LØFT for ledere

LØFT for ledere viser hvordan du kan anvende LØFT i alt fra teamutvikling, konfliktløsning og strategiutvikling, til medarbeidersamtaler og organisasjonsutvikling.

Boken henvender seg til ledere på alle nivåer, samt fagfolk som arbeider med utvikling av mennesker og organisasjoner. Den vil også egne seg som pensum innenfor ledelses-utdanninger.

Gro Johnsrud Langslet er psykolog og har arbeidet som eksternkonsulent og organisasjonspsykolog siden 1986. For tiden er hun ansatt i Agenda Utredning og Utvikling AS. Hun har anvendt LØFT i store og små organisasjoner, bl.a på omstillingsprosesser, konfliktløsning, ledelsesutvikling og organisasjonsutvikling.

Tidligere har hun skrevet LØFT – løsningsfokusert tilnærming til organisasjonsutvikling, ledelsesutvikling og konfliktløsning (Gyldendal Akademisk 1999).

LØFT FOR LEDERE

På baksiden av problemene ligger drømmene, mulighetene og løsningene. Gjennom å holde fast på historier som inneholder kloke grep, skapes energi og muligheter. Dette gir retning og konkretiserer tiltak, slik at lederen effektivt kan bevege organisasjonen i retning av de mål, drømmer og visjoner man har satt seg. På denne måten skaper LØFT vekst ved å fremelske organisasjonens særegne talenter og kloke grep.

Johnsrud Langslet

LØFT – løsningsfokusert tilnærming – viser en alternativ innfallsvinkel til typiske ledelsesutfordringer. I stedet for å undersøke problemet, rettes blikket mot løsningene. I stedet for å kartlegge hva man gjør galt, ser man nærmere på det som gjøres riktig. I stedet for å analysere årsakene til problemene, brukes tiden på å beskrive den fremtiden man ønsker seg – og hva man da gjør.

Gro Johnsrud Langslet

LØFT

FOR LEDERE

Løsningsfokusert tilnærming til typiske ledelsesutfordringer

00 Løft REV. 2002.book Page 1 Friday, February 8, 2002 9:39 AM

LØFT for ledere

00 Løft REV. 2002.book Page 2 Friday, February 8, 2002 9:39 AM

00 Løft REV. 2002.book Page 3 Friday, February 8, 2002 9:39 AM

Gro Johnsrud Langslet

LØFT for ledere Løsningsfokusert tilnærming til typiske ledelsesutfordringer

00 Løft REV. 2002.book Page 4 Friday, February 8, 2002 9:39 AM

© Gyldendal Norsk Forlag AS 2002 1. utgave, 11. opplag 2020 ISBN 978-82-05-30261-7 Omslagsdesign: Gyldendal Akademisk Sats: Bokstavlaboratoriet Brødtekst: Minion 11/14 pkt.

Papir: 90 g Amber Graphic Trykk: TOTEM.COM.PL Alle henvendelser om boken kan rettes til Gyldendal Akademisk Postboks 6730 St. Olavs plass 0130 Oslo www.gyldendal.no/akademisk akademisk@gyldendal.no Det må ikke kopieres fra denne boken i strid med åndsverkloven eller avtaler om kopiering inngått med KOPINOR, interesseorgan for rettighetshavere til åndsverk. Kopiering i strid med lov eller avtale kan medføre erstatningsansvar og inndragning, og kan straffes med bøter eller fengsel.

