Funciones de la administraci贸n, tipos de gerentes y entorno Por Miguel Herrera www.auladeeconomia.com
Administración • Es el proceso de trabajar con gente y recursos para alcanzar las metas organizacionales. • Los buenos gerentes hacen las actividades con eficacia y eficiencia. – Eficacia: lograr las metas organizacionales – Eficiencia: lograr las metas con el mínimo de recursos, utilizar el dinero, los materiales, el tiempo y las personas de manera eficiente y eficaz. www.auladeeconomia.com
Funciones de la administración • En la actualidad la administración de empresas se divide para su estudio en cuatro funciones (actividades ejecutadas por los administradores en el ejercicio de sus cargos): – la planeación, – la organización, – la dirección y – el control. www.auladeeconomia.com
Funciones de la administración • Henry Fayol, estableció en su teoría cinco funciones administrativas: – la planeación, – la organización, – la coordinación, – la dirección y – el control.
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Funciones de la administración • Por su parte, Harold Koontz, señaló como funciones de la administración: – la planeación, – la organización, – la integración del recurso humano, – la dirección y – el control.
• Las funciones de la administración están interrelacionadas y son interdependientes. www.auladeeconomia.com
Funciones de la administraciรณn Planeaciรณn Organizaciรณn Integraciรณn de personal Direcciรณn Control
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Planeación • Es el proceso de definir metas y objetivos con sus respectivas estrategias de acción para desarrollas las actividades que permitan alcanzarlos. • Si no se planea no hay rumbo fijo de la organización.
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Planeación • Son algunas actividades de planeación: – El análisis de las situaciones actuales. – La anticipación al futuro. – La determinación de objetivos. – La decisión del tipo de actividades. – La elección de estrategias corporativas y de negocio. – La determinación de los recursos necesarios para lograr las metas de la organización. www.auladeeconomia.com
Planeación • ¿Qué se va a planear? • Aquí se realizan los planes para dar a la empresa objetivos y conocimientos con el fin de alcanzarlos. • Da respuesta a: – ¿Qué hacer? – ¿Cuándo hacerlo? – ¿Dónde hacerlo? – ¿Cómo hacerlo? www.auladeeconomia.com
Organización • Implica el diseño de la estructura más adecuada para llevar a cabo los planes. • Esta función determina: – las actividades por realizar, – cómo se agruparán, – quién las desempeñará y – señala claramente los puestos y las jerarquías dentro de la organización. www.auladeeconomia.com
Organización • Una empresa no logrará sus objetivos si sus recursos no se manejan con base en una organización eficiente. • Son algunas actividades de organización: – Atraer gente a la organización. – Especificar las responsabilidades del puesto. – Agrupar tareas en unidades de trabajo. – Dirigir y distribuir recursos y crear condiciones. www.auladeeconomia.com
Integración del recurso humano • Consiste en dotar de personal competente a la estructura de la organización de acuerdo a sus necesidades, esto por medio de cinco acciones: – reclutamiento, – selección, – inducción, – capacitación y – desarrollo. www.auladeeconomia.com
Dirección • La dirección incluye – la motivación, – el liderazgo, – la selección de los canales de comunicación más efectivos y – la negociación y manejo de conflictos.
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Dirección • Los administradores tiene que dirigir y coordinar eficazmente a los colaboradores de la empresa, para lograr el éxito de la organización. • La dirección comprende el contacto cotidiano y cercano con la gente para orientarla e inspirarla hacia el logro de las metas del equipo y la organización. www.auladeeconomia.com
Control • El control es el seguimiento de las actividades para asegurarse de que se están realizando de acuerdo con lo planeado y en su caso, corregir las desviaciones encontradas. • Si el control es inadecuado, las fallas no se detectan.
