INSTITUTO DO EMPREGO E FORMAÇÃO PROFISSIONAL, I.P.
2020
Projeto “Avaliação e Gestão do Desempenho sem Papel” Programa Inovação na Administração Pública
INSTITUTO DO EMPREGO E FORMAÇÃO PROFISSIONAL, I.P.
Índice 1.
Enquadramento ............................................................................................................................................................... 2
2.
Qual foi o desafio? ........................................................................................................................................................... 2
3.
Como foi preparada a intervenção e como se concretizou? .................................................................................... 3
4.
Quais os pontos fortes da aplicação informática? .................................................................................................... 3
5.
Qual o impacto do projeto? ............................................................................................................................................ 5
6.
Quais são os próximos Desafios? ................................................................................................................................. 5 6.1.
7.
Que etapas estamos a percorrer? ....................................................................................................................... 6
6.1.1.
Definição de perfis funcionais .................................................................................................................... 6
6.1.2.
Definição de competências funcionais..................................................................................................... 6
6.1.3.
Níveis de proficiência das competências SIADAP ................................................................................... 7
Que impactos organizacionais promove o projeto? .................................................................................................. 7 7.1.
Desenvolvimento de competências e incremento na motivação dos trabalhadores................................ 7
7.2. Desenvolvimento de ferramenta digital que promova e monitorize o desenvolvimento de competências........................................................................................................................................................................ 8
Pág.1/8
INSTITUTO DO EMPREGO E FORMAÇÃO PROFISSIONAL, I.P.
1. Enquadramento Este projeto enquadra-se no âmbito da utilização e transformação de um processo em que o trabalhador se comporta como inovador dentro da sua organização, através da modificação ou criação de processos, produtos ou serviços. A equipa do Núcleo de Avaliação de Competências cujas atribuições se enquadram na promoção, coordenação e aplicação do Sistema Integrado de Avaliação de Desempenho (SIADAP) no IEFP, I.P., para trabalhadores e dirigentes, foi confrontada com o enorme desafio de contribuir para uma gestão integrada dos recursos humanos no quadro da sua missão, nomeadamente em termos de gestão de carreiras, desenvolvimento de competências, promoção, mobilidade interna, recrutamento e seleção. Neste âmbito, houve necessidade de avançar com um projeto que permitisse: 1. Desenvolver, promover e aplicar um conjunto coerente de normas, orientações e outros instrumentos de suporte ao processo de avaliação do desempenho adaptados à realidade concreta do IEFP, I.P., com base na legislação do SIADAP, em estreita colaboração e permanente prestação de apoio técnico a nível nacional a todos os intervenientes no processo avaliativo; 2. Assegurar, em articulação com os serviços regionais, o acompanhamento e monitorização da avaliação de desempenho, no âmbito da gestão por objetivos e competências, bem como na gestão dos processos individuais a nível nacional; 3. Apoiar os órgãos de apoio ao SIADAP, designadamente, o Conselho Coordenador de Avaliação (CCA) e a Comissão Paritária (CP) e também ao Dirigente Máximo do Serviço.
2. Qual foi o desafio? Transformar um processo “em papel” num processo desmaterializado e de proximidade Quando pensámos desenvolver este projeto o IEFP, I.P. tinha cerca de 3300 colaboradores e a avaliação de desempenho dos trabalhadores era feita em papel. O IEFP, I.P. tem uma estrutura organizacional desconcentrada, flexível e de proximidade, que integra, os Serviços Centrais, 5 Delegações Regionais (Norte, Centro, Lisboa e Vale do Tejo, Alentejo e Algarve), 30 Centros de Emprego e Formação Profissional, 23 Centros de Emprego e 1 Centro de Formação e Reabilitação Profissional. O SIADAP prevê uma série de procedimentos, prazos e vários intervenientes (Avaliador, Avaliado, Dirigente Máximo do Serviço, Conselho Coordenador de Avaliação e Comissão Paritária), assim, e tendo em conta a dispersão territorial as fichas circulavam em papel dos serviços locais para os regionais e para os serviços centrais fazendo várias vezes o mesmo circuito até à conclusão de cada um dos processos avaliativos.
