Contabilidad en las Organizaciones by Helmer muñoz hernandez

C O N TA B I L I D A D EN LAS

ORGANIZACIONES

TABLA DE CONTENIDO ASPECTOS GENERALES DE LA CONTABILIDAD

1. Concepto básico de la contabilidad

1.1 Usuarios Internos de la información

1.2 Usuarios Externo de la información

2. Tipos de contabilidad

2.1 Contabilidad financiera

2.2 Contabilidad gerencial

2.3 Contabilidad fiscal

2.4 Contabilidad de costos

2.5 Contabilidad ambiental

2.6 Contabilidad forense

2.7 Contabilidad de gestión

3. Abordaje mundial de la contabilidad 3.1 Visión mundial de la adopción de las IFRS

8 11

3.2 Antecedentes de impacto de la aplicación de los IFRS nivel mundial 4. Normas internacionales en Colombia 4.1 Antecedentes

14 16 16

4.2 Implementación de las normas internacionales de información financiera NIIF o IFRS

4.2.1 Adopción de las NIIF.

4.2.2 Reconocimiento de partidas contables.

4.2.3 Medición de las partidas contables.

4.2.4 Base de medición de los activos.

4.3 Estado situación financiero de apertura-ESFA-

EMPRESA, CARACTERISTICAS GENERALES

1. Concepto de empresa

1.1 Capital humano

1.2 Trabajo

1.3 Recursos de materiales

2. Clasificación de las empresas

3. Responsabilidades de las empresas

3.1 Responsabilidad sustancial

3.2 Responsabilidades formales

3.2.1 Inscripción de registro mercantil

3.2.2 Registro de operaciones contable

3.2.3 Declaraciones tributarias

3.2.4 Facturación o comprobante de venta

3.2.5 sujeto no responsables del IVA

3.3 Impuesto de carácter nacional 3.3.1 Impuesto sobre las ventas

3.3.2 Impuesto sobre la renta o ganancias

3.4 Impuesto de carácter municipal

3.4.1 Impuesto de industria y comercio

3.5 Obligaciones de carácter municipal

3.5 Otras Obligaciones de carácter formal

3.5.1 Inscripción en el registro único tributario

3.5.2 Sanciones relativas al cumplimiento del RUT

3.5.3 Control de operaciones diaria (Libro fiscal)

3.6 Destinación de los tributos

LAS CUENTAS, ANALISIS Y MANEJO

1. Concepto cuentas contables

1.1 Forma bรกsica de las cuentas

1.2 Registro de las cuentas T

1.2.1 Saldo de las cuentas T

2. Nomenclatura de las cuentas y su naturaleza 2.1 Cuentas reales o de balance

64 64

2.1.1 Activo

2.1.3 Patrimonio

2.2 Cuentas nominales o de ganancias

2.2.1 Ingresos

2.2.2 Gastos

2.2.3.1.1 Mano de obra directa- MOD

2.2.3.1.2 Materiales Directos-MD-

2.2.3.1.4 Costos indirectos de fabricaciรณn- CIF-

3. Partida doble

4. Asientos contables

4.1 Asientos simples

4.2 Asientos compuestos

5. Asiento diarios

5.1 Tipo de transacciones presentadas

5.2 Dinรกmicas

6. Ecuaciรณn patrimonial

INVENTARIOS

107

1. Concepto

108

1.1 Medición de los inventarios

108

1.1.1 Costos de adquisición

109

1.1.2 Costos de transformación

109

1.1.3 Otros costos

110

1.1.4 Costos indirectos fijos

110

1.1.5 Costos indirectos variables

110

1.2 Costos excluidos de los inventarios

111

1.3 Técnicas de medición de los costos

111

1.3.1 Técnica de costo estándar

111

1.3.2 Técnica de los minoristas o retail

112

1.3.3 Técnica de precio más reciente

113

2. Contabilización de los impuestos

128

2.1 Tarifas

128

2.1.1 Autorretención: Tarifas

129

PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

133

1. Concepto

133

1.1 Reconocimiento

134

1.2 Medición inicial

134

1.3 Medición posterior

138

1.3.1 Método de revaluación 2. Depreciación 2.1 Vida útil del activo

138 139 139

2.1.1 Criterios actuales para determinar la vida útil del activo

139

2.1.2 Un bien puede dividirse en componentes o partes

140

2.2 Valor residual

140

2.3 Método de depreciación

140

2.3.1 Línea recta

141

2.3.2 Método de unidades decreciente

142

2.3.3 Método de unidades de producción

142

2.3.4 No siempre se debe usar el método de línea recta al depreciar

143

2.3.4 Depreciación de un activo al que se le da poco uso

143

2.3.5 Depreciación de activos que no estén en uso

144

3.Concepto de unidad de cuenta en propiedad, planta y equipo 3.1 Individualización de activos

144 145

4. Adquisición de propiedades, planta y equipo con financiación implícita.

147

5. Reemplazo de componentes en propiedades, planta y equipo 5.1 Materialidad

151 151

LIBROS DE CONTABILIDAD

156

1. Concepto

157

2. Libros principales

157

2.1.1 Registro en los libros de inventario y balance 2.2 Libro diario 2.2.1 Registro en el libro diario 2.3 Libros mayores

158 162 162 163 7

2.4 Libros auxiliares 2.4.5 Registro en los libros auxiliares

163 163

AJUSTES DE CONTABILIDAD

165

1. Concepto

166

1.1 Ajustes ordinarios

166

2. Ajuste de caja

166

3. Ajustes de banco

169

3.1 Nota debidos

169

3.2 Notas crédito

171

3.2.1 Otros errores en los saldos de banco 4. Ajuste de deterioro de cartera

171 172

4.1 Recuperación de cartera deteriorada

175

4.2 Recuperación de cartera en el mismo año

175

4.3 Tratamiento del deterioro para términos fiscales

176

4.3.1 Provisión individual

176

4.3.2 Provisión General

176

4.4 Modelo de análisis de cartera 4.4.1 Contabilización de provisión 4.5 Tratamiento de las cuentas incobrables 5. Ajuste de inventarios

177 178 179 180

5.1 Inventario físico mayor que el valor en libro

180

5.2 Inventario físico menor que valoren libro.

181

6. Ajuste de activos fijos

183

6.1 Consideración de la vida útil contable

183

6.2 Consideración de la vida útil fiscal

184

HOJA DE TRABAJO

187

1. Concepto

188

1.1 Detalles del formato

188

1.1.1 Código de cuenta

188

1.1.2 Balance de comprobación

188

1.1.3 Ajustes

188

1.1.4 Balance ajustado

189

1.1.5 Estado de resultados

189

1.1.6 Estado de situación financiera ESTADOS FINANCIEROS

189 191

1. Concepto

192

2. Estado de situación financiera

192

2.1 Forma de presentación del estado de situación financiera

193

2.1.1 Activos corrientes

193

2.1.2 Activos no corrientes

193

2.1.3 Pasivo corrientes

193

2.1.4 Pasivo no corrientes

194

3. Estado de resultados

196

3.1 Forma de presentación

196

4. Estado de flujo de efectivo

198

4.1 Estructura del estado de flujo de efectivo

198

4.1.1 Actividades de operación

198

4.1.2 Actividades de inversión

202

4.1.2 Actividades de financiación

202

5. Estado de cambio en el patrimonio

212

NOMINA Y PRESTACIONES SOCIALES

233

1. Concepto

234

1111111

1.1 Partes de una nomina 1.1.1 Devengado

234

1.1.2 Deducciones

234

1.1.3 Apropiaciones

234

2. Seguridad social

235

2.1 Aportes a salud

235

2.2 Aportes a pensiรณn

235

2.3 Valores de acuerdo a las normas fiscales

235

3 Riesgos laborales

234

236

3.1 Tasa de cotizaciรณn

236

4 Aportes parafiscales.

237

5 Prestaciones sociales.

237

6 Horas extras

242

TABLAS Tabla 1. Condiciones para declarar renta personas naturales residentes

Tabla 2. Tarifa de impuesto de industria y comercio para actividad de comerciantes

Tabla 3. Periodos de pago de impuestos nacionales aplicables a los comerciantes

Tabla 4. Condiciones de los impuestos municipales aplicados a los comerciantes de menores ingresos

Tabla 5. Destinaciรณn de los recursos de los impuesto nacionales y municipales

CUADROS Cuadro 1. Tipos de contabilidad

5 81

Cuadro 2. Dinรกmicas de las cuentas Cuadro 3. Mediciรณn de los inventarios Cuadro 4. Modelo de provisiรณn General

110

Cuadro 5. Modelo de provisiรณn individual

178

Cuadro 6. Cuadros de anรกlisis de flujo de efectivo

205

177

GRÁFICOS Gráfico 1. Ciclo de la contabilidad

Gráfico 2. Calendario de adopción de norma internacional

Gráfico 3. Elementos necesarios de una empresa

Grafico 4. Clasificación de las empresas de acuerdo a su actividad

Libro de contabilidad en las organizaciones

Autores: Deivi Fuentes Doria Diana Patricia Franco Campo Hector García Alarcón Aníbal Enrique Toscano Hernández Dina Castro Ramos Helmer Muñoz Hernández

Diseño de portada y diagramación William Durango Zapa Editorial Ediciones Universidad de Sinú Edición N°1 - 10 de diciembre de 2019 ISBN: 978-958-8553-81-8

Dedicatoria A mi esposa Melisa Fajardo, a mis padres Damaso y Catalina quienes han sido la fuente de mi inspiración para estos logros académicos Agradecimiento Inicialmente agradecer a Dios que es el creador y fuente de toda mi vida, agradecer a la Universidad Pontifica Bolivariana por el apoyo académico, a mis amigos, especialmente a Ever Velásquez, por todo su apoyo y motivación

Deivi David Fuentes Doria

PREFACIO La evolución que ha tenido las normas contables en los últimos años ha generado grandes cambios en las empresas. La entrada de las normas internacionales de información financiera (En adelante NIIF) abrió una perspectiva diferente de lo contable, dándole importancia a la realidad de los hechos económicos para los reportes de la situación financiera de los entes empresariales. La separación de las normas contables y fiscales, fue el primer paso de una ruptura de pensamientos normativos fiscales, acostumbrado aplicar en las prácticas de la contabilidad. la manera de percibir las normas contables hoy permite mostrar un ambiente económico confiable, veraz que admite a las organizaciones apropiar información en la toma de decisiones. Esta obra formula un entendimiento básico de las normas contables, aplicando las normatividades establecida en la ley 1314 del 2009 y su decreto único reglamentario 2496 del 2015. Con las cuales propone al lector conocer un abordaje conceptual de las NIIF o IFRS en Colombia y mundialmente, las problemáticas que viven las empresas y los mayores problemas presentado a nivel mundial en los procesos de implementación de los estándares desde el año 2015. Una vez abordado una visión nacional e internacional, se sumerge en nociones básicas de contabilidad, cualidades de la información contable, usuarios de la información y las distintas contabilidades en su campo especifico. Seguidamente se desarrolla la concepción de empresa, los tipos de empresa en Colombia y su clasificación en acuerdo a las normas del código de comercio vigente. En ella se desarrollan competencias fundamentales en el desarrollo de las organizaciones tales son las responsabilidades de la empresa en la gestión contable y fiscal, abordando algunos impuestos de carácter nacional y municipal que debe pagar las empresas una vez se formalicen. Posterior se abordan los conceptos de cuentas, ajuste aplicado a las cuentas, naturaleza, contabilización obteniendo el resaludo concluyente los estados financieros como informe final de la gestión contables y fiscal.

ASPECTOS GENERALES DE LA

CONTABILIDAD

La contabilidad es percibida como una herramienta aplicada en las organizaciones que permite organizar información financiera para la toma de decisiones. Es así, que el contexto mundial las prácticas contables se han convertido en utilidad en las empresas, no solo por el cumplimiento de las normas locales e internacionales, más enfocadas a los beneficios en calidad de mejora de los procesos administrativos y funcionales.

OBJETIVOS

1. Conocer los conceptos básicos de la contabilidad aplicadas en las organizaciones. 2. Identificar los usuarios de la información contable en las organizaciones. 3. Describir los tipos de contabilidad y su enfoque de aplicación. 4. Conocer el abordaje nacional y mundial de la contabilidad financiera.

1. Concepto básico de la contabilidad La contabilidad a nivel mundial es definida como un sistema de información para la toma de decisiones, apoyado en el proceso de registro de operaciones contables y fiscales, valoración representación de los activos financieros y no financieros, captación de información relevante, comunicación a los usuarios de la información y finalmente la interpretación de los estados financieros. Grafico 1. Ciclo de la contabilidad

Fuente: Fuentes y otros (2018)

Como vemos en la gráfica 1, la contabilidad parte del tipo de actividad que desarrolla la empresa, valorando y analizando los registros de operaciones causadas y clasificando dicha información para los usuarios de la información, en la toma de decisiones.

1.1 Usuarios Internos de la información Corresponde a usuarios internos de la información, los sujetos relacionados con la directivos, consejos administrativos y empleados de la entidad, de tal modo que la dirección se conforma por la gerencia siendo órgano de planeación, ejecución y control de las acciones empresariales del ente. Asimismo, el concejo administrativo como organismo jurídico de toma de decisiones administrativas, legales y jurídicas. Finalmente, los colaboradores son personas relacionadas con las operaciones y prestaciones de servicio o producto de la empresa. 2

Respecto a la importancia de la información contable en los usuarios internos, permite conocer la realidad de capital de la organización, para tomar medidas que permitan articular la operación en busca de generar la mayor rentabilidad económica, como principal objetivo financiero.

1.2 Usuarios Externo de la información Los usuarios externos constituyen aquello que no tiene una relación directa con la actividad económica, pero son necesarios para el funcionamiento de las actividades operacionales del ente, en tal sentido se puede enumerar algunos de ellos como son los accionistas, inversores, entidades financieras, gobierno público, clientes y proveedores. Respecto a los accionistas, son aquellos que componen el capital contable del ente, en representación de acciones, que se reflejan en cuentas patrimoniales en el estado de situación financiera o balance general. De igual modo los inversionistas corresponden a flujos de ingresos que recibe la entidad, representados en cuentas de deudas o pasivos financiero en el estado de situación financiera. Respecto a entidades financieras, constituyen un usuario de la información externa, entendiendo que este tipo de entes solicitan conocer los estados financieros de una empresa, a fin de otorgar crédito de acuerdo con la capacidad económica que tenga la misma. Asimismo, clientes y proveedores se interesan por comprender la información financiera. Primero, porque los proveedores demandan saber el estado económico de la entidad para otorgarle créditos de mercancía a plazos, además los clientes requieren estar informados y tener seguridad del respaldo económico que puede brindar la entidad en relación del producto o servicio adquirido. De acuerdo con los gobiernos y entidades gubernamentales se considera usuario externo, dado que solicita de manera obligatoria información de 3

la situación económica y financiera, con el fin de disponer base contables y fiscales para la liquidación de impuestos territoriales, tales como el impuesto sobre las ventas, impuesto sobre la renta y su complementario de ganancias ocasionales, impuesto a la riqueza (aun aplicado a las personas naturales según la ley 1819 del 2016), impuesto de industria y comercio entre otros. Es fundamental entender que la información contable y financiera de la organización es necesaria para el desarrollo de cualquier actividad operacional de la empresa, ventas relacionadas con los clientes, compras relacionada con proveedores, apalancamiento financiero de crédito, relacionado con entidades financieras, inversiones e impuesto relacionados con los gobiernos nacionales. Desde esa perspectiva se visualiza la importancia que tiene la contabilidad en el campo organizacional y gerencial como herramienta que brinda información necesaria para el desarrollo operacional de la organización y que ayuda a la toma de decisiones.

2. Tipos de contabilidad La contabilidad se encuentra estructurada desde un aspecto tan amplio que es necesario abordar diferentes perspectivas. Pero su objetivo principal es igual, tomar información, registrar y analizar para la toma decisiones. Por eso el modelo contable aplicado dentro de un entorno empresarial, dependerá del tipo de empresa, razón social, origen y tipo de información:

Cuadro 1. Tipos de contabilidad Según su origen

Según la actividad

Según la información

Contabilidad pública

Contabilidad industrial

Contabilidad financiera

Contabilidad privada

Contabilidad comercial

Contabilidad gerencial

Contabilidad de empresas extractivas

Contabilidad fiscal

Contabilidad de servicios

Contabilidad de costes Contabilidad ambiental

Fuente: Autor

2.1 Contabilidad financiera La contabilidad financiera es una rama de contabilidad general, se encarga de recolectar, registrar y analizar información respecto a las transacciones económicas de la organización con el fin de presentar estados financieros para la toma de decisiones de los usuarios externos e internos de la información. Respecto a esto, la contabilidad financiera se basa en los lineamientos establecidos por las normas internacionales de información financiera-NIIF-, basados en el reconocimiento, medición y revelación de información recopilando datos que permiten conocer la realidad económica y financiera de las empresas. Es primordial entender, que la contabilidad financiera utiliza métodos que fueron adoptados por los nuevos marcos normativos contable, tales como son; el valor razonable, valor amortizado, interés efectivo. Todo ellos nos permiten medir los elementos que conforman los estados financieros de una organización. 5

2.2 Contabilidad gerencial La contabilidad gerencial al igual que la contabilidad financiera, parte como rama de la contabilidad general, enfocada a proporcionar información de la gerencia para la planeación, organización, ejecución y control. Especialmente se centra en los sistemas de costos de producción y ejecuta procesos de planeación de nuevos productos o servicio, construcción de instalaciones adecuada a la gestión presupuestal de servicios, brindando informes que permitan conocer los indicadores de producción representados en estados de costos de productos fabricados y vendidos. Por otra parte, la contabilidad gerencial al ser una herramienta de control permite llevar un monitoreo constante del comportamiento de los costos de producción, de acuerdo con la razonabilidad de la actividad realizada. Del mismo modo la contabilidad gerencial se utiliza como medio para la evaluación de desempeño de los elementos e instrumentos financieros, activos, pasivo, patrimonio, ingresos y gastos. Ahora bien, cuando se relaciona la contabilidad gerencial desde el enfoque motivacional, se entiende como aspecto de control administrativo que permite relacionar los estándares presupuestales, metas con el compromiso de los colaboradores.

2.3 Contabilidad fiscal Colombia al igual que muchos países se han caracterizado por desarrollar modelos de contabilidad de tipo local, que regulan lo relacionado con normas tributarias. Es por eso que nace la contabilidad fiscal, como el tratamiento de registros de operaciones que se aplica cuando existe una responsabilidad fiscal en los contribuyentes. Es así que la contabilidad fiscal es definida como un sistema de información que comprende las normas, reglas 6

y procedimientos que deben aplicarse en la planeación, preparación y presentación de la información requerida por las entidades tributarias1. Asimismo, la contabilidad fiscal es un subsistema de la contabilidad, entendido como una parte base de la compresión de contabilidad orientada a la cuantificación de las cargas tributarias del contribuyente a determinar el cumplimiento de las obligaciones formales y sustanciales.

2.4 Contabilidad de costos La contabilidad de costos es una herramienta de gerencia orientada a la determinación de los costos de productos fabricados y vendidos, corresponde una visión esencial de la gerencia para los procesos de planeación, organización y control. Es así, que podemos definir la contabilidad como una técnica empleada para recoger información, registra y reportar información relacionada con los costos de operación en la toma de decisiones gerenciales. Como podemos notar, la contabilidad de costo se centra en los sistemas de producción de las organizaciones industriales, en la determinación de elementos de costos de mano de obra directa, materiales directo y costos indirectos de fabricación.

2.5 Contabilidad ambiental La contabilidad ambiental o también llamada contabilidad verde, tiene el objetivo medir el valor de la contribución del medio ambiente al bienestar humano como un flujo y el valor de la degradación del medio ambiente como un cambio en el valor presente. Un problema ambiental central para los países en desarrollo es la valoración cuando la política que se está siguiendo es ineficiente, por lo que no se maximiza 1 Monsalve, R. (2016). Diccionario integrado contable fiscal. Medellín: Centro interamericano jurídico financiero-CIJUF

la satisfacción. De hecho, la contabilidad verde debe aplicarse al camino realizado de la economía, en oposición al sendero óptimo, y, por lo tanto, la teoría podrá ser aplicable a cualquier senda viable2.

2.6 Contabilidad forense La contabilidad forense es un área de la contabilidad específica, asociada a las técnicas de auditoria e investigación utilizada en los procesos de justicia y tribunales. Es decir, su objetivo principal es la cuantificación de daños, fraudes en asuntos administrativos, comerciales, civiles y negocios. Aunque en Colombia la practicas de contabilidad forense son pocas, a nivel mundial sus prácticas son fundamentales en el desarrollo empresarial y comercial.

2.7 Contabilidad de gestión La Contabilidad de Gestión capta, mide y valora la circulación interna de la empresa, racionalizando y controlando los recursos de la misma para suministrar a los directivos información necesaria y suficiente que permite a éstos adoptar decisiones en el ámbito interno y a corto plazo en función de la organización, de acuerdo con las metas propuestas. En ella se puede establecer controles en los sistemas de producción como también control de los procesos desarrollados por la gestión administrativa, encaminado a mejorar los indicadores e eficiencia y eficacia del capital humano.

3. Abordaje mundial de la contabilidad El crecimiento mundial de la economía y las tendencias globales de mercado han generado cambios sustanciales 2 Fuentes, Alarcón y Otero (2018). Tratamiento teórico de la contabilidad verde entre 1993-2018: una perspectiva global. Tesis pregrado. Universidad Cooperativa de Colombia, Montería-Colombia.

en los modelos de negocio, la necesidad de las organizaciones de adaptar habilidades empresariales con enfoques mundiales, conlleva a implementar herramientas gerenciales que se direccionen a la presentación de informes relevantes en la toma decisiones. Ahora bien, el manejo de la información es fundamental para el desarrollo económico y organizacional, se requieren prácticas administrativas que faciliten el entendimiento y compresión de datos contables y financieros, orientados a la muestra de información confiable, relevante, veraz alineada a las inclinaciones generales. En efecto, una visión global de la información obliga a las organizaciones a realizar un acercamiento de los nuevos marcos normativos contables denominado normas internacionales de información financiera-IFRS- normas que regulan el reconocimiento y medición de las partidas contables para la presentación de estados financieros que muestran la realidad económica de la entidad. Es así que las normas contables se pueden enfocar como una herramienta gerencial que permite planear, organizar y controlar la información con el fin proporcionar datos útiles y confiables a los usuarios de la información. Por otro lado, las técnicas de aplicación de las normas contables al igual que en muchos países se han adoptado de manera obligatoria, razón por la cual el abordaje de las IFRS se convierte en un motivo de estudio científico. Existiendo a nivel global problemas en la adopción de los procesos contables relacionado con las practicas fiscales. De acuerdo con esto se menciona que las dificultades presentadas en el amparo de los estándares internacionales se encuentran asociados a las prácticas de cultura fiscal en las organizaciones. Aún continúa prevaleciendo el pensamiento tributario y el desinterés por la información financiera, a pesar de existir procesos de capacitación contable y financiera, no existe motivación por parte de la gerencia en la implementación de los nuevos marcos normativos3. 3 Riva, E. D., & Salotti, B. M. (2015). Adoção do Padrão Contábil Internacional nas Pequenas e Médias Empresas e seus Efeitos na Concessão de Crédito. Revista Contabilidade & Finanças,

Asimismo, un estudio de adopción de las IFRS en los Estados Unidos, detecto que muchas organizaciones que cotizan en la bolsa con característica de grandes empresas, aun no adoptan mecanismos de implementación contable en los informes financieros, debilidad que afecta la compresión de los estados financieros por parte de inversores a la hora de colocar capital. Lo interesante de la investigación son los factores asociados a la acogida de las IFRS, los cuales recaen sobre la estructura que tiene la organización que emite normas, ya que son órganos gubernamentales limitados en sus normatividades y por consiguiente sus normas no generan sanciones, sino que los gobiernos locales deben tomar medidas unificadas para hablar un mismo lenguaje, considerando desarrollar un convenio mundial que obligue a las empresas a adoptar los nuevos modelos contables y así estimular sus actividades comerciales4. Por su parte, se expresa que los procesos de adopción de IFRS, se encuentra ligado a la escala de las organizaciones, dado que las más grandes presentan mejoras en los informes de acuerdo con los lineamientos internacionales, al contrario de las empresas pequeñas que no adoptan los nuevos procedimientos contables en la presentación de su información financiera. Todo ello ha generado a evaluar la calidad de información financiera. Además, las entidades de gran tamaño han comprendido la importancia de la información y toman la aplicación de las IFRS como herramienta para mejorar sus flujos de caja futuros5. Respecto a todo lo anterior, el enfoque del estudio, pretende crear una secuencia descriptiva de la dinámica de investigación científica a nivel mundial, creando una visión inicial de las principales dificultades que viven 4 Kaya, D., & Pillhofer, J. A. (2013). Potential adoption of IFRS by the United States: A critical view. Accounting Horizons, 27(2), 271–299. https://doi. org/10.2308/acch-50423 5 Perafán Peña, H. F., & Franco, J. B. (2017). Impact of IFRS on the quality of financial information in the United Kingdom and France: Evidence from a new perspective. Intangible Capital, 13(4), 850–878. https://doi.org/10.3926/ic.939

las organizaciones, entidades gubernamentales y los países en la adopción de los esquemas internacionales, en segundo lugar, abordar los procedimientos y técnicas aplicadas para identificar las problemáticas asociadas, al igual que el tipo de metodología, enfoques de búsqueda desarrollados en los estudios, unidades de estudio aplicada, bien sea personas, empresas, países. En tercer lugar, el documento describe las prácticas de recolección de datos y análisis de datos utilizados. Toda esta información permite ubicar dentro de un panorama científico los tratamientos aplicados en los estándares contables a nivel mundial. En cuarto lugar el estudio proporciona una revisión literaria teórica de las distintas cadenas de colaboración entre autores y países, redes de autores de instituciones universitarias, centro de investigación, redes de organizaciones, países con mayores escritos a nivel global en las prácticas de implementación IFRS, asimismo los clústeres temáticos generados en los estudios científicos, revistas con más publicaciones, sectores específicos con mayor formación y las temáticas de mejor relevancia de estudio. La quinta estructura del documento explica una vista de los estudios desde las herramientas de medición o evaluación aplicadas en los estudios científicos, los efectos o consecuencias generadas en el amparo de las IFRS en las empresas, países y entes de control, caracterización de los procesos aplicados en las problemáticas de estudio de implementación y finalmente una visión prospectiva de las temáticas futuras de estudio relacionados con la adopción de la contabilidad internacional en las organizaciones que puede ser aplicado en posteriores saberes de las normas contables.

3.1 Visión mundial de la adopción de las IFRS Las aplicaciones de los IFRS a nivel global permiten crear una visión de los procesos de implementación y 11

de los mayores retos en los procesos contables en las organizaciones, si es bien que Colombia es un país que se encuentra en crecimiento económico y ha tenido dificultades en las empresas respecto a la aplicación de los estándares internacionales, es relevante los aporte prácticos y teóricos de estudios que abordan diferentes dimensiones de las implementaciones de la contabilidad. En este sentido, se manifiesta que es uso de las IFRS en las organizaciones, especialmente en las actividades de cadena de suministro, tienen una relación con la calidad de la información contable, la relevancia del valor de la información, la gestión de ganancias y el reconocimiento de pérdidas oportunas tuvieron una correlación positiva significativa con la gestión de la cadena de suministro. Una mejor implementación de la información financiera internacional es la clave para mejorar la gestión de información6. Por su parte, se menciona que la implementación de las IFRS permite predecir con mayor eficiencia las ganancias de las organizaciones, caso particular que ocurre con las entidades del sector salud. A partir del uso de la información financiera los funcionarios del área contable evalúan el comportamiento global para pronosticar las decisiones de inversión y financiación, con ello hace más eficiente los recursos de capital permitiendo calidad en la información declarada en los estados financieros7. Ahora bien, se describe que los posibles inconvenientes en los reportes de información magnética obligatoria que deben cumplir las organizaciones que maneja estados financieros IFRS, (XBRL). Se hace menos eficiente por factores relacionado con los costos de aplicación de 6 Suryanto, T., & Komalasari, A. (2019). Effect of mandatory adoption of international financial reporting standard (IFRS) on supply chain management: A case of Indonesian dairy industry. Uncertain Supply Chain Management, 7, 169–178. https://doi.org/10.5267/j.uscm.2018.10.008 7 Pathiranage, N. P. w., & Jubb, C. A. (2018). Does IFRS make analysts more efficient in using fundamental information included in financial statements? Journal of Contemporary Accounting and Economics. https://doi.org/ S1815566918301486

tecnologías. los hallazgos destacan la compensación entre la necesidad de innovación y la necesidad de reducir las cargas administrativas para mejorar la competitividad de las empresas europeas8. De modo similar, se hace un análisis de la implementación de las IFRS relacionada a los ingresos y calidad de los valores devengados utilizado en las acumulaciones de resultados, por ello la aplicación de los procesos de reconocimiento y medición con base en las IFRS mejora la relevancia de los ingresos y el valor del ingreso para ganancias positivas y el efecto de la utilidad de la información de os estados financieros9. Por otra parte, se hace una visión global de los motivos de adopción de los IFRS en Jordania, para ello expresa que los elementos que impulsaron los estándares internacionales están relacionados con la protección de economía interna del país. La administración detecto que las presentaciones de información a partir de los estados financieros internacionales permitían comprender de mejor forma la dinámica de la empresa y facilitaba a los inversores la información y así invertir en las empresas10. De la misma manera, se explica que los beneficios asociados a la adopción de las IFRS supera los costos de implementación en las organizaciones, relacionado los beneficios a la calidad de información para la toma decisiones, veracidad, compresión para nuevas inversiones. Al contrario de los beneficios el autor destaca la falta de contadores públicos con las competencias 8 Costanza Di Fabio, Elisa Roncagliolo, F. A. and P. R. (2019). XBRL Implementation in the European Union: Exploring Preparers’ Points of View (Vol. 28). Springer International Publishing. https://doi.org/10.1007/978-3-319-90503-7 9 Lu, H.-Y., & Wang, S. (2018). Does lifting the objective-price constraint in revenue recognition increase the value relevance of earnings and revenue? Asian Review of Accounting, 26(4), 545–570. https://doi.org/10.1108/ARA-082017-0126 10 Al-Htaybat, K. (2016). Understanding Jordanian corporate reporting regulation change using strong structuration theory. Journal of Applied Accounting Research, Vol., 17 lss 2 p, 17. https://doi.org/10.1097/IOP.0b013e318275b754

en los procesos de implementación contable, como también las inadecuadas prácticas que tienen los entes universitarios en el aprendizaje de la gestión contable11.

3.2 Antecedentes de impacto de la aplicación de los IFRS nivel mundial Para crear una visión global del impacto de los estándares internacionales de información financiera se presentan diferentes estudios, analizando las perspectivas de objeto de estudio, los beneficios asociados a los procesos de adopción e implicaciones generadas. Para el ello, en su trabajo “El impacto de la adopción de las IFRS en la gestión de ganancias en Rusia”12 el objetivo del estudio se enfocó en el efecto que ha tenido la aplicación la contabilidad financiera internacional en la gestión de las ganancias de acuerdo con la estructura del devengo en Rusia. La metodóloga de estudio consistió en el análisis empírico que emplea el modelo de regresión lineal que incluye una variable dependiente, devengo discrecional y una variable independiente, las normas contables y algunas variables de control. La muestra utilizada para el análisis fue de 361 observaciones de empresas públicas rusas. de varias industrias durante el período de 2010 a 2015. Se prevé obtener que los resultados muestran que la gestión de ganancias se intensifica después de la implementación de las IFRS en las organizaciones. Por otra parte, el estudio desarrollado “Los desafíos de la adopción de las NIIF en las economías en desarrollo: una perspectiva india”13 tuvo como objetivo examinar 11 Nurunnabi, M. (2018). Perceived costs and benefits of IFRS adoption in Saudi Arabia: An exploratory study. Research in Accounting Regulation, 30(2), 166–175. https://doi.org/10.1016/j.racreg.2018.09.001 12 Malofeeva, T. N. (2018). The Impact of IFRS Adoption on Public Sector, XXI(2), 176–190. 13 Kaya, D., & Pillhofer, J. A. (2013). Potential adoption of IFRS by the United States: A critical view. Accounting Horizons, 27(2), 271–299. https://doi. org/10.2308/acch-50423

las percepciones de los profesionales de la contabilidad y los usuarios sobre los desafíos de implementación con las Normas Internacionales de Información Financiera en la etapa previa a la ejecución. El estudio se basó fundamentalmente en explorar las respuestas de los contadores y preparadores de información IFRS en los procesos de adopción obligatoria. La metodología empleada en el estudio fue de carácter cuantitativo aplicando el cuestionario con 192 respuestas a los profesionales contables y bancarios que trabajan en la india. Los resultados mostraron que existe debilidad en la estructura educativa por parte de las instituciones de formación profesional, los métodos de capacitación y tecnología que tienen las empresas son débiles al implementar los modelos internacionales. De la misma forma los informantes reconocieron los esfuerzos realizados por los organismos contable para el amparo de las IFRS, pero expresan que se requiere mayor proceso de sensibilización y preparación de las normas contables. De igual modo, el estudio “Consecuencias económicas de las adopciones de las NIIF en los países de las Naciones del Sureste Asiático-ASEAN-”14 la investigación examina si la adopción obligatoria de las normas internacionales de información financiera en los países de la ASEAN reduce la información asimétrica y el costo de la equidad y si el efecto depende de la cantidad de analistas y de la gobernanza pública. Para esto utilizaron datos de las listas de las empresas que cotizan en la bolsa de valores de la ASEAN antes y después de la adopción de las IFRS de cada país, junto con un muestro intencional y análisis de panel. Se encontró que la admisión obligatoria de contabilidad financiera internacional reduce tanto la información asimétrica como el costo de capital. La reducción de 14 Fitriany, Utama, S., Farahmita, A., & Anggraita, V. (2017). Economic consequences of IFRS adoptions around the ASEAN Countries. International Journal of Economics and Management, 11(2 Special Issue), 529–551.

información simétrica es menos pronunciada en las empresas con mayor nivel de analistas de información financiera. Por ello, las organizaciones deben aumentar la calidad de la divulgación en los estados financieros y así mejorar la capacidad del público y los analistas para procesar la información en los estados financieros. Finamente el estudio denominado “El costo de la implementación de nuevas normas contables: el caso de Adopción de las IFRS en Australia”15 como objetivo examinar los errores de ejecución que se cometen cuando se acogen las normas de contabilidad por primera vez, centrándose en la transición a las Normas Internacionales de Información Financiera y las consecuencias economías de la implementación de las IFRS. Se evidencio en el estudio, que las entidades que adoptan auditores y directores financieros en la aplicación de sus estados financieros, presentan información con mayor calidad y menos errores. De la misma forma se evidencia que a mayor nivel de errores de las empresas, más grande es la asimetría de sus estados financieros. Además, existe una asociación proporcional entre el incremento de honorarios con el aumento de errores de las organizaciones. Nota: Todos estos antecedentes son resultados de un análisis bibliometricos aplicados en el concepto de implementación de las normas internacionales NIIF o siglas en ingles IFRS.

4.Normas internacionales en Colombia 4.1 Antecedentes La contabilidad es medio de prueba para realizar procesos de fiscalización orientados desde las administraciones fiscales como entes que ejercen control sobre la gestión Loyeung, A., Matolcsy, Z., Weber, J., & Wells, P. (2016). The cost of implementing new accounting standards: The case of IFRS adoption in Australia. Australian Journal of Management, 41(4), 611–632. https://doi. org/10.1177/0312896216649015

tributaria en Colombia, la gran necesidad de establecer claramente los lineamientos contables en Colombia a partir de las diferentes leyes, normas y decretos que reglamentan la gestión contable en las empresas. Teniendo en cuenta lo expresado, es trascendental destacar que la regulación contable inicia con el primer estatuto contable expedido en el país en el año 1986 con el decreto 2160. Esto no significa, que antes no existiera la contabilidad, sino que se trataba de una contabilidad con carácter eminentemente fiscal, es decir existían conceptos y prácticas orientadas al cumplimiento de los requerimientos tributarios en función de los impuestos. Por otro lado, la reglamentación contable expedida en el decreto 2160/86 reglamento los procesos de registro y operación contables para las organizaciones y sectores de la economía, fue una fase donde existían lineamientos de las partidas conciliatorias contables en relación con el cumplimiento de la segmento económico-financiero de la empresa. Del mismo modo los gobiernos nacionales antes de la expedición de la normatividad mencionada, había un acercamiento a un modelo norteamericano específicamente por parte del Comité Nacional de Investigación Contable a través de sus pronunciamientos sobre los principios y normas para la presentación de estados financieros. En el año 1977 se hablaba de los estados financieros consolidados, que relacionaban los estados presentados por las entidades que poseían más del 50% del capital de una organización, denominada controlada, la cual debía reflejar al final de ejercicio contable, además de los estados financieros individuales y unos estados financieros consolidados que se reflejara, como si fuera una sola empresa sus activos, pasivos y patrimonio, al igual forma los ingresos, costos y gastos. Ahora bien, Colombia antes de la entrada del primer decreto intento incorporar un modelo anglosajón dentro del contexto colombiano que sin embargo no prospero debido a que tales pronunciamientos fueron desvirtuados por el consejo de estado por 17

considerar que contrariaba la tradición normativa y por las prohibiciones existentes en esa época que los organismos privados pudieran legislar. Por otro lado, con la entrada de la ley 56 de 1918 que introdujo los impuestos nacionales entre ellos, el impuesto de renta y complementario en el país, se incorporaron varios conceptos contables lo cual significo una fuerte influencia en la regulación fiscal de la conformación de las normas contables que apareciera en tiempos después y en las prácticas contables. En todo esto el decreto 2160 de 1986 constituyo un paso valioso en la separación contable y fiscal, por lo menos inicio la era de la contabilidad como práctica profesional y de reconocimiento contable. En consiguiente a la evolución contable encontramos en decreto 2649 del año 1993, normatividad que marco un paso inmenso en la información contable, determino una separación definitiva de las partidas contables y tributarias, especialmente lo expresado en el artículo 136 del decreto 2649, enunciando claramente que las partidas contables eran distintas a los hechos tributarios, no obstante, dado los múltiples requerimientos tributarios. Las empresas en busca de cumplir con sus obligaciones fiscales, adaptaron un modelo orientado al cumplimiento de las obligaciones tributarias, dejando de lado los requerimientos contables establecidos públicamente en el decreto 2649/93. Por último, con la llegada del año 2009 aparece dentro del ordenamiento jurídico la ley 1314 que obliga a la transición de los estándares internacionales de información financiera. Hay que destacar que la ley 550 de 1999 y el artículo 122 de la ley 1116 del 2006 habían ordenado previamente al ejecutivo la modernización por vías de mecanismos reguladores una armonización de la información contable y fiscal, generando entonces una división sustancial de la información contable y tributaria, pero sin dejar de lado que la contabilidad es el medio de 18

prueba de la información tributaria. En este sentido la separación de las bases contables y fiscales consagradas en el artículo 4 de la ley 1314 del 2009, dejan claro la relación entre la contabilidad y la tributación. Finalmente y de gran importancia desatacar que los nuevos marcos normativos contables-NIIF se adopta la presentación de información contable y financiera con propósitos de reflejar la realidad económica de las empresas, implementando los conceptos de reconcomiendo, medición y revelación de las partidas contables que desde el año 2015 da inicio a los procesos de adopción según lo establece el consejo técnico de la contabilidad como un proceso de sustitución de la regulación local por la global, mediante un asunto de exclusión de entorno y el contexto en el que se desarrollaban los hechos económicos. La norma ha tendido algunas adiciones y modificaciones a partir del decreto 2420 del 2015 y decreto 2496 del 2015.

