EJENDOMDANMARKS MARKEDSSTATISTIK
Beskrivelse af dataflow
1. Baggrund
Dette notat er udarbejdet for at skabe transparens i den måde, EjendomDanmark indsamler, behandler og publicerer data og statistik. I notatet beskrives det flow, der er etableret for produktion af EjendomDanmarks markedsstatistik beskrevet fra start til slut, herunder hvilke data, der indsamles og de processer, der er forbundet med indsamlingen, samt hvorledes data bliver bearbejdet og hvilke dataaftaler til statistik, der er indgået.
2. Indsamling af data
Siden starten af 2014 har EjendomDanmark indsamlet en række ejendomsrelaterede oplysninger fra branchens aktører til brug for udarbejdelse af analyser og nøgletal samt til understøttelse af politisk arbejde til gavn for ejendomsbranchen. Målsætningen med etableringen af statistikken var at skabe det bedste grundlag for nøgletal, statistik og services på området, gennem et frivilligt samarbejde, baseret på branchens viden og ekspertise.
De indsamlede markedsdata omhandler leje, tomgang, værdiansættelser, historiske afkast og restancer. Indsamlingens konkrete indhold inden for de forskellige dataområder fremgår af ” Beskrivelse af EjendomDanmarks markedsstatistik ”.
2.1 Formål med indsamlingen af markedsdata
• Professionelle udlejere skal have de bedste kort på hånden, når det kommer til markedsindsigt.
• Markedsindsigten skal være med til at understøtte ejendomsvirksomhedernes forretning på de områder, hvor EjendomDanmarks datagrundlag har en komparativ fordel i forhold til øvrige data- og statistikudbydere.
• Funderet og troværdig data skal bidrage til det politiske arbejde, der sker på vegne af og til fordel for branchen.
2.2 Målsætninger
• EjendomDanmark skal have det bedst mulige udgangspunkt for politisk interessevaretagelse baseret på troværdige analyser ud fra et stærkt fundament af valide markedsdata.
• Markedsstatistikken skal være landsdækkende.
• Markedsstatistikken skal være repræsentativ i relation til branchens forskellige aktører.
- beskrivelse af dataflow
• Markedsstatistikken skal understøtte såvel nuværende krav fra branchens aktører som fremadrettede ønsker for anvendelsen af data og markedsindsigt.
2.3 Fortrolighedsaftaler
EjendomDanmark forpligter sig til at behandle oplysninger varsomt og fortroligt. Al arbejde forbundet med indsamling og behandling af data er derfor underlagt EjendomDanmarks fortrolighedserklæring. Den fulde fortrolighedserklæring kan findes under punktet ”Er mine data fortrolige?” på www.ejd.dk/statistik/indberetning. EjendomDanmarks fortrolighedsforpligtigelse indebærer, at EjendomDanmark skal hemmeligholde al fortrolig information, som er/vil blive udvekslet i den forbindelse. De fortrolige oplysninger, som er indeholdt i statistikken er: administrativ lejerident, lejemålets adresse, ejendommens BBR-nr./ BFE-nr, virksomheden der indberettes for, aftalt leje, midlertidig lejenedsættelse, driftsomkostninger, forbrugsomkostninger, tomgangsstatus, restanceopgørelse, oplysninger om værdiansættelse og historiske afkast.
EjendomDanmark er berettiget til at videregive oplysninger til de i fortrolighedserklæringen anførte tredjeparter, som fx Danmarks Statistik, som viderebehandler data for at understøtte formålene med indsamling og behandling, som anført under afsnit 7.
EjendomDanmark forpligtet til at sikre, at disse tredjeparter ligeledes forpligter sig til at behandle oplysningerne fortroligt. Offentliggørelse af de indsamlede data vil udelukkende ske i aggregeret og anonymiseret form. Det betyder, at offentliggjorte oplysninger ikke kan tilknyttes til enkelte ejendomme og enkelte aktører. Dette gælder også, hvor offentliggørelse sker via samarbejdspartnere, som Danmarks Statistik eller Skatteministeriet.
2.4 Håndtering af personoplysninger
De oplysninger, som EjendomDanmark modtager, kan indeholde personoplysninger – som lejemålets adresse eller lejernummer i et administrationssystem. Der er tale om almindelige personoplysninger, der falder under GDPR, men som ikke er underlagt skærpede krav om særlig beskyttelse. I forbindelse med aggregeringen af data, sikrer EjendomDanmark desuden, at oplysningerne bliver anonymiseret før offentliggørelse.
Der sker således ikke offentliggørelse af personhenførbare oplysninger.
