Tema 4: El Anfitrión

Cuenta la leyenda, que en la mitología griega, el hijo de Alceo, rey de Trinto y Astidamia, además era bisnieto de Zeus.

Anfitrión era el prometido de Alcmena, hija de su tío Electrión, rey de Micenas, luego de una larga historia, Zeus toma a Alcmena, adoptando la misma forma y aspecto del Rey, ordenando al Sol que no saliera durante tres días para permanecer una larga noche de amor junto a ella, que creía estar con su esposo.

Anfitrión se acostó con ella, de esto nace Heracles hijo de Zeus.

Desde entonces, la palabra “anfitrión”, ha sido adoptada como “la persona que acoge a otra en su casa o a su mesa.” La R.A.E define anfitrión (na), como “Persona o entidad que recibe en su país o en su sede habitual a invitados o visitantes.”

La pregunta es, ¿Quién es un anfitrión? Y ¿Quién es un invitado? Ya que no todos son anfitriones y no todos son invitados.

El anfitrión es aquel que tiene la responsabilidad de atender a sus invitados, mientras que el invitado es aquel que asiste a un evento/celebración/etc… Una vez definida la lista de invitados, lugar del evento, fecha, hora luego se procede a las invitaciones.

Cada invitación tiene una formalidad especial, dependiendo de la confianza con el receptor, como por ejemplo, si es una invitación a familiares de confianza, la invitación puede ser informal, pero si el encuentro es formal, se debe proceder a una carta, con su respectivo trato.

Las invitaciones deben realizarse con tiempo, ya que la agenda de los invitados siempre suelen estar repletas, si se realiza a tiempo, la participación de estos nunca va a fallar.

Como anfitriones debemos especificar dónde se realizara el evento, si el evento se efectúa en una finca, hacienda, se debe facilitar la localización, y disponer de un Estacionamiento y disponer de lugares planos.

Para ser un buen invitado como hablábamos previamente a la personalidad, se debe dar una buena imagen, debemos comportarnos de una manera correcta, sin forzar nuestros modales. Hay que ser distinguidos y elegantes, pero sin hacerlo notar.

¿Qué habilidades debe poseer un buen anfitrión?

Como base debemos relacionarnos con nuestro alrededor para lograr ser un buen anfitrión, si tenemos esa experiencia, la tarea del anfitrión se vuelve mucho más fácil. A parte de esto, un anfitrión debe tener distintos valores, como la paciencia, cortesía, humildad, amabilidad, etc… Agregarle a esto:

- El anfitrión debe saber recibir y despedir a sus i n v i t a d o s .

- Saber controlar situaciones (Incomodas, borrachera, etc…)

- Moverse con soltura al hablar.

- Saber elegir el menú adecuado.

- Tener un salón adecuando con perfectas condiciones.

- Saber colocar a los invitados.

- Atender y facilitar.

- Estar atento y pendiente.

Siendo buenos anfitriones podemos organizar eventos de gran escala, ya poseemos el conocimiento para atender a los ponentes que van a intervenir y están atentos a cualquier tipo de problemática que pueda suceder en una sala.

Tenemos por ejemplo:

- Protocolo de eventos: Este se caracteriza por una serie de conocimientos de protocolo. Lo desempeña alguien con conocimiento previo, para ubicar correctamente a las autoridades. Asignación de puestos en la mesa principal (Marbete).

- Anfitriones de Sala: Caracterizado por; El armado de la Testera, el cambio de nombre en los marbetes, las copas y agua para la testera, entrega de micrófono para las preguntas.

En el caso de eventos grandes, se debe tener comunicación con un intercomunicador.

- Anfitriones de Transfer: Este personal se encarga de recibir a los participantes (Conferencistas), en el aeropuerto. Se debe manejar previamente la lista de la o las personas a cargo, para llevarlos posteriormente a su respectivo hotel, paseo, bus, etc…

En el caso de que los participantes sean extranjeros, el encargado debe hablar idiomas, darle un recorrido personal por la ciudad, introducirle esta y por último, el encargado debe tener siempre la iniciativa en atender.

- Anfitrión Protocolar (Asesor): Se caracteriza por conocer todo en el evento u congreso. (Horario de charlas, recesos, entrega de certificados)

Por el respectivo conocimiento, es fundamental que esté dentro de la logística protocolar. El anfitrión protocolar maneja las acreditaciones, la entrega de documentos, los listado de los participantes, y los certificados de participación, etc… Este es la imagen de la empresa, siendo la cara más amable.