aktiviteter vi ska ägna oss åt och vilka vi ska välja bort. Det låter kanske enkelt men är i realiteten en stor utmaning svårt för de flesta av oss.

denna kvadrant, desto mer förebyggs risken för att kriser dyker upp i kvadrant ett. Det är även här aktiviteter som bygger långsiktiga relationer finns tillsammans med rekreation.

Andras krav på din tid

Det är alltför lätt att fylla sitt schema med allehanda aktiviteter, för att inte tala om allt som kommer till genom oförutsedda händelser, avbrott och brandkårsutryckningar.

I kvadrant III hittar vi alla de aktiviteter som handlar om att leva upp till andras prioriteringar och förväntningar. Ur vårt perspektiv uppfattas de som avbrott, till exempel telefonsamtal, enkla förfrågningar eller möten som inte visar sig vara relevanta.

Bedöm uppgifter i två dimensioner

Rutiner och förströelser

Den första åtgärden för att kunna prioritera är att bedöma dina aktiviteter i två dimensioner. Den ena ger ett mått på hur brådskande något är och den andra på hur viktigt. Kategorin ”brådskande” är aktiviteter som kräver vår omedelbara uppmärksamhet. Om telefonen ringer är det brådskande eftersom vi inte vet vad vilken information vi missar, medan e-post inte försvinner och därmed inte är brådskande på samma sätt. Allt som hjälper oss att nå våra prioriterade mål är ”viktigt”.

Brådskande

Ej brådskande

Viktigt

Kvadrant I Kriser Angelägna problem Projektdeadlines

Kvadrant II Utveckling, lärande Bygga relationer Verksamhetsutveckling Planering Rekreation, träning

Ej viktigt

Kvadrant III Avbrott, telefonsamtal mm E-post En del möten Enkla förfrågningar

Kvadrant IV Rutiner Tidsödande förströelser En del telefonsamtal

Kvadrant IV utgörs främst av rutiner som inte kräver någon reflektion. Att administrera sin e-post är ett typiskt exempel som kan ta ganska mycket tid men som sällan är brådskande eller viktigt. Här finner vi även tidsödande förströelser som kan bero på att vi helt enkelt inte har någonting att göra, men det kan också bero på att man drar sig undan och av olika skäl förhalar vilket kan innebära att du inte känner egentligt engagemang för uppgiften. De stora tidstjuvarna befinner sig i kvadrant III och IV. Nyckeln till en produktiv vardag är att frigöra tid från dessa för att istället lägga i kvadrant I och II. Tid som du lägger på långsiktigt viktiga aktiviteter som inte är brådskande förebygger ofta risken för att kriser och problem i kvadrant I ska uppstå. Genom att dessutom frigöra mer tid ur III och IV genom effektiviseringar, tydliga gränser, egen planering och rätt utnyttjande av ny teknik och hjälpmedel kan du åstadkomma en positiv tidsspiral som frigör tid för både din och organisationens utveckling. Källa: Att leva och verka till 100%, Steven Covey

Fem frågor för att bedöma allt som kommer i din väg Att vara effektiv och nå de mål vi vill handlar till stor del om hur vi hanterar det som löpande kommer i vår väg. Det är lika viktigt att besluta vad du gör och vad du inte gör som när du gör det. För att öka precision i detta löpande beslutsfattande kan du använda dig av följande fem frågor:

Med hjälp av dessa två dimensioner kan vi skapa en matris där vi kan se hur mycket tid som hamnar inom olika kategorier med avseende på om aktiviteterna är brådskande och/eller viktiga.

Det som är bråttom och viktigt Inom kvadrant I hittar vi tidsbestämda projekt eller angelägna problem som är kritiska för dig eller för organisationens konkurrenskraft och överlevnad. Det kan vara aktiviteter kopplade till en projektdeadline, förbereda ett extrainsatt styrelsemöte eller besvara ett samtal från en viktig kund. Här finner vi även kriser av olika slag både på personlig nivå och för företaget.

