Excel by fienbrutsaert

INHOUD EXCEL 1

De begrippen werkmap, werkblad en actieve cel aanduiden

werkmap

kolomletter

Actieve cel

rijcijfer

werkbladen

Een Excel-bestand wordt ook een werkmap genoemd. Binnen een werkmap zijn werkbladen aanwezig. Standaard, bij opening van een nieuwe werkmap, opent Excel drie werkbladen. Het kenmerk van een werkblad zijn de kolommen en rijen, die samen cellen vormen. Excel duidt de kolommen met een letter aan en de rijen met een cijfer. Een cel wordt aangeduid door eerst de kolomletter weer te geven en vervolgens het rijcijfer.

Efficiënt verplaatsen binnen een werkmap Verplaatsen binnen een werkblad          

Excel

Muis Schuifbalk Pijltjestoetsen toetsenbord TAB: één cel naar rechts SHIFT + TAB: één cel naar links HOME: eerste cel op dezelfde rij CTRL + HOME: cel A1 CTRL + END: laatste cel van de gebruikte cellen PAGE UP: één scherm naar boven PAGE DOWN: één scherm naar beneden

Verplaatsen binnen een werkblad

Een bereik selecteren en aanduiden Een bereik is een verzameling cellen die steeds een rechthoek vormen. Bijvoorbeeld het bereik A1:D9 werd hieronder geselecteerd.

Hoe een bereik selecteren?  

Sleep van de eerste cel (A1) naar de laatste cel (D9) Klik op de eerste cel (A1) en hou de shift-toets ingedrukt terwijl je op de laatste cel (D9) klikt

Het bereik kan ook een volledige kolom of rij zijn of meerdere rijen en kolommen. Om deze te selecteren klik je op of sleep je over de kolomletter(s) of rijcijfer(s). Een samengesteld bereik bestaat uit meerdere bereiken. Om de verschillende bereiken te selecteren, moet je de CTRL-toets ingedrukt houden.

Werkbladen toevoegen, verwijderen en hernoemen Toevoegen

Verwijderen: rechtermuisknop op de naam van het werkblad en klikken op verwijderen

Hernoemen: dubbelklik op de naam van het blad en typ de nieuwe naam in. Bevestig door op ENTER te klikken

Excel

Tekst en getallen invoeren in cellen Selecteer de cel waarin je gegevens wilt invoeren, tik de gegevens in en bevestig je ingave door op ENTER te tikken. Automatisch wordt de cel eronder geactiveerd. Tekst wordt standaard links uitgelijnd, getallen rechts.

De waarde van een cel wijzigen Maak de gewenste cel actief door ze te selecteren. Om de waarde te kunnen wijzigen dubbelklik je in die cel of klik je in de formulebalk. Met delete en backspace kan je nu tekens wissen en terug toevoegen.

Celeigenschappen instellen Dialoogvenster Celeigenschappen – tabblad getal via rechtermuisknop op cel Het actieve getalformaat (de manier waarop een getal wordt getoond in het werkblad) is geselecteerd. Links staan er categorieën waaruit je kunt kiezen (getal, valuta, datum, tijd, percentage…). Als je een categorie kiest, verschijnen er nog bijkomende formaten. Kies het gewenste formaat. De inhoud van je cel wijzigt niet, alleen het uitzicht! Lint

In de keuzelijst kan je snel een veelgebruikt formaat selecteren. Onder de keuzelijst staan er 5 knoppen. We bespreken ze van links naar rechts: 1. 2. 3. 4. 5.

Valutasymbool toevoegen Het getal tonen als een percentage Scheidingstekens toevoegen Één cijfer meer na de komma tonen Één cijfer minder na de komma tonen

Kolombreedtes en rijhoogtes aanpassen 1 kolom of rij aanpassen   

Excel

Versleep de rechterrand van de kolomkop of de onderrand van de rijkop om de kolombreedte of rijhoogte te wijzigen. Dubbelklik op de rechterrand van de kolomkop of de onderrand van de rijkop om de breedte of hoogte automatisch aan te passen aan de lengte van de inhoud. Selecteer de kolom of de rij en in het snelmenu (rechtermuisknop) kan je de kolombreedte of rijhoogte instellen

Meerdere kolommen of rijen aanpassen: idem als hierboven maar je moet eerst de kolommen of rijen selecteren.