00 Løft REV. 2002.book Page 5 Friday, February 8, 2002 9:39 AM

Til lederen som elegant kombinerer «a lightness of touch» med «a clarity of purpose»

00 Løft REV. 2002.book Page 6 Friday, February 8, 2002 9:39 AM

00 Løft REV. 2002.book Page 7 Friday, February 8, 2002 9:39 AM

Forord

«No one story is the final story about anything. Every story is capable of infinite elaborations and variations.» (Peter Lang, personlig kommentar 2001)

De siste årene har jeg undervist og veiledet mange ledere i løsningsfokusert tilnærming (LØFT) ved nettopp å bruke denne tilnærmingen. Det er inspirerende å se hvordan den raskt bidrar til å løfte fram nye ideer, refleksjoner og løsningsstrategier. Jeg har fått mange interessante innspill om hvordan LØFT kan anvendes i ledelsesutøvelse, og har samlet og systematisert erfaringer om hvordan tilnærmingen virker i ulike sammenhenger. Disse innspillene og erfaringene danner fundamentet for temavalg og forslag til angrepsmåter i denne boka. Boka søker å belyse under hvilke betingelser ledere kan ha glede av å arbeide løsningsfokusert, og hvilke framgangsmåter som da kan overveies.

Under hele skriveprosessen har jeg arbeidet med utviklingsprosjekter i store og små organisasjoner. Jeg har pendlet mellom selv å praktisere LØFT, reflektere over virkningen av ulike framgangsmåter, innhente og prøve ut ny læring og samle erfaringer. Denne vekselvirkningen har frambrakt stadig nye, forfriskende ideer og arbeidsmåter, som jeg håper etter hvert vil komme ledere og organisasjoner til gode.

00 Løft REV. 2002.book Page 8 Friday, February 8, 2002 9:39 AM

8

LØFT for ledere

Løsningsfokusert tilnærming er altså i kontinuerlig utvikling og bevegelse. Begrepet LØFT står for noe mer i dag enn det gjorde for et par år siden da jeg skrev min første bok om emnet (Langslet 1999). Det er ikke bare fordi jeg har gjort meg nye erfaringer, men også fordi jeg de siste årene har vært opptatt av å forbinde tilnærmingen med andre verdsettende tilnærminger fra både organisasjonsutvikling og terapi. Inspirasjonen fra alternative innfallsvinkler har gjort LØFT rikere og medført at flere føler seg hjemme i denne måten å tenke og arbeide på. Det å se at så mange har glede av det menneskesynet og de mulighetene tilnærmingen representerer, oppmuntrer til å utvikle den ytterligere.

Denne «bevegelige» forståelsen av hva LØFT innebærer har gjort det litt skrekkslagent å skrive denne boka. Det jeg trodde var fornuftige avsnitt i går, framstår i dag som utilstrekkelig. Når jeg leser igjennom det jeg har skrevet, kommer jeg stadig på noe nytt som burde vært omtalt. Det oppleves som farlig å sette punktum, fordi det gir et inntrykk av at det finnes en sannhet som det er mulig å sette punktum etter. Det hadde muligens vært mer dekkende å flette inn flere spørsmålstegn og tankestreker − fordi den verden som beskrives er så uendelig mangfoldig og nyansert. Så kanskje kan det være nyttig å betrakte ethvert punktum som en pause – som en invitasjon til nye refleksjoner og erkjennelser?

Det er iallfall viktig å være klar over at alt som er skrevet, har andre historier vevd inn i seg. Dette er historier som også kunne ha vært fortalt. Alt jeg sier om hva ledere kan ha nytte av å gjøre (og ikke gjøre) er samtidig «feil», i den forstand at det alltid vil være situasjoner hvor det er helt andre ting enn det som anbefales her, som vil virke.

Uten min redaktør i Gyldendal Akademisk, Bjørnar Olsen, ville denne boka aldri blitt skrevet. Han fristet meg med å skrive en bok som skulle være «enkel og lettfattelig» for travle ledere, med få sider, lite format og stor skrift! Takk til deg for at du aksepterte at resultatet ble annerledes. Det er kanskje ikke blitt så kortfattet og lettfattelig som du håpet, fordi inneholdet favner mye akkumulert og komprimert kunnskap som er under stadig bearbeiding. Boka forsøker også å «pakke opp» de store ordene man finner i mye annen litteratur om ledelse, slik at det blir tydelig hvilke konkrete og gjennomførbare handlinger og framgangsmåter som kan anvendes i ulike situasjoner. Bjørnar har også vært pådriver for å få stoffet tilstrekkelig «utdypet og konkretisert». Takk! Selv om det til tider har vært

