Sistema de clasificaciónnumérica
Definición
Dentro de los diferentes sistemas de archivo de correspondencia o documentos, existen los llamados numéricos que están basados en la asignación de números para la identificación de las guías, sub guías y carpetas. Los números permiten la identificación delos diferentes grupos de documentos a archivar.
El sistema de archivo numérico es uno de los métodos más recomendables a la hora de archivar los documentos.
Es un sistema indirecto porque para localizar un documento primero hay que consultar un tarjetero y es necesario establecer patrones numéricos.
Importancia del sistema numérico
La clasificación de documentos es vital porque ayuda a organizar los datos importantes de una empresa. Esto con la finalidad de simplificar tareas y trámites, así como evitar la acumulación innecesaria de archivos.
Asimismo, la clasificación de documentos ayuda a tener fácil acceso a la información interna de la empresa y evitar la filtración o ataques cibernéticos.
Usos
Los siguientes son algunos de los casos en los cuales el sistema numérico debe usarse con preferencia a otros.
Órdenes de compra en una casa de ventas
Primas de pólizas de seguros
Cuentas de bancos
Préstamos e hipotecas
Casos en oficinas de abogados, médicos y odontólogos
Proyectos de contratistas y de empresas de construcción
Registros de estudiantes en instituciones educativas
Licencias de conductores
Contratos
Recibos y comprobantes en los departamentos de contabilidad repuestos de los mismos, que se distinguen por referencias numéricas.
DESVENTAJAS:
Ventajas: Permiten una expansión conveniente Ofrece mayor precisión y exactitud Garantiza absoluta reserva Rápida visualización e identificación de la secuencia.
PUEDE OCURRIR TRASPOSICIÓN DE NÚMEROS 569 POR 596 SI SE ARCHIVA UN DOCUMENTO EN UNA CARPETA ERRADA SE OBSTACULIZA SU LOCALIZACIÓN NECESITA PERSONAL ESPECIALIZADO
Componentes básicos.
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EL ARCHIVO PRINCIPAL
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EL ARCHIVO MISCELÁNEO ALFABÉTICO
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EL REGISTRO DE NÚMERO ASIGNADO
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EL TARJETERO ÍNDICE
APLICACIONES DEL SISTEMA NUMÉRICO
1.
NUMÉRICO CONSECUTIVO
2.
NUMÉRICO EN SERIE
3.
NÚMERO CORRIENTE O CONTINUO
4.
NÚMERO CODIFICADO
5.
NÚMERO COMBINADO O ALFANUMERICO
Gracias..