Kolommen en rijen invoegen, verwijderen, verbergen en weer zichtbaar maken Invoegen Selecteer de kolom rechts van de nog toe te voegen kolom of selecteer de rij onder de nog toe te voegen rij. Klik op Invoegen in het lint Start. Verwijderen Selecteer de kolom of rij dat je wil verwijderen en klik op verwijderen in het lint Start. Verbergen en weer zichtbaar maken Selecteer de kolommen of rijen dat je wil verbergen en klik op Opmaak in het lint Start. Kies weergeven en verbergen en dan rijen of kolommen verbergen.

Om de kolommen of rijen terug zichtbaar te maken selecteer je de kolommen links en rechts van de verborgen kolommen of de rijen boven en onder de verborgen rijen. Klik op Opmaak in het lint Start en kies weergeven en verbergen en dan rijen of kolommen zichtbaar maken.

Excel

ÂŠ 2012-2013 Arteveldehogeschool

Formules deskundig opbouwen BASISREGEL: Elke formule of functie begint met ene gelijkheidsteken =. Een formule bestaat uit getallen, celadressen en operatoren. De formule in B3 kan er op 2 manieren uitzien:  

=1300-750 =B1-B2

De eerste formule is opgebouwd uit getallen, de tweede uit de celadressen. Excel neemt automatisch de inhoud van de cellen. We geven de voorkeur aan celadressen. Indien de inhoud van B1 of B2 later gewijzigd wordt dan wordt het getal in B3 automatisch aangepast. Hoe voeg je formules met celadressen in?  

Door ze gewoon in te typen in B3 Door de formuleonderdelen te selecteren o Selecteer de cel B3 (cel waar uitkomst moet komen o Typ een = o Klik met de muisaanwijzer in B1 o Typ een min-teken o Klik met de muisaanwijzer in B2 o Druk op ENTER

In de cel zelf zie je de uitkomst van je formule staan. Selecteer je de cel, dan zie je in de formulebalk de formule staan. De verschillende operatoren Operator

Effect

Formule

Resultaat (zie getallen hierboven)

Optellen

=A1+A2

2050

Aftrekken

=A1-A2

550

Vermenigvuldigen

=A1*A2

975000

=A1/A2

1,7333

Met ronde haakjes kan je de prioriteit wijzigen. Standaard gaan vermenigvuldigen en delen voor op optellen en aftrekken. Bewerkingen tussen haakjes krijgen altijd voorrang.

Excel

Formules doorvoeren met juist gebruik van absolute en relatieve celverwijzingen Excel kent 3 soorten adresseringen: absolute, relatieve en gemengde. Deze verschillende adresseringen gebruik je in formules en de gebruikte adressering bepaalt de wijze waarop een formule gekopieerd wordt. 

Relatieve adressering: bij het kopiëren van een cel verandert het celadres mee met de richting waarin je kopieert. De formule in B3 werd gekopieerd naar de volgende kolommen. De kolomletter is telkens aangepast omdat je de formule steeds kopieert naar een volgende kolom.



Absolute adressering: bij het kopiëren van een cel verandert het celadres NIET. De celadressen in B3 zijn absoluut ($-teken). De formule werd gekopieerd naar de cellen ernaast maar de celadressen werden NIET aangepast.

Een adres is absoluut als voor de kolom- en rijverwijzing een $-teken staat. Als je je formule opbouwt en je wijst de cel B2 aan, druk je op F4 zodat de $-tekens voor de kolomletter en het rijcijfer verschijnen. Je kan formules o.a. kopiëren naar aanliggen cellen door de vulgreep te verslepen naar die cellen.

De functies aantal, som, max, min hanteren Het programma Microsoft Office Excel bevat een groot aantal functies waarmee berekeningen en andere bewerkingen mogelijk zijn. Hieronder een aantal belangrijke =Som(bereik1; bereik 2;…): Met de functie som ga je de geselecteerde getallen optellen. Je gebruikt de functie vanaf 3 getallen. Indien je 2 getallen moet optellen gebruik je gewoon het +-teken. =Gemiddelde(bereik1; bereik 2;…): berekent automatisch het gemiddelde van de geselecteerde cellen =Min(bereik1; bereik 2;…): zoekt het kleinste getal van de geselecteerde cellen =Max(bereik1; bereik 2;…): zoekt het grootste getal van de geselecteerde cellen =Aantal(bereik1; bereik 2;…): geeft het aantal cellen met een numerieke waarde, binnen de aangeduide cellen.

