Administration guide 2015

РЕГЛАМЕНТ ДІЯЛЬНОСТІ ПОБФ «Фонд розвитку громади «ІНІЦІАТИВА» (посібник з адміністративних практик та процедур)

Полтава, 2015

1

ВСТУП Політика – правила (стандарти), що використовуються у певній сфері. Процедура –опис дій у певному процесі, що забезпечує досягнення мети. Інструкція – порядок виконання роботи; інформація про те, як виконавці повинні діяти в тих чи інших випадках, у тому числі й «позаштатних» ситуаціях Регламент – це збірка правил, які визначають стандарти роботи благодійної організації. У Регламенті зведено основні принципи та правила, які регулюють професійну поведінку членів та співробітників Фонду та інших людей, що діють від імені Благодійної організації. Його розроблено для сприяння втіленню в життя бачення, місії та цінностей Фонду, підвищення ефективності та результативності її роботи, а також з метою захисту і підтримки репутації та цінностей благодійної організації. Політика та регламент можуть бути переглянуті до потреб Фонду та відповідно до соціальних, політичних та економічних змін в державі. Положення регламенту стосуються всіх Членів фонду та його співробітників. Порушення регламенту може тягнути за собою відповідальність.

2

ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ ДІЯЛЬНОСТІ ФОНДУ Полтавський обласний благодійний фонд «Фонд розвитку громади «Ініціатива» створений та діє у відповідності з Конституцією України, Законом України «Про благодійництво та благодійні організації» та іншими нормативно-правовими актами та Статутом. Діяльність Фонду спрямована на досягнення місії, цілі та основних завдань благодійної організації. Місія Фонду - здійснення благодійної діяльності в інтересах суспільства, розвитку громади та задоволення інтересів її членів. Цілі Фонду: ❖ Підтримка громадських ініціатив, спрямованих на розвиток громади, покращення становища її членів, задоволення їх інтересів та потреб, розвиток громадянського суспільства. ❖ Розвиток благодійності та відродження традицій філантропії Основними завданнями Фонду є: ❖ розвиток благодійності та відродження традицій філантропії на Полтавщині, сприяння залученню коштів, матеріально-технічних та інших ресурсів для здійснення благодійницької діяльності Фонду; ❖ організація та проведення благодійних акцій тощо; ❖ сприяти розвитку спорту, мистецтва, а також у виховної, наукової, журналістської, політичної, громадської, духовної сфери життя громади, шляхом преміювання вагомих досягнень у цих галузях та реалізації стипендіальних та іменних програм; ❖ підтримка здійснення державних та недержавних благодійних програм та проектів, а також розробка власних благодійних програм та проектів, спрямованих на досягнення основної мети діяльності Фонду» здійснення іншої діяльності, яка не заборонена чинним Законодавством України Фонд реалізує свою діяльність через власні благодійні програми.

3

ЦІННОСТІ ТА ПРИНЦИПИ ДІЯЛЬНОСТІ Цінності Фонду Лідерство як запорука реалізації наших планів та досягнення найкращих результатів. Ми переконані, що лідерство ґрунтується на соціальній взаємодії, на визнанні професіоналізму та компетентності Довіра і підзвітність - організація прагне до чесних взаємин, заснованих на відкритості та чіткої системи звітності, що передбачає фінансову прозорість і взаємний обмін інформацією, ідеями та досвідом. Делегування повноважень як передумова ефективності управлінських рішень та розвитку відповідальності та ініціативи членів та волонтерів Фонду. Партнерство і співробітництво дозволяє об’єднати ресурси і зусилля та більш ефективно вирішувати пріоритетні питання. Конфіденційність - організація поважає таємницю інформації, яка стосується членів, постачальників ресурсів та їхніх внесків. Конфіденційна інформація в будь-якій формі, зокрема письмовій, електронній або усній, не підлягає розголосу за винятком випадків, передбачених чинним законодавством. Фонд здійснює свою діяльність на принципах добровільності, самоврядності, вільного вибору території діяльності, рівності перед законом, відсутності майнового інтересу членів (учасників), прозорості, відкритості та публічності. Фонд визнає необхідність: ❖ роботи на принципах збалансованості, етичності, співпраці, прозорості та відкритості; ❖ залучення до процесу прийняття рішень зацікавлених зовнішніх представників, включаючи експертів, представників зацікавлених сторін, міжнародних донорів та місцевих неприбуткових організацій.

4

СТРУКТУРА ТА КЕРІВНІ ОРГАНИ ФОНДУ Керівні органи Фонду несуть відповідальність за діяльність і ресурси; визначають напрямки діяльності Фонду та здійснюють нагляд за відповідністю діяльності вимогам закону. Структура управління Фонду:

Керівництво відповідальне за коротко- та довгострокове стратегічне планування, що включає визначення цілей, завдань діяльності Організації у виконанні її місії. Організація роботи керівних органів здійснюється у відповідності до Положення про діяльність керівних органів полтавського обласного благодійного фонду «ФОНД РОЗВИТКУ ГРОМАДИ «ІНІЦІАТИВА Для забезпечення поточної діяльності Фонду може призначатися адміністративно-виконавчий орган - Виконавча дирекція. Очолює роботу Виконавчої дирекції - Виконавчий диктор. Для ефективного виконання окремих завдань Фонду керівні органи можуть залучати професіоналів у відповідній галузі.

5

ЧЛЕНИ ТА ВОЛОНТЕРИ ФОНДУ Членами Фонду є громадяни України, іноземці та особи без громадянства, які досягли 18-річного віку років (індивідуальне членство), а також юридичні особи (резиденти та нерезиденти України) незалежно від форм власності, трудові колективи підприємств, організацій, установ, які підтримують мету і завдання Фонду і визнають його Статут, сплачують вступні та членські внески, виконують рішення органів управління Фонду та приймають участь у його діяльності Членський облік здійснюється відповідно до ПОЛОЖЕННЯ про членський облік та членські внески у Полтавському обласному благодійному фонді «ФОНД РОЗВИТКУ ГРОМАДИ «ІНІЦІАТИВА». За значний внесок у діяльність Фонду громадянам України та іноземцям, колективам підприємствам, установам, організаціям України та іноземних держав можуть бути присвоєно звання Почесного члена Фонду. Почесне членство регулюється окремим Положенням, затвердженим Правлінням. Волонтер – фізична особа, яка досягла вісімнадцятирічного віку і здійснює волонтерську діяльність на добровільній та безоплатній основі. Волонтерська діяльність – добровільна, безкорислива, соціально спрямована, неприбуткова діяльність, що здійснюється волонтерами та волонтерськими організаціями шляхом надання волонтерської допомоги. Головна мета залучення волонтерів – залучення в активну діяльність Фонду, допомога в реалізації місії та завдань організації. Порядок залучення волонтерів до роботи Фонду, їх права та обов’язки, визначається Положенням «Про волонтерську діяльність у Полтавському обласному благодійному фонді «ФОНД РОЗВИТКУ ГРОМАДИ «ІНІЦІАТИВА»

6

ЕТИЧНИЙ КОДЕКС Основою поведінки та діяльності членів та працівників Фонду в межах їх статутних обов’язків і повноважень є загальноприйняті моральні і етичні цінності і стандарти Дотримання етичних і ділових норм поведінки у взаємовідносинах між собою та в процесі своєї діяльності визначає моральну, організаційну, комунікативну, інформаційну культуру взаємин, зокрема у питаннях: ❖ дотримання взаємної поваги, чесності, об’єктивної оцінки вчинків та дій своїх колег по Фонду , принципової позиції у прийнятті відповідних рішень; ❖ забезпечення згуртованості членів Фонду, активної позиції у захисті прав членів Фонду і реалізації їх інтересів. Принцип добровільного взяття на себе обов’язків. Кожний член Фонду добровільно бере на себе зобов‘язання щодо участі у виконанні статутних завдань. В разі прийняття на себе таких зобов‘язань, виконання їх є обов’язковим. Мінімальна участь в діяльності Фонду. Мінімальна участь члена Фонду вважається такою, якщо він сплачує членські внески у встановленому порядку, бере участь в голосуванні під час Загальних зборів та підтримує інформаційний зв’язок з організацією. Заохочення ділової активності членів/членів Фонду. В разі, якщо член/ працівник Фонду проявляє ініціативу, творчий підхід до вирішення статутних завдань, займає активну позицію у пропаганді її діяльності, за поданням керівних органів він може відповідним чином заохочуватись. Заохочення можуть бути морального і матеріального характеру. Порядок застосування матеріальних заохочень визначається окремим Положенням. Члени Фонду утримуються від неправомірної критики в адрес будького з членів, необґрунтованого публічного осуду їх діяльності, інших дій, які можуть нанести моральної шкоди і підірвати репутацію членів Фонду. У разі порушення цього Статуту інших документів Фонду, які призвели до нанесення матеріальної або нематеріальної шкоди, Фонд може, у відповідності до чинного законодавства, реалізувати своє право по забезпеченню відповідного їх відшкодування.

