Zarządzanie finansowe projektem

Program Leonardo da Vinci

Zarzàdzanie finansowe projektem Poradnik dla beneficjentów Projekty mobilnoÊci 2007-2010

www.leonardo.org.pl

Publikacja sfinansowana z funduszy Komisji Europejskiej w ramach Programu „Uczenie si´ przez ca∏e ˝ycie”

Wydawca:

Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Narodowa Agencja Programu „Uczenie si´ przez ca∏e ˝ycie” Program Leonardo da Vinci ul. Mokotowska 43 00-551 Warszawa tel: 022 - 463 13 23 fax: 022 - 463 10 21 www.leonardo.org.pl

Tekst Joanna Kaszewska Koordynator Zespo∏u Projektów Sta˝owych

Sylwia Stanios Zespó∏ Rozliczeƒ Finansowych

Redakcja Anna At∏as Zast´pca Dyrektora Programu „Uczenie si´ przez ca∏e ˝ycie”

ISBN 978-83-60058-39-8

Spis treÊci WPROWADZENIE. CYKL FINANSOWY PROJEKTU

4

CELE PORADNIKA

7

ZARZÑDZANIE PROJEKTEM

I II

1 Relacje mi´dzy Narodowà Agencjà Programu a beneficjentem

8

1.1 Narodowa Agencja Programu a beneficjent

9

1.2 Relacje mi´dzy beneficjentem a uczestnikami

9

2 Zmiany tekstu projektu i kontraktu 2.1 Zmiana listy uczestników wymian/sta˝y

9 10

2.2 Zmiany bud˝etu

10

2.3 Zmiany partnera projektu

10

2.4 Zmiany konta bankowego

10

2.5 Zmiana okresu uprawnienia kosztów

11

ASPEKTY FINANSOWE

III IV V

VI

3 Wydatki uprawnione oraz nieuprawnione

11

4 Finansowanie projektów mobilnoÊci

12

4.1 Koszty zarzàdzania (administracji projektu)

12

4.2 Koszty wymiany/sta˝u zwiàzane bezpoÊrednio z uczestnikami

14

4.3 Koszty przygotowania j´zykowego, kulturowego i pedagogicznego

16

5 Zarzàdzanie finansowe projektem 5.1 Zasady ogólne

23 23

5.2 Rachunek bankowy

23

5.3 System rachunkowoÊci i kontrola wewn´trzna

23

5.4 VAT, c∏a i inne podatki od towarów i us∏ug

24

5.5 Kursy wymiany

24

5.6 Odsetki

25

5.7 Zamówienie publiczne

25

6 Wizyty monitorujàce i kontrola na miejscu

26

ZA¸ÑCZNIKI Za∏. 1 Wyciàg z formularza kontraktowego

27

Za∏. 2 Wniosek o aneks

32

Za∏. 3a Lista dowodów ksi´gowych – pe∏na

42

Za∏. 3b Lista dowodów ksi´gowych – uproszczona

43

Wprowadzenie

Cykl finansowy projektu Na poczàtku niniejszego poradnika, poÊwi´conego zarzàdzaniu finansowemu w projektach mobilnoÊci programu Leonardo da Vinci, chcielibyÊmy Paƒstwu przybli˝yç cykl finansowy projektu, aby pokazaç, ˝e ka˝dy z etapów tego cyklu, poczàwszy od planowania projektu, przez z∏o˝enie wniosku, kontraktowanie projektu i wreszcie jego wdro˝enie i rozliczenie, powinien byç starannie przemyÊlany przez wnioskodawc´, aby w pe∏ni osiàgnàç zamierzone cele i efektywnie wykorzystaç przyznane dofinansowanie. Warto tak˝e podkreÊliç, ˝e Narodowa Agencja jest gotowa s∏u˝yç Paƒstwu pomocà w razie wszelkich wàtpliwoÊci zwiàzanych z zarzàdzaniem finansowym w projektach. Dlatego zach´camy goràco do bie˝àcych kontaktów i konsultacji z nami w ciàgu ca∏ego cyklu projektowego, po to, aby nie zostawiaç wyjaÊniania spraw o istotnym znaczeniu dla wdra˝ania projektu na ostatnià chwil´.

Wszystkie informacje wa˝ne dla poprawnego rozliczenia projektów i dokumentowania kosztów sà podawane równie˝ na stronie internetowej programu www.leonardo.org.pl w zak∏adce „Wa˝ne informacje”.

G∏ówne etapy finansowego cyklu projektu to: Planowanie

1 Z∏o˝enie wniosku wraz z szacowanym bud˝etem 2 Ocena bud˝etu

Wdra˝anie

3 Przygotowanie umowy 4 Podpisanie umowy przekazanie 1. zaliczki 5 Wdra˝anie projektu

Raportowanie

6 SprawozdawczoÊç 61 raport z post´pu prac lub raport czàstkowy kolejna p∏atnoÊç zaliczkowa 62 raport koƒcowy ostatnia p∏atnoÊç (balans) lub wezwanie do zwrotu

Ewaluacja

7 Audyty

1 Z∏o˝enie

wniosku

Na etapie sk∏adania wniosku Wnioskodawca musi przedstawiç szacunkowy bud˝et projektu.

Bud˝et powinien byç spójny z za∏o˝eniami przedstawionymi w opisie zadaƒ przeznaczonych do wykonania przez poszczególnych partnerów i z planem pracy (pakietami roboczymi).

Bud˝et powinien byç skalkulowany realistycznie na podstawie szacowanych kosztów, przy czym nie mo˝e przekraczaç dopuszczalnych limitów okreÊlonych przez Komisj´ Europejskà i Narodowà Agencj´ dla poszczególnych typów dzia∏aƒ. Przy kalkulowaniu bud˝etu projektów mobilnoÊci szczególnie wa˝ne jest, aby nie przekroczyç limitów stawek na utrzymanie podanych w tabelach dla w∏aÊciwego roku konkursowego. We wniosku nale˝y tak˝e w jasny sposób opisaç metod´ kalkulacji bud˝etu, czyli, w przypadku projektów mobilnoÊci nale˝y podaç, jakà kwot´ przyj´to do oszacowania kosztów podró˝y do danego kraju, stawk´ na utrzymanie, stawk´ na przygotowanie j´zykowo-kulturowe i zarzàdzanie projektem.

2 Ocena

bud˝etu

W trakcie oceny wniosku eksperci oceniajà bud˝et projektu pod kàtem jego adekwatnoÊci do opisu dzia∏aƒ przedstawionych we wniosku. Eksperci sprawdzajà, czy stawki przyj´te do 4

Cykl finansowy projektu

oszacowania kosztów podró˝y sà realistyczne i odpowiadajà uwarunkowaniom rynkowym, czy stawki na utrzymanie i pobyt nie przekraczajà ustalonych limitów oraz czy we wniosku znajdujà si´ szczegó∏owe opisy dzia∏aƒ zaplanowanych w ramach przygotowania j´zykowo-kulturowego i zarzàdzania projektem, które uzasadniajà przyznanie rycza∏tów na ten cel. Zgodnie z zaleceniami Komisji Europejskiej, jeÊli za∏o˝enia projektu przedstawione we wniosku nie zawierajà informacji na temat dzia∏aƒ przygotowujàcych uczestników do sta˝y bàdê te˝ nie przewidujà dzia∏aƒ zwiàzanych z organizacjà i nadzorowaniem sta˝y przez organizacj´ wysy∏ajàcà i/lub przyjmujàcà generujàcych koszty, rycza∏ty na te dzia∏ania mogà nie byç przyznane. Ocena bud˝etu przez ekspertów mo˝e skutkowaç zatem rewizjà (zmniejszeniem) wnioskowanego bud˝etu.

3 Faza

przygotowania umowy

Na podstawie zaleceƒ ekspertów Narodowa Agencja przygotowuje ostateczny kszta∏t bud˝etu projektu. Na tym etapie agencja mo˝e tak˝e weryfikowaç ewentualne b∏´dy arytmetyczne w kalkulacji bud˝etu, wprowadzaç zaokràglenia do ca∏kowitych kwot w euro bàdê uwzgl´dniaç zmiany dotyczàce krajów docelowych lub liczby uczestników zg∏oszone przez beneficjenta w formularzu kontraktowym.

4 Podpisanie

umowy i przekazanie pierwszej p∏atnoÊci zaliczkowej

Umowa finansowa okreÊla wysokoÊç dofinansowania ze Êrodków programu i ustala zasady rozliczania. Podpisanie umowy finansowej przez obydwie strony potwierdza ostateczny kszta∏t bud˝etu projektu i oznacza, ˝e projekt b´dzie realizowany i rozliczany zgodnie z zatwierdzonym bud˝etem, który stanowi za∏àcznik do umowy. Wszelkie zmiany bud˝etu w trakcie realizacji projektu wymagaç zatem b´dà podpisania aneksu do umowy finansowej. Narodowa Agencja wyp∏aca w terminie do 45 dni od podpisania umowy przez ostatnià ze stron pierwszà zaliczk´ na realizacj´ projektu. Wa˝ne jest, by beneficjent planowa∏ dzia∏ania w ramach projektu w powiàzaniu z realistycznà ocenà czasu niezb´dnego do podpisania umowy (dotyczy zw∏aszcza beneficjentów, gdzie umowy podpisuje organ prowadzàcy), aby zostawiç niezb´dny margines czasowy na wp∏yni´cie p∏atnoÊci zaliczkowej z Narodowej Agencji przed wyjazdem uczestników na sta˝ zagraniczny.

5 Wdra˝anie

projektu

Przy realizacji projektu mo˝e okazaç si´, ˝e sytuacja wymaga dokonania modyfikacji pierwotnie planowanego bud˝etu. Zalecamy jednak, by wszelkie kwestie finansowe najpierw konsultowaç z pracownikami Narodowej Agencji drogà telefonicznà lub e-mailem. Samowolne dokonywanie zmian w bud˝ecie mo˝e skutkowaç tym, ˝e pewne wydatki nie zostanà uznane na etapie rozliczania projektu, o ile nie by∏o na nie zgody Narodowej Agencji. Trzeba tak˝e pami´taç, ˝e ogólna kwota dofinansowania przyznana w umowie nie mo˝e ulec zwi´kszeniu.

6 SprawozdawczoÊç (raport czàstkowy, kolejna p∏atnoÊç zaliczkowa, raport koƒcowy, ostatnia p∏atnoÊç bàdê wezwanie do zwrotu).

W przypadku projektów d∏u˝szych bàdê projektów, gdzie w ramach zabezpieczenia Narodowa Agencja roz∏o˝y∏a p∏atnoÊci na mniejsze raty, wymagane jest sk∏adanie przez beneficjenta raportów czàstkowych lub raportów z post´pu prac. Wa˝ne jest, aby 5

Zarzàdzanie finansowe projektem

sprawozdania te dawa∏y rzeczywisty obraz post´pów we wdra˝aniu projektu i dokonanych wydatków. Raporty powinny byç sk∏adane punktualnie, gdy˝ od tego zale˝eç b´dzie termin przekazywania kolejnych rat dofinansowania, a co za tym idzie – zapewnienie p∏ynnoÊci finansowania projektu. JeÊli beneficjent jest w stanie wykazaç, ˝e cele czàstkowe osiàgnà∏ przed up∏ywem terminu z∏o˝enia raportu z post´pu prac wyznaczonego w umowie, mo˝e takie sprawozdanie z∏o˝yç wczeÊniej, po uzgodnieniu tego faktu z Narodowà Agencjà.

Sprawozdanie koƒcowe powinno byç z∏o˝one do Narodowej Agencji najpóêniej w terminie wyznaczonym w umowie finansowej. Trzeba pami´taç, ˝e wszystkie dokumenty potwierdzajàce wydatki projektu muszà byç wystawione w okresie uprawnienia projektu, zapisanym w umowie, zaÊ zap∏ata tych nale˝noÊci powinna nastàpiç najpóêniej w terminie 30 dni.

W momencie wp∏ywu sprawozdania koƒcowego do Narodowej Agencji wszystkie nale˝noÊci z tytu∏u dzia∏aƒ w projekcie powinny byç ju˝ zap∏acone. Narodowa Agencja ma 45 dni na zatwierdzenie sprawozdania koƒcowego lecz prosimy pami´taç, ˝e bieg tego terminu ulega wstrzymaniu w momencie, kiedy wymagane jest dostarczenie przez beneficjenta dodatkowych wyjaÊnieƒ bàdê dokumentów. Po ostatecznym zatwierdzeniu raportu koƒcowego Narodowa Agencja w ciàgu 45 dni wyp∏aci ostatnià rat´ nale˝nego dofinansowania (tzw. balans).

Beneficjent mo˝e zg∏osiç zastrze˝enie do przedstawionego rozliczenia w ciàgu 30 dni od otrzymania informacji o projekcie. Brak takiego odwo∏ania w ww. terminie oznacza akceptacj´ rozliczenia koƒcowego.

7 Audyty Audyt mo˝e byç przeprowadzony w okresie do pi´ciu lat od zakoƒczenia i rozliczenia projektu. Z inicjatywà przeprowadzenia audytu mo˝e wystàpiç Komisja Europejska, Narodowa Agencja, Europejski Trybuna∏ Obrachunkowy lub OLAF (Europejski Urzàd ds. Zwalczania Nadu˝yç Finansowych). Zdarza si´, ˝e audyty sà tak˝e przeprowadzane wskutek skarg uczestników bàdê organizacji partnerskich na niew∏aÊciwe rozliczenie bàdê niewyp∏acenie nale˝nych im Êrodków finansowych. Na zlecenie Narodowej Agencji audyty mo˝e przeprowadzaç niezale˝na firma audytorska. W zale˝noÊci od wyników audytu Narodowa Agencja mo˝e dokonaç rewizji ostatecznego rozliczenia projektu i w przypadku stwierdzenia nieprawid∏owoÊci za˝àdaç zwrotu nienale˝nych Êrodków finansowych.