I det omfang det materiale, der deles med de i fortrolighedserklæringen anførte tredjeparter til viderebehandling og hvor materialet indeholder endnu ikke anonymiserede personoplysninger, betragtes disse oplysninger som fortrolige, og de er derfor underlagt fortrolighedserklæringen jf. afsnit 2.3.
Der er foretaget en ekstern vurdering af, hvorvidt disse oplysninger lovligt kan indgå i indsamlingen. Notatet fra Kromann Reumert findes her
Den korte opsummering er, at videregivelse til EjendomDanmark kan baseres på interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f, dvs. at der ikke skal indhentes samtykke fra lejerne.
Lejerne bør dog orienteres om, at der kan ske videregivelse af ejendomsrelaterede oplysninger, der kan henføres til dem. Denne oplysningspligt kan nemt opfyldes via en privatlivspolitik på administrators eller ejers hjemmeside, der er rettet mod lejerne, og der kan med fordel henvises til EjendomDanmarks persondatapolitik om behandling af personoplysninger i forbindelse med markedsstatistikken, som findes her
Ejendomsadministratorer der har indgået en databehandleraftale med deres kunder, og som indberetter data på vegne af dem, bør desuden være opmærksomme på, hvorvidt den indgåede administrationsaftale eller tilhørende databehandleraftale, indeholder en instruks om, at der skal/må ske videregivelse af ejendomsrelaterede oplysninger til EjendomDanmark. Instruksen kan være en del af enten administrationsaftalen eller databehandleraftalen men kan også gives særskilt.
3. Indberetning af data
Når EjendomDanmark indsamler data, sker modtagelsen af data i dag på tre forskellige måder:
• Indberetning via EjendomDanmarks indberetningsportal.
• Pr. mail, hvor der regelmæssigt sendes en opgørelse til markedsstatistik@ejd.dk
• Automatisk indberetning gennem aftale med UNIK Bolig.
Ved alle tre metoder ender data i indberetningsportalen, så alle data bliver samlet ét sted og med samme format i en database på en af EjendomDanmarks sikrede servere, isoleret fra EjendomDanmarks øvrige arbejdsmiljø. Herunder følger en beskrivelse af de enkelte metoder.
3.1 Indberetning via EjendomDanmarks indberetningsportal Deltagere i markedsstatistikken kan sikkert og på egen hånd indberette markedsdata direkte til markedsstatistikken gennem EjendomDanmarks indberetningsportal. Det sker ved, at hver deltager får et unikt og personligt login til portalen.
EjendomDanmarks indberetningsportal kan findes på https://indberetning.ejd. dk . En vejledning til anvendelsen af indberetningsportalen findes på EjendomDanmarks hjemmeside under ” Hjælp til indberetning”.
Når en indberetter logger på indberetningsportalen, har brugeren adgang til alle virksomhedens indberetninger – ikke øvrige markedsdata i databasen. Login til indberetningsportalen administreres af enkelte medarbejdere i EjendomDanmark.
3.2 Indberetning pr. mail
I tilfælde af indberetning via mail henviser EjendomDanmark til muligheden for at sende en krypteret mail. Indberetning via mail vil primært ske til markedsstatistik@ejd.dk . De indberettede data vil først blive gemt på en af EjendomDanmarks sikrede servere, hvorefter indberetningen slettes.
3.3 Automatisk indberetning
EjendomDanmark har sammen med UNIK udviklet en løsning, som automatisk danner og indberetter et udtræk af markedsdata for de medlemmer, der ønsker det og har accept på vegne af ejer/administrator. De med UNIK afstemte oplysninger bliver sendt direkte til EjendomDanmarks sikrede FTP-server.
4. Opbevaring af data
4.1 Sikkerhed og adgang til data
Alle data lagres på sikrede servere, der er isoleret fra EjendomDanmarks øvrige arbejdsmiljø. Adgang hertil er begrænset til udvalgte medarbejdere i EjendomDanmarks team for markedsstatistik.
Markedsdata bliver opbevaret i tre forskellige datamiljøer, som bliver vedligeholdt af tre forskellige samarbejdspartnere. Data ligger i tre forskellige datamiljøer, da hvert miljø har sin funktion.
• På indberetningsportalen samles de indberettede rådata i en såkaldt SQLdatabase, som kun EjendomDanmarks team for markedsstatistik har adgang til. Den enkelte indberetter har ikke adgang til serveren, men kan på indberetningsportalen se sine egne – og kun sine egne – indberetninger.
Serveren er sikret, vedligeholdt, overvåget og bliver opdateret efter forskrifterne.
• Selve databehandlingen sker på en produktionsserver, som er et lukket datamiljø til databehandling forbeholdt EjendomDanmarks medarbejdere. Hertil bliver rådata indlæst fra SQL-databasen og data bearbejdes til endelige produktionsdatasæt, som ligger til grund for den færdige database.
