Westhagen
Ole Faafeng
Kjell Gunnar Hoff
Tor Kjeldsen
Erik Røine
PROSJEKTARBEID
Utviklings- og endringskompetanse
Prosjektarbeid
Utviklings- og endringskompetanse
Harald Westhagen
Ole Faafeng Kjell Gunnar Hoff Tor Kjeldsen Erik Røine
Prosjektarbeid
Utviklings- og endringskompetanse
© Gyldendal Norsk Forlag AS 2008
1. utgave 1984
2. utgave 1988
3. utgave 1991
4. utgave 1995
5. utgave 2002
6. utgave 2008 - 10. opplag 2021
ISBN 978-82-05-38361-6
Omslagsdesign: Gyldendal Akademisk
Sats: Laboremus Oslo AS Brødtekst: Times 11/15 pkt
Papir: 90 g My Soll Matt
Trykk: Opolgraf, Polen 2021
Alle henvendelser om boken kan rettes til Gyldendal Akademisk
Postboks 6730 St. Olavs plass 0130 Oslo
www.gyldendal.no/akademisk akademisk@gyldendal.no
Det må ikke kopieres fra denne boken i strid med åndsverkloven eller avtaler om kopiering inngått med KOPINOR, interesseorgan for rettighetshavere til åndsverk. Kopiering i strid med lov eller avtale kan medføre erstatningsansvar og inndragning, og kan straffes med bøter eller fengsel.
Forord
Som i tidligere utgaver har vi også i denne 6. reviderte utgaven av boken lagt vekt på å fremstille prosjektarbeidsformen som et verktøy for å utvikle og vedlikeholde endringskompetanse i organisasjoner. Vi er mer opptatt av de mange ulike prosjekter som oppstår i forbindelse med utviklingsarbeid i bedrifter og institusjoner, enn av store byggeprosjekter. Det meste av stoffet er likevel aktuelt for alle slags prosjekter.
Det finnes ingen enkel teknikk eller oppskrift på hvordan prosjekter skal gjennomføres. Derimot finnes det et begrepsmessig rammeverk som gir en grunnleggende forståelse av hva styring, organisering og ledelse av prosjekter innebærer, og som setter oss i stand til å tenke og kommunisere fornuftig omkring prosjekter. Det er en slik grunnleggende forståelse vi har lagt hovedvekten på i denne boken, men stoffet er konkretisert og understøttet gjennom beskrivelse av praktiske fremgangsmåter.
Fremstillingen følger samme hovedtråd som tidligere.
Del I–III inneholder det som trengs for å oppnå en helhetsforståelse av hva prosjektarbeid er, og for å kunne lede og delta i prosjekter på en rasjonell måte. Her er det bare gjort noen klargjørende forbedringer i teksten i denne utgaven. Mange vil kunne nøye seg med å lese disse delene.
I del IV, Metoder og teknikker, er det heller ikke gjort noen vesentlige endringer. Denne delen er myntet på dem som vil gå mer i dybden på aktuelle, avgrensede temaer, og kan betraktes som en ekstra «verktøykasse» som kan være nyttig i noen prosjekter.
Det nye i denne utgaven går mer på det pedagogiske opplegget. Vi håper å ha forbedret bokens pedagogiske verdi, dels ved å legge inn spørsmål til selvtest etter hvert kapittel (i del I–III), dels ved å tilføye en ny del V som inneholder oppgaver
og veiledninger. Oppgavene er utformet som helhetlige prosjektsituasjoner, som det også er gitt løsningsforslag til. Dette i motsetning til øvelser i bruk av snevre teknikker. Dermed er oppgavene (og løsningsforslagene) nødvendigvis blitt noe omfangsrike. Veiledningene i kapittel 19 er spesielt myntet på lesere som har ansvar for å utvikle god prosjektarbeidsevne i sine organisasjoner. Vi skisserer her opplegg for slik læring, dels i bedrifter og institusjoner, dels i undervisningssituasjonen ved høgskoler.
Boken er skrevet for alle som er opptatt av eller direkte engasjert i utviklingsarbeid. Den er aktuell for ansatte i privat og offentlig virksomhet, og for studenter ved høgskoler og universiteter.
Boken er et resultat av erfaringer vi har høstet gjennom mange års utviklingsarbeid i organisasjoner, så vel i privat som i offentlig virksomhet, og er muliggjort gjennom bidrag fra flere.
I denne reviderte utgaven har spesielt førstelektor Tor Kjeldsen ved Høgskolen i Buskerud bidratt i utformingen av del V. Han har tidligere skrevet om nettverksplanlegging og PC-verktøy i kapittel 13 og 14. Erik Røine har bidratt i kapitlene 8 og 10, og Ole Faafeng i kapittel 9. Førstelektor Kjell Gunnar Hoff ved Universitetet for Miljø- og Biovitenskap har skrevet kapitlet om prosjektkalkulasjon, kapittel 11.
Jeg vil uttrykke min takknemlighet overfor disse bidragsyterne.
Ski, september 2008
Harald Westhagen
Innhold
Innledning
Utfordringene
Del IBegrepsapparat
1.Prosjektbegrepet
1.1Definisjon: Hva er et prosjekt?
