Fra 2021 ble det lovkrav av alle barnehager skal ha en internkontroll som skal sikre at kravene i barnehageloven med forskrifter følges. På denne måten skal kvaliteten på det pedagogiske tilbudet heves til det beste for barna. Internkontrollen vil også være en sentral dokumentasjon for barnehagens praksis ved tilsyn. Internkontrollen vil være en av flere kilder for å vise barnehagens gode arbeid frem for tilsynet. Dette heftet skal hjelpe barnehagene med å sette seg inn i hvilke juridiske krav som stilles til internkontrollen, og peker på ansvarsforhold og angir områder som er særlig viktig å arbeide med. Det gis også tips og hjelp til hvordan internkontorarbeidet kan organiseres konkret i barnehagen.
Jens Kristian Jebsen
Barnehagelovens krav til internkontroll Dette må du vite ISBN 978-82-450-4134-7
Innhold 1 Innledning
4
2 Hva er internkontroll?
8
3 Hvorfor har vi et internkontrollkrav i barnehageloven? 4 Hvilke krav stilles til internkontroll i barnehagen?
12
16
4.1 Barnehageeier skal ha internkontroll for å sikre at kravene i denne loven med forskrifter følges 18 4.2 Internkontrollen skal være systematisk og tilpasset barnehagens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold 21 4.3 Hva krever internkontrollen konkret av barnehageeier? Hvilket innhold må internkontrollen ha? 25 4.4 Suksessfaktorer for styrking av internkontrollen 35 Forfatteromtale
40
3 Hvorfor har vi et internkontrollkrav i barnehageloven?
Internkontrollkrav har vært vanlig i andre lovverk som kan sammenliknes med barnehageloven. Internkontrollkrav i barnehageloven har vært diskutert i flere år. I NOU 2012: 1 Til barnas beste – ny lovgivning for barnehagene vurderte utvalget at det burde innføres et krav om at barnehageeiere etablerer et forsvarlig system i den enkelte barnehage, noe som tilsvarer et internkontrollkrav. En slik plikt ville etter utvalgets syn bidra til å sikre at lovkrav oppfylles, og i tillegg effektivisere, målrette og systematisere tilsynet. I NOUen skriver utvalget om effekter av krav om egenkontroll og tilsyn med denne. En fordel med å innføre et internkontrollkrav i tråd med det som følger av kommuneloven § 251, er at innholdet i internkontrollkravet vil være kjent for kommunen og Statsforvalteren (tidligere Fylkesmannen) som
20
KAPITTel 4
Styrer i barnehagen vil typisk få oppgaver knyttet til internkontroll. Styrer kan delegere videre på en hensiktsmessig måte. Det vil være nyttig å involvere en rekke av de ansatte i barnehagen ved utarbeidelse av risikovurderinger, tilpasninger og utformingen av innholdet av internkontrollen innenfor ulike sider av driften. Ulike ansatte vil også gjerne kunne involveres i for eksempel utarbeidelse av konkrete rutiner og prosedyrer. For eksempel vil det være naturlig at de pedagogiske lederne i barnehagen har tanker og ønsker om hvordan samarbeidet med foreldrene og foreldresamtaler konkret skal organiseres og gjennomføres. Videre vil de av personalet som har et særlig ansvar for spesialpedagogisk hjelp kunne ha viktige innspill til hvordan denne hjelpen skal gis på en best mulig måte – for at barna får oppfylt sine rettigheter. Ved delegering vil styreren i barnehagen og andre få ansvar for ulike oppgaver i internkontrollarbeidet. Samtidig er det den som er ansvarlig for barnehagen/barnehageeier, som fortsatt har det overordnede ansvaret for at barnehagen har en internkontroll som er i tråd med internkontrollkravet. Det vil ofte være naturlig at det konkrete ansvaret for å lage internkontroll delegeres i barnehageeiers organisasjon. For kommunale barnehager ligger det allerede en lovbestemt delegering fra kommunestyret til kommunaldirektøren, som vil delegere ansvaret videre til for eksempel styrere i de enkelte barnehagene. På samme måte kan en privat barnehageeier delegere arbeidet helt eller delvis videre i sin driftsorganisasjon. Selv om barnehageeier delegerer arbeidet med å lage internkontroll til for eksempel styrer, kan ikke ansvaret for internkontrollen delegeres. Kommunedirektøren eller den private barnehageeieren har fortsatt det overordnede ansvaret for at barnehagen har en internkontroll etter barnehageloven. Dette betyr at barnehageeier må sikre at den internkontrollen som lages, oppfyller gjeldende lovkrav. Dette kan gjøres på flere måter, for eksempel ved at utkast til internkontroll legges frem for eier for beslutning eller orientering når den lages, eller når det gjøres vesentlige endringer. Ved et tilsyn vil også eventuelle pålegg rettes mot barnehageeier, som har dette overordnede ansvaret, for eksempel for å sikre at politiattester innhentes på rett måte, eller at timer tildelt til spesialpedagogisk hjelp blir gitt i henhold til vedtak.
