Vinnulag HVIN snýst um ÁRANGUR

HVIN vinnulag

snýstum ÁRANGUR

Háskóla-, iðnaðar- og nýsköpunarráðuneytið

Prentun: Litróf - vistvæn prentsmiðja

HVIN vinnulag

snýstum ÁRANGUR

Þúsund verkefni á færibandinu þokast nær

Það verður seint hætta á verkefnaskorti í metnaðarfullu ráðuneyti. Því er það ein helsta áskorunin að forgangsraða verkefnum eftir mikilvægi og móta skapandi og notendamiðað verklag innan ráðuneytisins þannig að sýn og áherslur ráðherra, líkt og þær birtast t.d. í ritinu Árangur fyrir Ísland verði að veruleika. Ný vinnubrögð eiga jafnframt að leiða til þess að vinnan taki skemmri tíma en ella og ákvarðanataka verði þar með skjótari án þess að í nokkru sé gefinn afsláttur af gæðum eða vönduðum vinnubrögðum.

Frá fyrsta starfsdegi háskóla-, iðnaðar- og nýsköpunarráðuneytis var lagt af stað með skýra hugmyndafræði hvernig nútímalegt ráðuneyti ætti að starfa. Alla daga síðan höfum við verið að móta, betrumbæta, fínpússa og þróa vinnulag HVIN. Það er alls ekki orðið fullkomið en við höfum skýra mynd af því hvert við viljum stefna og erum óhrædd að prófa okkur áfram … og fara óhefðbundnar leiðir þegar það á við.

Markviss forgangsröðun verkefna þýðir að við einbeitum okkur að þeim verkefnum sem stjórnmálin, ráðherra og ríkisstjórn telja mikilvægust. Markviss forgangsröðun þýðir jafnframt að tilteknum verkefnum kann að vera slegið á frest, þau send til úrlausnar á aðra staði þar sem þau eiga betur heima eða í einhverjum tilfellum að tekin er ákvörðun um fella þau niður. En auðvitað sinnir ráðuneytið af kostgæfni öllum þeim verkefnum sem því ber skylda til.

Þrískipting verkefna

Verkefnin sem HVIN fæst við alla

daga eru fjölbreytt að stærð og lögun.

Verkefnum sem ráðuneytið tekst

á hendur er skipt í þrjá flokka eftir

eðli þeirra og ræðst vinnulag við

hvert og eitt verkefni eftir því hvaða

flokki það tilheyrir.

Forgangsverkefni

Mikilvæg verkefni sem oft ná yfir lengri tíma. Með áherslu og sýnileika er stuðlað að því að þau fái forgang umfram önnur verkefni. Hér er að finna verkefni sem mælt er fyrir um í stjórnarsáttmála ríkisstjórnar, áhersluverkefni ráðherra, undirbúningur frumvarpa og þingsályktunartillagna, gerð reglugerða og önnur stefnumarkandi verkefni ráðuneytisins, þ.m.t. stærri reglubundin verkefni á borð við innleiðingar EES gerða, gerð fjármálaáætlunar og undirbúning fjárlaga. Einnig geta verkefni af öðru tagi talist til forgangsverkefna enda teljist þau mikilvæg að mati stjórnenda ráðuneytisins.

Sífelluverkefni

Verkefni sem eru í föstum takti og koma aftur og aftur til úrlausnar. Hér er fyrst og fremst að finna verkefni sem varða daglegan rekstur ráðuneytisins eins og greiðsla launa og reikninga, móttaka nýrra starfsmanna, samningagerð við stofnanir og þjónustuaðila, rekstur gæðakerfis og skjalasafns, ytri og innri upplýsingamiðlun, skipulagsvinna og stjórnun.

Tilfallandi verkefni

Öll önnur verkefni, sem ekki teljast til forgangsverkefna eða sífelluverkefna. Slík verkefni geta verið brýn en eru oft ekki mjög flókin eða tímafrek. Líkt og forgangsverkefni geta þessi verkefni krafist mikillar sérfræðiþekkingar en eru jafnan unnin af einum aðila eða í litlum hópi yfir skamman tíma. Hér er að finna verkefni á borð við móttekin erindi frá ytri aðilum, þ.m.t.

