O GUIA DO CONSELHEIRO
CONTEÚDO Apresentação O cargo de Conselheiro As funções do Conselheiro As ferramentas de trabalho Dicas Considerações Finais Depoimentos Responsáveis
APRESENTAÇÃO O Núcleo UFMG Jr. é uma instituição formada pelas Empresas Juniores da UFMG e tem como principais objetivos representá-las perante a Universidade, apoiá-las e promover a sua integração. O Conselho Deliberativo é uma parte importante nessa organização, pois é papel dele acompanhar as ações do Núcleo e alinhar o interesse das EJs com o interesse do Movimento Empresa Júnior dentro da Universidade. Este manual é fruto da iniciativa dos Conselheiros da Gestão 2011/01 do Núcleo UFMG Jr., que enxergaram uma possibilidade de mudança e resolveram agir para tornar o cargo de Conselheiro mais efetivo e verdadeiramente responsável pelas diretrizes do Núcleo. Esperamos com esse documento esclarecer a função estratégica do Conselheiro e proporcionar meios facilitadores para o cumprimento efetivo da sua função, tendo em vista oferecer ao Núcleo UFMG Jr. as condições de se desenvolver e fazer crescer o Movimento Empresa Júnior na Universidade.
O Conselheiro Você sabe o que significa ser Conselheiro do Núcleo UFMG Jr.? O Núcleo UFMG Jr. existe para representar as suas EJs. E sabe quem tem a voz para defender os seus interesses? Você, Conselheiro! É o Conselho Deliberativo, formado por dois representantes de cada EJ filiada, que dita a direção que o Núcleo deve seguir. É responsabilidade sua garantir que essa direção seja seguida e fazer de tudo para que a Missão do Núcleo seja cumprida.
E que Missão é essa? Fomentar a criação de novas Empresas Juniores na UFMG, contribuir para o desenvolvimento das empresas filiadas e representá-las perante a Universidade e o público externo.
E o que você precisa para ser um bom Conselheiro? • • • • • • • •
Ter senso crítico Ser flexível Saber se comunicar Ter pro atividade Saber liderar Desenvolver a sua capacidade de tomada de decisão Ter visão sistêmica Ser responsável
Mas por que tudo isso? Porque você representa a sua EJ no Núcleo UFMG Jr. e suas decisões impactam diretamente no futuro do Movimento Empresa Júnior na Universidade. Logo, o exercício da sua função está diretamente atrelado a todas as EJs da UFMG – uma responsabilidade e tanto!
As funções do Conselheiro E qual o papel do Conselheiro? Representar e defender os interesses da EJ perante o Núcleo UFMG Jr., bem como representá-lo perante a sociedade; contribuir para a elaboração do Planejamento Estratégico e garantir a sua execução; promover a continuidade da organização e a sua perpetuação entre os membros da EJ.
Mas antes de exercer essa função... Antes de mais nada, você, como Conselheiro, deve conhecer o Núcleo UFMG Jr. e para isso a leitura de alguns documentos é essencial. Reserve um espaço na sua mesa de cabeceira para Estatuto e Regimento Interno. E você também precisa saber o que já foi feito no passado e quais são as ações propostas para o futuro, então conheça também a Estratégia do Núcleo UFMG Jr., os Relatórios de gestões passadas e os Planos de Ação das Diretorias. Agora que você já entendeu a importância do seu cargo, que tal conhecer suas funções?
