2 Regnskap som et informasjonssystem

M Lsetting

Når du har lest dette kapittelet, vil du

 vite hva en bedrift er

 kjenne til ulike typer bedrifter

 kjenne til ulike måter å organisere bedrifter på

 vite hva et firma er

 kunne definere regnskap

 ha fått en oversikt over en bedrifts målsetting og hovedaktiviteter

 vite hvilke aktiviteter et regnskap (regnskapsføringen) består av

 kjenne til lover som regulerer regnskapsføringen i Norge

 kjenne til grunnleggende forutsetninger og måleprinsipper i regnskapet

 ha identifisert de viktigste brukergruppene til et regnskap

 vite forskjellen på driftsregnskap og finansregnskap

2.1 Innledning

Formålet med et regnskap er å måle og rapportere økonomisk aktivitet til brukerne av regnskapet. Regnskapet kan betraktes som et informasjonssystem, og dette kapittelet inneholder en nærmere gjennomgang av

 økonomisk virksomhet

 regnskap som informasjonssystem

 regnskapsregulering

 grunnleggende forutsetninger og måleprinsipp i regnskapet

 beslutningstakerne, brukerne av regnskapet

 forskjellen mellom driftsregnskap og finansregnskap

2.2 Økonomisk virksomhet

Innledning

Næringsvirksomhet

I et samfunn er det mange former for aktiviteter. Vi har for eksempel aktiviteter som i hovedsak utøves på fritiden, som lek, trim og mosjon. Formålet med denne typen aktivitet er primært egen trivsel. I arbeidslivet utøves mange ulike aktiviteter, som å reparere sykler, selge biler, klippe hår eller servere mat. Andre tjenester, som undervisning og helsetjenester, utøves primært i offentlig regi. Den aktiviteten som utføres i arbeidslivet, skaper verdier, produkter, i form av varer og tjenester. En aktivitet som har et visst omfang og som utøves over tid, kalles en virksomhet. Er formålet med virksomheten å tjene penger – skape overskudd – kaller vi den en næringsvirksomhet

Bedrifter

En bedrift er en økonomisk enhet som har som formål å tjene penger ved å selge varer og tjenester til kunder. Dette er en generell definisjon av en bedrift:

Bedrift Ulike organiseringsmåter

Bedrift: en virksomhet med et økonomisk formål

Virksomheter som ikke har som formål å tjene penger, regnes ikke som bedrifter. Dette gjelder blant annet idrettslag, musikkorps og humanitære organisasjoner. En bedrift kan være organisert på mange ulike måter. Det vanligste er et enkeltpersonforetak. Et enkeltpersonforetak er en virksomhet som utøves for eierens egen regning og risiko. Mange bruker også betegnelsen selvstendig næringsvirksomhet eller personlig foretak. De fleste større virksomheter og bedrifter er organisert som aksjeselskap, forkortet til AS eller ASA. Det er også vanlig at en del personer går sammen om å drive en næringsvirksomhet og utøve denne gjennom et ansvarlig selskap. Ansvarlige selskap forkortes ofte til ANS eller DA. Navnet til en bedrift kalles firma, som i Ole Olsen Regnskapskontor, Oljeselskapet AS, eller Pedersen & Co ANS.

Bedrifter kan deles inn i disse hovedkategoriene:

 varehandel

 industri

 håndverk

 tjenesteyting

Engrosbedrift

Detaljist

Handelsbedrifter

I varehandelen kjøpes og selges det varer. Utsalgsstedet er ofte en forretning, butikk eller kiosk. Vareutvalget varierer fra butikk til butikk. Noen butikker selger mat, mens andre har spesialisert seg på klær eller vaskemaskiner og mobiltelefoner. Engrosbedrifter kjøper inn varer fra produsenter og selger disse videre til detaljister. Detaljistene selger varene til forbrukere, som kan være privatpersoner eller andre bedrifter. Størrelsen på handelsbedriftene varierer mye. De kan være små og ha én eller få ansatte, eller de kan være store varehus med over hundre ansatte. Som regel vil det være mange ulike bedrifter i et stort varehus.

