ALICORP

EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL DE LA EMPRESA ALICORP COLOMBIA S.A. EN LA CIUDAD DE BOGOTA, CON BASE EN LA NORMA ISO 14001

LAURA ISABEL CANGREJO MARTINEZ CODIGO 67660 GLORIA PATRICIA CASTRILLON CARDONA CODIGO 67315

Trabajo de Grado para optar al Título de Contadora Pública

ASESOR TEMATICO DR. ERNESTO PERALTA S.

UNIVERSIDAD INCCA DE COLOMBIA FACULTAD DE INGENIERIA, ADMINISTRACION Y CIENCIAS BASICAS PROGRAMA DE CONTADURIA PÚBLICA BOGOTA 2012

El presente estudio da cuenta de la evaluación del Sistema de Gestión Ambiental, SGA, de la empresa Alicorp Colombia S.A. con base en la Norma ISO 14001 a través de la cual se describen, a partir de un estudio empírico los siguientes objetivos específicos:  Identificar los elementos que componen el Sistema de Gestión Ambiental – SGAdentro de la compañía.  Determinar la existencia y adecuación del SGA a la política, objetivos, metas y programas de la organización.  Analizar el desempeño del Sistema de Gestión Ambiental -SGA- de la empresa ALICORP COLOMBIA S.A. en relación con la norma ISO 14001 determinando su nivel de conformidad.  Proponer acciones de mejoramiento para el Sistema de Gestión Ambiental -SGA Aportar elementos que permitan identificar el impacto que tiene el Sistema de Gestión Ambiental -SGA- en la empresa.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Alicorp Colombia S.A., empresa objeto de este estudio, muestra algunas debilidades relacionadas con la generación, análisis y utilización de información financiera y no financiera destinadas a integrar las políticas económica y ambiental de la empresa; lo que hace que dicho SGA presente algunas dificultades desde el proceso mismo de su planificación, fundamentalmente en el establecimiento de objetivos y metas de las que la norma ISO 14001 dice deben ser específicos y medibles a corto y a largo plazo y en tal sentido deben susceptibles de ser verificados.

Es a la luz de estas consideraciones que se quiere analizar y verificar cuál es el nivel de conformidad de la empresa Alicorp Colombia S.A. en relación a la norma ISO 14001, cuáles son sus causas, ¿hasta qué punto los procesos desarrollados por la empresa Alicorp Colombia S. A. en sus actividades, productos y servicios implementados a partir de su Sistema de Gestión Ambiental -SGA- responden a los estándares establecidos en la norma ISO 14001?

JUSTIFICACIÓN Alicorp Colombia S.A., también tiene la mira puesta en su certificación, para cumplir de mejor manera con la normatividad impuesta, y a la vez demostrar con ello, que es posible generar valor agregado a sus actividades, productos y servicios produciendo en armonía con el ambiente.

Una evaluación a su SGA se convierte en una herramienta útil y pertinente para la empresa pues le permitirá conocer el grado y calidad del cumplimiento de las tareas de gestión y de desempeño ambiental de la organización, de sus sistemas y productos y la manera en la cual la organización está resolviendo estos aspectos.

Los resultados de éste estudio serán importantes por cuanto le permitirán a la organización diseñar e implementar acciones de mejoramiento en su SGA, lo que a su vez le dará posibilidades de avanzar en su adecuación con la normatividad y le permitirá trascender la interpretación de la Gestión Ambiental como un requerimiento normativo y ver en esta una metodología de trabajo que garantiza a la empresa trabajar bajo parámetros de eco-eficiencia y sostenibilidad que, finalmente, redundarán en un aumento de su productividad, competitividad y rentabilidad

Objetivo General Verificar el Sistema de Gesti贸n Ambiental de la empresa ALICORP COLOMBIA S.A. en relaci贸n con la norma ISO 14001 y las disposiciones establecidas en materia Ambiental en Colombia.

MARCO TEORICO Sistemas de Gestión Ambiental y Normalización Resulta conveniente tener un conocimiento previo en relación con la forma en que los SGA se han ido modificando en función de los nuevos escenarios a que se han tenido que enfrentar las empresas.

Según el criterio de Richard Dalley,1 la forma en que las organizaciones administran la posición ambiental ha variado con los años: En los 60’s y 70’s se utilizaban las denominadas “Auditorias del cumplimiento”.