7

ПРИНЦИПИ ЗАЛУЧЕННЯ ТА ВИКОРИСТАННЯ РЕСУРСІВ Фонд є прозорим в усіх питаннях, що стосуються збору і використання ресурсів. Фонд може приймати тільки ті ресурси, які спрямовані на виконання її місії та мети, не суперечать її принципам і не заважають вільно, відповідально і об’єктивно вирішувати питання, з якими вона працює. Фонд організовує систему контролю і проходження витрат ресурсів і своєчасно готує звіти про використання ресурсів, а також надає постачальникам ресурсів чи зацікавленій стороні фінансові документи за їхнім запитом. Фонд гарантує, що усі ресурси використовуються відповідно до місії та цілей, на які вони були виділені постачальниками ресурсів. У випадку, коли Фонд отримує грант, він підписує контракт, за яким має провадити певну діяльність (обумовлену в контракті), і несе етичну та правову відповідальність за виконання контракту. Фонд забезпечує ефективне використання ресурсів. Фонд може здійснювати ґрантову підтримку (міні-гранти) діяльності громадських організацій та ініціативних груп через оголошення конкурсів та власні грантові програми. Процес адміністрування міні-грантів передбачає наступні етапи ❖ реєстрація проектних заявок; ❖ відбір проектних пропозицій згідно з розробленими критеріями та процедурами; ❖ поточний моніторинг і оцінка програмного і фінансового виконання проектної діяльності; ❖ контроль за виконанням програм; ❖ технічна допомога НУО - ґрантоотримувачам (за потребою). Фінансування проектів Фінансування проектів відбувається відповідно до затверджених бюджетів. Діяльність за ухваленими ґрантовими програмами фінансується відповіло до положень про конкурси . Обсяги траншів визначаються під час підписання угоди про надання ґранту відповідно до затвердженого бюджету та робочого плану проекту та фіксуються в додатку до угоди.

8

Проектна звітність ґрантоотримувачів складається з програмної та фінансової частин. Форми звітності є невід’ємною складовою угод про надання гранту. Організації - ґрантоотримувачі надають програмні та фінансові звіти відповідно до узгодженого графіку звітності відповідно до умов конкурсу та підписаних угод про надання благодійної допомоги. Моніторинг виконання проектів та технічна допомога Контроль за виконанням грантової діяльності НУО здійснюється за такими напрямками: регулярний моніторинг та оцінка діяльності ґрантоотримувачів, перевірка та погодження проектної звітності ґрантоотримувачів. Моніторинг та оцінка діяльності ґрантоотримувачів проводяться на регулярній основі фахівцями/експертами Фонду. За потреби залучаються незалежні експерти. Застосовується єдина форма і процедура моніторингу та оцінки для всіх ґрантових програм. Розроблена форма містить індикатори рівня виконання програмної діяльності, рекомендації щодо покращення виконання ґрантові програми, аналіз поточної діяльності та організаційного розвитку ґрантоотримувача. Технічна допомога здійснюється з метою надання кваліфікованих рекомендацій щодо покращення проектної діяльності, організаційного та фінансового менеджменту, сприяння у вирішенні проблемних питань на місцях та забезпечення постійної консультативної підтримки. Технічна допомога надається в рамках виконання ґрантопрограми на прохання організації, за рішенням менеджера програми Мережі або згідно з планом. Обов’язковою вимогою Фонду є здійснення ґрантоотримувачами внутрішнього моніторингу виконання ґрантових програм. Форми внутрішнього моніторингу ❖ регулярне планування та підведення підсумків; ❖ оціночне опитування клієнтів; ❖ фінансовий моніторинг виконання бюджету програми

ґрантової

9

ПОЛІТИКА ЩОДО ВІДРЯДЖЕННЯ Службовим відрядженням вважається поїздка працівника/членів Правління (Наглядової ради) , який перебуває у трудових відносинах з Фондом, за розпорядженням Голови Правління на певний термін до іншого населеного пункту для виконання доручення не за місцем основної роботи ( у том числі для участі у конференціях, семінарах, тренінгах тощо). Термін відрядження визначає Голова Правління або Виконавчим директор/фінансовим директором, або Керівником підрозділу(проекту). ФОНД компенсує фактичні витрати, що підтверджені оригіналами первинних документів, а саме: ❖ вартість проїзних квитків (у тому числі за перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження, у тому числі вартість електронних квитків за наявності посадкового талона та документа про сплату за всіма видами транспорту за виключенням автомобільного транспорту при поріжкам на відстань більше ніж 500 км; ❖ вартість проживання у готелях (мотелях), згідно наданих оригіналів розрахункових документів; ❖ для підтвердження витрат, понесених працівником під час відрядження, він має надати, окрім рахунків готелів, проїзних квитків, інших первинних документів, також документи, що підтверджують здійснені за допомогою платіжних карток розрахунки, а саме: чеки банкомата, сліпи, квитанції платіжних терміналів тощо. Витрати, на які потрібний попередньо узгоджений дозвіл: ❖ не дозволяється користуватися послугами перевезення першого класу, бізнес класу в авіа транспорті та послугами по проїзду в СВ вагонах на залізниці, якщо інше не було оговорено умовами проекту/програми ❖ використання автомобільного транспорту при перевезення на відстань більше 750 км. ❖ витрати на послуги таксі мають бути обґрунтовані в письмовій формі та погоджені до початку відрядження ❖ не дозволяється включати до складу витрат на харчування вартість алкогольних напоїв і тютюнових виробів, суми «чайових», за винятком випадків, коли вони включені в рахунок 10

згідно із законами країни перебування, а також плату за видовищні заходи; ❖ витрати на харчування мають бути винесені на окремий чек й компенсуються згідно до затвердженого бюджету, якщо інше не передбачено умовами проекту; ❖ витрати на оплату телефонних розмов, дозволів на в'їзд (віз), обов'язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов'язані з правилами в'їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв'язку із здійсненням таких витрат лише у випадку, якщо це дозволено бюджетом проекту/програми. Граничні норми добових витрат визначено абз. 6 пп. 170.9.1 ПКУ Витрати, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати) обраховуються у розмірі 0,1 розміру МЗП, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день. У випадку, якщо витрати на відрядження (добові, витрати на проїзд та проживання) повністю чи частково компенсує приймаюча сторона, добові сплачуються з урахуванням наступних вирахувань: ❖ якщо за рахунок Проекту був наданий сніданок (включений у вартість проживання в готельному номері) –мінус 15% добових; ❖ якщо за рахунок Проекту був наданий обід –мінус 35% добових; ❖ якщо за рахунок Проекту була надана вечеря –мінус 35% добових. Направлення працівника у відрядження оформлюється наказом, де зазначають: ❖ ❖ ❖ ❖ ❖

пункт призначення; термін відрядження; розмір добових за кожен день відрядження; мету відрядження; проект в рамках, якого відбувається відрядження.

Відрядні витрати обраховуються сплачуються на підставі звіту (за відповідною формою), що надається разом з оригіналами документів, що підтверджують фактичні витрати.

11

Авансовий звіт затверджується Головою Правління за умови візування його Виконавчим директор/фінансовим директором та/або керівником проекту Якщо працівником не надано оригіналів документів, які підтверджують фактичну вартість понесених витрат під час відрядження, але за рішенням Голови Правління їх йому було відшкодовано, то сума таких витрат включається до складу загального місячного оподатковуваного доходу платника податку незалежно від того, чи надавався аванс на відрядження, та оподатковується за ставками, визначеними ПКУ. У разі необхідності відправлення позаштатного працівника, (у тому числі фізичної особи-підприємця, якій є платником єдиного податку), сплати та компенсування витрат відбуваються за такою схемою: ❖ укладається з позаштатним працівником Договір доручення ❖ предметі Договору потрібно вказати, що ЗАМОВНИК доручає ВИКОНАВЦЮ виконати від її імені та за її кошти наступне: (наприклад, прийняти участь у конференції, яка відбудеться в м. ______________ 20-30 липня 201_ року тощо), а ВИКОНАВЕЦЬ приймає на себе зобов’язання виконати це доручення. ❖ подається кошторис витрат на виконання Договору доручення ❖ по поверненню складаються змістовний та авансовий звіти та надаються оригінали документів, що підтверджують фактичні виграти. ❖ складається та підписується акт приймання-здавання виконаних робіт (надання послуг) згідно умов Договору доручення.