Pág.2/8
INSTITUTO DO EMPREGO E FORMAÇÃO PROFISSIONAL, I.P.
Este processo implicava um grande fluxo de papel sempre em circulação e ainda a necessidade de tirar cópias sempre que as fichas de avaliação circulavam para garantir que, em caso de eventual extravio, fosse possível a reconstituição integral do processo. Toda a tramitação processual do SIADAP “em papel” num organismo com a dimensão do IEFP era muito difícil de operacionalizar e consumia muitos recursos (humanos, consumíveis, tempo) e tornava o processo moroso e oneroso, desencadeando várias implicações negativas, nomeadamente, a desmotivação dos trabalhadores que demoravam muito tempo a ver o seu processo avaliativo concluído.
3. Como foi preparada a intervenção e como se concretizou? A intervenção iniciou com a preparação e elaboração de um Manual de Procedimentos com toda a tramitação detalhada do processo e dos vários intervenientes, tendo por base a Lei. Este manual serviu de apoio ao desenho e construção de todo o workflow do processo e à definição da especificação técnica de parametrização de todo o módulo de Avaliação do Desempenho. A desmaterialização concretizou-se em 2017, através da instalação de uma cópia do módulo em ambiente de testes foi possível desenvolver, ajustar, melhorar e testar os vários procedimentos passo a passo antes de os disponibilizar em ambiente real. Foram também efetuadas melhorias e alguns desenvolvimentos acolhendo as sugestões dos próprios utilizadores e em articulação com os Serviços Regionais e o CCA. Ao longo de 2019 foram efetuados alguns desenvolvimentos que têm permitido, por um lado, tornar o módulo mais robusto e capaz de dar resposta à complexidade de procedimentos inerentes à aplicação do SIADAP e, por outro lado, permitir que seja mais intuitivo e acessível aos utilizadores.
4. Quais os pontos fortes da aplicação informática? Planeamento e Execução do ciclo avaliativo, de forma Partilhada e Integrada e Gestão em Tempo Real O software permite uma gestão em tempo real, a qual viabiliza o planeamento e a execução de todo o ciclo avaliativo, de forma partilhada e integrada, com as seguintes especificidades: 1. Perfis por responsabilidades organizacionais: Núcleo de Gestão Central da Aplicação, Estruturas Regionais, Avaliador, Avaliado, CCA e Dirigente Máximo do Serviço; 2. Menus de gestão e tratamento da informação: que permitem de forma automática identificar as alterações que possam ter impacto no processo (mudanças de carreira/categoria profissional do colaborador/a, alteração de avaliadores, alteração de Unidade Orgânica, ingresso/regresso/saída de trabalhadores no IEFP, I.P.);
Pág.3/8
INSTITUTO DO EMPREGO E FORMAÇÃO PROFISSIONAL, I.P.
3. Menus dinâmicos de acesso e operacionalização: foram criados menus de acesso ao avaliador e avaliado com écrans, botões interativos e explicadores que permitem a ativação e execução de cada etapa processual (procedimento), incorporando um sistema de alertas entre os diferentes intervenientes no processo avaliativo com identificação de procedimentos e prazos; 4. Outputs
da
aplicação:
permite
recolher
outputs
dos
vários
intervenientes
permitindo
identificar/monitorizar/intervir face à situação de cada um nas várias fases do processo e retirar listagens para gestão interna a nível central e regional, em tempo real; 5. Ferramentas de apoio ao CCA: realização de forma automática do cálculo de quotas para desempenho relevante e excelente e aplicação de critérios de desempate, garantindo a necessária diferenciação de desempenhos; 6. Ferramentas de apoio: simulador para cálculo de avaliação por ponderação curricular que permite ao trabalhador carregar o currículo e face aos critérios definidos obter uma indicação do resultado da sua ponderação curricular permitindo-lhe tomar uma decisão informada sobre a formalização ou não desse pedido; 7. Disponibilização de formulários pela aplicação: 5 Formulários (autoavaliação, avaliação, reformulação e monitorização, autoproposta e proposta de excelente, pedido de parecer à comissão paritária e reclamação); 8. Alertas: implementação de um sistema de alertas para os intervenientes no processo avaliativo, nomeadamente Avaliador, Avaliado e Núcleo de Gestão Central e Estruturas Regionais (definição de prazos e informação sobre procedimentos a realizar); 9. Homologação em Bloco: permite que o Dirigente Máximo do Serviço efetue a homologação das avaliações individualmente, por Unidade Orgânica ou em Bloco, possibilitando assim que mesmo à distância este possa homologar as fichas de avaliação de todos os trabalhadores num único “enter”; 10. Registo da classificação e pontos SIADAP: permite que após a homologação da avaliação esta seja registada através de interface automático no cadastro do trabalhador efetuando o cálculo automático de pontos para uma possível alteração de posição remuneratória. Esta informação fica disponível para consulta do trabalhador em tempo real; 11. Registo das alterações de posição remuneratória: permite que após a conclusão das eventuais alterações de posição remuneratória esta seja registada através de interface automático do cadastro do trabalhador disponibilizando esta informação para consulta do trabalhador em tempo real; Neste momento todas as funcionalidades do módulo estão a ser rentabilizadas e melhoradas.