Industribedrifter

Produksjon

En industribedrift har mange likheter med en handelsbedrift. Forskjellen ligger i at en industribedrift kjøper inn råvarer eller halvfabrikata og bearbeider disse til nye, ferdige produkter. Produksjonen foregår som regel ved bruk av avanserte maskiner, og produktene er ofte masseproduserte. De fleste produktene vi kjøper i butikker, er produsert av industribedrifter, blant annet biler, klær, vaskemaskiner, videospillere og mobiltelefoner. Industribedrifter er ofte store og har mange ansatte.

Håndverksbedrifter

Byggfag

Håndverksbedrifter er som regel småbedrifter med bare én eller få ansatte. De skiller seg fra industribedrifter ved at produksjonen foregår etter håndverksmessige tradisjoner og er mindre automatisert. Under produksjonen brukes det gjerne verktøy og andre tekniske hjelpemidler. Det er særlig innenfor byggfagene at det finnes mange håndverkere, blant annet snekkere, elektrikere, rørleggere og malere. Møbler er eksempel på produkter som kan lages både etter håndverksmessige tradisjoner og ved industriproduksjon.

Tjenesteytende bedrifter

Rådgivning

Tjenesteytende bedrifter selger tjenester. Bedriftene som yter tjenester, kan være så ulike som banker, forsikringsselskap, vare- og persontransportforetak og helseog trimstudioer. Andre tjenesteytende bedrifter driver hovedsakelig med rådgivning, som regnskapskontorer, revisorer, advokater og IT-selskaper. Stadig flere tilbyr Internett-relaterte tjenester. Turisme og ulike former for markedsføring er også tjenester som øker i omfang.

2.3 Bedriftens målsetting og aktiviteter

Innledning

Inntjening

Selv om bedrifter er forskjellige, har alle et felles mål om å tjene penger på sin virksomhet. Bedriftenes evne til å skape overskudd kalles også inntjening eller inntjeningsevne. Bedriftens målsetting kan gjerne deles inn i to:

 lønnsomhet

 likviditet

Lønnsomhet

Likviditet

Den viktigste målsettingen i bedriften er tilstrekkelig lønnsomhet. Lønnsomheten sier noe om bedriftens evne til å tjene penger på sin virksomhet. Inntektene må være større enn kostnadene. Uten tilstrekkelig lønnsomhet vil ikke en bedrift overleve på lengre sikt. Likviditet er bedriftens betalingssituasjon. Bedriftene må ha tilstrekkelig med penger til å kunne betale sine forpliktelser ved forfall.

Aktivitetene i en bedrift kan deles inn i følgende hoveddeler:

 drift

 investering

 finansiering

Driftsaktiviteter

Drift Drift betyr for det første kjøp og salg av varer og tjenester. Videre omfatter det blant annet også ansettelse av personell og betaling av lønn og andre utgifter i den daglige virksomheten.

Investeringsaktiviteter

Investering Investering betyr å bruke økonomiske midler på en produktiv måte, slik at bedriften kan nå sine mål. Det kan for eksempel være kjøp av bygninger og produksjonsutstyr. Videre må unødvendige eller overflødige eiendeler selges.

Finansieringsaktiviteter

Finansiering Finansiering betyr at bedriften må ha nok kapital til daglig drift og til nødvendige investeringer i virksomheten. Finansiering betyr både anskaffelse og anvendelse av kapital. Bedriften må ha rutiner for hvordan den skal skaffe nødvendig kapital. Kapitalen i bedriften kan være anskaffet både fra eierne og fra andre, som for eksempel banker. Be driftene må også ha rutiner i forbindelse med nedbetaling av lån eller betaling av vareleverandører.

Det er en sammenheng mellom målsettingen og aktivitetene i bedriften. Dette er illustrert i figur 2-1. En målsetting om økt lønnsomhet kan skape behov for nye investeringer. Nye investeringer vil påvirke finansiering og drift. Dette vil i sin tur påvirke likviditeten, noe som kan føre til endret lønnsomhet.