• Supervisa el progreso y ejecuta los cambios necesarios. www.auladeeconomia.com
Control • El control asegura el cumplimiento de las metas. • Entre las actividades de control se cuentan: – Supervisar el desarrollo de las personas y las áreas recopilando datos de su desempeño. – Proporcionar retroalimentación. – Identificar problemas de desempeño y corregirlos. www.auladeeconomia.com
Administración: ¿Ciencia, Técnica o un Arte? • Como ciencia, debe seguir un método específico y generar conocimientos razonados y fundamentados en principios. • Como técnica, los conocimientos generados deben tener aplicación práctica y ser llevados a cabo por especialistas debidamente capacitados. • Como arte, requiere ser una obra humana que implique virtud, poder, eficacia y habilidad para desarrollarla. www.auladeeconomia.com
Niveles administrativos • Las actividades a las que se da importancia y los estilos administrativos que se siguen depende de cada administrador “Gerente”. • Cada estilo depende de la capacitación, los antecedentes y la personalidad. • Generalmente en empresas de gran tamaño existen tres niveles de administración. www.auladeeconomia.com
Mandos inferiores www.auladeeconomia.com
Control
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Nivel intermedio
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Alto nivel
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aniz acio nal
Niveles administrativos
Administradores del nivel superior o alta gerencia • Gerentes de nivel alto: – Son los ejecutivos senior y los responsables de la administración general. – Se les conoce como gerentes estratégicos. – Se concentran en aspectos de largo plazo: supervivencia, crecimiento y eficacia. – Interactúan con personas y organizaciones externas. – Los líderes de alto nivel eficaces tratan a las personas como miembros valiosos de la organización. www.auladeeconomia.com
Administradores de mandos medios o gerencia intermedia • Gerente de nivel medio – A veces se les llama de gerentes tácticos. – Son responsables de traducir los objetivos, metas y planes generales en objetivos, metas y actividades más específicas. – Controlar y asesoran el desarrollo de los subordinados. – Garantizar que sus subordinados mantengan el equilibrio entre los objetivos operativos a corto plazo y los estratégicos a largo plazo. www.auladeeconomia.com
Administradores de primera línea o supervisión • Gerente de nivel básico – Son llamados gerentes operativos. – Supervisan las operaciones de la organización. – Se involucran directamente con los empleados. – Implementan los planes específicos desarrollados por los gerentes medios. – Son el enlace con el personal administrativo. www.auladeeconomia.com
HABILIDADES GERENCIALES
Las habilidades administrativas o gerenciales • Las habilidades son capacidades específicas que resultan del conocimiento, la información, la práctica y la aptitud. – Habilidades conceptuales, de diseño y de toma de decisiones. – Habilidades humanas o interpersonales y de comunicación. – Habilidades técnicas. www.auladeeconomia.com
Habilidades conceptuales y de toma de decisiones • Es la capacidad del gerente para reconocer aspectos complejos y dinámicos, de analizar los numerosos y conflictivos factores que éstos conllevan y resolver los problemas en beneficio de la organización y de sus miembros. • Tales decisiones tienen un efecto profundo en el éxito de la organización. www.auladeeconomia.com
Habilidades interpersonales y de comunicación • Estas habilidades se relacionan con el trato con las personas; la capacidad de ser líder, de motivar y de comunicarse eficazmente con los demás. • Es la capacidad que debe tener un gerente para interactuar con muchos tipos distintos de personas y de intercambiar información con ellas. www.auladeeconomia.com
Habilidad técnica • Es la capacidad de realizar una tarea especializada que comprende un método o proceso determinado. • Los gerentes dependen menos de sus habilidades técnicas básicas mientras más suben en una organización, pero éstas le dan los antecedentes necesarios para sus nuevas responsabilidades. www.auladeeconomia.com
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Alto nivel
Nivel intermedio
Mandos inferiores
Habilidades técnicas
aniz acio nal
Las habilidades administrativas o gerenciales Habilidades de conceptualización y diseño
Habilidades humanas
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El ambiente externo
El ambiente externo Finalidad Finalidad de de la la empresa empresa
Supervivencia Supervivencia aa largo largoplazo plazo
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Utilidades Utilidades
La empresa y su entorno • Sistema Abierto. • Cambios constantes y acelerados • Labor Gerencial: – Evitar resistencia.
• Las empresas intercambian recursos con el entorno y dependen de él. • El proceso global. www.auladeeconomia.com
Ambiente externo • Son todas las fuerzas relevantes fuera de los límites de la compañía. • Por relevante se entienden todos los factores a los que los gerentes deben prestar atención para ayudar a sus organizaciones a competir con eficacia para sobrevivir.
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Ambiente externo Sistema político -legal
Competencia potencial
Sistema económico
Clientes
Competencia indirecta
Organización
Ambiente Competitivo
Macroambiente
Variables tecnológicas
Competencia Directa Estructura de distribución y ventas Sistema socio cultural www.auladeeconomia.com
Medio ambiente o Ecosistema
Macroambiente • Son aquellos factores del medio que influyen en todas o en casi todas las organizaciones de un determinado país o región. • Para su análisis, se dividirá en: – medio ambiente natural o ecosistema, – sistema económico, – sistema político-legal y – sistema sociocultural. www.auladeeconomia.com
Macroambiente • En importante resaltar que todos estos elementos condicionan y son condicionados por las variables tecnológicas presentes.