12

ПОЛІТИКА ЗАПОБІГАННЯ КОНФЛІКТУ ІНТЕРЕСІВ Конфлікт інтересів визначається як ситуація, за якою особа має виконувати декілька обов’язків або має декілька інтересів, що суперечать один одному, і таким чином подана ситуація спричиняє конфлікт між особистими інтересами та посадовими або професійними обов’язками. ФОНД заохочує діяльність за її рамками та не прагне перешкоджати такій діяльності. Разом із цим, потрібно уникати діяльності, яка може завдати шкоди благодійній організації. Конфлікт інтересів може бути ДІЙСНИМ та / чи МОЖЛИВИМ. ДІЙСНИЙ конфлікт інтересів має місце у випадках, коли особасуб’єкт бере особисту та суттєву участь в межах своїх офіційних повноважень у вирішенні будь-якого конкретного питання, у якому, як йому/їй відомо, він/вона чи пов’язана особа або організація має фінансову зацікавленість, якщо вирішення цього конкретного питання справить безпосередній і передбачуваний вплив на предмет зазначеної зацікавленості. МОЖЛИВИЙ конфлікт інтересів має місце, коли фінансова зацікавленість особи-суб’єкта чи пов’язаної особи або організації, що вже існувала раніше й була менш очевидною, може призвести до виникнення будь-якої з вищезазначених обставин. Конфлікт інтересів може набувати різних форм, він переважно виникає, коли член Правління або працівник може впливати на діяльність Фонду таким чином, що це може призвести до прямих чи опосередкованих фінансових прибутків такої особи або його родини, або його ділових партнерів чи третіх осіб, або надання невідповідних/неналежних переваг третім особам зі шкодою для Організації. Конфлікти інтересів принципово не мають місця у випадках, коли особа-суб’єкт чи пов’язана особа або організація, внаслідок дій, що розглядаються, має перспективу отримання недиференційованої вигоди — тобто, загальної вигоди, яка набувається численною кількістю осіб, наприклад, у вигляді покращення доступу до медичних послуг.

13

Відповідно до ст. 23 Закону про «Про благодійну діяльність та благодійні організації» член органу управління благодійної організації не бере участі у прийнятті рішень стосовно: ❖ договорів або інших правочинів між благодійною організацією та цим членом органу управління або пов’язаною з ним особою; ❖ спорів між благодійною організацією та цим членом органу управління або пов’язаною з ним особою; ❖ звільнення цього члена органу управління або пов’язаної з ним особи від майнової відповідальності перед благодійною організацією. Члени органів управління ФОНДу або пов’язані з ними особи не мають права одержувати позики або кредити та забезпечення таких позик або кредитів (застава, порука тощо) від благодійної організації. Бенефіціарами благодійних програм не можуть бути учасники (засновники) та члени органів управління благодійних організацій. Члени Правління та працівники Фонду повинні заявляти про будь-який особистий фінансовий чи інший інтерес, який може впливати на виконання ними своїх повноважень, та своєчасно повідомляти про наявність у них потенційного або існуючого конфлікту інтересів стосовно будь-якого рішення, яке розглядається або планується до розгляду. Виконавчий директор Фонду повинен завчасно повідомити про можливий конфлікт інтересів Голову Правління. У свою чергу Голова Правління повинен повідомити про можливий конфлікт інтересів членів Правління та членів Наглядової ради Організації. Штатні співробітники повинні повідомляти Фонд про свої наміри виконувати оплачувану роботу, працювати консультантом чи працювати поза межами благодійної організації. Співробітники не повинні робити заяви, які можуть завдати шкоди репутації Фонду або знизити довіру до нього. Якщо в Фонді трапляється конфлікт інтересів, який не може бути розв’язаний у робочому порядку, він вирішується Наглядовою Радою Фонду. Рада зобов’язана розглянути виявлені факти та ухвалити простою більшістю голосів (при однаковому розподілі голосів голос Голови ради є вирішальним) рішення про конфлікт інтересів, чи його подолання.

14

ПОЛІТИКА ВНУТРІШНЬОЇ ТА ЗОВНІШНЬОЇ КОМУНІКАЦІЇ Завданням політики комунікацій є створення зручної та ефективної системи взаємодії між членами, волонтерами та працівниками Фонду, а також поширення результатів роботи організації серед цільових аудиторій в рамках досягнення статутних завдань та стратегічних планів . Основні завдання, які покликана реалізувати комунікація між членами, волонтерами, співробітниками, бенефіціарами та іншими зацікавленими сторонами Фонду, спрямована на: ❖ Забезпечення доведення місії, цінностей, цілей та принципів діяльності Фонду ❖ Інформування про стан реалізації поточних проектів ❖ Своєчасне надання потрібної інформації належних якості та обсягів з тим, щоб забезпечити більш повне розуміння стратегії діяльності Фонду та усвідомлену підтримки її реалізації. ❖ Сприяння ефективній реалізації поточних, середньо- та довгострокових цілей, які стоять перед Фондом. ❖ Розвиток двостороннього діалогу на всіх рівнях організації та забезпечувати зворотній зв'язок. Фонд в цілому та його члени і співробітники зокрема, керуються принципами вільного доступу до інформації, принципами авторського права, права на захист персональних даних. Веб сайт Фонду - наповнення та адміністрування веб сайту здійснюється відповідно до Стратегічних напрямів діяльності. Відповідальність за наповнення розділів веб-сайту за дорученням Правління покладається на членів, волонтерів Фонду (за їх згодою) та/або керівників проектів/координатора проектів, або здійснюватися на умовах договору про надання послуг. Політика внутрішньої комунікації полягає у проведенні нарад та засідань членів, волонтерів, Правління, виконавчої дирекції тощо. Такі зустрічі проводяться на регулярній основі згідно затвердженого порядку денного. Мета проведення цих засідань: ❖ обговорення стратегічних та операційних рішень стосовно питань, які належать до їх компетенції.

15

❖ інформування кожного працівника Фонду про проекти та заходи, які плануються в Організації, про хід виконання поточних проектів, ❖ освітлення внутрішніх новин Організації, ❖ планування діяльності ❖ тощо Комунікації з цільовими аудиторіями є інструментом розповсюдження та донесення інформації, оцінки впливу інформації, поширеною Фондом на цільові аудиторії. Це досягається за допомогою наступних каналів: ❖ Публічні заходи за участю цільових груп, що організовані Фондом та сторонніми організаціями за участю представників Фонду (конференції, круглі столи, семінари, навчальні семінари, прес-конференції тощо) ❖ Підготовка та розміщення статей, написаних фахівцями Організації в друковані засоби масової інформації ❖ Підготовка та розповсюдження серед представників засобів масової інформації прес-релізів, прес-брифів ❖ Інтерв’ю представникам ЗМІ ❖ Участь у телевізійних програмах ❖ Веб-сайт ❖ Зворотна комунікація, що отримана від цільових аудиторій відносно тих чи інших суспільно значущих питань або як реакція на поширену інформацію (опитування громадської думки, опитування експертної спільноти, Інтернет – опитування, Коментарі на матеріалів розміщених через соціальні мережі)

16

ДОТРИМАННЯ ПОЛІТИКИ ГЕНДЕРНОЇ РІВНОСТІ Гендер - характеризує різні ролі, які покладаються на чоловіка та жінку суспільством, в якому вони живуть. Стать - характеризує біологічні відмінності між чоловіком та жінкою. Гендерна рівність означає, що чоловіки і жінки однаково цінуються в суспільстві, мають однакові права, однакові можливості брати участь в кожному аспекті життя, на будь-якому рівні суспільства. Гендерна рівність посідає важливе місце у забезпечені розвитку організації та знаходиться в центрі економічного та соціального прогресу. Результати розвитку не можна максимізувати та підтвердити, не приділивши належної уваги потребам та інтересам жінок і чоловіків. Досягнення гендерної рівності вимагає спеціальних заходів для усунення гендерної нерівності. У своїй діяльності Фонд виходить з того, що гендерної рівності не можна досягти через партнерство між жінками та чоловіками Метою гендерної політики є: сприяти утвердженню гендерної справедливості та створенню гендерно-чутливих програм* Для досягнення цієї мети Фонд керується наступними принципами: 1. Досягнення гендерної рівності враховує різний вплив політик, програм чи проектів на чоловіків та жінок; 2. Інтеграція гендерного підходу** у програми та проекти; 3. Забезпечення рівної участі жінок та чоловіків у прийнятті рішень; 4. Створення належних умов для поєднання професійного та сімейного життя 5. Впровадження недискримінаційних практик у програмах та проектах та під час надання послуг. *Гендерно чутливі програми - програми, які враховують той факт, що чоловіки і жінки часто стикаються з різними проблемами (наприклад, програми, які однією зі складових мають подолання насильства щодо жінок) **Гендерний підхід – це підхід, що стосується різних потреб та різних ситуацій, в яких опиняються жінки та чоловіки через свої соціальні ролі. Відповідно до цього підходу створюються, плануються, втілюються в життя відповідні заходи.