4.2 Implementación de las normas internacionales de información financiera NIIF o IFRS La NIIF o IFRS para las Pymes, surge como un producto adaptado de las NIIF completas en dirección de las entidades que no tienen la obligación de emitir información financiera hacia el público en general. El desarrollo regulatorio en esta norma toma como referencia la evolución de las NIIF completas, efectuándose interpretaciones a través de las citadas Questions & Answers. Actualmente, se está cerrando el primer ciclo de revisión de la versión de 2009, lo que proporciona estabilidad al marco contable a aplicar por las Pymes. Del mismo modo, la implementación de la NIIF como la aplicación de los nuevos marcos técnicos contables de la ley 1314 del 2009 en los registros de información contables de las empresas en Colombia, dejando de lado el decreto 2649/93 con relación a la presentación, 19

reconocimiento y medición de las partidas contable en las operaciones diarias del ente económico16. Por otra parte, los procesos de convergencia se definen como un acercamiento mutuo, un trabajo permanente de negociación de la diversidad que puede eliminar las diferencias por una aceptación de mutaciones entre las regulaciones que pretenden su síntesis en una estructura única, dentro de un determinado lapso de tiempo. Esta vía, requiere la existencia de verdaderos escenarios de concertación en donde no existan discrepancias sustanciales de ejercicios de poder, por tanto, estén ausentes la simetría económica y política17. Los procesos de convergencia resultan una operación de carácter obligatoria que deben realizar todas las personas naturales y jurídicas que desarrollen actividades comerciales, adaptando sus procesos de registro, operaciones contables a los nuevos requerimientos contables establecidos por las NIIF, en la presentación de información financiera. Dado que aun en la entrada de algunos requerimientos internacionales existen operaciones de registro y contabilización que sigue vigente en el país. Finalmente, la ley 1314 del 2009, expreso que los procesos de convergencia, son las acciones del Estado orientado hacia la necesidad de que las empresas Colombianas empezaran a migrar sus procesos de información basada en Principios de General Aceptación en Colombia – Colgaap en dirección de la aplicación de los Estándares internacionales de Información Financiera. Conforme a lo mencionado en su artículo primero “objetivos de esta ley”, este proceso inicia su con 16 Vásquez, B. R y Franco, F. W (2014) Aplicación por primera vez de las NIIF. Legis Editores S.A. Primera Edición. Bogotá Colombia. 3-5 Edición. Bogotá Colombia. 17 Concejo Técnico de la Contaduría Pública-CTCP-(2008). Orientación profesional presentación de estados financieros con base en estándares internacionales de contabilidad e información financiera IAS/IFRS, recuperado el 18 de julio de 2014 de http:// www.cijuf.org.co//CTCP/orientacion/orientacion%2003%2009,pdf

la publicación de la mencionada ley y los decretos que la reglamentan: Decretos 2784 de 2013, 3022, 3023 y 3019 de 2013, entre otros. De la ley 1314 y sus decretos reglamentarios, es necesario resaltar algunos aspectos importantes, que se deben tener en cuenta para entender el proceso de adopción de normas internacionales de información financiera NIIF en el país, los cuales se direccionan a partir del Presidente la República y por intermedio de la Contaduría general de la nación, los Ministerios de Hacienda y Crédito Público y de Comercio, Industria y Turismo, la expedición de principios, normas, interpretaciones y guías de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de información, con el fundamento en las propuestas que deberá presentarles el Consejo Técnico de la Contaduría Pública, como organismo de normalización técnica de normas contables, de información financiera y de aseguramiento de la información. 4.2.1 Adopción de las NIIF Los procesos de adopción de las normas internacionales de información financiera definida como un cambio, que concibe como la sustitución de la regulación local por la regulación global, mediante un proceso de exclusión del entorno y del contexto en el que desarrollan los hechos económicos18. Del mismo modo, los procesos de acogida como la adaptación de la regulación internacional en la regulación local a través de acciones normativas que permiten la armonización de la información contable sin afectar las operaciones de la organización. Del mismo modo la adaptación contable busca que las organizaciones implementen y se adapten a los nuevos requerimientos normativos bajo información internacional que permitirá presentar información con mayor capacidad de entendimiento para los usuarios de la información19. 18 Concejo Técnico de la Contaduría Pública (2012). Direccionamiento estratégico en la aplicación de los grupos para implementación de normas internacionales de información financiera. (Jul. 2012). 19 Vargas, CM (2017). Contabilidad tributaria. Bogotá, Colombia: editorial Ecoe Ediciones.

Ahora bien, de acuerdo con lo establecido por el IASB, las NIIF para PYMES corresponden a una norma separada que puede ser aplicada a estados financieros de propósito general de entidades que no tengan responsabilidad pública de rendir cuentas y que estén requeridas o escojan, publicar estados financieros de propósito general para usuarios externos. De conformidad con el direccionamiento estratégico emitido por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) el 16 julio de 2012, el cual tuvo como finalidad modificar el direccionamiento estratégico emitido por este mismo órgano el 22 de junio de 2011, se agruparon en tres grupos: En el Grupo 1: Los organismos emisores de valores o de interés público o que sean catalogadas como Grandes Empresas y que además sea subalterna o sucursal de una compañía extranjera que aplique NIIF; que sea una subordinada o matriz de una organización nacional que deba aplicar NIIF o que sus importaciones o exportaciones representen más del 50% de las compras o de las ventas, respectivamente, del año gravable inmediatamente anterior sobre el que se informa, o que sea una matriz, asociada o negocio conjunto de una o más entidades extranjeras que apliquen NIIF. En el Grupo 2: Las compañias de tamaño grande que no sean subsidiarias, subordinadas o matrices de entidades que apliquen NIIF en el extranjero o en el país; empresas de tamaño mediano o pequeño que no sean emisores de valores ni entidades de interés público y microempresas que sus ingresos brutos anuales en el año inmediatamente anterior al periodo sobre el que se informa sean iguales o superiores a 6.000 SMMLV, personal entre 11 y 200, activos entre 5.000 y 15.000 SMMLV. En el Grupo 3: Se clasificarán las personas naturales o jurídicas que cumplan los criterios establecidos en el Art. 499 del E.T, y microempresas que tengan ingresos 22

brutos inferiores a 6.000 SMMLV. De igual forma, se establecieron unos calendarios de adopción en donde para cada grupo se determinaron tres periodos para la aplicación total de los estándares internacionales, empezando por un periodo de apertura, transición y terminando con la emisión de estados financieros comparativos, etapa que se conoce como la aplicación. El cronograma establecido con el fin de implementar las NIIF para PYMES. Grafico 2. Calendario de adopción de norma internacional

Fuente: Adaptada a partir de la ley 1314 del 2009

4.2.2 Reconocimiento de partidas contables. Los activos, son elementos de los estados financieros, demandan un correcto reconocimiento y medición. Por su parte, y debido a que dicho manejo de los activos es trascendental para las organizaciones20. El Estándar Internacional de Información Financiera parar Pymes lo desarrolla en profundidad. Reconocer un hecho económico es denominado un proceso en el cual se realiza una incorporación en los estados financieros siempre y cuando tal partida cumpla con los criterios de valoración. Tal criterio según lo establecido en el párrafo 2.37 de la Norma Internacional para Pymes, una 20 Corredor, J.Q. (2009). Impuesto diferido de renta, fundamentación teórica y casos prácticos. Bogotá; editores Hache.

entidad reconocerá un activo en el estado de situación financiera cuando hay probabilidad de obtener de estos beneficios económicos futuros y se tiene un costo o valor que pueda ser medido con fiabilidad. El marco conceptual de las NIIF Párrafo 4.44 y 4.45. Explica cuáles son los criterios de reconocimiento a cada elemento de los estados financieros, en este sentido los activos, son recursos controlados por la entidad, derivados de sucesos pasados, de los que la entidad espera obtener posteriormente beneficios económicos. Para que un Activo pueda ser incorporado en los estados, probablemente se obtenga de él un beneficio económico futuro para la organización, y además el activo tiene un costo o valor que puede ser medido con fiabilidad. De igual forma, cuando no se cumple con lo anterior, se debe reconocer un gasto en el estado de resultados, lo que no implica necesariamente que la intención de la gerencia, al hacer el desembolso, fuera otra que la de generar beneficios económicos en el futuro, o que la gerencia estuviera equivocada al hacerlo. La única implicación de lo antes mencionado es que el grado de certeza, sobre los beneficios económicos que van a llegar a la entidad, tras el presente periodo contable, es insuficiente para justificar el reconocimiento del activo. Para el caso de los pasivos son reconocidos en el momento en que son obligación presente de la empresa, surgida a raíz de sucesos pasados, al vencimiento de la cual, y para cancelarla, la entidad espera desprenderse de recursos que incorporan beneficios económicos. Se reconoce un pasivo, en el balance, cuando es probable que, del pago de esa obligación presente, se derive la salida de capital que lleven incorporados beneficios económicos, y además la cuantía del desembolso a realizar pueda ser evaluada con fiabilidad. Asimismo, las partidas patrimoniales son aquellas que se derivan de restar del valor de los activos reconocidos el total de pasivos. 24

Por otro lado, las partidas que conforman el estado de resultado se reconocen los ingresos según las NIIF en el párrafo 4.47 cuando ha surgido un aumento en los beneficios económicos futuros, relacionado con un incremento en los activos o una disminución en los pasivos, y además el importe del ingreso puede medirse con fiabilidad. En definitiva, esto significa que tal reconocimiento del ingreso ocurre simultáneamente con el reconocimiento de incrementos de activos o decrementos de pasivos (por ejemplo, el incremento neto de activos derivado de una venta de bienes o servicios, o el decremento en los pasivos resultante de la renuncia al derecho de cobro por parte del acreedor). Finalmente, los gastos se reconocen en el estado de resultados cuando ha surgido un decremento en los beneficios económicos futuros, relacionado con un decremento en los activos o un incremento en los pasivos, y además el gasto puede medirse con fiabilidad. En definitiva, esto significa que tal reconocimiento del gasto ocurre simultáneamente con el reconocimiento de incrementos en los pasivos o decrementos en los activos (por ejemplo, la acumulación o el devengo de salarios, o bien la depreciación del equipo). 4.2.3 Medición de las partidas contables La medición corresponde a un valor estipulado en el reconocimiento de las partidas contables, es decir es un valor nominal o importe que se asigna por los beneficios o en el momento de realizar la identificación. Asimismo, el cálculo hace referencia a la cuantificación de los activos, o asignación de valor a un hecho económico; de acuerdo con el párrafo 2.33 del Estándar Internacional para Pymes, corresponde al proceso de determinación de los importes monetarios en los que una entidad mide los activos, pasivos, ingresos y gastos en sus estados financieros.

Ahora bien, dentro del reconocimiento de las partidas contables se tienen algunos criterios relacionados a la medición en el reconocimiento inicial, la cual se origina cuando el hecho ocurre por primera vez, es decir, en el momento del reconocimiento o registro contable. Sobre el particular, el párrafo 2.46 de la Norma Internacional para Pymes establece que una entidad medirá los activos al costo histórico, sin perjuicio de que la norma requiera una medición inicial sobre otra base, un ejemplo de ello es el valor razonable. Por otro lado, la medición posterior es volver a valorar el saldo de la partida que figura en la contabilidad para luego informarla en los estados financieros. Siguiendo lo establecido por la norma, el párrafo 2.47 indica que una entidad medirá los activos financieros básicos al costo amortizado menos el deterioro (exceptuando cierto tipo de acciones). Por su parte, los demás activos financieros se medirán al valor razonable, salvo que se requiera o permita una medición conforme a otra base. 4.2.4 Base de medición de los activos Las bases de medición utilizadas por el marco conceptual comprenden el Costo, importe de efectivo o equivalente de efectivo pagado. Valor Razonable, es el importe por el cual puede ser intercambiado un activo, o cancelado un pasivo, entre un comprador y un vendedor interesado y debidamente informado, que realizan una transacción en condiciones de independencia mutua de costos Amortizados, consiste en traer a valor presente los futuros descontados a una tasa efectiva. Asimismo, el valor neto realizable, precio de venta menos costos estimados de terminación y venta, como comisione, fletes, entre otros y finalmente el importe recuperable, es el menor entre el valor de uso y el valor razonable de un activo que tiene indicios de deterioro. Ahora bien, según lo expresado la medición a valor razonable pretende que los activos incluidos en los 26

estados financieros representen precisamente su valor en un mercado activo. Este tipo de calculo se utiliza para las partidas sobre las que la entidad no tiene intención de venta, sino que busca la oportunidad de valorizar. Sin embargo, dada la dificultad que representa, no todos los activos se pueden medir al valor razonable; el método puede aplicarse a aquellos elementos que tienen un valor en el mercado, es decir, un valor públicamente conocido. Para realizar una medición al valor razonable se debe verificar, en primera instancia, que el activo a medir tenga en efecto un valor de mercado fácilmente identificable. En este sentido para establecer un valor razonable es necesario que exista un mercado activo en el que confluyan los siguientes 3 aspectos: a. Pluralidad de compradores y vendedores que facilite la negociación en cualquier momento. b. Productos uniformes en ese mercado activo, es decir, que se encuentren otros con características similares al que se está midiendo. c. Precios de conocimiento público y que, por tanto, pueda determinarse un valor con facilidad y sin incurrir en costos o esfuerzos desproporcionados. Del mismo modo el costo amortizado es el modelo requerido por la Norma Internacional para la medición de instrumentos financieros, ya sean activos o pasivos, y está explicado en los párrafos 11.15 hasta el 11.20 de la Norma Internacional para Pymes que aborda el tema de los instrumentos financieros básicos. Este modelo consiste en tomar el saldo anterior de la deuda, sumarle los intereses calculados utilizando el método del interés efectivo y restar los pagos realizados (cuota pagada = interés + abono a capital): el proceso permite obtener el valor financiero real del instrumento a la fecha de corte; acto seguido, se deberá evaluar el deterioro del valor. 27

Por otra parte, con este modelo se busca que el activo y el pasivo sean medidos en todo momento teniendo en cuenta la totalidad del costo del endeudamiento o la totalidad del ingreso que se está obteniendo por ese préstamo o deuda que tiene otra persona con la entidad. Finalmente, el costo histórico representa el costo de adquisición, es lo que se pacta entre las partes en un instante específico de la transacción. Por último, la presentación y revelación, son criterios que toman gran importancia dentro de las normas internacionales, al ser éstas información de reporte. Normalmente las partidas se presentan como corrientes o no corrientes, atendiendo a su recuperación en el caso de los activos y a su liquidación en el caso de los pasivos.

4.3 Estado situación financiero de aperturaESFABajo la definición establecida por la ley 1314 del 2016, el estado de situación financiero de apertura corresponde las siglas ESFA que significa Estado de Situación Financiera de Apertura se simboliza el efecto que tiene en una entidad el pasar de una normativa contable local en este caso DR 2649 de 1993 y sus complementarios a la normatividad internacional. El decreto 3022 del 2013 establece que el ESFA es el estado en el que por primera vez se medirán de acuerdo con el nuevo marco normativo los activos, pasivos y patrimonio de las entidades que apliquen este decreto. Su tiempo de corte es la fecha de transición. El estado de situación financiera de apertura no será puesto en conocimiento del público ni tendrá efectos legales en dicho momento. De acuerdo con este criterio todas las empresas en Colombia dependiendo el grupo al que este clasificado en la norma, debían presentar sus primeros estados financieros de apertura, donde reflejaran las partidas 28

de activos, pasivos y patrimonio bajo el reconocimiento, medición y revelación de los nuevos marcos técnicos contables.

Actividad de unidad 1- Establecer un concepto personal “Que es la contabilidad “ 2- Cuáles son las cualidades de la información contables según los nuevos marcos técnicos contables en Colombia. 3- Hacer un resumen de 5 páginas respecto a los grupos clasificados bajo las Normas internacionales de información financiera en Colombia. 4- Hacer un escrito de 3 páginas de la importancia de la contabilidad para los comerciantes. 5- Buscar en una revista Colombiana dos artículos referentes a la implementación de las NIIF en Colombia. Resumen de 1 página. 6- Buscar en una revista extranjera dos articulo referente a la implementación de las NIIF en Colombia. Resumen de 1 página. 7- Explique qué tipo de contabilidad le gustaría especializarse y el por qué. (3 paginas) 8- Importancia de la contabilidad ambiental para las empresas. 9- Tipo de sociedades mercantiles en Colombia, característica, forma de constitución.

EMPRESA

CARACTERISTICAS GENERALES

La empresa es considerada el factor productivo formal de cualquier nación, en ella se constituye todos los factores esenciales para el desarrollo económico de una región. Es así, que la empresa genera a los países, recursos que permiten financiar los gastos públicos para el adecuado desarrollo de proyectos de salud, educación, infraestructura.

OBJETIVOS

1. Conocer el concepto básico de empresa y la importancia como factor productivo 2. Identificar los elementos fundamentales que hacen parte de la empresa. 3. Determinar la clasificación de acuerdo a las normas comerciales en Colombia. 4. Conocer la clasificación de acuerdo a las normas contables en Colombia.

1. Concepto de empresa El Código del Comercio en su artículo 25 señala que por empresa se entenderá toda actividad económica organizada para la producción, transformación, circulación, administración o custodia de bienes o la prestación de servicios. Dicha labor se realiza en función de uno o más establecimientos de comercio. Asimismo, se puede comprender que la empresa es la unidad económico-social en la que el capital, el trabajo y la dirección son coordinadas con el fin de realizar una producción que sea útil a la sociedad, según las exigencias del bien común. Es así, que una empresa es una unidad económico-social, integrada por elementos humanos, materiales y técnicos, que tiene el objetivo de obtener utilidades por su participación en el mercado de bienes y servicios. Para esto, hace uso de los factores productivos (trabajo, tierra y capital). Grafico 3. Elementos necesarios de una empresa

Fuente: Autor

Por otro lado, en Economía la empresa es definida como una unidad económica básica que se encarga de satisfacer los requerimientos del mercado utilizando recursos materiales y humanos. Por lo tanto, esta se ocupa de la organización de los factores de producción, capital y trabajo. La empresa no solo debe concebirse como una unidad que posee elemento de capital, trabajo y recursos materiales. Puesto que cuyo aporte a la sociedad va más allá de generar ingresos a los propietarios, es un ente que genera bienestar social a las personas a partir de 31

los recursos salariales, prestaciones sociales, seguridad social. Todo esto, permite mejorar la calidad de vida y confort de cada individuo.

1.1 Capital humano El capital humano está representado por los propietarios, gerentes, administradores y todos los empleados que laboran en los procesos administrativos y operativos de la empresa.

1.2 Trabajo Actividad que realizan las personas para lograr el objetivo primordial de la empresa, ya sea producción de bienes, comercialización de mercancías o prestación de algún servicio.

1.3 Recursos de materiales Los recursos de materiales se encuentran constituidos por los aportes hechos por los propietarios de la empresa y puede estar representado en efectivo, en mercancías, en maquinaria, en muebles o en cualquier otro aporte de bienes.

2. Clasificación de las empresas Entendiendo que la empresa es toda actividad económica organizada para la producción, transformación, circulación, administración o custodia de bienes, o para la prestación de servicios, dicha actividad se realizará a través de uno o más establecimientos de comercio. Cada una puede desarrollarse en diferentes actividades sean Extractivas, comerciales, industriales, servicio y agropecuarias21. 21 Colombia, presidente de la republica (1971). Decreto 410 DE 1971 por el cual se expide el Código de Comercio. Recuperado http://www.secretariasenado.gov. co/senado/basedoc/codigo_comercio.html.

Puede existir en Colombia empresas que desarrollen diferentes actividades, es decir, pueden ser comerciales e industriales, comerciales y agropecuarias. Todo hace parte de su razón social y enfoque administrativo que disponga los socios y la gerencia. Extractivas: empresas cuyo objetivo primordial es la explotación de recursos ubicados en el subsuelo. Por ejemplo: empresas de petróleos, auríferas, de piedras preciosas y de otros minerales. Comerciales: empresas dedicadas a la compra y venta de productos naturales, semielaborados y terminados, y que los vende a mayor precio del comprado para obtener una utilidad. Por ejemplo: un supermercado. Industriales: dedicadas a transformar la materia prima en productos terminados o semielaborados. Por ejemplo: fábricas de telas, de muebles, de calzado.

Servicios: buscan prestar un servicio para satisfacer las necesidades de la comunidad. Por ejemplo: salud, educación, transporte, recreación, servicios públicos, seguros.

Agropecuarias: explotan en grandes cantidades los productos de origen agrícola y pecuario. Por ejemplo: granjas agrícolas, porcinas, avícolas, apícolas, invernaderos, haciendas de producción agrícola, entre otros.

Clasificación de empresas en Colombia El segmento empresarial colombiano es reglamentado en la Ley 590 de 2000 conocida como la Ley Mipymes y sus modificaciones (Ley 905 de 2004) y clasifica las empresas según sus activos totales en:

Hasta 500 SMMLV: Microempresa

Superior a 500 y hasta 5.000 SMMLV: Pequeña.

Superior a 5.000 y hasta 30.000 SMMLV: Mediana.

Superior a 30.000 SMMLV: Grande.

Clasificación de las empresas por el origen del capital Según la procedencia del capital de la empresa, estas se clasifican en:

El capital es controlado por particulares: privada.

El capital y el control está en manos del Estado: pública.

El capital es compartido: mixta.

El capital está en manos de los trabajadores: de autogestión.

Hay que tener en cuenta que, en términos contables, las normas de información financieras NIIF o IFRS hacen una clasificación de las empresas para el término de adopción y aplicación de las secciones. En ella quedan clasificada Grupo 1. Empresas con personal superior a 200 trabajadores, activos mayores a 15.000 SMMLV y que coticen en bolsa. Grupo 2, con personal entre 11200 trabajadores, activos entre 5000 y 15.000 SMMLV. Grupo 3, menores de 10 trabajadores, activos menores de 5.000 SMMLV.

3. Responsabilidades de las empresas En Colombia las empresas pueden ser constituidas de dos maneras. (1) Persona natural, (2) Persona Jurídica. Las personas naturales, de acuerdo con el código civil artículo 74. Son todos los seres humanos no importa el sexo y la edad. En ella recae la obligación en el momento de desarrollar una actividad denominada mercantil. En cambio, las personas jurídicas surgen de la constitución de una personería jurídica a partir de un tipo de sociedad mercantil, llamase sociedad anónima, sociedad anónima simplificada, sociedad limitada, sociedad en comandita. Ejemplo:

Persona natural El señor Fermín Fajardo residente de la ciudad de Montería, desea crear una empresa dedicada a la comercialización de productos lácteos, para ello, lo 34

primero es el registro ante la cámara de comercio, con el nombre comercial de la empresa y dirección de funcionamiento. Para este caso la empresa quedara constituida como una persona natural, naturalmente se crean responsabilidades fiscales de impuestos.

Persona jurídica El señor Fermín Fajardo residente de la ciudad de Montería, desea crear una empresa dedicada a la comercialización de productos lácteos, para ello, lo primero es el registro ante la cámara de comercio, con el nombre comercial de la empresa y dirección de funcionamiento a partir de un tipo de sociedad. Para ello se reúne con Luz Elena Pereira y crean una sociedad por acciones simplificada-S.A.S-. Queda claro entonces, que la naturaleza jurídica nace a partir de la constitución de un tipo de sociedad mercantil. un individuo con derechos y obligaciones que existe, pero no como persona, sino como institución que es creada por una o más personas físicas para cumplir un objetivo social que puede ser con o sin fines de lucro.

3.1 Responsabilidad sustancial Por otro lado, las obligaciones de carácter sustanciales mencionadas por el artículo 1 del estatuto tributario nacional, indica que esta se origina al realizarse el presupuesto o los presupuestos previstos en la ley como generadores del impuesto y ella tiene por objeto el pago del tributo. Entiendo que la obligación sustancial nace a partir de las obligaciones formales y en la realización del hecho generador del impuesto que establece el gobierno a partir de lo establecido en el artículo 338 de constitución nacional de Colombia-CN- como sujeto pasivo de la obligación tributaria. Es importante entender que la constitución nacional en el artículo 338 CN establece los elementos del 35

tributo, factor fundamental que debe cumplir todos los impuestos creados en Colombia para tener la calificación de legalidad, en ello emana las normas del derecho tributario, definiendo que en tiempo de paz solo los congresos, las asambleas y consejos municipales son los encargados de establecer, leyes, ordenanzas y acuerdos de acuerdo con los principios establecido en las CN. Es por esta razón todo tributo debe tener definido el hecho generador, sujeto activo, sujeto pasivo, base gravable y tarifa. Ahora bien, se establece que en materia tributaria el hecho generador es la manifestación externa del hecho imponible, el cual es un hecho considerado por la ley sustancial como elemento factico de la obligación tributaria, de la cual se genera y concreta el nacimiento de la obligación tributaria, para el responsable del impuesto frente al estado, en este sentido, el hecho generador corresponde a la actuación jurídica que genera la calidad de responsable ante la administración de impuesto. Por otra parte, los sujetos activos, son los encargados de percibir los recursos de los sujetos pasivos. En Colombia, el gobierno nacional en cabeza de la Dirección de Impuesto y Aduanas Nacionales-DIAN- es la que se encarga de administrar los tributos de carácter nacional, como son el IVA, Impuesto sobre la Renta, Impuesto a las riquezas, Gravamen a los movimientos financieros-GMF, de los cuales su función es la recaudación, generación de procesos de fiscalización, control de liquidaciones y discusiones de carácter administrativo. Hay que recordar que los municipios también son sujetos activos de los impuestos de carácter municipal en cabeza de la administración de hacienda pública y los entes que sean delegados para el control de los tributos de carácter municipales como son el impuesto de industria y comercio, avisos y tableros, predial unificado, sobretasa bomberil, delineación urbana entre otros según lo establecido en el acuerdo 053 del año 2012.

Por lo siguiente los sujetos pasivos, son aquellas personas que por disposiciones de la ley realizan el hecho generador del impuesto y son calificadas por los gobiernos nacionales como responsable del tributo, del mismo modo, Menéndez (2007), define el sujeto pasivo que por imposiciones la ley es obligado a cumplir con las presentaciones materiales y formales de la relación jurídica tributaria, en lugar y fecha estipulada por la administración pública que controla el tributo. Asimismo, en relación con otro elemento del tributo correspondiente a la base gravable el cual determinado por la ley su procedimiento y calculo, recordando que la base gravable es el valor por el cual se calcula el valor tarifa a pagar. El gobierno nacional a través de sus disposiciones fiscales debe definir los lineamientos que tiene el contribuyente para obtener la base gravable del impuesto, por eso, es importante contar con buenas disposiciones fiscales para permitir a los sujetos pasivos realizar los procedimientos de acuerdo con la normatividad establecida en ley. Del mismo modo. La base gravable definida por la CN artículo 338, es la magnitud o medición del hecho gravado, a la cual se aplica la tarifa para determinar la cuantía de la obligación tributaria, para el caso de los responsables del impuesto ICA, corresponde a los ingresos brutos obtenidos en el periodo fiscal, menos devoluciones e ingresos no gravados como ejemplo de un impuesto municipal. Finalmente, la tarifa definida a través de la CN, es el porcentaje o valor que aplicado a la base gravable determinando el monto a cancelar por el sujeto obligado a la obligación sustancial. El gobierno nacional a través de las leyes, decretos establece los valores tarifarios aplicados a los impuestos, en ejemplo de esto es el IVA, cuya tarifa general es el 19% definida en el artículo 468 del estatuto tributario modificado por el artículo 184 de la ley 1819 de diciembre del 2016.

3.2 Responsabilidades formales El artículo 19 del código de comercio-CC-, establece los deberes que tienen los comerciantes en matricularse en el registro mercantil: llevar libros de contabilidad, control de las operaciones regulares de su labor comercial, conservar los documentos relacionados con la actividad desarrollada, presentar información contable y tributaria ante los entes de control cuando sea requerida, todo lo anterior corresponde a obligaciones de tipo formal que permite verificar el pago de los tributos, identificar los contribuyentes que se encuentran obligados a realizar el pago, así como también la cuantía de este. En otras palabras, es a partir de las obligaciones de tipo formal que se suministran ciertos elementos al Gobierno Nacional para que este pueda investigar, determinar y recaudar los tributos y así cumplir con las obligaciones sustanciales, entiendo entonces, que las obligaciones de carácter formal no generan pagos de dinero, simplemente una presentación de la información y control de requerimientos establecidos por las administraciones fiscales para control de la gestión tributaria22. 3.2.1 Inscripción de registro mercantil El registro mercantil corresponde a la matricula ante los entes de control establecidos por el gobierno nacional para establecer de manera formal la calidad del comerciante y poder desarrollar actividades de carácter legal. Es sustancial entender que todo mercader tiene la obligación de matricularse en el registro mercantil. En estricto rigor la matrícula mercantil es un medio legal que permite brindar publicidad sobre la condición de comerciante. Por ello, los demás actos de inscripción, libros y documentos, en el registro mercantil, constituyen formalidades legales a cuyo cumplimiento no pueden sustraerse los comerciantes, y también se encaminan a fortalecer el sistema de publicidad mercantil. 22 Fuentes D.D y Nieves (2018). Cultura tributaria de los comerciantes del mercado popular de la ciudad de montería. Proyecto DINAI 2050. Universidad Cooperativa de Colombia. Monteria-Colombia.

Respecto a la formalidad que tienen las personas tanto naturales y jurídicas, antes de iniciar su actividad comercial deben realizar la obtención su matrícula mercantil, que puede realizar ante el ente que designe el gobierno nacional. Para el caso de Colombia la cámara de comercio desarrolla la actividad de registrar y certificar a los comerciantes de cada departamento, como también las demás funciones establecidas en el artículo 86 del código de comercio, entre las cuales se destaca el brindar servicios y capacitaciones a los comerciantes en relación de su labor comercial, adelantar investigaciones en relación con las afectaciones económicas que puedan causar daños a los mercaderes. Finalmente, la responsabilidad de esta entidad de control es ser un órgano que vela por los intereses de los comerciantes frente al gobierno nacional. 3.2.2 Registro de operaciones contable La gestión contable se ha concebido como una disciplina social que permite organizar y satisfacer las necesidades de información de los usuarios de la información a través de informes detallados en las operaciones comerciales como ventas, compras y pagos a terceros de otra naturaleza, de allí que en Colombia a partir de la normatividad contable incluida a través de la ley 1314 del 2009 donde se establecen los nuevos marcos normativos contables de información financiera para todas las empresas en Colombia, es bueno aclarar que el deber de llevar contabilidad en Colombia a partir de los nuevos marcos conceptuales es para todas las personas naturales y jurídicas que desarrollen una actividad comercial. Entendiendo entonces que las empresas en Colombia tienen la responsabilidad a partir de las disposiciones contables en manejar contabilidad, entiendo este como los sistemas que integran todas las operaciones que desarrollan el ente que con el fin de producir información veraz, compresible para toma de decisiones, de igual modo Túa (1995, p. 183), define la contabilidad como una ciencia de carácter empírica de 39

naturaleza económica, que busca como objeto principal la descripción de información y predicción de la misma a través de información de características cualitativa y cuantitativa que busca generar una medida de valoración objetiva para las decisiones financieras. Lo anterior mencionado constituye la importancia que tiene la contabilidad en calidad de herramienta de control de las operaciones económicas y financieras de las empresas, dado su mecanismo de control y apoyo en todos los procesos y decisiones, de allí la necesidad de evaluar la utilidad de los registro de las acciones de la empresa en relación con los sistema contables, buscando desarrollar mecanismos que permitan llevar información financiera útil tanto para los contribuyentes como también para los entes de control fiscal. Por otra parte, en bueno entender que los registros de operaciones contables de una organización corresponde a una responsabilidad tanto contable como fiscal, es decir a partir de la nueva ley 1819 del 2016, los impuestos y tributos se liquidan de acuerdo con los registros contables realizados bajos los nuevos marcos normativos contables, dejando así una unificación de algunos criterios en relación con la fiscalidad y contabilidad, no obstante las normas fiscales establecen casos en los cuales los tratamientos contables no generan ningún efecto en la tributación, de allí la importancia de realizar conciliaciones tributarias para la determinación de los tributos a partir de la información contable, como lo establece el artículo 772-1 ET. No obstante, de lo anterior, es primordial destacar que las personas naturales clasificadas en el régimen simplificado pueden acogerse a lo establecido concepto Dian 15456 de febrero de 2006 (que sigue vigente), el cual les dice que por pertenecer al régimen simplificado del IVA no estarían obligados a llevar contabilidad, al menos para efectos fiscales. Además, todos los acogidos al régimen simplificado del IVA (tanto los comerciantes 40

que no lleven contabilidad acogiéndose a la doctrina de la Dian, como los no comerciantes que no están obligados a llevar contabilidad) seguirían obligados a tener el libro Fiscal de Registro de Operaciones Diarias. 3.2.3 Declaraciones tributarias La declaración tributaria según lo establecido por la DIAN (2014) es un oficio donde el declarante del impuesto (renta y complementarios, ingresos y patrimonio, patrimonio, ventas, retención en la fuente, gravamen a las transacciones financieras, según el caso) debe plasmar la información necesaria para poner en conocimiento de la entidad, la ocurrencia de hechos que generan el tributo, cuantía y demás circunstancias imprescindibles para su correcta determinación y control. De conformidad con el artículo 746 ET, se consideran ciertos los hechos consignados en las declaraciones tributarias, en las correcciones a las mismas, siempre y cuando que sobre tales hechos, no se haya solicitado una comprobación especial, ni la ley la exija. De tal sentido las declaraciones tributarias corresponden a un documento privado que gestiona el contribuyente de acuerdo con su responsabilidad fiscal con el estado donde diligencia toda información solicitada por administración fiscal, referente a sus ingresos, costos, deducciones entre otros. Por otra parte, en gobierno nacional a través de sus disposiciones fiscales establecerá quienes tiene la obligación de presentar declaraciones tributarias, de acuerdo con la naturaleza de su actividad y los ingresos percibidos. En ejemplo de ellos aquellos contribuyentes de menor ingresos que se encuentran establecidos en el artículo 499 ET, no están obligados a presentar declaraciones tributarias correspondiente a impuesto sobre las ventas.

3.2.4 Facturación o comprobante de venta La facturación es documento de carácter mercantil que expide el vendedor en relación al servicio o producto que está comercializando, en ella realiza especificación del producto vendido, valor y algunas disposiciones establecidas en la ley, como son la numeración, cantidad, impuesto si es aplicable, ahora bien, el artículo 772 del Decreto 410 de 1971, Código de Comercio, definiendo que la factura es un título valor que el vendedor o prestador del servicio podrá librar y entregar o remitir al comprador o beneficiario del servicio. La practicas tributarias en Colombia a través de sus disposiciones fiscales, lo hacen obligatoria la facturación a los comerciantes obligador a declarar el impuesto sobre las ventas-IVA-, según vasco (2017), aquellos contribuyentes que no sean responsables IVA, no tendrán la obligación de facturar de acuerdo con las disposiciones tributarias establece en los artículos 617 de ET, que se explicara con mayores detalles. 3.2.4.1 Obligados a facturar en Colombia El concepto 045334 de 2013 establece que para efectos tributarios, todas las personas o entidades que tengan caracter de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a éstas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente, y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales”. Al mismo tiempo el artículo 612-2 del Estatuto Tributario, en consonancia con el literal c) del artículo 2 del Decreto 1001 de abril 8 de 1997, determinan que no están obligados a facturar los responsables del régimen simplificado.

Es claro entonces que las disposiciones fiscales establecen que las personas no obligadas al impuesto sobre las ventas, no están obligadas a facturar de acuerdo con las normatividades tributarias, pero hay que entender, que la aplicación de los sistemas contables de operación de ventas, costos y gastos, todos estos contribuyentes tendrán la obligación de mantener un control de esas operaciones a través de un documento comprobatorio que permita evidenciar sus operaciones. En este sentido el régimen simplificado del IVA se les exonera de la obligación de expedir factura de venta, pueden en todo caso expedirla en forma voluntaria con el lleno de todas las condiciones formales, incluido el de la autorización de numeración de la facturación (ver Resolución 000055 de julio 14 de 2016 que reemplazó a la Resolución 003878 de 1996 y el Concepto Dian 11545 de mayo 12 de 2017). Además, si la persona natural es tipógrafo elaborador de facturas, aunque pertenezca al régimen simplificado, sí está obligado a expedir factura de venta con todos los requisitos (ver el artículo 618-2 del ET y el parágrafo 2 del artículo 2 del Decreto 1001 de 1997 recopilado en el artículo 1.6.1.4.2 del DUT 1625 de octubre de 2016. 3.2.4.2 Requisitos de la factura de venta Las disposiciones tributarias emanadas en el artículo 617 del ET detallan que, para efectos tributarios, la expedición de factura a la que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los requisitos de estar denominada expresamente como factura de venta, especificar los Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio. De igual forma los Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.s Por otro lado, es requisito llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva 43

de facturas de venta, especificando la fecha de su expedición, descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados y valor total de la operación. Entre otros requisitos de los cuales la DIAN hace especificaciones en relación al nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura e indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas. 3.2.5 sujeto no responsables del IVA El artículo 3 del párrafo 4 de la ley 1943 del 2018, no son responsables del impuesto sobre las ventas, los comerciantes y artesanos de menores ingresos que realicen operaciones establecidas por el gobierno nacional, como no gravada sean comercio o servicio siempre y cuando cumpla con los requisitos de ingresos, compras, establecimiento entre otros. Como requisito previo para tener la calidad de no responsable del impuesto sobre las ventas, los comerciantes, minorista deben analizar detenidamente lo establecido en el estatuto, es decir sus ingresos a cierre de periodo anterior no debe ser superior a 3.500 UVT, asimismo no tener más de dos establecimientos de comercio, oficina, sede o local donde se ejerza su actividad, dato muy significativo para los comerciantes que por falta de conocimiento crean varios establecimientos con ingresos por debajo de lo decretado en la norma, pero por cumplimiento de ley deben inscribirse al régimen común del impuesto. De la misma manera que en el establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio no se desarrollen actividades bajo franquicia, concesión, regalía, autorización o cualquier otro sistema que implique la explotación de intangibles y que no sean usuarios aduaneros. Por otra parte, la celebración de contrato en el año inmediatamente anterior y en el año en curso contratos de venta de bienes y/o prestación de servicios gravados por valor individual, igual o superior a tres mil quinientas 44

(3.500) UVT le generan la calidad de régimen común del impuesto y el monto de sus consignaciones bancarias, depósitos o inversiones financieras durante el año anterior o durante el respectivo año no supere la suma de tres mil quinientas (3.500) UVT.