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Sistema político - legal • Es aquel que rige los asuntos públicos, el gobierno del estado y el manejo del poder. • Tiene una fuerte conexión con el conjunto de leyes del país, ya que, en buena medida, la manera como se ejerce y se distribuye el poder político que está condicionado por dichas leyes. www.auladeeconomia.com
Sistema político - legal • Las políticas del gobierno: – imponen limitaciones estratégicas, – y proporcionan oportunidades a través de las leyes fiscales, políticas económicas y reglamentos para el comercio internacional.
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Sistema económico • Es el sistema de una nación para asignar sus recursos entre sus ciudadanos. • Es un sistema muy complejo y se encuentra relacionado con aspectos sociales, culturales, políticos y legales, los que estimulan o no, el desarrollo y comportamiento de toda organización
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Sistema económico • Ejemplo: – Cuando las tasas de interés y la inflación influyen en la disponibilidad y en el costo del capital, en la capacidad para expandirse, en los precios, en los costos y en la demanda de los consumidores de los productos.
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Medio ambiente natural o ecosistema โ ข Estรก en funciรณn de todo el conjunto de recursos naturales que los hombres han usado y explotado durante toda la historia para satisfacer sus necesidades y generar las diversas culturas y el progreso tecnolรณgico.
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Medio ambiente natural o ecosistema • Algunos de estos recursos son renovables, como la madera y otros no, como es el caso del petróleo. • Las organizaciones transforman esos recursos y los devuelven al medio ambiente en la forma de productos y servicios ya elaborados para uso o consumo de la sociedad. www.auladeeconomia.com
Demografía • Es el estudio estadístico de las características de un grupo humano que son susceptibles de ser medidas o contadas, ya sea en determinado momento o por medio de su historia. • Ejemplo: el número de hogares, el número de personas por edad, sexo, raza, educación o profesión. www.auladeeconomia.com
Demografía • Es la medida de diversas características de los pueblos, que comprende grupos u otras unidades sociales. • Los gerentes deberán formularse planes estratégicos para integrar, retener, capacitar y motivar a personas de diversos antecedentes demográficos con las habilidades necesarias para alcanzar la misión de la empresa. www.auladeeconomia.com
El sistema sociocultural • Se compone del conjunto de factores que condicionan que un grupo de individuos se comporte de la manera como lo hace, por lo que se puede afirmar que se desarrolla por medio de la interacción humana y es resultado de la experiencia.
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El sistema sociocultural • Las tendencias sociales con respecto a la manera en que las personas piensan y se conducen tienen implicaciones importantes para la administración de la fuerza de trabajo, las acciones sociales corporativas y las decisiones estratÊgicas acerca de los productos y los mercados.
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El ambiente competitivo Estructura de distribuci贸n y ventas
Competencia directa
Competencia indirecta
Competencia potencial
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Clientes
El ambiente competitivo • Comprende a las organizaciones específicas con las cuales interactúa la organización. • Incluye: – El poder de los clientes – El poder de la competencia potencial. – Competencia indirecta. – El poder de la competencia directa. – La estructura de distribución y venta www.auladeeconomia.com
El ambiente competitivo • Los gerentes de éxito hacen más que simplemente reaccionar al ambiente: – actúan de tal forma que de hecho moldean o modifican el ambiente de la organización.
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Clientes • Son aquellas personas u organizaciones que adquieren y utilizan los productos o servicios de la empresa. • El objetivo de toda empresa o institución es satisfacer las necesidades y deseos de sus clientes u usuarios.
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Clientes • Los clientes, sus necesidades y preferencias, son una parte esencial para el nacimiento, desarrollo y consolidación de una empresa. • Los clientes son importantes para las organizaciones ya que exigen precios menores, mayor calidad, especificaciones únicas para los productos o un mejor servicio. www.auladeeconomia.com
Servicio al cliente • Significa proporcionar a los clientes lo que quieren o necesitan, en la forma que lo desean y a la primera oportunidad. • Esto depende de la velocidad y lo confiable que una organización sea para entregar sus productos o servicios.
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Competencia directa • Son aquellos individuos u organizaciones que ofrecen productos o servicios similares y que, por ende, se dirigen al mismo mercado. • Así, por ejemplo, los competidores de la línea área Taca, son otros aerolíneas como Mexicana, Aero Perú, Delta Air Lines, Air Madrid, entre otras. www.auladeeconomia.com
Competencia indirecta • Son aquellos individuos u organizaciones que ofrecen productos o servicios que, aun cuando no son similares, si cubren la misma necesidad. • Los competidores indirectos de una línea área, por ejemplo, son las empresas de autobuses y ferrocarriles, por lo menos en distancias cortas y medias. www.auladeeconomia.com
Competencia indirecta • La competencia indirecta de un canal de televisión, puede ser la empresa que renta videos, e incluso editoriales, pueden ofrecer al consumidor un entretenimiento para sus tiempos libres.