17

ФІНАНСОВА ТА ОБЛІКОВА ПОЛІТИКА Ця політика регулює основні операційні процеси, фінансове планування, управління та звітність у Фонді. Положення фінансової та облікової політики розповсюджуються на діяльність членів Фонду, та організацій, які отримують фінансування (у тому числі субгрант). Відповідальність за організацію та ведення бухгалтерського обліку покладається на Голову правління Фонду. У разі призначення Головного бухгалтера ці функції мають бути покладені на нього/неї та закріплені окремим наказом Облікова політика містить принципи та правила бухгалтерського обліку, які визначені українським законодавством, національними стандартами бухгалтерського обліку та звітності України та, у визначених випадках, міжнародними стандартами бухгалтерського обліку та звітності. Побудова бухгалтерського обліку Бухгалтерський облік ведеться згідно до вимог законодавства України. Ведення бухгалтерського обліку зокрема забезпечує: ❖ аналітичний облік розподілу доходів за проектами Фонду; ❖ аналітичний облік розподілу витрат за проектами Фонду; При відображенні в бухгалтерському обліку господарських операцій і подій застосовуються норми відповідних положень (стандартів) бухгалтерського обліку, затверджених Міністерством фінансів України. За відсутності необхідних норм у вітчизняних П(С)БО застосовувати норми системи міжнародних стандартів фінансової звітності МСБО–МСФЗ (IAS–IFRS) Приймання, обробка та оформлення первинних документів здійснюється виключно у відповідності до Положення про документообіг. Застосовується журнально-ордерна систему обліку; Виправлення помилок у бухгалтерському обліку здійснюється шляхом додавання спеціальних коригуючих операцій з обов’язковим додаванням до них бухгалтерської довідки з детальним описом причин помилки та наслідків коригування.

18

Податковий облік ведеться відповідно до законодавства України. Визнання та оцінка активів Матеріальні активи, термін корисного використання (експлуатації) яких більше одного року, а вартість вища за 2500 грн., вважаються основними засобами. Матеріальні активи, термін корисного використання (експлуатації) яких більше одного року, а вартість менше 2500 грн., вважаються малоцінними необоротними матеріальними активами (у складі інших необоротних матеріальних активів). Матеріальні активи, строк корисного використання яких менше одного року визнаються малоцінними швидкозношуваними предметами та підлягають списанню з балансу у період їх видачі в експлуатацію. Немонетарні активи, які не мають матеріальної форми та можуть бути ідентифіковані, якщо існує імовірність одержання майбутніх економічних вигод, пов'язаних з їх використанням, та вартість може бути достовірно визначена, вважаються нематеріальними активами. Строк корисного використання необоротних активів визначається наказом голови Правління. Амортизація та інвентаризація Для амортизації основних засобів та нематеріальних активів встановлюється прямолінійний метод нарахування амортизації. Для малоцінних необоротних матеріальних активів встановлюються нарахування амортизації у розмірі 100 % вартості таких об'єктів у першому місяці їх використання. Щорічна інвентаризація основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків провадиться станом на 1 листопада поточного року. Порядок та документальне забезпечення інвентаризації провадиться відповідно до Інструкції По інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків від 11 серпня 1994 р. № 69. Проведення інвентаризації також є обов’язковим: ❖ при зміні матеріально відповідальних осіб (на день прийому передачі справ); 19

❖ при встановленні фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей (на день встановлення таких фактів); ❖ за судовим рішенням або на підставі належним чином оформленого документа органу, який відповідно до закону має право вимагати проведення такої інвентаризації. У цих випадках інвентаризація має розпочатися у термін, зазначений у належним чином оформленому документі зазначених органів, але не раніше дня тримання підприємством відповідного документа; ❖ у разі ліквідації Фонду. Фінансова звітність Фінансова звітність охоплює усі, без винятку господарські, операції звітного періоду Фінансова звітність складається на щоквартальній та щорічній основі та містить наступну інформацію: ❖ Баланс, повинен відображати залишки активів зобов’язань та капіталу на звітну дату. Баланс складається щорічно. ❖ Звіт про доходи та витрати повинен відображати перелік доходів та витрат Інституту у розрізі кожного з проектів. Крім того, у звіті повинні відображатись бюджетні та фактичні показники по кожному з проектів та можливість їх порівняння. Звіт про доходи та витрати складається щоквартально та щорічно. ❖ Звіт про рух грошових коштів у розрізі кожного з проектів. Крім того, у звіті провинні відображатись бюджетні та фактичні показники по кожному з проектів та можливість їх порівняння. Звіт про рух грошових коштів складається щоквартально та щорічно. Річний фінансовий звіт перевіряється затверджується Правлінням.

Наглядовою

Радою

та

Внесення змін до облікової політики здійснюється у разі зміни законодавства та/або стандартів бухгалтерського облік та, або у разі зміни положень статуту Фонду.

20

ПОЛІТИКА ПОСЛУГ

ЩОДО

ЗАКУПІВЕЛЬ

ТОВАРІВ,

РОБІТ

ТА

При закупівлі товарів, робіт та необхідно керуватись наступними принципами: • Закупівлі мають бути прозорими; • Кількісний показник закупівель має бути заснований на показниках затвердженого бюджету Проекту та (або) обґрунтованій оцінці фактичних потреб; • Закупівлі мають базуватись на конкурентних методах; • Якість продукції має відповідати вимогам, встановленим законодавством України та даним Керівництвом; • Продукція, що закуповується в рамках Проекту, має спрямовуватись лише за цільовим призначенням; Запит цінових пропозицій або Оголошення мають містити Специфікацію (технічні вимоги до предмета закупівлі) – детальний опис товарів, робіт та послуг, які необхідно закупити. Погодження Організацією має здійснюватись на основі поданого Набувачем листа (та підтверджуючих документів – за наявності), в якому мають міститись достатні аргументи на користь того, що посилання на фірмові найменування є необхідними. Якщо необхідно привести фірмове найменування, або назву моделі, або номер товару за каталогом конкретного виробника, щоб уточнити в іншому разі неповну специфікацію, слова «або еквівалент» повинні бути додані після такого посилання. Специфікація повинна дозволяти прийняття пропозиції на товари, які мають подібні характеристики і забезпечують результати, які є еквівалентними або кращими за ті, які необхідні; За придбані товари, роботи, послуги має сплачуватись розумна сума (яка визначається, наприклад, на основі порівняння цінових пропозицій і ринкових цін). Набувач веде належний облік та документування надходжень та використання придбаних товарів, робіт, послуг, характер та обсяги пропозицій від потенційних постачальників товарів, робіт, послуг, і підстави укладання угод та здійснення замовлень. Угоди про придбання товарів, робіт та послуг укладаються на прозорій та конкурентній основі. При цьому метод закупівлі визначається залежно від вартості закупівлі за такими правилами: 21

❖ Якщо сума закупівель однотипних товарів або загальна вартість статті затвердженого бюджету - до 15 000,00 гривень закупівлі відбувається без збору від потенційних постачальників додаткових прайс-листів, рахунків, тощо, на основі аналізу цін на ринку без додаткового документального оформлення. ❖ Закупівлі від 15 001,00 до 50 000,00 гривень здійснюються на основі порівняння цін, що пропонуються декількома місцевими постачальниками. З метою забезпечення конкурентоспроможності цін розглядаються пропозиції як мінімум трьох постачальників. Якщо число потенційних постачальників менш ніж 3 (три), причини для цього повинні бути належним чином задокументовані та подані до Фонду для попереднього погодження. ❖ Закупівлі вартістю від 50 001,00 гривні і вище є підставою для проведення конкурсних торгів (тендеру). Для того щоб процедура конкурсних торгів відбулась, Набувачем повинно бути отримано не менше ніж 3 (три) тендерні пропозиції. Якщо кількість потенційних постачальників є меншою, ніж 3, причини для цього повинні бути належним чином задокументовані у завізованій керівником Набувача службовій записці та подані до Фондк для попереднього погодження. ❖ Оцінка отриманих тендерних пропозицій відбувається на засідання Правління і здійснюється з урахуванням наступного: - спочатку серед поданих тендерних пропозицій відбираються пропозиції, які відповідають технічним, кваліфікаційним та іншим вимогам до предмета закупівлі та постачальника, які містились у оголошенні про конкурсні торги; - з відібраних тендерних пропозицій обирається тендерна пропозиція з найнижчою ціною (якщо оголошенням не передбачені критерії оцінки учасників) та учасник, який подав таку тендерну пропозицію, оголошується переможцем конкурсних торгів; - якщо у оголошені зазначений обсяг товару/робіт/послуг, який планується закупити одразу після визначення переможця, тоді достатньо визначити одного переможця за попередніми двома пунктами і в нього здійснити закупівлю за цінами, зазначеними у тендерній пропозиції; 22

❖ Результати конкурсних торгів повинні бути оформлені протоколом та затверджені Фондом упродовж 10 робочих днів з моменту подання Набувачем всіх документів, які підтверджують проведення тендеру, у тому числі – перелік поданих тендерних пропозицій. ❖ Будь-які платежі постачальнику-переможцю конкурсних торгів можуть здійснюватись лише після затвердження результатів конкурсних торгів Фондом. ❖ Якщо відповідальна за закупівлі особа або член Фонду має потенційний фінансовий або інший інтерес в отриманні переваги у процедурі закупівлі одним з учасників (далі „Конфлікт інтересів”), то така особа повинна негайно про це повідомити.