3.3 Impuesto de carácter nacional Los impuestos en Colombia se clasifican según su territorio, es decir pueden ser carácter nacional, departamental y municipales, cuando los impuestos son de carácter nacionales tiene la característica de ser aplicados en todo el territorio colombiano, no importa departamento o municipio en el que se encuentra el sujeto generador del tributo, debemos recordar que estos impuestos son aprobados por el congreso a través de las leyes y se hacen efectivas una vez se firma por el presidente y publicado de manera oficial. Dentro de los impuestos más conocidos encontramos el impuesto sobre las ventas denominado IVA, impuesto sobre la renta, impuesto a las riquezas, Gravamen a los Movimientos financieros, impuesto nacional al consumo, impuesto a las bolsas plásticas, creado a través de la ley 1819 del 2019 al igual que impuesto al cannabis medicinal. Para generar mayor profundidad de la temática de investigación en relación al diagnóstico de la cultura tributaria de los comerciantes del mercado del oriente de Montería se orientará aquellos impuestos que por sus características de comerciantes de menores ingresos. 3.3.1 Impuesto sobre las ventas Para razón del impuesto sobre las ventas, se define como el impuesto que se establece sobre toda la venta de bienes y servicios del territorio Nacional. Se genera por las ventas de mercancía que no hayan sido excluidas. Los servicios prestados en el territorio y la mercancía 45

importada. De igual forma la DIAN (2017) expresa que el impuesto al valor agregado (IVA) es un impuesto o tasa que se cobra sobre la adquisición de productos y servicios o sobre otras operaciones en distintos países del mundo. Es decir que, el impuesto recae sobre todas las operaciones asimiladas a venta según lo establecido en el artículo 421 ET. En este sentido el estatuto tributario establece los actos que son considerados ventas de acuerdo con sus condiciones de realización: Todos los actos que impliquen la transferencia del dominio a título gratuito u oneroso de bienes corporales muebles e inmuebles, y de los activos intangibles descritos en el literal b) del artículo 420 ET, independientemente de la designación que se dé a los contratos o negociaciones que originen esa transferencia y de las condiciones pactadas por las partes, sea que se realicen a nombre propio, por cuenta de terceros a nombre propio, o por cuenta y a nombre de terceros, como también los retiros de bienes corporales muebles e inmuebles hechos por el responsable para su uso o para formar parte de los activos fijos de la empresa. Asimismo, las incorporaciones de bienes corporales muebles a inmuebles, o a servicios no gravados, así como la transformación de bienes gravados en bienes no gravados, cuando tales bienes hayan sido creados, construidos, fabricados, elaborados, procesados, por quien efectúa la incorporación o transformación.

Como se puede notar según la definición del estatuto tributario el impuesto sobre las ventas no solo se causa en la realización de ventas de productos y servicios, también en algunos hechos que son considerados por ley asimilado a las ventas de los cuales se tienen las transferencias a título gratuito, los retiros de inventarios de bienes corporales e incorporales, las incorporaciones de bienes no gravados. En este sentido las donaciones a título gratuito son unos de los actos que por desconocimiento de ley muchos de los comerciantes son sancionados, dado que tal acción es considerada venta por la legislación colombiana conforme a lo definido por el artículo 421 del E.T, ahora bien, el código civil en el artículo 1443 define la donación entre vivos es un acto por el cual un sujeto trasfiere gratuitamente 46

e irrevocablemente, una parte de sus bienes a otra persona que la acepta, generando jurídicamente un acto que disminuye el patrimonio del donante y aumenta el patrimonio de donatario. Como se puede observar en lo mencionado anterior, cuando un individuo realiza una donación entrega un bien que tenía registrado en su patrimonio, debe disminuir tal valor de su patrimonio al final del periodo en que declara ante la administración, esto obviamente genera una disminución de su impuesto, en el caso que el contribuyente sea sujeto del impuesto a la riqueza como también la base de la renta presuntiva como alternativa de cálculo del impuesto de renta y complementario. Por otro lado, es primordial destacar que las donaciones recaen sobre bienes inmuebles o muebles que son activos fijos para el donante, en razón de que no se enajenan o vende dentro del ciclo normal del negocio, ya que tales actos no se generan IVA, aunque la donación sea realizada por un sujeto que sea responsable del impuesto sobre las ventas. 3.3.2 Impuesto sobre la renta o ganancias El impuesto sobre la renta es considera un impuesto de carácter nacional de manera directa que recae sobre el sujeto pasivo causante del hecho generador, de igual forma el impuesto a las ganancias, en la regulación fiscal colombiana comprende básicamente al impuesto sobre la renta y su complementario de ganancias ocasionales. El impuesto a las ganancias puede ser clasificado como corriente o diferido, es decir, el impuesto sobre la renta corresponde al valor a pagar o recuperar por conceptos de impuestos a las ganancias y el cual se deriva de las rentas gravables del periodo, este impuesto llamado corriente corresponde con el impuesto básico el cual se determina sobre la base gravable. Por otro lado, la normatividad colombiana establecida en el artículo 5 ET define el impuesto sobre la renta

y complementarios como un solo tributo y comprende para las personas naturales, sucesiones ilíquidas, y bienes destinados a fines especiales en virtud de donaciones o asignaciones modales contemplados en el artículo 11. Los que se liquidan con base en la renta, en las ganancias ocasionales, en el Patrimonio y en la transferencia de rentas y ganancias ocasionales fuera del país. Del mismo modo los demás contribuyentes, aquellos que se liquidan con base en la renta, en las ganancias ocasionales y en la transferencia al exterior de rentas y ganancias ocasionales, así como sobre las utilidades comerciales en el caso de sucursales de sociedades y entidades extranjeras. De esta forma se puede notar que este impuesto grava tanto a las personas naturales y jurídicas que, por sus características de ingresos, patrimonio, movimiento en cuenta e inversiones cumplen con los topes estipulados por el gobierno nacional para el caso de personas naturales. Por consiguiente, el desarrollo de la investigación de cultura investigativa se centrará dentro del análisis de impuesto de renta dentro de la perspectiva de las personas naturales, dada la naturaleza de los comerciantes, los cuales cumplen con las características de personas naturales comerciantes. En lo que se refiere a los comerciantes que son sujetos pasivos de la responsabilidad del impuesto sobre la renta y complementario, el artículo 592 del ET modificado por el artículo 167 de la ley 1819 del 2016 estableció que están obligados los contribuyentes personas naturales y sucesiones ilíquidas que no sean responsables del impuesto a las ventas, que en el respectivo año o período gravable hayan obtenido ingresos brutos superiores a 1.400 UVT y que el patrimonio bruto en el último día del año o período gravable no exceda de 4.500 UVT, como también las personas naturales o jurídicas, extranjeras, con residencia o domicilio en el país.

Tabla 1. Condiciones para declarar renta personas naturales residentes REQUISITOS PARA DECLARAR RENTA APLICABLE A LAS PERSONAS NATURALES RESIDENTES

Cantidades

Año 2018 cifras en pesos UVT 33.156

Patrimonio bruto superior

4500

$ 149.202.000

Ingresos brutos superiores

1400

$ 46.418.400

Otras condiciones Art 594-3 ET ( Art 19 de la ley 1819 del 2016) Consumo de tarjeta de crédito Compras y consumo

1400

Consignaciones e inversiones

$ 46.418.400

Fuente: Elaborado a partir del articulo 592 y 594 del estatuto tributario

3.4 Impuesto de carácter municipal De acuerdo con la ley de tributación municipal, decreto legislativo 776, establece que los impuestos municipales son tributos en favor de los Gobiernos Locales, cuyo cumplimiento no originan una contraprestación directa de la Municipalidad al contribuyente, la recaudación y fiscalización de su cumplimiento corresponde a los Gobiernos Locales. En este sentido es responsabilidad de los municipios establecer las disposiciones de normatividad y recaudo. 3.4.1 Impuesto de industria y comercio Se define el impuesto industria y comercio como un tributo municipal que grava directamente a las personas naturales o jurídicas que desarrollan actividades industriales, comerciales y de servicio, cuyo producto se destina a atender los cometidos constitucionales y legales con los que debe cumplir las respectivas 49

entidades territoriales. La Ley de 14 de 1983 Art. 32, define el ICA es como un tributo de carácter municipal, directo, que grava a las personas naturales o jurídicas a las sociedades de hecho en desarrollo de actividades industriales, comerciales y de servicios de manera permanente u ocasional, con o sin establecimiento de comercio. De lo anterior en Colombia según la clasificación territorial, el impuesto de ICA, corresponde a los tributos de carácter municipal, siendo así, cada administración municipal debe diseñar estrategias de recaudo para garantizar el cumplimiento del presupuesto público y desarrollo de obras establecidas en su plan de gobierno, por tal razón la importancia de analizar las causantes del no pago, analizando las principales variables que generan la evasión del tributo. Ahora bien, el acuerdo 053 del 2012 articulo 32 y 33 define que el impuesto de industria y comercio y complementarios se encuentran autorizados por la Ley 97 de 1913, la Ley 14 de 1983, el Decreto 1333 de 1986, la Ley 1430 de 2010 y la ley 1819 de 2016 y su hecho generador está constituido por el ejercicio o realización directa o indirecta de cualquier actividad industrial, comercial o de servicios en la jurisdicción del Municipio de Montería, ya sea que se cumplan de forma permanente u ocasional, en inmuebles determinados, con establecimiento de comercio o sin ellos. Por otro lado, como todo tributo basado en derecho tributario tiene su hecho generador, sujeto activo, sujeto pasivo, base gravable y tarifa, para el caso del hecho generador corresponde a la realización de cualquier actividad de carácter mercantil, es decir servicios, industria y comercio, con o sin local comercial, razón que ha causado muchos dudas a los comerciantes que no cuenta con establecimiento de comercio ya que desarrollan sus actividades a través de redes sociales y plataformas digitales, a pesar de lo mencionado estas 50

personas son sujetas al impuesto, dado lo establecido por el artículo 33 del estatuto tributario del municipio de Montería -ETM-. Respecto al sujeto activo, del impuesto de industria y comercio, el articulo 37 ETM define, que al municipio le corresponde designar al ente encargado del recaudo, en este sentido en la hacienda pública radica las potestades de gestión, administración, recaudación, fiscalización, determinación, discusión, devolución, compensaciones y cobro además de las demás actuaciones que resulten necesarias para el adecuado ejercicio de la misma. Por otro lado, el sujeto pasivo del impuesto de industria y comercio las personas naturales, jurídicas, sociedades de hechos y aquellas en quienes se realice el hecho gravado, a través de consorcios, uniones temporales, patrimonios autónomos. Tabla 2.Tarifa de impuesto de industria y comercio para actividad de comerciantes ACTIVIDADES – COMERCIALES

TARIFAS

Tiendas de abarrotes, graneros de ventas de alimentos que no vendan bebidas alcohólicas, venta de insumos químicos agrícolas y agropecuarios

4,5 X 1000

Venta de vehículos nuevos y o usados incluye motocicletas; venta de repuestos para vehículos

6.0 x 1000

Venta de aceites grasas, lubricantes, combustibles y biocombustibles

6.0 x 1000

Venta de drogas humanas y animales, papelería, librerías, venta de impresos y revistas.

5.0 X 1000

Venta de perfumes y cosméticos, joyerías y platería, cristalería, almacenes de detalles y regalos

10.0 x 1000

Venta de electrodomésticos, muebles de oficina, muebles y artículos para el hogar

10.0 x 1000

ACTIVIDADES – COMERCIALES

TARIFAS

Venta en establecimientos de miscelánea que no incluyan licores y bebidas alcohólicas.

6.0 x 1000

Venta de licores y bebidas alcohólicas para consumir en otro sitio

10.0 x 1000

Las demás actividades comerciales NPC

10.0 x 1000

Fuente: Elaborada a partir del artículo 66 ETM.

3.4.1.1 Impuesto de Avisos y Tableros Es fundamental determinar que el impuesto de Avisos y Tableros es complementario al impuesto de industria y comercio, dado que ambos son liquidados en el formato, correspondiente al 15% de valor de industria y comercio, de lo anterior podría concluirse que el impuesto de Avisos y Tableros es accesorio al impuesto de industria y comercio, por cuanto no puede subsistir o causarse por sí mismo, sino que exige necesariamente el ejercicio de las actividades gravadas con el impuesto de industria y comercio. Siguiendo el principio general de derecho, los accesorios siguen la suerte de lo principal, si se considera el impuesto de avisos y tableros como accesorio al de industria y comercio, sería posible inferir que la deducibilidad contemplada en el artículo 115 del Estatuto Tributario para el impuesto de industria y comercio comprendería la de su complementario de avisos y tableros. Por otro lado, el impuesto de avisos y tableros es complementario del impuesto de industria y comercio no implica que haga parte del mismo, pues en su criterio la intención del legislador fue delimitar la procedencia del monto, el momento de la liquidación y su cobro; igualmente precisa que si bien es complemento del impuesto de industria y comercio su naturaleza independiente permite identificarlo de manera autónoma frente a aquel.

Respeto al Artículo 69 Acuerdo Municipal N° 014 de diciembre 21 de 2016, define el hecho generador del impuesto la colocación de avisos y tableros fijos o móviles en sitios propios o públicos, por medio de cualquier método usado como propaganda o identificación de una actividad comercial, industrial o de servicios visible desde el espacio público, dentro de la Jurisdicción del Municipio de Montería. En este sentido remitido a la norma del impuesto de avisos y tableros se remonta al año 1913 cuando, mediante el artículo 1 literal k de la Ley 97, se autorizó para la ciudad de Bogotá la creación de un tributo cuyo hecho generador es la colocación de avisos en la vía pública, interior y exterior de coches de tranvía, estaciones de ferrocarriles, cafés y cualquier establecimiento público. La Ley 84 de 1915 hizo extensiva la autorización inicialmente conferida a la ciudad de Bogotá a todos los municipios del país. Más tarde, la Ley 14 de 1983, por la cual se fortalecen los fiscos de las entidades territoriales y se dictan otras disposiciones, reguló en el artículo 37 el impuesto de avisos y tableros como complementario del impuesto de industria y comercio, con una tarifa de un quince por ciento (15%) sobre el valor de éste. Tabla 3. Periodos de pago de impuestos nacionales aplicables a los comerciantes REQUISTO PARA DECLARACION DE IMPUESTO APLICABLE A LAS PERSONAS NATURALES Impuestos

Impuesto de renta y complementario

Condiciones

Personas naturales y sucesiones ilíquidas, liquidación en base a los ingresos

Ingresos Superior 1400 UVT

$44.602.600

Valor UVT 2017-31859

Ley 1819 del 2016

Periodicidad

Liquidación

Anual

Art 241 ET

Patrimonio Superior 4500 UVT

$143.365.500

REQUISTO PARA DECLARACION DE IMPUESTO APLICABLE A LAS PERSONAS NATURALES Impuestos

Condiciones

Impuesto sobre las ventas-IVA

Personas naturales y jurídicas que vendan bienes gravados

Impuesto a las Bolsas plásticas

Perteneciente al régimen común del impuesto sobre las ventas

Ingresos

Valor UVT 2017-31859

Ley 1819 del 2016

Periodicidad

Liquidación

Patrimonio

Superior 3500 UVT

Superior 4500 UVT

Bimestral

$111.506.500

$143.365.500

Cuatrimestral

$111.506.500

Establecimiento menor 50 m2

Superior 3500 UVT

Superior 4500 UVT Bimestral

$111.506.500

Art 420 ET

Art 512-1 ET

$143.365.500

Fuente: Elaboración propia

3.5 Obligaciones de carácter municipal Las obligaciones de carácter municipal, corresponde a tributos establecido por los municipios a través de los concejos municipales que se establece por medios de acuerdo, aprobados finalmente por los alcaldes, este sentido los municipios para el desarrollo de sus planes de gobierno, requiere recursos que adquiere por medio de los tributos que son invertidos en obras urbanas, ambientales y educación, entre los impuesto causados a los comerciantes de menores ingresos en Colombia, se encuentra ICA, conocido como industria y comercio y complementario de avisos y tablero, al igual que el impuesto predial para los comerciantes propietarios de bienes inmuebles donde desarrollan su actividad comercial. En este sentido las personas naturales comerciantes de menores ingresos, son sujetos pasivos del impuesto de industria y comercio y complementario de avisos y tableros de los ingresos brutos anuales percibidos, descontando de ellos las deducciones establecidas en el artículo 50 del ETM. 54

Tabla 4. Condiciones de los impuestos municipales aplicados a los comerciantes de menores ingresos REQUISTO PARA DECLARACION DE IMPUESTO APLICABLE A LAS PERSONAS NATURALES Sujeto recaudador

Valor UVT 2017-31859 Base de liquidación

Impuestos

Condiciones

Impuesto de Industria y comercio

Personas naturales y jurídicas que desarrollen actividades industriales, comerciales o de servicio en el municipio de montería

Impuesto de Avisos y Tableros

Personas naturales y jurídicas que coloquen vallas, avisos, tableros y emblemas en la vía pública

Sobre tasa bomberil

Personas naturales y jurídicas responsables de impuesto de industria y comercio y predial unificado

Base gravable del impuesto de industria y comercio calculado. Art 97 ETM

Impuesto predial Unificado

Personas naturales y jurídicas que posean bienes inmueble en la ciudad de montería

Avaluó catastral vigente fijado o aceptado por el instituto Geográfico Agustín Codazzi para los predios ubicados en las zonas urbanas y rurales. Art 17 ETM

Ingresos ordinario y extraordinarios, menos las deducciones establecida en el estatuto Art 50 estatuto

Municipio de Montería- Hacienda publica

Monto gravable de impuesto de industria y comercio Art. 88 ETM

Periodicidad

Anual Ante de 31 de Marzo de cada año

Anual Antes del 31 de marzo de cada año

Anual según los plazos establecido por la administración municipal

Ley 1819 del 2016 Tarifa

De acuerdo a la actividad comercial desarrollada. Art 66 ETM

Tarifa del 15% del impuesto de industria y comercio, según Art 88 ETM

Tarifa de 7% para el industria y comercio y el 2% base impuesto predial unificado

Tarifa desde el 2x1000 hasta el 25x mil de acuerdo al tipo de bien urbano, rural objeto del impuesto. Art 24 ETM

Fuente: Elaboración propia Como es de notar se realiza una descripción de los impuestos municipales aplicables a los comerciantes de menores ingresos, condiciones que cumple los comerciantes del mercado del oriente de la ciudad de Montería. 55

3.5 Otras Obligaciones de carácter formal Tal y como se mencionó anteriormente, las obligaciones de carácter formal, son base importante en la administración de impuesto, para determinar las obligaciones de carácter sustancial, es por esto que se convierte en factor fundamental en el cumplimiento por parte de los comerciantes de menores ingresos, del mismo modo, dentro de las obligaciones formales encontramos los requisito de cumplimiento de los mercantes no obligados a los impuestos, tema que permitirá abordar de una manera clara las obligaciones formales para aquellos pequeños comerciantes no responsables de impuestos nacionales. Ahora bien, los pequeños comerciantes que sean o no responsables del impuesto sobre las ventas IVA, deberán inscribirse en el registro único tributario-RUT, esto debe hacerse antes de iniciar su actividad comercial, ante la dirección de impuesto DIAN, con ánimo de entregarle un documento para poder desarrollar actividades mercantiles con otras empresas. Una vez obtenido el RUT deberá exhibirlo en un lugar visible como lo instaura el artículo 506 ET. De igual forma el estatuto establece que los comerciantes deben entregar copia de documento de inscripción-RUT en las primeras ventas que realicen y finalmente llevar un libro de control de operaciones diaria-libro fiscal.

3.5.1 Inscripción tributario

registro

único

Conforme a lo mencionado anteriormente todo comerciante que inicia su actividad como comerciante está obligado registrarse ante la dirección de impuesto y aduanas nacionales DIAN, como requisito de inscripción debe suministrar su información personal y tipo de actividad mercantil, de esta forma a través de los medios informáticos y funcionario de la administración pública se le inscribirá en la base del registro único tributario. 56

Es sustancial comprender que los tramites de inscripción solo se realizan en las oficinas de la administración de impuestos DIAN, dado que la matricula por primera vez del comerciante requiere la asistencia e manera personal en las oficinas. Aunque la DIAN por medio de su página web, creo un mecanismo de inscripción, no ha sido exitoso su trámite. De igual forma para que los responsables del régimen simplificado del IVA o del INC puedan cumplir con el proceso de inscribirse por primera vez en el RUT, actualizarlo o incluso cancelarlo, deberán tener en cuenta las instrucciones que al respecto siguen contenidas en el Decreto 2460 de noviembre de 2013 (el cual fue posteriormente recopilado entre los artículos 1.6.1.2.2 hasta 1.6.1.2.24 del DUT 1625 de octubre de 2016). En dicho proceso ya no se exige disponer de una cuenta bancaria o de ahorros. Además, si se trata de un comerciante que primero debe inscribirse en cámara de comercio, en ese caso tendrá que seguir las instrucciones de la Resolución Dian 052 de junio 21 de 2016.

3.5.2 Sanciones relativas al cumplimiento del RUT Aunque parece sencillo el tema de exhibir en lugares visibles el RUT los comerciantes en Colombia no cumplen dicha responsabilidad, desconociendo que la norma tributaria en los artículos 658-3 ET, establece sancione para aquellos que incumplen con dicha responsabilidad. La sanción por no inscribirse en el Registro Único Tributario, RUT, antes del inicio de la actividad, por parte de quien esté obligado a hacerlo, impone la clausura del establecimiento, sede, local, negocio u oficina, por el término de un (1) día por cada mes o fracción de mes de retraso en la inscripción, o una multa equivalente a una (1) UVT por cada día de retraso en la inscripción, para quienes no tengan establecimiento, sede, local, negocio u oficina. 57

Por otro lado, se impondrá una multa que corresponde a diez (10) UVT como sanción por no exhibir en lugar visible al público la certificación de la inscripción en el Registro Único Tributario, RUT, por parte del responsable del régimen simplificado del IVA. Del mismo modo existirá sanción por no actualizar la información dentro del mes siguiente al hecho que genera la actualización, por parte de las personas o entidades inscritas en el Registro Único Tributario, RUT imponiendo una multa equivalente a una (1) UVT por cada día de retraso en la actualización de la información. Cuando la desactualización del RUT se refiera a la dirección o a la actividad económica del obligado, la sanción será de dos (2) UVT por cada día de retraso en la actualización de la información. Finalmente, la sanción por suministrar información falsa, incompleta o equivocada, por parte del inscrito o del obligado a inscribirse en el Registro Único Tributario, RUT, será equivalente una multa de cien (100) UVT.

3.5.3 Control de operaciones diaria (Libro fiscal) El libro de operaciones diarias (libro fiscal), corresponde a un control que deben establecer todas las personas clasificadas en el régimen simplificado del impuesto a las ventas, si bien el estatuto no hace un referencia tacita al libro fiscal, hay ciertas condiciones que permiten analizar desde la responsabilidad que establece el controlar operaciones con personas de otro régimen, permitiendo a la DIAN poseer un mayor control de los contribuyentes, por tal motivo todo comerciante de régimen simplificado está obligado a llevar un registro de operaciones donde se cumplan ciertos requisitos, número de identificación tributaria-NIT y nombre completo del contribuyente, mantener un control cronológicos de las operaciones realizadas, ingresos, costos y gastos. De igual modo debe tener globalizado el total de ingresos por cada mes vencido, de tal forma que permita evidenciar por parte de la administración la realización del hecho 58

generador. Asimismo, el libro fiscal debe reposar en el establecimiento comercial y la no presentación del mismo en un control realizado por la DIAN, ocasionará sanciones relacionadas al artículo 652-654 ET.

3.6 Destinación de los tributos En Colombia los tributos según lo mencionado en el artículo 95 No 9 de la constitución Nacional son destinados para velar por el gasto público de la nación, es decir inversiones, deudas fiscales, presupuesto de obras, recursos para salud, educación, deporte entre otros, a través de los tributos el estado obtiene recursos con el fin de cubrir el presupuesto nacional. Ahora bien, en Colombia unos de los impuestos que mayor recaudación genera al estado corresponde al impuesto sobre la renta e IVA, según la DIAN (2016), informe de rendición de cuentas de los periodos 20162017, el impuesto de renta alcanzo ingresos por valor $ 14.5 Billones de pesos, con un aumento de 32.8% con respecto al año 2015-2016, con un cumplimiento del 82.3% de la meta establecida en el presupuesto nacional. Por otro lado, el impuesto sobre las ventasIVA, obtuvo ingresos $ 34.7 billones de pesos con un crecimiento comparado con el periodo 2015-2016 de un 14.4% con un cumplimiento del 93%, es decir por debajo de lo esperado 2.3 billones de pesos. Ahora bien, parte de los recursos obtenidos por los impuestos, tienen una destinación específica de a acuerdo a la ley, en este sentido el IVA según el artículo 468 del ET, el 1% del recaudo del impuesto se destinará en 0.5% al sistema general de seguridad social y 0.5% a la financiación de educación de los cuales 40% para educación superior pública. Del mismo modo el impuesto sobre la renta de personas jurídicas destina de su recaudo el 9%, 2.2 ICBF, 1.4 SENA, 4.4 Sistema de seguridad social, 0.4 programas de atención a la infancia y 0.6 a la financiación de las instituciones de educación superior. 59

Tabla 5. Destinación de los recursos de los impuesto nacionales y municipales DESTINACIÓN DE LOS TRIBUTO NACIONALES Y MUNICIPALES Impuestos

Agente recaudador

Ley 1819 del 2016 Destinación

Dirección de Impuesto y Aduanas Nacionales-DIAN-

9% del recaudo nacional, 2.2 ICBF, 1.4 SENA, 4.4 Sistema de seguridad social, 0.4 programas de atención a la infancia y 0.6 a la financiación de las instituciones de educación superior.

Dirección de Impuesto y Aduanas Nacionales-DIAN-

1% del recaudo del impuesto se destinará en 0.5% al sistema general de seguridad social y 0.5% a la financiación de educación de los cuales 40% para educación superior pública

Régimen simple

Dirección de Impuesto y Aduanas Nacionales-DIAN-

Financiación del aseguramiento en el marco del Sistema General de Seguridad Social, en Salud y en Riesgos Laborales

Impuesto de Industria y comercio, Aviso y Tableros

Municipio-Hacienda pública-

Gasto público del Municipio

Impuesto de renta y complementario

Impuesto sobre las ventas-IVA

Fuente: Elaboración propia Nota: A partir de la entrada de la nueva ley de financiación 1943 del 28 diciembre 2018, quedo eliminado el Monotributo. 60

LAS CUENTAS

ANALISIS Y MANEJO

La contabilidad se caracteriza por ser una herramienta que permite llevar el control de las operaciones de manera cronológica y organizada, con el fin de brindar información útil para las decisiones económica y financiera. A partir de este principio, se hace uso de técnicas de registros que permiten organizar y controlar los hechos económicos, generado a la administración, obtener datos de manera sistematizado y codificado. Por tal razón, la aplicación de las cuentas contables es fundamental en el desarrollo operacional de cualquier ente que desea llevar control de sus transacciones.

OBJETIVOS

1. Conocer los conceptos básicos de las cuentas contables y su naturaleza operacional 2. Identificar las cuentas de carácter reales y de nominales 3. Entender las dinámicas de registros de acuerdo a su naturaleza contable 4. Aprender los procesos de registros a partir de asientos simples y compuestos

1. Concepto cuentas contables Las cuentas es un nombre que se utiliza para registrar en forma ordenada las operaciones realizadas por un ente económico, persona natural o jurídica, respecto a su actividad económica. Las cuentas permiten llevar un control ordenado de los registros de información y transacciones aplicadas. Para ello, deben ser claras y explicitas, fácil de comprender y que su nombre identifique el tipo de movimiento realizado. Respecto a la entrada de las normas internacionales de información financiera NIIF o IFRS, quedo claro que dichas normas no hacen alusión a las cuentas, ni su naturaleza. Por tanto, las aplicaciones de las normas locales pueden ser aplicadas por las entidades y en ella pueden hacer adaptaciones de cuentas de acuerdo al tipo de transacciones realizadas.

1.1 Forma básica de las cuentas La forma más simple del entendimiento de las cuentas contables es a partir del esquema de las cuentas T. consiste en estableces (1) Nombre completo de la cuenta, (2) Él debe va al lado derecho y se usa para registrar los débitos, (3) El haber va al lado izquierdo y se utiliza para registrar los créditos.

Nombre

Debe

Haber

Debito

Crédito

1.2 Registro de las cuentas T Debitar una cuenta, significa realizar un registro en el lado derecho de la cuenta, es decir realizar un debe. Por el contrario, realizar un crĂŠdito es registrar un valor al lado izquierdo de la cuenta, en la columna del haber. 1.2.1 Saldo de las cuentas T El saldo de las cuentas T es la diferencia entre los valores registrados en la columna del debe y los registros en la columna del haber. Veamos u ejemplo Cuenta Debe

Haber

80.000

50.000

30.000

25.000

110.000

75.000

1.2.1.1 Saldo Debito Una cuenta contable refleja saldo debito cuando el movimiento debito es mayor que el movimiento crĂŠdito. Cuenta Debe

Haber

80.000

50.000

30.000

25.000

110.000

75.000

35.000 Saldo debito

1.2.1.2 Saldo crédito Una cuenta contable refleja saldo crédito cuando el movimiento crédito es mayor que el movimiento débito. Cuenta Debe

Haber

80.000

50.000

30.000

25.000

110.000

125.000 15.000

Saldo crédito

2. Nomenclatura de las cuentas y su naturaleza De acuerdo a la naturaleza de las cuentas según lo establecido por el decreto 2650 del 1993 que aún tienen vigencia parcial de aplicación en la utilización de las cuentas contables, la cuentas se clasifican en reales o de balances; nominales o de ganancias y perdida.

2.1 Cuentas reales o de balance Las cuentas reales o de balance están representadas por cuentas del activo, pasivo y patrimonio. Tales como son las propiedades planta y equipos, propiedades de inversión, cuentas por cobrar y otras, inventario, efectivo y su equivalente. 2.1.1 Activo Los activos son recursos controlados por la entidad, derivados de sucesos pasados, de los que la entidad espera obtener en el futuro beneficios económicos.23 23 Marco conceptual de las NIIF. Párrafo 4.4. literal a.

Para que un Activo pueda ser incorporado en los estados tiene que ser probable que se obtengan de mismos beneficios económicos futuros para la entidad, y además el activo tiene un costo o valor que puede ser medido con fiabilidad. De igual forma, cuando no se cumple con lo anterior, se debe reconocer un gasto en el estado de resultados, lo que no implica necesariamente que la intención de la gerencia, al hacer el desembolso, fuera otra que la de generar beneficios económicos en el futuro, o que la gerencia estuviera equivocada al hacerlo. La única implicación de lo anterior es que el grado de certeza sobre los beneficios económicos que van a llegar a la entidad, tras el presente periodo contable, es insuficiente para justificar el reconocimiento del activo. 2.1.1.1 Movimientos Las cuentas del activo aumentan el débito y disminuye en el crédito, por lo general su saldo es débito. Cuenta del activo Debe

Haber

Aquí empiezan y aumentar Saldo debito

Aquí disminuyen y se cancela

Ejemplo La empresa MULTISTORE S.A.S realiza la compra de mercancía por valor $ 10.000.000 en efectivo (1) registro contable. Se realiza una segunda compra por valor $ 5.000.000 en efectivo (2) registro contable. Finalmente se vende 50% de la mercancía. (3) registro contable.

(1) Registro primera compra Mercancia Debe

Haber

10.000.000

(2) Registro, segunda compra Mercancia Debe

Haber

10.000.000 5.000.000 15.000.000

(3) Registro, venta Mercancia Debe

Haber

10.000.000 5.000.000

7.500.000

15.000.000

7.500.000

Como el mayor valor corresponde al débito, se realiza una operación aritmética: $ 15.000.000 – 7.500.000 = $ 7.500.000. 2.1.2 Pasivo Los pasivos son obligaciones presentes de la entidad, surgida a raíz de sucesos pasados, al vencimiento de la 66

cual, y para cancelarla, la entidad espera desprenderse de recursos que incorporan beneficios económicos. Se reconoce un pasivo, en el balance, cuando es probable que, del pago de esa obligación presente, se derive la salida de recursos que lleven incorporados beneficios económicos, y además la cuantía del desembolso a realizar pueda ser evaluada con fiabilidad. 2.1.2.1 Movimiento de las cuentas del pasivo Las cuentas del pasivo aumentan por el debido y disminuyen por el crédito. Generalmente su saldo es crédito. Cuenta del activo Debe

Haber

Aquí disminuyen y se cancelan

Aquí empiezan y aumentar Saldo crédito

Ejemplo

La empresa MULTISTORE S.A.S realiza la compra de mercancía por valor $ 10.000.000 a crédito al proveedor Milagro S.A.S (1) registro contable. Se realiza una segunda compra por valor $ 5.000.000 a crédito (2) registro contable. Finalmente se abona 50% $ 8.000.000 a la deuda. (3) registro contable. Proveedor Debe

Haber 10.000.000 5.000.000 15.000.000 7.000.000 Saldo crédito

2.1.3 Patrimonio El patrimonio es el residuo de los activos reconocidos, menos los pasivos reconocidos. Se puede sub-clasificar en el estado de situación financiera. Por ejemplo, en una sociedad por acciones, las sub-clasificaciones pueden incluir fondos aportados por los accionistas, las ganancias acumuladas y ganancias o pérdidas reconocidas directamente en patrimonio. 2.1.3.1 Movimiento de las cuentas del patrimonio Su movimiento es igual a las cuentas del pasivo, aumenta por el crédito y disminuye por el débito.

Cuenta del patrimonio Debe

Haber

Aquí disminuyen y se cancelan

Aquí empiezan y aumentar Saldo crédito

Ejemplo: EL 01 de enero 2019 se constituye la empresa DATAS S.A.S con un capital, socio (a) $ 50.000.000, Socio (B) $ 12.000.000 y socio (C) $ 19.000.000.

Registro inicial Aportes Sociales Debe

Haber 50.000.000 12.000.000 19.000.000 81.000.000 Saldo crédito

El socio(B) decide retirarse de la sociedad su aporte fue de $ 12.000.000 Aportes Sociales Debe

Haber 50.000.000 12.000.000 19.000.000 81.000.000 69.000.000 Saldo crédito

2.2 Cuentas nominales o de ganancias Las cuentas nominales o de resultados corresponden a los que constituyen el estado de resultado, Ingresos, Costos y Gastos. 2.2.1 Ingresos Se reconoce un ingreso en el estado de resultados cuando ha surgido un incremento en los beneficios económicos futuros, relacionado con un incremento en los activos o un decremento en los pasivos, y además 69

el importe del ingreso puede medirse con fiabilidad. En definitiva, esto significa que tal reconocimiento del ingreso ocurre simultáneamente con el reconocimiento de incrementos de activos o decrementos de pasivos (por ejemplo, el incremento neto de activos derivado de una venta de bienes o servicios, o el decremento en los pasivos resultante de la renuncia al derecho de cobro por parte del acreedor). 2.2.1.1 Movimiento de las cuentas de ingresos Estas cuentas empiezan aumentar en el haber (crédito); normalmente no se debitan sino al final del ejercicio para cancelar saldos. Cuenta de Ingreso Debe

Haber

Aquí disminuyen y se cancelan

Aquí empiezan y aumentar Saldo crédito

Ejemplo: Se reciben $ 1.500.000 mensuales por concepto de arrendamiento de un local por los meses de octubre, noviembre y diciembre. Mes de Octubre Arrendamiento Debe

Haber

1.500.000

Mes de Noviembre Arrendamiento Debe

Haber

1.500.000 1.500.000 Mes de Diciembre Arrendamiento Debe

Haber

1.500.000 1.500.000 1.500.000 4.500.000 Como vemos estos valores se registran en el haber (crédito) porque representan un aumento de un ingreso. Al sumar todos los ingresos del periodo fiscal (Un año) el valor total fue de $ 4.5000.000 2.2.2 Gastos Se reconoce un gasto en el estado de resultados cuando ha surgido un decremento en los beneficios económicos futuros, relacionado con un decremento en los activos o un incremento en los pasivos, y además el gasto puede medirse con fiabilidad. En definitiva, esto significa que tal reconocimiento del gasto ocurre simultáneamente con el reconocimiento de incrementos en los pasivos o decrementos en los activos (por ejemplo, la acumulación o el devengo de salarios, o bien la depreciación del 71

equipo). Por su parte, la medición, corresponde a determinar el valor o importe el cual se le asignará a una partida de activo, pasivo, patrimonio, ingreso o gasto al momento de efectuar su reconocimiento. Para efectos de lo anterior es necesario seleccionar una base o método particular de medición. La medición se realiza de forma inicial, ejemplo cuando se adquiere un activo y posterior, cuando se van a presentar estados financieros al final del periodo en el que se realizó la medición inicial. 2.2.2.1 Movimiento de las cuentas de gastos Estas cuentas aumentan en él debe (debito) porque representa un aumento del gasto para la organización. Generalmente no se acreditan sino al final del ejercicio o por reverso de un documento. Ejemplo. Se paga servicios públicos del mes de junio, por valor $ 150.000, 160.000 y 220.000 respectivamente. Mes de Junio Gastos de Servicio Debe

Haber

150.000

Mes de Julio Gastos de Servicio Debe 150.000 160.000

Haber

Mes de Agosto Gastos de Servicio Debe

Haber

150.000 160.000 220.000 530.000

Al sumar los valores de los débitos se obtiene el saldo de los gastos del periodo fiscal, correspondiente a $ 530.000. 2.2.3 Costos De acuerdo a las normas contables, los costos son similar los gastos, su reconocimiento y medición surge en la disminución de un activo y el incremento de un pasivo. 2.2.3.1 Costos de producción Los costos de producción corresponden a los recursos necesarios que emplea la organización para llevar a cabo la transformación de un producto o servicio. Corresponde así, a la razón ser de la empresa que emplea materiales de producción, recursos de personal, maquinaria entre otros, todo lo anterior se puede asociar a tres elementos, que son: • • •

Mano de obra directa, Materiales directos Costos indirectos de fabricación

2.2.3.1.1 Mano de obra directa- MOD La asignación de los rubros que hacen parte de la mano de obra directa, corresponde a todo el personal humano 73

que tiene una relación directa con la fabricación del producto. Es decir, para la transformación de una materia prima en producto terminado, es necesario la aplicación de recursos humanos que actué directamente en una acción con el producto elaborado. asimismo, los costos directos poseen una característica que son fáciles de asignar o no requiere de un esfuerzo adicional para poder ser asignados en el producto. Ejemplo de ello en una empresa de fabricación de TV, el técnico en electrónica, tiene una relación en el proceso de transformación de producto, dejando claro su asignación como mano de obra directa. Aquellos costos de recursos humanos que estén relacionados con la producción y que sean fáciles de asignar a la producción, es decir requiere de un esfuerzo adicional para poder rastrearlo, serán clasificados como costos indirectos de fabricación y conformaran los elementos de los costos indirectos de fabricación. Tales de ellos son los aseadores, supervisores, bodegueros, ingenieros de control y personal de vigilancia. 2.2.3.1.2 Materiales Directos-MDLos materiales directos corresponden a la materia prima que hace parte integral del producto fabricado y son fácil de asignar al producto sin la necesidad de generar esfuerzo adicional. Es importante entender que en la fabricación de un producto se requiere materia prima que hace parte directa del producto, pero su asignación y determinación requiere por parte de la admiración un esfuerzo adicional, por tal motivo aquellos materiales difíciles de asignar al producto serán clasificado como materiales indirectos que harán parte de los costos indirectos de fabricación. Ejemplo de materiales directos en la fabricación de una mesa de oficina es la madera utilizada, vidrio de soporte. Vemos como esos materiales son fácil de 74

asignar, al contrario de elementos como pegante, que son necesarios para la transformación del producto, pero requieren dificultad para estimar la cantidad aplicada. 2.2.3.1.3 Otros materiales Directos Dentro de los procesos productivos, pueden existir algunos materiales que cumplen con la condición de ser reconocidos como directos, por su importancia y condición en la producción, pero las condiciones de cantidad asignadas a la producción, generan dificultades para ser calculadas de manera exacta y en muchos casos es recomendable clasificarlas como materiales indirectos para no generar errores en la determinación. 2.2.3.1.4 Costos indirectos de fabricación- CIFAdemás de los materiales directos y mano de obra directa, son necesarios en la transformación de un producto aquellos materiales que no son fáciles de asignar, asimismo la mano de obra que requiere de esfuerzo para ser contabilizado. Por ello esas partidas serán clasificadas en los costos indirectos de fabricación. 2.2.3.2 Movimiento de las cuentas de costos de venta Los movimientos de las cuentas de los costos de venta, aumentan en él debe (debito) y disminuyen en el haber (crédito). Estas cuentas son afectadas, cuando se realizan y venta de mercancía (empresas comerciales).