En los años 80 se comenzaron a utilizar las denominadas “Auditorias Proactivas”, En los años 90 las organizaciones han comenzado a utilizar los llamados “Sistemas de Administración Ambiental” Hoy en muchas organizaciones es posible hablar de la Política ambiental, entendida como “la declaración hecha por la dirección superior de una organización, de sus intenciones y principios con relación a su desempeño ambiental global que provee un marco para la acción y para fijar sus objetivos y metas ambientales” Organización Internacional para la Normalización (International Organization for Standarization) – ISO La Organización Internacional para la Normalización (International Organization for Standarization)-ISO- tiene como función principal “buscar la estandarización de normas de productos y seguridad para las empresas u organizaciones a nivel internacional” Las normas ISO 14000 son una familia de normas referidas a la gestión ambiental y aplicadas a las organizaciones, y cuyo objetivo es el de estandarizar los procedimientos de producción y prestación de servicios que protejan el medio ambiente y aumenten la calidad del producto o servicio.

Todas las normas de la familia ISO 14000 fueron desarrolladas sobre la base de los siguientes principios:  Ser aplicables a todas las naciones y se debe conseguir como resultado una mejor gestión ambiental.  Promover un amplio interés en el público y en los usuarios de dichas normas  Ser costo-efectivas, no prescriptivas y flexibles, para poder cubrir diferentes necesidades de organizaciones de cualquier tamaño en cualquier parte del mundo,  Servir, como parte de su flexibilidad, a los fines de la verificación tanto interna como externa,

 Estar basadas en conocimiento científicos,  Deben ser por sobre todo prácticas y utilizables.  Los temas cubiertos por la ISO 14000 pueden dividirse en dos áreas separadas. La primera se relaciona con la administración de una organización y sus sistemas devaluación; la segunda, con herramientas ambientales para la evaluación del producto.

Las áreas temáticas cubiertas por la serie de normas ISO 14000 son las siguientes:

Fuente: Elaboración propia a partir de bibliografía sobre Serie Normas ISO 14000

Sistema de Gestión Ambiental NTC-ISO 14001:2001 El Sistema de Gestión Ambiental es aquella parte del sistema de Gestión Total de la Calidad, que incluye la estructura organizativa, las actividades de planificación, responsabilidades, prácticas, procedimientos, procesos y recursos para desarrollar, implementar, alcanzar, revisar y mantener la política ambiental de la organización. De tal suerte que, la Gestión Ambiental se refiere a todos los aspectos de la función gerencial que desarrollen, implementen, ejecuten, revisen y mantengan la política ambiental

Procedimientos para implantar un Sistema de Gestión Ambiental Según lo define la propia Norma ISO 14001, el proceso surte las siguientes fases:

Fuente: Elaboración propia a partir de Norma ISO 14001    

Política Ambiental Planificación Implementación y Operación Verificación y Acción Correctiva

METODOLOGÍA La metodología necesaria para el proceso de investigación referida a ésta auditoría se caracteriza por ser abierta, flexible y por retroalimentarse en el transcurrir de los diferentes momentos de la investigación El modelo de trabajo desarrollado se orienta por la metodología propuesta por la misma normatividad ISO 14001; se propuso apoyar de forma transversal esta investigación sobre un enfoque empírico-analítico de análisis semejante al ciclo de mejora continua que propone la normatividad: Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (PHVA) y en este sentido abordar el estudio de ésta, soportada sobre sus mismos parámetros.

Respecto a las técnicas y herramientas implementadas en este proceso de Auditoria Administrativa, se destacan los siguientes: la revisión documental y bibliográfica, la observación directa, cuestionarios (ver anexo G, H, M), entrevistas (ver Anexo I), listas de verificación (ver Anexo L), inspección, mediciones directas y consultas, considerando que todos estos instrumentos se complementan en pro de lograr resultados más completos y que fueron utilizados en todo el transcurso del proceso investigativo.

Una primera fuente de información fue la visita programada a la planta de fabricación, Un segundo instrumento fue una encuesta estructurada que indagó sobre el conocimiento y promoción del SGA Como tercer instrumento para este proceso de auditoría se hizo la revisión y análisis de la documentación relacionada y sobre la cual se basa el SGA de la empresa El cuarto instrumento empleado es la entrevista En esta metodología no aspira a hacer un listado categórico de los procedimientos empleados, pero si quiere dejar en claro cómo se abordaron e identificaron a partir de los instrumentos ya descritos, los aspectos ambientales más significativos para sustentar la misma:  Revisión bibliográfica y legal sobre los sistemas de gestión ambiental (SGA).  Análisis de la ISO 14001.  Se utilizó el método (PHVA), establecido en la referida norma, para efectuar la auditoría al SGA de la empresa.  Se recabaron y evaluaron las evidencias. Y finalmente, se redactaron las conclusiones y recomendaciones del diagnóstico.

ISO 14001 PLANIFICAR: Establecer objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con la política ambiental de la organización HACER: Implementar los procesos.