Serveren er sikret, vedligeholdt, overvåget og bliver opdateret efter forskrifterne.
• Når udbuddet af statistik sker gennem statistiske datatjenester, kan medlemmer med en aftale om dette indhente nøgletal via et udviklet API (Application Programming Interface). API”et skaber en fleksibel og effektiv forbindelse til EjendomDanmarks markedsstatistik, så brugere med adgangen på en automatisk og effektiv måde kan trække nøgletal ud fra EjendomDanmarks markedsstatistik. Nøgletallene er udelukkende i aggregeret og anonymiseret form.
Serveren og SQL-databasen er begrænset i et stort omfang således, at EjendomDanmarks team har fuld kontrol over adgangen.
4.2 Aftaler med IT-samarbejdspartnere
De eksterne servere til upload af data, opbevaring og produktion, som jf. 4.1 er driftet og vedligeholdt af eksterne IT-samarbejdspartnere, er underlagt samme fortrolighed og tavshedspligt som EjendomDanmark. Relevante medarbejdere fra disse IT-samarbejdspartnere står på EjendomDanmarks insiderliste, og de har samme begrænsninger, som beskrevet ovenfor.
5. Databehandling
5.1 EjendomDanmarks databehandling
Data på produktionsserveren bliver behandlet af EjendomDanmarks datamedarbejdere. Her gennemgår data en række processer for fejlretning, validering og beregninger, som er med til at sikre markedsstatistikkens kvalitet. I behandlingsprocessen sikres det, at data er brugbart til anvendelse i EjendomDanmarks markedsstatistik.
Der er om nødvendigt løbende kommunikation med indberettere med udgangspunkt i en ”fejlfil” som indberetter modtager pr. mail. Heri henvises der også til den omhandlende adresse eller den unikke ”lejemålsident”. Den afsendte fejlfil slettes fra EjendomDanmarks mailsystem.
5.2 Insiderlister hos børsnoterede ejendomsvirksomheder
Ejendomsvirksomheder, der er børsnoterede eller lignende, kan have behov for yderligere sikkerhed, end hvad der gives med fortrolighedserklæringen. Derfor udarbejder EjendomDanmark en insiderliste til de indberettere, som ønsker det. Der bliver hertil indhentet en særlig erklæring fra de pågældende medarbejdere, der sikrer den relevante begrænsning i at handle med navngivne ejendomsaktier mv.
6. Offentliggørelse af nøgletal
Nøgletal, der bliver udarbejdet til statistik og analyser om fx økonomisk tomgang, aktuel leje og markedsleje, til- og fraflytningsrater m.v. bliver offentliggjort i en sådan form, at ingen indberetters fortrolige oplysninger bliver afsløret. Når EjendomDanmark offentliggør oplysninger, sker det således i aggregeret og anonymiseret form.
Der bliver taget højde for, at der er
• et tilstrækkeligt antal lejemål
• et tilstrækkeligt antal ejendomme og
• et tilstrækkeligt antal ejere, som kan sikre, at ingen oplysninger fra konkrete kontrakter, ejendomme eller aktører kan afsløres.
Det sikres desuden, at én indberetters data/ejendom ikke fylder for meget i beregningen – målt på årsleje og areal. I nogle tilfælde vil der også blive taget højde for dækningsgraden i et område efter den arealmæssige dækning af EjendomDanmarks markedsstatistik i forhold til samlede opgjorte udlejningsareal i området (estimeret ud fra BBR-data).
7. Dataaftaler med tredjeparter
For at kunne opfylde formålet med dataindsamlingen på bedste vis og for at EjendomDanmarks markedsstatistik kan tjene medlemmernes interesser, er EjendomDanmark åbne over for og har indgået eksterne samarbejder om data og statistik, som kan understøtte bedre produkter og udbredelsen af markedsindsigt til branchen og samfundet.
Med det udgangspunkt skal dataaftaler udvide spektret af muligheder, som EjendomDanmark kan benytte sig af i forhold til at understøtte udviklingen af statistiske tjenester og løfte niveauet for tilgængeligt datagrundlag til analyser og overvågning af markedet.
7.1 Danmarks Statistik
EjendomDanmark indgik i december 2021 en aftale med Danmarks Statistik om indsamling af data for erhvervsejendomme med to formål:
• Markedsdata skal gennem aftalen tjene som input til vurderingsarbejdet i forhold i til erhvervsejendomme i Skatteministeriet og de dertilhørende styrelser. Danmarks Statistik aggregerer til formålet data inden for mindre geografiske områder, inden for de gældende regler i Danmarks Statistiks Datafortrolighedspolitik. Det er kun aggregerede tal, som danner udgangspunkt for vurderingsarbejdet, og Danmarks Statistik må ikke overdrage rådata til andre myndigheder eller anvende mikrodata til andre formål uden aftale med EjendomDanmark.