Cuentas del Costo Debe

Haber

Aquí empiezan aumentar

Aquí disminuyen y se cancelan

Saldo Debito

Ejemplo. La empresa DATAS S.A.S realiza compra el día 1. Mercancía por valor $ 5.000.000. El día 5. Compra mercancía por valor $ 4.000.000. Contabilización día 1 y día 5 Costo de Venta Debe

Haber

5.000.000 4.000.000 9.000.000 Saldo Debito

La cuenta de costo de utiliza, cuando la empresa maneja un sistema de costos periódico. Afectando la cuenta 6205.

3. Partida doble Al comprender la gestión contable, se puede apreciar que cualquier movimiento o transacción debe afectar por los menos dos cuentas, una se debita y otra se acredita. A este movimiento de registro equilibrado se le denominada partida doble, donde existe una igualdad de los saldos registrados en el débito y el crédito. Aunque la norma internacional de información financieraNIIF o IFRS no dicta disposiciones referentes a la realización 76

de las transacciones. Queda claro que este principio sigue vigente y debe cumplirse en todas las organizaciones obligadas a llevar contabilidad en Colombia. Veamos un ejemplo de aplicación del principio de partida doble. La empresa DATAS S.A.S realiza compra de mercancía de contado por valor $ 1.200.000 en efectivo. Para recordar: Activos

Costos

Gastos

Debe

Haber

Debe

Haber

Debe

Haber

Aquí empiezan aumentar

Aquí disminuyen y se cancelan

Aquí empiezan aumentar

Aquí disminuyen y se cancelan

Aquí empiezan aumentar

Aquí disminuyen y se cancelan

Saldo Debito

Ingresos

Saldo Debito

Pasivos

Patrimonios

Debe

Haber

Debe

Haber

Debe

Haber

Aquí disminuyen y cancelan

Aquí empiezan aumentar

Aquí disminuyen y se cancelan

Aquí disAquí Aquí minuyen y empiezan empiezan cancelan aumentar aumentar Saldo Crédito Saldo Crédito

Saldo Crédito

Entonces Cuentas que son afectadas: Mercancía (activo) y efectivo (Activo). En razón de los movimientos realizados en efectivo se utilizará la cuenta CAJA código -1105- según plan de cuenta y Mercancía, 77

se utilizará Mercancía no fabricada-1435- (sistemas permanentes). Ver plan de cuenta y nomenclatura. 1435 Mno fabricada Debe

Haber

1105 Caja Debe

1.200.000

Haber 1.200.000

Partida doble La empresa DATAS S.A.S realiza compra de mercancía de contado por valor $ 1.200.000 a crédito. Cuenta que afecta: Mercancía: Activo Proveedor: Pasivo (Para compra de mercancías a crédito) 1435 Mno fabricada Debe

Haber

1.200.000

1105 Caja Debe

Haber 1.200.000

Nota: Vemos que solo cambia la cuenta de caja por proveedor

4. Asientos contables Los asientos contables son definidos como los registros contables aplicados en los comprobantes de contabilidad. Para ello existen dos tipos de asientos; asientos simples y compuestos.

4.1 Asientos simples Se efectúa cuando la transacción afecta dos cuentas correspondientes a débito y crédito. Veamos un ejemplo. La empresa DATAS S.A.S realiza compra de mercancía de contado por valor $ 1.200.000 en efectivo. 1435 Mno fabricada Debe

1105 Caja

Haber

Debe

Haber

1.200.000

4.2 Asientos compuestos Los asientos compuestos se presentan cuando la transacción contable afecta a más de dos cuentas, ya sea de características débito y crédito. Veamos ejemplo. La empresa DATAS S.A.S realiza compra de mercancía de contado el 60% y saldo a crédito a 45 días por valor $ 1.200.000 en efectivo. 1435 Mno fabricada

Debe

Haber

1105 Caja

Debe

1.200.000

Haber 720.000

2205 Proveedor

Debe

Haber 480.000

Como vemos la suma de los debido es igual a los créditos, cumplimiento en el principio de partida doble.

5. Asiento diarios Para el registro de las transacciones de libros de contabilidad, se debe cambiar las cuentas T por los comprantes diarios. Ejemplo ejercicio anterior.

Código

Cuenta

Debito

1435

Mno fabricada

1.200.000

Crédito

1105

Caja

720.000

2205

Proveedor

480.000

5.1 Tipo de transacciones presentadas Debito

Contado

Mno fabricada (Debita) Caja (Acredita)

1435

Mno fabricada

1105

Caja

1435

Mno fabricada

2205

Proveedor

x Debito

Mno fabricada (Debita)

Compras

Crédito

Proveedor (Acredita)

Crédito

Debito

Credicontado

Crédito

Mno fabricada (Debita)

1435

Mno fabricada

Caja (Acredita)

1105

Caja

Proveedor (Acredita)

2205

Proveedor

Debito Comercio (cerdito) Caja (Debito)

Contado Costo de venta (debito) Mno fabricada (Crédito)

4135

Comercio

1105

Caja

6135

Costo. Venta

1435

Mno fabricada

x Debito

Compras Crédito

Comercio (crédito)

4135

Comercio

Cliente (Debita)

1305

Cliente

Costo de venta (debito)

6135

Costo. Venta

Mno fabricada (Crédito)

1435

Mno fabricada

Crédito x

x Debito

Credicontado

Crédito

Comercio (Crédito)

4135

Comercio

Caja (Debito)

1105

Caja

Cliente (Debita)

1305

Cliente

Costo de venta (debito)

6135

Costo. Venta

Mno fabricada (Crédito)

1435

Mno fabricada

Crédito x

5.2 Dinámicas Cuadro 2. Dinámicas de las cuentas Una cuenta se debita

Una cuenta se acredita

Activo y aumenta

Activo y disminuye

Pasivo y disminuye

Pasivo y aumenta

Patrimonio y disminuye

Patrimonio y aumenta

Ingresos y disminuye

Ingreso y aumenta

Gastos y aumenta

Gasto y disminuye

Costos y aumenta

Costos y disminuye

Fuente: Autor

Ejercicios 1. Compra de mercancía al contado Se compra mercancía al contado por valor $ 1.200.000 en efectivo. Análisis • Cuentas que afecta y su naturaleza Afecta: Cuenta del activo- (1435 Mno fabricada- Debito) Cuenta del activo (1105 Caja- Crédito) Código

Cuenta

1435

Mno fabricada

1105

Caja

Debito

Crédito

1.200.000 1.200.000

Como vemos las cuentas afectada en la transacción corresponde a la mercancía no fabricada y caja. Caso que la compra seria a crédito, simplemente cambia Caja por Proveedor. 1.1 Compra de mercancía a crédito Se compra mercancía por valor $ 1.200.000 a crédito. Análisis • Cuentas que afecta y su naturaleza Afecta: Cuenta del activo- (1435 Mno fabricada- Debito) Cuenta del pasivo (2205 proveedor- Crédito)

Código

Cuenta

1435

Mno fabricada

2322

Proveedor

Debido

Crédito

1.200.000 1.200.000

1.2 Compra de mercancía credi-contado Se compra mercancía por valor $ 1.200.000, se cancela 60% efectivo y saldo acredito 45 días. Código

Cuenta

1435

Mno fabricada

2322

Proveedor

Debido

Crédito

1.200.000 1.200.000

2. Devoluciones en compras inicial de contado Las devoluciones en compra se presentan cuando la mercancía se encuentra en mal estado, devuelve al proveedor. Se compra mercancía por valor $ 1.200.000, se cancela efectivo Compra inicial Código

Cuenta

1435

Mno fabricada

1105

Caja

Debito

Crédito

1.200.000 1.200.000

Devolución Código

Cuenta

Debito

1330

CxC proveedor

1.200.000

1435

Mno fabricada

Crédito

1.200.000 83

Nota: Se genera una cuenta por cobrar al proveedor, dado que los escenarios reales los comerciantes debe causar la devolución, posterior puede tener el reintegro de la mercancía o el dinero.

Devolución del dinero del proveedor Código

Cuenta

1105

Caja

1330

CxC proveedor

Debito

Crédito

1.200.000 1.200.000

2.1 Cuando la compra inicial fue a crédito Se compra mercancía por valor $ 1.200.000 a 45 días Código

Cuenta

1435

Mno fabricada

2322

Proveedor

Debito

Crédito

1.200.000 1.200.000

Devolución del total de mercancía Código

Cuenta

Debito

2322

Proveedor

1.200.000

1435

Mno fabricada

Crédito 1.200.000

2.2 Cuando la compra inicial fue crédito y contado Se compra mercancía por valor $ 1.200.000, se cancela 60% efectivo y saldo acredito 45 días. Código

Cuenta

Debido

Crédito

1435

Mno fabricada

1105

Caja

720.000

2322

Proveedor

480.000

1.200.000

Devolución Código

Cuenta

1330

CxC proveedor

2322

Proveedor

1435

Mno fabricada

Debito

Crédito

720.000 480.000 1.200.000

3. Venta de mercancía al contado Venta de mercancía por valor de $ 1.200.000 en efectivo. Tenía un costo de $700.000. Análisis • Cuentas que afecta y su naturaleza Afecta: Cuenta Cuenta Cuenta Cuenta

del ingreso (4135 Comercio M y M- Crédito-) de activo (1105 Caja- debito) de comercio M y M (6135 Costo. Venta- debito) del activo (1435 Mno fabricada-crédito)

Código

Cuenta

4135

Comercio MyM

1105

Caja

6135

Costo. Venta

1435

Mno fabricada

Debito

Crédito 1.200.000

1.200.000 700.000 700.000

3.1 Venta de mercancía a crédito Venta de mercancía por valor de $ 1.200.000 a crédito. Tenía un costo de $700.000. 85

Código

Cuenta

4135

Comercio

1305

Cliente

6135

Costo. Venta

1435

Mno fabricada

Debito

Crédito 1.200.000

1.200.000 700.000 700.000

2.2 Venta de mercancía credi-contado Venta de mercancía por valor de $ 1.200.000 el 60% efectivo y saldo a crédito 45 días. Tenía un costo de $ 700.000. Código

Cuenta

Debito

4135

Comercio

1105

Caja

1305

Cliente

480.000

6135

Costo. Venta

700.000

1435

Mno fabricada

Crédito 1.200.000

720.000

700.000

4. Devolución en ventas Corresponde a las devoluciones de mercancía que hacen los clientes por los productos en mal estado o por decisiones administrativas de la organización. La empresa vende 200 unidades por valor unitario $ 10.000 en efectivo. El costo unitario de cada producto es $ 4000. Posterior a la fecha el cliente devuelve 60 unidades. Contabilización de la venta y devolución Código

Cuenta

Debito

Crédito

4135

Comercio

2.000.000

1105

Caja

6135

Costo. Venta

1435

Mno fabricada

800.000

1435

Mno fabricada

700.000

2.000.000 800.000

Código

Cuenta

Debito

Crédito

4175

Devolución en venta

2328

CxP cliente

600.000

6135

Costo. Venta

240.000

1435

Mno fabricada

1435

Mno fabricada

600.000

240.000 700.000

Devolución del dinero al cliente Código

Cuenta

2320

CxP Cliente

1105

Caja

Debito

Crédito

600.000 600.000

Cuando la devolución se hace en mercancia Código

Cuenta

4135

Comercio

2328

CxP cliente

6135

Costo. Venta

1435

Mno fabricada

Debito

Crédito 600.000

600.000 240.000 240.000

Nota: Se contabiliza en una cuenta 4135 si la empresa posterior a la fecha había presentado la declaración del impuesto a las ventas. En el caso que la empresa no ha presentado la declaración de IVA, puede reversarse la cuenta 4175 Devolución en venta.

5. Consignación en las cuentas bancarias Las empresas manejan cuentas de ahorro y corrientes para el manejo de su efectivo. En ocasiones cuando existe exceso de efectivo en las cuentas de caja son consignadas a las cuentas bancarias. Tal transacción genera un movimiento contable. Veamos ejemplo.

Ejemplo La empresa Audio Sistem S.A.S realiza consignación de $ 3.500.000 de su dinero de caja a la cuenta de ahorro No 731901850 del banco BBVA. Nota: Generalmente las empresas tienen diferentes cuentas bancarias por tal razón se debe identificar por su nombre en el momento de la transacción.

Código

Cuenta

1110

Banco- BBVA

1105

Caja

Debido

Crédito

3.500.000 3.500.000

Nota: Las cuentas de banco, generalmente cuentan con auxiliares para poder identificarla en las transacciones. Ejemplo de ella son las cuentas de diferente banco: 11050501 Cuenta de ahorro Bancolombia 11050502 Cuenta de ahorro Banco de Bogotá Este apartado será explicado en capitulo posteriores.

6. Compra de activos fijos Los activos fijos corresponden a todos aquellos equipos, materiales, vehículos, muebles que utiliza la empresa para desarrollar su actividad económica. Ejemplo de ello son las edificaciones, los muebles de oficinas, los vehículos, las maquinas. Veamos un ejemplo. La empresa compra al contado mueble de oficina por valor $ 2.500.000. Código

Cuenta

1524

Equipo de oficina

1105

Caja

Debito

Crédito

2.500.000 2.500.000

7. Préstamos a trabajadores La empresa concede crédito por valor $ 1.500.000 al trabajador para cancelar en 60 días. El valor es girado desde la cuenta de ahorro de la empresa. Código

Cuenta

1365

Cuentas por cobrar a trabajador

1110

Banco-BBVA

Debito

Crédito

1.500.000 1.500.000

8. Préstamos financieros La empresa realiza préstamo por valor $ 25.000.000 al banco BBVA, dinero es girado a la cuenta de ahorro del mismo banco. Código

Cuenta

1110

Banco-BBVA

2105

Prestamos

Debito

Crédito

25.000.000 25.000.000

9. Abonos recibidos por clientes Los abonos son saldos que cancelan los clientes por crédito concedidos. Veamos un ejemplo. El cliente Luis Páez abono $ 1.200.000 a la deuda por la venta de mercancía a crédito. Para ello, consigna a la cuenta de ahorro BBVA de la entidad. Código

Cuenta

1110

Banco-BBVA

1305

Banco Nacionales

Debito

Crédito

1.200.000 1.200.000

10. Abonos a proveedores Las empresas generalmente adquieren mercancía a crédito, para no afectar su liquidez, por tal motivo se genera una cuenta por pagar a proveedor, una vez sea pagada, se debe registrar la operación contable. Veamos un ejemplo. La empresa consigna dinero al proveedor por valor $ 5.600.000 por saldo de mercancía acredita. Código

Cuenta

2322

Proveedor

1110

Banco-BBVA

Debito

Crédito

5.600.000 5.600.000

11. Abono a saldo de obligaciones bancarias La empresa realiza abona $ 21.000.000 al saldo de la deuda. Código

Cuenta

2105

Prestamos

1110

Banco-BBVA

Debito

Crédito

21.000.000 21.000.000

12. Aportes de capital Para iniciar una empresa es necesario registrar los aportes con los cuales comenzar su actividad económica. Veamos ejemplo Para iniciar la empresa DATA S.A.S inicia con los siguientes aportes; Socio A $5.000.000 efectivo, Socio B $ 5.000.000 representados en un equipo de oficina, Socio C $ 23.000.000 en mercancía.

Código

Cuenta

1105

Caja

1524

Equipos de oficina

1435

Mno fabricada

3115

Aportes sociales

Debito

Crédito

5.000.000 5.000.000 23.000.000 33.000.000

13. Gastos Los gastos son erogaciones que generan disminución de activos y aumento del pasivo. La empresa gira a través de su cuenta pago correspondiente a arrendamiento por valor $ 2.000.000. Código

Cuenta

5120

Arrendamiento

1110

Banco- BBVA

Debito

Crédito

2.000.000 2.000.000

Pago de gastos por servicios $ 2.000.000 Código

Cuenta

5135

Servicios

1110

Banco- BBVA

Debito

Crédito

2.000.000 2.000.000

14. Gastos pagados anticipados Los gastos pagados por anticipados son rubros cancelados por entes económico para cubrir gastos que serán causados en el futuro. Veamos un ejemplo. La empresa realiza un giro bancario para la cancelación de 5 meses de arrendamiento por valor $ 10.000.000.

Código

Cuenta

1710

Gasto por anticipado

1110

Banco- BBVA

Debito

Crédito

10.000.000 10.000.000

15. Gastos causados por pagar Los gastos causados por pagar corresponden aquellos gastos que fueron consumidos y que debe registrarse contable, aunque no se pague. Principio de causación o devengo. Veamos un ejemplo. Al fin de mes la empresa MULTISTORE S.A.S adeuda gastos por arrendamiento por valor de $ 3.5000.000. Código

Cuenta

Debido

5120

Arrendamiento

3.500.000

2335

Costos y gastos por pagar

Crédito 3.500.000

16. Otros ingresos De acuerdo a la sección 5 de las NIIF para pymes los otros ingresos son aquellos que no hacen parte de las actividades ordinarias de la entidad. Veamos un ejemplo La empresa DATA S.A.S recibe por arrendamiento de local comercial $ 5.000.000 consignado a su cuenta bancaria. Código

Cuenta

1110

Banco- BBVA

4220

Arrendamiento

Debido

Crédito

5.000.000 5.000.000

17. Ingresos recibidos por anticipados Los ingresos recibidos por anticipados corresponden a dinero recibidos del cliente por un servicio que se prestara en el futuro. Veamos un ejemplo. 92

La empresa ISLA HAMAK S.AS recibe dinero efectivo anticipado por valor $ 7.000.000 correspondiente a una reservación para una cena de navidad de los empleados de la empresa DATAS S.A.S Código

Cuenta

1105

Caja

2705

Ingresos recibidos anticipados

Debido

Crédito

7.000.000 7.000.000

5.000.000

18. Cierre de saldo y comprobación El cierre y comprobación de saldo corresponde a la revisión de las partidas dobles de las transacciones realizadas. Al final los saldos sumados de todas las cuentas deben arrojar saldo igual. Código

Cuenta

Debido

Crédito

1435

Mno fabricada

1105

Caja

720.000

2205

Proveedor

480.000

4135

Comercio

1105

Caja

1305

Cliente

480.000

6135

Costo. Venta

700.000

1435

Mno fabricada Saldo iguales

1.200.000

1.200.000 720.000

700.000 3.100.000 3.100.000

6. Ecuación patrimonial La ecuación patrimonial corresponde al equilibrio que existe entre las cuentas del activo, pasivo, patrimonio, ingresos costos y gastos. Para ello la ecuación patrimonial para cuentas nominales o de balance es: Activo = Pasivo + Patrimonio 93

Veamos un ejemplo. La empresa DATAS S.A.S mantiene la siguiente información: • • • • • •

Cuenta de ahorro BBVA $ 12.000.000 Efectivo $ 5.000.000 Mercancía $ 45.000.000 Equipos de oficina $ 21.000.000 Préstamo bancario $ 35.000.000 Deuda mercancía a proveedor $ 4.500.000

Se pide determinar el valor del patrimonio. Lo importante en la aplicación de la ecuación patrimonial es identificar el tipo de cuenta que pertenece. Para ello se clasifica cada partida de acuerdo a su naturaleza. Activos • • • •

Efectivo $ 5.000.000 Cuenta de ahorro BBVA $ 12.000.000 Mercancía $ 45.000.000 Equipos de oficina $ 21.000.000

Pasivo • Préstamo bancario $ 35.000.000 • Deuda mercancía a proveedor $ 4.500.000 Código

Cuenta

Activo =

1105

Caja

1110

Banco

12.000.000

1435

Mno fabricada

45.000.000

1524

Equipo de oficina

21.000.000

2322

Proveedor

2105

Obliga financiera

Patrimonio

5.000.000

4.500.000 35.000.000 83.000.000

Pasivo +

39.500.000

Para la determinación del valor patrimonial se despeja quedando la operación aritmética:

Patrimonio = Activo – Pasivo.

Patrimonio= 83.000.000 – 39.500.000 = $ 43.500.000 (valor del patrimonio)

6.1 Modificación en la ecuación contable La ecuación contable puede variar de acuerdo al aumento en las transacciones que se realicen. Veamos ejemplo partiendo del ejercicio anterior. Código

Cuenta

Activo

1105

Caja

1110

Banco

1435

Mano fabricada

45.000.000

1524

Equipo de oficina

21.000.000

2205

Proveedor

2105

Obliga financiera

Pasivo

Patrimonio

5.000.000 12.000.000

4.500.000 35.000.000 83.000.000

39.500.000

43.500.000

A. La empresa abona a proveedor en efectivo $ 3.000.000 B. La empresa abona a deuda bancaria por medio de un giro $ 6.000.000 C. La empresa compra mercancía en efectivo por valor $ 1.500.000 D. Se retira socio con capital de $ 4.000.000, se gira a su cuenta de ahorro

E. Entra un nuevo socio, aportando $ 10.000.000 en mercancía Veamos los cambios realizado en la ecuación:

A. La empresa abona a proveedor en efectivo $ 3.000.000 Para este caso el saldo de la cuenta del proveedor disminuye de $ 4.500.000 a $ 1.500.000. asimismo, la cuenta de caja cambia de $ 5.000.000 a $ 2.000.000. este tipo de transacción afecta cuentas del activo y pasivo. Veamos cómo se presentan los cambios en la ecuación patrimonial: Código

Cuenta

Activo

1105

Caja

1110

Banco

12.000.000

1435

Mano fabricada

45.000.000

1524

Equipo de oficina

21.000.000

2205

Proveedor

2105

Obliga financiera

Pasivo

Patrimonio

2.000.000 Cambios

1.500.000 35.000.000 80.000.000

36.500.000

43.500.000

Explicación: Al cancelar un dinero en efectivo, la empresa debe disminuir el saldo de la cuenta de caja por medio de un crédito y un debito como contrapartida a la cuenta de proveedor, generando disminución. B. Empresa abona a deuda bancaria por medio de un giro $ 6.000.000 Sucede los mismo que en la anterior transacción, pero afectando la cuenta de banco con saldo de $ 12.000.000 pasando a $ 6.000.000 y la cuenta de obligaciones financiera disminuye de $ 35.000.000 a $ 29.000.000. 96

Código

Cuenta

Activo

1105

Caja

2.000.000

1110

Banco

6.000.000

1435

Mano fabricada

45.000.000

1524

Equipo de oficina

21.000.000

2322

Proveedor

2105

Obliga financiera

Pasivo

Patrimonio

Cambio

1.500.000 29.000.000 74.000.000

30.500.000

43.500.000

C. La empresa compra mercancía en efectivo por valor $ 1.500.000 La transacción de compra genera un aumento en la cuenta del activo de mercancía no fabricada por la empresa $ 45.000.000 a $ 46.5000.000 y disminución del saldo de caja de $ 2.000.000 a $ 500.000. Este tipo de transacción solo afecta cuenta del activo. Código

Cuenta

Activo

1105

Caja

1110

Banco

1435

Mno fabricada

46.500.000

1524

Equipo de oficina

21.000.000

2322

Proveedor

2105

Obliga financiera

Pasivo

Patrimonio

500.000 6.000.000

1.500.000 29.000.000 74.000.000

30.500.000

43.500.000

D. Se retira socio con capital de $ 4.000.000, se gira a su cuenta de ahorro. Al retirarse un socio se ve afectada la cuenta de patrimonio correspondiente al capital social que pasa de $ 43.500.000 a $ 39.500.000. Código

Cuenta

Activo

1105

Caja

1110

Banco

1435

Mno fabricada

46.500.000

1524

Equipo de oficina

21.000.000

2322

Proveedor

2105

Obliga financiera

Pasivo

Patrimonio

500.000 2.000.000

1.500.000 29.000.000 70.000.000

30.500.000

39.500.000

E. Entra un nuevo socio, aportando $ 10.000.000 en mercancía En este caso la ecuación patrimonial varia en las cuentas del valor patrimonial, pasando de $ 39.500.000 a $ 49.500.000 y la cuenta de mercancía no fabricada cambia de $ 46.500.000 a $ 56.000.000 Código

Cuenta

Activo

1105

Caja

1110

Banco

1435

Mno fabricada

56.500.000

1524

Equipo de oficina

21.000.000

2322

Proveedor

2105

Obliga financiera

Patrimonio

2.000.000

1.500.000 29.000.000 70.000.000

Pasivo

500.000

30.500.000

49.500.000

Actividad de unidad. 1. Por qué el principio de la partida doble corresponde el fundamento de los registros contables. 2. Explique por medio de un ejemplo el concepto de asiento contable. 3. La Ecuación Contable Supóngase que Carlos Álvarez y Pedro Ruiz deciden establecer una pequeña empresa de confecciones y aporta los siguientes recursos: Efectivo Inventario de telas Máquina de coser Equipo de oficina Préstamo bancario

800.000 1.500.000 2.300.000 400.000 800.000

De acuerdo con la información de la empresa se clasifican las cuentas en activos y pasivos para hallar el patrimonio. 4. Modificación en la ecuación contable La ecuación puede variar de acuerdo con los aumentos o disminuciones del Activo, Pasivo o Patrimonio. Al cambiar un activo por otro activo, el patrimonio permanece igual. El 15 de abril compra al contado mueble por $ 500.000 y se cancela consigna en efectivo Al aumentar el activo y el pasivo por igual valor, el patrimonio no sufre variación. El 20 de abril compra un terreno a crédito $ 5.000.000, crédito bancario. Al disminuir y el pasivo por el mismo valor, el patrimonio permanece invariable. 99

El 23 de abril paga en efectivo $ 200.000 a la deuda del terreno. El patrimonio no varía.

ACTIVIDAD EN CLASE 1. Explique que puede generar variaciones en el patrimonio, es decir una disminución o un aumento. 2. representante cada una de las modificaciones de la ecuación contable de acuerdo a los siguientes ejercicios. • Enero 8: Constitución de la sociedad con dos socios aportando cada uno $1.000.000 en efectivo. • Enero 9: Se abre a nombre de la compañía una cuenta corriente en el banco de Colombia con el efectivo disponible. • Enero 11: La empresa compra mercancías a crédito por $800.00 • Enero 13: La compañía compra muebles y equipo de oficina por $350.000 a crédito. • Enero 15: La compañía compra local con préstamo bancario por $15.000.000. • Enero 20: Ingresa un socio aportando mercancías por $5.000.000 Ejercicio fortalecimiento 01-02-19. La empresa DATAS S.A.S dedicada a la compra y venta de equipos electrónicos- Producto AMPLIFICADOS JP-, se constituye con un capital de $ 30.000.000 en efectivo. 03-02-19. Realiza compra de mercancía al proveedor JP S.A.S de 80 unidades, valor unitario $ 500.000, cancela según factura No 2030 el 80% efectivo y saldo para cancelar en 15 días. 05-02-19 Se realiza venta de mercancía, según factura No 001 de 60 unidades, precio de venta $ 850.000, se recibe el 40% en efectivo y saldo a 45 días al cliente AUDIO SISTEM S.A.S 100

10-02-19 Se realiza devolución de 20 unidades por deterioro al proveedor JP S.A.S 18-02-19 El cliente AUDIO SISTEM S.A.S realiza devolución de 40 unidades por deterioro. 19-02-19 Se realiza devolución de 40 unidades al proveedor JP S.A.S por deterioro 20-02-19 El proveedor JP S.A.S reintegra 50 unidades, valor unitario $ 500.000 para cancelar en 20 días. 23-02-19 Se envía las 20 unidades al cliente AUDIO SISTEM S.A.S, devueltas el 18-02-19 1. Solución 01-02-19 Código

Cuenta

1105

Caja

3115

Aportes Sociales

Debito

Crédito

30.000.000 30.000.000

03-02-19 Unidades

Precio de compra

$ 500.000

Total

$ 40.000.000

Caja

$ 30.000.000

Proveedor

$ 10.000.000

Código

Cuenta

Debito

Crédito

1435

Mno fabricada

40.000.000

1105

Caja

30.000.000

2322

Proveedor

10.000.000

101

Nota: Para el abono del 80% de efectivo sería de $ 32.000.000, pero la empresa solo cuenta con $ 30.000.000 en caja.

Datos Unidades

Precio de venta

850.000

Total-Comercio

$ 51.000.000

Caja

$ 20.400.000

Cliente

$ 30.600.000

Precio de compra

$ 500.000

Costos de mercancía

$ 30.000.000

05-02-19 Código

Cuenta

Debito

Crédito

1105

Caja

20.400.000

1305

Cliente

30.600.000

4135

Comercio M y M

6135

Costo de Venta

1435

Mno fabricada

51.000.000 30.000.000 30.000.000

Datos Unidades

Precio de compra

500.000 10.000.000

Mno fabricada Proveedor

10.000.000

10-02-19 Código

102

Cuenta

2322

Proveedor

1435

Mno fabricada

Debito

Crédito

10.000.000 10.000.000

Nota: Con la transacción el sado de proveedor quedaría en cero. Por tanto, la empresa no adeuda ningún saldo al proveedor

18-02-19 Unidades

Precio venta

850.000 34.000.000

Devolución Saldo de cliente

30.600.000

CxP Cliente

3.400.000

Precio de compra

500.000

Costos de mercancía Código

20.000.000

Cuenta

Debito

Crédito

4175

Devolución en V

34.000.000

1305

Cliente

30.600.000

2328

CxP Cliente

3.400.000

1435

Mno fabricada

6135

Costo de venta

20.000.000 20.000.000

Nota: La devolución realizada por el cliente es superior al saldo por cobrar, por tanto, se realiza el pago de la cuenta por cobrar, efectuando un crédito $ 30.600.000 y el saldo restante quedará reflejado en una cuenta por pagar a cliente en la cuenta 2328 CxP Cliente.

Datos Unidades Precio C

40 500.000

Mno fabricada

20.000.000

CxC proveedor

20.000.000

103

Código

Cuenta

1330

CxC Proveedor

1435

Mno fabricada

Debito

Crédito

20.000.000 20.000.000

Nota: La devolución al proveedor genera una cuenta por cobrar 1320 CxC Proveedor, por tanto, que saldo adeudado se encontraba en cero.

20-02-19 Unidades

Precio de compra

500.000

Mno fabricada

25.000.000

CxC proveedor

20.000.000

Proveedor Código

5.000.000

Cuenta

1435

Mno fabricada

1330

CxC Proveedor

2322

Proveedor

Debito

Crédito

25.000.000 20.000.000 5.000.000

Nota: : Para el caso; el proveedor reintegra un mayor valor al saldo por cobrar, pon tato se cruza valor y quedaría un valor a pagar al proveedor

23-02-19 Unidades Precio venta

850.000

Devolución

17.000.000

CxP cliente

3.400.000

Cliente Precio de compra Mno fabricada

104

13.600.000 500.000 10.000.000

Código

Cuenta

Debito

1305

Cliente

2328

CxP Cliente

4175

Devolución en V

6135

Costo de venta

1435

Mno fabricada

Crédito

13.600.000 3.400.000 17.000.000 10.000.000 10.000.000

Balance de Prueba BALANCE DE PRUEBA Debito 1105

Caja

30.000.000

Crédito 30.000.000

20.400.000 50.400.000

1305

Saldo debito

20.400.000

Cliente

30.600.000

30.000.000

30.600.000

13.600.000 44.200.000 Saldo debito 1330

CxC Proveedor Saldo cero

1435

Mno fabricada

30.600.000

13.600.000

20.000.000

40.000.000

30.000.000

20.000.000

10.000.000

25.000.000

20.000.000 10.000.000

85.000.000 Saldo debito 2322

Proveedor

70.000.000

15.000.000 10.000.000

10.000.000 5.000.000

105

10.000.000

15.000.000 5.000.000

2328

CxP Cliente

3.400.000

3.400.000 Saldo cero

3115

Aportes sociales

4135

Comercio MyM

4175

Devolución en V Saldo debito

6135

Costo de venta

30.000.000

51.000.000

34.000.000

17.000.000

30.000.000

20.000.000

10.000.000 40.000.000 Saldo debito

20.000.000

86.000.000

106

Saldo crédito

86.000.000

Saldo crédito

TRATAMIENTO DE LOS INVENTARIOS

Y PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

Los inventarios y propiedades plantas y equipos, corresponden a los activos tangibles fundamentales en las empresa comerciales e industriales. El primero representa la materia prima, productos en procesos y terminado. El segundo corresponde aquellos activos usados para la explotación de la actividad económica. Las empresas que se concentra en llevar un adecuado control de los inventarios y propiedades planta y equipos, experimenta cambios positivos en su modelo de negocio, permitiendo conocer los costos de las ventas, materiales e insumos disponible. Evitando costos innecesarios en los procesos productivo y comerciales.

OBJETIVOS 1. Conocer los conceptos básicos de los inventarios y propiedades planta y equipo bajo las normas contables y fiscales 2. Identificar los procesos de reconocimiento y medición de los inventarios y propiedades planta y equipo bajo las normas contables y fiscales 3. Determinar los métodos de evaluación de las propiedades planta y equipo 4. Conocer los criterios para obtención de la vida útil y métodos de depreciación.

107

1. Concepto inventarios Como es sabido, los inventarios son activos y de acuerdo con las Normas internacionales de información financieras –NIIF o IFRS- un activo es un recurso controlado por la entidad como resultado de sucesos pasados, del que la entidad espera obtener, en el futuro, beneficios económicos25. Los inventarios de una entidad manufacturera se clasifican de la siguiente forma: Productos terminados: activos mantenidos para la venta en el curso normal de las operaciones. Los productos terminados se mantienen principalmente para negociar. Trabajo en proceso: activos en proceso de producción con vistas a esa venta. Bienes fungibles: activos en forma de suministros que se consumirán en el proceso productivo. Se calcula que los bienes fungibles y las materias primas se consumirán en el ciclo de operación normal de la entidad. Materia prima: activos en forma de materiales que se consumirán en el proceso productivo.

1.1 Medición de los inventarios Los inventarios se medirán al costo o al valor neto realizable si éste fuese inferior. El costo de los inventarios comprenderá todos los costos derivados de su adquisición y transformación, así como otros costos en los que se haya incurrido para darles su condición y ubicación actual. A continuación, se analizarán los componentes de los costos de los inventarios. 25 Colombia, presidente de la Republica (2009). Normas internacionales de información financiera y aseguramiento de la información. Diario Oficial 47.409 de julio 13 de 2009.

108

1.1.1 Costos de adquisición Los costos de adquisición comprenden el precio de compra, aranceles de importación, impuestos no recuperables ante la Dian, los transportes, el almacenamiento y otros costos directamente atribuibles a la adquisición de las mercancías, materias primas o los servicios. Los descuentos comerciales, las rebajas y otras partidas similares se deducirán para determinar el costo de adquisición. Ejemplo: La empresa Audio System cuya actividad es la fabricación de equipos electrónicos, adquiere un lote de 200 unidades de materia prima en china, cuyo precio de conversión a la fecha fue de $ 100.000.000, los gastos de aduanas fueron $ 8.000.000 y seguro de $ 4.000.000. El desplazamiento de la mercancía desde barranquilla hasta montería fue $ 5.000.000. Determinación de la adquisición Precio de compra + transporte + impuestos no deducibles +otros gastos asociados $ 100.000.000 +5.000.000 + 8.000.000 + 4.000.000 = $ 117.000.000 1.1.2 Costos de transformación Comprenderá todos los costos directos relacionados con las unidades producidas como la mano de obra. También la parte calculada de forma sistemática de los costos indirectos en los que se haya incurrido para transformar las materias primas en productos terminados. Ejemplo: La empresa MULTISTORE S.A.S dedicada a la elaboración de productos de belleza (shampoo y cremas), incurrió para la fabricación de 100 unidades de productos, materia prima por valor $ 200.000. La mano de obra incurrida en la transformación fue de 5 horas, 109

pagado de acuerdo a legislación colombiana en $30.000. Otros costos indirectos de materiales indirectos fueron $ 30.000. Costos de Transformación= Mano de obra + materiales directos y costos indirectos de fabricación= 200.000 + 150.000 + 30.000 = $ 380.000. 1.1.3 Otros costos Comprenderá otros costos que hayan sido necesarios para dar a los productos su condición y ubicación actual. 1.1.4 Costos indirectos fijos Son todos aquéllos que permanecen relativamente constantes, con independencia del volumen de producción, tales como la amortización y mantenimiento de los edificios y equipos de la fábrica, así como el costo de gestión y administración de la planta. El proceso de distribución de los costos indirectos fijos a los costos de transformación se basará en la capacidad normal de trabajo de los medios de producción. 1.1.5 Costos indirectos variables Son todos aquéllos que varían directamente, o casi directamente, con el volumen de producción obtenida, tales como los materiales y la mano de obra indirecta. Cuadro 3. Medición de los inventarios Costos de los materiales = Costos de adquisición + otros costos Costo de adquisición = precio de compra + aranceles de importación + otros impuesto no recuperables + otros costos Costos de transformación = Mano de obra directa + materiales directos + costos indirectos de fabricación Costos indirectos de fabricación distribuido= Costos indirectos fijos + costos indirectos variables

110

1.2 Costos excluidos de los inventarios De acuerdo con la sección 13 de las NIIF para pymes existen algunas erogaciones que no cumplen con los criterios para ser reconocido dentro de los inventarios y tal razón se debe excluir de valor del activo como son los desperdicios de materiales, tiempo ocioso de mano de obra, costos de almacenamiento, cuando no es necesario en la producción, costos de venta, costos de distribución de producto elaborado.