VERIFICAR: Realizar el seguimiento y la medición de los procesos respecto a la política ambiental, los objetivos, las metas, y los requisitos legales y otros requisitos, e informar sobre los resultados.

ACTUAR: Tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño del Sistema de Gestión Ambiental

Alicorp es una empresa industrial transnacional que tiene como objeto la industria, exportación, importación, distribución y comercialización de productos de consumo masivo principalmente alimenticios y de limpieza.

Actualmente su planta principal de producción y comercialización se encuentra ubicada en Perú, pero a su vez, tiene plantas subsidiarias de producción en los países de Argentina, Colombia, Ecuador y Guatemala. Y cuenta con oficinas en Centroamérica y Asia. No obstante, ha logrado como resultado de sus operaciones y políticas de expansión, incrementar sus utilidades, disminuir su gasto financiero, aumentar su patrimonio, su capital de trabajo, y sus inversiones, acercándose cada vez más al cumplimiento de su visión, en la cual aspiran para el 2015 estar entre las 250 empresas más grandes de Latinoamérica.

ALICORP E IMPACTOS AMBIENTALES Dentro de sus políticas institucionales, Alicorp ha logrado implementar estrategias y compromisos para el cuidado del medio ambiente y mitigar el impacto que pueden causar las actividades que desarrolla. En tal sentido, hoy día sustenta sus actividades en base a un Sistema Integrado de Gestión de la Calidad (Calidad + Medio ambiente + Seguridad ocupacional), que se encuentra diseñado en relación a las Normas ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001.

De manera que, se ha ocupado por garantizar su crecimiento empresarial buscando proteger de forma responsable el medio ambiente, y para ello ha considerado entre otras acciones y políticas: lineamientos para la elección de los materiales empleados para sus productos, el reciclaje de dichos materiales, el ahorro de energía y agua, la utilización de energías alternativas, la disminución de emisiones, el vertimiento de aguas residuales y su reutilización, la reducción de desperdicios, las inversiones ambientales, la capacitación ambiental, las certificaciones, entre otros.

RESULTADOS ALICORP COLOMBIA S.A. Y SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL -SGA-: Alicorp Colombia S.A. es una sucursal de Alicorp S.A. es una Sociedad Anónima, de Régimen Común, Industrial y Comercial, que se constituyó en el año 2006, en la ciudad de Bogotá D.C., e inició operaciones en septiembre de 2006.

Su actividad económica consiste en la comercialización de toda clase de artículos de consumo masivo y comercialización y distribución de productos de limpieza y nutrición animal.

Alicorp Colombia S.A cuenta con un número de 70 colaboradores dedicados además de la comercialización y distribución de productos de nutrición animal, a la fabricación y comercialización de productos para el cuidado del cabello y cremas para niños.

ALICORP COLOMBIA Y SU SGA En relación a sus Sistemas de Gestión, es necesario destacar que los procedimientos y prácticas y los diferentes esquemas de operación y lineamientos sobre los cuales ésta sede opera, están sustentados bajo los parámetros implementados de su sucursal principal que funciona en Perú. Así pues, es preciso decir que la política ambiental desarrollada y aplicada por Alicorp Colombia S.A. y demás sucursales, hacen parte de la Política Integrada de los Sistema de Gestión de la empresa central.

Esta sucursal en Colombia cuenta con una certificación de Buenas Prácticas de Manufactura -BPM- que aplica al cumplimiento en los procesos productivos, equipos y herramientas utilizadas. Se encuentra en implementación de un Sistema de Gestión Ambiental -SGA- basado en la ISO 14001.

Se hace necesario resaltar que el alcance del SGA, sólo existe un plan de acción donde se establecen los objetivos, metas y programas anuales, para cada uno de los planes de acción a desarrollar en el año, y se genera un programa de manejo para la aprobación de los programas, además de realizan comités semestrales para revisión de indicadores con estadísticas del mismo periodo en años anteriores.

También cabe agregar que dentro de organigrama de funcionamiento de Alicorp Colombia S.A. está estructurado un departamento que tiene a cargo el manejo y funcionamiento del SGA; el cual conserva una jerarquía a la hora de ponerse en marcha, y está constituida de la siguiente manera: Departamento de Gerencia de Operaciones, Jefe de Gestión de Calidad, Coordinación de Gestión Ambiental.

ANÁLISIS Y VALORACIÓN COMPARATIVADE SGA BAJO LA NORMA ISO 14001 Requisitos Generales La empresa Alicorp Colombia S.A. con sede principal en el Perú, lugar donde está estructurado principalmente el Sistemas de Gestión Ambiental y esta certificado con la Norma ISO 14001; la sucursal en Colombia utiliza un sistema de gestión que no está certificado pero que está basado en los parámetros de la sucursal principal.