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Representar e defender os interesses de sua EJ nas decisões do Núcleo UFMG Jr.;
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Participar de Reuniões Gerais, Assembleias Ordinárias e Extraordinárias;
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Garantir a regularização da EJ de acordo com as normas estabelecidas pelo Núcleo UFMG Jr., registradas em Estatuto e Regimento Interno;
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Auxiliar a Diretoria com sugestões e responder a demandas da mesma, sempre que solicitado e respeitando prazos determinados;
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Representar o Núcleo UFMG Jr., seus valores e preceitos perante a sociedade;
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Repassar informações pertinentes dos acontecimentos do Núcleo UFMG Jr. para a EJ, bem como promover a motivação dos membros para a participação em eventos e atividades relacionadas ao Núcleo, conforme política interna da empresa;
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Desdobrar e alinhar a estratégia do Núcleo UFMG Jr., juntamente com a Diretoria, através da análise e aprovação dos planos de ação propostos pela mesma, a fim de garantir a busca pelos objetivos do Núcleo;
As funções do Conselheiro •
Contribuir com a elaboração do Planejamento Estratégico do Núcleo UFMG Jr., através de discussões em conjunto com a Diretoria, a fim de definir os rumos da organização e a defesa dos princípios do Movimento e dos interesses das EJs filiadas;
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Fiscalizar as atividades da Diretoria, através do acompanhamento constante, sob a forma de comitês internos, dos Planos de Ação e Indicadores Estratégicos com as ferramentas pertinentes (Tabela de Ações Estratégicas, Planilha de Indicadores e Fórum). Cobranças de atualização das atividades e pedidos de ações corretivas devem ser realizados sempre que necessário, a fim de garantir que as ações propostas serão executadas e os resultados obtidos;
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Dar suporte e orientação aos novos conselheiros, através do repasse de informações, orientação sobre leitura de documentos, apresentação da forma de organização interna do Conselho Deliberativo e posicionamento da EJ perante determinados aspectos, a fim de garantir o conhecimento mínimo necessário para a execução do papel;
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Promover a continuidade da organização, através da manutenção de atas de reuniões e fiscalização da Diretoria pela elaboração de relatórios de gestão e desenho de processos de rotina, a fim de evitar a perda de informações e conhecimento ao longo do tempo.
As suas ferramentas de trabalho...
Ufa! Sentiu o peso da responsabilidade? Parece difícil? Realmente é, mas algumas ferramentas foram desenvolvidas para auxiliá-lo nesse trabalho.
Você vai precisar de: •
Fórum
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Planilha de Acompanhamento de Indicadores
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Tabela de Ações Estratégicas
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Comitês Internos
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POPs
As suas ferramentas de trabalho... Fórum Objetivo: O Fórum foi criado com o objetivo de ser o centro das informações, discussões e suporte de atividades do Núcleo UFMG Jr. Qualquer empresário júnior, membro de uma EJ filiada, pode ter acesso ao fórum. Estrutura: O fórum é divido em quatro espaços, sendo eles: Geral, Diretoria, Setoriais e Projetos. O espaço Geral contém: • Fórum Assuntos Gerais - destinado a discussões gerais do Núcleo UFMG Jr. • Fórum Conselho Deliberativo - destinado a discussões e deliberações do Conselho Deliberativo do Núcleo UFMG Jr. • Fórum Entre EJs - destinado a divulgação e discussão de assuntos diversos sobre as Empresas Juniores filiadas • Fórum FEJEMG - destinado a divulgação da Federação de Empresas Juniores do Estado de Minas Gerais Além do Espaço Geral, há ainda o espaço da Diretoria, de Setoriais e Projetos. A Diretoria do Núcleo UFMG Jr. é responsável pela manutenção, organização e qualidade do ambiente no fórum. Cabe ao Conselho fazer uso dessa ferramenta para a realização de repasse de informações para a EJ, realização de atividades juntamente com a diretoria, discussão de decisões, fiscalização, e acompanhamento de ações e indicadores
As suas ferramentas de trabalho... Tabela de Ações Estratégicas – TAE Objetivo: A Tabela de Ações Estratégicas (TAE) foi criada com o objetivo de transparecer o andamento das diversas ações estratégicas propostas pela diretoria executiva e aprovadas pelo conselho deliberativo.
Estrutura: A TAE é uma planilha no Google Docs que conta com dois tipos de abas principais: a Lista Mestre e as Abas de Acompanhamento Individual de Ações Estratégicas. •
A aba Lista Mestre contém conjuntos de ações estratégicas de cada Diretoria, com seus respectivos prazos e status.