00 Løft REV. 2002.book Page 9 Friday, February 8, 2002 9:39 AM

Forord

enerverende nok en gang å skulle gå på en ny runde med «utdyping», når jeg syntes jeg allerede hadde skrevet absolutt alt som skulle skrives …

Takk til min sjef i Agenda Utredning & Utvikling AS, Audun Korsvold, for å ha sagt ja til mine forespørsler om å reise og lære, i et firma hvis eksistensgrunnlag er avhengig av alles arbeidsinnsats og inntjening året rundt. Din velvilje og støtte til min higen etter å innhente og utvikle ny kunnskap har vært svært viktig for meg.

Takk også til to av mine nye kolleger i Agenda, Gry Espedal og Lars Steinberg, som har bidratt til at siste års arbeid er blitt en gedigen opptur. Dere har begge vært med meg aktivt i videreutviklingen av LØFT. Dere har skrevet og fundert og klekket ut fantastiske prosjektideer, og ikke minst vært en uvurderlig inspirasjonskilde når det gjelder å koble LØFT til andre verdsettende tilnærminger. Deres åpenhet, kreativitet og intelligente innspill har vært en fryd for hjerte og sjel!

Til slutt takk til Asbjørn og Martin, mine to kjære, som er «teamet» mitt. På reiser, i skiløypa, på fjellturer, på hjemmefronten.

Deres nærvær, respons og tålmodighet har betydd mye. Dere tilbyr mye godt stoff til en forfatter som skal hente eksempler på hva som er lurt (og dumt!) å gjøre når det gjelder å takle mellommenneskelige utfordringer. Martin har spesielle talenter for å få meg ned på jorda når jeg tror jeg har funnet «sannheten» om hva som virker. Da kommer gjerne han med en stikk motsatt erfaring, for eksempel at det er slett ikke alltid er dumt (slik det påstås i denne boka), å rette oppmerksomheten mot uønsket atferd når man vil oppnå noe.

Oslo, 2. januar 2002.

Gro Johnsrud Langslet.

9

00 Løft REV. 2002.book Page 10 Friday, February 8, 2002 9:39 AM

00 Løft REV. 2002.book Page 11 Friday, February 8, 2002 9:39 AM

Innhold

Introduksjon ......................................................................................... 17 Hvorfor oppleves det ofte ubekvemt å ta tak i problemer?................. 18 Sentrale ideer i løsningsfokusert tilnærming (LØFT)......................... 18 LØFT og andre verdsettende tilnærminger ......................................... 20 Hva kan du som leder få ut av å lese boka?.......................................... 20

Kapittel 1

Når problemene forsterkes ......................................................... 23 Eksempel: «Ledelsen er inkompetent og uegnet!» .............................. 24 Når responsen uteblir … ................................................................ 24 Når kritikken blir konkretisert … .................................................. 25 Vanlige reaksjoner på kritikk.......................................................... 26 Du får «mer av» de problemene du ønsker å løse! .............................. 27 Finne og rette opp feil er fornuftig innenfor den mer «stillestående» delen av virkeligheten … ....................................... 28 … men ikke så hensiktsmessig i den mer «bevegelige» delen av verden................................................................................ 28 Problem og løsning henger ikke alltid sammen – det er derfor ikke nødvendig å kartlegge problemene for å finne løsning....................... 29 Handlingsplaner og tiltak virker ikke alltid!........................................ 31 Språk er ikke uskyldig ........................................................................... 33 Du får mer av det du snakker om! ................................................. 33