Dina långsiktiga prioriteringar Kvadrant II är en zon där vi har kontroll över vad som händer och även över tiden. Här finns det utrymme att planera, utveckla, lära och söka nya möjligheter. Ju mer aktiviteter som finns inom

1. Kan jag nå framsteg mot ett viktigt mål just nu genom att göra detta? – Gör 2. Kan jag be någon annan att göra det? – Delegera, överlämna 3. Kan jag lika gärna göra det senare? – Skjut fram 4. Räcker det om jag gör endast en del? – Minska uppgiften 5. Kan jag låta bli att göra detta helt? – Stryk uppgiften Källa: Brilliant Time Management, Mike Clayton, Prentice-Hall

© 2017 InsightLab


ABC GUIDE Prioritera i vardagen GTD – metoden som hjälper dig frigöra din energi och kapacitet Experten inom personlig effektivitet, David Allen (bland annat författare till boken ”Getting Things Done”), menar att de flesta av oss går omkring med en obehaglig känsla av att vi inte hinner med allt vi vill eller borde hinna med. Han menar att vi i vårt undermedvetna lagrar en massa vaga åtaganden och löften om vad vi borde göra eller som vi tror att vi måste göra. Vår stress kommer av att vi inte kan hålla alla dessa vaga löften till oss själva och andra. Receptet han ger för att komma åt denna stress är att du skriver ned alla löften och åtaganden. Enbart genom att göra dem tydliga kommer du att reducera din stress avsevärt. Allen menar att du troligen har givit dig själv många fler löften än du inser och att varenda ett av dem – stort som litet – bevakas av en bara halvt medveten del av dig själv. Detta är de ofullständiga saker eller lösa trådar som pockar på din uppmärksamhet och som inte har funnit sin rätta plats och form. Detta är alla de saker som du känner någon form av ansvar för att förändra, avsluta, hantera eller göra något åt, och vissa saker som du kan och borde släppa helt.

Syftet är att frigöra din mentala kapacitet och energi GTD-metoden bygger sammanfattat på att frigöra sina tankar från det man behöver göra, för att på så vis paradoxalt nog få energi till att faktiskt också utföra det. Med GTD-metoden bryter man ner och konkretiserar uppsatta mål så att de enklare kan omsättas i handling. På köpet får man en bredare och tydligare bild av hur man vill ha sin vardag, vart man är på väg och kan därför enklare avgöra vad du ska lägga din tid på och inte.

Åtta steg för att komma igång • Ta fram datorn, mobil eller penna och papper och skriv ned vad det är du vill och behöver göra. Skriv ned precis allt du kommer på, stort som smått. Här finns inga gränser. • Börja därefter att sortera alla uppgifter. Lägg de uppgifter som tar mindre än fem minuter att utföra åt sidan. Inte sällan är det just de små uppgifterna som stjäl större delen av vår energi. • Var realistisk när du tittar på din lista. Om där finns saker du vet att du inte kommer att utföra oavsett vad – ta bort dem direkt. Att lyckas med GTD-metoden kräver förmågan att hantera det faktum att vissa saker faller bort och faktiskt förblir outförda – oavsett vad. • Markera större projekt, drömmar eller saker du inte kommer att göra imorgon men kanske i framtiden. De finns nu med på din lista och behöver inte längre ta upp plats i ditt huvud, mer än i positiv bemärkelse.

• Efter ovanstående sortering består nu din lista av realistiska och fullt nödvändiga saker som du behöver ta tag i. Tänk på två saker per projekt: Sätt en lämplig deadline, och sortera efter kontext för effektivast utförande. Bunta ihop och samordna liknande åtaganden så att de alla kan utföras på rad. Detta medför att du känner dig mindre splittrad – du behöver inte längre tänka på jobbet på fritiden och vice versa. • Bli ännu effektivare genom att löpande ändra ordning i din lista efter faktorer som dagsform, humör och energinivå. • Skaffa dig perspektiv genom att stanna upp någon gång per vecka och utvärdera om GTD-listan verkligen tar dig dit du vill. Om inte – ändra den. • Se till att uppgifterna faktiskt blir utförda och var ärlig mot dig själv; utför du dem inte finns det kanske ett skäl till detta, kanske ska de helt enkelt strykas. Kom ihåg att du själv är chef över dina egna prioriteringar. http://www.motivation.se/planera/personlig-effektivitet/gafran-kaos-till-struktur