23

ДОДАТКИ Додаток 1 ПОЛОЖЕННЯ ПРО ДІЯЛЬНІСТЬ КЕРІВНИХ ОРГАНІВ У ПОБФ «ФОНД РОЗВИТКУ ГРОМАДИ «ІНІЦІАТИВА» 1. Загальні положення 1.1. Дане Положення розроблено відповідно до Статуту Полтавського обласного благодійний фонд «Фонд розвитку громади «Ініціатива» (далі – Фонд).

1.2. Органами управління Фонду є: ❖ ❖ ❖ ❖

Загальні збори членів Фонду; Правління Фонду; Голова Правління Фонду; Наглядова рада Фонду;

1.3. Вищим керівним органом Фонду є Загальні збори членів Фонду.

1.4. Правління є керівним органом Фонду на період між Зборами. Кількісний склад Правління визначається Загальними зборами Фонду. Члени Правління обираються Зборами Фонду за поданням Голови Правління строком на 5 (п’ять) років. Крім членів Правління до його складу входять Голова Правління та Виконавчий директор (у разі призначення).

1.5. Голова Правління обирається Зборами строком на п’ять років. Голова Правління очолює Правління.

1.6. Наглядова рада у Фонді здійснює контролюючі функції. Строк повноважень Наглядової ради 5 (п’ять) років. Наглядову раду очолює Голова Наглядової ради, який обирається її членами зі складу Наглядової ради на першому засіданні. Голова Наглядової ради має право здійснювати представництво ПОБФ «Фонд розвитку громад «Ініціатива» на заходах будь-якого рівня. Члени Правління та голова Правління не можуть входити до складу Наглядової ради Фонду.

24

1.7. Для забезпечення поточної діяльності Фонду може призначатися адміністративно-виконавчий орган - Виконавча дирекція, яка очолюється виконавчим директором.

1.8. Органи управління Фонду мають право створювати і припиняти постійні і тимчасові допоміжні органи, затверджувати положення про допоміжні органи і призначати членів цих органів.

2. Повноваження керівних органів 2.1. Відповідно до Статуту Загальні збори Фонду Загальні збори мають право приймати рішення з усіх питань діяльності товариства, у тому числі і з тих, що передані Зборами до компетенції виконавчого органу. До виключної компетенції Загальних Зборів Членів Фонду належить вирішення наступних питань: ❖ внесення і затвердження змін та доповнень до установчих документів Фонду; ❖ затвердження основних напрямків, планів і програм діяльності Фонду; ❖ обрання та відкликання Голови, Правління або окремих членів Правління; ❖ прийняття рішення про реорганізацію, а також рішення про припинення діяльності Фонду; ❖ призначення ліквідаційної комісії, затвердження ліквідаційного балансу; ❖ участь Фонду в інших юридичних особах, а також в об'єднаннях юридичних осіб; ❖ розпорядження майном Фонду; ❖ делегування окремих повноважень іншим органам або особам (крім тих, що законами віднесені до повноважень вищого керівного органу); ❖ проведення незалежного фінансового або іншого аудиту Фонду; ❖ розгляд інших питань, внесених на обговорення за ініціативою членів 2.2. Відповідно Статуту до Правління Фонду вирішує наступні питання: ❖ організовує виконання рішень Загальних зборів; ❖ розглядає поточні питання діяльності Фонду, а також структурні зміни, що вносяться на розгляд і затвердження Загальних зборів;

25

❖ делегує повноваження голови Правління іншим членам Правління у разі неможливості виконання ним власних повноважень; ❖ розробляє та приймає положення про штатний розпис, виконавчого, фінансового, програмного директорів, інші структурні підрозділи Фонду, програми тощо; ❖ веде облік членів Фонду та визначає розмір членських внесків та порядок їх сплати; ❖ розглядає інші питання, внесені до його на компетенції.

2.3. Відповідно до Статуту Голова Правління Фонду вирішує всі питання діяльності Фонду за винятком тих, що віднесені до компетенції Зборів та Наглядової ради, в тому числі: ❖ відкриває та закриває рахунки в банківських та інших фінансово-кредитних установах; ❖ затверджує зразки печаток, штампів, бланків, символіки Фонду; ❖ затверджує внутрішні документи Фонду, його організаційну структуру, чисельність штатного апарату, приймає та звільняє з роботи штатних та позаштатних працівників Фонду, застосовує до них заходи заохочення та накладає стягнення; ❖ призначає виконавчого, фінансового, програмних директорів, керівників інших структурних підрозділів відповідно до прийнятих Правлінням Положень; ❖ доручає членам Правління укладати договори та здійснювати відповідні фінансово-господарчі операції стосовно цих договорів; ❖ здійснює будь-які інші дії, необхідні для діяльності Фонду.

2.4.

Відповідно до Статуту Наглядова Рада Фонду:

❖ здійснює контроль за цільовим використанням коштів та майна Фонду; ❖ проводить ревізії фінансової діяльності Фонду; ❖ подає на затвердження Зборами річний звіт про свою діяльність; ❖ здійснює попередній розгляд річних звітів, балансів та висновків Фонду; ❖ проводить аналіз дій Правління та Голови правління щодо управління Фондом; ❖ здійснює організацію проведення позачергових ревізій та аудиторських перевірок фінансової діяльності Фонду та інших юридичних осіб, утворених за рішенням Зборів Фонду; 26

❖ виступає з ініціативою проведення позачергових Зборів Фонду; ❖ здійснює інші дії щодо контролю за діяльністю Фонду, зокрема за цільовим використанням його майна та коштів; ❖ вирішує інші питання діяльності Фонду в межах повноважень, наданих їм Зборами.

2.5. Відповідно до цього Положення та Статуту ПОБФФРГ «Ініціатива» Виконавчий директор може здійснювати наступні види діяльності: ❖ здійснює підтримку Правління в його діяльності. ❖ представляє Фонд у відносинах з органами державної влади та місцевого самоврядування, фізичними та юридичними особами; ❖ проводить визначення потреб, залучення та управління ресурсами , приймає тактичні та операційні рішення; ❖ здійснює менеджмент та оцінку програм, підготовку річного бюджету; ❖ відкриває і закриває банківські рахунки, розпоряджається коштами і майном Фонду осередку за згодою Правління; ❖ видає накази та інші внутрішні акти, здійснює контроль за діяльністю штатних працівників Фонду, укладає договори та інші юридичні дії від імені Фонду без довіреності та видання довіреності іншим особам; ❖ вчинює інші дії, необхідні для повноцінної роботи Фонду. Повноваження Виконавчого директора визначаються його посадовими обов’язками, затвердженими Головою правління Фонду.

3. Організація роботи керівних органів 3.1 Керівні органи Фонду керуються у своїй діяльності Конституцією України, Законом України «Про благодійні організації», іншими законами, нормативноправовими актами та чинними міжнародними договорами України, Статутом ПОБ «Фонд розвитку громади «Ініціатива» та даним Положенням.

3.2 Загальні збори визнаються правочинними, якщо в них беруть участь більше 2/3 загальної кількості членів Фонду (їх представників). Загальні збори скликаються: ❖ у черговому порядку Правлінням не рідше одного разу на рік. ❖ позачергові Збори можуть бути скликані за рішенням Правління, на письмову вимогу голови Правління, Наглядової 27

ради або 1/10 членів Фонду. Правління зобов’язане протягом одного календарного місяця з моменту отримання письмової вимоги прийняти рішення про скликання позачергових зборів. Якщо вимога членів Фонду про скликання Зборів на виконана, члени Фонду можуть самі скликати Загальні збори, якщо їх кількість складає 1/10 загальної чисельності членів Фонду.