Mamy nadziej´, ˝e wszystkie wskazówki przedstawione w niniejszej publikacji zwi´kszà efektywnoÊç wykorzystywanych Êrodków programu Leonardo da Vinci i pomogà Paƒstwu w takim planowaniu projektów, by ich wdra˝anie przynosi∏o Paƒstwu mo˝liwie du˝o satysfakcji i nie wiàza∏o si´ z nadmiernym stresem zwiàzanym z zarzàdzaniem finansowym.

Anna At∏as, Zast´pca Dyrektora Programu „Uczenie si´ przez ca∏e ˝ycie”

6

Cele poradnika Niniejsze wskazówki administracyjno-finansowe opracowano z myÊlà o beneficjentach projektów mobilnoÊci (wymian i sta˝y), zatwierdzonych w konkursach z lat 2007-2010, którym poradnik ten ma pomóc w realizacji i rozliczeniu projektu. „Poradnik” precyzuje sformu∏owania „Przewodnika administracyjno-finansowego” opracowanego przez Komisj´ Europejskà i opublikowanego wraz z „Zaproszeniem do sk∏adania wniosków”, ze szczególnym uwzgl´dnieniem rozwiàzaƒ przyj´tych przez polskà Narodowà Agencj´.

Cele poradnika: t pomoc dla beneficjentów w skutecznym zarzàdzaniu projektem; t wyjaÊnienie zagadnieƒ obj´tych kontraktem i tryb wprowadzania zmian; t udzielenie praktycznych wskazówek, z których beneficjent mo˝e skorzystaç na ró˝nych etapach realizacji projektu; t pomoc dla beneficjentów w takim zarzàdzaniu Êrodkami finansowymi, aby mo˝liwe by∏o sprawne dokonanie bilansu finansowego projektu; t zapewnienie harmonijnej wspó∏pracy partnerów; t zapewnienia efektywnej komunikacji z NA.

WyjaÊnienie terminów zastosowanych w poradniku: – Beneficjent: organizacja (instytucja prywatna lub publiczna), z którà Narodowa Agencja zawiera umow´ finansowà w celu przekazania dofinansowania na realizacj´ projektu mobilnoÊci LdV, zatwierdzonego w konkursie. Beneficjent przyjmuje pe∏nà odpowiedzialnoÊç za realizacj´ merytorycznà i finansowà projektu oraz za wszystkie sprawy zwiàzane z zarzàdzaniem projektem.

– Cykl finansowy projektu: nast´pujàce po sobie etapy zwiàzane z planowaniem bud˝etu projektu, kontraktowaniem, wykonaniem, sprawozdawczoÊcià i rozliczeniem otrzymanych Êrodków finansowych.

– Grupa partnerska: grupa instytucji wspó∏pracujàcych przy realizacji projektu – beneficjent oraz partnerzy. Dla projektów mobilnoÊci grupa partnerska musi sk∏adaç si´ przynajmniej z dwóch instytucji z dwóch krajów dopuszczonych do uczestnictwa w Programie „Uczenie si´ przez ca∏e ˝ycie” – Miesiàc: sà to przynajmniej 4 pe∏ne tygodnie pobytu za granicà.

– NA: Narodowa Agencja Programu Leonardo da Vinci; instytucja wdra˝ajàca program „Uczenie si´ przez ca∏e ˝ycie” zgodnie z decyzjà ministra w∏aÊciwego do spraw edukacji, na podstawie umowy z Komisjà Europejskà. Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji b´dàca fundacjà skarbu paƒstwa pe∏ni rol´ Narodowej Agencji dla programu sektorowego Leonardo da Vinci.

– Organizacja goszczàca: instytucja, organizacja szkoleniowa lub przedsi´biorstwo, które goÊci uczestników podczas ich pobytu za granicà oraz gdzie ma miejsce szkolenie zawodowe.

– Organizacja poÊredniczàca: organizacja dzia∏ajàca jako poÊrednik pomi´dzy organizacjà wysy∏ajàcà, a goszczàcà, g∏ównie w celu znalezienia odpowiednich organizacji goszczàcych, zorganizowania pobytu za granicà oraz zapewnienia, ˝e cele sta˝y/wymian sà realizowane zgodnie z za∏o˝eniami.

– Organizacja wysy∏ajàca: organizacja wysy∏ajàca uczestników za granic´, zwykle jest to ta sama instytucja co beneficjent.

7

Zarzàdzanie finansowe projektem

– Osoba prawnie reprezentujàca instytucj´ (authorised person): osoba fizyczna, pracownik instytucji upowa˝niony do zaciàgania zobowiàzaƒ prawnych i finansowych w imieniu instytucji.

– Osoba towarzyszàca: osoba towarzyszàca uczestnikom podczas ich pobytu za granicà w charakterze opiekuna (np. w przypadku osób niepe∏noletnich lub niepe∏nosprawnych).

– Tydzieƒ: odnosi si´ do co najmniej pe∏nych pi´ciu dni roboczych.

– Uczestnik: osoba indywidualna otrzymujàca dofinansowanie z tytu∏u wyjazdu na sta˝ zagraniczny lub wymian´ doÊwiadczeƒ w ramach projektu mobilnoÊci.

Informacje znajdujàce si´ w niniejszym poradniku uzupe∏niajà zapisy umów zawartych pomi´dzy Narodowà Agencjà a beneficjentem. Ponadto beneficjenci przed przystàpieniem do realizacji projektu powinni zapoznaç si´ z treÊcià og∏oszenia konkursu projektów, Przewodnikiem dla wnioskodawców, zawierajàcym informacje uzupe∏niajàce do dokumentu „Zaproszenie do sk∏adania wniosków” oraz formularzem zg∏oszeniowym dla w∏aÊciwego roku konkursowego.

Celem zarzàdzania finansowego jest osiàgni´cie za∏o˝onych celów projektów mobilnoÊci (wymian i sta˝y) przy realistycznych nak∏adach finansowych. Prawid∏owe wykorzystanie Êrodków finansowych, w tym stosunek poniesionych kosztów do jakoÊci wyników jest, obok oceny wp∏ywu projektu na uczestników, organizacj´ beneficjenta oraz Êrodowisko lokalne projektodawcy, jednym z podstawowych kryteriów oceny realizacji projektu.

Zarzàdzanie projektem mi´dzy Narodowà I Relacje Programu a beneficjentem

I.1

Agencjà

Narodowa Agencja Programu a beneficjent Zgodnie z zasadami kontraktu, zawartego pomi´dzy Narodowà Agencjà Programu (zwanà w dalszej cz´Êci poradnika NA) a beneficjentem, NA uprawniona jest do kontroli realizacji kontraktu, z uwzgl´dnieniem kwestii merytorycznych, jakoÊciowych i finansowych. NA ma za zadanie udzielaç beneficjentowi wsparcia, w celu jak najlepszej realizacji projektu, dlatego niezwykle wa˝na jest bie˝àca komunikacja beneficjenta z Narodowà Agencjà

t t t t

Beneficjent powinien zwracaç si´ do NA o opini´ w kwestiach zwiàzanych z: administracyjno-finansowym nadzorem nad realizacjà umowy; realizacjà zadaƒ o szczególnych skutkach prawno-finansowych; zamiarem wprowadzenia modyfikacji do realizacji projektu; oraz wszelkich kwestiach budzàcych wàtpliwoÊci Beneficjenta.

Komunikacja beneficjenta z Narodowà Agencjà mo˝e odbywaç si´ w formie telefonicznej lub e-mailowej. Natomiast ka˝de oficjalne zapytanie bàdê proÊba o modyfikacj´ projektu powinny byç skierowane do NA na piÊmie. Odpowiedê ze strony NA (decyzja w konkretnej

8

Zarzàdzanie projektem

sprawie) równie˝ musi mieç form´ pisemnà. Prosimy pami´taç, ˝e ustalenia ustne nie majà mocy wià˝àcej.

Beneficjenci zobowiàzani sà umieszczaç numer projektu w ka˝dej korespondencji skierowanej do NA. Pozwala to szybciej wyszukiwaç potrzebnà dokumentacj´ i skraca czas oczekiwania na odpowiedê pracownika NA oraz pozwala unikaç nieporozumieƒ przy identyfikacji sprawy.

Istnieje mo˝liwoÊç wprowadzania zmian do kontraktu – ju˝ po jego podpisaniu – pod warunkiem, ˝e wprowadzenie zmian jest konieczne do prawid∏owej realizacji projektu i nie narusza podstawowych jego za∏o˝eƒ. Wprowadzenie ka˝dej zmiany wymaga uzyskania zgody NA. W tym celu beneficjent zobowiàzany jest wystàpiç do NA z proÊbà o wprowadzenie zmian, podpisanà przez prawnego reprezentanta instytucji. NA musi wyraziç zgod´ oraz zadecydowaç, czy konieczne jest podpisanie dodatkowego aneksu do kontraktu. Wniosek o aneks do umowy jest dost´pny na stronie www.leonardo.org.pl w sekcji „Dokumenty do zarzàdzania projektami”. (por. za∏àcznik nr. 2 ) Beneficjent odpowiada przed NA za realizacj´ projektu zgodnà z za∏o˝eniami zapisanymi we wniosku, jak równie˝ za prawid∏owe wykorzystanie Êrodków finansowych, otrzymanych w ramach kontraktu. Beneficjent przyjmuje te˝ pe∏nà odpowiedzialnoÊç za Êrodki, które przekazuje uczestnikom projektu oraz partnerom zagranicznym. W zwiàzku z tym, beneficjent zobowiàzany jest podjàç wszelkie niezb´dne kroki, aby zgromadziç pe∏nà finansowà i merytorycznà dokumentacj´ projektu oraz zapewniç prawid∏owe i terminowe raportowanie do NA. Narodowa Agencja organizuje w ka˝dym roku konkursowym spotkania z przedstawicielami organizacji realizujàcych projekty, na których przedstawiane sà zagadnienia zwiàzane z zarzàdzaniem projektami. Spotkania te majà charakter „ogólnych spotkaƒ monitorujàcych” i sà okazjà do dyskusji wszelkich kwestii wymagajàcych bardziej szczegó∏owych wyjaÊnieƒ.

Zach´camy wszystkich beneficjentów do uczestnictwa w tych spotkaniach.

I.2

Relacje miedzy beneficjentem a uczestnikami Przed rozpocz´ciem pobytu za granicà beneficjent zobowiàzany jest podpisaç umow´ z uczestnikiem, która okreÊla g∏ówne prawa i obowiàzki obu stron (kwota indywidualnego dofinansowania, czas trwania, warunki wyp∏aty, obowiàzek sk∏adania raportów). Umowa ta musi spe∏niaç wymogi minimalne ustalone przez Komisj´ Europejskà i Narodowà Agencj´ ale mo˝e byç równie˝ rozbudowana o kwestie, których uregulowanie jest wa˝ne z punktu widzenia beneficjenta. W obecnej fazie Programu Leonardo da Vinci nie ma ju˝ wymogu podpisywania umowy trójstronnej z organizacjà przyjmujàcà i ka˝dym uczestnikiem. Beneficjent mo˝e podpisaç z partnerem zagranicznym osobnà bilateralnà umow´ ramowà o wspó∏pracy.

Natomiast nadal jest utrzymany obowiàzek, aby indywidualny program sta˝u by∏ uzgodniony i podpisany przez uczestnika, organizacj´ wysy∏ajàcà (beneficjenta) oraz organizacj´ przyjmujàcà.

9

zmian II Wprowadzanie do projektu i kontraktu

II.1

Zmiana listy uczestników wymian/sta˝y Beneficjent ma prawo, je˝eli uzna to za w∏aÊciwe, dokonaç zmiany zaproponowanej listy uczestników wymian/sta˝y, w ramach przyznanych przez NA Êrodków finansowych. W tym celu beneficjent powinien poinformowaç o zaistnia∏ej sytuacji NA i podaç wszelkie niezb´dne dane, a w szczególnoÊci informacje dotyczàce nowej liczby osób, ich profilu zawodowego oraz czasu trwania wymian/sta˝y, tak, by umo˝liwiç prawid∏owà ocen´ nowej sytuacji.

Zaproponowane zmiany podlegajà sprawdzeniu i akceptacji przez NA. Z chwilà akceptacji nowa lista uczestników wymian/sta˝y staje si´ wià˝àcym strony elementem umowy.

Ostateczna lista wymian/sta˝y, z pe∏nà informacjà na temat ka˝dego beneficjenta, stanowi integralnà cz´Êç raportu koƒcowego i jako taka, poddawana jest równie˝ analizie przed przekazaniem kolejnej transzy grantu. Przy rekrutacji uczestników (tak˝e rekrutacji uzupe∏niajàcej) nale˝y pami´taç, ˝e musi si´ ona odbywaç wed∏ug jawnych i przejrzystych zasad, w taki sposób, aby potencjalni kandydaci mieli równy dost´p do informacji.

Je˝eli któraÊ z dokonanych zmian nie uzyska∏a wczeÊniejszej akceptacji NA i/lub oka˝e si´ nieuzasadniona, NA zachowuje prawo do ˝àdania – po dokonaniu oceny i kontroli finansowej – zwrotu kwoty odpowiadajàcej danej zmianie.

II.2

Zmiany bud˝etu W razie zaistnienia takiej potrzeby, beneficjent mo˝e zaproponowaç zmiany bud˝etu w ramach przyznanych przez NA Êrodków finansowych.