Excel

Werkwijze functie invoegen       

Selecteer de cel waar je de functie wilt invoegen Typ =gemiddelde( Selecteer het eerste bereik Typ een puntkomma indien je een tweede bereik wilt selecteren Selecteer het tweede bereik … Op te eindigen sluit je het haakje en druk je op ENTER

Een werkblad opmaken

13.1

Randen en arcering Dialoogvenster Celeigenschappen – tabblad Rand via rechtermuisknop op cel

  



Excel

Stijl: kies de lijn die je wilt gebruiken Kleur: kies de kleur die je wilt gebruiken Vooraf ingesteld: o Geen: hiermee verwijder je alle lijnen in het geselecteerde bereik o Omtrek: je plaatst een kader rond het geselecteerde bereik o Binnen: je voegt lijnen toe aan de binnenzijde van het bereik Rand: hiermee plaats je zelf de lijnen door op de overeenstemmende knoppen te klikken

Dialoogvenster Celeigenschappen â&#x20AC;&#x201C; tabblad Opvulling via rechtermuisknop op cel

Lint

Excel

ÂŠ 2012-2013 Arteveldehogeschool

Keuzelijst voor randen:  



13.2

Standaardranden toevoegen/verwijderen aan het geselecteerde bereik Randen tekenen o Rand tekenen: met de pen bepaal je zelf waar je lijnen wil tekenen o Randraster tekenen: omlijnt alle cellen van het bereik dat je gaat selecteren o Rand wissen: selecteer de lijnen die je wilt wissen o Lijnkleur: bepaal eerst de kleur die je wil gebruiken o Lijnstijl: kies eerst de gewenste stijl Meer randen -> dialoogvenster

Lettertype, letterkleur, lettergrootte, uitlijning Dialoogvenster Celeigenschappen – tabblad Lettertype via rechtermuisknop op cel

Excel

Dialoogvenster Celeigenschappen – tabblad Uitlijning via rechtermuisknop op cel

Horizontale en verticale uitlijning: positie van tekst en getallen in een cel Tekstconfiguratie   

Terugloop: plaatst de tekst over meerdere regels in 1 cel Tekst passend maken: tekengrootte wordt aangepast zodat tekst in de cel past Cel samenvoegen: 2 of meerdere cellen samenvoegen tot 1 cel

Stand: bepaal in welke richting de inhoud wordt weergegeven Lint

Excel

13.3

Pagina-instelling Lint Pagina-indeling

Marges: paginamarges instellen Afdrukstand: staand of liggend Formaat: papierformaat instellen Afdrukbereik: selecteer eerst de cellen dat je wil afdrukken, klik op afdrukbereik en kies voor afdrukbereik bepalen. Dit bereik wordt bewaard tot je het wijzigt Eindemarkeringen: je kan zelf pagina-eindes invoegen en verwijderen Achtergrond Titels afdrukken: kolom- of rijkoppen automatisch herhalen op elke pagina dat je afdrukt. Dialoogvenster Pagina-instelling via het lint Pagina-indeling: nog meer opties om in te stellen

13.4

Voorwaardelijke opmaak De opmaak van je cellen is afhankelijk van de inhoud van je cellen. 1. Selecteer het bereik waar je voorwaardelijke opmaak wilt toepassen 2. Klik in het lint Start op Voorwaardelijke opmaak en kies een gewenste opmaak a. Markeringsregels voor cellen: cellen krijgen een bepaalde opmaak afhankelijk van de markeringsregels: opmaak instellen voor "Bovenste 10 items", "Bovenste 10%", "Onderste 10 items", "Onderste 10%", "Boven gemiddelde", en "Onder gemiddelde". Het getal 10 kan je nog aanpassen b. Regels voor bovenste/onderste c. Gegevensbalken: Een langere balk vertegenwoordigt een grotere waarde, en een kortere balk vertegenwoordigt een kleinere waarde.

d. Kleurenschalen: De cellen worden gearceerd met gradaties van twee of drie kleuren die overeenkomen met minimum-, midden- en maximumwaarden. e. Pictogramsessies: Elk pictogram vertegenwoordigt een waardebereik en elke cel wordt voorzien van een aantekening met het pictogram voor het desbetreffende bereik. Bij een set met drie pictogrammen wordt bijvoorbeeld ĂŠĂŠn pictogram gebruikt om alle waarden te markeren die groter dan of gelijk zijn aan 67 procent, een ander pictogram voor waarden die kleiner zijn dan 67 procent en groter dan of gelijk aan 33 procent, en een ander pictogram voor waarden die kleiner zijn dan 33 procent.