Pág.4/8
INSTITUTO DO EMPREGO E FORMAÇÃO PROFISSIONAL, I.P.
5. Qual o impacto do projeto? Qualquer processo de mudança tem impacto nos vários intervenientes gerando por vezes alguma reação de resistência. Era isto que esperávamos. Há que distinguir os impactos da desmaterialização a vários níveis: Em termos de solução técnica relacionada com a transição de um processo em papel para um processo informatizado, a este nível ao contrário do que esperávamos não houve qualquer resistência e os colaboradores aderiram ao sistema com bastante facilidade. Mas para além da alteração do processo em papel para uma solução tecnológica a desmaterialização foi e está a ser um enorme processo de mudança pois através do módulo de gestão do desempenho é possível obter vários indicadores para a gestão permitindo intervir no processo, controlar os prazos e os procedimentos. Na verdade, é possível gerir o processo avaliativo! Em termos de recursos (consumíveis, tempo), houve uma redução significativa, conseguiu reduzir-se para menos de metade o tempo de conclusão dos procedimentos. Esta solução permite, ainda, aos intervenientes Avaliador/Avaliado o acesso, através da sua área pessoal, ao processo permitindo-lhe efetuar o seu acompanhamento, aumentado assim a transparência. Com o aumento da transparência do processo, redução de tempos das várias etapas é possível conferir ao SIADAP credibilidade e aplicá-lo na sua verdadeira essência – o desenvolvimento das pessoas. O módulo de gestão do desempenho foi construído de forma a receber e transmitir informação para outros módulos permitindo uma articulação com outras ferramentas, nomeadamente, de gestão da formação e de gestão de competências, ambicionando uma verdadeira gestão integrada de Recursos Humanos.
6. Quais são os próximos Desafios? No âmbito da aplicação informática está em fase de desenvolvimento: 1. A interoperabilidade da aplicação com uma ferramenta que permite a realização das reuniões de monitorização/ reformulação de objetivos e reuniões de avaliação por vídeo conferência, no âmbito do SIADAP 2. A interoperabilidade com as áreas de gestão de competências e gestão da formação. Pretende-se assim evoluir para uma gestão integrada de Recursos Humanos. No nosso horizonte está uma gestão por competências e um sistema que permita desenvolver e valorizar as pessoas e as suas aptidões. Sendo longo o caminho a percorrer, estamos a trilhá-lo passo a passo com segurança, priorizando os critérios de qualidade que fortaleçam o desempenho funcional na prossecução dos desafios organizacionais.
Pág.5/8
INSTITUTO DO EMPREGO E FORMAÇÃO PROFISSIONAL, I.P.
Atualmente e tendo em conta a LOE 2020 detemos como desafio prioritário a promoção de metodologias de gestão que: 1. Favoreçam a transição de um sistema de avaliação por objetivos para um sistema de gestão por competências; 2. Potenciem o alinhamento no apuramento de evidências funcionais; 3. Instituam referenciais efetivos que fomentem a monitorização e a progressiva coesão organizacional; 4. Simplifiquem e melhorem os processos colaborativos internos e externos da organização; 5. Promovam a qualificação profissional por níveis de proficiência e domínios de saber: 6. Estruturem práticas de acolhimento, integração e mobilidade institucional mediante processos de mentoria.