1.3 Técnicas de medición de los costos De acuerdo con la sección 13 del párrafo 3.5 de las NIIF para pymes los métodos aplicados bajo los estándares internacionales son: • • •

Método del costo estándar Método de los minoristas Precio de compra más reciente

1.3.1 Técnica de costo estándar El método estándar es una aproximación a los niveles de usos de cada elemento de los costos de producción, es decir los sistemas estándar establecen una base predeterminada para el consumo de materia prima, mano de obra y los costos indirectos de fabricación. En tal sentido los manejos del método permiten optimizar y mejorar la eficiencia de los procesos de producción de una empresa. Es necesarios que los sistemas estándar revisen de manera regular las condiciones de base predeterminadas con el fin generar el menor margen de error en el cálculo de los costos de producción. Ejemplo: La empresa Industria calzado S.A.S, dedicada a la fabricación de zapatos deportivos, maneja la siguiente 111

información para la fabricación de una unidad de producto, de acuerdo a los datos históricos registrados:

2 horas mano de obra (operario), valor hora $ 25.000, materia prima a y b, costo total $ 10.000= costo total $ 70.000. 1.3.2 Técnica de los minoristas o retail El meto minorista o también conocido retail, es utilizado para determinar el costo de los inventarios vendidos en negocios dedicados a la venta de mercancía al detal. Este método simplifica el proceso contable, pues no requiere definir el costo exacto de cada unidad vendida. Este método es utilizado en aquellas organizaciones donde el movimiento de mercancía tiene alta rotación, lo cual imposibilidad establecer los costos por unidad vendida de manera exacta. Ejemplo de ellos son las cadenas de almacenes comerciales como Exito, Olímpica, Makro, debido a la gran rotación de sus productos no es posible determinar el costo de cada unidad en particular. Para determinar el costo de los productos, los gerentes del area hacen uso de valores porcentuales de utilidad del valor de venta del producto, de esa forma determinan el costo por unidad vendida. Es primordial llevar un adecuado control de los precios, cabo que se pueda cometer errores que afecte la información y directamente los estados financieros en la toma de decisiones. Ejemplo: El supermercado ARA del barrio Vallejo, utiliza el sistema retail para la determinación del costo de sus productos, de acuerdo al volumen de sus ventas tomado la siguiente información para mostrar la aplicación del método:

112

Línea de productos Aseo Lácteos Granos

Margen de utilidad sobre la venta 30% 25% 20%

El día 20 de agosto del 2018 la empresa realiza las siguientes ventas en el día: Aseo: $ 30.000.000; Lácteos $ 15.000.000 y Granos $ 23.000.000. Determinación del costo y contabilización Formula: Costos = Venta – (Venta*Margen de contribución) Datos

Aseo

Lácteos

Granos

Ventas

$ 30.000.000

$ 15.000.000

$ 23.000.000

Margen

$ 9.000.000

$ 3.750.000

$ 4.600.000

Costos

$ 21.000.000

$ 11.250.000

$ 18.400.000

Propuesta de contabilización Código

Cuenta

Debito

Crédito

1105

Caja

68.000.000

4135

Comercio

6135

Costo de Venta

3115

Mno fabricada

50.650.000

1435

Mno fabricada

10.000.000

68.000.000 50.650.000

1.3.3 Técnica de precio más reciente La técnica de precio más reciente corresponde aquellas organizaciones que determinan su costo de acuerdo con el valor más reciente de su producto. Asignando el precio de costo al artículo acorde a la última compra. Son usadas en las empresas que sus precios no generan cambios constantes durante los periodos de presentación. 113

1.3.3.1 Métodos para la determinación de los costos De acuerdo con la sección 13 de las NIIF para pymes párrafo 3.6 existen 3 métodos para la determinación de los costos: • Método de identificación individual. Se utiliza para aquellos inventarios que no son habitualmente intercambiables entre sí. Por ejemplo, un fabricante de automóviles que usa en uno de sus modelos ejes especiales. • Método del costo medio ponderado. Consiste en promediar el inventario existente vs las nuevas unidades entrantes • Método FIFO (First in First Out). Asume que las primeras existencias que entraron en el almacén son las primeras que se venden. Ejemplo de aplicación de los métodos de inventarios PEPS con movimiento contables. El 1° de Julio del 2018 se constituye la empresa DATA S.A.S, sociedad dedicada a la comercialización de escritorio modular, de acuerdo a documento privado No 001 se creó con un aporte en efectivo por único socio por valor de $ 70.000.000. Código

Cuenta

1105

Caja

3115

Aportes Sociales

Debito

Crédito

70.000.000 70.000.000

02-07-18 La empresa compra inventario de mercancía al proveedor MADERA DEL SINU S.A.S NIT: 890906586 de 100 unidades, Vr unitario de $ 200.000. Cancelando el 60% en efectivo y saldo a 30 días.

114

Código

Cuenta

Debito

Crédito

1435

Mno fabricada

20.000.000

1105

Caja

12.000.000

2205

Proveedor

8.000.000

04-07-18 La empresa compra inventario de mercancía según factura No 0032 al proveedor MADERA DEL SINU S.A.S NIT: 890906586 de 50 unidades, Vr unitario de $ 200.000 a crédito 30 días. Código

Cuenta

1435

Mno fabricada

2205

Proveedor

Debito

Crédito

11.000.000 11.000.000

05-07-18 Se paga arrendamiento a la empresa ARRENDAR LTDA, según factura No 0012, por valor de $ 1.000.000 en efectivo. Código

Cuenta

5120

Arrendamiento

1105

Caja

Debito

Crédito

1.000.000 1.000.000

15-07-18 La empresa realiza venta de 27 escritorios a la empresa SOLUCIONES S.A NIT 890789043, según factura N0 001, valor de la unidad $ 800.000, cancelado en efectivo. Código

Cuenta

Debito

1105

Caja

4135

Comercio

6135

Costo de Venta* 5.400.000

1435

Mno fabricada

Crédito

21.600.000 21.600.000 5.400.000

*Ver método de evaluación PEPS 20-07-18 La empresa realiza venta de 70 escritorios a la Universidad Pontificia Bolivariana NIT 890405760, se115

gún factura No 002, valor unitario $ 750.000, cancelado el 70% efectivo y saldo a crédito. Código

Cuenta

Debito

1105

Caja

36.750.000

1305

Cliente

15.750.000

4135

Comercio

6135

Costo de Venta* 14.000.000

1435

Mno fabricada

Crédito

52.500.000 14.000.000

*Ver método de evaluación PEPS 24-07-18 La empresa compra inventario de mercancía según factura No 0038 al proveedor MADERA DEL SINU S.A.S NIT: 890906586 de 40 unidades, Vr unitario de $ 200.000 a crédito 30 días. Código

Cuenta

1435

Mno fabricada

2205

Proveedor

Debito

Crédito

9.200.000 9.200.000

28-07-18 La empresa realiza venta de 90 escritorios a la Universidad Cooperativa de Colombia NIT 890405760, según factura No 003, valor unitario $ 750.000, cancelado el 50% efectivo y saldo a crédito. Código

Cuenta

Debito

1105

Caja

33.750.000

1305

Cliente

33.750.000

4135

Comercio

6135

Costo de Venta* 20.110.000

1435

Mno fabricada

*Ver método de evaluación PEPS

116

Crédito

67.500.000 20.110.000

29-07-18 Se pagan servicios públicos de acuerdo documento egreso No 001 por valor $ 1.500.000. Código

Cuenta

5135

Servicios

1105

Caja

Debito

Crédito

1.500.000 1.500.000

30-07-18 Se cancela honorarios de administrador por valor $ 2.000.000 según egreso No 002. Código

Cuenta

5110

Honorarios

1105

Caja

Debito

Crédito

2.000.000 2.000.000

31-07-18 Se recibe abono en efectivo del cliente Universidad Pontificia Bolivariana del 50% del saldo pendiente. Código

Cuenta

1105

Caja

1305

Cliente

Debito

Crédito

7.875.000 7.875.000

MAYORIZACIÓN Y BALANCE DE PRUEBA Código 1105

Cuenta Caja

Debito 70.000.000

Crédito 12.000.000

21.600.000

1.000.000

36.750.000

1.500.000

33.750.000

2.000.000

7.875.000 169.975.000

16.500.000

153.475.000 1305

Cliente

15.750.000

7.875.000

33.750.000 41.625.000 1435

Mno fabricada

20.000.000

5.400.000

11.000.000

14.000.000

117

9.200.000

20.110.000

40.200.000

39.510.000

690.000 2205

Proveedor

8.000.000 11.000.000 9.200.000 28.200.000

3115

Capital social

70.000.000

4135

Comercio

21.600.000 52.500.000 67.500.000 141.600.000

6135

Costos de venta

5.400.000 14.000.000 20.110.000 39.510.000

Gastos

5120

Arrendamientos

1.000.000

5135

Servicios

1.500.000

5110

Honorarios

2.000.000 4.500.000 239.800.000 239.800.000

118

119

Compra de mercancía

Venta de mercancía

Compra de mercancía

Venta de mercancía

2/07/2018

4/07/2018

15/07/2018

20/07/2018

24/07/2018

28/07/2018

100

Unidad

230.000

220.000

200.000

Vr unitario

Entrada

9.200.000

11.000.000

20.000.000

Total

Salida

200.000 220.000 230.000

50 37

200.000

Vr unitario

Unidad

20.110.000

8.510.000

11.000.000

600.000

14.000.000

5.400.000

total

Saldos

230.000

220.000

50 40

200.000

220.000

200.000

220.000

200.000

Vr unitario

100

Unidad

690.000

9.200.000

11.000.000

600.000

11.000.000

14.600.000

11.000.000

20.000.000

total

El método PEPS consiste en acumular el inventario de manera independiente y en el momento de la venta, darle salida al inventario que primero entro. Para nuestro ejemplo la empresa compro el día 02 100 unidades a costo unitario $ 200.000 y posterior el día 04 compro al costo de 220. El día 15 se efectuó la primera venta por 27 unidades las cuales se retiran del inventario de las 100 unidades que entraron, generando un costo de 27 * 200.000= $ 5.400.000. Seguidamente la empresa vuelve a vender 70 unidades que son retiradas de las 73 restante que se encuentra en inventario. Como vemos existe prioridad de retirar el inventario de las primeras unidades entrantes.

Detalle

Fecha

Método de valuación PEPS

Como se puede notar en los movimientos anteriores, cada transacción es registrado acorde al tipo de movimiento afectado, activo, pasivo, patrimonio, ingresos, costo y gasto. Hay que tener en cuenta que la codificación utilizada en los registros se aplicó de acuerdo con lo estipulado en el decreto 2650 del 1994, respecto a los registros contables para una empresa de carácter comercial de acuerdo con el plan único de cuenta-PUC-. Los movimientos de compra y venta, es fundamental visualizar la tabla 1. El método de inventario, caso de ejercicio planteado, método primeras en entrar primeras en salir-PEPS. Para mayor entendimiento del lector se prepara un proceso denominado mayorización, el cual consiste en agrupar cada cuenta de operación en un registro débito y crédito, de esta manera determinar si los movimientos cumplen con los principios de partida doble, la sumatoria de los débitos son iguales a los créditos. Para tal ejemplo siguiente, se propone un modelo que permite agrupar las cuentas realizando el proceso de mayorización, igualmente aplicando el balance de prueba. Ejercicio propuesto La industria ABC S.A, empresa dedicada a la fabricación de un único producto; muebles para oficina, durante el periodo de febrero inicio actividad con los siguientes aportes 01/18 Socio A, aporta $ 24.000.000 efectivo, Socio B, aporta $ 10.000.000 representado en maquinaria y equipo, Socio C aporta inventario 100 unidades costo unitario $ 400.000 02/18 Se realiza compra de mercancía según factura No 3022, 230 unidades, costo unitario $ 450.000, cancelado el 40% en efectivo y el restante a crédito al proveedor Fábrica de Muebles S.A

120

03/18 Se realiza venta de mercancía según factura de venta N0 084, de 80 unidades precio unitario de $ 650.000, cancelado 90% en efectivo y el restante a crédito. 04/18 Se realiza compra de mercancía, según factura 3045 de 100 unidades, costo unitario $ 440.000 a crédito 05/18 Se realiza venta según factura No 085 de 150 unidades, precio de venta de $ 700.000 a crédito 45 días. 06/18 Se realiza venta según factura No 086 de 80 unidades, precio de venta de $ 700,000 el 50% efectivo y el restante a crédito 20/18 Se realiza compra de mercancía de 100 unidades, costo unitario $ 420.000 cancelado 90% efectivo y saldo a crédito 28/18 Se realiza venta de 190 unidades, precio de venta $ 730.000 cancelado el 100% efectivo 29/18 Se realiza pago de arriendo por valor $ 1.000.000 en efectivo. Se solicita • Contabilizar cada transacción realizada por el ente económico, determinando los costó utilizando el sistema de inventario permanente, método de inventario PEPS • Realización de balance de prueba Ejemplo de aplicación de los métodos de inventarios ponderado con movimiento contables El 1° de Julio del 2018 se constituye la empresa DATAS S.A.S, sociedad dedicada a la comercialización de escritorio modular, de acuerdo a documento privado No 001 se creó con un aporte en efectivo por único socio por valor de $ 70.000.000.

121

Código

Cuenta

1105

Caja

3115

Aportes Sociales

Debito

Crédito

70.000.000 70.000.000

02-07-18 La empresa compra inventario de mercancía al proveedor MADERA DEL SINU S.A.S NIT: 890906586 de 100 unidades, Vr unitario de $ 200.000. Cancelando el 60% en efectivo y saldo a 30 días. Código

Cuenta

1435

Mno fabricada

1105

Caja

2205

Proveedor

Debito

Crédito

20.000.000 12.000.000 8.000.000

04-07-18 La empresa compra inventario de mercancía según factura No 0032 al proveedor MADERA DEL SINU S.A.S NIT: 890906586 de 50 unidades, Vr unitario de $ 200.000 a crédito 30 días. Código

Cuenta

1435

Mno fabricada

2205

Proveedor

Debito

Crédito

11.000.000 11.000.000

05-07-18 Se paga arrendamiento a la empresa ARRENDAR LTDA, según factura No 0012, por valor de $ 1.000.000 en efectivo. Código

Cuenta

5120

Arrendamiento

1105

Caja

Debito

Crédito

1.000.000 1.000.000

15-07-18 La empresa realiza venta de 27 escritorios a la empresa SOLUCIONES S.A NIT 890789043, según factura N0 001, valor de la unidad $ 800.000, cancelado en efectivo.

122

Código

Cuenta

Debito

1105

Caja

4135

Comercio

6135

Costo de Venta* 5.580.000

1435

Mno fabricada

Crédito

21.600.000 21.600.000 5.580.000

*Ver método de evaluación Ponderado 20-07-18 La empresa realiza venta de 70 escritorio a la Universidad Pontificia Bolivariana NIT 890405760, según factura No 002, valor unitario $ 750.000, cancelado el 70% efectivo y saldo a crédito. Código

Cuenta

Debito

1105

Caja

36.750.000

1305

Cliente

15.750.000

4135

Comercio

6135

Costo de Venta* 14.466.667

1435

Mno fabricada

Crédito

52.500.000 14.466.667

*Ver método de evaluación Ponderado 24-07-18 La empresa compra inventario de mercancía según factura No 0038 al proveedor MADERA DEL SINU S.A.S NIT: 890906586 de 40 unidades, Vr unitario de $ 200.000 a crédito 30 días. Código

Cuenta

1435

Mno fabricada

2205

Proveedor

Debito

Crédito

9.200.000 9.200.000

28-07-18 La empresa realiza venta de 90 escritorio a la Universidad Cooperativa de Colombia NIT 890405760, según factura No 003, valor unitario $ 750.000, cancelado el 50% efectivo y saldo a crédito.

123

Código

Cuenta

Debito

1105

Caja

33.750.000

1305

Cliente

33.750.000

4135

Comercio

6135

Costo de Venta* 19.503.226

1435

Mno fabricada

Crédito

67.500.000 19.503.226

*Ver método de evaluación Ponderado 29-07-18 Se pagan servicios públicos de acuerdo documento egreso No 001 por valor $ 1.500.000. Código

Cuenta

5135

Servicios

1105

Caja

Debito

Crédito

1.500.000 1.500.000

30-07-18 Se cancela honorarios de administrador por valor $ 2.000.000 según egreso No 002. Código

Cuenta

5110

Honorarios

1105

Caja

Debito

Crédito

2.000.000 2.000.000

31-07-18 Se recibe abono en efectivo del cliente Universidad Pontificia Bolivariana del 50% del saldo pendiente. Código

Cuenta

1105

Caja

1305

Cliente

Debito

Crédito

7.875.000 7.875.000

Como se puede notar en los movimientos anteriores, toda transacción es registrada en función del tipo de movimiento afectado, activo, pasivo, patrimonio, ingresos, costo y gasto. Hay que tener en cuenta que la codificación utilizada en los registros se aplicó de acuerdo con lo estipulado en el decreto 2650 del 1994, respecto a los registros contables para una empresa 124

de carácter comercial de acuerdo con el plan único de cuenta-PUC-. Los movimientos de compra y venta es fundamental visualizar la tabla 1, el método de inventario aplicado, para el caso de ejercicio planteado método primeras en entrar primeras en salir-PEPS-. Para mayor entendimiento de lector se prepara un proceso denominado mayorización, el cual consiste en unir cada cuenta de operación en un registro débito y crédito, de esta manera determinar si los movimientos cumplen con los principios de partida doble, la sumatoria de los débitos son iguales a los créditos. A modo de ejemplo, se propone un modelo que permite agrupar las cuentas realizando el proceso de mayorización de igualmente aplicando el balance de prueba.

MAYORIZACIÓN Y BALANCE DE PRUEBA Código 1105

Cuenta Caja

Debito

Crédito

70.000.000

12.000.000

21.600.000

1.000.000

36.750.000

1.500.000

33.750.000

2.000.000

7.875.000 169.975.000

16.500.000

153.475.000 1305

Cliente

15.750.000

7.875.000

33.750.000 41.625.000 1435

Inventario

20.000.000

5.580.000

11.000.000

14.466.667

9.200.000

19.503.226

40.200.000

39.549.893

650.107 2205

Proveedor

8.000.000 11.000.000 9.200.000

125

28.200.000 3115

Capital social

70.000.000

4135

Comercio

21.600.000 52.500.000 67.500.000 141.600.000

6135

Costos de venta

5.580.000 14.466.667 19.503.226 39.549.893

Gastos

5120

Arrendamientos

1.000.000

5135

Servicios

1.500.000

5110

Honorarios

2.000.000 4.500.000

239.800.000

126

239.800.000

127

Compra de mercancía

Venta de mercancía

Compra de mercancía

Venta de mercancía

2/07/2018

4/07/2018

15/07/2018

20/07/2018

24/07/2018

28/07/2018

Unidad

100

Vr unitario

230.000

220.000

200.000

Total

9.200.000

11.000.000

20.000.000

220.000 230.000

216.703

206.667

Vr unitario

Unidad

20.110.000

8.510.000

11.000.000

19.503.226

14.466.667

5.580.000

total

230.000

216.703

93 3

230.000

206.667 40

206.667

150 123

220.000

Vr unitario 200.000

Unidad 100

Saldos total

690.000

650.108

20.153.333

9.200.000

10.953.333

25.420.000

31.000.000

11.000.000

20.000.000

El método ponderado consiste en promediar los inventarios en existencia con los nuevos inventarios, de esta forma generar un solo valor unitario para la mercancía. Para el caso de la compra 02-07-18 de 100 unidades a $ 200.000, valor total $ 20.000.000. la empresa no promedio por que no tenía mercancía en existencia. Una vez realizo la compra 04-07-18 de 50 unidades, valor unitario $ 220.000 y total $ 11.000.000, realizo el promedio, sumando el valor total correspondiente a $ 20.000.000 + 11.000.000 = 31.000.000 dividiendo entre total de unidades 150 (100 +50). El resultado de la operación es el valor unitario de la mercancía en existencia $ 206.667.

Detalle

Fecha

Salida

Método de valuación Ponderado Entrada

2. Contabilización de los impuestos El impuesto es una clase de tributo generalmente de tipo pecuniario (monetario) a favor del acreedor tributario, y que está regido por derecho público. Se caracteriza por no requerir una contraprestación directa o determinada por parte de la administración tributaria.

2.1 Tarifas Concepto

Descripción y comentarios

Impuesto de renta para el año 2019

33%

Artículo 100 de la ley 1918 del 2016

Impuesto de Renta para el año 2020

32%

Artículo 80 de la ley 1943 del 2018

Tarifa general del IVA

19%

Articulo

Base a partir de la cual se aplica retención en la fuente por servicios 2017

Base a partir de la cual se aplica r etención en la fuente por compras 2018.

128

Valor o porcentaje

$137000, tarifa del 4% declarante y 6% no declarante

2,5% declarantes y 3,5% no declarantes

La DIAN fijó el valor de la UVT para 2019 en $34,270, por ello, la base a partir de la cual se practica retención en la fuente a título de renta por prestación de servicios se estableció en $ 137.000. (4 UVT x $34.270). Resolución 56 del 22 Nov 2018 Con el reajuste a la UVT del año 2018, la basepara practicar retención en la fuente por concepto de compras (en general) quedó establecida en $925,000 (27 UVT x $34,270). Resolución 56 del 22 Nov 2018

Concepto

Activos fijos de menor cuantía que pueden ser depreciados en un solo año para 2017.

IVA declaración y pago bimestral

Valor o porcentaje

1,713,500

$ 3.050.352.000

IVA declaración y pago cuatrimestral

Inferior a $ 3,50,352,000

Retención arrendamientos

4%, Personas jurídicas y naturales

Descripción y comentarios Se reconocen como activos de menor cuantía aquellos con un costo inferior o igual a 50 UVT, equivalente a $1.713,500 para el año 2017, por tanto dichos activos se aceptan tributariamente con una depreciación en el término de 12 meses. Esta periodicidad corresponde a los responsables con ingresos brutos al 31 de diciembre de 2018 iguales o superiores a 92.000 UVT. Esta periodicidad corresponde a los responsables con ingresos brutos al 31 de diciembre de 2018 inferiores a 92.000 UVT. Ver Decreto 1626 de 2001, artículo 2, inciso segundo.

2.1.1 Autorretención: Tarifas La autorretención se causa sobre los ingresos brutos del contribuyente (operacionales y no operacionales) a las tarifas del 1.60%, 0.80% y 0.40% este porcentaje se fijará teniendo en cuenta la actividad económica Principal del contribuyente tal como se muestra a continuación: 129

Tarifa de autorretención

Código CIUU

Nombre actividad económica

0111 al 0322

Cultivadores de productos agrícolas / Criadores de productos pecuarios / Pesca

0,40%

0510 al 0990

Extracción de minerales

1,60%

1011 al 3320

Procesamiento de productos agropecuarios / industria en general

0,40%

3511 al 3900

Servicios públicos domiciliarios

1,60%

4111 al 4390

Construcción y obras civiles

0,80%

Comercio en general al por mayor y menor

4511 al 4799

Transporte de carga y pasajeros / Hotelería y mensajería /

0,40%

Restaurantes y catering / Edición de libros, periódicos y revistas /

4911 al 9900

130

Telecomunicaciones / Bancos y aseguradoras (entidades financieras) / Actividades inmobiliarias / Asesorías legales, contables, financieras, y demás

0,80%

2018 vendedor efectúa retención a título de anticipo de impuesto

COMPRAS, hace la retención y realiza el pago

Tabla de retención básica

Régimen de impuesto del IVA persona natural

Régimen de impuesto del IVA persona Jurídica

Gran contribuyente

Gran contribuyente-retenedor

Régimen de impuesto del IVA persona natural

Régimen de impuesto del IVA persona Jurídica

Gran contribuyente

Gran contribuyente-retenedor

Autoretención de renta

Rte. en fuente renta y reteica

Rte. en la fuente Renta

Autoretención de renta

Rte. en fuente renta y reteica

Rte. en la fuente Renta

Autoretención de renta

Rte. en fuente renta, reteica y reteiva

Rte. en la fuente Renta

Autoretención de renta

Rte. en fuente renta, reteica y reteiva

Rte. en la fuente Renta

Ejemplo: Ejemplo 1. La empresa MULTISTORE S.A.S 890.705.211 compra inventario (Gravado IVA 19%) de mercancía al proveedor MADERA DEL SINU S.A.S NIT: 890906586 de 100 131

unidades, Vr unitario de $ 200.000. Cancelando el 60% en efectivo y saldo a 30 días. Análisis Comprador: MULTISTORE S.A.S, persona jurídica, obligado aplicar retención a título de renta, tarifa del 2.5%. Vendedor MADERA DEL SINU S.A.S, persona jurídica, obligado a facturar, liquidar IVA, aplicar autorretención a título de renta. Contabilización: Comprador Código 1435

Cuenta Mno fabricada

2408

IVA descontable

2365

Rte en la fuente

1105

Caja

2205

Proveedor

Debito

Crédito

20.000.000 3.800.000 500.000 13.980.000 9.320.000

Explicación de datos •Se identifica la base: 100unidades * 200.000=$20.000.000 • Impuesto a las ventas IVA (19%): (20.000.000*19%)= $ 3.800.000 • Retención a título de Renta (2.5%): (20.000.000*2.5%)= $ 500.000 • Saldo de caja: (20.000.000 + 3.800.000 – 500.000) * 60%= $ 13.980.000 • Saldo proveedor: (20.000.000 + 3.800.000 – 500.000) * 40%= $ 9.320.000

132

Vendedor Código

Cuenta

1105

Caja

1305

Cliente

1355

Anticipo de Renta

1355

Anticipo de Autoretencion

Debito

Crédito

13.980.000 9.320.000 500.000 80.000

4135

Comercio

20.000.000

2408

IVA generado

3.800.000

2367

Autoretencion de renta

80.000

Explicación • Comercio: 100 unidades * 200.000= $ 20.000.000 • IVA generado: 20.000.000*19%= $ 3.800.000 • Autorretención: $ 20.000.000*0.4%= $ 80.000 (0.4%) Actividades comerciales • Anticipo de renta: $ 20.000.000* 2.5%= $ 500.000 • Saldo de caja: (20.000.000 + 3.800.000 – 500.000) * 60%= $ 13.980.000 • Saldo proveedor: (20.000.000 + 3.800.000 – 500.000) * 40%= $ 9.320.000

1. Concepto de Propiedad planta y equipo La propiedad planta y equipo corresponde a los bienes tangibles que posee una empresa o persona para uso, producción o suministro de bienes y servicios. Son considerados bajo las normas como activos no financieros, dado que surgen de acuerdos contractuales 133

que dan derecho a recibir un bien tangible o intangible diferente del efectivo o equivalentes. Las NIIF para Pymes establecen los criterios de reconocimiento, medición, presentación y revelación de los activos no financieros, los cuales se darán a conocer específicamente para el reconocimiento, medición, presentación de Propiedad, planta y equipo y propiedades de inversión.

1.1 Reconocimiento Para que una entidad pueda reconocer una partida como propiedad, planta y equipo, es necesario que: • Sea probable que la entidad obtenga los beneficios económicos futuros asociados con las partidas • El costo de la partida pueda medirse con fiabilidad. De igual forma, se considerada propiedad planta y equipo, las piezas de repuesto importantes y el equipo de mantenimiento permanente. Cuando la entidad espera utilizarlas durante más de un periodo. De forma similar, si las piezas de repuesto y el equipo auxiliar solo pueden ser utilizados con relación a una partida de propiedades, planta y equipo, se considerarán también propiedades, planta y equipo.

1.2 Medición inicial Una entidad medirá una partida de propiedades, planta y equipo por su costo, éste comprende, de acuerdo al párrafo 17.9 de las NIIF para pymes. • El precio de adquisición, que incluye los honorarios legales y de intermediación, los aranceles de importación y los impuestos no recuperables, después de deducir los descuentos comerciales y las rebajas.

134

• Todos los costos directamente atribuibles a la ubicación del activo en el lugar y en las condiciones necesarias para que pueda operar de la forma prevista por la gerencia. Estos costos pueden incluir los costos de preparación del emplazamiento, los costos de entrega y manipulación inicial, los de instalación y montaje y los de comprobación de que el activo funciona adecuadamente. • La estimación inicial de los costos de desmantelamiento o retiro de la partida, así como la rehabilitación del lugar sobre el que se asienta. Y no forman parte del costo del elemento: • Los costos de apertura de una nueva instalación productiva. • Los costos de introducción de un nuevo producto o servicio (incluidos los costos de publicidad y actividades promocionales). • Los costos de apertura del negocio en una nueva localización, o los de redirigirlo a un nuevo tipo de clientela (incluidos los costos de formación del personal). • Los costos de administración y otros costos indirectos generales. • Los costos por préstamos. Ejemplo 1. El 1 de enero del 2019 la empresa Editores Fuentes Ltda., ubicada en Montería compró de contado una máquina impresora láser por valor de $40.000.000, IVA 19% y retención 2.5% que fue enviada desde Medellín, incurriendo en un costo de transporte por $900.000 pagados de contado el 1 de enero del mismo año (día en que llegó la máquina). El 06 de enero se pagaron $430.000 a un prestador de servicios de mantenimiento 135

para realizar la respectiva instalación. El 10 de enero se compraron en efectivo materiales adicionales necesarios para la instalación por $180.000 y para el 15 de enero, la maquinara impresora ya estaba lista para operar. Los registros a realizar son los siguientes: Registro inicial 01-01-19 Código

Cuenta

1520

Maquinaria y equipo en montaje

2408

IVA descontable

2365

Rte. en la fuente*

1105

Debito

Crédito

40.900.000 7.600.000 1.009.000

Caja

46.591.000

*incluye la retención por compras del 2.5% del valor $ 40.000.000= $ 1.000.000 más la retención por servicios del 1% de los $ 900.000 = 9.000. Ver tabla 6. A partir de la entrada de la ley 1943 articulo 122 del 2018 los IVA en activo fijo pueden tratarse para los obligados a llevar contabilidad como deducibles. Registro de los $ 430.000 del prestador de servicio de mantenimiento. Para ello son contabilizados como mayor valor del costo del activo de acuerdo a lo mencionado en el párrafo 17.9. Costos atribuibles hasta colocar el activo en su funcionamiento. 06-01-19 Registro del servicio Código 1520

Maquinaria y equipo en montaje

2365

Rte. en la fuente-servicios*

1105

136

Cuenta

Caja

Debito

Crédito

430.000 17.200 412.800

*Se aplica retención por servicios por valor del 4% suponiendo de la persona sea declarante de renta y supera la base de retención. Ver tabla 6. 10-01-19. Se realiza compra de materiales Código

Cuenta

1520

Maquinaria y equipo en montaje*

2408

IVA descontable

1105

Debito

Crédito

180.000 34.200

Caja

214.200

*incluye el valor del material $ 180.000 + IVA 19% $34.200. Para este caso no aplica retención porque mono no supera la base de 27UVT. Ver tabla 6. Nota: El tratamiento tributario de este tipo de operación de acuerdo al oficio 1416 del 15 de diciembre, los activos fijos con valores menores de 50UVt pueden ser depreciados en el mismo año. Esto crea una dificultad, dado que, al ser sumado dentro del activo, el valor seria depreciado al valor total de activo, perdiendo posibilidad de deducir el mismo año.

Concepto

Valor

Costo de la maquinaria

40.000.000

Transporte

900.000

Servicio de mantenimiento

430.000

Repuesto

180.000 41.510.000

Total Activo

15-01-19 Maquina lista, transacción final Código

Cuenta

1520

Maquinaria y equipo-impresora

1520

Máquina y equipo-montaje

Debito

Crédito

41.510.000 41.510.000

137

1.3 Medición posterior De acuerdo con la NIIF para Pymes párrafo 17.15, una entidad medirá todas las partidas de propiedades, planta y equipo tras su reconocimiento inicial al costo menos la depreciación acumulada menos cualquier pérdida de valor por deterioro del valor acumuladas. Una entidad reconocerá los costos del mantenimiento diario de una partida de propiedad, planta y equipo en los resultados del periodo en el que incurra en dichos costos. 1.3.1 Método de revaluación Las pymes que puedan determinar con fiabilidad el valor razonable de una clase de propiedades, planta y equipo, podrán aplicar el método de revaluación como medición posterior, lo cual implica tomar el valor razonable (en el momento de la revaluación) y restar la depreciación y el importe acumulado de las pérdidas por deterioro de valor en períodos posteriores. 1.3.1.1 Variaciones positivas Cuando la aplicación periódica del método de revaluación genere un incremento en el importe en libros de un activo, dicho aumento se reconocerá con impacto directo en el otro resultado integral –ORI– y se acumulará en el patrimonio, con exactitud en la cuenta de superávit de revaluación. 1.3.1.2 Variaciones negativas Si la aplicación del método de revaluación genera una reducción del importe en libros, dicha variación negativa afectará la revaluación inicialmente reconocida en el patrimonio. Si la variación negativa es mayor que una revaluación anterior, la diferencia afectará los resultados del período.

138

2. Depreciación Hace referencia a la reducción del valor de los activos que reposa en los libros de contabilidad. Son activos depreciables los susceptibles de sufrir alguna disminución de valor por el uso o la acción de las fuerzas naturales. Decreto Único Reglamentario 2496 de 2015, indica que una entidad deberá seleccionar un método de depreciación adecuado, el cual logre mostrar de la forma más acertada posible la manera en que se esperan consumir los beneficios económicos futuros del activo.

2.1 Vida útil del activo Teniendo en cuenta que la vida útil es: el periodo durante el cual se espera utilizar el activo por parte de la entidad; o bien o el número de unidades de producción o similares que se espera obtener del mismo por parte de la entidad. 2.1.1 Criterios actuales para determinar la vida útil del activo26 • Utilidad prevista: esta se evalúa en referencia a la capacidad o al producto físico que se espera del activo. • Desgaste físico esperado: para este criterio se considerarán aspectos como el programa que tenga la empresa para las reparaciones y el mantenimiento del activo. • Obsolescencia técnica o comercial: se refiere a los cambios o mejoras en la producción, o cambios que se puedan presentar en la demanda de los productos o servicios que se obtienen con el activo. • Límites legales o restricciones sobre el uso del activo: por ejemplo, las fechas de caducidad de los contratos de arrendamiento relacionados. 26 Sección 17 de las normas internacionales de información financiera para pymes.

139

2.1.2 Un bien puede dividirse en componentes o partes Ciertos componentes de algunos elementos de propiedades, planta y equipo pueden requerir su reemplazo a intervalos regulares, lo cual implica que no se debe manejar como un todo. Si los principales componentes de un elemento de propiedades, planta y equipo tienen patrones significativamente diferentes de consumo de beneficios económicos, una entidad distribuirá el costo inicial del activo entre sus componentes principales y depreciará cada uno de estos componentes por separado a lo largo de su vida útil.

2.2 Valor residual En términos generales, el valor residual es una estimación que será determinante para la medición posterior de algunos activos pudiendo afectar el importe a depreciar. Este no puede tratarse como una invención, dado que debe estimarse acorde a valores reales y es producto de la evaluación que permite estimar un valor conforme a una sustentación.

2.3 Método de depreciación En el caso de las pymes, el párrafo 17.22 del Estándar internacional, contenido en el anexo 2 del Decreto Único Reglamentario 2420 de 2015, indica que una entidad deberá seleccionar un método de depreciación adecuado que muestre, de la forma más acertada posible, la manera en que se espera consumir los beneficios económicos futuros del activo; es por dicha razón que el concepto de depreciación está unido al de vida útil, que será el período en el cual se aplicará el método de depreciación hasta consumir las posibilidades del activo de generar beneficios para la empresa. Del mismo modo, los métodos de reconocido valor técnico que avalan los marcos normativos son el de línea recta, 140

depreciación decreciente y unidades de producción. En el caso específico de los bienes inmuebles debe excluirse el valor del terreno, dado que este no sufre deterioro por el paso del tiempo. Para la aplicación de los estándares de acurdo al párrafo 17.22 existe tres métodos aplicados. Línea recta, unidades decreciente y unidades de producción. 2.3.1 Línea recta Comúnmente es el más usado en las organizaciones; su manejo es bastante simple y radica en suponer que los activos se usan con la misma intensidad período tras período a lo largo de la vida útil. El cálculo consiste en dividir el costo del activo entre los años de vida útil. Ejemplo 1. Por política contable interna, la compañía ha determinado que la vida útil de una máquina impresora industrial es de 10 años; el 10 de abril del 2018 se adquirió una de estas por valor de $30.000.000 y el reconocimiento para su incorporación a los estados financieros fue: Ejercicio sin el cálculo de impuesto, se pretender explicar el tratamiento de la depreciación 10-04-18 Código

Cuenta

1520

Maquinaria y equipo

1105

Caja

Debito

Crédito

40.000.000 40.000.000

Calculo de la depreciación $ 40.000.000/10 años = $ 4.000.000 por años $ 4.000.000/ 12 meses= $ 333.333 por mes $ 333.333/30 días = 11.111 día

141

El primer mes, la maquina solo se utilizó 20 días, por tanto $ 11.111*20 días = $ 222.222. Por tanto, al 30 de abril, se tiene la siguiente contabilización Código

Cuenta

Debito

5160

Gasto Depreciación-M y E

222.222

1592

Depreciación Acumulada-M y E

Crédito

222.222

Para el mes de mayo y adelante será de: Código

Cuenta

Debito

5160

Gasto Depreciación-M y E

333.333

1592

Depreciación Acumulada-M y E

Crédito

333.333

2.3.2 Método de unidades decreciente En este método la depreciación se calcula en consideración de los servicios prestados o las unidades producidas por el activo; es comúnmente utilizado en vehículos, maquinarias y equipos. En dichos casos, la unidad de medida para el cálculo puede estar dada en kilómetros, horas de trabajo, unidades producidas. 2.3.3 Método de unidades de producción El método de unidades de producción, consiste en depreciar el activo de acuerdo con las unidades producidas durante el periodo de presentación de los estados financieros. Retomando el caso de la máquina impresora industrial y asumiendo que le fue estimada una vida útil de 90.000 horas y que a lo largo de sus primeros 20 días de funcionamiento en el mes de abril fue utilizada durante 180 horas, la depreciación de dicho mes se determinaría así: 142

$ 40.000.000/ 90.000horas= $444 $ 444* 180 horas (abril, 20 días) = $ 80.000 Código

Cuenta

Debito

5160

Gasto Depreciación-M y E

80.000

1592

Depreciación Acumulada-M y E

Crédito

80.000

No siempre se debe usar el método de línea recta al depreciar Una entidad debe seleccionar el método de depreciación que refleje el patrón con el cual espera consumir los beneficios económicos futuros del activo. Si existe algún indicio de que se ha producido un cambio significativo en el consumo de dichos beneficios, será obligatoria la revisión del método de depreciación presente y, si las expectativas actuales son diferentes, el método de depreciación aplicado deberá cambiarse para reflejar el nuevo patrón. El ente contabilizará este cambio como un giro de estimación contable, de acuerdo con la sección 10 del Estándar para Pymes o la NIC 8 de Cambios en Estimaciones. 2.3.4.1 Depreciación de bienes ociosos El párrafo 17.20 del Estándar para Pymes indica que la depreciación inicia cuando el activo está disponible para ser utilizado, es decir, cuando se encuentre listo, en las condiciones esperadas y requeridas por la gerencia. Al igual que los efectos fiscales, y según lo indicado en el artículo 128 de ET, solo se aceptará el gasto por depreciación de los activos que hayan estado en uso durante el período fiscal. 2.3.4 Depreciación de un activo al que se le da poco uso Como lo mencionamos en anteriores párrafos, el Estándar Internacional para Pymes indica que la depreciación inicia cuando el activo se encuentra disponible para ser

143

utilizado, en las condiciones esperadas y requeridas por la gerencia. Hay que evaluar el valor del deterioro de esos activos; si no los está utilizando ni los va a usar en un futuro previsible, lo mejor es venderlos y convertirlos en recursos líquidos que se puedan aprovecharse a fin de la operación. Esa depreciación continúa hasta tanto el activo se dé de baja y no cesa cuando el activo está sin utilizar; el hecho de que un activo esté ocioso no necesariamente significa que se detenga su depreciación. Ahora bien, hay que tener en cuenta que el Estándar Internacional castiga esos activos ociosos porque una parte de la definición de activo precisamente involucra la generación de beneficios económicos para la compañía. Sin embargo, el párrafo 17.20 dice que en algunas ocasiones la depreciación puede ser en función del uso o de las unidades producidas y, en ese caso, si no hay producción, el cargo por depreciación será nulo; pasara a ser la forma más acertada de depreciar aquellos bienes que no son necesarios para la empresa, y que por tanto no se utilizan con frecuencia. 2.3.5 Depreciación de activos que no estén en uso Conforme a las instrucciones de los tres marcos normativos contables (aplicables a las empresas de los grupos 1, 2 o 3), para efectos contables, los activos que no estén en uso se deben seguir depreciando. En cambio, para efectos fiscales, y según lo indicado en el artículo 128 de ET, solo se aceptará el gasto por depreciación de los activos que hayan estado en uso durante el período fiscal. Por tanto, fiscalmente no se tienen que depreciar los activos que no hayan estado en uso durante el año, pues dicha depreciación formaría un gasto no deducible.