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Competencia potencial • Son aquellos individuos u organizaciones que pueden convertirse en competencia directa o indirecta de una organización. • Por ejemplo, con los tratados libre de comercio, en un futuro próximo, los transportistas de los países que lo firman podrán ser competidores potenciales de los transportistas de esos lugares. www.auladeeconomia.com
Estructura de distribución y ventas • De alguna manera, todos los productos o servicios tienen que llegar físicamente al consumidor final. • Aunque esto puede sonar simple, esta estructura puede alterarse e involucrar al administrador en una decisión estratégica: – ¿de qué manera, por medio de qué vía o canal de distribución se quiere entregar y vender el producto? www.auladeeconomia.com
Análisis ambiental: Respuesta al ambiente y selección • Todo gerente o administrador de cualquier organización deben estar alerta a los cambios del entorno, para poder reaccionar favorablemente ante ellos. • Esta adaptación se debe dar mediante la búsqueda del mejor enfoque para una situación dada.
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Análisis ambiental: Respuesta al ambiente y selección • Si los gerentes no comprenden la manera en la que el ambiente influye en sus organizaciones o no pueden identificar oportunidades o amenazas • Su capacidad para tomar decisiones y ejecutar planes estará limitada.
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Análisis ambiental: Respuesta al ambiente y selección • La información ambiental oportuna y precisa es decisiva para operar un negocio. • La información sobre el ambiente no siempre está disponible fácilmente.
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Análisis ambiental • Por incertidumbre ambiental se entiende que los gerentes no tienen información suficiente sobre el entorno. • A medida que aumenta la incertidumbre ambiental, los gerentes deben desarrollar técnicas y métodos para recopilar, seleccionar e interpretar información acerca del ambiente. www.auladeeconomia.com
Análisis ambiental • La incertidumbre se desprende de dos factores: – Complejidad: se refiere a la cantidad de temas que un gerente debe atender, así como la interconexión entre ellos. – Dinamismo: se refiere al grado de cambio discontinuo que se da dentro de la industria.
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¿Cuáles son y qué consisten las dimensiones del medio ambiente? 1. La dinámica del medio: puede ir de extremadamente estable a muy cambiante. 2. La complejidad del medio: califica si el entorno tiene muchos y diferentes elementos entre sí; o pocos elementos. • Probamente varios pero que se pueden agrupar en unos cuantos en virtud de que funcionan de manera homogénea. www.auladeeconomia.com
¿Cuáles son y qué consisten las dimensiones del medio ambiente? • Aunque en ambas dimensiones se trabaja en un continuo, esta situación ubicará únicamente en los extremos para simplificar el análisis. • Se obtienen cuatro situaciones posibles: – Tipo I. Simple y estable – Tipo II. Simple y dinámico – Tipo III. Complejo y estable – Tipo IV. Complejo y dinámico www.auladeeconomia.com
Tipo I. Simple y estable • Características: – Utilización de estructuras burocráticas y mecanicistas. – Llevan a cabo tareas altamente repetitivas. – Gran perfección técnica y disminución de costos. – Dificultad para la percepción de posibilidades de cambio. – Tipo de empresa: Ensambladora de automóviles. www.auladeeconomia.com
Tipo II. Simple y dinámico • Características: – No utilizan sistemas y procedimientos formales y rígidos. – Se adapta hacia el medio ambiente al poder de compartir la visión, valores y objetivos con los individuos que conforman la organización. – Tiende a un enfoque humanista. – Debido al medio ambiente simple, se favorece la centralización. – Tipo de empresa: Instituto de investigación. www.auladeeconomia.com
Tipo III. Complejo y estable • Características: – Utilización de estructuras burocráticas y mecanicistas de forma mediana. – Alta inflexibilidad hacia al cambio. – Gran dependencia de la experiencia de los miembros que conforman la organización. – Fomenta una alta descentralización. – Tipo de empresa: Compañía aseguradora. www.auladeeconomia.com
Tipo IV. Complejo y dinámico • Características: – Interacción constante en sus miembros. – Fuerte convicción de integrantes con valores organizacionales: marca en gran medida las líneas de acción a seguir. – Tiende a un enfoque de tipo humanístico. – Fomenta la alta descentralización. – Orienta su estructura en pequeñas unidades, altamente adaptables a la contingencia. – Ejemplo: Despacho de consultoría en administraciónwww.auladeeconomia.com o contabilidad.