3. Vul het bijkomende dialoogvenster eventueel aan en klik op OK.

Excel

ÂŠ 2012-2013 Arteveldehogeschool

Voorwaardelijke opmaak wijzigen

Excel



Lint Start, Voorwaardelijke opmaak, Regels beheren



Nu kan je de regel bewerken en verwijderen en de volgorde van de regels aanpassen.

Gegevens sorteren

Excel herkent de gegevens als een lijst en sorteert de lijst volgens de kolom waarin de celwijzer staat. Indien je de namen dus alfabetisch wenst, dan selecteer je een cel in kolom A, klik je op “sorteren van A naar Z” in het lint “Start”. Excel plaatst de namen alfabetisch en zorgt dat de gegevens die bij de student horen, mee verhuizen.

Indien Excel de lijst niet herkent, moet je eerste alle cellen selecteren, vooraleer je sorteert. Je kan ook op meerdere velden sorteren, door te kiezen voor “aangepast sorteren”.

Excel

Een werkblad afdrukken Voor je in Excel afdrukt, kan je nog een aantal gegevens instellen: 

     

Wat wil je afdrukken? o Actieve bladen afdrukken: het geselecteerde werkblad wordt afgedrukt o Hele werkmap afdrukken o Selectie afdrukken: zie afdrukbereik (13.2) o Afdrukbereik negeren: negeert de opgegeven afdrukbereiken Pagina’s: kies de pagina’s die je wil afdrukken Gesorteerd: bepaalt de afdrukvolgorde van de pagina’s Afdrukstand Papierformaat Marges Instellen indien je meerdere pagina’s wenst af te drukken op 1 pagina

Een eenvoudige grafiek maken, opmaken en aanpassen

16.1

Grafiek maken Voor je de grafiek gaat maken, selecteer je eerst de gegevens die je nodig hebt. Je neemt best alles op doe betrekking heeft op de grafiek, dus cijfermateriaal en legende. In het lint “Invoegen” vind je alle soorten grafieken (kolom, lijn, cirkel, staaf…) terug die Excel kan maken. Kies het gewenste subtype. Onmiddellijk wordt je grafiek ingevoegd in je werkblad. Als je de grafiek selecteert, komen er 3 nieuwe linten op het scherm die betrekking hebben op grafieken. Hieronder bespreken we deze linten.

16.2

Onderdelen grafiek Grafiektitel Rasterlijnen Verticale as of waardeas Legende Horizontale as of categorieas Titel waardeas Titel categorieas

Excel

16.3

Hulpmiddelen voor grafieken – Ontwerpen Ander grafiektype: de geselecteerde grafiek wijzigen door het grafiektype te veranderen Rijen/kolommen omdraaien: Excel plaatst meestal je gegevens op de juiste plaats in de grafiek. Indien dit toch niet het geval is dan kan je de gegevens van de waarde- en categorieas omdraaien. Gegevens selecteren: Om het gegevensbereik te wijzigen, klik je op deze knop Grafiekindeling: vooraf gedefinieerde indelingen van grafieken met titels, legende… Grafiekstijlen: vooraf gedefinieerde grafiekopmaken Grafiek verplaatsen: de grafiek wordt standaard in het geselecteerde werkblad toegevoegd. Via deze knop kan je de grafiek verplaatsen naar een afzonderlijk werkblad of naar een bestaand werkblad.

16.4

Hulpmiddelen voor grafieken – Indeling Grafiektitel: om de grafiektitel toe te voegen op de grafiek, boven de grafiek, de grafiektitel te verwijderen en op te maken Astitels: om astitels toe te voegen, te verwijderen en op te maken Legenda: om de legenda te verwijderen of te verplaatsen (rechts, boven, links of onder). Gegevenslabels: hier kan je waarden waarop de grafiek gebaseerd is, weergeven in de grafiek. Gegevenstabel: hier kan je waarden waarop de grafiek gebaseerd is, weergeven in een tabel onderaan de grafiek. Assen: hiermee kan je de waarde- en categorieas opmaken (begin- en eindwaarde instellen, met of zonder labels, waarden weergeven in duizendtallen, in miljoenen…) Rasterlijnen zijn hulplijnen om de grafiek beter te kunnen ‘lezen’. Deze kan je hier aanpassen.

Excel