3. Concepto de unidad de cuenta en propiedad, planta y equipo La sección 17 del Estándar para Pymes establece los requerimientos relacionados con el reconocimiento y medición de propiedades, planta y equipo. Antes de aplicar la norma, es necesario tener claro que el concepto de unidad de cuenta se relaciona con cada uno de los componentes de una cuenta contable. 144

3.1 Individualización de activos Al adquirir elementos de propiedad, planta y equipo, la entidad debe fijar procedimientos para identificar de manera individual los activos de valor significativo y agrupar aquellos que no revistan materialidad. A continuación, exponemos algunos ejemplos. Ejemplo: Adquisición de activos para institución educativa Una institución educativa adquiere activos para desarrollar sus actividades educativas por el año 2018. Estos activos son los siguientes. Can

Concepto

C. unit

Total

Tableros borrables

450.000

18.000.000

Escritorios para profesor

360.000

14.400.000

Pupitres para estudiantes

160.000

128.000.000

Televisor 5 pul

2.200.000

8.800.000

Video beam

1.300.000

52.000.000

800 4 40

La entidad ha determinado una materialidad de $2.000.000 para el reconocimiento de propiedades, planta y equipo. De acuerdo con lo anterior, al momento de reconocer los activos adquiridos, aplicando el concepto de materialidad, las unidades a reconocer son: Can

Concepto

Costo total

Dotaciones para salones

156.000.000

Video beam

52.000.000

Televisor 5 pul

2.200.000

Televisor 5 pul

2.200.000

Televisor 5 pul

2.200.000

Televisor 5 pul

2.200.000

145

El reconocimiento y medición de estos activos se llevará a cabo de manera agrupada. Los tableros, pupitres y escritorios se agruparon como un solo activo considerando que tienen una naturaleza similar (muebles y enseres) y una vida útil equivalente. Adquisición de computadores Una entidad Editores S.A.S adquirió una impresora industrial por un valor de $8.000.000. El proveedor le obsequió una impresora sencilla cuyo valor en el mercado es de $800.000. La empresa utilizará ambos equipos en su actividad. La materialidad establecida por la entidad para el reconocimiento de este tipo de activos es de $2.000.000. Para esta condicion, aplicando el principio de separación de transacciones señalado en el párrafo 23.8 (estipula que el vendedor debe separar los ingresos derivados de transacciones distintas pese a que se realicen simultáneamente), la entidad debe tratar las dos impresoras como transacciones separadas. Esto ocurre, en este caso, porque la entidad hará uso de ambas. Para establecer el valor por el cual va a reconocer cada elemento, se toma el valor pagado ($8.000.000) y se distribuye proporcionalmente entre dos activos adquiridos, teniendo en cuenta sus valores de mercado individuales, así: Activo

Precio del mercado

Porcentaje

Precio asignado

Impresora industrial

8.000.000

91%

7.272.727

Impresora sencilla

800.000

727.273

Total

8.800.000

100%

8.800.000

Al hacer esta distribución, se observa que a la impresora sencilla se le asignó un precio de adquisición de $727.273, el cual no alcanza el límite de materialidad establecido 146

por la entidad para el reconocimiento de un elemento de propiedades, planta y equipo. En ese orden de ideas, la impresora se reconoce como un gasto por adquisición de activos menores. El reconocimiento contable sugerido es el siguiente: Código

Cuenta

1520

Maquinaria y equipo-impresora

5195

Gastos-activos menores

1105

Caja

Debito

Crédito

7.272.727 727.273 8.000.000

4. Adquisición de propiedades, planta y equipo con financiación implícita. La compra con interés implícitos corresponde a aquella adquisición de materiales o activos fijos, donde el proveedor ofrece plazo superior a lo comercial a cambio de eso genera un aumento en el valor del activo. Las normas fiscales establecen que en las adquisiciones que generen intereses implícitos de conformidad con los marcos técnicos normativos contables, para efectos del impuesto sobre la renta y complementarios, solo se considerará como costo el valor nominal de la adquisición o factura o documento equivalente, que contendrá dichos intereses implícitos. En consecuencia, cuando se devengue el costo por intereses implícitos, el mismo no será deducible. Haciendo un paralelo a la problemática presentada en las normas contables y fiscal, la gerencia debe analizar la forma de registro de operación de sus costos, basados en las NIIF para pymes, pero cumpliendo las leyes fiscales de impuesto. Veamos en un ejemplo de compra de materiales con intereses implícito.

147

NOTA: Costo fiscal de inventarios para obligados a llevar contabilidad, ¿cómo determinarlo? Con la modificación que efectuó el artículo 45 de la Ley 1819 de 2016 al artículo 66 del ET, este pasó a establecer lineamientos de cómo determinar el costo fiscal de los bienes muebles y de prestación de servicios dependiendo de si el contribuyente se encuentra o no obligado a llevar contabilidad. El Estándar para Pymes, requiere para casi todos los activos una medición inicial al costo, el cual se conforma por la suma del precio de transacción y los costos asociados a la adquisición, menos cualquier rebaja o descuento concedido por el proveedor del bien o servicio. Ejemplo. Suponga que una entidad adquiere una máquina por un precio de $50.000.000. Las partes acuerdan que esta será pagada en 10 cuotas iguales de $5.000.000. El proveedor elabora la factura en el momento de la entrega de la máquina y no se dispone ningún tipo de cargo por financiación. La factura incluye un descuento del 10 % por pago de contado. Con estos datos es claro que el precio de contado de la máquina es de $45.000.000 y que su pago en 10 cuotas genera un interés de $5.000.000, equivalente a lo que el proveedor ofrece como descuento. Con estos datos es posible calcular una tasa interna de financiación para la operación, así: Valor presente: 45.000.000 Valor futuro: 50.000.000 Cuota: 5.000.000 Periodo: 10 meses Tasa de interés: ?

148

Para determinar i, se debe aplicar despeje de fórmula, aplicando logaritmo natural y de esa forma bajar la potencia. Pero a partir del uso de formula Excel facilita la operación de la siguiente forma. Para el cálculo del interés se hace uso de la función tasa de interés, opción FORMULAS, FINANCIERA y la opción TASA, se desprende un cuadro de datos, en los cuales se registra Nper, correspondiente al plazo, PAGO, 0, VP, correspondiente a VP=450.000.000, periodo n= 10. Y pago $ 5.000.000

Resultado= Tasa de intereses del 1.96% Una vez realizada la operación el resultado arroja una tasa de interés del 1.96%. Con este dato de tasa de interés, valor presente, valor futuro y periodo se realiza la tabla de amortización para registrar los intereses causados por periodos, se deben cargar a la cuenta por cobrar y gastos interés del periodo. La tabla propuesta para la construcción de los registros, debe contener mes, saldo inicial (valor presente), interés y saldo a capital.

149

Saldo inicial

Valor cuota

Intereses

Abono capital

Saldo

45.000.000

5.000.000

883.349

4.116.651

40.883.349

5.000.000

802.539

4.197.461

36.685.888

5.000.000

720.143

4.279.857

32.406.032

5.000.000

636.130

4.363.870

28.042.161

5.000.000

550.467

4.449.533

23.592.628

5.000.000

463.123

4.536.877

19.055.751

5.000.000

374.064

4.625.936

14.429.815

5.000.000

283.257

4.716.743

9.713.072

5.000.000

190.667

4.809.333

4.903.740

5.000.000

96.260

4.903.740

Contabilización de la compra de la maquina Código 1520 2305

Cuenta Maquinaria y equipo-impresora

Debito

Crédito

45.000.000

Acreedor

45.000.000

Se presenta las primeras 3 cuotas como ejemplo de registro. Primera cuota Código

Cuenta

1520

Maquinaria y equipo-impresora

5305

Gastos financieros

1110

Debito

Crédito

4.116.651 883.349

Banco-

5.000.000

Segunda cuota Código 1520

Maquinaria y equipo-impresora

5305

Gastos financieros

1110 150

Cuenta

Banco-

Debito

Crédito

4.197.461 802.539 5.000.000

Tercera cuota Código

Cuenta

1520

Maquinaria y equipo-impresora

5305

Gastos financieros

1110

Banco-

Debito

Crédito

4.363.870 720.143 5.000.000

Hasta llegar a la cuota número doce, los registros se realizan de acuerdo a la tala de amortización calculada.

5. Reemplazo de componentes propiedades, planta y equipo

Los recursos clasificados como propiedades, planta y equipo corresponden a activos mantenidos para su uso en producción y venta de bienes, prestación de servicios.

5.1 Materialidad Materialidad o importancia relativa, esta de la mano de la característica anterior. Puede decirse, que la información es material, por lo tanto, relevante si su omisión o su presentación errónea pueden influir en las decisiones económicas que los usuarios tomen a partir de los estados financieros. La materialidad depende de la cuantía de la partida o del error juzgados en las circunstancias particulares de la omisión o de la presentación errónea. Si no se tiene en cuenta la materialidad, la entidad incurrirá en costos innecesarios. a) Maquinaria: Una máquina puede subdividirse en el chasis, el motor, y el componente electrónico. Es muy probable que estos tres elementos tengan vidas útiles distintas y su valor sea material. b) Edificaciones: Un edificio puede tener varios componentes separables, por ejemplo: la estructura de mampostería, las divisiones en yeso (y similares), 151

fachadas en vidrio, ascensores, sistemas de atención de emergencias, sistemas eléctricos, entre otros. Todos estos componentes suelen tener vidas útiles distintas y su valor casi siempre es significativo. c) Vehículos: Un vehículo de carga pesada puede también separarse en componentes identificables de valor material y vida útil diferenciada, tales como el motor, el chasis y la carrocería. Ejemplo. La entidad AUDIO SISTEM S.A.S adquiere una camioneta por un valor de $100.000.000, para llevar los pedidos a sus clientes. Esta se clasifica como propiedad, planta y equipo, pues es un activo mantenido para su uso en el proceso de venta de bienes. La entidad contabilizó el activo como una unidad, sin separar ningún componente, y empezó a depreciarlo con una vida útil estimada de 10 años y un valor residual estimado de $30.000.000. La contabilización de la adquisición del vehículo es la siguiente: Código 1540 1110

Cuenta

Debito

Flota y equipo de transporte

100.000.000

Banco

Crédito

100.000.000

Calculo de la depreciación Año

1 2 3 4

152

Costo

Valor residual

Valor depreciable

100.000.000

30.000.000

70.000.000

100.000.000

30.000.000

63.000.000

100.000.000

30.000.000

56.000.000

100.000.000

30.000.000

49.000.000

Vida útil 10 9 8 7

Depreciación anual 7.000.000 7.000.000 7.000.000 7.000.000

Depreciación Acumulada

Valor en libro

7.000.000

93.000.000

14.000.000

86.000.000

21.000.000

79.000.000

28.000.000

72.000.000

Año

5 6 7 8 9 10

Costo

Valor residual

Valor depreciable

100.000.000

30.000.000

42.000.000

100.000.000

30.000.000

35.000.000

100.000.000

30.000.000

28.000.000

100.000.000

30.000.000

21.000.000

100.000.000

30.000.000

14.000.000

100.000.000

30.000.000

7.000.000

Vida útil 6 5 4 3 2 1

Depreciación anual 7.000.000 7.000.000 7.000.000 7.000.000 7.000.000 7.000.000

Depreciación Acumulada

Valor en libro

35.000.000

65.000.000

42.000.000

58.000.000

49.000.000

51.000.000

56.000.000

44.000.000

63.000.000

37.000.000

70.000.000

30.000.000

Contabilización del primer año depreciación Código

Cuenta

5160

Gasto Depreciación-Flota y equi

1592

Depreciación Acumulada-Flota

Debito

Crédito

7.000.000 7.000.000

Durante el año 5, cuando el valor de la camioneta era de $65.000.000, fue necesario cambiar el motor, pues sufrió graves daños. El costo del nuevo motor fue de $10.000.000. El tratamiento de este cambio de una pieza importante se debe tratar como lo define el párrafo 17.6 del Estándar para Pymes: La entidad debe reconocer la compra del nuevo motor como un mayor valor de la propiedad, planta y equipo, así: Código 1540 1110

Cuenta

Debito

Flota y equipo de transporte

10.000.000

Banco

Crédito

10.000.000

El valor en libros del motor viejo debe darse de baja. Sin embargo, la entidad no había reconocido este valor por separado por lo cual se calcula el valor en libros 153

de dicho motor. La entidad indagó acerca del costo de una camioneta y un motor, y se determinó que el motor corresponde al 15,38 % del valor del vehículo completo. Este porcentaje se le aplica al valor en libros del vehículo, justo antes de reemplazar el motor, para determinar el valor que debe darse de baja, así: Concepto

Valor

Costo de la camioneta

100.000.000

91%

Costo de un motor

10.000.000

Total

110.000.000

100%

Con esta información se procede a dar de baja al activo remplazado: Valor en libro: 65.000.000 al año 5 Valor asignado al motor: 9% * 65.000.000= $ 5.909.000 Contabilización de baja del activo: Código

Cuenta

Debito

5195

Gastos-componente dados de bajas 5.909.000

1540

Flota y equipo de transporte

Crédito

5.909.000

Información a revelar Según lo indicado en el párrafo 17.31 de la Norma Internacional para Pymes, una entidad revelará para cada clase de propiedades, planta y equipo determinada, en relación con el párrafo 4.11 (a) (Propiedades, planta y equipo en clasificaciones adecuadas para la entidad), la siguiente información:

154

1. Bases de medición utilizadas para determinar el importe en libros. 2. Métodos de depreciación aplicados. 3. Vidas útiles o las tasas de depreciación usadas. 4. Importe bruto en libros y depreciación acumulada. 5. Una conciliación entre los importes en libros, al principio y al final del período sobre el que se informa, que muestre por separado; (a) Las adiciones. (b) Las disposiciones. (c) Las adquisiciones mediante combinación de negocios. (d) Los incrementos o disminuciones resultantes de las revaluaciones de acuerdo con los párrafos 17.15 a 17.15.

155

LIBROS DE

CONTABILIDAD

La contabilidad como técnica aplicada en las operaciones empresariales debe llevar un adecuado control de queda registro de forma cronológica y organizada. Para ello se procede al uso de libros de contabilidad. Documento que permite registrar las operaciones con su respectivo, códigos, conceptos, cuentas y saldos. Respecto a la aplicación de libros contables y las nuevas herramientas tecnológicas, esto pueden llevarse de manera sistematizada, reflejando siempre claridad y veracidad en la información controlada

OBJETIVOS

1. Conocer los conceptos básicos de los libros contables 2. Identificar los libros oficiales aplicado en control de la información contable en las empresas 3. Detallar los modelos aplicado a los libros contables 4. Reconocer los procesos de registros de transacciones en los libros contables

156

1. Concepto Los libros de contables son los registros en los cuales los comerciantes obligados a llevar contabilidad por disposiciones de la ley deben registrar de manera cronológica las operaciones mercantiles teniendo en cuentas las normas técnicas contables. A partir de Ley 19 del 2012 se eliminó la obligación de registrar los libros de contabilidad frente a las Cámaras de Comercio (excepto el libro de actas y el de socios y accionistas), para efectos de que la contabilidad misma se constituya como prueba, ya que debe realizarse el registro de algunos de ellos ante la DIAN. Es fundamental expresar que la misma ley permitió a los comerciantes llevar sus libros de manera digital, garantizando la claridad e integridad de la información contenida. Concepto estipulado por el consejo técnico de la contabilidad en Colombia “El nuevo marco técnico normativo no tiene referentes sobre la conservación de los libros de contabilidad, por lo cual, siguen vigentes las normas que a la fecha tratan sobre el tema en mención”. “Racionalización de la conservación de libros y papeles de comercio. Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.”

2. Libros principales Llamado también libros oficiales, son los libros que deben llevar de manera obligatoria los comerciantes, como soportes de sus estados financieros. En ellos se registra 157

de manera sintetizada las operaciones mercantiles durante el periodo fiscal.

2.1 Libro de inventario y balance El libro de Inventario y Balances es un resumen de los activos físicos de la empresa (mercaderías y activos fijos principalmente), así como de las deudas pendientes (deudores y acreedores). En las deudas pendientes se deberían detallar todos los préstamos, tanto a corto como a largo plazo.

2.1.1 Registro en los libros de inventario y balance Después de elaborar el inventario inicial y el comprobante de apertura, se traslada esta información al libro de inventario y balance, teniendo en cuenta diligenciar correctamente cada una de las siguientes columnas: a- Cantidad: No de unidades de inventario y activos fijos b- Cuentas y detalles: Se registra las cuentas y subcuentas que conforman el inventario y activos fijos c- Valor unitario: Se registra el valor unitario de las unidades de mercancía y activos fijos d- Valor parcial: Utilizado para los valores de las subcuentas de las mercancía y activos fijos e- Valor total: Valor correspondiente a cada cuenta 2.1.1.2 Modelo para registro de inventario NIT: APELLIDOS Y NOMBRES, DENOMINACIÓN O RAZÓN SOCIAL: MÉTODO DE EVALUACIÓN APLICADO: 158

CUENTA CÓDIGO

DENOMINACIÓN

REFERENCIA DE LA CUENTA

SALDO CONTABLE FINAL

ENTIDAD FINANCIERA (TABLA 3)

DEUDOR

NÚMERO DE LA CUENTA

TIPO DE MONEDA (TABLA 4)

ACREEDOR

Totales Modelo de cuenta por cobrar EJERCICIO: RUC: APELLIDOS Y NOMBRES, DENOMINACIÓN O RAZÓN SOCIAL: CUENTA CÓDIGO

DENOMINACIÓN

REFERENCIA DE LA CUENTA

SALDO CONTABLE FINAL

ENTIDAD FINANCIERA (TABLA 3)

DEUDOR

NÚMERO DE LA CUENTA

TIPO DE MONEDA (TABLA 4)

ACREEDOR

Totales

159

EJERCICIO O PERIODO ACTIVO ACTIVO CORRIENTE Caja y Bancos Valores Negociables Cuentas por Cobrar Comerciales Cuentas por Cobrar a Vinculadas Otras Cuentas por Cobrar Existencias Gastos Pagados por Anticipado TOTAL ACTIVO CORRIENTE ACTIVO NO CORRIENTE Cuentas por Cobrar a Largo Plazo Cuentas por Cobrar a Vinculadas a Largo Plazo Otras Cuentas por Cobrar a Largo Plazo Inversiones Permanentes Inmuebles, Maquinaria y Equipo (neto de depreciaciรณn acumulada) Activos Intangibles (neto de amortizaciรณn acumulada) Impuesto a la Renta y Participaciones Diferidos Activo Otros Activos TOTAL ACTIVO NO CORRIENTE

160

EJERCICIO O PERIODO PASIVO Y PATRIMONIO PASIVO CORRIENTE Sobregiros y Pagarés Bancarios Cuentas por Pagar Comerciales Cuentas por Pagar a Vinculadas Otras Cuentas por Pagar Parte Corriente de las Deudas a Largo Plazo TOTAL PASIVO CORRIENTE PASIVO NO CORRIENTE Deudas a Largo Plazo Cuentas por Pagar a Vinculadas Ingresos Diferidos Impuesto a la Renta y Participaciones Diferidos Pasivo TOTAL PASIVO NO CORRIENTE PATRIMONIO NETO Capital Capital Adicional Acciones de Inversión Excedentes de Revaluación Reservas Legales Otras Reservas Resultados Acumulados TOTAL PATRIMONIO NETO TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO NETO 161

2.2 Libro diario El libro de diario, es un libro principal donde se registran todas las operaciones con sus respectivos comprantes o movimientos de manera cronológica durante el periodo fiscal. A partir del libro de diario se obtiene información para trasladar a los libros mayores. 2.2.1 Registro en el libro diario El libro de diario se registra teniendo todas las operaciones de acuerdo a su naturaleza. Se debe tener en cuenta los siguientes aspectos: • Fecha: se debe detallar el año, mes y día de la operación registrada • Código: Codificación de la cuenta afectada • Detalle o descripción: Se detalla el nombre y número de documento soporte • Columnas débito y crédito: Se registra el valor del movimiento de acuerdo a su naturaleza. 2.2.1.1 Procedimiento a) Se inicia el libro con los comprobantes de aperturas b) Se debe registra de orden cronológico en las operaciones c) Se lleva en periodo mensuales al final se totalizan los registros débito y crédito d) AL final del periodo fiscal se registra como un movimiento mensual el comprobante de ajuste y el comprobante de cierre.

162

Modelo de libro diario

FECHA

CODIGO

DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN

CUENTA CONTABLE ASOCIADA A LA OPERACIÓN CODIGO

DENOMINACIÓN

MOVIMIENTO

DEBITO

CREDITO

Totales

2.3 Libros mayores Los libros mayores corresponden a los saldos por cada cuenta registrada en el libro de diario. Se inicia con el saldo de apertura y se continua con cada registro contable. FECHA DE LA OPERACIÓN

CODIGO

DESCRIPCIÓNDE LA OPERACIÓN

SALDOS Y MOVIMIENTOS DEBITO

CREDITO

SALDO

Totales

2.4 Libros auxiliares Los libros auxiliares corresponden a los libros en los cuales se registra de manera detallada los valores e información registrada en los libros mayores. Esto permite llevar un control por cada cuenta y conocer el estado por ejemplo de los saldos de las cuentas de banco. 2.4.5 Registro en los libros auxiliares Para el debido registro de las operaciones en los libros auxiliares se debe tener en cuenta los distintos aspectos:

163

•Fecha: se debe detallar el año, mes y día de la operación registrada • Código: Codificación de la cuenta afectada • Detalle o descripción: Se detalla el nombre y número de documento soporte • Columnas débito y crédito: Se registra el valor del movimiento de acuerdo a su naturaleza • Saldo: Valor resultado de las diferencias de los débitos y créditos AUDIO SISTEM S.A.S NIT: 890,905,085 Libro auxiliar clientes Cliente: MULTISTORE S.A.S, NIT: 890,008,001, código: 13050501 FECHA DE LA OPERACIÓN

DESCRIPCIÓNDE LA OPERACIÓN

Totales

164

SALDOS Y MOVIMIENTOS DEBITO

CREDITO

SALDO

AJUSTES DE

CONTABILIDAD

La contabilidad al igual que muchas herramientas. no se encuentran exentan de errores. Errores que pueden ser causado por equivoco registro, error en cuenta contable e incluso pueden dejar de registrase operaciones. Por tal razรณn al final de cada periodo que se informa o cuando la gerencia lo disponga, se debe hacer y aplicar ajustes contables, con la finalidad de corregir los errores generado en las transacciones econรณmicas y cuadro los saldos reales con los libros contables.

OBJETIVOS

1. Conocer los conceptos bรกsicos de los ajustes contables aplicado bajo las normas financieras 2. Identificar los tipos de ajustes presentados en la contabilidad 3. Determinar los registros de ajustes de las cuentas por cobrar bajo las normas contables y fiscales 4. Conocer los procesos de ajustes de los inventarios y activos fijos bajo las normas contables y fiscales

165

1. Concepto Los ajustes contables corresponden a aquellos movimientos realizados al final del periodo en el que se informa la realidad económica de la empresa. En muchas ocasiones la empresa incurre en errores de contabilización y es necesario antes de presentar los estados financieros, subsanar los errores mediante los ajustes contables.

1.1 Ajustes ordinarios Corresponde a los ajustes ordinarios presentados en las operaciones económicas de una organización. Para ello es necesario generar una nota contable de ajuste en las cuentas afectadas con el movimiento: • • • • • • • •

Caja Banco Provisiones y deudas deteriorada Inventario de mercancía Depreciaciones Gastos pagados anticipados Ingresos recibidos anticipados Provisiones de cuentas y otras

2. Ajuste de caja En los saldos de las cajas se pueden presentar ajustes, cuando al realizar un arqueo se puede encontrar faltante o sobrante en caja. Es decir, los saldos del libro pueden ser menores o mayores que los valores del conteo físico. Caso 1. El encargado de caja, realizó pago de servicios de aseo por valor $130.000 y no realizó registro en el libro de contabilidad. Al final del periodo en que se informa se encuentra faltante en caja.

166

Asiento de ajuste Código

Cuenta

519525

Gastos de aseo y cafetería

Debito

Crédito

130.000

110505 Caja general

130.000

Caso 2. El encargado de caja realizo consignación por valor de $ 700.000 en la cuenta bancaria del banco BBVA y no realizo dicho registro. Al final del periodo se encuentra faltante en caja. Asiento de ajuste Código 11100501

Cuenta Cuenta corrienteBBVA-

Debito

Crédito

700.000

11050501 Caja Auxiliar

700.000

Nota: Para este tipo de registro, es necesario contabilizarlo con auxiliares, dado que la empresa puede tener diferentes cuentas Caso 3. La empresa al realizar arqueo de caja encuentra que hace falta dinero por descuido del encargado de la caja por valor $ 300.000. Para este tipo de caso el encargado de caja debe responder por dichos recursos y se debe cargar en una cuenta por cobrar. Veamos la contabilización. Asiento de ajuste Código

Cuenta

Debito

Crédito

13653001 Responsable de caja 300.000 11050501 Caja Auxiliar

300.000

Caso 4. El encargado de caja recibió abono del cliente Fermín Fajardo por valor $700.000 y no fue registrado. Para este caso se presenta un sobrante en caja. 167

Asiento de ajuste Código

Cuenta

11050501 Caja Auxiliar

Debito

Crédito

700.000

13050530 Fermín Fajardo

700.000

Nota: Este ajuste se propone cuando se identifica que el abono correspondía al cliente. Caso 5. El encargado de caja recibió el abono de un cliente por valor $ 700.000 y no fue registrado. Para este caso se presenta un sobrante en caja y no se han identificado el motivo del sobrante. Código

Cuenta

11050501 Caja Auxiliar

Debito

Crédito

700.000

23809501 Sobrante en caja

700.000

Una vez se identifique el motivo del sobrante, se le carga al cliente: Código

Cuenta

23809501 Sobrante en caja

Debito

Crédito

700.000

13050530 Fermín Fajardo

700.000

¿Qué pasa cuando el sobrante no se puede justificar? Los procedimientos contables establecen evaluar la materialidad del sobrante. Si este no es material se puede llevar a una cuenta de ingresos diversos. Veamos el registro. Código

Cuenta

23809501 Sobrante en caja 42955301

168

Otros ingresos por sobrante en caja

Debito

Crédito

700.000 700.000

3. Ajustes de banco Los ajustes de bancos se presentan en la diferencia encontradas en los saldos de los extractos bancarios y los libros de contabilidad. Los extractos bancarios son los documentos expedidos por las entidades financiera donde se muestran los movimientos realizados durante el mes. Dichos registros deben coincidir con los libros de contabilidad.

3.1 Nota debidos Las notas debito corresponden a los conceptos que emiten la entidad informando disminución de los saldos en la cuenta bancaria. Esto se puede presentar por cobros de Gravamen a los movimientos financieros (4xmil), cobro de cuota de crédito, cobro de interés, cobro de seguro. Caso 6. Banco BBVA realizó debito por cobro de cuota de crédito No 2550 por valor de $ 2.500.000. abono capital $ 2.100.000 y $ 400.000 a interés de acuerdo tabla de amortización. Como vemos este debito genera ajuste de cuenta, disminución de cuenta de pasivo de obligación financiera, gastos financiero y saldo de banco (libro). Contabilización: Código

Cuenta

Debito

53050501

Gasto bancariocrédito

21051001

Crédito de consumo

2.100.000

11100501

Cuenta corriente-BBVA

2.500.000

Crédito

400.000

169

Caso 6. Banco BBVA realizo debito por cobro de 4xmil por valor de $ 500.000 Contabilización Código

Cuenta

Debito

53050502

Gasto bancario-4xmil

500.000

11100501

Cuenta corriente-BBVA

500.000

Crédito

Caso 7. La empresa recibe por parte del cliente Fermín Fajardo abono por valor de $ 1.000.000 en un cheque. Se contabiliza. Código

Cuenta

11050501 Caja Auxiliar

Debito

Crédito

1.000.000

13050530 Fermín Fajardo

1.000.000

El cheque se envía al banco generando el respectivo registro: Código

Cuenta

Cuenta 11100501 corriente-BBVA

Debito

Crédito

1.000.000

11050501 Caja Auxiliar

1.000.000

El banco realiza rechazo de cheque por fondos insuficientes. Ajuste propuesto: Código

Cuenta

13050530 Fermín Fajardo 11100501

170

Cuenta corriente-BBVA

Debito

Crédito

1.000.000 1.000.000

1.000.000

3.2 Notas crédito Las notas crédito se presentan cuando los saldos de extracto bancario aumentan, esto puede ser, por consignaciones de clientes o ingresos por intereses. Tales movimientos ocasionan una conciliación en los saldos de libro de banco. Caso 8. El extracto bancario muestra valor consignado por el cliente Fermín Fajardo por valor de $ 1.500.000 correspondiente abono de crédito bancario. Ajuste: Código 11100501

Cuenta Cuenta corriente-BBVA

Debito

Crédito

1.500.000

13050530 Fermín Fajardo

1.500.000

Caso 9. El extracto refleja aumento por valor $ 500.000 correspondiente a intereses por producto de ahorro CDT. (certificado depósito a término) Código

Cuenta

11100501

Cuenta corriente-BBVA

42100501

InteresesCDT BBVA

Debito

Crédito

500.000 500.000

3.2.1 Otros errores en los saldos de banco Se pude presentar ajustes cuando existe errores en los registros de los saldos. Es decir, el encargado de las conciliaciones. Caso 10. Se realiza una consignación por valor de $ 500.000, esta fue registrada en libro de banco por valor $ 400.000. Contabilización inicial 171

Código 11100501

Cuenta Cuenta corriente-BBVA

Debito

Crédito

400.000

11050501 Caja auxiliar

400.000

Para este caso se presentará una diferencia en el arqueo de caja (faltante) y los saldos del extracto bancario. Ajuste Código 11100501

Cuenta Cuenta corriente-BBVA

Debito

Crédito

100.000

11050501 Caja auxiliar

100.000

4. Ajuste de deterioro de cartera De acuerdo con la sección 11 de las NIIF para pymes, las cuentas por cobrar constituyen instrumentos financieros y deben ser medidas al costo o al costo amortizado, esto obliga a someterlas al proceso de evaluación de deterioro. Existen 5 indicios que permiten a una entidad concluir que sus instrumentos financieros se encuentran deteriorados, estos son: 1. Dificultades financieras del deudor. Por ejemplo, se ha visto disminuidas sus ventas y dicha situación le causa dificultades para pagar sus obligaciones. 2. Incumplimiento o mora en el pago del capital o los intereses. Si el cliente tiene plazo de pago a 60 días, pero suele pagar por fuera de esos plazos y no ha sido posible que se ponga al día. 3. Se le han otorgado plazos adicionales al deudor, previa solicitud, y la entidad no suele conceder ese tipo de plazos.

172

4. Es probable que el cliente se declare en quiebra, en reestructuración, o en algún otro tipo de situación de reorganización. 5. Se han presentado cambios en el entorno tecnológico, de mercado, económico o legal en el cual opera el cliente. Caso 11. La empresa KING POWER INTERNACIONAL se encuentra analizando su cartera al corte de enero 1 del 2019, a fin de determinar si es necesario reconocer pérdidas por deterioro del valor. Toda la cartera se encuentra al día. Sin embargo, un cliente con un saldo de $10.000.000 ha entrado en proceso de reestructuración económica. El acuerdo establece que el cliente pagará la deuda en un solo desembolso, con un plazo de 2 años a partir de la fecha de evaluación. Para esta condición, una vez identificada la situación con el cliente, la entidad debe proceder a reconocer el deterioro del valor del instrumento, pues, aunque espera recibir el pago total de la deuda ($10.000.000), se ve obligada a esperar 24 meses para obtener estos recursos. El valor por el cual se presentará el instrumento financiero equivale al valor presente de la partida descontada, con una tasa de interés equivalente para instrumentos financieros similares. Es primordial determinar la tasa de interés descontada, para este caso se hace uso de la tasa máxima de usura, establecida por el banco de la republica 19.6% anual y se aplica la fórmula de valor presente:

173

VA = ? VF= $ 10.000.000 I= 19.6% anual N= 24 meses (2 años) Aplicando las formula se determina que él VA= $ 6.990.973 La diferencia del valor: 10.000.000 – 6.990.973 = 3.009.027 Deterioro Asiento de ajuste: Código

Cuenta

Gastos- pro52990540 visión cartera Fermín Fajardo 13990540

Debito

Crédito

3.009.027

Deterioro Fermín Fajardo

3.009.027

El comportamiento del saldo de este instrumento financiero en los períodos posteriores se muestra en la siguiente tabla: Saldo inicial

Intereses

2019

6.990.973

1.370.231

8.361.204

2020

8.361.204

1.638.796

10.000.000

Año

Saldo

Contabilización al final de cada periodo Año 2019. Reconoce un ingreso por actividades ordinarias Código

Cuenta

13050540 Fermín Fajardo 41350501

174

Ingresos deterioro

Debito

Crédito

1.370.231 1.370.231

Año 2020 Código

Cuenta

13050540 Fermín Fajardo 41350501

Debito

Crédito

1.638.796

Ingresos deterioro

1.638.796

El 01-01-2021 el cliente cancela deuda de los $ 10.000.00 Código

Cuenta

Debito

111050501

Cuenta corriente-BBVA

10.000.000

13050540

Fermín Fajardo

Crédito

10.000.000

4.1 Recuperación de cartera deteriorada Supongamos que el cliente Fermín Fajardo le debía a la entidad $10.000.000 y al realizar la evaluación de la cartera se evidencia que el cliente se encuentra en una situación declarada de insolvencia. La entidad asume, por tanto, que esa cartera no podrá ser recuperada. De acuerdo con lo anterior, reconocerá el deterioro lo cual afectará su estado de situación financiera:

4.2 Recuperación de cartera en el mismo año De acuerdo al ejercicio anterior la empresa deterioro el valor del cliente de acuerdo al movimiento. Código

Cuenta

Debito

52990540

Gastos- provisión cartera Fermín Fajardo

10.000.000

13990540

Fermín Fajardo

Crédito

10.000.000

175

Antes de la presentación de los estados financieros del periodo que se informan, el cliente cancela el saldo. En este caso las cuentas se reversan. Código

Cuenta

52990540

Gastos- provisión cartera Fermín Fajardo

13990540

Fermín Fajardo

Debito

Crédito 10.000.000

10.000.000

Código

Cuenta

Debito

111050501

Cuenta corriente-BBVA

10.000.000

13050540

Fermín Fajardo

Crédito

10.000.000

4.3 Tratamiento del deterioro para términos fiscales Las normas fiscales establecen un tratamiento diferente para el deterioro o provisión de las cuentas por cobrar. Para que una cartera sea deducible, se debe considerar la provisión establecida en el decreto 187 de 1975 en sus articulo 74 y 75 como método de provisión de cartera el individual y general. 4.3.1 Provisión individual Se acepta como provisión individual hasta el 33% anual del valor nominal de cada deuda con más de un año de vencida. 4.3.2 Provisión General El método de provisión general, considera deteriorar la cartera de acuerdo a los tiempos de vencimiento por medio de porcentajes. 176

Periodo

De 0 a 3 meses

De 3 mes a 6 meses

De 6 meses a 12 meses

10%

De más de 12 meses

15%

4.4 Modelo de análisis de cartera El modelo de análisis de cartera son las disposiciones que utiliza la empresa para organizar las cuentas por cobrar de manera cronológica, permitiendo al área de contabilidad tomar la información de manera clara, en relación a los procesos de provisión al final del periodo. Cada entidad puede determinar sus modelos. Veamos un ejemplo. Cuadro 4. Modelo de provisión General Vencimiento en meses

Valor factura

Clientes

Factura

Melisa Fajardo

6030

15.000.000

Johana Fajardo

6502

12.000.000

Ever Velásquez

6333

6.000.000

Robert Hernández

6510

4.300.000

Dámaso Fuentes

6699

3.300.000

0-3

3--6

6--12

Mas 12 mes

15.000.000 12.000.000 6.000.000 4.300.000

3.300.000

40.600.000 Totales

6.000.000

% provisión

Valor provisión

Total provisión

19.300.000

12.000.000

3.300.000

10%

15%

965.000

1.200.000

495.000 2.660.000

Fuente: Autor

177

4.4.1 Contabilización de provisión Código

Cuenta

Debito

529905

Gastos2.660.000 provisión cartera

139905

Deterioro de cartera

Crédito

2.660.000

Nota: La contabilización anterior se hace de forma general a toda la cartera. Es importante deteriorar los valores con cada auxiliar. Ejemplo del cliente Melisa Fajardo $15.000.000*5%= $ 750.000 Código

Cuenta

Debito

52990501

Gastosprovisión cartera -Melisa

750.000

13990501

Deterioro de cartera-Melisa

Crédito

750.000

Cuadro 5. Modelo de provisión Individual Vencimiento en meses

Valor factura

Clientes

Factura

Melisa Fajardo

6030

15.000.000

Johana Fajardo

6502

12.000.000

Ever Velásquez

6333

6.000.000

Robert Hernández

6510

4.300.000

Dámaso Fuentes

6699

3.300.000

0-3

3--6

6--12

Mas 12 mes

15.000.000 12.000.000 6.000.000 4.300.000

3.300.000

40.600.000 Totales

6.000.000

19.300.000

12.000.000

% provisión

Valor provisión Total provisión

Fuente: Autor 178

3.300.000 33%

1.089.000

Se contabiliza Código

Cuenta

52990501

Gastos- provisión cartera- Damaso

13990501

Deterioro de cartera-Damaso

Debito

Crédito

1.089.000 1.089.000

Como podemos notar, las provisiones de acuerdo al tipo de método utilizado son diferentes. Las normas fiscales permiten utilizar cualquiera de los dos métodos en la determinación de las provisiones, las cuales serán deducibles del impuesto de renta y su complementario de ganancias ocasionales. Nota: Estos métodos solo aplica para la determinación del porcentaje deducible de renta para términos fiscales. La dirección de impuesto aceptara dichos gastos siempre y cuando guarden relación de causalidad con el hecho generador de los ingresos. Es decir, aquellas cuentas que generaron ingresos fiscales. (Artículo 107 del estatuto tributario)

4.5 Tratamiento de las cuentas incobrables Cuando la empresa encuentra indicios de deterioro de una cartera y se evalúa que no puede ser recuperada, simplemente se cancela el valor, dando de baja a la cuenta por cobrar. Veamos un ejemplo. El señor Dámaso Fuentes cliente con un saldo de $ 1.000.000, se identificó que el señor fue embargado, todos sus bienes fueron vendidos y el banco recaudo los saldo. En gestión de cobro, se evidencia que el cliente se encuentra ilíquido y no tiene la capacidad para pagar. Se efectúa el ajuste bajo las normas NIIF. Tiempo de vencimiento de cartera. 160 días

179

Código

Cuenta

52990501

Gastos- provisión cartera- Damaso

13050501

Deterioro de cartera-Damaso

Debito

Crédito

1.000.000 1.000.000

Para el caso anterior, aplica de acuerdo a lo estipulado en la sección 11 de las NIIF para pymes de la Ley 1314 del 2009 y el decreto 2483 del 2018. 4.1 Deterioro tributario Suponiendo que la empresa, aplica el método general para el cálculo de la provisión. Quedaría: Cartera a la fecha $ 1.000.000*5%= $ 50.000 Código

Cuenta

Debito

52990501

Gastos- provisión cartera- Damaso

50.000

13050501

Deterioro de cartera-Damaso

Crédito

50.000

5. Ajuste de inventarios Los ajustes de inventarios, se presentan cuando existen diferencias del inventario físico y los registros en los libros de contabilidad. Para ello es necesario llevar los saldos a los valores reales.

