HOJA DE CONTROL DE DOCUMENTO TÍTULO:
Acta de Constitución del proyecto
REALIZADO POR Álvaro Huertas Gutiérrez. Harold Ladino Quintero. Sebastián Orozco Stayles. Sebastián Tabera Quintero. REVISADO POR
FECHA
FIRMA
17/04/2013 FECHA
FIRMA
Libardo Carlos Vargas
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ÍNDICE 1 INFORMACIÓN GENERAL.......................................................................................3 2 INTERESADOS DEL PROYECTO............................................................................3 3 RESUMEN EJECUTIVO............................................................................................3 4 JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO..........................................................................3 5 DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO.............................................................................4 6 REQUERIMIENTOS DEL PROYECTO.....................................................................5 7 HITOS Y ENTREGABLES DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS..............................6 8 INFLUENCIA DE LOS INVOLUCRADOS................................................................7 9 PRESUPUESTO........................................................................................................9 10 RECURSOS...........................................................................................................12 11 RIESGOS...............................................................................................................12 12 OPORTUNIDAD DEL NEGOCIO QUE JUSTIFIQUE EL RETORNO DE LA INVERSIÓN.................................................................................................................12 13 ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO......................................................................13 14 APROBACIÓN DEL ACTA....................................................................................14
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INFORMACIÓN GENERAL
Enunciado del proyecto: Sponsor:
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Sistema Gestor de Congresos Universidad del Quindío
33333 William Joseph Giraldo
INTERESADOS DEL PROYECTO
Cargo
Nombre/Organización
Representante del Sponsor
William Joseph Giraldo
Project Manager
Sebastián Orozco Stayles
Cliente/Usuari o
Universidad del Quindío
3
ID del proyecto: Representante del sponsor:
Teléfono
E-mail wjgiraldo@uniquindio. edu.co
320 750 3811
Stayles727@hotmail.c om
7359300
wbmaster@uniquindio. edu.co
RESUMEN EJECUTIVO En la actualidad la Universidad del Quindío viene desarrollando un proyecto mediante el cual se pueda administrar de manera ágil los procesos en los cuales se ven inmersas la gestión de congresos. En el momento la labor de desarrollar un congreso tiene involucrado procesos que son muy complejos. Ante esta problemática y buscando mejorar la forma de llevar a cabo el desarrollo de estas actividades se ha optado por realizar un Sistema Gestor de Congresos.
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JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO 4.1 NECESIDADES DEL NEGOCIO La Universidad del Quindío realiza diversos proyectos de extensión, entre estos está la realización de congresos, a través del desarrollo de congresos la universidad busca:
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• • • • •
Reconocimiento Nacional e Internacional. Convenios con diversas universidades y entidades de financiación. Integrar a la comunidad universitaria alrededor de temas de interés. Generación de ingresos monetarios. Gestión para estudios de especialización de profesores a través de los ponentes.
4.2 OBJETIVOS DEL NEGOCIO OBJETIVO GENERAL: Proveer una solución informática para la administración, control y desarrollo de congresos. OBJETIVOS ESPECIFICOS: • • • • •
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Proporcionar una aplicación web que nos brinde soporte a la solución. Gestionar y documentar los procesos de negocio que nos servirán como insumo para los requisitos del sistema. Investigar y definir las herramientas más adecuadas para el desarrollo del proyecto. Analizar los diferentes procesos que se realizan en cada una de las etapas de un congreso. Examinar los diferentes actores que intervienen en un congreso.
DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO
5.1 DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO El proyecto de Gestión de Congresos será una herramienta utilizada para agilizar y optimizar la planeación y desarrollo de congresos que se quieran efectuar en la Universidad del Quindío. Esté consistirá en un sistema que nos permitirá estructurar de manera más clara los diversos procesos como: definir agenda de los ponentes, gestionar insumos, materiales e inmuebles, planificar las actividades del congreso, gestionar recursos humanos, administrar datos de los Invitados y la realización de toda la gestión documental.
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Se prevé que con la implementación del sistema se facilite el desarrollo de congresos, permitiendo ahorrar tiempo a los asistentes en el momento de la inscripción, además de establecer los roles de cada uno de los involucrados en el desarrollo del congreso. 5.2 ALCANCE DEL PROYECTO El alcance del proyecto se ajustará a los siguientes aspectos: • • • •
Realizar el modelo de negocio y el modelo relacional de la información adquirida mediante documentación. Implementar las interfaces, codificación, pruebas al sistema. Implementar el proyecto en un entorno web. Realizar el planeamiento, ejecución y control de las actividades según la metodología definida.