Tips! Skapa en separat checklista för dina rutinuppgifter Om du går igenom dina att-göra-listor bakåt i tiden kommer du förmodligen upptäcka att där finns ett antal återkommande rutinuppgifter – saker du gör regelbundet och kanske utan deadline. Prova att flytta alla såna uppgifter till en särskild checklista för återkommande uppgifter. Titta på den med jämna mellanrum för att se att du inte glömmer något. Genom att göra detta kommer du att få en mycket klarare bild över dina viktiga uppgifter. Källa: What Will You Accomplish This Week?” Wally Bock’s Three Star Leadership Blog, http://blog.threestarleadership.com

www.insightlab.se


ABC GUIDE Prioritera i vardagen Fyra vanor för att vara effektiv och bibehålla din balans Att vara effektiv och nå sina mål ska naturligtvis gå hand i hand med ökat välbefinnande och en känsla av balans. Det kan vara balans mellan handling och vila, mellan att tänka och göra och mellan jobb och familj. Svårigheten ligger ofta i att ta hand om detaljerna samtidigt som du inte förlorar det större perspektivet. En av föregångarna inom detta område, Stephan Rechtschaffen, menar att det finns fyra vanor som kommer att underlätta för dig att skapa en livssituation i balans.

Vana 1: Kommunicera dina värderingar Att vara harmonisk kan beskrivas som att vara i balans med det system du lever i. Därför är det viktigt att involvera andra i din strävan. Det viktigaste är att du talar om vad du vill så att andra inte behöver gissa. När de vet det kan de lättare förstå och stödja dina handlingar. Att kommunicera dina värderingar förutsätter givetvis att du har förtydligat dem för dig själv. Skulle du kunna ange dina 5 viktigaste prioriteringar om någon frågar dig? Om du inte har förtydligat dessa för dig själv riskerar du att lätt hamna i situationer där du förverkligar andras mål och inte dina egna. Detta leder lätt till en känsla av stress eftersom du lägger mycket tid på saker som du inte värderar högst.

Vana 2: Tacka nej Dagligen dyker det upp saker som inte ligger i linje med den riktning som du strävar mot (givet att du har en någorlunda tydliga uppfattning om den). Många tror att det finns negativa saker kopplade till att säga nej till andra men egentligen är det tvärtom. Om du är konsekvent med att tacka nej till det som inte ligger i linje med det du vill eller är ansvarig för, kommer du att uppfattas som fokuserad, att du vet vad du vill och att du är ärlig. Om du tackar ja till något som du inte hinner med finns det däremot en stor risk att det blir slarvigt gjort eller att du inte hinner med alls. Då är det bättre att du är ärlig och säger detta så att den som frågar får reda på det!

Vana 3: Arbeta efter veckoplanering Något som garanterat kommer att hjälpa dig på vägen mot ökat fokus och balans är att aktivt börja arbeta efter någon slags veckoplanering. Att agera planerat istället för att bara följa det som för stunden pockar på din uppmärksamhet. För många är det revolutionerande att i förväg skriva upp de viktigaste prioriteringar under den kommande veckan – både saker du vill göra på din fritid och på jobbet. Många planerar även in de 5-6 viktigaste sakerna de ska göra varje dag och börja arbeta utifrån dem.

Vana 4: Avsätt tid för rekreation, reflektion och planering De flesta personer som är harmoniska i vardagen låter inte slumpen bestämma utan de tar kontroll över vardagen genom kontinuerlig reflektion och planering. Stephen Covey pratar om att fokusera på det som är viktigt men inte bråttom (planering) och inte bara sådant som är viktigt och bråttom (se utförlig beskrivning av denna modell på sidan två). Många har märkt att det bästa sättet är att ha en fast tid varje vecka som enbart ägnas åt planering och reflektion.

Tips! Den magiska formeln för att ligga i fas och skapa förtroende Lova alltid mindre än du vet att du kan hålla och överträffa andras förväntningar. Detta är en av de största produktivitetshemligheterna genom tiderna, och så ofta vi tenderar att göra motsatsen. Denna vana kommer att minska stressen i ditt liv avsevärt samtidigt som det stärker dina relationer. Källa: http://www.effectivemeetings.com/productivity/timemanagement/tipsandtricks.asp

© 2017 InsightLab


Abc guide prioritera i vardagen