Zaproponowany bud˝et podlega sprawdzeniu i akceptacji przez NA. Ca∏kowita kwota przyznanego dofinansowania nie mo˝e ulec zwi´kszeniu. Kalkulacja grantu na 1 uczestnika dokonywana jest wg stawek opublikowanych na stronie www.leonardo.org.pl dla w∏aÊciwego konkursu. Z chwilà akceptacji nowa wersja bud˝etu staje si´ wià˝àcym strony elementem umowy.

II.3

Zmiany partnera projektu JeÊli w czasie realizacji projektu któryÊ z partnerów wycofa si´ lub wystàpi koniecznoÊç zmiany partnera z innych wa˝nych przyczyn beneficjent mo˝e wystàpiç do NA o zgod´ na zmian´ partnera. Nale˝y pami´taç, ˝e zmiana partnera nie mo˝e zmieniç poczàtkowych za∏o˝eƒ projektu, to znaczy profil dzia∏alnoÊci nowego partnera i jego rola w projekcie nie mogà byç ró˝ne od zak∏adanych pierwotnie. JeÊli zmiana partnera skutkuje zmianà kraju sta˝u, nale˝y pami´taç, ˝e w przypadku wyjazdu do kraju, na który przyznane sà przez Komisj´ Europejskà ni˝sze limity stawek pobytowych, kwota grantu na jednego beneficjenta zostanie odpowiednio zmniejszona przez NA. W przypadku wyjazdu do kraju „dro˝szego” ni˝ pierwotnie planowany niemo˝liwe jest jednak zwi´kszenie zatwierdzonego grantu na uczestnika, co oznacza, ˝e sta˝yÊci muszà utrzymaç si´ za stawki pierwotnie przyznane.

II.4

Zmiany konta bankowego W przypadku koniecznoÊci zmiany numeru rachunku bankowego beneficjent powinien niezw∏ocznie poinformowaç o tym fakcie NA i przes∏aç nowy, wype∏niony formularz z numerem konta bankowego w celu przygotowania i podpisania stosownego aneksu do umowy. (por. za∏àcznik 2)

10

Zarzàdzanie projektem

II.5

Zmiana okresu uprawnienia kosztów JeÊli podczas realizacji projektu zachodzà wa˝ne przyczyny, które wymagajà wyd∏u˝enia okresu uprawnienia kosztów, beneficjent mo˝e zwróciç si´ do NA z wnioskiem o wyd∏u˝enie terminu uprawnienia kosztów zapisanego w umowie. Stosowny wniosek o aneks do umowy powinien byç z∏o˝ony do NA na 30 dni przed koƒcem pierwotnego okresu uprawnienia. Po up∏ywie okresu uprawnienia kosztów zapisanego w umowie wyd∏u˝enie tego terminu i podpisanie aneksu do umowy nie jest mo˝liwe.

Prosimy jednak pami´taç, ˝e dla ka˝dego roku konkursowego Komisja Europejska wyznacza nieprzekraczalny termin zakoƒczenia projektów (zgodnie z zasadà n+2) i NA nie ma mo˝liwoÊci przed∏u˝enia okresu uprawnienia kosztów poza ten termin.

Aspekty finansowe uprawnione III Wydatki oraz nieuprawnione Do kosztów uprawnionych zaliczane sà koszty poniesione w zwiàzku z realizacjà projektu wymian/sta˝y w okresie uprawnienia kosztów okreÊlonym w umowie finansowej (tj. realizacja przedmiotu faktury, data wystawienia faktury i dokonanie p∏atnoÊci powinny zawieraç si´ w okresie kontraktowym), wy∏àcznie w krajach oraz przez instytucje z krajów b´dàcych oficjalnymi uczestnikami programu Leonardo da Vinci. Obecnie sà to (kraje Unii Europejskiej, kraje Europejskiego Obszaru Gospodarczego – Norwegia, Islandia, Liechtenstein) i kraje stowarzyszone – Turcja. Od roku 2009/2010 mo˝na spodziewaç si´ dopuszczenia do Programu Szwajcarii, Chorwacji i Macedonii.

W trakcie oceny formalnej i merytorycznej poniesionych wydatków b´dà brane pod uwag´: kwota, sposób dokumentowania oraz ogólne warunki ich realizacji.

Koszty uprawnione to koszty, które: t sà bezpoÊrednio zwiàzane z przedmiotem umowy finansowej; t sà uzasadnione, t.j. niezb´dne do realizacji projektu; t sà poniesione zgodnie z zasadami racjonalnego zarzàdzania finansowego, w szczególnoÊci w sensie adekwatnoÊci us∏ug i produktów do ich kosztu oraz efektywnoÊci wydatków; t powsta∏y w okresie realizacji projektu; t sà faktycznie poniesione przez beneficjenta i wprowadzone do jego ewidencji ksi´gowej lub podatkowej oraz mo˝liwe do zidentyfikowania i sprawdzenia.

Wewn´trzne procedury ksi´gowe i kontrolne beneficjenta muszà umo˝liwiç potwierdzenie zgodnoÊci zadeklarowanych kosztów i przychodów projektu z odpowiednimi zestawieniami i dowodami ksi´gowymi oraz innà dokumentacjà prowadzonà przez beneficjenta.

JeÊli krajowe przepisy podatkowe i rachunkowo – ksi´gowe nie wymagajà przed∏o˝enia faktury, wówczas nale˝y przedstawiç dokument finansowo – ksi´gowy równorz´dnej wartoÊci,

11

Zarzàdzanie finansowe projektem

tzn. ka˝dy dokument zgodny z odpowiednimi prawnymi przepisami ksi´gowymi stworzony w celu udowodnienia, ˝e zapis w ksi´gach jest prawid∏owy.

t t t t t t

t t t t t

t t t t t t t t t

Wydatki nale˝àce do nast´pujàcych kategorii, we wszystkich przypadkach b´dà uznawane za koszty nieuprawnione projektu: wydatki dotyczàce wspó∏pracy z krajami nie nale˝àcymi do Unii Europejskiej albo do grupy krajów, które nie zosta∏y og∏oszone oficjalnymi uczestnikami programu Leonardo da Vinci; koszty podró˝y do wy˝ej wymienionych krajów; wydatki poniesione poza okresem uprawnienia kosztów zapisanym w umowie; koszty niezwiàzane bezpoÊrednio z realizowanym projektem; wydatki nieuprawnione w danym typie projektu; wydatki, na które ju˝ zosta∏o udzielone dofinansowanie ze Êrodków innego programu wspólnotowego (dofinansowanie z innych êróde∏ musi byç wyraênie uzasadnione i szczegó∏owo objaÊnione); koszty zaj´ç turystycznych i rozrywkowych, jeÊli nie ∏àczà si´ z przygotowaniem kulturowym; koszty reprezentacyjne; straty zwiàzane z ró˝nicami kursowymi; koszty nieudokumentowane; zabezpieczenia od strat lub potencjalnej przysz∏ej odpowiedzialnoÊci (ubezpieczenie od odpowiedzialnoÊci wynikajàcej z umów czy odpowiedzialnoÊci cywilnej, kary finansowe, koszty prawne); wierzytelnoÊci; po˝yczka i koszty obs∏ugi po˝yczki; podatek VAT, chyba, ˝e wnioskodawca mo˝e wykazaç, ˝e nie mo˝e go odzyskaç; nadmierne lub nierozwa˝ne wydatki; dochód z kapita∏u; koszty otwarcia i obs∏ugi rachunku bankowego; w przypadku wynajmu lub leasingu sprz´tu, koszty wszelkich opcji wykupu na koniec okresu wynajmu lub leasingu; koszty zwiàzane z przygotowaniem wniosku do programu „Uczenie si´ przez ca∏e ˝ycie”; koszty poniesione w zwiàzku z jakimkolwiek dokumentem, którego z∏o˝enie wraz z wnioskiem jest wymagane (sprawozdania z audytu itd.).

IV Finansowanie projektów mobilnoÊci Nast´pujàce kategorie kosztów: zarzàdzanie i przygotowanie kulturowo j´zykowe sà w Êwietle zasad programu kosztami rycza∏towymi, t.j. beneficjent nie przedstawia do NA szczegó∏owych dokumentów potwierdzajàcych poniesienie poszczególnych wydatków a jedynie dokumenty wymagane przez NA, stanowiàce dowód na fakt i termin odbycia sta˝u zagranicznego (zaÊwiadczenie o odbyciu sta˝u wystawione przez organizacj´ goszczàcà oraz bilet w celu sprawdzenia dat wyjazdu i powrotu).

IV.1

Koszty zarzàdzania (administracji projektu) KOSZTY TE POWINNY MIEå ODZWIERCIEDLENIE W LINII BUD˚ETOWEJ A LISTY DOWODÓW KSI¢GOWYCH.

12

Aspekty finansowe

t

t t t t t t t t

Koszty zarzàdzania obejmujà wszelkie koszty organizacji, monitoringu, kontroli i oceny realizacji projektu, takie jak: koszty podró˝y do organizacji przyjmujàcej oraz wy˝ywienia dla osoby reprezentujàcej beneficjenta i/lub partnerów projektu, w zwiàzku z wizytami przygotowujàcymi/monitorujàcymi przed samymi sta˝ami, jak i póêniej, w trakcie ich trwania; koszty us∏ug telekomunikacyjnych, pocztowych, kserograficznych; koszty zakupu materia∏ów biurowych; wynagrodzenia i/lub honoraria osób zarzàdzajàcych projektem; wynagrodzenia ekspertów dokonujàcych ewaluacji projektu (jeÊli beneficjent zleca takà ewaluacj´); koszt t∏umaczeƒ zwiàzanych z zarzàdzaniem projektem; czynsz, elektrycznoÊç; sprz´t niezb´dny do realizacji zadaƒ w trakcie trwania projektu; odzie˝ ochronna dla sta˝ystów.

Beneficjent mo˝e dzieliç koszty zarzàdzania z organizacjà wspó∏pracujàcà w ramach grupy partnerskiej (organizacjà poÊredniczàcà i/lub organizacjà goszczàcà) w sposób adekwatny do zadaƒ w projekcie.

W przypadku wyjazdów przedstawicieli instytucji beneficjenta na wizyty monitorujàce, uprawnione b´dà koszty rzeczywiste, oszcz´dnie skalkulowane i w zwiàzku z tym zaleca si´, w miar´ mo˝liwoÊci, korzystanie z wszelkich dost´pnych taryf ulgowych.

Nie ma mo˝liwoÊci powi´kszenia kosztów zarzàdzania poprzez przeniesienie niewykorzystanych Êrodków z jakiejkolwiek innej kategorii bud˝etowej.

Niewykorzystane Êrodki na zarzàdzanie mo˝na w uzasadnionych przypadkach przeznaczyç na pokrycie cz´Êci kosztów zwiàzanych z podró˝à lub pobytem uczestników na sta˝u/wymianie, natomiast muszà one byç nadal rozliczone w kategorii Zarzàdzanie (nie mo˝na ich przesunàç do linii bud˝etowej B).

Koszty ubezpieczenia Koszty ubezpieczenia uczestnika na okres realizacji sta˝u/wymiany sà naliczane wed∏ug rzeczywistych kosztów ubezpieczenia w kategorii kosztów zarzàdzania i administracji projektu.

Dla projektów z Konkursu 2007 koszty ubezpieczenia rozliczane sà w ramach kategorii zarzàdzanie. Od Konkursu 2008 koszty ubezpieczenia pokrywane sà w ramach stawek na utrzymanie i pobyt uczestnika.

t t t t

Beneficjent powinien zapewniç uczestnikom odpowiedni do charakteru projektu pakiet ubezpieczeƒ obejmujàcy: ubezpieczenie od odpowiedzialnoÊci cywilnej obejmujàce ewentualne szkody wyrzàdzone przez uczestników projektu; ubezpieczenie pokrywajàce koszty leczenia; dodatkowe pakiety umo˝liwiajàce niespodziewany powrót do kraju (np. w przypadku choroby). koszty dodatkowych polis ubezpieczeniowych, które nie sà niezb´dnie wymagane dla prawid∏owego przebiegu sta˝u nale˝à do wydatków nieuprawnionych.

13

Zarzàdzanie finansowe projektem

Koszty zarzàdzania przyznawane w postaci rycza∏tu na podstawie stawek: Koszty zarzàdzania (na 1 uczestnika) do 12 tygodni w∏àcznie

Koszty zarzàdzania (na 1 uczestnika) od 13 tygodni

IVT – praktyki zawodowe i sta˝e dla osób uczàcych si´

200 EUR

300 EUR

PLM – sta˝e dla osób pracujàcych i poszukujàcych pracy

200 EUR

300 EUR

VETPRO – wymiany doÊwiadczeƒ dla osób odpowiedzialnych za kszta∏cenie i szkolenie zawodowe

75 EUR

nie dotyczy

Typ projektu

Uwaga: Koszty zarzàdzania i administracji projektu nie mogà byç naliczane dla osób towarzyszàcych (opiekunów). Rycza∏t naliczany jest wy∏àcznie wg liczby osób, które faktycznie wyjecha∏y na sta˝/wymian´.

Ni˝sza ni˝ przewidywana liczba uczestników b´dzie skutkowaç obni˝eniem kwoty dofinansowania z tytu∏u kosztów zwiàzanych z zarzàdzaniem zgodnie ze stawkami per capita.

IV.2

Koszty wymiany/sta˝u zwiàzane bezpoÊrednio z uczestnikami KOSZTY TE POWINNY MIEå ODZWIERCIEDLENIE W LINII BUD˚ETOWEJ B LISTY DOWODÓW KSI¢GOWYCH.

WysokoÊç dofinansowania zale˝y od czasu trwania pobytu za granicà, kraju docelowego oraz typu projektu (sta˝ bàdê wymiana).