Es necesario como requisito general crear un manual de gestión que defina el alcance del sistema que será aplicado al país y los productos, siendo este un requisito obligatorio proporciona a la empresa un marco de referencia que especifica los lineamientos establecidos por la norma ISO 14001.

POLÍTICA AMBIENTAL La política ambiental desarrollada y aplicada por Alicorp Colombia S.A., fue creada directamente en la sucursal principal y está incluida en la Política Integrada de los Sistema de Gestión Corporativa, que es aplicada en todas las sucursales que tiene la empresa en los demás países.

La política cumple con los requisitos exigidos en la Norma ISO 14001.

Está orientada al mejoramiento en general de la organización, El Departamento de Gestión de Calidad a través de la coordinadora de gestión ambiental documenta, implementa y mantienen el seguimiento por medio de procesos de auditoría encaminadas al cumplimiento de los objetivos de la misma.

Se realizan actividades de concientización de todo el personal con respecto a la importancia del compromiso social no solo con los usuarios de sus productos sino con el entorno en general.

En Alicorp Colombia S.A. la política es aplicada a los procesos industriales para la prevención y reducción de la contaminación de los desechos generados en la producción.

Está a disposición del público a través de carteleras visibles y Boletín Ambiental.

El SGA de Alicorp S.A. posee su certificación ISO 14001 en Perú, pero es importante considerar que, el contexto colombiano puede traer otro tipo de implicaciones a la hora de implementar un SGA, y es posible que existan diferencias normativas que impidan el cabal desarrollo de esta norma basada en una normatividad extranjera.

PLANIFICACION Aspectos ambientales Los aspectos ambientales derivados de las actividades, productos y servicios que tienen impacto significativo sobre el medio ambiente están definidos en la Matriz de aspectos e impactos ambientales.

En la Matriz de impactos ambientales se lleva control con base en indicadores y estadísticas de años anteriores, aplicados por áreas y procesos o actividades que más tienen incidencia directa sobre el medio ambiente.

Requisitos legales y otros requisitos Los requisitos legales y otros requisitos se establecen y están identificados en el Plan de Acción – Matriz de cumplimiento, en este se lleva un control al cumplimiento de la normatividad vigente aplicada a empresas del sector industrial, con respecto a emisiones, manejo de residuos especiales, transporte de sustancias peligrosas, niveles de ruido.

También se realiza seguimiento especial en el caso de manejo de residuos a los terceros gestores ambientales.

Para la elección de un gestor ambiental, se realiza un proceso de auditoría de acuerdo con el tipo de residuo que va a manejar, verificando que cumpla con las licencias y permisos exigidas por el Ministerio del Medio Ambiente, realizando una visita a las instalaciones, este gestor es avalado por el Departamento de Calidad.

La coordinadora de gestión ambiental realiza seguimiento permanente a la normatividad que regula a la empresa, a través de páginas y boletines de la Secretaria Distrital del medio ambiente y Ministerio del Medio Ambiente y Desarrollo Sostenible.

A pesar de que se realizan consultas permanentes, no se lleva un registro y control de las consultas para hacer el seguimiento a este proceso y a las actualizaciones en la normatividad; es necesario crear un cuadro de registro dentro de la matriz de cumplimiento.

Objetivos, metas y programas Los objetivos, metas y programas se establecen en el Plan de Acción Anual, para cada uno de los planes de acción a desarrollar en el año se genera un programa de manejo; para la aprobación de los programas se realizan comités semestrales, en ocasiones mensuales para revisión de indicadores con estadísticas del mismo periodo en años anteriores.

En cada uno de los programas se asignan funciones especificas dependiendo del área donde se han de desarrollar, así como los recursos humanos, financieros, de equipos que serán necesarios; para la aprobación de proyectos existe un conducto regular en el que la coordinadora de gestión presenta la propuesta a la jefe del departamento de calidad, ella avala que el proyecto sea presentado en el comité mensual; durante este comité se presenta el proyecto a la Gerencia de operaciones para su aprobación; si el proyecto no requiere de recursos financieros entonces la aprobación la da la gerencia, si el proyecto requiere de inversión la autorización principal la da el Country manager.

Está claro que la verificación como parte de la metodología PHVA en la que se basa la norma ISO 14001, precisa de herramientas para realizar el seguimiento y la medición de los procesos respecto a la política ambiental, los objetivos, la metas, y los requisitos tanto legales como de otro orden y poder informar sobre los resultados. Sin embargo es preciso que desde la fase de la planificación esas metas específicas y medibles sean formuladas. El registro de costos y desempeño ambiental es un apoyo indispensable para el desarrollo y operación de un sistema de gestión ambiental

IMPLEMENTACION Y OPERACIÓN Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad Para la etapa de implementación y operación del SGA Alicorp Colombia S.A. tiene definido en el Organigrama de la empresa, los cargos que tienen relación directa con los temas medio ambientales, bajo la responsabilidad directa de la Gerente de Operaciones, Jefe del Departamento de Calidad y Coordinadora de Gestión Ambiental.

