Universidad Galileo Facultad de Ciencias de la Comunicación Licenciatura en Comunicación y Diseño Lic. Antonio Gutiérrez
Infografía #2 (El control)
Cabrera Conde, Ana Gabriela Carné: 15001228 Guatemala, 27, octubre del 2016
Introducción La Administración es aquella ciencia encargada de crear entornos favorables en los que coordinando diversos recursos, se alcanzan los resultados deseados. Koonts y Weilrich (2010). Para una administración efectiva, se debe de controlar. El control es un proceso de monitoreo, comparación y corrección del desempeño laboral. Todos los gerentes deberían controlar, pues esto permite planear y crear una estructura organizacional para lograr cumplir con eficiencia las metas y motivar a los empleados mediante un liderazgo efectivo. El control se puede ver en tres áreas específicas, como lo son la planeación, otorgamiento de decisión a los empleados y protección del lugar de trabajo. Cuando el gerente planea, determina los objetivos que son los que le provee dirección tanto a él como a los empleados de la organización, sin embargo, anunciar las metas a los colaboradores no garantiza los futuros resultados. Otra razón importante por la que el control es de suma importancia es debido a que otorga a sus empleados la facultad de la decisión. Muchas veces, el gerente no lo hace debido al miedo de que algo falle y la culpa recaiga sobre ellos. Sin embargo, un sistema efectivo de control puede proporcionar la retroalimentación necesaria sobre el desempeño de cada empleado y así minimizar el riesgo de problemas. Los gerentes controlan tanto para proteger tanto a la organización como a los recursos. El entorno laboral puede verse amenazado con escándalos financieros, violencia de lugar de trabajo, violación de seguridad, entre otras. Los gerentes deben de proteger los recursos organizacionales, los planes de respaldo y los controles integrales que ayudarán a reducir el riesgo de interrupciones. Existe en llamado “proceso de control”, el cual consiste de tres pasos donde se mide el desempeño real, comparándolo contra un estándar y así poder corregir los errores. En otras palabras, el proceso de control de una organización, son los objetivos específicos creados previamente. Para que un gerente sea efectivo en su puesto, debe de interpretar tres roles importantes, que según Mintzberg, son los Roles interpersonales (habilidades con las personas, deben ser líderes y motivar a sus empleados), Roles informativos (reciben y transmiten información) y finalmente los roles decisorios. Además, un gerente debe contar con ciertas habilidades para poder cumplir con excelencia su trabajo. Estas son: Técnicas, humanas y conceptuales. Conociendo las habilidades y roles de los gerentes, es importante resaltar las medidas utilizadas en el desempeño organizacional. El desempeño es el resultado final de una actividad, y el desempeño organizacional como su nombre lo indica,
son los resultados en conjunto de todas las actividades laborales dentro de la organización. Las medidas utilizadas para el desempeño organizacional son la productividad organizacional, la cual se enfoca en utilizar los recursos necesarios para que la empresa sea productiva; la efectividad organizacional que es una medida de lo más indicado de las metas organizacionales y de qué tan bien estas estén siendo cumplidas y finalmente, las clasificaciones de la industria de las compañías, que son determinadas por medidas específicas de desempeño distintas en cada lista. También existen distintas herramientas que el gerente debe de utilizar a la hora de controlar las actividades dentro de la empresa. Estas herramientas son apropiadas para monitorear y medir el desempeño de la organización. Entre ellas se encuentra el control preventivo, que previene problemas antes de la actividad real, el control recurrente se da mientras la actividad está en proceso. La forma de control recurrente mejor conocida es la supervisión directa o administración de corredor, que describe a un gerente que está en el área laboral e interactúa directamente con los empleados y finalmente, el control de retroalimentación, aquel que se da después de la realización de la actividad. La infografía realizada tiene como objetivo dar a conocer la importancia del control en una empresa debido a que este es una herramienta clave y puede prever futuros problemas. Un gerente planifica, organiza y coordina tanto recursos como actividades dentro de la empresa, y este debe de tener ciertas habilidades y desempeñar los roles mencionados previamente para poder así ser un gerente efectivo. El control en una empresa es de alta importancia, pues el gerente será capaz de verificar que se cumplan las metas y objetivos de la organización, que los empleados realicen su trabajo con eficiencia y eficacia y finalmente, satisfacer las necesidades del cliente. Además de la satisfacción al cliente, el gerente es encargado de lograr mantener una ventaja competitiva de su organización y debe utilizar herramientas de planeación y control, como lo es el presupuesto.
Conclusiones
Un gerente efectivo da seguimiento para asegurarse de que los empleados realmente estén cumpliendo con su trabajo, y por lo tanto, también se cumplan los objetivos de la organización. Si los gerentes no controlan, no tendrán forma de saber si los objetivos están siendo cumplidos y no estará preparado para los cambios en el futuro.
Para la mejora dentro de la organización, los gerentes de cada nivel estén comprometidos y posean conocimientos y habilidades para entender el diseño de procesos, productos, procedimientos y políticas en la empresa. También, se debe de trabajar por cumplir el objetivo principal de la organización: Satisfacer las necesidades y cumplir con las necesidades del cliente en calidad, precio y tiempo de entrega y fomentar hábitos de mejora con base en actitudes positivas, conocimientos y habilidades tanto de los empleados como los directivos.
Los gerentes velan por que los colaboradores exploten su potencial y realicen las tareas correspondientes con eficiencia y eficacia. La eficiencia se refiere a obtener mejores resultados con el uso de menos recursos y así poder cumplir con los objetivos establecidos por la organización. Entre los recursos se incluyen: Humanos (talento), tecnológicos, económicos, aprendizaje, materiales, infraestructura y lo más valioso, el tiempo y clientes.
Una de las ventajas más importantes del control de retroalimentación, es que proporciona a los gerentes información importante acerca de la efectividad de sus decisiones y esfuerzos de planeación. Muestra poca variación entre el estándar y el desempeño real, lo que indica que la planeación es indicada en general.
Para que el proceso de toma de decisiones sea efectivo, es necesario enfocarse en lo importante, se debe ser lógico y persistente, utilizar el pensamiento subjetivo como objetivo y combinar el pensamiento analítico con el intuitivo. Además, se necesita información y un análisis completo de esta, se debe fomentar la comunicación de información importante y opiniones, y formar un ambiente de confianza.
Un gerente debe de crear un entorno de confianza para que los colaboradores se sientan seguros de las decisiones que este tome y de sus
presentimientos. También, es importante que un gerente tome en cuenta las opiniones y comentarios de los colaboradores, para poder recopilar información necesaria, analizarla, obtener distintas propuestas y así poder tomar la decisión más adecuada.
Bibliografía
Robbins y Coulter (2014) Administración. Pearson: México. Gutiérrez (2016), Apunte de clase “Administración de la calidad total”. Galileo, Guatemala. Gutiérrez (2016), Apunte de clase “Planeación Estratégica Aplicada”. Galileo, Guatemala.