Kwota grantu okreÊlona dla pojedynczego uczestnika przeznaczona jest na pokrycie nast´pujàcych kosztów zwiàzanych z pobytem za granicà: t utrzymanie (zakwaterowanie, wy˝ywienie) t podró˝ Dodatkowy grant (kalkulowany indywidualnie) jest przewidziany w projektach realizowanych dla osób ze szczególnymi potrzebami lub niepe∏nosprawnych.

Koszty utrzymania przyznawane sà w postaci rycza∏tu i obejmujà Êrodki przeznaczone na zakwaterowanie i wy˝ywienie uczestnika podczas jego pobytu za granicà w trakcie realizowanego sta˝u/wymiany. W przypadku powrotu uczestnika do kraju dofinansowanie b´dzie proporcjonalnie pomniejszane. Zwracamy uwag´ na fakt, ˝e sta˝ jest rozumiany jako pobyt ciàg∏y za granicà a przerywanie sta˝u i powrót do kraju jest dzia∏aniem niedozwolonym.

Kwota na pokrycie kosztów zakwaterowania i wy˝ywienia powinna byç przekazana uczestnikowi w formie przelewu bankowego. Beneficjent mo˝e tak˝e sam wykupiç na rzecz uczestników cz´Êç us∏ug zwiàzanych ze sta˝em/wymianà (np. podró˝ czy zakwaterowanie), tj. zarzàdzaç, w ich imieniu, cz´Êcià bàdê ca∏oÊcià przyznanych grantów na utrzymanie i podró˝. Rola beneficjenta w tej kwestii musi byç jasno okreÊlona w umowie pomi´dzy beneficjentem a uczestnikiem.

14

Aspekty finansowe

Koszt zakwaterowania i wy˝ywienia przewidziany i poniesiony dla poszczególnych grup beneficjentów oraz w przypadku podró˝y osób zarzàdzajàcych projektem (finansowanych ∏àcznie z programu Leonardo da Vinci oraz êróde∏ w∏asnych) nie mo˝e przekroczyç limitów stawek okreÊlonych przez Komisj´ Europejskà i Narodowà Agencj´ i podanych w tabelach na str. 18-22.

Przy szacowaniu bud˝etu projektu nale˝y stosowaç si´ do szczegó∏owych wytycznych Narodowej Agencji, nie zaÊ do ogólnych tabel przedstawionych przez Komisj´ Europejskà w „Zaproszeniu do sk∏adania wniosków”.

UWAGA: w przypadku, gdy sta˝/wymiana trwa d∏u˝ej ni˝ pe∏na liczba tygodni, wówczas w celu naliczenia stawki na 1 dzieƒ nale˝y: podzieliç stawk´ na ostatni tydzieƒ (ka˝dy kolejny tydzieƒ) trwania sta˝u/wymiany przez 7 i pomno˝yç kwot´ wynikajàcà z podzia∏u przez liczb´ dni (od 1 do 6 dni)

Program Leonardo da Vinci nie wyznacza limitu wieku uczestników.

Warunki ubiegania si´ o udzia∏ osoby towarzyszàcej w projekcie Je˝eli w projekcie wymagany jest, ze wzgl´du na specyficzne warunki jego realizacji (uczestnikami sà osoby niepe∏noletnie, niepe∏nosprawne, wymagajàce opieki lekarskiej etc.), udzia∏ osób towarzyszàcych, osoby te majà prawo do dofinansowania zakwaterowania i wy˝ywienia.

Narodowa Agencja Programu „Uczenie si´ przez ca∏e ˝ycie” – Leonardo da Vinci okreÊla warunki, kiedy mo˝na wnioskowaç w projekcie o udzia∏ osoby towarzyszàcej (opiekuna): t w przypadku, kiedy w projekcie biorà udzia∏ uczniowie (jedna osoba towarzyszàca/opiekun na grup´ do 15 uczniów) t w przypadku, kiedy w projekcie biorà udzia∏ osoby ze specjalnymi potrzebami lub osoby niepe∏nosprawne (bez ograniczania liczby opiekunów) Zadaniem opiekunów powinno byç nadzorowanie merytoryczne sta˝u oraz pomoc beneficjentom w rozwiàzywaniu codziennych problemów. Opiekun powinien posiadaç odpowiednie kwalifikacje oraz znajomoÊç j´zyka kraju odbywania sta˝u lub j´zyka roboczego projektu.

Dofinansowaniem mogà zostaç obj´te nast´pujàce koszty: ubezpieczenie, podró˝, zakwaterowanie i wy˝ywienie.

Koszty podró˝y (obowiàzkowe) t Projekty IVT i PLM do 4 tygodni (w∏àcznie) dla Konkursu 2007 oraz do 12 tygodni dla Konkursów od roku 2008 – refundowane na podstawie udokumentowanych kosztów rzeczywistych t Projekty IVT i PLM powy˝ej 4 tygodni dla Konkursu 2007 oraz powy˝ej 13 tygodni dla Konkursów od roku 2008 – wliczone w rycza∏towych kosztach utrzymania uczestnika t Projekty VETPRO – refundowane wy∏àcznie na podstawie udokumentowanych kosztów rzeczywistych Uwaga: Koszty podró˝y uwzgl´dniajà jedynie podró˝ z miejsca zamieszkania uczestnika do miejsca odbywania sta˝u/wymiany w kraju docelowym i z powrotem. Ka˝dy uczestnik, niezale˝nie od czasu trwania sta˝u, ma prawo do refundacji tylko jednego przejazdu tam i z powrotem. Przejazdy lokalne powinny byç finansowane w ramach kosztów na utrzymanie.

Podró˝ nale˝y zorganizowaç najtaƒszym, uzasadnionym Êrodkiem transportu, bioràc pod uwag´ odleg∏oÊç i czas podró˝y. W przypadku podró˝y kolejà i samolotem nale˝y stosowaç taryfy ekonomiczne.

15

Zarzàdzanie finansowe projektem

Rzeczywiste koszty podró˝y nale˝y udokumentowaç dowodami ksi´gowymi: t w przypadku podró˝y samolotem – wymagane jest przedstawienie kopii biletów lotniczych (tradycyjnych lub internetowych), kart pok∏adowych oraz ewentualnie faktury VAT je˝eli na biletach nie ma widocznej ceny; t w przypadku podró˝y autobusem – wymagane jest przedstawienie kopii faktury oraz do∏àczenie informacji na temat trasy podró˝y, daty podró˝y, uczestników – je˝eli nie wynika to z faktury; t w przypadku podró˝y kolejà - wymagane jest przedstawienie kopii biletów oraz ewentualnie faktury VAT je˝eli na biletach nie ma widocznej ceny; t w przypadku podró˝y samochodem prywatnym lub firmowym A gdy w podró˝y bierze udzia∏ 1 uczestnik – podró˝ rozliczana jest do wysokoÊci ceny 1 biletu lotniczego, kolejowego lub autobusowego; B gdy w podró˝y bierze udzia∏ wi´cej ni˝ 1 uczestnik – podró˝ rozliczana jest na podstawie rycza∏tu samochodowego zgodnie z obowiàzujàcymi przepisami polskimi, do maksymalnej wysokoÊci stawki za kilometr 0,22 EUR i do kwoty nie wi´kszej ni˝ 600 EUR na 1 osob´.

Wymagane jest przedstawienie ewidencji przebiegu pojazdu.

Podró˝ z miejsca zamieszkania do miejsca docelowego, w którym realizowany jest sta˝/wymiana powinna si´ odbyç w dniu poprzedzajàcym rozpocz´cie pobytu za granicà a podró˝ powrotna powinna si´ odbyç nast´pnego dnia po zakoƒczeniu pobytu za granicà.

W przypadku, kiedy podró˝ tam i/lub z powrotem ma miejsce w dniu rozpocz´cia lub zakoƒczenia sta˝u/wymiany, nale˝y wykazaç w programie sta˝u/wymiany uczestnika/ uczestników, ˝e dzieƒ rozpocz´cia i/lub dzieƒ zakoƒczenia sta˝u/wymiany jest dla uczestnika/ uczestników pe∏nym dniem roboczym.

IV.3

Koszty przygotowania j´zykowego, kulturowego i pedagogicznego KOSZTY TE POWINNY MIEå ODZWIERCIEDLENIE W LINII BUD˚ETOWEJ C LISTY DOWODÓW KSI¢GOWYCH.

Koszty przygotowania przyznawane sà w postaci rycza∏tu w zale˝noÊci od potrzeb uczestników i warunków/treÊci sta˝u/wymiany za granicà: Typ projektu

Koszty przygotowania pedagogicznego, kulturowego i j´zykowego na 1 uczestnika

IVT – praktyki zawodowe i sta˝e dla osób uczàcych si´

do 200 EUR (nie wi´cej ni˝ 20% dofinansowania)

PLM – sta˝e dla osób pracujàcych i poszukujàcych pracy

do 200 EUR (nie wi´cej ni˝ 20% dofinansowania)

VETPRO – wymiany doÊwiadczeƒ dla osób odpowiedzialnych za kszta∏cenie i szkolenie zawodowe

do 200 EUR (nie wi´cej ni˝ 20% dofinansowania)

Uwaga! Przygotowanie kulturowo-j´zykowe mo˝e byç realizowane w kraju lub za granicà.

16

Aspekty finansowe

t t t t t

Dofinansowanie kosztów przygotowania beneficjentów mo˝e obejmowaç nast´pujàce typy kosztów: zakup us∏ugi; wynagrodzenia i/lub honoraria; koszty zakupu materia∏ów (s∏owniki, plany, przewodniki, materia∏y biurowe konieczne do przeprowadzenia przygotowania); koszty wydarzeƒ kulturalnych, np. bilety do muzeów, teatrów, etc.; organizacja spotkaƒ integrujàcych polskich beneficjentów w organizacji przyjmujàcej.

Przygotowanie pedagogiczne, kulturowo-j´zykowe musi byç bezpoÊrednio zwiàzane z treÊcià merytorycznà realizowanego projektu.

Przygotowanie to powinno uwzgl´dniaç specyfik´ ka˝dego projektu sta˝u/wymiany oraz musi byç przeprowadzone w kraju, który jest oficjalnym uczestnikiem Programu Leonardo da Vinci (w Polsce i/lub kraju przyjmujàcym) przez osoby o odpowiednich kwalifikacjach.

Projekt nie mo˝e byç êród∏em komercyjnego zysku dla ˝adnej organizacji tworzàcej partnerstwo.

Nale˝y podkreÊliç, ˝e rzetelne przygotowanie pedagogiczne i kulturowo-j´zykowe jest kluczem do powodzenia ca∏ego sta˝u. NA podda szczególnej analizie jakoÊç tego przygotowania w stosunku do poniesionych na ten cel kosztów.

17

18

Drugi tydzieƒ *

350 198 317 476 351 281 326 354 417 428 391 322 266 270 350 315 313 384 375 320 223 290 325 412 393 503 487 438 492 293

Pierwszy tydzieƒ *

750 425 679 1 019 752 602 698 759 893 918 839 690 571 578 750 675 672 823 803 686 478 622 697 883 843 1 078 1 044 938 1 053 627

Kraj goszczàcy

Belgia – BE Bu∏garia – BG Czechy– CZ Dania – DK Niemcy – DE Estonia – EE Grecja– EL Hiszpania – ES Francja – FR Irlandia – IE W∏ochy – IT Cypr – CV ¸otwa – LV Litwa – LT Luksemburg – LU W´gry – HU Malta – MT Holandia – NL Austria – AT Portugalia – PT Rumunia – RO S∏owenia – SI S∏owacja – SK Finlandia – FI Szwecja – SE Wielka Brytania – UK Islandia – IS Liechtenstein – LI Norwegia – NO Turcja – TR

Stawka tygodniowa

200 113 181 272 200 161 186 202 238 245 224 184 152 154 200 180 179 219 214 183 128 166 186 235 225 288 278 250 281 167

Ka˝dy kolejny tydzieƒ *

1 500 849 1 358 2 038 1 503 1 204 1 395 1 518 1 785 1 836 1 677 1 379 1 142 1156 1 500 1 350 1 343 1 646 1 607 1 373 957 1 245 1 394 1 766 1 686 2 156 2 088 1 877 2 106 1 254

Pierwszy miesiàc *

800 453 725 1 087 802 642 744 810 952 979 894 736 609 617 800 720 716 878 857 732 510 664 744 942 899 1 150 1 114 1 001 1 123 669

Ka˝dy kolejny miesiàc *

Stawka miesi´czna

OSOBY DOROS¸E: uczestnicy projektów VETPRO, osoby towarzyszàce (opiekunowie) w projektach IVT, PLM, VETPRO

175 99 158 238 175 140 163 177 208 214 196 161 133 135 175 157 157 192 187 160 112 145 163 206 197 252 244 219 246 146

Ka˝dy tydzieƒ

1 200 680 1 087 1 631 1 202 963 1116 1214 1 428 1 469 1 342 1104 913 925 1 200 1 080 1 075 1 316 1 285 1 098 765 996 1115 1 412 1 349 1 725 1 671 1 501 1 685 1 003

Pierwszy miesiàc

700 396 634 951 701 562 651 708 833 857 783 644 533 540 700 630 627 768 750 641 446 581 651 824 787 1 006 975 876 983 585

Ka˝dy kolejny miesiàc

175 99 158 238 175 140 163 177 208 214 196 161 133 135 175 157 157 192 187 160 112 145 163 206 197 252 244 219 246 146

Ka˝dy kolejny tydzieƒ

Utrzymanie + podró˝ (dot. projektów trwajàcych > 4 tygodnie)

Utrzymanie * (dot. tylko projektów trwajàcych ≤ 4 tyg.)