Alþingi, þátttöku í starfshópum annarra ráðuneyta og aðstoð við ráðherra og aðra stjórnendur svo sem vegna funda.

Tilfallandi verkefni getur orðið að forgangsverkefni.

Árangurskver ráðherra

Hönnunarnálgun

Stefnumarkandi

Skýrt upphaf & endir

Ábyrgð

Sífelluverkefni

Tilfallandi verkefni

Forgangsverkefni

SJALDAN SJALDAN

STUNDUM OFT

SJALDAN

ALLTAF

ALLTAF

Einnábyrgðaraðili -stundumunnið íteymi

Val Tími

ÁSKILIÐ lög ogreglur

SEM STYSTUR

Einnábyrgðaraðili -stundumunnið íteymi

SKRIFSTOFUSTJÓRAR

Einnábyrgðaraðili -oftastunnið íteymi

SKRIFSTOFUSTJÓRAR/ RÁÐHERRA

BREYTILEGT

BREYTILEGT -geturnáðyfir heiltkjörtímabil

Þegar mikið liggur við þá er tekið á SPRETT

Til að tryggja forgangsverkefnum öruggan framgang byggir vinnulag ráðuneytisins á því að fjórum sinnum á ári er völdum forgangsverkefnum brugðið á SPRETT. Þá er áhersla lögð á afmarkaða verkþætti innan forgangsverkefna sem unnir eru í sprettvinnu og myndaður tímabundinn spretthópur sem starfar eftir skilgreindri hugmyndafræði.

Þrátt fyrir sprettvinnu við valin forgangsverkefni heldur vinna við önnur forgangsverkefni áfram en eðli máls samkvæmt fær spettvinnan meiri athygli á meðan á spretti stendur.

Svona SPRETTUM við úr spori

Sprettir eru 7 vikna vinnuáhlaup þar sem spretthópar eru settir á fót til að upphugsa og útfæra lausnir á tilteknum verkþáttum forgangsverkefna Hóparnir vinna eftir skilgreindu verklagi sem byggir á því að verkþættir sprettvinnunar eru brotnir niður í fjölmörg smærri úrlausnarefni (verkefnalager) sem leyst eru eitt af öðru. Framgangur úrlausna er öllum ljós á yfirlitstöflu í vinnurýminu. Að loknu hverju spretttímabili er árangurinn metinn og ákvörðun tekin um framhald forgangsverkefnsins.

VAL Á SPRETTVERKEFNUM: Ráðherra tekur endanlega ákvörðun um það hvaða verkefni eru sett á sprett og byggir ákvörðunin á samtali við ráðuneytisstjóra, skrifstofustjóra og aðra starfsmenn.

SPRETTHÓPUR: Skilgreindur hópur starfsmanna sem falið er að vinna ákveðið sprettverkefni og ber hópurinn sameiginlega ábyrgð á lokaafurðinni.

SPRETTMEISTARI: Valinn einstaklingur úr hópnum sem ber ábyrgð á að sprettverklagi sé fylgt.

SÝNILEIKI: Á vikulegum töflufundum er farið yfir framgang verkefna og nýir verkþættir settir af stað.

SKÝRLEIKI: Öllu skiptir að áskorunin/vandamálið sem leysa skal sé vel skilgreint í upphafi.

VERKEFNISEIGANDI: Skrifstofustjóri, hefur yfirsýn og veitir faglega endurgjöf og stuðning.

FYRSTA VIKAN: Hver spretthópur einblínir á að fá fullan skilning á sprettverkefni og skilgreinir þann árangur sem hann stefnir á að ná á spretttímanum.

FORSÍÐUFRÉTT: Hver spretthópur skrifar frétt dagsetta sjö vikur fram í tímann þar sem þeirri áskorun sem hópurinn stóð frammi fyrir og þeim árangri sem náðist er lýst.

VERKEFNALAGER: Dýnamískur listi yfir verkþætti sem hópurinn þarf að klára.

UPPISTAND: Vikulegir töflufundir þar sem spretthópar koma saman og fara yfir þá verkþætti sem kláruðust í fyrri viku, að hverju verður unnið í næstu viku og hvaða hindrunum þarf að ryðja úr vegi. Skrifstofustjórar stýra uppistandi.