HVIlkE kraV stIllEs tIl IntErnkontroll I BarnEHagEn?
4.2 Internkontrollen skal være systematisk og tilpasset barnehagens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold Barnehageloven § 9 andre ledd: Internkontrollen skal være systematisk og tilpasset barnehagens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold.
Systematisk internkontroll Barnehageeier skal arbeide systematisk med internkontrollen. Det er ikke tilstrekkelig med en tilfeldig og hendelsesbasert internkontroll. Det må gjøres et planmessig og metodisk arbeid, og internkontrollen må være av et slikt omfang og innhold at den kan kalles systematisk. Internkontrollen må følges opp jevnlig og ved behov, slik at det er et fungerende system for løpende internkontrollarbeid. Målet med det systematiske internkontrollarbeidet er at brudd på barnehageloven og forskrifter forebygges, avdekkes og følges opp. Barnehageloven stiller ikke krav til en helt bestemt systematikk eller dokumentasjonsmåte for internkontrollen, for eksempel at det brukes et IKTbasert styrings eller avvikssystem. Her kan det være en rekke standardiserte løsninger som etter hvert blir tilgjengelig i markedet. Barnehageeier må imidlertid selv til syvende og sist vurdere om eget internkontrollarbeid er systematisk, for å sikre at lover og forskrifter blir fulgt. Målet er at brudd på regelverket forebygges, avdekkes og følges opp på en hensiktsmessig måte. Før internkontrollen ble et lovkrav, gjennomførte barnehagene allerede mange av elementene som inngår i en internkontroll, for eksempel utarbeidelse av vedtekter, stillingsbeskrivelser, faste møtepunkter hvor oppgaver planlegges og følges opp, og rutiner for hvordan de som jobber i barnehagen, skal ivareta lovpålagte oppgaver. Dette arbeidet og denne dokumentasjonen må kunne sees i sammenheng og brukes inn i et helhetlig internkontrollsystem etter barnehageloven. Typiske elementer som inngår i et systematisk arbeid: • • •
målsettinger og klarhet i ønsket resultat planer for arbeidet kunnskap om nåsituasjonen
21
Fra 2021 ble det lovkrav av alle barnehager skal ha en internkontroll som skal sikre at kravene i barnehageloven med forskrifter følges. På denne måten skal kvaliteten på det pedagogiske tilbudet heves til det beste for barna. Internkontrollen vil også være en sentral dokumentasjon for barnehagens praksis ved tilsyn. Internkontrollen vil være en av flere kilder for å vise barnehagens gode arbeid frem for tilsynet. Dette heftet skal hjelpe barnehagene med å sette seg inn i hvilke juridiske krav som stilles til internkontrollen, og peker på ansvarsforhold og angir områder som er særlig viktig å arbeide med. Det gis også tips og hjelp til hvordan internkontorarbeidet kan organiseres konkret i barnehagen.
Jens Kristian Jebsen
Barnehagelovens krav til internkontroll Dette må du vite ISBN 978-82-450-4134-7