OSOBY M¸ODE: uczestnicy projektów IVT i PLM

Zarzàdzanie finansowe projektem

Stawki maksymalne na utrzymanie uczestników w EURO Tabela 1 a Konkurs 2007

* Koszty podró˝y liczone sà osobno, na podstawie kosztów rzeczywistych

Aspekty finansowe Tabela 1 b Konkurs 2008

Stawki na utrzymanie IVT, PLM Czas trwania: 3 miesiàce (12 tygodni) lub mniej

Czas trwania: ponad 3 miesiàce

(z wy∏àczeniem podró˝y)

(z w∏àczeniem podró˝y) Stawka miesi´czna

stawka tygodniowa

Kraj goszczàcy

1 tydzieƒ

2 tydzieƒ

od 3-go tygodnia w gór´

od 3 do 9 miesi´cy

Belgia – BE

836

390,4

223,2

624

Bu∏garia – BG

536

250,4

143,2

400

Czechy – CZ Dania – DK

712

332

189,6

532

1 152

537,6

307,2

860

Niemcy – DE

836

390,4

223,2

624

Estonia – EE

664

309,6

176,8

496

Grecja – EL

780

364

208

582,4

Hiszpania – ES

856

399,2

228

639,2

Francja – FR

988

460,8

263,2

737,6

Irlandia – IE

1 020

476

272

761,6

W∏ochy – IT

940

438,4

250,4

701,6

Cypr – CY

764

356,8

204

570,4

¸otwa – LV

640

298,4

170,4

477,6

Litwa – LT

632

295,2

168,8

472

Luxemburg – LU

836

390,4

223,2

624

W´gry – HU

636

296,8

169,6

475,2

Malta – MT

756

352,8

201,6

564,8

Holandia – NL

920

429,6

245,6

687,2

Austria – AT

892

416

237,6

666,4

Polska – PL

640

298,4

170,4

477,6

Portugalia – PT

768

358,4

204,8

573,6

Rumunia – RO

540

252

144

403,2

S∏owenia – SI

724

337,6

192,8

540,8

S∏owacja – SK

736

343,2

196

549,6

Finlandia – FI

976

455,2

260

728,8

Swecja – SE

960

448

256

716,8

1 164

543,2

310,4

868,8

960

448

256

716,8

Wielka Brytania – UK Islandia – IS Liechtenstein – LI

1 004

468,8

268

749,6

Norwegia – NO

1 164

543,2

310,4

868,8

624

291,2

166,4

465,6

Turcja – TR

19

Zarzàdzanie finansowe projektem Tabela 1 c Konkurs 2008

Stawki na utrzymanie VETPRO (osoby doros∏e+opiekunowie) Czas trwania: 3 miesiàce (12 tygodni) lub mniej

Czas trwania: ponad 3 miesiàce

(z wy∏àczeniem podró˝y)

(z w∏àczeniem podró˝y) Stawka miesi´czna

stawka tygodniowa

Kraj goszczàcy

Belgia – BE Bu∏garia – BG Czechy – CZ

2 tydzieƒ

od 3-go tygodnia w gór´

od 3 do 12 miesi´cy

1 045

488

279

780

670

313

179

500

890

415

237

665

Dania – DK

1 440

672

384

1 075

Niemcy – DE

1 045

488

279

780

Estonia – EE

830

387

221

620

Grecja – EL

975

455

260

728

Hiszpania – ES

1 070

499

285

799

Francja – FR

1 235

576

329

922

Irlandia – IE

1 275

595

340

952

W∏ochy – IT

1 175

548

313

877

955

446

255

713

¸otwa – LV

800

373

213

597

Litwa – LT

790

369

211

590

1 045

488

279

780

795

371

212

594

Cypr – CY

Luxemburg – LU W´gry – HU Malta – MT

945

441

252

706

Holandia – NL

1 150

537

307

859

Austria – AT

1 115

520

297

833

Polska – PL

800

373

213

597

Portugalia – PT

960

448

256

717

Rumunia – RO

675

315

180

504

S∏owenia – SI

905

422

241

676

S∏owacja – SK

920

429

245

687

Finlandia – FI

1 220

569

325

911

Swecja – SE

1 200

560

320

896

Wielka Brytania – UK

1 455

679

388

1 086

Island – IS

1 200

560

320

896

Liechtenstein – LI

1 255

586

335

937

Norwegia – NO

1 455

679

388

1 086

780

364

208

582

Turcja – TR

20

1 tydzieƒ

Aspekty finansowe Tabela 1 d Konkurs 2009

Stawki na utrzymanie dla uczestników projektów IVT

bez kosztów podró˝y i wiz 1 tydzieƒ

2 tygodnie

Kraj goszczàcy

Belgia – BE

zawarte koszty podró˝y i wiz

3-ci tydzieƒ i ka˝dy nast´pny do 12-go

13 tygodni

14-sty i ka˝dy nast´pny tydzieƒ

1 029

1 405

137

3 153

137

637

870

85

1 957

85

Czechy – CZ

882

1 204

118

2 702

118

Dania – DK

1 421

1 940

190

4 357

190

Niemcy – DE

1 029

1 405

137

3 153

137

Estonia – EE

833

1 138

111

2 555

111

Bu∏garia – BG

Grecja – EL

980

1 338

131

3 006

131

Hiszpania – ES

1 029

1 405

137

3 153

137

Francja – FR

1 225

1 672

164

3 758

164

Irlandia – IE

1 274

1 740

170

3 906

170

W∏ochy – IT

1 176

1 606

157

3 604

157

Cypr – CY

931

1 271

125

2 857

125

¸otwa – LV

784

1 070

105

2 407

105

Litwa – LT

784

1 070

105

2 407

105

Luksemburg – LU W´gry – HU Malta – MT

1 029

1 405

137

3 153

137

784

1 070

105

2 407

105

931

1 271

125

2 857

125

Holandia – NL

1 127

1 539

151

3 455

151

Austria – AT

1 078

1 472

144

3 308

144

Polska – PL

784

1 070

105

2 407

105

Portugalia – PT

931

1 271

125

2 857

125

Rumunia – RO

686

937

92

2 104

92

S∏owenia – SI

882

1 204

118

2 702

118

S∏owacja – SK

882

1 204

118

2 702

118

Finlandia – FI

1 176

1 606

157

3 604

157

Szwecja – SE

1 176

1 606

157

3 604

157

Wielka Brytania – UK

1 421

1 940

190

4 357

190

Islandia – IS

1 176

1 606

157

3 604

157

Liechtenstein – LI

1 225

1 672

164

3 758

164

Norwegia – NO

1 421

1 940

190

4 357

190

784

1 070

105

2 407

105

Turcja – TR

21

Zarzàdzanie finansowe projektem Tabela 1 e Konkurs 2009

Stawki na utrzymanie dla uczestników projektów: PLM, VETPRO oraz opiekunów IVT

bez kosztów podró˝y i wiz 1 tydzieƒ

2 tygodnie

Kraj goszczàcy

3-ci tydzieƒ i ka˝dy nast´pny do 12-go

13 tygodni

14-sty i ka˝dy nast´pny tydzieƒ

1 176

1 606

157

3 603

157

728

994

98

2 237

98

Czechy – CZ

1 008

1 376

134

3 088

134

Dania – DK

1 624

2 218

217

4 979

217

Niemcy – DE

1 176

1 606

157

3 603

157

Estonia – EE

952

1 300

127

2 920

127

Grecja – EL

1 120

1 530

150

3 435

150

Hiszpania – ES

1 176

1 606

157

3 603

157

Francja – FR

1 400

1 911

187

4 294

187

Irlandia – IE

1 456

1 988

194

4 464

194

Belgia – BE Bu∏garia – BG

W∏ochy – IT

1 344

1 835

179

4 118

179

Cypr – CY

1 064

1 453

142

3 266

142

¸otwa – LV

896

1 223

120

2 750

120

Litwa – LT

896

1 223

120

2 750

120

1 176

1 606

157

3 603

157

W´gry – HU

896

1 223

120

2 750

120

Malta – MT

1 064

1 453

142

3 266

142

Holandia – NL

1 288

1 758

172

3 949

172

Austria – AT

1 232

1 682

165

3 781

165

Polska – PL

896

1 223

120

2 750

120

Luksemburg – LU

Portugalia – PT Rumunia – RO

1 064

1 453

142

3 266

142

784

1 070

105

2 405

105

S∏owenia –SI

1 008

1 376

134

3 088

134

S∏owacja – SK

1 008

1 376

134

3 088

134

Finlandia – FI

1 344

1 835

179

4 118

179

Szwecja – SE

1 344

1 835

179

4 118

179

Wielka Brytania – UK

1 624

2 218

217

4 979

217

Islandia – IS

1 344

1 835

179

4 118

179

Liechtenstein – LI

1 400

1 911

187

4 294

187

Norwegia – NO

1 624

2 218

217

4 979

217

896

1 223

120

2 750

120

Turcja – TR

22

zawarte koszty podró˝y i wiz

V Zarzàdzanie

finansowe

projektem

V.1

Zasady ogólne Beneficjent ponosi odpowiedzialnoÊç wobec NA za realizacj´ projektu, za wykorzystanie otrzymanych funduszy oraz z tytu∏u kwot wyp∏aconych uczestnikom i partnerom.

W zwiàzku z powy˝szym beneficjent jest zobowiàzany podjàç wszelkie niezb´dne kroki w celu zapewnienia odpowiedniej sprawozdawczoÊci dla NA. Podobnie jak wybór przedsi´wzi´ç w ramach projektu dokonywany jest w oparciu o pe∏nà wizj´ takiego projektu, tak i zarzàdzanie finansowe projektem obejmuje wszystkie otrzymane Êrodki oraz wszystkie wydatki poniesione w ramach realizacji projektu.

V.2

Rachunek bankowy

Rachunek bankowy wskazany w kontrakcie zawartym pomi´dzy beneficjentem i NA, na który przekazywane b´dà Êrodki z puli Programu Leonardo da Vinci, musi byç: t rachunkiem otwartym i prowadzonym w imieniu organizacji beneficjenta (w ˝adnym wypadku nie mo˝e to byç rachunek prywatny) przez instytucj´ bankowà dzia∏ajàcà w kraju, w którym znajduje si´ siedziba organizacji beneficjenta (ze wzgl´du na obowiàzujàce w Polsce przepisy zaleca si´ za∏o˝enie rachunku wydzielonego). W przypadku szkó∏ jest to rachunek organu prowadzàcego; t rachunkiem otwartym na potrzeby projektu. Je˝eli jest to ogólny rachunek firmowy beneficjenta, jest on zobowiàzany do stworzenia systemu ksi´gowania zapewniajàcego w ka˝dym momencie jednoznaczne okreÊlenie wydatków i wp∏ywów zwiàzanych z projektem; t rachunkiem w walucie PLN lub EUR, je˝eli takie rozwiàzanie jest mo˝liwe.

Rachunek w EUR minimalizuje ró˝nice kursowe.

Zalecane jest unikanie dokonywania wyp∏at gotówkowych z rachunku.

P∏atnoÊci nale˝y dokonywaç bezpoÊrednio z rachunku bankowego otwartego na potrzeby projektu sta˝u/wymiany.

V.3

System rachunkowoÊci i kontrola wewn´trzna

Beneficjent jest zobowiàzany do wprowadzenia systemu ksi´gowoÊci analitycznej, bàdê odpowiedniego systemu wewn´trznego pozwalajàcego rozpoznaç: t êród∏a finansowania projektu; t wydatki zwiàzane z realizacjà projektu w okresie obowiàzywania kontraktu.

Po˝àdane jest, aby osoby odpowiedzialne za zarzàdzanie projektem nie odpowiada∏y jednoczeÊnie za zarzàdzanie finansami.

23

Zarzàdzanie finansowe projektem

V.4

VAT, c∏a i inne podatki od towarów i us∏ug Obowiàzki podatkowe regulowane sà aktualnie obowiàzujàcymi przepisami polskimi.

Podatek VAT mo˝e byç zawarty w sprawozdaniu finansowym projektu tylko wtedy, gdy stanowi ostateczny koszt, to znaczy pozycj´, której beneficjent nie mo˝e odzyskaç.

V.5

Kursy wymiany Z uwagi na fakt, ˝e kwoty wykazane w raportach muszà byç wyra˝one w EUR, beneficjent zobowiàzany jest do przeliczania kwot umieszczanych w raporcie na t´ walut´.

1 Przelewy na rachunki beneficjentów prowadzone w PLN t W przypadku dofinansowania w formie jednorazowej zaliczki: Wszystkie kwoty w raporcie koƒcowym powinny zostaç wyra˝one w euro. W tym celu, beneficjent powinien przeliczyç wszystkie poniesione koszty na euro z wykorzystaniem kursu przeliczeniowego zastosowanego przez bank do celów przelania przez Narodowà Agencj´ p∏atnoÊci zaliczkowej na konto beneficjenta. Jest to kurs kupna dewiz Banku Handlowego, z dnia dokonania przelewu. Za dat´ p∏atnoÊci ze strony Narodowej Agencji uznaje si´ dzieƒ obcià˝enia rachunku Narodowej Agencji – zgodnie z wyciàgiem bankowym. Beneficjent zostanie powiadomiony przez NA o kursie, który b´dzie stosowany do przeliczenia kosztów rzeczywistych na EUR. t W przypadku dofinansowania w formie wi´cej ni˝ jednej p∏atnoÊci zaliczkowej: Wszystkie kwoty w raporcie koƒcowym powinny zostaç wyra˝one w euro. W tym celu, beneficjent powinien przeliczyç wszystkie poniesione koszty na euro z wykorzystaniem kursu przeliczeniowego zastosowanego przez bank do celów przelania przez Narodowà Agencj´ odnoÊnej p∏atnoÊci zaliczkowej na konto beneficjenta. Takà stawk´ nale˝y stosowaç do wszystkich kosztów poniesionych w okresie od daty transferu pierwszej/okreÊlonej p∏atnoÊci zaliczkowej1 do daty transferu kolejnej p∏atnoÊci zaliczkowej2.