5.3 ASUNCIONES • • •
CMMI certificación de buenas prácticas de software Decreto N 1360 de 1989( Normativa de propiedad intelectual) Normativas de la Universidad del Quindío.
5.4 RESTRICCIONES • • •
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Poco tiempo estimado para el desarrollo del proyecto. Cambios o definición de nuevos requerimientos. adquisición de nuevos conocimientos de manera acelerada para implantar en el proyecto.
REQUERIMIENTOS DEL PROYECTO Para el proyecto que se quiere llevar a cabo es necesario definir una serie de requerimientos que son el eje del proyecto: 1.
Organización de Comités: Administrar la información del personal que trabaja en la organización del congreso, Definir los distintos comités (cuales comités se van a conformar no quienes lo conformaran), manejar y asignar las responsabilidades de cada comité y miembro de los comités, conformación (incluye la invitación, aceptación identificación de áreas de trabajo).
2.
Preparación: modulo que permite administrar la información general del congreso, objetivos, misión, visión, eslogan, temas, áreas de conocimientos.
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3. Inscripciones: modulo encargado de administrar el proceso de pre-registro y registro de los distintos estudiantes, profesores, profesionales y ponentes. 4.
Invitados y conferencistas: modulo que permite administrar los datos de los invitados, la reserva de hotel y transporte así como la alimentación durante la estadía, asimismo, la invitación a publicación, ponencias y talleres.
5. Desarrollo del congreso: modulo que permite definir las distintas actividades lúdicas y culturales del congreso, así como la definición de la temática, responsable, horario y lugar de los diferentes talleres, también de definir el cronograma de las distintas ponencias que se realizaran en el congreso, manejando múltiples vistas según ponente y por roles y sus agendas y manejo de certificados. 6. Programación actividades pre-congreso: Modulo que permite definir las actividades, responsable y cronograma de las actividades a realizar antes de la realización del congreso. 7. Insumos, servicios y Recursos: modulo que permite gestionar los distintos insumos, materiales e inmuebles que se requieren para la realización del congreso, incluye publicidad, refrigerios, papelería, equipos, auditorios, carros y salas. 8. Documentos y mensajería: módulo de gestión documental que permita controlar los distintos documentos que se realizan y reciben como producto de los procesos necesarios para la realización del congreso. 9. Convenios turísticos y alojamientos: modulo que permite definir los distintos hoteles, residencias que sirven de opción para el hospedaje de los participantes al congreso y de los paquetes o planes turísticos que pueden realizar. 7
HITOS Y ENTREGABLES DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS • • • • • • • • •
Acta de Constitución del Proyecto. Entrega del EDT del Proyecto Elaboración de Actividades Plan de Gestión de Riesgos. Inicio de las tareas de Programación. Gestión de Pruebas Lanzamiento final del sistema. Entrega de Documentación final. Acta de Cierre del Proyecto.
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INFLUENCIA DE LOS INVOLUCRADOS
Grupo de involucrados
Intereses - Reconocimiento Nacional e Internacional.
-Convenios con diversas universidades y Universidad del Quindío. entidades de financiación -Integrar la comunidad universitaria.
-Intercambio de conocimientos. Asistentes al congreso
-Conocer nuevas tendencias a cerca de un tema. -Alianzas o convenios con distintas universidades.
Organizadores
Problemas - Falta de una herramienta tecnológica que apoye la administración de congresos.
- Normas Generales de la Educación Superior. - Recursos financieros.
-Proceso de inscripción tedioso. -Normas establecidas -Falta de información por los organizadores del sobre las actividades que congreso. se desarrollan en el congreso
- Manejo ineficiente de - Mostrar innovaciones en las cuales estos están la información. trabajando. -Buscar contactos personales
Recursos y/o Mandatos
- Estatuto estudiantil.
-Proyecto educativo -Desaprovechamiento de institucional. los recursos.