3.3 Голова Правління Фонду без доручення діє від імені Фонду і представляє його у стосунках з іншими підприємствами. Свою роботу організовую самостійно. Голова Правління Фонду головує на засіданнях Правління. Голова підзвітний Загальним зборам Фонду .

3.4 Основною формою роботи Правління є його засідання. Правління скликається Головою Правління на свої засідання не менше І разу на півроку і є правочинним у разі присутності 2/3 його членів. Правління підзвітне Загальним зборам 3.5 Засідання Наглядової ради проводяться не рідше одного разу на рік. Позачергові засідання Наглядової ради скликаються Головою Наглядової ради або Головою Правління Фонду. Відповідальність за належне повідомлення членів Наглядової ради про проведення позачергового засідання несе Голова Наглядової ради. Наглядова рада підзвітна Загальним зборам.

3.6 Для забезпечення поточної діяльності Фонду може призначатися адміністративно-виконавчий орган - Виконавча дирекція. Члени Виконавчої дирекції є найманими працівниками, які за свою роботу отримують заробітну плату, діють на підставі Статуту Фонду та відповідно і в межах Положень, затвердженими Правлінням Фонду. Штатний розпис та посадові обов’язки членів виконавчої дирекції приймаються рішенням Правління. Призначення працівників виконавчої дирекції відбувається за рішенням Голови Правління Фонду. Очолює роботу Виконавчої дирекції - Виконавчий диктор.

3.7 Виконавчий директор призначається на посаду Головою Правління Фонду. Виконавчий директор може бути призначений без створення виконавчої дирекції. Діяльність Виконавчого директора спрямована на виконання (реалізацію) рішень, прийнятих Загальними зборами та координацію громадських та проектних ініціатив Фонду шляхом організації поточної оперативної роботи на безоплатній або платній основі. Діяльність Виконавчого директора та умови оплати праці регулюються даним Положенням, штатним розписом та посадовими обов’язками, які затверджуються 28

Правлінням Фонду. Для виконання своїх функцій Виконавчий директор має право отримувати в установленому порядку від Правління та Голови Правління документи, звіти та інші матеріали. Виконавчий директор підзвітний Голові Правління та Правлінню.

4. Рішення керівних органів 4.1 Рішення у Фонді приймаються за результатами розгляду обговорення питань, винесених на Збори Фонду, засідання Правління, Наглядової ради. Усі рішення оформлюються протоколом і підписуються головуючим на засіданні та секретарем.

4.2 Рішення Загальних зборів приймаються простою більшістю від числа присутніх учасників. Рішення, прийняті на Зборах, оформлюються протоколом Зборів, що підписується головою Зборів та секретарем. Рішення про прийняття Положення Фонду, внесення до нього змін та доповнень приймаються , про припинення діяльності Фонду ухвалюється не менш як 2/3 голосів присутніх на зборах членів.

4.3 Рішення Правління Фонду приймаються відкритим голосуванням простою більшістю голосів присутніх членів Правління. У разі рівної кількості голосів членів Правління голос Голови Правління є вирішальним. Рішення Правління підписує Голова Правління. Рішення Правління можуть бути скасовано виключно Загальними зборами 4.4 Наглядова Рада уповноважена приймати рішення, якщо в її засіданні беруть участь більше половини її членів. Рішення Наглядової ради приймаються простою більшістю голосів присутніх та оформлюються відповідними протоколами чи постановами. Принцип голосування: один член Наглядової ради – один голос. Правління, голова Правління, працівники та члени Фонду зобов’язані надавати у розпорядження Наглядової ради всі необхідні для контролю документи, матеріали та особисті пояснення.

5. Заключні положення 5.1 Матеріально-технічне, фінансове, інформаційне забезпечення діяльності керівних органів покладається на Правління Фонду. Щорічно в кошторисі (бюджеті) організації мають бути передбачені відповідні витрати, необхідні для забезпечення роботи керівних органів.

29

Додаток 2 ПОЛОЖЕННЯ ПРО ЧЛЕНСЬКИЙ ОБЛІК ТА ЧЛЕНСЬКІ ВНЕСКИ У ПОБФ «ФОНД РОЗВИТКУ ГРОМАДИ «ІНІЦІАТИВА» 1. Загальні положення 1.1. Дане Положення розроблене на виконання розділів ІІІ Статуту Полтавського обласного благодійний фонд «Фонд розвитку громади «Ініціатива» (далі – Фонд).

1.2. Положення визначає порядок набуття та припинення членства у Фонді, права та обов’язки членів, порядок їх обліку, розмір та порядок сплати членських внесків.

1.3. Відповідно до Статуту Членами Організації можуть бути громадяни України, іноземці та особи без громадянства, які досягли 18-річного віку років (індивідуальне членство), а також юридичні особи (резиденти та нерезиденти України) незалежно від форм власності, трудові колективи підприємств, організацій, установ, які підтримують мету і завдання Фонду і визнають його Статут, сплачують вступні та членські внески, виконують рішення органів управління Фонду та приймають участь у його діяльності.

1.4. За значний внесок у діяльність Фонду громадянам України та іноземцям, колективам підприємствам, установам, організаціям України та іноземних держав можуть бути присвоєно звання Почесного члена Фонду. Почесне членство регулюється окремим Положенням, затвердженим Правлінням.

2. Права та обов’язки членів Фонду 2.1. Члени Фонду мають право: ❖ обирати і бути обраними до керівних органів Фонду, брати участь у статутній діяльності та заходах Фонду; ❖ отримувати повну і достатню інформацію з питань діяльності Фонду; ❖ виносити на розгляд органів управління пропозиції та зауваження щодо усіх питань роботи Фонду; ❖ приймати участь у підготовці і обговоренні рішень та планів роботи Фонду; ❖ звертатися до Фонду за благодійною допомогою та для захисту своїх прав та інтересів; 30

❖ добровільно припинити членство у Фонді в будь-який час.

2.2. Члени Фонду зобов’язані: ❖ дотримуватись положень Статуту Фонду і рішення керівних органів, пов’язані з виконанням статутних завдань Фонду; ❖ сплачувати членські внески; ❖ пропагувати ідеї, мету, статутні завдання і діяльність Фонду; ❖ сприяти розширенню зв'язків та розповсюдженню інформації про діяльність Фонду; ❖ брати активну участь у діяльності Фонду, реалізації його статутних цілей та завдань; ❖ надавати Фонду інформацію, необхідну для його діяльності; ❖ виконувати доручення, покладені на них Фондом.

2.3. Член Фонду має право передати свої повноваження по Зборах іншому члену чи його уповноваженому представнику. Повноваження представника члена підтверджуються довіреністю, виданою відповідно до чинного законодавства. Представники можуть бути постійними або призначеними на певний термін. Член має право у будь-який час замінити свого представника, повідомивши про не Фонд.

2.4. Члени Фонду можуть мати інші обов’язки, передбачені чинним законодавством України, Статутом, цим Положенням та іншими внутрішніми документами Фонду.

3. Порядок прийому, виходу та обліку членів Фонду 3.1 Прийом до членів Фонду здійснюється на підставі заяви, в якій особа підтверджує зобов'язання виконувати Статут, а також згоду на обробку своїх персональних даних відповідно до статутних завдань і чинного законодавства.

3.2 Прийняття у члени Фонду або вибуття з членів Фонду юридичної особи здійснюється на підставі рішення відповідного органу управління такої особи про вступ до або вибуття з членів Фонду.

3.3 Заява подається на ім’я Голови Правління і розглядається Правлінням на черговому засіданні.

3.4 Протягом 10 днів з дати прийняття рішення про членство Правління інформує заявника про прийом у члени Фонду та 31

знайомить з Статутними документами та Положеннями, що регламентують діяльність Фонду.

3.5 Рішення про відмову у прийомі у члени Фонду має бути вмотивованим. Таке рішення може бути оскаржене заявником до Загальних зборів. Рішення Загальних зборів є остаточним.

3.6

Припинення членства в Фонді відбувається на підставі:

❖ виходу із Фонду за власним бажанням, відповідно до заяви; ❖ виключення із Фонду, рішенням Правління у зв’язку із порушенням вимог цього Статуту, або якщо діяльність члена суперечить меті та завданням Фонду, або якщо член втратив зв’язок із Фондом без поважних причин, вчинення дій або бездіяльності, що завдають значну майнову або немайнову шкоду Фонду, а також за систематичну несплату членських внесків.

3.7 Припинення членства не є підставою для припинення або невиконання будь-яких зобов’язань відповідно до цивільно-правових чи трудових договорів. Припинення членства має наслідком припинення перебування особи на посаді.

