Naar het volgende niveau met LEVEL8540

Samen met Wevelgem en Wervik haalden we een subsidie binnen voor de projectoproep van Vlaanderen ‘gemeente zonder gemeentehuis: naar een open, nabij en loketvrij huis van de gemeente’. Nogal een lange werknaam, dus herdoopten we dit project in Deerlijk tot ‘LEVEL8540’. Samen willen we onze dienstverlening en infrastructuur immers naar het volgende level brengen. En dat altijd op het niveau van onze doelgroepen, de wensen en ambities. Het project is nog volop in ontwikkeling, maar we bieden jullie hier graag al een eerste inzicht.

Doelstelling

In dit project willen we stilstaan bij ‘the day after tomorrow’. Hoe moet onze dienstverlening en werkomgeving eruitzien na de digitale transformatie? We streven hierbij naar meer nabijheid, meer ruimte voor ontmoeting en meer betrokkenheid. Zo hopen we een antwoord te formuleren op vragen zoals:

• Wat als de vele digitaliseringsprojecten in Vlaanderen slagen? Hoe ziet de dienstverlening van onze gemeente en het gemeentehuis er dan uit?

• Welke tijd komt er vrij door die digitalisering en hoe kunnen we die benutten om de burger nog beter van dienst te zijn?

• Als de burger alles digitaal kan doen, welke ondersteuning moet we dan bieden?

• Als er geen loketten meer zouden zijn, kan de ruimte van een gemeentehuis dan voor iets anders gebruikt worden? En welke werkomgeving is er dan nodig voor het gemeentepersoneel?

Toekomstverkenning

Er bestaan op vandaag heel wat processen, diensten en producten die aan optimalisatie toe zijn. Binnen dit project van 1 jaar willen we vooral in grote lijnen nadenken over de dienstverlening en het gemeentehuis van de toekomst. We vertrekken hierbij vanuit de dienstverlening die we vandaag al aanbieden, waarop de digitalisering een impact zal hebben, maar waarbij we verwachten dat dit meer mogelijkheden biedt voor een betere en vooral toegankelijkere dienstverlening. Enkele voorbeelden zijn:

• Een chatbot of virtuele assistent inschakelen om op een vlotte en snelle manier een juiste oplossing te bieden op de vragen van onze burgers. Deze digitalisering creëert meer ruimte en tijd om persoonlijk in gesprek te gaan over complexe vragen. Het automatisch toekennen van vergunningen of aanvragen waarbij de administratieve rompslomp voor zowel burger als medewerker beperkt is.

• Het digitaal opzoeken en nakijken van perceelsinformatie, omgevingsvergunningen en ruimtelijke uitvoeringsplannen zonder een bezoek aan het gemeentehuis.

• Het digitaliseren van vergunningen en plannen om meer informatie digitaal te ontsluiten.

• Het inzetten op een open omgeving waar ruimte is voor dialoog, ontmoeting en democratie.

• Het voorzien in een mobiele balie waarbij we op een meer outreachende manier te werk kunnen gaan en zo een gemak voor zowel burger als medewerker creëren.

Plan van aanpak Interne inspiratiesessies

Nog vóór 2022 ten einde was, organiseerden we een interne analyse met onze medewerkers over de processen zoals ze op vandaag bestaan, met een inspirerende vooruitblik naar de toekomst. Deze interne inspiratiesessies zorgen ervoor dat we in een volgende stap de kansen van digitalisering bevattelijk kunnen maken en onze kansen voor een warmere, toegankelijke dienstverlening en werkomgeving in kaart brengen.

Inspirerende droomdagen

Als we even mogen dromen, waar staan we dan in 2040? Aan de hand van enkele droomdagen - die plaatsvinden rond maart 2023 - brengen we aandachtspunten maar ook kansen in kaart. Zo nodigen we onze burgers uit om samen met ons te (durven) dromen over de dienstverlening en het gemeentehuis van de toekomst. We luisteren naar jullie inbreng en ideeën om samen tot een blauwdruk op maat van elke gemeente te komen. De concrete data voor deze droomdagen zijn nog niet gekend. Wie interesse heeft om deel te nemen, kan ons dat wel al laten weten via een formulier op www.deerlijk.be/level8540.

Naslagwerk

Nadien gaan we aan de slag met de input die we mochten verzamelen tijdens de interne inspiratiesessies en externe droomdagen. Aan de hand hiervan concretiseren we een toekomstbeeld in zowel processen als ruimte.

Prototypes

Na de vele input die we zullen verzamelen tijdens de interne inspiratiesessies en de droomdagen, gaan we tegen de zomer van 2023 aan de slag met prototypes. Dat zijn eerste voorstellen van hoe iets er in de toekomst uit kan zien. Aan de hand van deze prototypes vernemen we onmiddellijk of iets werkt of niet. Dat zal ons helpen in het samenstellen van de finale blauwdruk. Het uittesten van deze prototypes doen we zowel met medewerkers als burgers.

Eindproduct

Na de inspiratie en testfase aan de hand van prototypes, is het tijd voor het finale eindproduct. We stellen een conceptnota samen waarin we alle verzamelde kennis delen en rapporteren. Deze conceptnota is een praktische en realistische doorvertaling naar de werkplek en blauwdruk voor het gemeentehuis van de toekomst. Dit is niet alleen toepasbaar voor Deerlijk, Wevelgem of Wervik maar ook voor andere gemeenten. We streven ernaar het project met een conceptnota als resultaat af te werken in september 2023.

Op de hoogte blijven van dit project? Surf naar www.deerlijk.be/level8540.