STOFUGANGUR: Um miðbik spretttímabilsins kemur ráðherra á uppistand og fær kynningu og samtal um gang verkefna.

SPRETTLOK: Sameiginlegur viðburður alls ráðuneytisins þar sem hóparnir kynna afrakstur sinna spretta.

Fyrsta vikan

- í upphafi skal endinn skoða

Fyrsta vikan í spretti er kannski sú mikilvægasta en hún snýst um að ná sem bestum skilningi á þeirri áskorun sem leysa á og um leið að átta sig á þörfum og væntingum þeirra notenda sem lausnin mun hafa áhrif á

Fyrsta vikan byggir á þremur þáttum:

Spretthópar móta sér vinnulag

Spretthópar eru yfirleitt skipaðir 3-5 einstaklingum og það skiptir öllu máli að innan hópsins ríki traust, hreinskilni og hugrekki til að hugsa út fyrir kassann.

Í hópnum eru allir jafnir og tekur hópurinn saman ákvarðanir enda ber hópurinn sameiginlega ábyrgð á lokaútkomunni. Ein/n úr hópnum er sprettmeistari og er það hlutverk hans að kynna stöðu viðkomandi spretts á uppistandsfundum og halda utan um verklagið.

Áskorunin/vandamálið greint út frá hagsmunum notenda

Til að skilja að fullu þær fjölbreyttu þarfir og væntingar sem liggja að baki áskoruninni sem hópurinn er að leysa er honum uppálagt að setja á sig ,,gleraugu hönnunarhugsunar“ til að lausnirnar verði notendamiðaðar.

Hér skiptir máli að vera með opinn huga og draga saman á skapandi hátt þá þætti sem liggja að baki núverandi

stöðu - hvernig líður notendum/almenningi með þessa

stöðu, hvað er það sem hamlar breytingum, hvar gætum við gert betur, hver er þróunin í heiminum á þessu sviði

og hefur hún áhrif á okkar stöðu - o.s.frv.

Á þessu stigi er nánast bannað að koma með fullbúnar lausnir... þeirra tími mun koma síðar í sprettvinnunni.

3

Forsíðufrétt þar sem við sjáum ávinninginn fyrir okkur

Þegar hópurinn hefur öðlast skilning á áskoruninni þá liggur næst fyrir að hann smíðar tvær stuttar skilgreiningar sem eru í reynd kjarninn í allri vinnunni.

Hvert er vandamálið séð út frá þörfum notenda?

Hvert verður gildi lausnarinnar fyrir notendur?

Þegar þetta liggur fyrir skrifar hópurinn forsíðufrétt fram í tímann, þ.e. hún er samin eins og hún væri að birtast í lok spretttímabils, og segir frá þeirri áskorun og umfram allt þeim ávinningi sem hópurinn náði.

Í lok fyrstu vikunnar fundar hver hópur með ráðherra, ráðuneytisstjóra og skrifstofustjórum um sína forsíðufrétt. Að því loknu er sett upp sýning með öllum forsíðufréttunum.

Atriði til að hafa í huga við smíði forsíðufréttar

Forsíðufréttin skal segja áhugaverða sögu og alls ekki vera lengri en ein A4 síða.

Búðu til áhugavekjandi og lýsandi fyrirsögn þannig að lesandinn skilji um hvað málið snýst.

Í upphafi er stutt yfirlit um verkefnið og ávinninginn sem sóst er eftir - vanda skal þessa málsgrein því sumir munu ekki lesa lengra!

Gerið grein fyrir þörfum notenda og komið gjarnan með tilvitnun frá þeim.

Sýnið fram á hvernig þörfinni var mætt.

Búið til svör við líklegum spurningum - sérstaklega þeim erfiðu!

Segið frá upplifun þeirra sem njóta góðs af breytingunnieða finnið aðrar leiðir til að gera frásögnina eftirtektarverða.

Dragið efni fréttarinnar saman í beinskeytt niðurlag þar sem kemur fram hvað gerist í framhaldinu.