00 Løft REV. 2002.book Page 12 Friday, February 8, 2002 9:39 AM

12

LØFT for ledere

Kapittel 2

Finn ut hva du ønsker! ...................................................................36 Du behøver ikke å finne ut av hva problemene består i. Det eneste du trenger å undersøke, er hva som kjennetegner løsningsmønsteret og nøklene til løsning.............................................36 Løsningsmønster..............................................................................37 Nøkler til løsning .............................................................................37 Nysgjerrigheten på å lete fram løsninger «på baksiden av problemene» styrer det man velger å gjøre (og ikke gjøre) .................38 Undersøk de historiene som ligger «på baksiden» av problemene .....40 Lag rike historier av problemeierens unike løsningskompetanse.........................................................................40 Let etter drømmen i ethvert problem .............................................42 Gå på jakt etter situasjoner hvor problemene er mindre eller borte..........................................................................................44 Spørsmål og «verktøy» som kan hjelpe deg til å holde løsningsfokus..........................................................................................47 Det er responsen du får, som viser om spørsmålene dine er nyttige eller ikke...................................................................48 Eksempler på nyttige LØFT-spørsmål ............................................49 Vær varsom med spørsmålene «Hva må til for å løse problemene?» og «Hva kan du gjøre for å løse problemene?» ............56 Eksempel: Eva føler seg tråkket på av en av sine kolleger ..............57 Aksepter forestillingen om at den andre må forandre seg først – og still heller spørsmål om ønsket framtid! ..............................60 Du kan også stille spørsmål om unntak … ..........................................62 … og du kan utforske Evas mestringsstrategier ...................................63 Den som har problemet, er best kompetent til å finne løsningen.......64 Små endringer skaper større endringer ................................................66 «Ja, men hvordan avslutter vi slike samtaler? Er det ikke nødvendig å lage forpliktende oppfølgingsavtaler?»............................66 Den løsningsfokuserte «innstillingen» bestemmer hva du fester deg ved og vil høre mer om...................................................................68 Et fast løsningsfokus kan redusere problemenes dominans..........69 Hva man er nysgjerrig på, styrer valg av spørsmål.........................71 «Blir det galt hvis jeg ikke gjør alt perfekt, eller kan jeg bruke deler av LØFT?» ...............................................................................72

Kapittel 3

Arbeidsmiljøutvikling: Let etter løsninger! ........................74 Redegjør og skap aksept for den løsningsfokuserte framgangsmåten! ...................................................................................74 Still spørsmål om framskritt, ønskemål og kloke grep!............................ 75 Løsningene beskrives som realistisk oppnåelige handlinger og tiltak...................................................................................................82

00 Løft REV. 2002.book Page 13 Friday, February 8, 2002 9:39 AM

Innhold

Avslutt med å gi registreringsoppgave! ................................................ 82 Oppsummer framskritt og kloke grep i oppfølgingsmøter! ............... 84 Parvise intervjuer om høydepunkter ............................................. 85 Gjenfortelling av makkerens høydepunkt i grupper på fire.......... 85 Presentasjon av den beste historien i plenum ............................... 86 Hva er blitt bedre? ........................................................................... 87 Hvilke ritualer og rutiner vil sikre videreføring av ønsket arbeidsmiljø? ................................................................................... 89 Gevinst: Et bedre arbeidsmiljø ............................................................. 89

Kapittel 4

«Vanskelige» medarbeidere ...................................................... 92 Respekt og verdighet som en forutsetning for vekst ........................... 94 Konkretiser ønskemål ........................................................................... 95 Gå på utkikk etter det som allerede skjer av det du ønsker! ............... 96 Skritt i en løsningsfokusert problemløsningssamtale ......................... 97 Åpning av vinduer mot løsninger ...................................................... 100 Oppfølgingssamtalen: «Hvordan har du klart det?» ......................... 102 Forstørring av oppnådde forbedringer .............................................. 103 Skalaspørsmålet i vanskelige samtaler................................................ 105 Det viktigste er å skape en «7-er» ................................................. 106 Vær varsom med å legge for stor vekt på at (bare) han må forandre seg! ........................................................................................ 108 Unntaksobservasjoner vil hjelpe .................................................. 108 Fordeler ved skalaspørsmålet ....................................................... 109 Påminning: Det finnes ingen oppskrifter! ................................... 111 LØFT virker ikke alltid … ............................................................ 111 Refleksjoner og ettertanker................................................................. 112 Når medarbeidere ikke aksepterer kritikk ................................... 112 Når medarbeidere aksepterer kritikk ........................................... 112 Betydningen av å holde fokus på endringstegn ........................... 113