5.1 Inventario físico mayor que el valor en libro Este tipo de situación se puede presentar, cuando los proveedores envían mayor mercancía que la pagada o el cliente se llevó menos mercancía que la cancelada. Ejemplo. Al realizar el inventario físico, se encontró un sobrante por valor $500.000 respecto al libro de contabilidad. 180

Asiento de ajuste cuando no se identifica el sobrante. Código

Cuenta

143505

Equipos de audio

429505

Aprovechamiento

Debito

Crédito

500.000 500.000

Al revisar su contabilización, se evidencia que el sobrante pertenece al cliente Fermín Fajardo, se procede a realizar dicho ajuste. Sobrante se logra identificar: Código

Cuenta

Debito

143505

Equipos de audio

500.000

233505

Cuenta por pagar a cliente- Fermín

Crédito

500.000

Cuando el cliente regresa y retira la mercancía, se procede a cancelar la cuenta por pagar contra el inventario. Código

Cuenta

Debito

143505

Equipos de audio

233505

Cuenta por pagar 500.000 a cliente- Fermín

Crédito 500.000

Si al pasar el tiempo y el cliente no regresa, la gerencia considera que el valor no es material, es decir no es representativo para la toma decisiones, se reconocerá un ingreso por ajuste de inventarios.

5.2 Inventario físico menor que valor en libro. Este caso se presenta cuando existe faltante de mercancía, puede ser ocasionado por: a) Deterioro natural de la mercancía b) Por descuido del auxiliar de bodega 181

Ejemplo 1. Al realiza el inventario físico de mercenaria se presenta faltante de $ 300.000, ocasionado por vencimiento del producto. Código

Cuenta

613540

Costo- equipos de Audio

143540

Equipos de Audio

Debito

Crédito

300.000 300.000

Ejemplo 2. Al realiza el inventario físico de mercenaria se presenta faltante de $ 300.000 ocasionado por descuido del auxiliar de almacén. Para este caso se genera una cuenta por cobrar al trabajador Código

Cuenta

136530

Responsable de bodega

143540

Equipos de Audio

Debito

Crédito

300.000 300.000

Para el pago por parte del trabajador en a fecha de nómina: Código

Cuenta

1110505

Banco-BBVA-

136530

Responsable de bodega

Debito

Crédito

300.000 300.000

Ejemplo 3. Al realizar el inventario físico de mercancía, se presenta faltante de $ 300.000 ocasionado por descuido del auxiliar de almacén. Para este caso se genera una cuenta por cobrar al trabajador. Código

182

Cuenta

136530

Responsable de bodega

143540

Equipos de Audio

Debito

Crédito

300.000 300.000

El cliente Daniel Barrera, se acercó a la empresa a realizar devolución de mercancía entregada en exceso. Código

Cuenta

143540

Equipos de Audio

136530

Responsable de bodega

Debito

Crédito

300.000 300.000

6. Ajuste de activos fijos Como lo vimos en el capítulo de propiedad, planta y equipo, los activos fijos son activos utilizados para la explotación de actividad económica. Por tal razón, su uso genera desgastes que deben ser contabilizados como depreciación y ajustarse al final del periodo en que se informa. Como hemos visto, los métodos aplicados bajo las normas contables para determinar la depreciación son: a) Método de línea recta b) Método depreciación decreciente c) Método de unidades de producción

6.1 Consideración de la vida útil contable Para considerar la vida útil de los activos, la gerencia debe considerar todas las variables que puedan reflejar el verdadero deterioro de un activo, no simplemente acatar las normas fiscales en la vida útil de los activos. Veamos un ejemplo: El 01-01-2018 la empresa Asesores contable S.A.S realizo compra de Video Beam Epson referencia CD16 por valor $ 2.000.000. las políticas de materialidad informan que son activos fijos aquello mayores a $ 1.700.000. el proveedor informa que la vida útil del activo es de 10.000horas. A partir de allí se debe remplazar algunas piezas con un costo de $ 1.300.000. 183

Con base a esta información la gerencia aplica método depreciación por unidades de producción a su activo. Considerando la vida útil de 10.000 horas y un valor residual de $700.000. Supongamos que el periodo $ 2018 fue utilizado por 1.000 horas. Calcular la depreciación. Depreciación del activo. Método por unidades de producción (Valor del activo – valor residual / vida útil) * N° horas utilizadas [2.000.000 – 700.000) /10.000] * 1000 = $ 130.000 Código

Cuenta

Debito

516015

Gastos Deterioro de Equipos de oficina 130.000

159215

Deterioro de Equipos de oficina

Crédito

130.000

a. Consideración de la vida útil fiscal Las normas fiscales establecen una vida útil para todos sus activos. De acuerdo al artículo 137 del estatuto tributario. Existe cierta limitación. CONCEPTOS DE BIENES A DEPRECIAR

184

TASA DE DEPRECIACIÓN FISCAL ANUAL %

CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES

2.22%

ACUEDUCTO, PLANTA Y REDES

2.50%

VIAS DE COMUNICACION

2.50%

FLOTA Y EQUIPO AEREO

3.33%

FLOTA Y EQUIPO FERREO

5.00%

FLOTA Y EQUIPO FLUVIAL

6.67%

ARMAMENTO Y EQUIPO DE VIGILANCIA

10.00%

CONCEPTOS DE BIENES A DEPRECIAR

TASA DE DEPRECIACIÓN FISCAL ANUAL %

EQUIPO ELECTRICO

10.00%

FLOTA Y EQUIPO DE TRANSPORTE TERRESTRE

10.00%

MAQUINARIA, EQUIPOS

10.00%

MUEBLES Y ENSERES

10.00%

EQUIPO MEDICO CIENTIFICO

12.50%

ENVASES, EMPAQUES Y HERRAMIENTAS

20.00%

EQUIPO DE COMPUTACION

20.00%

REDES DE PROCESAMIENTO DE DATOS

20.00%

EQUIPO DE COMUNICACION

20.00%

Respecto al ejercicio anterior, basado en las normas fiscales, se determina el valor de depreciación determinando la vida útil del activo, siendo este el 20% equipos de computación. Bajo estas condiciones el método depreciación ajustado a las condiciones del activo es Método de línea recta: (Valor del activo – valor residual / vida útil) * años [(2.000.000 – 700.000) / 5años] * 1 año = $ 260.000. Código

Cuenta

516015

Gastos deterioro equipos de oficina

159215

Deterioro de equipos de oficina

Debito

Crédito

260.000 260.000

185

Como vemos, los cálculos por depreciación en base a la contabilidad y tributación son diferentes. Tales discrepancias generan diferencias temporarias que deben conciliarse a partir del formato 2516. Revisar artículo reflexiones de las diferencias temporarias a partir de los nuevos lineamientos contables y fiscales en Colombia. http://www.revistaicdt.icdt.co/revista-78/. Se puede subsanar dichos registros, si la empresa decide llevar un registro de diferencias en las bases contables y fiscales a través de cuentas de órdenes. Esto permite llevar el control de las diferencias en la presentación de los estados financieros y las declaraciones fiscales.

Nota: La aplicación de las cuentas de ordenes es una alternativa planteada por el autor, muchas empresas manejan sistemas contables con registro NIIF y fiscales. Dicha práctica es válida.

186

HOJA DE TRABAJO

La hoja de trabajo es considerada un borrador de los estados financieros, en ellos se plasmas todas las cuentas que fueron afectas en el periodo en que se informa, con sus respectivos ajustes si existieron. El uso de la hoja de trabajo en las empresas es de manera voluntaria, las normas contables no exigen este documento como soporte de las transacciones, simplemente sirve para los preparadores de la informaciรณn contable, tener todos los datos recopilados, verificado los principios de partida doble.

OBJETIVOS

1. Conocer los conceptos bรกsicos y detalles de la hoja de trabajo 2. Aplicar los respectivos procedimientos de registro de ajustes en la hoja de trabajo 3. Determinar las partidas de balance de comprobaciรณn 4. Preparar un modelo de hoja de trabajo aplicado en la preparaciรณn de estados financieros

187

1. Concepto La hoja de trabajo corresponde al borrador utilizado por los preparadores de información financiera para la elaboración de los estados financieros. Este documento no es obligatorio para la empresa. Simplifica la información requerida en el momento de elaborar los informes.

1.1 Detalles del formato

La hoja de trabajo tiene la siguiente información: a) Código de cuenta b) Nombre de la cuenta c) Balance de comprobación d) Ajuste débitos y crédito e) Balance ajustado f) Estado de resultados g) Estado de Situación Financiera 1.1.1 Código de cuenta En la columna de código de cuenta se registran los códigos respectivos de las diferentes cuantas a nivel de subcuenta. Es importante detallar de acuerdo a la naturaleza. Activo, pasivo, patrimonio, ingresos, costos y gastos. 1.1.2 Balance de comprobación En este apartado se registran los saldos de las cuentas de los libros mayores antes de aplicarse los respectivos ajustes contables. De acuerdo a su naturaleza, débito y crédito como resultado de los saldos contables. 1.1.3 Ajustes Es el registro de aquellas cuentas que presentan ajuste al final del periodo, tales como son; Caja, banco, cuentas por cobrar, inventarios, activos fijos, pasivos. 188

1.1.4 Balance ajustado El balance ajustado corresponde a los resultados de aplicar los ajustes a las distintas cuentas. Aquellas cuentas que no presentaron ajuste se trasladan directamente del balance de prueba al balance ajustado. Respecto a las cuentas que presenta ajustes, simplemente se realiza una operación aritmética de los saldo debido y créditos y el resultado se aplica a la cuenta de balance ajustado. 1.1.5 Estado de resultados En esta sección se registran las cuentas pertenecientes a los ingresos, costos y gastos (cuentas de resultado). El resultado de sumar los ingresos y restar el total de gastos y costos, se denomina utilidad o perdida y debe trasladarse a la sección de los estados de situación financiera de acuerdo a su naturaleza. 1.1.6 Estado de situación financiera En este apartado, se registran las cuentas del activo, pasivo y patrimonio de acuerdo con su naturaleza. La suma de los débito y crédito debe ser igual. Asimismo, se debe registrar: • Las ganancias o pérdidas obtenidas en el estado de resultado • Los impuestos por pagar, provisionado en el estado de resultado • Las diferencias de los impuestos a cargo y favor, cuando los a favores son mayores. Debe ser cargados como anticipo de impuesto o cuentas por cobrar. Ejemplo los IVA descontables mayores que los generados.

189

190

Cuenta

Caja

Anticipos

Anticipo IVA

Mno fabricada

Proveedores

Cuentas x pagar cliente

Retención en la fuente

Aporte iniciales

Comercio

Devolución en venta

Gastos

Costos de venta

Utilidad del ejercicio

Código

1105

1355

1435

2205

23238

2365

3115

4135

4175

5135

6135

3605

101.916.300

9.428.571

2.800.000

21.000.000

15.471.429

1.178.000

609.000

51.429.300

Debito

101.916.300

42.000.000

40.000.000

787.000

14.679.000

4.450.300

Crédito

Balance de prueba Debito

Crédito

Ajustes

Debito

Crédito

Balance Ajustado

9.428.571

2.800.000

21.000.000

Debito

8.771.429

42.000.000

crédito

Estado de resultado

68.687.729

15.471.429

1.178.000

609.000

51.429.300

Debito

68.687.729

8.771.429

40.000.000

787.000

14.679.000

4.450.300

Crédito

Estado de situación F

ESTADOS

FINANCIEROS

Los estados financieros corresponden a los informes contables y financieros presentados por las organizaciones, donde refleja las pérdidas o ganancias de un periodo, el capital obtenido, las obligaciones contraída y patrimonio contable propio de la organización. Asimismo, reflejan los movimientos de efectivos, cambios en las cuentas patrimoniales con sus respectivas notas aclaratoria que el entendimiento los registro y saldos presentados en los informes financieros

OBJETIVOS

1. Conocer los conceptos básicos de los estados financieros y su importancia para las organizaciones 2. Identificar los estados financieros obligatorios aplicado a las pymes a partir de las normas contables 3. Determinar las formas de presentación de los estados financieros bajo los lineamientos internacionales 4. Explicar un modelo de los estados financieros básicos para la presentación de la información contables y financiera

191

1. Concepto Los estados financieros son los informes que presentan las situaciones económicas y financieras de la empresa. De acuerdo a lo establecido en las normas contables, las empresas deben presentar como mínimo: (a) Estado de resultado y resultado integral, (b) Estado de situación financiera, (c) Estado de flujo de efectivo, (d) Estado de cambio en el patrimonio y (e) Notas a los estados financieros.

2. Estado de situación financiera El estado de situación financiera de acuerdo con la sección 3 de las NIIF para pymes, presenta los activos, pasivos y patrimonio de una entidad en una fecha específica, al final del periodo sobre el que se informa. Un organismo debe incluir en el estado de situación financiera como mínimo las partidas relacionadas a continuación: 1.Propiedades, planta y equipo 2. Propiedades de inversión 3. Activos intangibles 4. Activos financieros 5. Inversiones contabilizadas utilizando el método de la participación 6. Activos biológicos 7. Inventarios (existencias) 8. Deudores comerciales y otras cuentas por cobrar 9. Efectivo y equivalentes al efectivo 10. El total de activos clasificados como mantenidos para la venta 11. Acreedores comerciales y otras cuentas por pagar 12. Provisiones 13. Pasivos financieros 14. Pasivos y activos por impuestos corrientes, según se definen en la sección 29 Impuesto a las Ganancias 15. Pasivos y activos por impuestos diferidos 16. Participaciones no controladoras, presentadas dentro del patrimonio 17. Capital emitido y reservas

192

2.1 Forma de presentación del estado de situación financiera En el Estado de Situación Financiera puede presentarse la información de dos formas: Como partidas corrientes y no corrientes. Un ente económico puede presentar de manera separada en el estado de situación financiera, los activos y pasivos corrientes y no corrientes. Para eso debe tener en cuenta lo siguiente: 2.1.1 Activos corrientes Son activos que cumplen con alguna de las siguientes condiciones: a) Se espera realizarlo, o se pretende venderlo o consumirlo, en el transcurso del ciclo normal de operación o explotación de la entidad; b) Es mantenido fundamentalmente con fines de negociación; c) Se espera realizarlo dentro del período de los doce meses posteriores a la fecha del balance; o d) Corresponde a efectivo o sus equivalentes, cuyo uso o intercambio para liquidar un pasivo dentro de los doce meses siguientes a la fecha del balance no está restringido. 2.1.2 Activos no corrientes Los activos que no estén dentro de la definición de los activos corrientes serán catalogados como no corrientes, un activo no corriente que pase a ser como mantenido para la venta, podrá clasificarse como corriente. 2.1.3 Pasivo corrientes Los pasivos no corrientes corresponden a las obligaciones a corto plazo que tiene el ente económico que debe pagar en un ciclo menor a 1 año. 193

2.1.4 Pasivo no corrientes Los pasivos no corrientes son aquellos que consumen o pagan en un periodo superior a un año. Para ello debe incumplir algunos de estos aspectos: (a) Se espera cancelar dentro del ciclo normal de operación, (b) Es mantenido principalmente para ser negociado, (c) Debe ser liquidado durante un año y (d) La entidad no posee un derecho absoluto para postergar la liquidación del pasivo por un periodo mínimo de un año a partir de la fecha del balance.

194

ESTADO DE SITUACION FINANCIERA KING POWER INTERNATIONAL NIT: 890,905,085 A 31 de Diciembre 2018

ACTIVOS Efectivo y equivalente al efectivo

25.000.000

Cuentas comerciales por cobrar

32.000.000

Inventario

45.000.000

Total activos corrientes

102.000.000

Propiedad planta y equipo

150.000.000

Deterioro de propiedad planta y equipo

25.000.000

Propiedad de inversiรณn

170.000.000

Total activos no corrientes

295.000.000

Total Activos

397.000.000

PASIVOS Acreedores comerciales

25.300.000

Intereses por pagar

2.420.000

Impuesto a las ganancias

5.600.000

Total pasivos corrientes

33.320.000

PATRIMONIO Capital en acciones Ganancias Acumuladas

310.000.000 53.680.000

Total patrimonio

363.680.000

Total pasivo y patrimonio

397.000.000

195

3. Estado de resultados El estado de resultado es un informe que muestra las ganancias y pérdidas de un ente económico, a través de las cuentas de ingresos de actividades ordinarias, otros ingresos y los costos y gastos aplicados en la actividad. La norma requiere que las entidades, presenten el rendimiento financiero para el periodo en uno o dos estados financieros, si se presenta en un único estado, este se llamará estado de resultado integral y si se presenta en dos, se llamará estado de resultado del periodo y otro resultado integral (ORI). En cualquier caso, se debe presentar el Estado del resultado del periodo en el cual se muestra la utilidad o pérdida del periodo, esta será objeto de distribución de utilidades para los accionistas y el Otro resultado integral del periodo (ORI) que son partidas específicamente contempladas en la norma como ingresos y gastos no realizados y no son materia de distribución de utilidades.

3.1 Forma de presentación Una entidad, presentará en el estado de resultados de periodo, un desglose de gastos, utilizando una clasificación basada en la naturaleza o en la función de los gastos dentro de la entidad, lo que proporcione una información que sea fiable y más relevante. La clasificación del Estado de resultados por naturaleza, hace referencia a la agrupación de los gastos en el estado del resultado integral de acuerdo con su origen (por ejemplo, depreciación, compras de materiales, costos de transporte, beneficios a los empleados y costos de publicidad) y no se redistribuirán entre las diferentes funciones dentro de la entidad. Por su parte, según el método de clasificación de los gastos por función, estos se agruparán de acuerdo con su función como parte del costo de las ventas o, por ejemplo, de los costos de actividades de distribución o administración. 196

ESTADO DE SITUACION FINANCIERA KING POWER INTERNATIONAL NIT: 890,905,085 A 31 de Diciembre 2018

(=)

Ingreso por actividades ordinarias

(-)

Costo de venta

- 20.000.000

(=)

Ganancia bruta

45.000.000

(+)

Otros ingresos

7.000.000

(-)

Costos distribución

3.200.000

(-)

Gastos de administración

2.500.000

(-)

Otros gastos en la operación

4.320.000

(+/-)

Otras ganancias o perdidas

65.000.000

(=)

Ganancia o pérdida actividad de operación

41.980.000

(+)

Ingresos financieros

(-)

Costos financieros

(-)

Perdidas por deterioro de valor de los activos

4.200.000

(+/-)

Participación en ganancias Método patrimonial

(-)

Otros gastos de asociadas, negocio conjunto, subsidiaria

(-/+)

Ganancia o pérdida en medición de activos

(+/-)

Ingreso o gasto por impuesto diferido

(=)

Ganancias antes de impuesto

38.580.000

(-)

Impuesto a las ganancias

(=)

Ganancias del periodo

1.000.000 200.000

8.350.000 30.230.000

Nota: El autor presenta un ejemplo de acuerdo a las condiciones de la organización. Puede existir que la empresa maneje otro tipo de cuentas contables.

197

4. Estado de flujo de efectivo El estado de flujo de efectivo, es un estado financiero obligatorio que permite conocer los movimientos de efectivo que ha tenido el ente económico en las distintas actividades de operación, financiación e inversión. La Sección 7 “Estado de flujos de efectivo” indica los requisitos que se deben tener en cuenta al revelar y presentar la información relacionada con el Estado de Flujos de Efectivo (en adelante, EFE), esta es de gran utilidad, permitiendo a los usuarios evaluar la capacidad de la entidad para generar efectivo y equivalentes al efectivo. El estado de flujos de efectivo permite realizar, comparaciones homogéneas entre varias entidades. Además, un análisis de la evolución de la capacidad que tiene una entidad para generar flujos de efectivo y la sostenibilidad de las políticas de inversión y financiación adoptadas por la dirección.

4.1 Estructura del estado de flujo de efectivo La sección 7, establece tres categorías de actividades en las que se deben agrupar los movimientos de efectivo: Actividades de operación, de inversión y de financiación. 4.1.1 Actividades de operación Las actividades de operación son aquellas, por las cuales una entidad obtiene la mayor parte de sus ingresos ordinarios, por ello, los flujos de efectivo de actividades de operación generalmente proceden de las transacciones y otros sucesos y condiciones que entran en la determinación del resultado. Son ejemplos de flujos de efectivo por actividades de operación los siguientes: a) Cobros de cartera por la venta de mercancías o prestación de servicios. b) Pagos a proveedores. c) Pagos y retribuciones a empleados. 198

d) Cobros por regalías, intereses y comisiones. e) Pago de impuestos. f) Pago de intereses por obligaciones contraídas. g) Cobros de intereses o dividendos provenientes de inversiones. 4.1.1.1 Presentación operación

las

actividades

Una entidad presentará los flujos de efectivo procedentes de actividades de operaciones utilizando: a) El método indirecto: según el cual el resultado se ajusta por los efectos de las transacciones no monetarias, cualquier pago diferido o acumulaciones (o devengos) por cobros y pagos por operaciones pasadas o futuras, y por las partidas de ingreso o gasto asociadas con flujos de efectivo de inversión o financiación. El método indirecto se determina ajustando el resultado, en términos netos, por los efectos de: a) Los cambios durante el periodo en los inventarios y en los derechos por cobrar y obligaciones por pagar de las actividades de operación. b) Las partidas sin reflejo en el efectivo, tales como depreciación, provisiones, impuestos diferidos, ingresos acumulados (o devengados) (gastos) no recibidos (pagados) todavía en efectivo, pérdidas y ganancias de cambio no realizadas, participación en ganancias no distribuidas de asociadas, y participaciones no controladoras. c) Cualesquiera otras partidas cuyos efectos monetarios se relacionen con inversión o financiación. Estructura de método indirecto en las actividades de operación, parte de la utilidad sumando todas las partidas que no genera salida de efectivo, tales como es la depredación, gastos en venta de activos, amortizaciones 199

ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO-método indirecto

KING POWER INTERNATIONAL NIT: 890,905,085 A 31 de Diciembre 2018

(=)

Utilidad Neta

(+)

Gastos no monetarios

X (x)

(Depreciación, agotamiento, amortización) (+)

Pérdidas no operacionales

(Perdida por activo no corriente) (-)

Ganancia no operacionales

(x)w

(Ganancias por activos no corriente) (+)

Disminución del activo circulante:

(-)

Aumento de activos circulantes

X (x)

(Cuentas por cobrar, gastos pagados por anticipado, Inventario, etc.) (+)

Aumento de pasivos circulantes: Disminución de pasivos circulante

X (x)

( Cuentas por pagar comerciales, impuestos (-)

Flujo neto en actividad de operación

El método directo: en el método directo, el flujo de efectivo neto de las actividades de operación se presenta revelando información sobre las principales categorías de cobros y pagos en términos brutos. Esta información se puede obtener de los registros contables de la entidad o ajustando las ventas, el costo de las ventas y otras partidas en el estado del resultado integral (o el estado de resultados, si se presenta) por: a) Los cambios durante el periodo en los inventarios y en los derechos por cobrar y obligaciones por pagar de las actividades de operación. b) Otras partidas sin reflejo en el efectivo. c) Otras partidas cuyos efectos monetarios son flujos de efectivo de inversión o financiación. 200

Ejemplo Cuenta

Año 2018

Ventas

10.000.000

Compras

6.000.000

Gastos de personal

2.500.000

Resultado de operación

1.500.000

Información del estado de situación financiera Cuenta

2018

2017

Clientes

3.500.000

4.500.000

Proveedores

2.500.000

1.500.000

Remuneración pendiente

1.000.000

500.000

Solución en la determinación del flujo de actividades de operación FLUJO DE EFECTIVO (=)

Ventas

(+)

Saldo inicial de cliente

4.500.000

(-)

Saldo final de cliente

3.500.000

(=)

Efectivo por ventas

11.000.000

(=)

Compra de mercancía

6.000.000

(+)

Saldo inicial proveedor

1.500.000

(-)

Saldo final proveedor

2.500.000

(=)

Efectivo por compras

(=)

Gasto de personal

(+)

Inicial de remuneración

(-)

Final de remuneración

(=)

Pago personal

(=) Flujo Neto actividad de operación

10.000.000

5.000.000 2.500.000 500.000 1.000.000 2.000.000

4.000.000

201

4.1.2 Actividades de inversión Las actividades de inversión corresponden a aquellas que agrupan los flujos de efectivo relacionados con operaciones de compra y venta de activos a largo plazo. Dentro de las actividades de inversión se incluyen los siguientes flujos de efectivo: a) Desembolsos y cobros derivados de la compra y venta de propiedad planta y equipo, activos intangibles, inversiones inmobiliarias, etc. b) Pagos y cobros por la adquisición o venta de inversiones financieras no incluidas en la categoría de equivalente a efectivo, tales como inversiones en filiales, asociadas o negocios conjuntos, inversiones financieras a largo plazo, etc. Los flujos de efectivos derivados de las actividades de inversión, permiten analizar las políticas de inversión aplicadas por una entidad y sus requerimientos de efectivo. 4.1.2 Actividades de financiación Las actividades de financiación hacen referencia a los flujos de efectivo que se originan por la captación o devolución de recursos propios o ajenos. Entre las operaciones que generan flujos de efectivo por actividades de financiación se encuentran: a) Cobros por obtención de financiación bancaria. b) Cobros por la emisión de acciones y otros instrumentos de capital. c) Pagos por devolución de deuda bancaria. d) Pagos por reducciones de capital. e) Pagos por dividendos a los accionistas. f) Pagos de cuotas por arrendamientos financieros.

202

203

2.000.000 20.000.000

Inversiones temporales

Efectivo y su equivalente

263.000.000

56.000.000

Cuentas x Cobrar Comerciales

TOTAL ACTIVOS

88.000.000

Inventarios

166.000.000

97.000.000 162.000.000 Total Patrimonio

Total activos no corrientes

Total Activos Corrientes

17.000.000

Inversiones LP

Proveedores

Prestamos largo plazo

Préstamos a corto plazo

296.000.000

TOTAL PASIVOS+PATRIMONIO

134.000.000 Total Pasivos

25.000.000

2.000.000 Impuestos por pagar

67.000.000

40.000.000

34.000.000

-52.000.000 Utilidad Acumulada

-40.000.000

180.000.000 Capital Social

120.000.000

2018 PATRIMONIO

Depreciación

2017

ESTADO DE SITUACION FINANCIERA AUDIO SISTEM S.A

Maquinaria y Equipo

ACTIVOS

Caso 1. Flujo de efectivo

263.000.000

132.000.000

40.000.000

4.000.000

7.000.000

81.000.000

131.000.000

51.000.000

80.000.000

2017

296.000.000

156.000.000

45.000.000

9.000.000

7.000.000

95.000.000

140.000.000

55.000.000

85.000.000

2018

ESTADO DE RESULTADO INTEGRAL AUDIO SISTEM S.A DICIEMBRE 31-12-18

2017 Ingresos de Operación

2018

428.000.000

514.000.000

Costos de operación

338.000.000

406.000.000

Utilidad Bruta

90.000.000

108.000.000

Gastos Operacionales

50.000.000

60.000.000

Utilidad Operacional

40.000.000

48.000.000

6.000.000

13.000.000

34.000.000

35.000.000

7.000.000

27.000.000

28.000.000

Intereses Utilidad Antes de impuestos Impuesto de renta Utilidad del Ejercicio

a) La empresa realizo pago y declaración de dividendos. b) Una máquina que originalmente se adquirió por $24 millones y tenía una depreciación acumulada de $8 millones, se vendió de contado por $12 millones. Se pide • Determinar flujo de efectivo método directo • Determinar flujo de efectivo método indirecto

204

Datos de información Cuadro 6. Cuadros de análisis de flujo de efectivo

Análisis de la Utilidad Utilidad Acumulada del 2017

Utilidad Neta

Dividendos

Utilidad Acumulada 2018

(+)

(-)

(=)

Análisis de Activos Fijos Valor activo Compra de Retiro de Fijo 2017 Activos fijos activos fijos (+)

(+)

(-)

Valor activos fijos 2018 (=)

Análisis Depreciación Depreciación 2017

Depreciación del periodo

Retiro depreciación

Depreciación 2018

(+)

(-)

(=)

Cuando la empresa ha tenido movimiento de pagos de dividendos, ventas de activos, se debe analizar estos tres puntos para la determinación del flujo de efectivo.

Análisis de la Utilidad Utilidad Acumulada del 2017

Utilidad Neta

Dividendos

Utilidad Acumulada 2018

$ 51.000.000

$ 28.000.000

$ 55.000.000

205

Despeja, quedando así: Dividendo= Utilidad Acumulada 2017 – Utilidad Acumulada 2018 + Utilidad neta Dividendos= 51.000.000 – 55.000.000 – 28.000.000= $ 24.000.000 Dividendos pagados $ 24.000.000.

Análisis de Activos Fijos Valor activo Fijo 2017 $ 120.000.000

Compra Retiro de de Activos activos fijos fijos ?

$ 24.000.000

Valor activos fijos 2018 $ 180.000.000

Despeje Compra de activos Fijos = Vr activo Fijo 2018 – Vr Activo Fijo 2017 + Retiro de activo Fijo. Compra de activo Fijos = 180.000.000 – 120.000.000 + 24.000.000 Compra de Activo Fijos= $ 84.000.000

Análisis Depreciación Depreciación 2017

Depreciación del periodo

Retiro depreciación

Depreciación 2018

$ 40.000.000

$ 8.000.000

$ 52.000.000

Despeje: Depreciación del periodo= Depreciación del 2018 – Depreciación del 2017 + Retiro depreciación 206

Depreciación del periodo= 52.000.000 – 40.000.000 + 8.000.000 Depreciación del periodo= $ 20.000.000 Efectivo por Venta de activo $ 12.000.000 Valor del activo en libro= 24.000.000 -80.00.000= $ 16.000.000 Perdida por venta de activo= Valor de venta – Valor en libro = 12.000.000 – 16.000.000 = 4.000.000 Método Indirecto ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO KING POWER INTERNATIONAL NIT: 890,905,085 A 31 de Diciembre 2018 (=) Utilidad Neta (+)

28.000.000

Gastos no monetarios (Depreciación, agotamiento, amortización)

20.000.000

(+) Pérdidas no operacionales (Perdida por activo no corriente)

(-)

4.000.000

Ganancia no operacionales (Ganancias por activos no corriente)

(+) Gastos financieros

13.000.000

(-)

51.000.000

Aumento del KTNO* ( Cuentas por cobrar + Inventario - Proveedores)

(=)

Flujo neto en actividad de operación

116.000.000

207

KTNO 2017= CxC + Inventario – proveedores KTNO2017= 56.000.000 + 88.000.000 – 81.000.000= $ 63.000.000 KTNO= CXC + Inventario – proveedores KTNO2018= 67.000.000 + 40.000.000 – 95.000.000= $ 12.000.000 Aumento del KTNO= 12.000.000 – 63.000.000= -51.000.000 Como el resultado es negativo, el valor en la formula no restará sino, que sumará. Nota: Como podemos ver, el KTNO remplaza a todas las anteriores formulas, permitiendo determinar el valor de manera más sencilla. Método Directo ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO KING POWER INTERNATIONAL 31-dic-18

208

(=)

Ventas

(+)

Saldo inicial de cliente

514.000.000 56.000.000

(-)

Saldo final de cliente

(=)

Efectivo por ventas

67.000.000

(+)

Compras (*)

(+)

Inventario inicial

88.000.000

(-)

Inventario final

40.000.000

(=)

Costo de la mercancía

(+)

Compra de mercancía

358.000.000

(+)

Saldo inicial proveedor

81.000.000

503.000.000 358.000.000

406.000.000

(-)

Saldo final proveedor

95.000.000

(=)

Efectivo por compras

344.000.000

(+)

Gasto de Operacionales

60.000.000

(-)

Gasto por perdida de activo

(-)

Depreciación

(=)

Pago de efectivo de Gastos operacionales

(+)

Impuesto por pagar 2017

7.000.000

(+)

Provisión de impuesto

7.000.000

(-)

Impuesto por pagar 2018

7.000.000

(=)

Pago de efectivo por impuestos

(=)

Flujo Neto actividad de operación

4.000.000 20.000.000 36.000.000

7.000.000

116.000.000

Actividad de Financiación (+) Préstamos a corto plazo (+) Préstamos a largo plazo (+) Venta de activo fijo (+) Capital social

5.000.000 5.000.000 12.000.000 5.000.000

(-)

Pago de intereses financieros

13.000.000

(-)

Dividendos pagados

24.000.000

(=)

Efectivo generado en actividad de financiación

- 10.000.000

209

Actividad de Inversión (-)

Compra de maquinaria

84.000.000

(-)

Inversiones a largo plazo

17.000.000

(=)

Efectivo en actividades de Inversión

101.000.000

FLUJO DE EFECTIVO (=)

Efectivo en actividades de operación

116.000.000

(-)

Efectivo en actividades de financiación

10.000.000

(-)

Efectivo en actividades de inversión

EFECTIVO GENERADO DEL PERIODO

101.000.000 5.000.000

Como notamos, las diferencias que se generan en la aplicación del método directo e indirecto son únicamente en la determinación de las actividades de operación. Las entidades pueden hacer uso de cualquiera de los métodos, dado que las normas internacionales de información financiera lo permiten. Ahora bien, de acuerdo a los informes solicitados por la supersociedades y superfinancieras en sus archivos XBRL el método solicitado es Indirecto. Explicación de las actividades de operación, financiación e inversión *Compra: Para determinación del valor de compra se aplica el juego de inventario (costo de mercancía – Inventario inicial + inventario final) Compra= $ 406.000.000 – 88.000.000 + 40.000.000= $ 358.000.000 Préstamos a corto plazo: se aplica la diferencia del periodo 2017 y 2018 $ 9.000.000 – 4.000.000= $ 5.000.000 210

Venta de activo= $12.000.000 información suministrada Capital social: Variación del 2018-2017 $ 85.000.000 – 80.000.000=$ 5.000.000 Pagos de intereses financieros: Información suministrada del estado de resultado periodo 2018 $ 13.000.000 Dividendos pagados: Información calculada del cuadro de análisis, cuadro 6. Análisis de utilidad $ 24.000.000 Compra de maquinaria: Información calculada del cuadro de análisis, cuadro 6. Análisis de activos fijos Préstamos a largo plazo: Se aplica la diferencia del 2018 menos 2017 $ 45.000.000 – 40.000.000 = $ 5.000.000

211

INFORMACION ADICIONAL • Una máquina que originalmente se adquirió por $200.000 y tenía una depreciación acumulada de $30.000 millones, se vendió de contado por $ 150.000 • Depreciación del área de producción es igual 80% y 20 administración Realizar el estado flujo de efectivo, método directo e indirecto

5. Estado de cambio en el patrimonio De acuerdo a la sección 6 de las NIIF para PYME, en el Estado de Cambios en el Patrimonio se debe presentar: a) El resultado del periodo sobre el que se informa de una entidad: Mostrando de forma separada los importes totales atribuibles a los propietarios de la controladora y a las participaciones no controladoras. b) Las partidas de ingresos y gastos reconocidas en el otro resultado integral para el periodo.

212

c) Los efectos de los cambios en políticas contables y la corrección de errores reconocidos en el periodo: Para cada componente de patrimonio, los efectos de la aplicación retroactiva o la reexpresión retroactiva reconocidos según la Sección 10 Políticas Contables, Estimaciones y Errores. d) Los importes de las inversiones hechas, y los dividendos y otras distribuciones recibidas, durante el periodo por los inversores en patrimonio. Caso 1. Estado del patrimonio. La empresa MULTISTORE S.A.S presenta la siguiente información en sus cuentas patrimoniales. Cuentas

31-12-2018

01-01-218

Capital Social

235.000.000

195.000.000

Reservas

38.000.000

32.000.000

Utilidad Retenida

25.000.000

11.000.000

298.000.000

238.000.000

Saldos totales

Información adicional: • La empresa emitió 800 acciones valor unitario $ 50.000 • Se realizó una transferencia de $ 6.000.000 de la utilidad retenida a las reservas. • La utilidad del periodo fue de $ 20.00.000

213

ESTADO DE CAMBIO EN EL PATRIMONIO KING POWER INTERNATIONAL NIT: 890,905,085 A 31 de Diciembre 2018 Concepto

1/01/2018 Incremento

Capital social

195.000.000

40.000.000

235.000.000

32.000.000

6.000.000

38.000.000

Utilidades retenidas

11.000.000

20.000.000

Saldo totales

238.000.000

60.000.000

Reservas

Disminución

6.000.000

31/12/2018

25.000.000 298.000.000

Explicación Capital social: el capital social tuvo un aumento por valor $ 40.000.000 ocasionado por la emisión de acciones, 800 acciones *$ 50.000.000 = $40.000.000. Reservas: aumento por reclasificación o traslado de la cuenta de utilidad retenida. Utilidad retenida: La utilidad retenida aumento de $ 11.000.000 a $25.000.000, dado que el total de utilidad del periodo se llevó a la utilidad retenida.