Hönnunarhugsun

Hönnunarhugsun (Design Thinking) er notendamiðuð nýskapandi nálgun sem felur í sér að leysa og greina „rétt“ vandamál. Grunnstefið í hönnunarhugsun er að skilja notendur sem verið er að hugsa þjónustu fyrir, setja sig í þeirra spor og skilja vandamálin eða verkefnin út frá öllum hliðum.

Hönnunarhugsun er oft skipt í sex fasa:

Hönnunarhugsun í umhverfi stjórnsýslu og stefnumótunar á vel við og þá er fókusinn oft frekar á fyrstu fasa hugmyndafræðinnar.

Hvað gerir lausnin fyrir

nemendur

frumkvöðla

vísindasamfélagið

atvinnulífið

fólkið í landinu

þig

Ýmis dæmi um verkfæri hönnunarhugsunar sem nýtast í sprettvinnunni

Það eru til óteljandi aðferðir og æfingar sem nýtast til að skilja, greina og leysa verkefnin. Hér eru nokkrar sem við höfum verið að nota og geta nýst á ýmsum stigum.

Oft eru notaðar sjónrænar aðferðir til að skoða og greina vandamál og lausnir með notandann í huga og leita fjölbreyttra aðferða við útfærslu og hönnun lausna.

Rich Picture

Góð leið til að hefja vinnuna, til að öðlast sameiginlegan skilning og greina hvar vandamálin liggja, hvernig kerfið lítur út, hvar tengingar eru og lausnirnar finnast

Hópurinn teiknar upp mynd af stöðunni eins og hún horfir við í dag. Notast er við einfaldar teikningar, tákn og stikkorð.

5xafhverju?

Leið til að skoða rót vandamálsins sem á að leysa

Aðferðin er einföld - spyrjið 5 sinnum af hverju? í tengslum við vandamálið.

Næsta af hverju? reynir svo að svara

því sem á undan kemur og þannig koll af kolli þar til komið er að rót vandans.

afhverju?

afhverju?

afhverju?

afhverju?

afhverju?

Hverniggætumvið? spurningar

Aðferð sem hjálpar við að skilgreina hvert vandamálið er og hvað lausninni er ætlað að leysa út frá ákveðnum þörfum og skilgreindu vandamáli (problem/opportunity statement).

Best er að orða spurninguna ekki of ítarlega en ekki of almennt. Spurningin þarf að vera mótuð út frá notanda og haghöfum.

Viðætlumaðbúatil sameiginlega háskólagáttþarsemskráningíallt háskólanámferfram

Hverniglíturþaðútfyrirnotendur?

Hvaðamöguleikarkomaíljós?

Hvaðaþjónustagætilíkaveriðþar?

Hvaðþarfaðvarast?

Sýnþriggja sjóndeildarhringja

Hverniggætumvið... hjálpað/styrkt/valdeflt/ [notanda]tilað[vandamál]

Yfirfærðu sýnina í verkefninu yfir í sögur af notendum

Við notum sögur af notendum til að skilja verkefnin betur, halda réttri siglingu og fínpússa lausnir.

Góð leið til að sjá fyrir sér hvað breytingar fela í sér og hvaða möguleikar búa í nýjum lausnum.

Þegar við

skoðum lausnir fyrir

vandamál dagsins í dag höfum við auga á framtíðinni og sjáum fyrir okkur hvernig

verkefnin koma til með að þróast.

1-3ár vandamálnútímans

5-10+ár staðaníframtíðinni 3-5ár

skrefintilaðkomast inníframtíðina

Á harðaspretti

Spretttaflan og litlu gulu miðarnir eru hjartað í vinnulaginu. Taflan er á besta stað í vinnurýminu og miðarnir sýna stöðu mála hverju sinni og hvernig verkefnin færast fram á við.

Vikulega á spretttímabilinu hittast allir starfsmenn á uppistandi við töfluna, fara yfir verkefnin og færa verkefnamiðana til svo árangurinn sé augljós öllum.

Á uppistandinu svarar hver spretthópur þremur spurningum:

Hvaða verkefni kláruðust í síðustu viku?

Hvaða verkefni náðist ekki að klára og hvaða ljón eru í veginum?

Hvaða verkefni á verkfæralagernum ætlum við að leysa í næstu viku og hvernig skiptir hópurinn með sér verkum?