• Det Europæiske Risikoråd (ESRB) ønsker at forbedre mulighederne for at overvåge det finansielle marked, og derigennem at undgå potentielle økonomiske kriser i fremtiden. For at understøtte dette vil Danmarks Statistik udvikle overordnede indikatorer for erhvervsejendomsmarkedet for lejeudvikling, tomgang og afkastgrad. Etablering af statistik udføres i samarbejde med EjendomDanmark. Muligheden for at følge udviklingen i lejepriser, ledige lejemål og afkastgrad giver desuden mulighed for at monitorere om erhvervsejendomsmarkedet nærmer sig en overophedning, så der i tide kan gribes ind med nødvendige foranstaltninger.
Udvekslingen af data foregår via krypteret upload til Danmarks Statistiks sikrede FTP-server.
Indberettede data til Danmarks Statistik og Skatteministeriet må udelukkende blive anvendt til udarbejdelse af overordnede normtal, og udvekslingen af data til Danmarks Statistik og Skatteministeriet er underlagt samme tavshedspligt og fortrolighed som EjendomDanmark. Herunder må Danmarks Statistik og/eller Skatteministeriet under ingen omstændigheder videregive data til kontrolformål i regi af SKAT.
7.2 Lejetjek+
Som en del af udviklingen af EjendomDanmarks egen statistiktjeneste, Lejetjek, har EjendomDanmark sammen med virksomheden Estaid i 2021 udviklet
Lejetjek+ med udgangspunkt i EjendomDanmarks markedsstatistik. Mens selve værktøjet – der muliggør en udvidet modelberegning af lejebenchmark på en hvilken som helst ejendomsenhed – ligger på virksomheden Estaids ejendomsplatform, har Estaid ikke adgang til de detaljerede og fortrolige data i EjendomDanmarks markedsstatistik. Estaid har mulighed for at kalde på et aggregeret nøgletal for et vilkårligt område eller en vilkårlig ejendom i form af en beregnet
markedslejefordeling, gennem et til formålet tilknyttet modul i API-tjenesten, som EjendomDanmark har fået udviklet (jf. afsnit 4.1). Beregningsmodellen er stillet til rådighed og dannet på baggrund af førnævnte kriterier for lejeniveauer. Det estimerede lejeniveau sendes retur, hvis offentliggørelseskriterierne er opfyldt (jf. afsnit 6).
7.3 Ejendomstorvets Udbudsstatistik
Ejendomstorvets ”Udbudsstatistik” kortlægger hvert kvartal udbuddet af danske erhvervslejemål fordelt på butikker, kontorer samt lager-/produktionslokaler – opgjort som udbudte kvadratmeter målt i forhold til den samlede bestand af kvadratmeter.
EjendomDanmark har siden 2011 bidraget til grundlaget for denne statistik med opgørelse af ledige kvadratmeter på ejendomsniveau, baseret på en mindre del af EjendomDanmarks markedsstatistik. Lejemålsoplysninger, ejerforhold, leje eller øvrige oplysninger i markedsstatistikken overleveres ikke gennem denne aftale. Bidraget omfatter tomme arealer på ejendomsniveau således at tomme arealer for enkelte lejemål ikke bliver afdækket.
7.4 De Økonomiske Råds Sekretariat
De Økonomiske Råds Sekretariat (DØRS) har fået adgang til EjendomDanmarks markedsstatistik i forbindelse med udarbejdelsen af en ny rapport i relation til ejendomsbranchen. I en kommende rapport ønsker DØRS’ formandskab at analysere de fordelingsmæssige konsekvenser og samfundsøkonomiske omkostninger i form af manglende mobilitet i Danmark som følge af huslejereguleringen.
Udvekslingen af data foregår via upload til EjendomDanmarks sikrede FTPserver, som navngivne medarbejdere i DØRS har adgang til.
De pågældende medarbejdere i DØRS er underlagt samme tavshedspligt og fortrolighed som EjendomDanmark. Det betyder, at DØRS ikke må offentliggøre eller videresende data i ubehandlet form. Det vil sige, at ingen individuelle data kan blive afsløret.
7.5 Aftaler med studerende
EjendomDanmarks markedsstatistik kan undtagelsesvist gøres tilgængelig for studerende, som skriver opgaver relateret til ejendomsbranchen. Opgaveemnerne vil blive vurderet fra gang til gang i forhold til, om de vil gavne ejendomsbranchen. Ligesom med de andre aftaler, så vil de studerende være underlagt samme tavshedspligt og fortrolighed, som alle andre involverede parter i markedsstatistikken.
Markedsstatistik - beskrivelse af dataflow