T´ metod´ kalkulacji nale˝y stosowaç zarówno w odniesieniu do rzeczywistych kosztów poniesionych bezpoÊrednio przez instytucj´ beneficjenta jak równie˝ w odniesieniu do kosztów poniesionych (na przyk∏ad) przez partnerów za granicà w przypadku projektów transferu innowacji Leonardo da Vinci lub uczestników wyjazdów w przypadku dzia∏aƒ zwiàzanych z mobilnoÊcià Erasmusa lub Leonardo.

Ta sama forma kalkulacji powinna byç przyj´ta do przeliczenia wydatków poniesionych przez Beneficjenta i refundowanych przez NA w wyniku koƒcowego rozliczenia projektu.

2 Przelewy na rachunki Beneficjentów prowadzone w EUR Przeliczeƒ wydatków poniesionych w walutach innych ni˝ EUR nale˝y dokonaç wed∏ug kursów rzeczywistych. Warunkiem stosowania takiej polityki kursowej jest wymóg, i˝ wszystkie operacje muszà mieç miejsce tylko i wy∏àcznie z rachunku bankowego, na który wp∏yn´∏y fundusze z NA (lub na który zosta∏y przekazane przez organy prowadzàce).

Na potrzeby przeliczenia wydatków poniesionych ze Êrodków w∏asnych a konto refundacji NA w wyniku koƒcowego rozliczenia projektu (maksymalnie do 20% przyznanych Êrodków finansowych ) prosz´ zastosowaç nast´pujàce kursy:

1 W przypadku pierwszej zaliczki: od poczàtku okresu, w którym majà prawo pokrywaç koszty z funduszy programu.

2 W przypadku ostatniej zaliczki: do koƒca okresu, w którym majà prawo pokrywaç koszty z funduszy programu.

24

Aspekty finansowe

t kurs rzeczywisty z dnia dokonania p∏atnoÊci w EUR z rachunku z∏otówkowego beneficjenta (widoczny na wyciàgu bankowym); lub t Êredni kurs NBP (ze strony www.nbp.pl) z dnia dokonania p∏atnoÊci w PLN z rachunku z∏otówkowego Beneficjenta.

Nale˝y pami´taç, ˝e straty spowodowane wahaniami kursów walut nie sà traktowane jako uprawnione koszty projektu.

V.6

Odsetki Decyzjà Komisji Europejskiej zosta∏ zniesiony wymóg zwrotu odsetek od Êrodków finansowych Programu Leonardo da Vinci naros∏ych na kontach bankowych. Komisja Europejska odstàpi∏a tak˝e od wymogu raportowania kwot naros∏ych odsetek.

V.7

Zamówienia publiczne Zgodnie z zapisami umowy beneficjent powinien stosowaç Prawo Zamówieƒ Publicznych w przypadku zlecania zadaƒ podwykonawcom, jeÊli kwota zlecenia przekracza 14 000 EUR. Zastosowanie majà przepisy krajowe.

Beneficjent powinien do∏àczyç do raportu koƒcowego oÊwiadczenie o stosowaniu przepisów PZP, zgodnie z wzorem poni˝ej:

„Beneficjent (nazwa instytucji) ............................... oÊwiadcza, ˝e znane sà mu zasady udzielania zamówieƒ publicznych, w szczególnoÊci przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówieƒ publicznych (t.j.: Dz.U. 2007 Nr 223 poz. 1655) oraz akty wykonawcze wydane na jej podstawie i stosowa∏ si´ do nich w procesie wyboru Wykonawców do zamówieƒ zwiàzanych z realizacjà przedmiotowej Umowy.”

25

monitorujàce VI Wizyty i kontrola na miejscu Zgodnie z wytycznymi Komisji Europejskiej, Narodowa Agencja powinna czuwaç nad jakoÊcià realizowanych projektów i sprawdzaç ich oddzia∏ywanie na instytucj´ i jej lokalne Êrodowisko.

Instrumentami ku temu sà wizyty monitorujàce oraz kontrole na miejscu. Celem wizyty monitorujàcej jest udzielenie wsparcia beneficjentowi w doskonaleniu sposobu zarzàdzania projektem. Natomiast w trakcie kontroli na miejscu Narodowa Agencja sprawdza ca∏y proces realizacji projektu w∏àcznie z dokumentacjà finansowà. Projekty do wizyt monitorujàcych i kontroli na miejscu sà wybierane losowo, zgodnie z wielkoÊcià próby kontrolnej okreÊlonej przez Komisj´ Europejskà.

Beneficjent powinien uczestniczyç i wnosiç wk∏ad w monitoring oraz ewaluacje dzia∏aƒ organizowanych przez Narodowà Agencj´ oraz Komisj´ Europejskà, jak równie˝ przez osoby i organizacje przez nie upowa˝nione.

Beneficjent ma obowiàzek zapewniç Narodowej Agencji, Komisji Europejskiej, Europejskiemu Urz´dowi ds. Zwalczania Nadu˝yç Finansowych OLAF, jak równie˝ Europejskiemu Trybuna∏owi Obrachunkowemu oraz osobom i organizacjom przez nie upowa˝nionym dost´p do wszelkich dokumentów dotyczàcych realizacji dzia∏ania, jego wyników oraz wykorzystania przyznanych Êrodków finansowych. Wymienione podmioty mogà skorzystaç ze swego prawa w okresie pi´ciu lat, liczàc od daty ostatniej p∏atnoÊci Êrodków finansowych przez Narodowà Agencj´ lub zwrotu przez beneficjenta.

26

Za∏àczniki Dokumenty dodatkowe wykorzystywane przez NA podczas realizacji ka˝dego projektu.

Za∏. 1 Wyciàg z formularza kontraktowego Formularz kontraktowy UWAGA! Niniejszy dokument sk∏ada si´ z trzech cz´Êci:

1 Cz´Êç 1. – nale˝y wype∏niç wszystkie strony; 2 Cz´Êç 2. – nale˝y wype∏niç wy∏àcznie w przypadku, gdy nastàpi∏y zmiany w

stosunku do

treÊci zatwierdzonego wniosku; 3 Za∏àczniki – nale˝y do∏àczyç do formularza kontraktowego Oprócz wype∏nionego formularza kontraktowego do Narodowej Agencji nale˝y wys∏aç nast´pujàce dokumenty: t dokumenty potwierdzajàce istnienie instytucji oraz reprezentacj´ prawnà w zale˝noÊci od formy prawnej, (wykaz dokumentów na str. 2 i 3 formularza kontraktowego); pe∏nomocnictwa do podpisania umowy (jeÊli umowa nie b´dzie podpisywana przez przedstawiciela prawnego instytucji uprawnionej do podpisania umowy, np. przez organ prowadzàcy); t orygina∏y listów intencyjnych; t aktualne (za ostatni rok finansowy) sprawozdanie finansowe (bilans, rachunek wyników i strat) – dot. wy∏àcznie organizacji niepublicznych, którym w roku konkursu zosta∏o przyznane dofinansowanie na ∏àcznà kwot´ przekraczajàcà 25.000 EUR; t aktualne zaÊwiadczenie z Urz´du Skarbowego potwierdzajàce, ˝e Beneficjent nie zalega z op∏acaniem podatków wystawione nie póêniej ni˝ 3 miesiàce przed datà zawarcia Umowy; t aktualne zaÊwiadczenie z Zak∏adu Ubezpieczeƒ Spo∏ecznych o braku zaleg∏oÊci w zap∏acie sk∏adek na ubezpieczenie zdrowotne i spo∏eczne wystawione nie póêniej ni˝ 3 miesiàce przed datà zawarcia Umowy; t decyzja o nadaniu nr NIP (kopia dokumentu poÊwiadczona za zgodnoÊç z orygina∏em przez pe∏nà reprezentacj´ prawnà Beneficjenta lub przez osob´ upowa˝nionà do takiej czynnoÊci na podstawie pe∏nomocnictwa); t decyzja o nadaniu REGON (kopia poÊwiadczona za zgodnoÊç z orygina∏em) t program przygotowania kulturowo-j´zykowego (jeÊli by∏ planowany we wniosku).

Uwaga! Wszystkie przesy∏ane kopie dokumentów muszà byç potwierdzone za zgodnoÊç z orygina∏em przez reprezentanta prawnego lub osob´ przez niego upowa˝nionà.

27

Zarzàdzanie finansowe projektem

t Ca∏kowity zatwierdzony bud˝et projektu Prosz´ obliczyç w „Kalkulatorze dla bud˝etów w projektach wymian i sta˝y” dofinansowanie wnioskowane. Wyniki obliczeƒ nale˝y wydrukowaç i do∏àczyç do niniejszego formularza kontraktowego.

Kalkulator znajduje si´ na stronie internetowej http://leonardo.org.pl/index.php/ida/60/ Mo˝na te˝ we w∏asnym zakresie wype∏niç tabel´ poni˝ej.

Numer projektu ______________________________________________________________________________________________

Liczba uczestników

Ca∏kowite wnioskowane dofinansowanie LdV

Organizacja i Zarzàdzanie projektem Zarzàdzanie i monitoring Przygotowanie pedagogiczne, kulturowe i j´zykowe Organizacja i Zarzàdzanie – ∏àcznie (Suma czàstkowa)

Uczestnicy Utrzymanie: r uczestników projektu r opiekunów r osób ze specjalnymi potrzebami

Podró˝ (jeÊli nie zawiera si´ w kosztach utrzymania)

Koszty podró˝y Uczestnicy – ∏àcznie (Suma czàstkowa)

RAZEM: Ca∏kowita wnioskowana kwota:

28

EUR

Za∏. 1 Wyciàg z formularza kontraktowego

t Informacje o numerze konta Numer projektu ______________________________________________________________________________________________ INFORMACJE O BANKU INSTYTUCJI BENEFICJENTA NUMER RACHUNKU – PROSIMY O PODANIE NUMERU ZGODNIE Z PONI˚SZYM FORMATEM

1 Konto organu prowadzàcego – (jeÊli dotyczy) (nale˝y wype∏niç w przypadku przep∏ywu funduszy przez konto organu prowadzàcego instytucji realizujàcej projekt (np. powiat – zespó∏ szkó∏ ponadgimnazjalnych)

Nazwa banku i oddzia∏u:

Polska

Adres banku/oddzia∏u (numer, ulica, kod pocztowy, miejscowoÊç, kraj):

SWIFT Code banku: Numer rachunku: Nazwa w∏aÊciciela rachunku: Adres w∏aÊciciela rachunku:

WALUTA RACHUNKU (PLN lub EUR) Powy˝szy rachunek jest: t rachunkiem otwartym wy∏àcznie na potrzeby niniejszego projektu t rachunkiem ogólnym instytucji lub innym rachunkiem wykorzystywanym nie tylko w celu finansowania ww. projektu

2 Konto instytucji realizujàcej projekt Nazwa banku i oddzia∏u:

Polska

Adres banku/oddzia∏u (numer, ulica, kod pocztowy, miejscowoÊç, kraj):

SWIFT Code banku: Numer rachunku: Nazwa w∏aÊciciela rachunku: Adres w∏aÊciciela rachunku:

WALUTA RACHUNKU (PLN lub EUR) Powy˝szy rachunek jest: t rachunkiem otwartym wy∏àcznie na potrzeby niniejszego projektu t rachunkiem ogólnym instytucji lub innym rachunkiem wykorzystywanym nie tylko w celu finansowania ww. projektu

Imi´ i nazwisko _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Podpis ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ przedstawiciela prawnego instytucji Beneficjenta

Data ______________________________________________________________________________________ Uwaga!

Rachunek bankowy, na który przekazywane b´dà Êrodki z puli programu Leonardo da Vinci, musi byç: r rachunkiem otwartym i prowadzonym w imieniu organizacji beneficjenta (w ˝adnym wypadku nie mo˝e to byç rachunek prywatny) przez instytucj´ bankowà dzia∏ajàca w Polsce; r rachunkiem otwartym na potrzeby projektu. Je˝eli jest to ogólny rachunek firmowy beneficjenta, jest on zobowiàzany do stworzenia systemu ksi´gowania, zapewniajàcego w ka˝dym momencie jednoznaczne okreÊlenie wydatków i wp∏ywów zwiàzanych z realizowanym projektem.

Zalecane jest prowadzenie rachunku w walucie EUR

29

Zarzàdzanie finansowe projektem

t OÊwiadczenie Beneficjenta dot. VAT

Beneficjent

MiejscowoÊç, data

(papier firmowy bàdê piecz´ç firmowa)

OÂWIADCZENIE VAT W zwiàzku z przyznanym w ramach Programu Leonardo da Vinci dofinansowaniem projektu numer ______________________________________________________________________________________________ tytu∏ projektu

_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

oÊwiadczam, ˝e: (prosz´ zaznaczyç jednà z mo˝liwoÊci)

ww. instytucja jest zarejestrowana jako podatnik VAT i w ramach realizacji ww. projektu, w przypadkach przewidzianych w Ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i us∏ug (Dz. U. Nr 54, poz. 535, z zm.), mo˝e rozliczaç VAT naliczony. t ww. instytucja jest zarejestrowana jako podatnik VAT i w ramach realizacji ww. projektu nie mo˝e odzyskaç/rozliczyç 3 w ˝aden sposób poniesionego kosztu podatku VAT, który mo˝e byç rozliczony w kategorii wydatki uprawnione w ww. projekcie. t ww. instytucja nie jest zarejestrowana jako podatnik VAT. t

W przypadku, gdy Beneficjent jest podatnikiem podatku VAT posiadajàcym mo˝liwoÊç odliczenia podatku VAT, za podstaw´ rozliczeƒ z Narodowà Agencjà uwa˝a si´ kwoty netto wykazane na fakturach VAT dokumentujàcych poniesione wydatki podczas realizacji projektu. W przeciwnym razie VAT jest uznawany jako koszt kwalifikowany projektu.