1.2Typer av prosjekter
1.3Prosjektarbeid
1.4Prosjektmodell
1.5Prosjekter og
1.6Test deg
2.Prosjektadministrasjon
2.1Styring
2.2Organisasjon
2.3Ledelse
2.4Litt mer om struktur og kultur
2.5Test deg selv
Del IIInitiering og styring av prosjekter
3.Initiering av prosjekter
3.1Idéskaping
3.2Idébehandling
3.3Idévurderingsrapport
3.4Test deg selv
4.Målformulering
4.1Mål har flere funksjoner
4.2Effektmål og resultatmål
4.3Målformuleringsprosessen
4.4Hva er en god målformulering?
4.5Test deg selv
5.Planlegging
5.1Hensikten med planlegging
5.2Sammenhengen mellom mål og planlegging
5.3Hovedtråden i planleggingsprosessen
5.4Strukturering/nedbryting
5.5Estimering av arbeidsomfang og varighet
5.6Fremdriftsplanlegging
5.7Ressursplanlegging
5.8Økonomi/budsjett
5.9Kvalitetsplanlegging
5.10Prosjektmodellen som planleggingsverktøy
5.11Personlig planlegging
5.12Noen praktiske råd til prosjektlederen
5.13Prosjektbeskrivelsen
5.14Test deg selv
6.Oppfølging og avslutning
6.1Oppfølgingens plass i styringsprosessen
6.2Litt grunnleggende filosofi
6.3Krav til formelle oppfølgingssystemer
6.4Formell oppfølging i praksis
6.5Oppfølging av kvalitet
6.6Oppfølging av fremdrift
6.7Oppfølging av ressursbruk/kostnader
6.8Oppfølging av prosjektgruppen
6.9Prosjektavslutning
6.10Test deg selv
Del IIIOrganisering og ledelse av prosjekter
7.Organisering
7.1Krav til en organisasjonsstruktur
7.2Forholdet mellom prosjektet og basisorganisasjonen
7.3Prosjektets interne organisering
7.4Å gi prosjektorganisasjonen liv – starte prosjektet
7.5Test deg selv
8.Ledelse, samarbeid og kommunikasjon
8.1Prosjektsituasjonen
8.2Lederroller
8.3Prosjektlederrollen
8.4Prosjektledelse – oppsummering
8.5Samarbeid i prosjekter
8.6Møter og møteledelse
8.7Test deg selv
Del IVMetoder og teknikker
9.Kreativitet og kreativ problemløsning
9.1Kreativitet
9.2Ideer og behandling av ideer
9.3Teknikker for idéskaping og vurdering
9.4Kreativ problemløsning
9.5Tips til hvordan en prosjektleder kan bidra til et mer kreativt miljø
10.Informasjonsvirksomhet
10.1Hva er det som svikter?
10.2En vei til bedre informasjon
10.3Informasjonsplan
11.Lønnsomhetsanalyse av prosjekter
11.1Investeringstyper
11.2Investeringsprosjektets kontantstrøm
11.3Prosjektets økonomiske levetid
11.4Nærmere om investeringsprosjektets kontantstrømmer
11.5Andre forhold som påvirker kontantstrømmene positivt
11.6Eksempel
11.7Tilbakebetalingsmetoden (Pay back-metoden)
11.8Lønnsomhetsberegninger ved hjelp av diskonterte kontantstrømmer
11.9Nåverdimetoden (kapitalverdimetoden)
11.10Kalkulasjonsrenten
11.11Beregning av netto nåverdi ved hjelp av regneark (Excel)
11.12Internrentemetoden
11.13Annuitetsmetoden
11.14Investeringer i ideelle organisasjoner
11.15Investeringer i offentlig virksomhet
11.16Kalkulasjon under usikkerhet – suksessivprinsippet
11.17 Rentetabeller
12.Risikostyring
13.Nettverksplanlegging
13.1Historikk
13.2Tids(fremdrifts)planlegging
13.3Ressursplanlegging
13.4Økonomiplanlegging
13.5Prosjektoppfølging
14.Programvare for prosjektarbeid
14.1Innledning
14.2Programvarekategorier og prosjektarbeid
14.3 Funksjonsoversikt, prosjektstyringsprogramvare
14.4Noen populære programvareprodukter
14.5Fordeler og ulemper ved bruk av programvare
15.Dokumentasjon og prosjektarkiv
15.1Dokumentasjon
15.2Prosjektarkivet
16.Skjematikk
Del VØvingsoppgaver og veiledninger
17.Øvingsoppgaver
17.1Enkelt prosjekt: Kjøre et kurs
17.2Større prosjekt: Flytte en bedrift
17.3Evaluering av prosjektidé
18.Løsninger på øvingsoppgaver
18.1Prosjekt «Kjøre kurs»
18.2Prosjekt «Flytte bedrift»
18.3Evaluering av prosjektidé
19.Veiledninger for å bygge prosjektarbeidskompetanse
19.1Læring i organisasjoner (bedrifter, institusjoner)
19.2Prosjektarbeidskompetanse som del av studietilbud ved høgskolene