Um mitt spretttímabilið kemur ráðherra á stofugang þegar hann tekur þátt í vikulegu uppistandi. Hér gefst spretthópnum kærkomið tækifæri til að ræða milliliðalaust við ráðherra um stöðu mála og framhaldið og jafnframt fær ráðherra nákvæma stöðu á framgangi verkefna.

forsíðufréttir lokaútkoma

Ein mesta snilldin við sprettfyrirkomulagið er að stór, flókin og illviðráðanleg úrlausnarefni eru brotin niður í fjölmarga smáa og viðráðanlega verkþætti. Á föstum fundum hittist spretthópurinn, skiptir með sér verkum og fer yfir stöðuna. Þess á milli vinna hópmeðlimir sjálfstætt að því að leysa þá verkþætti sem hver og einn ber ábyrgð á.

Margt smátt gerir eitt stórt!

Að koma í mark

-síðasta vikan og sprettlok

Lokavikan í spretti snýst um að taka saman niðurstöðu vinnunnar, fínpússa

tillögur og móta áframhaldandi vinnu við forgangsverkefnið. Niðurstöðurnar eru kynntar á sprettlokum fyrir ráðherra og öðru starfsfólki.

Að því loknu er áfanganum fagnað með

viðeigandi HVINanda!

Lokakynning

Lokadagur spretta er stór viðburður í dagatali HVIN. Á deginum er kynning á öllum sprettverkefnum þar sem hópar setja fram niðurstöður vinnu sinnar í stuttri 3-5 glæru kynningu.

Stefnumótandi fundur með ráðherra, ráðuneytisstjóra og skrifstofustjórum

Hver hópur á 15 mínútna kynningarfund þar sem farið er yfir sprettinn.

Hvað kom í ljós? Hver eru

næstu skref? Hvernig er hægt að halda verkefninu áfram?

Frágangur til fyrirmyndar

Mikilvægt er að huga vel að öllum vinnuskjölum og ítarefni sem spretthópurinn hefur unnið með og vista í málaskrá

HVIN. Gott er að hreinsa upp og henda út efni sem á ekki lengur við þannig að upplýsingagjöf til þeirra sem koma til með að vinna áfram að lausn forgangsverkefnisins sé skýr.

Viðhorfskönnun í sprettlok

Okkar markmið er að vera sífellt að leita leiða til að bæta verklag ráðuneytisins og þess vegna svara allir spretthópar viðhorfskönnun um hvað virkar og hvað má betur fara.

Góðri vinnu ber að fagna!

Ein mikilvægasta eign ráðuneytisins er HVINandinn

- þ.e. jákvæðnin, sköpunarkrafturinn, hugrekkið og vináttan sem við viljum að séu einkennismerki okkar.

Saman vinnum við - saman fögnum við!

Þaðersíðaní íhöndumskrifstofustjóra ásamtaliviðspretthópað fkveðahvernigvinnuvið organgsverkefniðskuli háttaðáfram.

Það leynist ýmislegt í

verkfærakistu HVIN

þverfaglegt skipurit

skýrsýn

markvissir fundir (,,ekkifráhelvíti“)

sameiginleg stefnumörkun meðsprettum

vinnustofur

hönnunarhugsun

Í stöðugri viðleitni til að gera alltaf aðeins betur hefur HVIN komið sér upp verkfærakistu með fjölbreytilegum tólum og tækjum. Allt snýst þetta um að gera starf ráðuneytisins markvissara og snarpara. Við ætlum okkur að vinna af fagmennsku en um leið þora að leita óhefðbundinna lausna... og þegar það á við að skora gamlar kennisetningar á hólm. Við erum í þjónustu almennings og þess vegna leitum við notendamiðaðra lausna.

gæðiog ferlar

ÁRANGUR

tölfræðiog mælikvarðar

HVINandinn

fjölbreytilegur sveigjanleiki

stofugangur

(afturkræf) mistök

Verkfærakista HVIN er í stöðugri þróun, sumt hefur reynst afbragðs vel en annað kannski ekki alveg náð flugi

- en þá er það einfaldlega tekið út.

FYRIR ÍSLAND

Markmiðið er hins vegar alltaf eitt og hið sama, ÁRANGUR

Hugmyndir og betrumbætur