Wyjàtkami mogà byç rachunki wystawiane przez firmy/instytucje nie b´dàce p∏atnikami podatku VAT; wówczas kosztem jest kwota rachunku.

JednoczeÊnie (nazwa instytucji beneficjenta) ______________________________________________________________________________________________ zobowiàzuje si´ do zwrotu zrefundowanego w ramach ww. projektu poniesionego podatku VAT, je˝eli zaistniejà przes∏anki umo˝liwiajàce odzyskanie tego podatku przez Beneficjenta.

OÊwiadczam, ˝e sà mi znane przepisy Kodeksu karno-skarbowego o odpowiedzialnoÊci za podanie danych niezgodnych z rzeczywistoÊcià.

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Reprezentant prawny instytucji Beneficjenta (podpis, piecz´ç imienna)

3 Niepotrzebne skreÊliç

30

Za∏. 1 Wyciàg z formularza kontraktowego

t Zobowiàzanie w sprawie ewidencji ksi´gowej

Beneficjent

MiejscowoÊç, data

(papier firmowy bàdê piecz´ç firmowa)

ZOBOWIÑZANIE Otrzymane Êrodki zwiàzane z wdro˝eniem projektu Leonardo da Vinci Numer projektu Tytu∏ projektu

______________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

b´dà: (prosz´ zaznaczyç jednà z mo˝liwoÊci)

t

t

ewidencjonowane na kontach bilansowych i kontach przychodów i kosztów w przypadku instytucji i firm podlegajàcych obowiàzkowi prowadzenia pe∏nej ksi´gowoÊci wprowadzone do ewidencji ksi´gowej w przypadku instytucji i firm prowadzàcych ksi´gowoÊç uproszczonà

tOÊwiadczenie w sprawie przygotowania uczestników (nale˝y wype∏niç jedynie w przypadku, jeÊli beneficjent wnioskowa∏ o dofinansowanie na przygotowanie kulturowo-pedagogiczno-j´zykowe uczestników we wniosku)

Numer projektu ______________________________________________________________________________________________

Beneficjent

MiejscowoÊç, data

(papier firmowy bàdê piecz´ç firmowa)

OÂWIADCZENIE OÊwiadczam, ˝e zakres przygotowania kulturowo – pedagogiczno – j´zykowego uczestników projektu finansowanego z programu Leonardo da Vinci (tytu∏ projektu) ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

(numer _____________________________________________________________ ) pokrywa/nie pokrywa4 si´ z zakresem kszta∏cenia realizowanego poza projektem przez instytucj´ beneficjenta oraz innych cz∏onków grupy partnerskiej.

Uzasadnienie:_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

4 Niepotrzebne skreÊliç

31

Za∏. 2 Wniosek o aneks t Wniosek o Aneks do Umowy

Wniosek o Aneks do Umowy Projekty mobilnoÊci (wymiany, sta˝e) Procedura NA1 Umowa nr:

Okres wa˝noÊci Umowy:

Projekt nr:

Czas realizacji projektu

(IloÊç miesi´cy)

Tytu∏ projektu: Beneficjent: Przedstawiciel prawny Beneficjenta: Umowa by∏a ju˝ aneksowana

Tak t

Nie t

OÂWIADCZENIE Ja, ni˝ej podpisany/a, niniejszym oÊwiadczam, ˝e podane w niniejszym Wniosku informacje sà prawdziwe i w pe∏ni i rzetelnie odzwierciedlajà stan prawny i stan faktyczny istniejàcy w dacie jego z∏o˝enia.

JednoczeÊnie potwierdzam, i˝ wszelkie oÊwiadczenia, dane i informacje zawarte w dokumentach przed∏o˝onych Narodowej Agencji przez beneficjenta w zwiàzku z zawarciem ww. umowy, a w szczególnoÊci dotyczàce statusu prawnego beneficjenta, sposobu jego reprezentacji oraz udzielonych w zwiàzku z Umowà pe∏nomocnictw sà aktualne, prawdziwe, wià˝àce i obowiàzujàce i pozostanà takie równie˝ w chwili podpisania okreÊlonego we Wniosku o Aneks do Umowy.

Zobowiàzuj´ si´ do niezw∏ocznego informowania na piÊmie Narodowej Agencji o wszelkich zmianach w oÊwiadczeniach, danych i informacjach, o których mowa powy˝ej oraz do przed∏o˝enia na wezwanie Narodowej Agencji stosownych dokumentów, potwierdzajàcych dokonanie zmian.

W∏asnor´czny podpis osoby uprawnionej do reprezentowania Beneficjenta

_________________________________________________________________________________________________________________________________________

Imi´ i nazwisko przedstawiciela prawnego organizacji Beneficjenta:

_________________________________________________________________________________________________________________________________________

Stanowisko w organizacji Beneficjenta:

_________________________________________________________________________________________________________________________________________

MiejscowoÊç i data:

_________________________________________________________________________________________________________________________________________

Po wype∏nieniu Wniosek odes∏aç nale˝y na adres: Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Narodowa Agencja Programu Leonardo da Vinci ul. Mokotowska 43 00-551 Warszawa

32

Za∏. 2 Wniosek o aneks

t Zestawienie zmian do umowy Zmiany w Umowie dokonywane sà na podstawie pisemnego wniosku, opatrzonego datà i w∏asnor´cznym podpisem przedstawiciela prawnego beneficjenta. Zmiany te muszà równie˝ uzyskaç formalnà akceptacj´ Narodowej Agencji.

Aneks do Umowy mo˝e zostaç podpisany najpóêniej na 30 dni przed koƒcem okresu obowiàzywania umowy.

Prosimy pami´taç, ˝e zmiana w Umowie nabiera mocy prawnej dopiero po podpisaniu jej przez Narodowà Agencj´.

Po wype∏nieniu w∏aÊciwych sekcji niniejszego formularza, prosimy je wydrukowaç, podpisaç i nast´pnie (wraz ze wszystkimi wymaganymi za∏àcznikami) przes∏aç pocztà do Narodowej Agencji.

Wi´cej informacji na temat wprowadzania zmian w Umowie podano w Poradniku dla beneficjentów.

Niniejszy Wniosek o Aneks do Umowy (z uwzgl´dnieniem jej ewentualnych wczeÊniejszych zmian) dotyczy jednej lub wi´cej z poni˝szych pozycji (prosimy zaznaczyç w∏aÊciwà rubryk´):

t B.1

Wycofanie si´ Partnera / Partnerów – brak zast´pujàcego Partnera

t B.2

Wycofanie si´ Partnera i zastàpienie go nowym Partnerem

tC

Nowy Partner – poszerzenie sk∏adu grupy partnerskiej

tD

Zmiana rachunku bankowego

tE

Zmiana okresu realizacji projektu (uprawnienia kosztów)

t F.1

Zmiana terminu z∏o˝enia raportu czàstkowego5

t F.2

Zmiana terminu z∏o˝enia raportu koƒcowego

tG

Zmiany w bud˝ecie

tH

Inne zmiany

5 Zgodnie z zasadami podanymi w Przewodniku Administracyjno-Finansowym dla beneficjentów projektów

33

Zarzàdzanie finansowe projektem

B Wycofanie

si´ Partnera – brak zast´pujàcego Partnera

B.1 Wycofanie si´ Partnera – brak zast´pujàcego Partnera Prosimy podaç informacje o wycofujàcym si´ Partnerze/Partnerach, oraz powody tej decyzji: Nazwa organizacji Partnera, który wycofuje si´ z projektu P1 P2 P3 Powody wycofania si´ Partnera (opis maks. 0,5 strony) 1 2 3 ...

Prosimy podaç informacje o nowym podziale zadaƒ pomi´dzy dotychczasowych Partnerów (opis maks. 0,5 strony)

Je˝eli w miejsce wycofujàcego si´ Partnera do projektu nie przyst´puje nowy Partner, prosimy o wykazanie, ˝e w zwiàzku z tym faktem: 1 europejski charakter projektu nie zostanie naruszony 2 g∏ówne cele projektu i planowane rezultaty zostanà osiàgni´te (opis maks. 0,5 strony)

Lista za∏àczników, które nale˝y przes∏aç (pocztà) wraz z wnioskiem o powy˝szà zmian´ w Umowie: A Orygina∏ listu wystosowanego przez organizacj´ wycofujàcego si´ Partnera, opatrzonego datà i w∏asnor´cznym podpisem upowa˝nionego przedstawiciela prawnego, informujàcego o swojej decyzji wraz z uzasadnieniem; B Sprawozdanie z post´pu prac realizowanych przez wycofujàcego si´ Partnera, praw nabytych do poszczególnych produktów i rezultatów projektu, przyj´tego trybu zakoƒczenia prac przez Partnera (w tym ostatecznego terminu wycofania si´ z projektu) oraz Êrodków finansowych otrzymanych ju˝ przez Partnera, wraz z zestawieniem poniesionych wydatków i ewentualnej kwoty niewykorzystanej pozostajàcej do zwrotu; C Uaktualniona wersja Za∏àcznika do Umowy „Lista Partnerów oraz bud˝et projektu w uj´ciu na poszczególnych Partnerów”.

Uwaga: Prosimy zauwa˝yç, ˝e wycofanie si´ Partnera zazwyczaj oznacza zmiany w pierwotnym bud˝ecie projektu.

W zwiàzku z tym nale˝y ponownie wype∏niç tabele finansowe w cz´Êci 7 Wniosku o fundusze, i przes∏aç je razem z niniejszym Wnioskiem o Aneks do Umowy do Narodowej Agencji.

34

Za∏. 2 Wniosek o aneks

B Wycofanie

si´ Partnera i zastàpienie go nowym Partnerem

B.2 Wycofanie si´ Partnera i zastàpienie go nowym Partnerem Je˝eli miejsce wycofujàcego si´ Partnera/Partnerów zajmuje nowy Partner, prosimy wype∏niç niniejszà sekcj´ wniosku.

1 Prosimy podaç informacje o wycofujàcym si´ Partnerze oraz powody tej decyzji: Nazwa oraz adres organizacji Partnera, który wycofuje si´ z projektu P1 P2 P3 Powody wycofania si´ Partnera (opis maks. o,5 strony) 1 2 3 ...

2 Prosimy podaç informacje o nowym Partnerze, który zast´puje wycofujàcego si´ Partnera.

Informacje o organizacji nowego Partnera:

Nazwa organizacji/instytucji w jej j´zyku narodowym

Kod typu organizacji Ulica Numer budynku Kod pocztowy MiejscowoÊç Kraj Imi´ i nazwisko

t

Osoby do kontaktów

Pan

Pani

Telefon

++

/

Faks:

++

/

t

Adres e-mail

3 Zadanie przejmowane przez zast´pujàcego Partnera Prosimy o opisanie zadaƒ przejmowanych przez nowego Partnera i/lub (nowy) podzia∏ zadaƒ pomi´dzy wszystkich Partnerów projektu (opis maks. 0,5 strony)

35

Zarzàdzanie finansowe projektem

t Wycofanie si´ Partnera i zastàpienie go nowym Partnerem Lista za∏àczników, które nale˝y przes∏aç (pocztà) wraz z wnioskiem o powy˝szà zmian´ w Umowie: A Orygina∏ listu wystosowanego przez organizacj´ wycofujàcego si´ Partnera, opatrzonego datà i w∏asnor´cznym podpisem upowa˝nionego przedstawiciela prawnego, informujàcego o swojej decyzji wraz z uzasadnieniem; B Sprawozdanie z post´pu prac realizowanych przez wycofujàcego si´ Partnera, praw nabytych do poszczególnych produktów i rezultatów projektu, przyj´tego trybu zakoƒczenia prac przez Partnera (w tym ostatecznego terminu wycofania si´ z projektu) oraz Êrodków finansowych otrzymanych ju˝ przez Partnera, wraz z zestawieniem poniesionych wydatków i ewentualnej kwoty niewykorzystanej pozostajàcej do zwrotu; C Orygina∏ listu wystosowanego przez organizacj´ Partnera przyst´pujàcego do projektu, opatrzonego datà i w∏asnor´cznym podpisem upowa˝nionego przedstawiciela prawnego, wyra˝ajàcego wol´ uczestniczenia w projekcie oraz deklarowany finansowy wk∏ad w∏asny; D Kopia umowy pomi´dzy beneficjentem a nowym Partnerem - je˝eli zosta∏a ju˝ zawarta; E Uaktualniona wersja Za∏àcznika do Umowy „Lista Partnerów oraz bud˝et projektu w uj´ciu na poszczególnych Partnerów”.

Uwaga: Prosimy zauwa˝yç, ˝e przystàpienie Partnera zast´pujàcego wycofujàcego si´ Partnera, zazwyczaj oznacza zmiany w pierwotnym bud˝ecie projektu. W zwiàzku z tym nale˝y ponownie wype∏niç tabele finansowe w cz´Êci 7 Wniosku o fundusze, i przes∏aç je razem z niniejszym Wnioskiem o Aneks do Umowy do Narodowej Agencji.