Las responsabilidades de la coordinadora de Gestión Ambiental están definidas en el manual de funciones del cargo, así mismo se define descripción del cargo, la misión principal y las responsabilidades.

Competencia, formación y toma de conciencia La coordinadora de gestión principal responsable de los procesos ambientales en la organización, está capacitada y lleva varios años en el proceso de calidad y ambiental dentro de la empresa; está participando continuamente en capacitaciones y charlas del ministerio y otras organizaciones, de ellas la más importante es el PREAD (Programa de Excelencia Ambiental Distrital) donde a la empresa le falta solamente un nivel para alcanzar la excelencia.

Las labores realizadas por la Coordinadora demuestran que el trabajo ha sido arduo e investigativo, de gran seguimiento y concientización con la utilización de métodos didácticos y prácticos aplicados a todas las áreas de la compañía, creando la participación activa de un 80% de los trabajadores.

Comunicación Para la comunicación la coordinadora de gestión de calidad utiliza diferentes medios, como el correo electrónico por el que se envían boletines ambientales a todo el personal, Tips ambientales, información ambiental actual, recordatorios sobre manejo de residuos, información sobre puntos ecológicos y campañas implementadas para ser utilizadas y apoyadas por todos los empleados Uno de los hallazgos de la auditoría ambiental corresponde a la inclusión del personal de la bodega de logística ubicada en Cota, en los procesos participativos y de concientización ambiental teniendo en cuenta que en este lugar se genera desechos y materiales reciclables que tendrían un manejo especial como el que se realiza en la planta de fabricación y en áreas administrativas.

Control de Documentos A través del SMAD se realiza una clasificación de los documentos de acuerdo con la importancia y confidencialidad, con restricciones para los usuarios del sistema.

El sistema realiza una clasificación de los documentos después de cierto tiempo pasa a carpetas de archivos obsoletos.

Todos los documentos están debidamente elaborados, revisados, aprobados, y se lleva el control de los usuarios que realizan modificaciones a los mismos.

Documentación El sistema de documentación del SGA está incluido en el SMAD (Sistema Mecanizado de Administración de Documentos) donde están definidos la política, los objetivos y metas, el alcance, la descripción de los elementos principales del sistema.

Control Operacional Dentro de la fase de implementación Alicorp tiene establecidos procedimientos para llevar el control operacional, el más importante es el de manejo de residuos de cada área, para lo cual inicialmente ha determinado mediante el procedimiento de selección de gestores ambientales, teniendo en cuenta los procedimientos para el manejo de residuos peligrosos y no peligrosos y el proceso que se ha de seguir ya sea reciclaje, incineración, reutilización o donación.

Preparación y respuesta ante emergencias Para la preparación y respuesta ante emergencias la organización utiliza sobre todo en los procesos de manejo de residuos ambientales, las hojas de seguridad por cada residuo y los planes de emergencia que incluyen los riesgos del material, los primeros auxilios, las medidas para manipulación y almacenamiento, así como el transporte de los mismos, donde el tercero debe cumplir con los requisitos que exige la norma para la manipulación de residuos peligrosos.

Para la atención a emergencias la coordinadora de gestión ambiental de manera conjunta con los departamentos de salud ocupación y recursos humanos donde se hacen participes a todos los empleados que acciones tomar en caso de una emergencia; lo realizan por medio de comités con capacitaciones y simulacros en diferentes áreas de emergencia.

VERIFICACION Seguimiento y Medición La empresa Alicorp Colombia S.A. realiza su seguimiento y utiliza para medir las características de sus operaciones que tienen más impacto en el medio ambiente, las hojas de cuantificación e indicadores mensuales, presentados y son revisados en el comité mensual.

Así mismo los equipos de seguimiento y medición, están a cargo de un responsable de acuerdo con el proceso o actividad, así mismo está asociado con cada actividad en el plan de acción.

El seguimiento inicialmente lo realiza el jefe de cada área, y reportan las faltas al departamento de calidad, que realiza inspecciones de orden y limpieza al personal responsable.

A pesar de que existe los métodos e instrumentos para el proceso de seguimiento y medición; la norma ISO 14001 exige que exista el procedimiento establecido para este fin, y Alicorp no cuenta con el procedimiento escrito, únicamente en el Plan de Acción está definido quienes son los responsables de los equipos en cada actividad.