3.8 Рішення Правління про виключення приймається більшістю голосів. Рішення може бути оскаржене до Загальних зборів. Рішення Загальних зборів є остаточним. У випадку добровільного припинення членства рішення Правління не вимагається. Датою припинення членства є дата подання заяви.

3.9 Припинення членства наступає автоматично та не потребує прийняття окремого рішення Правління у наступних випадках: ліквідації юридичної особи – колективного члену; припинення громадянства України порушення обов’язків щодо сплати членського внеску; визнання особи недієздатною у встановленому законом порядку; ❖ смерті особи. ❖ ❖ ❖ ❖

3.10 Облік членів здійснює Правління. Облік ведеться в електронному вигляді згідно форми, затвердженої Правлінням з урахуванням вимог Закону України «Про захист персональних даних» 32

4. Порядок сплати та розмір членських внесків 4.1 Членські внески в Фонд можуть бути: вступні, членські, цільові та добровільні ❖ Вступні внески – це внески у вигляді безповоротної фінансової допомоги, які сплачуються індивідуальним або колективним членом Фонду одноразово при прийнятті в члени Фонду. ❖ Членські внески – це внески у вигляді безповоротної фінансової допомоги, які сплачуються індивідуальним або колективним членом Фонду щорічно на протязі всього терміну перебування членом Фонду. ❖ Цільові внески - це внески у вигляді безповоротної фінансової допомоги, які сплачуються для реалізації проектів та програм, затверджених Наглядовою радою Фонду. ❖ Добровільні внески – це пожертвування у вигляді безповоротної фінансової допомоги, які сплачуються членами, або іншими зацікавленими особами на реалізацію Статутної мети та завдань Фонду, проектів та програм в рамках Статутної діяльності Фонду.

4.2 Грошові надходження від внесків членів Фонду використовуються Фондом для реалізації Статутної мети та завдань Фонду, його місцевих осередків, для реалізації проектів та програм, розвитку матеріально-технічної бази, оформлення необхідних членських документів та утримання Статутних органів Фонду 4.3 Рішення про стягнення, розмір членських внесків та порядок їх сплати відповідно до статуту приймає Правління. Таке рішення має бути погоджено із Загальними зборами.

4.4 Вступні внески до Фонду можуть бути у вигляді майна (обладнання, автотранспорту тощо), прав користування інтелектуальною власністю, інших майнових прав, а також грошових коштів у національній валюті України та в іноземній валюті.

4.5 За рішенням Правління для реалізації проектів та програм, затверджених Наглядовою радою, Члени Фонду можуть сплачувати цільові внески. Розмір цільових внесків визначається Правлінням. Цільові внески не є загальнообов’язковими для членів Фонду і їх несплата не тягне за собою припинення членства в Фонді, проте унеможливлює участь таких членів в заходах, для яких стягувався внесок.

33

4.6 За письмовою заявою члена Фонду, Правління може надати такому члену відстрочку у сплаті або звільнити від сплати членського внеску за наявності поважних підстав.

4.7 При добровільному виході або виключенні з членів Фонду вступні, членські та добровільні внески не повертаються.

4.8

Членські внески можуть сплачуватися шляхом:

❖ безготівкового перерахування на рахунок Фонду. ❖ сплати готівкою в касі банківської установи на рахунок Фонду.

4.9 Облік сплачених і несплачених покладається на Правління.

внесків

членів

Фонду

4.10 Правомірність використання коштів, що надійшли на рахунок Фонду від її членів, не рідше одного разу на рік перевіряється Наглядовою радою, про що доповідає загальним зборам Фонду.

5. Порядок затвердження, внесення змін та доповнень до цього Положення 5.1 Положення затверджується Правлінням членами фонду на Загальних зборах.

та

погоджується

5.2 За рішенням Правління до цього Положення можуть бути внесені зміни та доповнення.

34

Додаток з ПОЛОЖЕННЯ ПРО ВОЛОНТЕРСЬКУ ДІЯЛЬНІСТЬ У ПОБФ «ФОНД РОЗВИТКУ ГРОМАДИ «ІНІЦІАТИВА» 1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ 1.1. Положення визначає порядок залучення волонтерів до роботи у Фонді, їх права та обов’язки, та співпрацю з благодійною організацією.

1.2. Положення розроблене та ґрунтується на нормах діючого законодавства України, нормах Статуту Фонду.

1.3. Положення затверджується Правлінням Фонду. Зміни та доповнення до Положення вносяться у порядку його затвердження. .

2.МЕТА ТА ПОРЯДОК ЗАЛУЧЕННЯ ВОЛОНТЕРІВ 2.1. Мета залучення волонтерів – залучення в активну діяльність Фонду, допомога в реалізації місії та завдань організації.

2.2. Волонтерами Фонду можуть бути особи, що бажають працювати волонтерами та уклади угоду з Фондом про волонтерську діяльність.

2.3. Фонд : ❖ забезпечує волонтерам безпечні та належні для життя і здоров'я умови надання волонтерської допомоги; ❖ здійснює підготовку волонтерів (за необхідності); ❖ відшкодовує моральну та майнову шкоду, що спричинена внаслідок здійснення нею волонтерської діяльності; ❖ відшкодовує волонтерам витрати, пов'язані з наданням ними волонтерської допомоги.

3. ПРИНЦИПИ ДІЯЛЬНОСТІ ВОЛОНТЕРА, ЇХ ПРАВА ТА ОБОВЯЗКИ 3.1. Волонтер у своїй діяльності опирається на такі принципи: ❖ вільне волевиявлення людини; ❖ активне включення волонтера в життя суспільства;

35

❖ здійснення волонтерства без отримання від статусності або грошових або матеріальних винагород, крім компенсації Фоном затрат, що пов’язані із діяльністю волонтера.

3.2.Волонтер має право на: ❖ отримання достовірної інформації про діяльність Фонду, сфери та специфіку її діяльності ❖ належні умови здійснення волонтерської діяльності, зокрема, на забезпечення спорядженням та обладнанням; ❖ відшкодування витрат, пов'язаних з наданням волонтерської допомоги; ❖ участь у розробці програм, у яких він/вона безпосередньо бере участь; ❖ участь в навчальних курсах, семінарах та тренінгах, що організовані, ініційовані або рекомендовані Фондом задля підвищення якості здійснення волонтерської діяльності.

3.3. Волонтер зобов’язаний: ❖ сумлінно та своєчасно виконувати обов'язки, передбачені договором про провадження волонтерської діяльності; ❖ не допускати дій і вчинків, які можуть негативно вплинути на репутацію волонтера та Фонду; ❖ відшкодовувати моральну та майнову шкоду, заподіяну внаслідок здійснення ним волонтерської діяльності, відповідно до законодавства; ❖ берегти майно, що використовується ним під час виконання завдань.

4. ДОГОВІР НА ПРОВАДЖЕННЯ ВОЛОНТЕРСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ 4.1. Договір про надання волонтерської допомоги укладається в письмові формі між Фондом та волонтером у двох примірниках, один з яких залишається на обов’язковому збереженні в Фонді, а другий передається волонтеру.

2.2. Договір про провадження волонтерської діяльності містить: ❖ опис діяльності, яку виконує волонтер, виходячи із мір його можливостей; ❖ період здійснення волонтерської діяльності; ❖ права та обов'язки сторін договору; 36

❖ умови розірвання договору та признання його недійсним.

37

Додаток 4

ІНСТРУКЦІЯ ЩОДО ОРГАНІЗАЦІЇ РОБОТИ ВЕДЕННЯ ДОКУМЕНТАЦІЇ З ЗАХИСТУ ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ Діючим законодавством України передбачено обов’язок підприємств усіх форм власності здійснювати захист персональних даних фізичних осіб, які обробляються чи використовуються в інший спосіб. Відповідно до ст. 2 Закону України «Про захист персональних даних» - персональні дані - відомості чи сукупність відомостей про фізичну особу, яка ідентифікована або може бути конкретно ідентифікована. Тобто, якщо ви працевлаштовуєте особу, ви отримуєте її персональні дані – прізвище, ім’я та по-батькові, адресу, паспортні дані, відомості про навчання, військовий обов’язок тощо. Або ведете реєстр отримувачів благодійної допомоги, в якому зазначаєте перелік конкретних осіб, які отримали таку допомогу. Ці відомості дозволяють ідентифікувати особу, та є персональними даними. Відповідно до норм Закону України «Про захист персональних даних», контроль за додержанням законодавства про захист персональних даних здійснюється Уповноваженим Верховної Ради з прав людини у сфері захисту персональних даних та судами. Статтею 11 Закону України «Про захист персональних даних» визначено підстави для обробки персональних даних: 1) згода суб’єкта персональних даних на обробку його персональних даних; 2) дозвіл на обробку персональних даних, наданий володільцю персональних даних відповідно до закону виключно для здійснення його повноважень; 3) укладення та виконання правочину, стороною якого є суб’єкт персональних даних або який укладено на користь суб’єкта персональних даних чи для здійснення заходів, що передують укладенню правочину на вимогу суб’єкта персональних даних; 4) захист життєво важливих інтересів суб’єкта персональних даних;