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CRONOGRAMA
Tareas/mes Analizar los procesos que se llevan a cabo en cada una de las etapas de un proyecto. Establecer los roles de cada uno de los involucrados en el desarrollo del congreso Verificar la posible utilización de un sistema para gestionar congresos. Definir la metodología para la construcción del software Diseñar el sistema de información Desarrollar software Realizar pruebas de funcionamiento
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PRESUPUESTO PRESUPUESTO GENERAL VALORES RUBROS
PERSONAL
EQUIPOS
Universidad del Quindío. Especie / Efectivo Recurrente
Director del proyecto Sebastián Orozco Stayles (6 h semanales ) Trabajo de los 4 estudiantes (20h semanales c/u)
40000000
Salas de computación de la universidad del Quindío
3500000
Papelería
500000
Estudiantes Efectivo
Especie / Recurrente
COMPRA ARRIENDO USO
SOFTWARE MATERIALES E INSUMOS SERVICIOS TÉCNICOS BIBLIOGRAFÍA
Descripción
SUSCRIPCIONES LIBROS
VIAJES SALIDAS DE CAMPO OTROS (DISCRIMINAR) TOTAL
Bases de datos IEEE, ACM Libros sobre Ingeniería de software
25000 500000
44525000
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DESCRIPCION DE GASTOS DE PERSONAL (Miles de Pesos) Nombres y Cédula de Apellidos Ciudadanía
Función en el Proyecto
Título
Dedicación No. De Horas/ Meses Semana
Valor Total
Formación Postgrados básica Alvaro Huertas Gutierrez
20
4 10000000
Tester
Jhon Harold Ladino Quintero
Analista web
20
Sebastian Tabera Quintero
Programador
Sebastian Orozco Stayles
Director del Proyecto
4 10000000
20
4 10000000
6
4 10000000
TOTAL: TOTAL RECURRENTE:
40000000
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RECURSOS
Recursos Equipo del proyecto Equipamiento Software
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Descripción Jefe del proyecto, programador, tester, analista web, experto en usabilidad. 2 laptops, 4 PC IDE Eclipse juno, Java, Jee, Mysql 5.5, sqlyog, Servidor de integracion hudson, servidor de aplicaciones glassfish, Repositorio Github
RIESGOS
Descripción del riesgo Retraso en el desarrollo de una etapa del proyecto lo cual generaría un incumplimiento en el plazo estipulado para la ejecución del proyecto. El personal encargado del desarrollo no se adapte al ritmo de trabajo requerido por el proyecto. Desconocimiento parcial del equipo del proyecto en el manejo de las herramientas a utilizar
Falta de acoplamiento de los integrantes de los grupos de trabajos encargados de las distintas etapas del proyecto. 12
Impacto
Probabilidad
ALTO
MEDIA
ALTO
MEDIA
MEDIO
BAJA
ALTO
BAJA
OPORTUNIDAD DEL NEGOCIO QUE JUSTIFIQUE EL RETORNO DE LA INVERSIÓN Este proyecto podrá usarse como una herramienta de apoyo al momento de realizar diferentes congresos, por que se generara un modelado de negocios que permitirá condensar los distintos procesos, tareas y roles que se ven involucrados en estos. Se recibirá una remuneración económica por llevar a finalidad el proyecto satisfactoriamente. Además nos dará un reconocimiento a nivel profesional, aumentando nuestro nivel interdisciplinario y generando contactos con diversas instituciones y empresas de la región. Aumentara nuestro nivel de experiencia, madurez y profesionalismo para futuros proyectos.
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ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO
13.1 ORGANIGRAMA DEL PROYECTO Jefe de Proyecto
Tester
Experto en Usabilidad
Analista web
Programador
Analista web: es quien se ocupa de recopilar, medir, evaluar y explicar los datos de internet para poder tomar decisiones que mejoren un sitio web. Su labor principal es interpretar las estadísticas que generan los usuarios de internet (número de visitas, porcentaje de rebote, fuentes de tráfico, conversiones, ROI, etc.) Experto en usabilidad: Es quién garantiza que la web responda a los objetivos por la que fue diseñada, es decir, que la navegación sea fácil, sencilla e intuitiva, o dicho en otras palabras, que la web satisfaga las necesidades del usuario. Muchas veces el Arquitecto de la información es quién realiza esta labor y otras veces son dos profesionales que trabajan en colaboración para alcanzar un mismo objetivo. Tester: Es la persona encargada de analizar, definir e implementar las distintas pruebas que se le realizan a cada caso de uso. Programador: Es el encargado de codificar los distintos casos de uso diseñados por sus superiores. Jefe de proyecto: Es la persona encargada de administrar el equipo de trabajo, gestionar recursos y es el representante legal del proyecto.
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13.2 RESPONSABILIDADES
Nombre
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Rol/Responsabilidad
Alvaro Huertas Gutierrez.
Tester
Sebastian Orozco Stayles.
Jefe del Proyecto
Jhon Harold Ladino Quintero.
Analista web
Sebastian Tabera Quintero.
Programador
APROBACIร N DEL ACTA
Cargo
Nombre
Firma
Fecha
Representante del Sponsor
William Joseph Giraldo
17/04/2013
Project Manager
Sebastiรกn Orozco Stayles
17/04/2013
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