Evaluación del cumplimiento legal La organización cuenta con la Matriz de Cumplimiento Legal de la Normativa Ambiental, donde se lleva el seguimiento a las normas ambientales vigentes así como a los permisos de las entidades que controlan a este tipo de empresa como ICA, INVIMA, Estupefacientes, Secretaria de ambiente y otros.

Control de registros El control de registros se realiza a través del sistema SMAD. Se realizan Back up automáticos y semanales, para el registro de los documentos del sistema de gestión.

Se restringe la entrada al sistema dependiendo del cargo, así mismo se encuentra el nivel de accesibilidad o restricción.

Auditorías Internas Existe cronograma anual de auditoría, donde se planean y se conforman los grupos de auditores, se informa a los jefes de área el periodo en el que se realizara la revisión.

El jefe de calidad aprueba el cumplimiento, los lineamientos básicos y demás aspectos relacionados.

En los comités mensuales se informa a la dirección los resultados de las auditorias.

Revisión por la Dirección Para el proceso de revisión del Sistema de Gestión Ambiental, se presentan informes a la gerencia de operaciones donde se muestras indicadores, planes de acción y objetivos, cuando existen proyectos económicos se presentan para aprobación de la casa matriz.

Se realizan comités de operaciones semanales y comités gerenciales mensuales.

El registro de las revisiones por la dirección se lleva en actas de comités, se lleva también el registro de los correos electrónicos.

En los comités se realiza la revisión del acta anterior, se definen los cambios en el SMAD o Sistema de Gestión, se plantean las acciones correctivas y se toman decisión para proyectos ambientales.

 ANÁLISIS DE AMBIENTALES.

INFORMACIÓN

DE

INGRESOS,

COSTOS

Y

GASTOS

La mayor limitante que se presentó al momento de revisar la información contable y financiera de la empresa Alicorp Colombia S.A. con respecto a los datos relacionados con la gestión ambiental, consistió en la restricción en el acceso a la información contenida en los estados financieros o informes de gestión del área financiera que permitiera la verificación y validación de la misma; en consecuencia, la información a la que se pudo tener acceso de la empresa corresponde a cifras generales de los tres años anteriores, a partir de ésta se realizó el siguiente análisis:

Registro de ingresos Dentro de los rubros que constituyen la venta o reutilización de recursos, el más representativo económicamente corresponde al Reproceso de los residuos de productos Alimentos, que de acuerdo a la revisión realizada por el equipo de auditoría corresponde a la venta de comida para el reproceso y conversión en purina para los cerdos y otros animales; en segundo lugar se encuentra la venta de canecas o galones que son producto de los recipientes de las materias primas para la producción de los shampoo.

En la venta de materiales reciclables (cartón, papel, plástico, chatarra) anterior al año 2010 no se presento información; de acuerdo a los que se observa es que la gestión ambiental de la venta se realiza por iniciativa de la Coordinadora de Gestión ambiental que a través de sus campañas ambientales generó una mayor conciencia en los empleados de Alicorp Colombia para la organización de diferentes materiales de los que se pueden obtener algún provecho a nivel económico.

Los Ahorros correspondientes a la destrucción de productos, materiales y residuos; los cuales están siendo cuantificados para demostrar los valores o costo que tendría la compañía por destrucción de los mismos, la compañía realizo una gestión importante logrando la recuperación económica de una parte de estos residuos sobre todo en la parte de reproceso de alimentos, así como la venta de purga de agua – shampoo que se realizaba por costos más económicos a instituciones o empresas que lo utilizan para el lavado de prendas o en lavado de automóviles, o como donación a entidades del estado (ICBF).

En la venta de canecas o galones no es posible determinar la razón por la cual a la fecha de corte de la información del 2012, el valor promedio es tan bajo con respecto a los otros años, si se acumulan y la venta se realiza en un periodo determinado del año.

Las cifras reflejadas de la destrucción de materiales, corresponden a valores exorbitantes durante los tres últimos años, teniendo en cuenta que no se tuvo acceso a los estados financieros de la organización, es imposible cuantificar en términos de porcentajes que tanto corresponden estas pérdidas con respecto a la cantidad producida durante los mismos periodos.

Los valores de ahorros no deben ser incluidos en el total de los ingresos, teniendo en cuenta que son cifras informativas para demostrar cuanto hubiera costado la destrucción de los mismos productos, es decir, que corresponden a cifras estadísticas y no reales, es difícil confirmar que están incluidas en la contabilidad de la organización.

Según los datos e información entregados por la Coordinadora Ambiental, no se lleva un registro contable de las donaciones que se realiza a las instituciones sin ánimo de lucro, dicho control es importante que se cuantifique con datos reales, para visibilizar en informes de gestión la responsabilidad social que la organización realiza.