C Nowy

Partner – poszerzenie sk∏adu grupy partnerskiej

C.1 – Informacje o organizacji nowego Partnera: Nazwa organizacji/instytucji w jej j´zyku narodowym Kod kraju Kod typu organizacji Kod regionu Kod bran˝owy Kod wielkoÊci Osoba upowa˝niona do kontaktów Imi´ i nazwisko

Pan

t

Pani

Ulica Numer budynku Kod pocztowy MiejscowoÊç Telefon

++

/

Faks:

++

/

Adres e-mail

36

t

Za∏. 2 Wniosek o aneks

C.2 – Powody przystàpienia do projektu Powody przystàpienia do projektu (opis maks. 0,5 strony)

Zadania przejmowane przez nowego Partnera i/lub (nowy) podzia∏ zadaƒ pomi´dzy wszystkich Partnerów projektu (opis maks. o.5 strony)

Lista za∏àczników, które nale˝y przes∏aç (pocztà) wraz z wnioskiem o powy˝szà zmian´ w Umowie: A Orygina∏ listu wystosowanego przez organizacj´ nowego Partnera przyst´pujàcego do projektu, opatrzonego datà i w∏asnor´cznym podpisem upowa˝nionego przedstawiciela prawnego, wyra˝ajàcego wol´ uczestniczenia w projekcie oraz deklarowany finansowy wk∏ad w∏asny; B Kopia umowy pomi´dzy beneficjentem a nowym Partnerem - je˝eli zosta∏a ju˝ zawarta; C Uaktualniona wersja Za∏àcznika do Umowy “Lista Partnerów oraz bud˝et projektu w uj´ciu na poszczególnych Partnerów”.

Uwaga: Prosimy zauwa˝yç, ˝e przystàpienie do grupy nowego Partnera, zazwyczaj oznacza zmiany w pierwotnym bud˝ecie projektu. W zwiàzku z tym nale˝y ponownie wype∏niç tabele finansowe w cz´Êci 7 Wniosku o fundusze, i przes∏aç je razem z niniejszym Wnioskiem o Aneks do Umowy do Narodowej Agencji.

37

Zarzàdzanie finansowe projektem

D Zmiana

rachunku bankowego

Formularz informacji o banku Beneficjenta Prosimy o prawid∏owe wype∏nienie, podpisanie oraz za∏àczenie poni˝szego formularza do Wniosku o Aneks do Umowy.

Dane finansowe r Posiadacz rachunku Nazwa Adres Miasto

Kod

Osoba kontaktowa Telefon

Faks

E-mail Numer VAT r Bank Nazwa banku Adres oddzia∏u Miasto

Kod

Numer rachunku IBAN Waluta rachunku

PLN

t

EUR

t

Uwagi

Piecz´ç banku

______________________________________________________________________________________________

Podpis osoby reprezentujàcej

38

data

____________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________________

Podpis posiadacza rachunku

Za∏. 2 Wniosek o aneks

E Zmiana okresu realizacji projektu (uprawnienia kosztów) Data rozpocz´cia realizacji projektu wed∏ug Umowy (dd/mm/rrrr): Data zakoƒczenia realizacji projektu wed∏ug Umowy (dd/mm/rrrr): Wnioskowana zmiana (w miesiàcach) 7 Nowa data zakoƒczenia realizacji projektu (dd/mm/rrrr): Prosimy o podanie przyczyn zmiany okresu realizacji projektu (opis maks. 0,5 strony)

F Zmiana

harmonogramu sprawozdawczoÊci

r Sprawozdanie czàstkowe

t

Termin z∏o˝enia sprawozdania wed∏ug Umowy (dd/mm/rrrr): Wnioskowane przed∏u˝enie terminu (dni i/lub miesiàce): Nowy termin z∏o˝enia sprawozdania (dd/mm/rrrr): r Sprawozdanie koƒcowe

t

Termin z∏o˝enia sprawozdania wed∏ug Umowy (dd/mm/rrrr): Wnioskowane przed∏u˝enie terminu (dni i/lub miesiàce): Nowy termin z∏o˝enia sprawozdania (dd/mm/rrrr): Prosimy o podanie przyczyn zmiany harmonogramu sprawozdawczoÊci (opis maks. 0,5 strony)

7 Liczba ujemna, je˝eli wymagane jest skrócenieokresu realizacji projektu

39

Zarzàdzanie finansowe projektem

G Zmiany

w bud˝ecie

Uwaga: Niemo˝liwe jest zwi´kszenie ca∏kowitej kwoty przyznanych Êrodków finansowych Programu, ani te˝ zmiany kwot przyznanych na pokrycie kategorii.

5.1 Podsumowanie Liczba uczestników

Ca∏kowite wnioskowane dofinansowanie LdV

Organizacja i Zarzàdzanie projektem Zarzàdzanie i monitoring Przygotowanie pedagogiczne, kulturowe i j´zykowe Organizacja i Zarzàdzanie – ∏àcznie (Suma czàstkowa)

Uczestnicy Utrzymanie: r uczestników projektu r opiekunów r osób ze specjalnymi potrzebami

Podró˝ (jeÊli nie zawiera si´ w kosztach utrzymania)

Koszty podró˝y Uczestnicy – ∏àcznie (Suma czàstkowa)

RAZEM: Ca∏kowita wnioskowana kwota:

EUR

Prosimy o uzasadnienie proponowanych zmian w odniesieniu do uzgodnionego bud˝etu projektu z podaniem kategorii kosztów, które ulegajà zmianie oraz wysokoÊci zmienianych kwot w danych kategoriach (opis maks. 1 strona).

H Inne

zmiany

Prosimy o opisanie wszelkich innych zmian proponowanych w projekcie (opis maks. 1 strona)

40

Za∏. 2 Wniosek o aneks

Potwierdzenie otrzymania Wniosku o Aneks do Umowy Ta strona zostanie do Paƒstwa odes∏ana w celu potwierdzenia otrzymania przez nas wype∏nionego formularza Wniosku o aneks do Umowy. W zwiàzku z tym prosimy o dok∏adne wype∏nienie poni˝szych rubryk.

Tytu∏ projektu: ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Numer projektu: ______________________________________________________________________________________________

Nazwa organizacji Beneficjenta Imi´ i nazwisko przedstawiciela prawnego Ulica i numer budynku Kod kraju – Kod pocztowy – MiejscowoÊç Numer faksu Data nadania Wniosku

…….... / ..…….. / ..……..

Wype∏nia Narodowa Agencja: Otrzymane dokumenty:

Wniosek o zmian´ Umowy

Orygina∏ + kopia

Za∏àczniki

Dane brakujàce, do dostarczenia w trybie natychmiastowym (nie póêniej ni˝ w czasie dwóch tygodni):

Niniejszym potwierdzamy otrzymanie Paƒstwa Wniosku o zmian´ Umowy nr _______________________________________________________: w dniu _______________________________________________________ .

Prosimy o podanie tego numeru we wszelkiej korespondencji do Narodowej Agencji Z powa˝aniem,

Data:_______________________________________________________ Podpis:___________________________________________________________________________________________________________________ Imi´ i nazwisko _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Stanowisko: ______________________________________________________________________________________________________________

41

Za∏. 3a Lista dowodów ksi´gowych – pe∏na Piecz´ç beneficjenta Tytu∏ projektu: ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Numer projektu: ______________________________________________________________________________________________ Lista dowodów ksi´gowych, na podstawie których przygotowano raport koƒcowy z realizacji ww. projektu. Podane w zestawieniu dowody uj´te sà w ewidencji ksi´gowej ww. instytucji beneficjenta.

Arkusz nr 1. Informacje podstawowe (opis dowodu ksi´gowego) Lp. *

Oznaczenie na dokumencie

Typ dokumentu /numer*

Data wystawienia*

Wystawca

Przedmiot (podany na dokumencie)

Przedmiot (komentarz uzup.)

2

3

4

5

6

7

1

Linia bud˝etowa A A Zarzàdzanie i kontrola 1

A.1.1

2

A.1.2

3

A.1.3

4

A.1.4

5

A.1.5

Razem A.1 Linia bud˝etowa B B.1 Podró˝ (jeÊli dotyczy) 6

B.1.1

7

B.1.2

8

B.1.3

9

B.1.4

10

B.1.5

Razem B.1 B.2 Utrzymanie (zakwaterowanie i wy˝ywienie) i ubezpieczenie 11

B.2.1

12

B.2.2

13

B.2.3

14

B.2.4

Razem B.2 B.2 Razem B.1 + B.2 Linia bud˝etowa C C Przygotowanie pedagogiczne, kulturowe i j´zykowe 15

C.1.1

16

C.1.2

17

C.1.3

Razem C RAZEM A + B + C Podpisy

42

G∏ówny Ksi´gowy

Dyrektor

(piecz´ç imienna)

(piecz´ç imienna)

Za∏. 3a Lista dowodówksi´gowych – pe∏na

Piecz´ç beneficjenta Tytu∏ projektu: ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Numer projektu: ______________________________________________________________________________________________ Lista dowodów ksi´gowych, na podstawie których przygotowano raport koƒcowy z realizacji ww. projektu. Podane w zestawieniu dowody uj´te sà w ewidencji ksi´gowej ww. instytucji beneficjenta.

Prosimy o podawanie kwoty do 2 miejsc po przycinku Prosimy o podawanie kursów walut do 4 miejsc po przecinku Transza zosta∏a przekazana na konto prowadzone w walucie (*) PLN t EUR t

Arkusz nr 2. Informacje finansowe Lp*

1

Oznaczenie na dokumencie 2

Typ dokumentu /numer* 3

Data wystawienia* 4

Zród∏o finansowania 5

Kwota w walucie wystawienia 6

Tryb i waluta zap∏aty 7

Kwota p∏atnoÊci

Data zap∏aty

Kurs do PLN

Kwota w PLN

Kurs do EUR

8

9

10

11

12

Uznana kwota w EUR 13

Linia bud˝etowa A A Zarzàdzanie i kontrola 1

A.1.1

0

0

2

A.1.2

0

0

3

A.1.3

0

0

4

A.1.4

0

0

5

A.1.5

0

0 Razem A.1

0.00

Linia bud˝etowa B B.1 Podró˝ (jeÊli dotyczy) 6

B.1.1

0

0

7

B.1.2

0

0

8

B.1.3

0

0

9

B.1.4

0

0

10

B.1.5

0

0 Razem B.1

0.00

B.2 Utrzymanie (zakwaterowanie i wy˝ywienie) i ubezpieczenie 11

B.2.1

0

0

12

B.2.2

0

0

13

B.2.3

0

0

14

B.2.4

0

0 Razem B.1 + B.2

0.00

Linia bud˝etowa C C Przygotowanie pedagogiczne, kulturowe i j´zykowe 15

C.1.11

0

0

16

C.1.2

0

0

17

C.1.3

0

0 Razem C

0.00

Razem A + B + C

0.00

Podpisy

G∏ówny Ksi´gowy

Dyrektor

(piecz´ç imienna)

(piecz´ç imienna)

43

Za∏. 3b Lista dowodów ksi´gowych – uproszczona Piecz´ç beneficjenta Tytu∏ projektu: ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Numer projektu: ______________________________________________________________________________________________ Lista dowodów ksi´gowych, na podstawie których przygotowano raport koƒcowy z realizacji ww. projektu. Podane w zestawieniu dowody uj´te sà w ewidencji ksi´gowej ww. instytucji beneficjenta.

Arkusz nr 1. Informacje podstawowe (opis dowodu ksi´gowego) Lp. *

Oznaczenie na dokumencie

Typ dokumentu /numer*

Data wystawienia*

Wystawca

Przedmiot (podany na dokumencie)

Przedmiot (komentarz uzup.)

2

3

4

5

6

7

1

Linia bud˝etowa A A Zarzàdzanie i kontrola Razem A.1 Linia bud˝etowa B B.1 Podró˝ (jeÊli dotyczy) 1

B.1.1

2

B.1.2

3

B.1.3

4

B.1.4

5

B.1.5

Razem B.1 B.2 Utrzymanie (zakwaterowanie i wy˝ywienie) i ubezpieczenie Razem B.2 B.2 Razem B.1 + B.2 Linia bud˝etowa C C Przygotowanie pedagogiczne, kulturowe i j´zykowe Razem C RAZEM A + B + C

Podpisy

44

G∏ówny Ksi´gowy

Dyrektor

(piecz´ç imienna)

(piecz´ç imienna)

Za∏. 3b Lista dowodów ksi´gowych – uproszczona

Piecz´ç beneficjenta Tytu∏ projektu: ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Numer projektu: ______________________________________________________________________________________________ Lista dowodów ksi´gowych, na podstawie których przygotowano raport koƒcowy z realizacji ww. projektu. Podane w zestawieniu dowody uj´te sà w ewidencji ksi´gowej ww. instytucji beneficjenta.

Prosimy o podawanie kwoty do 2 miejsc po przycinku Prosimy o podawanie kursów walut do 4 miejsc po przecinku Transza zosta∏a przekazana na konto prowadzone w walucie (*) PLN t EUR t

Arkusz nr 2. Informacje finansowe Lp*

1

Oznaczenie na dokumencie 2

Typ dokumentu /numer* 3

Data wystawienia* 4

Zród∏o finansowania 5

Kwota w walucie wystawienia 6

Tryb i waluta zap∏aty 7

Kwota p∏atnoÊci

Data zap∏aty

Kurs do PLN

Kwota w PLN

Kurs do EUR

8

9

10

11

12

Uznana kwota w EUR 13

Linia bud˝etowa A A Zarzàdzanie i kontrola Razem A.1

0.00

Linia bud˝etowa B B.1 Podró˝ (jeÊli dotyczy) 1

B.1.1

0

0

2

B.1.2

0

0

3

B.1.3

0

0

4

B.1.4

0

0

5

B.1.5

0

0 Razem B.1

0.00

B.2 Utrzymanie (zakwaterowanie i wy˝ywienie) i ubezpieczenie Razem B.1 + B.2

0.00

Linia bud˝etowa C C Przygotowanie pedagogiczne, kulturowe i j´zykowe Razem C

0.00

Razem A + B + C

0.00

Podpisy

G∏ówny Ksi´gowy

Dyrektor

(piecz´ç imienna)

(piecz´ç imienna)

45