6. Nota a los estados financieros Las notas a los estados financieros, corresponden a la explicación detallada de las partidas que conforman los estados financieros, estas presentarán información sobre las bases para la preparación de los estados financieros, y sobre las políticas contables específicas utilizadas, de igual forma, revelarán la información requerida por esta NIIF que no se presente en otro lugar de los estados financieros; y (c) proporcionarán información adicional que no se presenta en ninguno de los estados financieros, pero que es relevante para la comprensión

214

de cualquiera de ellos. Las notas también son conocidas como revelación a los estados financieros, su impacto en la adopción de NIIF es alto, teniendo en cuenta la simplicidad de las notas que acompañan estados financieros bajo principios locales. A continuación, el orden en el que deben ser presentadas las Notas a los estados financieros: a. Una declaración de que los estados financieros se han elaborado cumpliendo con la NIIF para las PYMES b. Un resumen de las políticas contables significativas aplicadas c. Información de apoyo para las partidas presentadas en los estados financieros en el mismo orden en que se presente cada estado y cada partida d. Cualquier otra información a revelar. Cabe anotar, que la primera nota a los estados financieros (es decir, la nota ubicada antes de la declaración de cumplimiento) suele presentar información general acerca de la entidad que informa. Generalmente, esta nota incluye: a. Información acerca del domicilio y la forma legal de la entidad, el país en el que se ha constituido y la dirección de su sede social. b. Una descripción de la naturaleza de las operaciones de la entidad y de sus principales actividades. c. La fecha en que los estados financieros han sido autorizados para su publicación y quién ha concedido dicha autorización27. 27 Sección 8 de las NIIF paras pymes.

215

6.1 Declaración de cumplimiento 6.1.1 Información general XYZ (Controladora) Responsabilidad limitada (La compañía) es una sociedad de responsabilidad radicada en el país A. El domicilio de su sede social y principal centro del negocio es ____________. El grupo XYZ está compuesto por la compañía y su subsidiaria enteramente participada XYZ (comercial) Sociedad de Responsabilidad Limitada. Sus actividades son la fabricación y venta de velas. 6.1.2 Bases de elaboración Los estados financieros consolidados se han elaborado de conformidad con la Norma Internacional de Información Financiera para pequeñas y medianas entidades (NIIF para Pymes) emitida por el consejo de Normas Internacionales de Contabilidad. Esta presentados en las unidades monetarias (u.m.) del país A, que es la moneda de presentación del grupo y la moneda funcional de la compañía y su subsidiaria. La presentación de los estados financieros de acuerdo con la NIIF para pymes exige determinación y la aplicación consistente de políticas contables a transaccionales y hechos. Las políticas contables más importantes del grupo se establecen en la nota 3. En algunos casos, es necesario emplear estimaciones y otros juicios profesionales para aplicar las políticas contables del grupo. Los juicios que la gerencia haya efectuado en el proceso de aplicar las políticas contables del grupo y que tengan la mayor relevancia sobre los importes reconocidos en los estados financieros se establecen en la nota 4.

7. Políticas contables De acuerdo a las NIIF para Pymes, las políticas contables son los principios, bases, convenciones, normas y prácticas específicas adoptadas por una entidad para preparar y presentar los estados financieros. 216

La estructura de las políticas contables, debe ser similar a la de las NIIF, pero adaptadas al modelo de negocio de la entidad. Es decir, las políticas contables deben contener, para cada componente de los Estados financieros: -

Reconocimiento Medición Presentación Revelación

8. Modelo de notas a los estados financieros Se presenta un modelo de los estados financieros correspondiente a una empresa de carácter industrial

NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS TERMINADOS A 31 DE DICIEMBRE DEL 2017 -2018 NOTA 1. La empresa Lácteos la LUZ, persona natural Felipe Páez Santos, NIT: 8.396.159 creada como persona natural con domicilio en el municipio de San Pelayo, corrigiendo el Terrón. Cuyo objeto social es la elaboración de productos Lácteos, se constituyó el 25 febrero 2005 con la matricula mercantil 89652 de la cámara de comercio de Montería, videncia indefinida. NOTA 2. Políticas contables y prácticas contables La contabilidad y los estados financieros de la empresa están ceñidos bajo las Normas de Información Financiera –NIF- grupo III decreto 2706. NOTA 3. ACTIVOS Representan financieramente un recurso obtenido por la EMPRESA como resultado de su movimiento económico 217

y de cuya utilización se esperan beneficios económicos futuros. Agrupa las cuentas que representan los bienes y derechos de propiedad de la empresa que en la medida de su uso son fuente de beneficios futuros. Además, que corresponde a los fondos disponibles manejados bajo flujos de caja para determinar y dar cumplimiento a las obligaciones que se puedan generar durante el periodo contable y fiscal, manteniendo un control sobre los vencimientos y realizando provisiones cuando fueren necesarias. NOTA 4. CAJA Valor que corresponde a la existencia en dinero con disponibilidad inmediata en el transcurso normal de las operaciones de la empresa. BANCO Valor que corresponde a los depósitos realizados por la sociedad en pesos colombianos, tanto en cuentas corrientes como cuentas de ahorro. Cuentas Caja

2017

2018

$ 40.000.000

$ 35.600.000

$ 7.272.740

$ 235.796

$ 37.013.003

$ 48.980.078

Bancolombia Cta: Ahorro Cta: Corriente NOTA 5. CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES Y OTRAS CLIENTES Corresponde a valores a favor de la empresa por concepto de ventas de mercancía, realizadas en el desarrollo normal de la empresa de acuerdo con el objeto social de la misma.

218

Cuentas Richard Salgado Puche Lácteos el Laguito

2017

2018

185.090.013

$ 193.330.000

39.906.860

$ 85.625.012

ANTICIPOS DE IMPUESTOS IMPUESTO A LAS VENTAS Este rubro corresponde a los valores de los IVA descontables en las operaciones de compra de materia prima que tiene relación de casualidad con el hecho generador del ingreso. Cuentas IVA descontable

2017 $ 27.861.000

2018 $ 32.018.000

NOTA 6. INVENTARIOS La empresa, por tener características de una empresa industrial, maneja tres tipos de inventario, materia prima, productos en proceso y productos terminado. Cuentas

2017

2018

Materia prima e insumos

$ 85.223.960

$125.033.840

Productos en procesos

$ 32.125.184

$ 43.250.000

Productos terminados

$ 35.520.806

$ 53.669.320

NOTA 7 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO Corresponde a los bienes adquiridos por la empresa con el fin de emplearlos en forma permanente, para utilizarlos en el curso normal del negocio, y que posee a 31 de diciembre. De acuerdo a la vida útil probable o

219

estimada, su depreciación se calcula utilizando el método de línea recta. Cuentas

2017

2018

Edificaciones y construcciones

$ 231.481.320

Depreciación de edificación

($ 6.445.320)

$ 6.885.540

Maquinaria y equipo

$ 78.066.690

$ 83.025.240

Depreciación de equipos

($ 5.445.890)

$ 5.486.333

NOTA 8. PASIVO Valores que corresponden a las obligaciones contraídas por la sociedad, en el desarrollo del objeto social y pagadero en dinero en un período inferior a un año. Obligaciones financieras Corresponde a las obligaciones contraídas con las entidades bancarias, mediante créditos de consumo, tarjeta de crédito, créditos rotativos. Cuentas Crédito consumo-Bancolombia

2017 $ 200.000.000

2018 $ 19.894.005

Impuestos gravamen y tasas- Impuesto de RentaCorresponde al valor causado y pendiente de pago por concepto de impuesto de renta y complementarios por el año gravable de 2017.

220

Cuentas

2017

2018

Impuesto de Renta y complementario

$ 9.504.000

Fedegan

$ 1.213.000

NOTA 9. PATRIMONIO Compuesto por el capital, valor de los aportes realizados por el señor Jorge Luis Fajardo Montes, resultados de los ejercicios anteriores. CAPITAL DE PERSONA NATURAL Cuentas Capital persona natural

2017

2018

$507.843.866

Utilidad del ejercicio

$69.910.000

Utilidad del ejercicio anterior

$765.207.252 $125.035.680

Caso completo. La empresa Diseñarte Katia S.A.S NIT: 890.905.001, dedicada a la comercialización de Calzado de caballero, realiza constitución de acuerdo a documento privado No 0022 del 01 de enero del 2018. Para ello registra un capital por valor $ 40.000.000 representado en efectivo. 05-01-18 Realiza compra de mercancía según factura No 0011 de 500 unidades de calzado, valor unitario $ 30.000 al proveedor CALZADO MEDELLIN S.A.S, cancelando en efectivo. (IVA 19%, RETENCIÓN 2.5%). 05-01-18 Realiza compra de mercancía según factura No 0022 de 200 unidades de calzado, valor unitario $ 35.000 al proveedor CALZADO MEDELLIN S.A.S a crédito 45 días. (IVA 19%, RETENCIÓN 2.5%).

221

15-01-18 Se realiza venta, según factura No 001 de 600 unidades, valor unitario $ 70.000 al cliente CALZADO BUCARAMANGA, cancela 80% en efectivo y saldo a 30 días (IVA 19%, ANTICIPO 2,5%, AUTORETENCIÓN 0,4%). 20-01-18 Devolución en compra de la factura 0022 de 80 unidades en existencia al proveedor CALZADO MEDELLIN S.A.S por deterioro de la mercancía. (mercancía con garantía). 25-01-18 Realiza compra de mercancía, según factura No 0033 de 400 unidades de calzado, valor unitario $ 38.000 al proveedor CALZADO MEDELLIN S.A.S, 40% efectivo y saldo 45 días. (IVA 19%, RETENCIÓN 2.5%). 28-01-18 Se recibe devolución en venta factura No 001 del cliente CALZADO BUCARAMANGA de 300 unidades, cliente solicita remplazo de mercancía. Inmediatamente se realiza devolución al proveedor CALZADO MEDELLIN S.A.S. (100 unidades de Factura No 002 y 200 de la factura No 0011). 30-01-18 Se realiza pago efectivo de servicios de internet, televisión y teléfono valor $ 500.000. 31-01-18 Se realiza pago de arrendamiento por valor $ 2.300.000, IVA 19%, retención 3.5%, pagado en efectivo. Se pide: • • • •

222

Realizar libro diario Realizar libros mayores Realizar hoja de trabajo Estado de resultado y Situación Financiera

LIBRO DIARIO Fecha 1/01/2018

5/01/2018

15/01/2018

Código

Cuenta

Detalle

Debito

1105

Caja

Aporte iniciales

Crédito

40.000.000

3115

Aportes s

Aporte iniciales

1435

Mno Fabricada

Compra f. 001

15.000.000

2408

IVA descontable

Compra f. 001

2.850.000

2365

Retención en la fuente

Compra f. 001

375.000

1105

Caja

Compra f. 001

17.475.000

1435

Mno Fabricada

Compra f. 0022

7.000.000

2408

IVA descontable

Compra f. 0022

1.330.000

2365

Retención en la fuente

Compra f. 0022

175.000

2205

Proveedor

Compra f. 0022

8.155.000

1105

Caja

Venta f. 001

39.144.000

1305

Cliente

Venta f. 001

9.786.000

1355

Anticipo de impuesto

Venta f. 001

1.050.000

1355

Anticipo Autoretención

Venta f. 001

168.000

4135

Comercio

Venta f. 001

42.000.000

2408

IVA generado

Venta f. 001

7.980.000

2365

Autoretención (0,4%)

Venta f. 001

168.000

6135

Costo de venta

Venta f. 001

1435

Mno Fabricada

Venta f. 001

2205

Proveedor

Devolución F. 0022

40.000.000

18.857.143 18.857.143

3.262.000

223

20/01/2018

25/01/2018

28/01/2018

224

2365

Retención en la fuente

Devolución F. 0022

1435

Mno Fabricada

Devolución F. 0022

2.800.000

2408

IVA descontable

Devolución F. 0022

532.000

1435

Mno Fabricada

Compra f. 00033

15.200.000

2308

IVA descontable

Compra f. 00033

2.888.000

2365

Retención en la fuente

Compra f. 00033

380.000

1105

Caja

Compra f. 00033

7.083.200

2205

Proveedor

Compra f. 00033

10.624.800

4175

Devolución en venta

Dev factura 001

21.000.000

2408

IVA generado

Dev factura 001

3.990.000

2365

Autoretención (0,4%)

Dev factura 001

84.000

1335

Anticipo de impuesto

Dev factura 001

525.000

1355

Anticipo de autoretención

Dev factura 001

84.000

1305

Cliente

Dev factura 001

9.786.000

2328

Cuenta por pagar a cliente

Dev factura 001

14.679.000

6135

Costo de venta

Dev factura 001

9.428.571

1435

Mno Fabricada

Dev factura 001

1435

Mno Fabricada

Devolución F. 0011 y 0022

9.500.000

2308

IVA descontable

Devolución F. 0011 y 0022

1.805.000

2365

Rte. en la fuente

Devolución F. 0011 y 0022

70.000

9.428.571

237.500

30/01/2018

31/01/2018

Devolución F. 0011 y 0022

2205

Proveedor

5135

Servicios

1105

Caja

5120

Arrendamiento

Pago arrendamiento

2.300.000

2408

IVA descontable

Pago arrendamiento

437.000

2365

Retención

Pago arrendamiento

80.500

1105

Caja

Pago arrendamiento

2.656.500

11.067.500

500.000 500.000

LIBRO MAYOR DE CAJA-1105 Fecha

Detalle

Debito

Crédito

1/01/2018

Aporte iniciales

5/01/2018

Compra f. 001

15/01/2018

Venta f. 001

25/01/2018

Compra f. 00033

30/01/2018

Pago. Servicios

500.000

31/01/2018

Pago arrendamiento

2.656.500

Saldo

40.000.000 17.475.000 39.144.000

22.525.000 61.669.000

7.083.200

54.585.800 54.085.800 51.429.300

LIBRO MAYOR DE CLIENTE-1305 Fecha

Detalle

Debito

15/01/2018

Venta f. 001

9.786.000

28/01/2018

Dev factura 001

Crédito

Saldo 9.786.000

9.786.000

225

LIBRO MAYOR DE ANTICIPOS-1355 Fecha

Detalle

Debito

Crédito

Saldo

15/01/2018

Venta f. 001

1.050.000

15/01/2018

Venta f. 001

168.000

1.218.000

28/01/2018

Dev factura 001

525.000

693.000

28/01/2018

Dev factura 001

84.000

609.000

LIBRO DE MERCANCIA NO FABRICADA Fecha

Detalle

Debito

Crédito

Saldo

5/01/2018

Compra f. 001

15.000.000

5/01/2018

Compra f. 0022

7.000.000

22.000.000

15/01/2018

Venta f. 001

20/01/2018

Devolución F. 0022

25/01/2018

Compra f. 00033

28/01/2018

Dev factura 001

28/01/2018

Devolución F. 0011 y 0022

18.857.143

3.142.857

2.800.000

342.857

15.200.000

15.542.857

9.428.571

24.971.429 9.500.000

15.471.429

LIBRO DE PROVEEDORES Fecha

226

Detalle

5/01/2018

Compra f. 0022

20/01/2018

Devolución F. 0022

25/01/2018

Compra f. 00033

28/01/2018

Devolución F. 0011 y 0022

Debito

Crédito 8.155.000

3.262.000

8.155.000 4.893.000

10.624.800 11.067.500

Saldo

15.517.800 4.450.300

LIBRO DE IVA DESCONTABLE Fecha

Detalle

Debito

Crédito

Saldo

5/01/2018

Compra f. 001

2.850.000

5/01/2018

Compra f. 0022

1.330.000

4.180.000

20/01/2018

Devolución F. 0022

25/01/2018

Compra f. 00033

28/01/2018

Devolución F. 0011 y 0022

31/01/2018

Pago arrendamiento

28/01/2018

Devolución F. 0011 y 0022

532.000

3.648.000

2.888.000

6.536.000 1.805.000

4.731.000

437.000

5.168.000 9.500.000

15.471.429

LIBRO DE IVA GENERADO-2408 Fecha

Detalle

15/01/2018

Venta f. 001

28/01/2018

Dev factura 001

Debito

Crédito

Saldo

7.980.000 3.990.000

3.990.000

LIBRO DE CUENTAS POR PAGAR 2328 Fecha

Detalle

28/01/2018

Dev factura 001

Debito

Crédito

Saldo

14.679.000

LIBRO MAYOR DE RETENCIÓN-2365 Fecha

Detalle

Debito

Crédito

Saldo

5/01/2018

Compra f. 001

375.000

5/01/2018

Compra f. 0022

175.000

550.000

15/01/2018

Venta f. 001

168.000

718.000

20/01/2018

Devolucion F. 0022

25/01/2018

Compra f. 00033

70.000

648.000 380.000

1.028.000

227

28/01/2018

Dev factura 001

84.000

28/01/2018

Devolucion F. 0011 y 0022

237.500

31/01/2018

Pago arrendamiento

Fecha

Detalle

944.000 706.500 80.500

787.000

LIBRO DE APORTE 3115 1/01/2018

Debito

Aporte iniciales

Crédito

Saldo

40.000.000

LIBRO DE COMERCIO 4175 Fecha

Detalle

15/01/2018

Venta f. 001

Debito

Crédito

Saldo

42.000.000

LIBRO DEVOLUCION EN VENTA Fecha

Detalle

28/01/2018

Dev factura 001

Fecha

Detalle

Debito

Crédito

21.000.000

Saldo 21.000.000

LIBRO DE GASTOS 30/01/2018

Pago de servicios

31/01/2018

Pago arrendamiento

Debito

Crédito

Saldo

500.000

2.300.000

2.800.000

LIBRO DE COSTOS DE VENTA

228

Fecha

Detalle

Debito

15/01/2018

Venta f. 001

18.857.143

28/01/2018

Dev factura 001

Crédito

Saldo 18.857.143

9.428.571

229

Compra F. 0033

Devolución en venta F. 001

Devolución compra

25/01/2018

28/01/2018

38.000

35.000

400

Devolución en compra

20/01/2018

100

Venta f.001

15/01/2018

35.000

30.000

200

Compra F. 0022

5/01/2018

Entrada Vr unitario

200

500

Unidad

c. FAC 0011

Detalle

5/01/2018

Fecha

3.500.000

6.000.000

15.200.000

2.800.000

7.000.000

15.000.000

Total

300

600

Unidad

31.429

Vr unitario

Salida

9.428.571

18.857.143

total

Método de valuación PONDERADO Saldos

36.484 36.837

420

34.683

37.007

17.143

31.429

30.000

Vr unitario

520

720

420

100

700

500

Unidad

15.471.429

18.971.429

24.971.429

15.542.857

342.857

3.142.857

22.000.000

15.000.000

total

230

Caja

Anticipos

Anticipos IVA

Mno fabricada

Proveedores

Cuentas x pagar cliente

Retención

Aporte iniciales

Comercio

Devolución en venta

Gastos

Costos de venta

Utilidad del ejercicio

1355

1435

2205

23238

2365

3115

4135

4175

5135

6135

3605

Cuenta

1105

Código

101.916.300

9.428.571

2.800.000

21.000.000

15.471.429

1.178.000

609.000

51.429.300

Debito

101.916.300

42.000.000

40.000.000

787.000

14.679.000

4.450.300

Crédito

Balance de prueba Debito

Crédito

Ajustes Debito

Crédito

Balance Ajustado

9.428.571

2.800.000

21.000.000

Debito

8.771.429

42.000.000

crédito

Estado de resultado

68.687.729

15.471.429

1.178.000

609.000

51.429.300

Debito

68.687.729

8.771.429

40.000.000

787.000

14.679.000

4.450.300

Crédito

Estado de situación F

ESTADO DE RESULTADOS DISEÑARTE KATIA S.A.S NIT: 890,905,001 A 31 de Enero 2018 (=)

Ingreso por actividades ordinarias

(-)

Devolución en venta

(-)

Costo de venta

(=)

Ganancia bruta

(+)

Otros ingresos

(-)

Gastos de administración

(-)

Otros gastos en la operación

(+/-) Otras ganancias o perdidas

42.000.000 21.000.000 9.428.571 11.571.429 2.800.000 -

(=)

Ganancia o pérdida actividad de operación

(+)

Ingresos financieros

(-)

Costos financieros

(+/-)

Ingreso o gasto por impuesto diferido

(=)

Ganancias antes de impuesto

(-)

Impuesto a las ganancias (33%)

2.894.572

(=)

Ganancias del periodo

5.876.857

8.771.429

Nota: El valor del impuesto se calcula de acuerdo a las normas vigentes en la fecha 2019. La ley 1943 del 2018. Tarifa de renta del 33% para el periodo 2019 y con tarifa progresiva para los periodos 2020-2022

231

ESTADO DE SITUACION FINANCIERA DISEÃ&#x2018;ARTE KATIA S.A.S NIT: 890,905,001 A 31 de Enero 2018 ACTIVOS Efectivo y equivalente al efectivo Cuentas por cobrar impuestos Inventario Total Activos

51.429.300 1.787.000 15.471.429 68.687.729

PASIVOS Cuentas por pagar comerciales Pasivos por impuestos Impuesto a las ganancias Total pasivos corrientes

19.129.300 787.000 2.894.572 22.810.872

PATRIMONIO Capital en acciones Ganancia del ejercicio

232

40.000.000 5.876.857

Total patrimonio

45.876.857

Total pasivo + Patrimonio

68.687.729

NOMINA Y

PRESTACIONES SOCIALES

La nómina y prestaciones sociales abordan todos los aspectos relacionados a los salarios, bonificaciones, comisiones, auxilios, pagos de primas, vacaciones, cesantías e interés a las cesantías que debe cancelar el empleador a todos los trabajadores que posean un contrato de trabajo. Llevar el control de la nómina garantiza una adecuada liquidación de los valores salariales y contraprestación de acuerdo a las normas laborales

OBJETIVOS

1. Conocer los conceptos de la nómina y las prestaciones sociales 2. Identificar los elementos que conforman la nómina bajo las prácticas contables 3. Determinar las obligaciones respecto a la seguridad social a cargo del empleado y empleador 4. Explicar la liquidación y contabilización de una nómina con todos los lineamientos laborales

233

1. Nomina La nómina es una plantilla donde se encuentra la relación de todos los trabajadores de una organización, indicando su nombre, identificación, salario, horas laboradas, deducciones por pagos de seguridad social. Asimismo, la nómina es considerada una herramienta utilizada en la contabilidad para el control de los gastos incurridos analizado.

1.1 Partes de una nomina La nómina se encuentra conformada por tres partes: a) Devengado b) Deducciones c) Apropiaciones 1.1.1 Devengado El devengado corresponde al total de ingresos que percibe el empleado por conceptos de salarios, comisiones, transportes, horas extras, bonos, auxilios de movilidad, alimentación. 1.1.2 Deducciones Las deducciones corresponden a los descuentos aplicados al trabajador del total de ingresos percibidos, tales como: salud, pensión, cuota de crédito, cuota de sindicatos, retenciones si aplica. 1.1.3 Apropiaciones Se llama apropiaciones porque a diferencia del devengado que debe pagarse al finalizar el mes, las apropiaciones se pagan en los primeros días del siguiente mes o un año después dependiendo del concepto, por lo que se deben apropiar (provisionar) para poder contar con los recursos suficientes a la hora de tener que pagar esos valores. 234

Las apropiaciones de nómina, a diferencia de las deducciones de nómina, en su totalidad están a cargo de la empresa. Es la empresa la que debe apropiar y pagar los diferentes valores por este concepto: a) Seguridad social: Pago de salud, pensión y riesgo profesional b) Aportes parafiscales: Caja de compensación familiar, Instituto colombiano de bienestar familiar y servicio nacional de aprendizaje. c) Prestaciones sociales: Prima de servicios, Vacaciones, Cesantías e intereses a las cesantías.

2. Seguridad social 2.1 Aportes a salud La cotización al sistema de salud está compuesta por el 12.5%. le corresponde al empleador el 8.5%, calculado de los ingresos devengados. Al contrario, el empleado cancela el 4%. El porcentaje liquidado por parte del empleador se debe apropiar en cada nómina y posteriormente consignar a la respectiva entidad de salud a la que este afiliado el trabajador.

2.2 Aportes a pensión Por cada empleado se debe aportar por concepto de pensión, un 16% del salario base cotización. El empleado aporta el 4% y la empresa aporta el 12%, valor que mensualmente la empresa debe apropiar y consignar en el fondo de pensiones que el empleado haya determinado.

2.3 Valores de acuerdo a las normas fiscales De acuerdo a la ley 1943 del 2018, Estarán exoneradas del pago de los aportes parafiscales a favor del Servicio 235

Nacional del Aprendizaje (SENA), del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) y las cotizaciones al Régimen Contributivo de Salud, las sociedades y personas jurídicas y asimiladas contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y complementarios, correspondientes a los trabajadores que devenguen, individualmente considerados, menos de diez (10) salarios mínimos mensuales legales vigentes .Asimismo, las personas naturales empleadoras estarán exoneradas de la obligación de pago de los aportes parafiscales al SENA, al ICBF y al Sistema de Seguridad Social en Salud por los empleados que devenguen menos de diez (10) salarios mínimos legales mensuales vigentes. Lo anterior no aplicará para personas naturales que empleen menos de dos trabajadores, los cuales seguirán obligados efectuar los aportes de que trata este inciso.

3 Riesgos laborales Corresponden a todos los riesgos a los que puede estar expuesto el trabajador en su espacio laboral. La empresa debe afiliar al empleado al sistema de riesgos profesionales, con el objetivo de cubrir problemas, accidentes o enfermedades que el empleado sufra como consecuencia del ejercicio de su labor en la empresa. El aporte en su totalidad está a cargo de la empresa, y el porcentaje a cotizar está dado por una tabla progresiva según sea el nivel de riesgo que corra el trabajador en su trabajo.

3.1 Tasa de cotización Esta tasa la determina el riesgo al que está expuesto el trabajador y está asociada a los centros de trabajo que tiene la empresa.

236

Clase de riesgo

Valor inicial

0,522%

1,044%

III

2,436%

4,350%

6,960%

4 Aportes parafiscales. Los aportes parafiscales están compuestos por (1) Cajas de compensación familiar, se paga mensualmente 4% del salario base de cotización por éste concepto. (2) Instituto Colombiano de bienestar familiar, mensualmente la empresa debe aportar un 3% del salario base del trabajador, con destino al I.C.B.F. (3) Servicio nacional de aprendizaje, mensualmente la empresa debe aportar el 2% de la nómina base para los aportes, con destino al SENA.

5 Prestaciones sociales. Las prestaciones sociales están conformadas por las Primas de servicios, por éste concepto la empresa debe apropiar mensualmente un 8.33% del salario base para el cálculo de las prestaciones sociales. Asimismo, por el motivo de Vacaciones, cada mes la empresa debe apropiar un 4.17% del valor del salario del trabajador. Respecto a las Cesantías por éste concepto es necesario apropiar mensualmente el 8.33% del salario del trabajador y finalmente los Intereses sobre las cesantías, corresponden al 12% anualmente del saldo acumulado a 31 de diciembre, por lo que se debe apropiar o provisionar el 12% mensualmente o quincenalmente del valor de las cesantías provisionado, según sea el periodo de la liquidación. Caso 1. La empresa DATAS S.A.S desea liquidar la nómina correspondiente al mes de enero de sus trabajadores Damaso Fuentes Hernández, CC: 78.090.000 y Fermín 237

Fajardo Cohen. CC: 2.820.899 para ello los trabajadores presenta la siguiente información. Damaso Fuentes Concepto

238

Valor

Fermín Fajardo Concepto

Valor

Salario básico

925.148

Salario básico

Comisiones

200.000

Comisiones

2.000.000 600.000

Horas extras

90.000

Horas extras

180.000

Auxilio de transporte

97.032

Auxilio de transporte

Cedula

Nombre

78.090.000

Damaso Fuentes Hernández

2820899

Fermín Fajardo Cohen

Salario básico

Días laborados

Básico devengado

Extras y recargos

Comisiones

Devengado

Auxilio transporte

Total devengado

925.148

90.000

200.000

1.215.148

97.032

1.312.180

2.000.000

600.000

180.000

2.780.000

Como vemos el trabajador Fermín no tiene valor asignado en el auxilio de transporte, dado que la norma creada por la ley 15 de 1959, y reglamentada por el decreto 1258 de 1959, con el objetivo de subsidiar el costo de movilización de los empleados desde su casa al lugar de trabajo. Supera los dos (2) salarios mínimos (828.116*2=$ 1.656.232 Liquidación- Deducciones trabajador Devengado

Salud 4%

Pensión 4%

Retención

Crédito libranza

Total deducción

Neto a pagar

Damaso Fuentes

$ 1.215.148

$ 48.606

$ 97.212

$ 1.214.968

Fermín Fajardo

$ 2.780.000

$ 111.200

$ 222.400

$ 2.557.600

Total

$ 3.995.148

$ 159.806

$ 319.612

$ 3.772.568

Nombre

El valor de la salud, pensión y fondo solidaridad es calculado del devengado sin incluir el auxilio de transporte. El neto a pagar se calcula, tomando el total devengado –total deducción Damaso Fuentes= ($ 1.312.180 – 97.212) = $ 1.214.968 Fermín Fajardo= ($ 2.780.000 – 222.400) = $ 2.557.600 Liquidación deducciones por parte del empleador Nombre

Devengado

Salud 8,5%

Pensión 12%

ARL0,522%

Neto a pagar

Damaso Fuentes

$ 1.215.148

$ 103.288

$ 145.818

$ 6.343

$ 255.448

Fermín Fajardo

$ 2.780.000

$ 236.300

$ 333.600

$ 14.512

$ 584.412

Total

$ 3.995.148

$ 339.588

$ 479.418

$ 20.855

$ 839.860

239

Liquidaciones de las prestaciones sociales-empleador Nombre

Total Devengado

Prima 8,33%

Cesantías 8,33%

Intereses cesantías 1%

Vacaciones 4,17%

Total prestaciones

Damaso Fuentes

1.312.180

$ 109.305

$ 13.122

$ 38.548

$ 270.279

Fermín Fajardo

2.780.000

$ 231.667

$ 27.800

$ 115.833

$ 606.967

Total

4.092.180

$ 341.015

$ 40.922

$154.381

$ 877.333

*Para el cálculo de las prestaciones sociales se tiene en cuenta todos los ingresos incluyendo el auxilio de transporte. Excepto las vacaciones. **Los intereses de las cesantías son calculado del valor del salario por*1%=$ 13.122 (Damaso) ***Para el cálculo de las vacaciones solo se tiene en cuenta el valor del salario básico, se supone que el trabajador está en periodo descanso $ 925.148*4.17%= $ 38.548. Liquidaciones de aportes parafiscales-empleadorNombre

Devengado

Caja de compensación familiar 4%

ICBF 3%

SENA 2%

Total parafiscales

Damaso Fuentes

$ 1.215.148

$ 48.606

$ 36.454

$ 24.303

$ 109.363

Fermín Fajardo

$ 2.780.000

$ 111.200

$ 83.400

$ 55.600

$ 250.200

Totales

$ 3.995.148,00

$ 159.806

$ 119.854

$ 79.903

$ 359.563

Nota: AL igual que la seguridad social, el cálculo de los parafiscales no tiene en cuenta el valor del auxilio de transporte.

240

Contabilización de la nomina Código

Cuenta

250505

Salario por pagar

237005

Aporte EPS

237006

ARL

237110

Aportes parafiscales

$ 359.563

238030

Fondos de pensión

$ 479.418

261005

Cesantías

$ 341.015

261010

Interesescesantías

$ 40.922

261015

Vacaciones

$ 154.381

261020

Prima de servicios

$ 341.015

510506

Sueldo

510515

Horas extras

$ 690.000

510518

Comisiones

$ 380.000

510520

Auxilio de transporte

510530

Cesantías

$ 341.015

510533

Interesescesantías

$ 40.922

510536

Prima de servicios

$ 341.015

510539

Vacaciones

$ 154.381

510568

ARL

510569

Aportes EPS

$ 339.588

510570

Aportes pensiones

$ 479.418

510572

Caja de compensación

$ 159.806

510575

ICBF

$ 119.854

510578

SENA

$ 79.903

Suma iguales

Debito

Crédito $ 4.092.180 $ 339.588 $ 20.855

$ 2.925.148

$ 97.032

$ 20.855

$ 6.168.937

241

6. Horas extras A falta de un convenio entre las partes, la jornada ordinaria de trabajo no podrá superar la máxima legal correspondiente a 8 horas diarias y 48 semanales. Existen excepciones enunciadas en el artículo 161 del Código Sustantivo del Trabajo –CST, también llamadas jornadas especiales. Recargo por trabajo nocturno Cuando un trabajador labore en horario nocturno, es decir, entre las 9:00 p.m. y las 6:00 a.m., su empleador deberá reconocerle un recargo equivalente a 35% sobre el valor del trabajo diurno. Salario diario x 0.35 Recargo por trabajo extra diurno Corresponde al 25% y se configura cuando un trabajador labora en un horario distinto a su jornada habitual y entre las 6:00 a.m. y 9:00 p.m. Valor de la hora ordinaria x 1.25 o Salario diario x 1.25 / 8 Recargo por trabajo extra nocturno Se remunera con un recargo del 75% sobre el valor del trabajo ordinario diurno. Valor de la hora ordinaria x 1.75 o Salario diario x 1.75 / 8 Recargo por trabajo dominical o festivo Cuando un trabajador labore en domingo o festivo, es necesario que el empleador reconozca un recargo del 75% sobre el salario ordinario. Valor de la hora ordinaria x 1.75 o Salario diario x 1.75 / 8

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Hora extra diurna dominical o festivo Valor de la hora ordinaria x 2 o Salario diario x 2 / 8 Hora extra nocturna dominical o festivo Valor de la hora ordinaria x 2.50 o Salario diario x 2.50 / 8 Ejemplo: El señor David Fuentes Doria, CC: 1067.841.841, empleado de la empresa DATAS S.A.S, salario básico de $ 2.500.000, adicional laboró por temas de producción en el mes de enero 10 extras en los horarios: • Lunes: 7pm-10pm • Martes 7pm-9pm • Miércoles: 7pm-12am Calculo: Inicialmente para el cálculo de las horas extras es importante determinar el valor de la hora del empleado de la siguiente manera: Salario básico / 240= $ 2.500.000 / 240= $ 10.417 Posterior se determinan las horas extra diurnas y nocturnas. Horas extras diurnas= 6 horas Horas extras nocturnas= 4 horas Horas extras diurna= $ 10.417*1.25*6= $ 78.125 Hora extra nocturna= $ 10.417*1.25*4= $ 72.917 Total, horas extras= $ 151.042

Nota: Recordar que la jornada nocturna inicia desde las 9pm. 243

Ejemplo: El señor David Fuentes Doria, CC: 1067.841.841, empleado de la empresa DATAS S.A.S, salario básico de $ 2.500.000, adicional laboró por temas de producción en el mes de enero 10 extras en los horarios: • Lunes festivo: 7pm-10pm • Domingo 7pm-9pm • Domingo 7pm-12am Hora extra diurna= $ 10.417*2*6= $ 125.004 Hora extra nocturna dominical o festivo= 10.417*2.5*4= $ 104.170 Total, horas extras $ 229.174

7. Retención por salarios La retención por salario es descuento anticipado que se le cobra al trabajador por los pagos, siempre y cuando sus ingresos superen la base de retención establecida en las normas del articulo 383 estatuto tributario (Modificado por la ley 1943 del 2018). El artículo 383 del estatuto tributario que fue modificado por el artículo 34 de la ley 1943 del 2018 quedo de la siguiente manera: La retención en la fuente aplicable a los pagos gravables efectuados por las personas naturales o jurídicas, las sociedades de hecho, las comunidades organizadas y las sucesiones ilíquidas, originados en la relación laboral, o legal y reglamentaria, y los pagos recibidos por concepto de pensiones de jubilación, invalidez, vejez, de sobrevivientes y sobre riesgos laborales de conformidad con lo establecido en el artículo 206 de este Estatuto, será la que resulte de aplicar a dichos pagos la siguiente tabla de retención en la fuente.

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TABLA DE RETENCIÓN EN LA FUENTE PARA INGRESOS LABORALES GRAVADOS. Rangos en UVT

Tarifa Marginal

De. >0 >87

>145

>335

>640

>945

>2300

Impuesto

Hasta 87 145

335

640

945

2300

En adelante

19%

(Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 87 UVT)*19%

28%

(Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 145 UVT)*28% más 11 UVT

33%

(Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 335 UVT)*33% más 64 UVT

35%

(Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 640 UVT)*35% más 165 UVT

37%

(Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 945 UVT)*37% más 272 UVT

39%

(Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 2300 UVT)*39% más 773 UVT

245

Los procedimiento y cálculo de retención por salario se encuentran estipulado en el artículo 385 y 386. Para efectos de la retención en la fuente, el retenedor deberá aplicar el procedimiento establecido en este artículo, o en el artículo siguiente:

Procedimiento 1. Con relación a los pagos *o abonos en cuenta* gravables diferentes de la cesantía, los intereses sobre cesantía, y la prima mínima legal de servicios del sector privado o de navidad del sector público, el “valor a retener” mensualmente es el indicado frente al intervalo de la tabla al cual correspondan la totalidad de dichos pagos *o abonos* que se hagan al trabajador, directa o indirectamente, durante el respectivo mes. Si tales pagos *o abonos en cuenta* se realizan por períodos inferiores a treinta (30) días, su retención podrá calcularse así: a. El valor total de los pagos *o abonos en cuenta* gravables, recibidos directa o indirectamente por el trabajador en el respectivo período, se divide por el número de días a que correspondan tales pagos o abonos y su resultado se multiplica por 30; b. Se determina el porcentaje de retención que figure en la tabla frente al valor obtenido de acuerdo con lo previsto en el literal anterior y dicho porcentaje se aplica a la totalidad de los pagos *o abonos en cuenta* gravables recibidos directa o indirectamente por el trabajador en el respectivo período. La cifra resultante será el “valor a retener”. Cuando se trate de la prima mínima legal de servicios del sector privado, o de navidad del sector público, el “valor a retener” es el que figure frente al intervalo al cual corresponda la respectiva prima. Procedimiento 2 Cuando se trate de los pagos *o abonos* gravable distintos de la cesantía y de los intereses sobre las cesantías, el “valor a retener” mensualmente es el que resulte de aplicar a la totalidad 246

de tales pagos *o abonos* gravables efectuados al trabajador, directa o indirectamente, en el respectivo mes, el porcentaje fijo de retención semestral que le corresponda al trabajador, calculado de conformidad con las siguientes reglas: Los retenedores calcularán en los meses de junio y diciembre de cada año el porcentaje fijo de retención que deberá aplicarse a los ingresos de cada trabajador durante los seis meses siguientes a aquél en el cual se haya efectuado el cálculo. El porcentaje fijo de retención de que trata el inciso anterior será el que figure en la tabla de retención frente al intervalo al cual corresponda el resultado de dividir por 13 la sumatoria de todos los pagos *o abonos* gravables efectuados al trabajador, directa o indirectamente, durante los 12 meses anteriores a aquél en el cual se efectúa el cálculo, sin incluir los que correspondan a la cesantía y a los intereses sobre cesantías. Cuando el trabajador lleve laborando menos de 12 meses al servicio del patrono, el porcentaje fijo de retención será el que figure en la tabla de retención frente al intervalo al cual corresponda el resultado de dividir por el número de meses de vinculación laboral, la sumatoria de todos los pagos *o abonos* gravables efectuados al trabajador, directa o indirectamente, durante dicho lapso, sin incluir los que correspondan a la cesantía y a los intereses sobre cesantías. Cuando se trate de nuevos trabajadores y hasta tanto se efectúe el primer cálculo, el porcentaje de retención será el que figure en la tabla frente al intervalo al cual corresponda la totalidad de los pagos *o abonos* gravables que se hagan al trabajador, directa o indirectamente, durante el respectivo mes. NOTA: La administración decide qué tipo de procedimiento utilizará para el cálculo de la retención de sus trabajadores. 247

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