Registro de Gastos o costos El concepto de análisis, corresponde a los costos de los estudios, permisos y demás gastos relacionados con los procesos realizados para el cumplimiento de la normatividad ambiental aplicada a empresas del sector industrial; así como el cumplimiento y seguimiento que establece la norma ISO 14001 con respecto al desempeño para el SGA. Los gastos por disposición final indican la gestión realizada por la organización para el manejo de residuos ambientales, tal y como lo indica la norma ISO 14001 cuando es necesario establecer metas de desempeño para la prevención de la contaminación y el mejoramiento continuo, además se realiza el seguimiento en el plan de acción y los programas ambientales implementados en cada una de las áreas.

La disposición final de residuos se realiza con terceros debidamente autorizados y que cuentan con los permisos para el manejo de los mismos.

Dentro de los costos y gastos ambientales no están incluidos los gastos de formación y capacitación al personal de la organización, aquellos recursos necesarios para difundir la política ambiental, para desarrollar las actividades de prevención y seguimiento, así como los costos generados para el cumplimiento de normatividad legal vigente.

La remuneración que tiene la Coordinadora de Gestión Ambiental también hace parte de los costos y gastos relacionados con el sistema de gestión ambiental, razón por la cual debe ser incluida en el centro de costos ambientales.

CONCLUSIONES Alicorp Colombia S.A. lleva por buen camino su proceso de implementación de su SGA en relación a la norma ISO 14001, No obstante, hay que advertir que aún faltan requerimientos por desarrollar. Alicorp Colombia S.A. aun no posee su propio manual de gestión, y en tal razón, no logra definir el alcance del SGA que será aplicado específicamente a esta sucursal y llevar un registro y control de las consultas para hacer el seguimiento a este proceso. La implementación del SGA, depende de un adecuado proceso de planeación y respaldo por la alta dirección.

Es importante que se le siga apostando a la certificación, ya que con un SGA es posible visibilizar cada vez más, una empresa más fiable y competitiva, en donde sus productos adquieren un valor agregado y les ofrece a sus clientes la confiabilidad de calidad al momento de consumirlo. Y de igual manera aprovechar dicho SGA como un factor determinante para la empresa y permita seguir posicionándola en el concurso nacional e internacional.

Es importante destacar que un SGA hace parte de la apuesta de una empresa por maximizar sus beneficios. Cada vez más se hace indispensable que para que las empresas garanticen su crecimiento económico, estas vinculen dentro de sus planes estratégicos objetivos medioambientales, ya que son numerosas las demanda de consumidores verdes, que exigen que el crecimiento económico de la industria este en equilibrio con la preservación del ambiente.

Un SGA bien implementado al interior de una empresa, puede generar impactos positivos en la empresa en aspectos como: la reducción de costos, ampliación de cobertura y respaldo de sus clientes, mejora de su imagen corporativa, el cumplimiento de la legislación, seguridad a sus inversionistas, minimización de sus riesgos, fortalecer mercados y estrategias de marketing.

En general el Sistema de Gestión Ambiental de Alicorp Colombia S.A. a pesar de no está certificado permite demostrar un sólido desempeño ambiental de acuerdo con la política planteada en la casa matriz de la organización, cumpliendo además con la normatividad ambiental vigente para el manejo de recursos naturales y residuos generados en las actividades propias de sus procesos, lo anterior permite generar un valor agregado a la imagen de sus productos, responsabilidad social en la comunidad, además puede ser utilizada como estrategia de competitividad frente a las empresas del mismo sector.

En el trabajo realizado de auditoría ambiental se evidencia que Alicorp Colombia S.A. aplica la mayor parte de los procedimientos establecidos en la casa matriz, y según los hallazgos del sistema de gestión las posibilidades de adquirir la certificación en la planta de producción está muy cercana y acorde a los procesos y esfuerzos que se realizan para el logro de la calidad en todos los procesos, siendo necesario solamente crear los procedimientos escritos para algunos de los requisitos especiales de la norma.

La definición de recursos, funciones, responsabilidades y autoridad para el sistema de gestión ambiental, se constituye como una de las etapas fundamentales y primordiales para comenzar la implementación de un sistema de gestión ambiental, puesto que se asegura el compromiso de todas las personas, con el fin de utilizar sus habilidades para el logro de los objetivos propios y de la organización.

El control de documentos es el procedimiento que soporta las evidencias y registros del cumplimiento de los requisitos de la norma. Por esta razón es de gran importancia documentar las acciones ejecutadas de acuerdo a los estándares establecidos en este procedimiento.

RECOMENDACIONES En Colombia es necesario como requisito general crear un manual de gestión que defina el alcance del sistema que será aplicado al país y los productos, siendo este un requisito obligatorio proporciona a la empresa un marco de referencia que especifica los lineamientos establecidos por la norma ISO 14001.

