2.10.
Kontrolli i dokumenteve të vjetërsuara
ISO 9001:2008 imponon dy lloje të kontrolleve lidhur me dokumentet e vjetërsuara: Përdorimi i paqëllimtë i tyre duhet të parandalohet, dhe se ato duhet të identifikohen nëse ruhen. Mënyra me e lehtë dhe me e qartë për të parandaluar përdorimin e paqëllimtë të dokumenteve të vjetërsuara është ti largojmë ato nga qarkullimi. Thjeshtë ti mbledhim dhe ti largojmë ato. Kjo është shumë lehtë të bëhet kur e dimë vendndodhjen e tyre. Kontrolli i dokumenteve të vjetërsuara është edhe një arsye e mirë shtesë për të mirëmbajtur listë të shpërndarjes për të gjitha dokumentet në letër, qofshin ato të brendshme apo të jashtme. Organizatat shpesh i ruajnë dokumentet e vjetërsuara për të ruajtur njohurinë. Këto dokumente mund të përdoren si referencë kur bëhen krahasime, për shembull, procesi aktual me atë të përdorur pesë vite më parë. Nëse një organizatë zgjedh të ruaj dokumente të vjetërsuara, ato duhet të identifikohen në atë mënyrë që organizata e sheh të përshtatshme. Kjo mund të përfshijë shënjimin e tyre si “histori”, “e vjetër” apo “e pa-kontrollueshme”, ose ato mund të vendosen në vend të përcaktuar që ka qasje të kontrolluar. Çfarëdo metode të sajohet duhet të sigurojë që dokumentet e vjetërsuara nuk shëtisin rreth e rrotull andej ku mund të përdoren pavend.
2.11.
Disa fjalë për format
Çështja e kontrollit të formave kokëçarje për shumë njerëz. Rezistenca zakonisht përcjell këtë motiv të përgjithshëm: “Unë thjeshtë nuk shoh arsye të kontrolloj format. Si do ta bënim atë?” por çështja është se format që ekzistojnë brenda fushës së zbatimit të ISO 9001:2008 dhe që adresojnë kërkesë nga ai sistem në mënyrë të pa mohueshme kërkojnë kontrollë. Pse? Sepse arsyeja kryesore për formë qysh me rastin e krijimit të saj është të krijojë përputhje në mënyrën se si mblidhen shënimet. Kjo mund të arihet vetëm atëherë kur të gjithë përdorin të njejtën formë, dhe kjo ndodh vetëm nëpërmjet disa llojeve të kontrollit të dokumenteve. Fatmirësisht, është mjaft lehtë që të kontrollohen format. Le të shikojmë dy qasje të ndryshme, të cilat përdoren së tepërmi nga organizatat: Format e kontrolluara si “bashkëngjitje” të procedurave. Në këtë strukturë, format janë përfshirë brenda procedurës apo dokumentit që përshkruan përdorimin e tyre. (A duhet të ketë procedurë që përshkruan përdorimin për secilën formë? Natyrisht se jo, por për disa raste ka kuptim të bëhet përshkrimi). Në përgjithësi format përfshihen në faqet e fundit të procedurës të cilës i takojnë. Aprovimi i procedurës mund të përfshijë edhe aprovimin e formës së bashkangjitur. E njëjta vlen edhe për revizionin dhe identifikimin e ndryshimeve. Për qëllime të kontrollit forma trajtohet si një faqe tjetër e procedurës, por mund të riprodhohet (kopjohet) për tu përdorur pavarësisht nga procedura. Kur bëhet revizioni i formës, procedura Poashtu revizohet, dhe shfrytëzuesit duhet të njoftohen ashtu si për ndonjë procedurë të ndryshuar. Disfavor i k[tij sistemi, natyrisht, është se organizatës i duhet të bëjë revizionin e të gjithë procedurës kur forma revizohet. Format e kontrolluara individualisht, Në këtë strukturë, format kanë numra individual dhe revizione. Aprovimi i tyre mund të bëhet direkt në kopjen origjinale ose ruhet tjetërkund, si në listën kryesore të aprovimeve. Versioni aktual zakonisht tregohet nga lista kryesore. Kur një formë revizohet, shfrytëzuesit njoftohen me anë të memorandumit, emailit apo faksit.
Faqe 30 nga 33