1.8. Teyit (Doğrulama) Mektupları Gönderilen mektubun, siparişin veya önemli bir başka belgenin teslim alındığını ve kabul edildiğini bildirmek için yazılan yazılara teyit mektupları denir. Teyit mektupları; daha sonraki çalışmalarda esas olacak bağlayıcı nitelik taşıması için iki nüsha halinde alıcıya gönderilir ve alıcı teyit mektubunun bir nüshasının altına “kabul ediyorum” ibaresi yazarak altını imzalar. Alıcı onayladığı nüshayı tekrar karşı tarafa gönderir. Onaylanan nüshaya bundan sonra tasdik mektubu denir. Teyit mektupları ile ilgili hususlar
Teyit mektubu; şükran ve minnet duygularını incelikle ifade etmelidir,
Gerekiyorsa teslim alma bilgileri yazılabilir,
Onaylanıp tasdik mektubuna çevrilecek teyit mektupları; ileride bağlayıcı belge niteliği taşıdığı için çok titiz incelenmelidir.
Tasdik edilecek teyit mektuplarında ve mahsurlu hususlar görüldüğü takdirde onaylanmamalıdır. Bu durum, arzu üzerine karşı taraf ile yeniden iletişim kurularak ele alınabilir.
17