La filial en Colombia debe tener sus propias políticas aplicadas de acuerdo con las necesidades y la normatividad de nuestro país, y principalmente de la actividad que se realiza. Al poseer el SGA de Alicorp Colombia S.A. como base la ISO 14001 de Perú puede traer implicaciones negativas en su implementación, por ello es importante identificar si existen diferencias normativas que impidan el cabal desarrollo de esta norma basada en una normatividad extranjera, y así mismo, diferencias a nivel de contexto.

Es necesario llevar un registro y control de las consultas y hacer el seguimiento a este proceso y a las actualizaciones en la normatividad; es necesario crear un cuadro de registro dentro de la matriz de cumplimiento.

Uno de los hallazgos de la auditoría ambiental correspondió a la poca inclusión del personal de la bodega de logística ubicada en Cota, en los procesos participativos y de concientización ambiental. Es importante considerar las dificultades que esto puede acarrear para la empresa en términos de disposición de generación de desechos y materiales reciclables que deben tener un manejo especial, y que tal vez por desconocimiento no se logra hacer como debería, contrario a como ocurre en la planta de fabricación y en áreas administrativas.La bodega de Logística ubicada en Cota, debe tener seguimiento por parte del Departamento de Gestión Ambiental en lo que se refiere a manejo de Residuos.

La norma ISO 14001 exige que existan métodos e instrumentos para el proceso de seguimiento y medición, Alicorp Colombia S.A. debe contar con este procedimiento escrito, y no limitarse únicamente al Plan de Acción que definen cada año.

Verificar e incluir la actividad económica CIIU 2424 en DIAN, para su actualización teniendo en cuenta que la fabricación corresponde a la actividad principal realizada en la empresa Alicorp En Colombia; además de la comercialización de otros productos.

Para el manejo de residuos de tipo tecnológico (tintas, cartuchos, pilas) se debe ampliar la lista de gestores que pueden manejar este tipo de residuos y hacer el estudio para su aprobación como en el caso de los demás residuos.

Se debe hacer énfasis en la concientización del personal de administración y Logística para la participación en los procesos de manejo de residuos.

Resaltamos la importancia de mantener el buen desempeño ambiental para asegurar una certificación constante en los procesos; así mismo destacamos la disposición de los

funcionarios de cada una de las áreas durante el proceso de la auditoría realizada y el interés y la excelente labor realizada por parte de la Coordinación del Gestión Ambiental.

A pesar del buen manejo que se hace de la parte ambiental, es necesario evidenciar esta gestión financieramente, teniendo en cuenta que esta área es una de las más importantes dentro de la empresa, por ser el pilar principal y sustento de cualquier compañía.

Existe un buen proceso del SGA, con respecto a la norma ISO 14001, donde se evidencia que faltan pocos requisitos para lograr la certificación de calidad; seguirle apostando a la certificación, permite que la empresa sea cada vez más fiable de cara a: los accionistas, inversionistas y demás terceros, etc., y a la vez puede ser un factor determinante a la hora de participar en distintos concursos públicos de contratos, bien sean de carácter: local, nacional, o internacional en distintos ámbitos.

La información ambiental debe ser registrada y debidamente contabilizada por centro de costos ambiental o cuentas contables ambientales, lo cual permitiría llevar el control de los beneficios y la reducción de costos derivados de la Gestión Ambiental desarrollada por la organización, para verificar que las ventajas superan la inversión necesaria para la implementación de la Norma ISO 14001.

A partir de la separación financiera y contable del manejo ambiental, se puede presentar informes de gestión y estados financieros que evidencien el buen manejo y gestión ambiental que realiza la empresa Alicorp Colombia S.A. La empresa debe conocer los beneficios que obtiene al implementar el SGA con base en la Norma ISO 14001, para que se convierta en una de las metas ambientales a corto o mediano plazo de la organización.

Es importante dejar claro que la información que se recibió por parte Alicorp Colombia (ver Anexo P) no corresponde a información financiera y contable, solo son datos resumidos o condensados extraídos de informes de gestión que la Coordinadora Ambiental analizó y saco según su conocimiento y manejo del departamento y que por tal motivo existe muchas limitaciones al momento de analizar la información, dicha limitaciones son como sacar porcentajes, comparativo de los años para definir claramente si hubo o no gestión ambiental.

La implementación de un Sistema de Gestión Ambiental mediante la metodología de la Norma ISO 14001 permite realizar un proceso organizado y documentado mediante el cual se establecen las bases sobre las cuales se fundamenta la gestión ambiental dentro de una organización, generando mejores resultados.