38

5) необхідність виконання обов’язку володільця персональних даних, який передбачений законом; Доступ третіх осіб до персональних даних можливий лише у випадках надання на це згоди суб’єкта персональних даних, або у випадках, передбачених законом. Персональні дані знищуються у разі: 6) закінчення строку зберігання даних, визначеного згодою суб'єкта персональних даних на обробку цих даних або законом; 7) припинення правовідносин між суб'єктом персональних даних та володільцем чи розпорядником, якщо інше не передбачено законом; 8) видання відповідного припису Уповноваженого або визначених ним посадових осіб секретаріату Уповноваженого; 9) набрання законної сили рішенням суду щодо видалення або знищення персональних даних. Для забезпечення належного обліку та захисту персональних даних необхідно :  підготувати та видати наказ по організації щодо визначення відповідальних осіб за захист персональних даних фізичних осіб;  розробити та затвердити Положення, яке регулюватиме діяльність організації із обробки та захисту персональних даних;  отримати письмову згоду та осіб, персональні дані яких обробляє організація на обробку таких даних та письмово повідомити таких осіб про їх права, як суб’єктів персональних даних.  в разі обробки персональних даних, які становить особливий ризик для прав і свобод суб’єктів персональних даних в 30 денний термін з початку такої обробки повідомити Уповноваженого Верховної Ради з прав людини в сфері захисту персональних даних за встановленою формою. (До відомостей, які становлять особливий ризик для прав і свобод суб’єктів персональних даних зокрема відносяться - відомості про расове, етнічне та національне походження, політичні, релігійні або світоглядні переконання, членство в політичних партіях та або організаціях, професійних спілках, релігійних організаціях чи в громадських організаціях світоглядної спрямованості, стан здоров’я, статеве життя, біометричні дані, генетичні дані, місцеперебування та або шляхи пересування особи, факт притягнення до адміністративної чи кримінальної відповідальності, застосування щодо особи заходів в 39

рамках досудового розслідування та заходів, передбачених Законом України «Про оперативно-розшукову діяльність», вчинення щодо особи тих чи інших видів насильства тощо. Додаток 5 ІНСТРУКЦІЯ З КАСОВОЇ ДИСЦИПЛІНИ Порядок використання грошових коштів визначений в Положенні про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, та затверджений Постановою Національного Банку України від 15.12.2004 № 637. Згідно до даного Положення, підприємства та організації всіх форм власності повинні обліковувати рух готівкових грошових коштів. Для цього в організації: 1) запроваджується посада касира (окремо виділена посада, або його функції можуть виконуватись «за сумісництвом»). Ця людина відповідає за отримання готівки, її видачу чи повернення до каси організації. При прийомі на роботу касира, його під підпис ознайомлюють із «Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні» та обов’язково укладають договір про повну матеріальну відповідальність касира. Відповідно до п.4.8. Положення, касир несе повну матеріальну відповідальність за збереження всіх прийнятих ним цінностей. Касиру забороняється передовіряти виконання дорученої йому роботи іншим особам.

2) створюється «каса» - заводиться касова книга встановленого зразка (всі листи прошиті, пронумеровані та скріплені печаткою), та весь рух грошових коштів обліковується за допомогою прибуткових/видаткових ордерів.

3) встановлюється ліміт каси – тобто, гранична сума готівкових коштів, яка може залишитись в касі на кінець робочого дня. Відповідно до п. 2.8. Положення, організації можуть тримати в позаробочий час у своїх касах готівкову виручку (готівку) у межах, що не перевищують установлений ліміт каси. Готівкова виручка (готівка), що перевищує встановлений ліміт каси, обов'язково здається до банків для її зарахування на банківські рахунки. Перевищення ліміту каси суворо забороняється та тягне за собою фінансові санкції із боку контролюючих структур. Важливо пам’ятати, що якщо ліміт каси не встановлено (із будь яких причин), то, відповідно до п.5.8 Положення, ліміт такої каси вважається нульовим. У цьому разі вся 40

готівка, що перебуває в касі організації на кінець робочого дня і не здана організацією в банк, вважається понадлімітною. Всі наявні готівкові грошові кошти, які перевищують ліміт каси, повинні бути здані в банківські установи відповідно до таких вимог: Якщо організація розташована в населеному пункті, де є банківські установи – готівка повинна бути здана щодня; • якщо організація розташована в сільської місцевості, де не має банків, то готівкові кошти повинні здаватись в банк не рідше ніж один раз в п’ять робочих днів.

•

Однак тут є виключення. Організації мають право зберігати у своїй касі готівку, одержану в банку для виплат, що належать до фонду оплати праці, а також пенсій, стипендій, понад установлений ліміт каси протягом трьох робочих днів, уключаючи день одержання готівки в банку.

4) Виплати, пов'язані з оплатою праці, проводяться касиром за видатковими касовими ордерами на кожного одержувача чи за видатковими відомостями. Але інколи трапляється ситуація, коли працівник не зміг вчасно отримати належну заробітну плату та строки зберігання готівки в касі закінчились. Тоді касир, у відповідності до п. 3.9. Положення, зобов’язаний: у видатковій відомості проти прізвища осіб, яким не здійснено виплату, поставити відбиток штампа або зробити напис "Депоновано"; • скласти реєстр депонованих сум; • у кінці видаткової відомості зазначити фактично виплачену суму та недоодержану суму виплат, яка підлягає депонуванню, звірити ці суми із загальним підсумком за видатковою відомістю і засвідчити напис своїм підписом; • здійснити відповідний запис у касовій книзі згідно з виписаним бухгалтерією видатковим касовим ордером на фактично видану суму за видатковою відомістю; • повернути в банк депоновані суми за окремою відомістю.

•

5) порядок видання готівкових грошових коштів під звіт на господарчі потреби та на відрядження (Пункт 2.11 Положення) гроші на господарчі потреби можуть бути видані підзвітній особі на термін до 2 днів включаючи день отримання готівкових коштів під звіт. Термін звітування за готівкові грошові кошти на відрядження (а також 41

для вирішення господарських питань під час відрядження – тобто, наприклад закупівлі товарів для кава-паузи) може бути продовжено до закінчення терміну відрядження. Варто зауважити, що видача готівки підзвітній особі можлива лише за умови звітування такою особою за раніше отримані кошти.

6) якщо підзвітній особі гроші видаються шляхом перерахування на корпоративну або особисту платіжну карту, то такі суми не оприбутковуються в касі. Під час звітування за отримані грошові кошти, підзвітна особа надає до бухгалтерії звіт про використання коштів разом із підтверджуючими документами в установлені строки і порядку, що визначені для підзвітних осіб законодавством України, а також документи про одержання готівки з поточного рахунку (чек банкомата, копія видаткового ордеру, довідки за встановленими формами, сліп, квитанція торговельного терміналу тощо) разом з невитраченим залишком готівки.

7) Весь рух готівкових грошових коштів відображається у касовий книзі. Пункт 4.3. Положення зазначає, що записи в касовій книзі провадяться касиром за операціями одержання або видачі готівки за кожним касовим ордером і видатковою відомістю в день її надходження або видачі. За відсутності руху готівки в касі протягом робочого дня записи в касовій книзі в цей день можуть не провадитися.

8) приймання готівки в каси проводиться за прибутковими касовими ордерами, підписаними головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником організації. Про приймання організацією готівки в касу за прибутковими касовими ордерами видається засвідчена відбитком печатки цього підприємства квитанція (що є відривною частиною прибуткового касового ордера) за підписами головного бухгалтера або працівника організації, який на це уповноважений керівником.

9) видача готівки з каси проводиться за видатковими касовими ордерами або видатковими відомостями. Документи на видачу готівки мають підписувати керівник і головний бухгалтер або працівник організації, який на це уповноважений керівником. Всі ці дії обов’язково (!) повинні обліковуватись в касовій книзі. При проведенні перевірок, контролери першою чергою звіряють реквізити прибуткових/видаткових ордерів із відповідними записами в касовій книзі. Тому для нормальної роботи організації вкрай необхідно дуже чітко дотримуватись касової дисципліни. Тому, якщо ви отримуєте благодійну допомогу в грошової формі, або збираєте пожертви – не забувайте своєчасно обліковувати отримані грошові кошти.

42