Dokumentų šablonai
• Pinigų tvarkymo atmintinė
Einamojo mėnesio sąskaitas faktūras ir kitus mokėjimus pristatyti iki kito mėnesio 10 d. GRIEŽTAI. Jei apmokamos sąskaitos faktūros iš karto, tai mokėti TIK GRYNAISIAIS pinigais, jokiu būdu ne kortele. 3. Ant sąskaitų faktūrų, kurios lieka atstovybei pasirašyti DRAUDŽIAMA, nes pasirašyti gali tik prezidentas (jei mokama grynaisiais ant šių sąskaitų faktūrų prisegamas kasos aparato kvitas, jei ne – tada sąskaitos faktūros pirmasis egzempliorius lieka SA). 4. Pirkimas turi būti įvykdomas darbo dieną, t.y. negali būti savaitgalio ir šventinės dienos. 5. Jei yra išankstinė sąskaita faktūra, ją kuo greičiau apmokėti (prašyti prezidento) ir gauti kuo greičiau originalą, kurį PRIVALOMA pristatyti kuo greičiau į buhalteriją. 6. Perkant prekes reikės daryti prekių nurašymo aktus, jo pavyzdys pridedamas. 7. Jei leidžiama mokėti pavedimu, būtina stebėti apmokėjimo datas ir nevėluoti. 8. Jei gaunama parama būtina pristatyti paramos sutartį su abiejų šalių parašais, taip pat kiek jos gauta ir kuo, pvz. produkcija (gali būti traškučiai, vaisvandeniai ir pan.), ji turi būti įvertinta pinigais, t.y. litais. Vienas iš parašų turi būti tik KTU SA prezidento, kitos pusės – paramos davėjo. 9. Pristatyti dokumentus įrodančius paramos gavimą, t.y. paramos priėmimo – pardavimo aktas (jei produkcija). 10. Iš atstovybės pinigų GRIEŽTAI negalima pirkti tabako gaminių bei alkoholio, kitų psichotropinių medžiagų. 11. Jei sąskaitos faktūros išrašomos užskaitai, tai ant jų pieštuku parašote, kad užskaita ir kuri FSA, pranešat prezidentui ir buhalterei. 12. Projektai: • Pristatyti pasirašytą projekto sutartį, jei ji reikalinga jums projekto vykdymo metu, pristatyti jos kopiją. • Padaryti dokumentų suvestinę, kurioje matytųsi kiek ir kam sumokėta su datomis ir dokumentų numeriais, taip pat jei yra autorinės sutartys. • Galima pirkti maistą, jei projekto patvirtintoje sąmatoje yra tam išskirta pinigų. • Sekti projekto išlaidų eilutes. Išleisti VISUS pinigus tomis datomis, kuriomis pagal sutartį vykdomas projektas. 13. Jei asmeniui mokama grynaisiais, pvz. pagal autorinę sutartį, tačiau jis neišduoda jokio pinigų priėmimo kvito, tada reikalingas Kasos Išlaidų Orderis, kurį turim išrašyti, tad jei planuojate vykdyti tokią operaciją, turite pranešti savaitę prieš mokėjimo vykdymą. 14. Jei mokate grynaisiais pinigais ir gaunate tik prekių (paslaugų) pirkimo – pardavimo kvitą, šalia jo reikia Verslo liudijimo kopijos arba išrašo iš registrų centro kopijos ar kito dokumento, kuris patvirtintų asmens ekonominės veiklos vykdymą. 15. Jeigu KTU SA vardu išrašomos faktūros kitoms įmonėms, privaloma pasirūpinti, kad ant abiejų faktūrų atsirastų abiejų pusių parašai ir viena iš pasiektų įmonės buhalteriją, kita – KTU SA. Kiekvieną mėnesį pirmininkas (ar kitas paskirtas asmuo) privalo sudaryti dokumentų suvestinę (lentelė pridedama): Pirkimai • Mokėta grynais • Mokėta pavedimu Pardavimai • Kam ir už kokią sumą išrašytos sąskaitos faktūros KTU SA vardu. Parama • Kiek, ko ir iš ko gauta. Iškilus bet kokiams klausimams susijusiais su apskaitos dokumentais ar jų tvarkymu visada kreiptis buhalterija@ktusa.lt 1. 2.
72
KTU SA