Kapittel 5

Ansatte i konflikt .............................................................................. 116 Er konfliktene løsbare?........................................................................ 117 Forberedelser og ambisjonsnivå ................................................... 117 Innledning til første konfliktløsningssamtale .............................. 117 Utdrag av første samtale ............................................................... 118 Det er opp til partene å finne gode nok løsninger....................... 120 Skalaspørsmålet som redskap i konfliktløsning .......................... 121 Indikasjoner på bedre samarbeid og åpninger til unntak................. 122 Betydningen av å sette av nok tid til at løsningene «vokser fram innenfra» ................................................................. 123 Ja, konfliktene er løsbare: Det er bedring å spore! ............................ 125

13

00 Løft REV. 2002.book Page 14 Friday, February 8, 2002 9:39 AM

14

LØFT for ledere

Når ingenting er bedre eller verre .......................................................127 Skalaspørsmålet som redskap for å lete fram variasjon i konfliktmønsteret ..........................................................................127 Bruk av «eksterne vitner» for å oppspore og forstørre framskritt........................................................................................128 Nei, konfliktene lar seg ikke løse.........................................................129 Indikasjoner på at det er på tide å «gjøre noe annet» ..................132 Du får uansett en avklaring av situasjonen.........................................133

Kapittel 6

LØFT i teamutvikling .....................................................................136 Gnisninger i teamet .............................................................................137 Konvensjonell teamutvikling ..............................................................137 Løsningsfokusert teamutvikling..........................................................139 Oversetting av problemer til drømmer.........................................140 Konsekvenser av at drømmene blir oppfylt .................................140 Tro på løsning ................................................................................140 Gruppas styrker og kvaliteter ........................................................141 Unntak fra problem og refleksjoner rundt kloke grep.................142 De aller første tegnene på endring ................................................143 Oppfølgingsmøte: Oppsummering av framskritt ........................144 Nøkler til framskritt.......................................................................144 Forebygging av tilbakefall..............................................................145 Oppløftende resultater...................................................................146 Forskjeller mellom konvensjonell og løsningsfokusert teamutvikling .......................................................................................146

Kapittel 7

Medarbeidersamtaler ...................................................................148 Hensikt og forberedelser .....................................................................148 Gjennomføring ....................................................................................150 Fokus på beste erfaringer og videre drømmer..............................150 Skalaspørsmålet i medarbeidersamtaler .......................................151 Konsentrer samtalen om noen betydningsfulle områder!.................152

00 Løft REV. 2002.book Page 15 Friday, February 8, 2002 9:39 AM

Innhold

Kapittel 8

Strategiprosesser som motivasjons- og organisasjonsutviklingstiltak? ................................................................................ 154 Organisasjoner som fantastiske og meningsbærende ....................... 155 Spørsmålene du stiller, bidrar til å åpne eller lukke for nye muligheter 156 Strategisamling med alle 250 ansatte ................................................. 158 Identifisering av organisasjonens «beste øyeblikk» ..................... 159 Gjenfortelling av høydepunkter ................................................... 160 Utarbeiding av «erklæringer» og utkast til visjon........................ 161 Konkretisering av erklæringen ..................................................... 163 Oppfølging..................................................................................... 164 Introduksjon av milepælsposter................................................... 165 Gevinster.............................................................................................. 166

Etterord ................................................................................................. 167

Relevant litteratur ........................................................................... 170

Stikkord ................................................................................................. 172

15