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A aba de Acompanhamento Individual de Iniciativa Estratégica apresenta uma breve descrição da ação, responsáveis, etapas, prazos e status, além do objetivo estratégico relacionado.
A TAE é uma ferramenta que produz informações que ajudam na fiscalização e na tomada de decisão da organização para ações corretivas. Os Diretores são responsáveis pela sua constante atualização e execução, enquanto o Conselho se ocupa do acompanhamento e fiscalização das atividades.
As suas ferramentas de trabalho... Planilha de Acompanhamento de Indicadores Objetivo: A Planilha de Acompanhamento de Indicadores (PAI) tem como objetivo transparecer os resultados dos indicadores estratégicos do Núcleo UFMG Jr.
Estrutura: A PAI é uma planilha no Google Docs e conta com cinco abas principais: Geral, Administrativo–Financeiro, Comunicação, Desenvolvimento e Presidência. A aba Geral contém: • • • • • •
Objetivos estratégicos Indicadores relacionados Fórmulas dos indicadores Metas Período de coleta Resultados Parciais.
Todas essas informações são divididas por diretoria, contando também com uma legenda para auxiliar no entendimento dos resultados. As abas das Diretorias contêm: • • • •
Os objetivos estratégicos Indicadores relacionados Metas Justificativa.
A PAI é alimentada com os resultados estratégicos parciais e finais dos indicadores e produz informações que ajudam na fiscalização e na tomada de decisão da organização para ações corretivas. Os diretores são os responsáveis pelo seu preenchimento e os Conselheiros contam com essa ferramenta como auxílio no acompanhamento dos resultados do Núcleo UFMG Jr.
As suas ferramentas de trabalho... Comitês Internos Objetivo: Os Comitês Internos foram criados para organizar e prover ferramentas ao conselho deliberativo do Núcleo UFMG Jr. para, de maneira eficaz, fiscalizar as atividades da Diretoria Executiva. Atividades sujeitas à fiscalização: • Planos de ação da diretoria executiva • O Planejamento Estratégico da organização • As próprias atividades designadas ao conselho Estrutura: Os comitês internos são criados no início de cada semestre. Os conselheiros se organizam em grupos e cada grupo é responsável por acompanhar as atividades que lhe foram designadas. Para cada comitê deve ser criado um tópico no fórum no qual será realizado o acompanhamento das atividades. Cabe a cada comitê cobrar e pedir esclarecimentos de situações fora do que foi previamente acordado. A escolha dos objetos de Fiscalização pode seguir três caminhos: • Diretoria – planos de ação, projetos e indicadores da Diretoria; • Indicadores – Indicadores, projetos e planos de ação relacionados; • Ações Variadas – Planos de ação, projetos e indicadores de diferentes Diretorias.
A ferramenta produz informações que ajudam na fiscalização e na tomada de decisão para ações corretivas. Os conselheiros são os responsáveis pela execução e pelos resultados das atividades dos seus respectivos comitês.
POPs Objetivo: O Procedimento Operacional Padrão (POP) tem como objetivo detalhar as etapas de cada processo no qual o Conselheiro está envolvido. Estrutura: Os POPs são descritos de forma a relatar: • • • • • •
Processos predecessores e entradas; Materiais utilizados; Passos críticos; Possíveis falhas e correções; Resultados esperados; Anomalias e ações corretivas.
Estão descritos os processos de: • • • • •
Deliberação; Cogestão; Formação de Comitês Internos; Eleição de Diretoria ; Reunião do Conselho.
Todos os POPs são acessíveis aos Conselheiros através do Fórum e da Rede Núcleo. Essas ferramentas têm papel importante no auxílio da execução das próprias atividades do Conselheiro previstas neste documento. Cabe ao Conselho zelar pela sua utilização e constante atualização.