6.1. Que etapas estamos a percorrer? 6.1.1. Definição de perfis funcionais Os perfis funcionais revelam-se de elevada utilidade na definição de referenciais de desempenho (objetivos, atividades, fonte de apuramento de resultados), focalizando um sentido e direção evolutiva à ação. Neste sentido, a parametrização dos perfis funcionais implica o mapeamento de funções-tipo por domínio funcional e por carreira nos seguintes parâmetros: •
Atribuições-tipo: sintetiza as finalidades e processos centrais da função;
•
Atividades-tipo: enquadra as ações estruturantes da função;
•
Fontes de apuramento dos objetivos funcionais: fontes oficiais;
•
Competências funcionais por domínios de saber: identificação de requisitos e aptidões funcionais por três domínios “saber”, “saber fazer” e “saber ser”.
6.1.2. Definição de competências funcionais O conceito de gestão por competências, que se preconiza, permite desenvolver o potencial das competências dos colaboradores em três domínios principais: •
Competências Técnicas (saber / hard skills);
•
Competências de Ação (saber fazer/ commitement skills);
•
Competências Comportamentais (saber ser / soft skills).
O desenvolvimento integrado dos três domínios permite promover, de forma sustentada, o desenvolvimento das aptidões profissionais e dos resultados organizacionais.
Pág.6/8
INSTITUTO DO EMPREGO E FORMAÇÃO PROFISSIONAL, I.P.
A definição das competências funcionais detém, pois, uma pluralidade de aplicações organizacionais, sendo as mais prementes as que se relacionam com os processos de apoio no/a: •
Recrutamento e seleção (mobilidade na AP);
•
Avaliação de desempenho;
•
Proficiência e domínios do saber das necessidades formativas;
•
Aprofundamento e desenvolvimento técnico;
•
Mentoria - aprendizagem do saber-fazer orientada por mentor especializado em domínio funcional da organização.
6.1.3. Níveis de proficiência das competências SIADAP Os níveis de proficiência incrementam a precisão e a adequabilidade na ação, aliando níveis desempenho quantitativos e qualitativos. Em contexto de desenvolvimento de competências, os níveis de proficiência (elementar, intermédio e avançado) potenciam o ajustamento da qualificação ao estádio e à motivação de desenvolvimento de cada colaborador, facilitando o processo de desenvolvimento, monitorização e avaliação da demonstração das competências. Aliámos aos níveis de proficiência, critérios de qualidade, por competência profissional, permitindo que a descrição de comportamentos associados a cada nível seja focalizada em indicadores que sustentem e guiem o aprimoramento do desempenho profissional.
7. Que impactos organizacionais promove o projeto? 7.1. Desenvolvimento de competências e incremento na motivação dos trabalhadores Neste sentido, preconiza-se uma gestão que valorize as competências e que as potencie através da: 1. Implementação de níveis e critérios de proficiência que visam facilitar o apuramento da demonstração de competências profissionais; 2. Aplicação dos referenciais que integram os perfis funcionais-tipo aos processos de recrutamento, acolhimento, integração, contratualização e monitorização dos desempenhos; 3. Instituição da prática da mentoria em processos de integração institucional que permita: •
Valorizar colaboradores com conhecimento especializado;
•
Garanta que todas as áreas de atuação da organização detêm equipas sustentáveis que prossigam e desenvolvam os objetivos institucionais;
•
Potenciar a difusão de práticas que se revelam eficazes;
Pág.7/8
INSTITUTO DO EMPREGO E FORMAÇÃO PROFISSIONAL, I.P.
•
Fomentar lógicas de ação assentes em práticas colaborativas.
7.2. Desenvolvimento de ferramenta digital que promova e monitorize o desenvolvimento de competências A ativação do módulo de Gestão de Competências visa sustentar a interligação dos módulos de Avaliação de Desempenho e de Qualificação Formativa de modo a permitir o desenvolvimento de competências adequado e ajustado aos níveis de proficiência das competências funcionais demostradas (nível detido/ nível necessário) tendo em conta os desafios das funções desempenhadas.
Pág.8/8