#ficaadica Agora que você conhece bem o seu cargo, ficam algumas dicas:
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#1. Conheça bem a sua EJ, os seus princípios e posicionamento diante das principais discussões do MEJ, afinal de contas, você está aqui para representá-la e é essencial que consiga transmitir e defender os seus interesses.
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#2. A cada semestre o Núcleo UFMG Jr. passa por mudanças na composição do Conselho Deliberativo, mas não podemos deixar que o ritmo de trabalho seja interrompido. Para isso, é essencial que você, Conselheiro, faça uma boa cogestão. Apresente o Núcleo ao seu sucessor, converse sobre a importância do cargo, a rotina do trabalho e coloque-o a par das ações do Núcleo e da posição da sua EJ.
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#3. Ao escolher o seu sucessor busque alguém interessado e comprometido com o MEJ em todas as suas instâncias. Alguém responsável, formador de opinião e que saberá responder adequadamente em nome da sua EJ.
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#4. Não se acomode! Se perceber que algo está errado faça de tudo para mudar. O futuro do Núcleo e de todas as EJs que ele representa está nas suas mãos.
Pra terminar...
O presente documento foi criado e pretende-se que sua atualização seja contínua com o intuito de facilitar o trabalho de todos os membros do Núcleo, impactando diretamente nos Conselheiros e na Diretoria Executiva. Por este motivo, este documento é passivo de mudanças a qualquer momento para que as atividades do Núcleo UFMG Jr. possam ser melhor executadas.
Nesta primeira tentativa, ressalta-se a necessidade de atenção e cuidados maiores na criação dos Comitês Internos com o objetivo de se dar início a esta nova cultura e aprimorar possíveis falhas que não foram detectadas pela equipe de conselheiros executora deste projeto. Este trabalho apenas atingirá seu fim se todos os envolvidos, Conselheiros Gestão 2011/1, Conselheiros Gestão 2011/2 e Diretoria Executiva, se comprometerem a inserir os processos e ferramentas na cultura da organização.
Com a palavra... “O posicionamento tomado pelo Conselho na gestão 2011/1 foi histórico e ter feito parte dessa mudança é, para mim, motivo de muito orgulho. Foi a união de empresários juniores insatisfeitos com seus papéis e motivados a melhorar aquele que é o órgão do MEJ mais próximo de nós – o Núcleo UFMG Jr. Com toda certeza, as discussões promovidas e as decisões tomadas vão tornar o Núcleo mais efetivo em suas ações e representativo dos interesses daqueles que o compõe, tanto pelo conteúdo quanto pela nova visão e espírito criado. Eu hoje tenho orgulho de ter sido Conselheira e quero passar isso para o meu sucessor, juntamente com a consciência de que trabalhamos sempre para construir algo melhor.” Gabriela Amorim Conselheira 2011/01 Mult Jr
“Gostaria de deixar com você, Conselheiro, algo que sempre me disseram na minha empresa júnior. “Quem determina o quanto será gratificante, agregador e importante a sua passagem por um dos cargos será a pessoa que o ocupa”. Jamais se limite à rotina, procure sempre trabalhar em equipe e não tenha medo de assumir responsabilidades de modo consciente. Abraço Núcleo!” Arthur Miranda Conselheiro 2011/01
UCJ
Os responsáveis!
Larissa Morelli Ferraz Guimarães Evélin Angélica Herculano de Morais
Bruno Assis Jenifer Batista
Douglas Rodrigues Dias Bruno Milagres Mesquita
Hathos Garcia Dias Ana Carolina Saraiva Cardoso
Marina Jardim da Silva Rezende Juliana Mendes Amorim
Luania Ludmilla Castro Jorge Afonso Maia Marink
Pedro Dias Juan Oliveira
Alice Cançado Ferreira Gontijo Gabriela de Amorim Soares
Fabio Teixeira da Costa Mariana Bittencourt
Aline Franco Sara Rocha
Arthur Miranda Brandão Alves Raquel Lo-Buono Moreira de Souza Lima
Josilene Mercês de Mel Milton Demis Guimarães Júnior