Regnskap

2.4 Regnskap som informasjonssystem

Innledning

Regnskapsføring i dag fokuserer på behovene brukerne av regnskapet har, enten de er interne eller eksterne. Regnskapet skal bistå brukerne i å foreta bedre økonomiske beslutninger. I kapittel 1 ble regnskap definert som en talloppstilling som viser resultatet av driften i en periode og den finansielle stillingen på et bestemt tidspunkt. Regnskap er mer enn bare en talloppstilling, det er også et system for behandling av økonomisk informasjon. Dette er en mer dekkende definisjon av regnskap:

Regnskap: et system for innsamling, måling og rapportering av økonomisk informasjon fra en økonomisk enhet til brukerne

Økonomiske hendelser

Transaksjoner

Innsamling Rapportering Måling

Utarbeidelse av regnskap kan derfor deles inn i følgende hovedaktiviteter:

 innsamling og registrering av økonomiske data for en økonomisk virksomhet

 behandling, vurdering og analysering av dataene med sikte på å gi nyttig informasjon for styring og kontroll

 rapportering av økonomisk informasjon til brukerne

Innsamling av øko

Nomiske Data

Innsamlingen og registreringen skjer systematisk med bakgrunn i øko nomiske hendelser og transaksjoner. Dataene som samles inn, skal stå i sammenheng med den økonomiske virksomheten som utøves. Videre må de kunne la seg registrere og måle i økonomiske begrep, vanligvis penger. Registreringen tar utgangspunkt i identifiserbare transaksjoner som kjøp av utstyr, salg av varer, opptak av lån og utbetaling av lønn. Transaksjoner og hendelser uten økonomisk betydning registreres derfor ikke i et regnskap.

Måling av økonomiske data

Måling Å behandle, vurdere og analysere data betegnes gjerne som måling . Målingen av økonomiske data må foretas på grunnlag av fastlagte regler eller prinsipper. Mens

Rapportering noen prinsipper er enkle å praktisere, er andre mer kompliserte og krever utøvelse av personlig skjønn. I mange tilfeller finnes det alternative regler som kan gi ulike målinger.

Rapportering av økonomisk informasjon

Den økonomiske informasjonen må kommuniseres – rapporteres – til brukerne. Denne rapporteringen kan skje på ulike tidspunkt og i ulik form. Noen krever rask og detaljert rapportering, mens det for andre er tilstrekkelig med årlig rapportering av de viktigste dataene. Som vist i figur 2-2 ovenfor er regnskapsføring en kobling mellom økonomisk aktivitet og brukerne av økonomisk informasjon –beslutningstakerne.

2.5 Oversikt over regnskapsavleggelsen

Formål Regnskapet er et informasjonssystem. Formålet med regnskapet er å rapportere økonomisk informasjon fra bedriften til et sett av ulike brukere. Regnskapsavleggelsen er i Norge regulert ved to lover:

 lov om bokføring (bokføringsloven)

 lov om årsregnskap (regnskapsloven)

En oversikt over regnskapsavleggelsen er gitt i figur2-3.

Økonomisk aktivitet Regnskapsbruker

Informasjonssystem

Dokumentasjon Rapportering

Bokføring og registrering

Regnskapssystem

Regnskapsavslutning

Bokføringsloven

Figur 2-3 Regnskapsavleggelsen

Regnskapsloven m/flere

Moderne regnskapsavleggelse består av to hovedelementer:

 innsamling og bokføring av økonomiske data

 regnskapsavslutning og rapportering av regnskapsopplysninger til brukerne

Bokføring Det første elementet i regnskapsavleggelsen omfatter bokføring. Bokføring innebærer å registrere økonomiske data fra en bedrift i et regnskapssystem. Et regnskapssystem er normalt et IT-system, men kan også være manuelt førte lister. De økonomiske dataene som registreres skal vært dokumentert, for eksempel via papirbilag. Bokføringsreglene har som formål å sikre:

 pålitelige og rettidige regnskapsrapporter, og

 etterkontroll av regnskapsrapporteringen og økonomiske disposisjoner i en bedrift.

Reglene om bokføring og dokumentasjon av regnskapsopplysninger er grundigere behandlet i kapittel 13 om regnskapssystemet.

Det andre elementet i regnskapsavleggelsen er regnskapsavslutning og rapportering av regnskapsopplysninger til brukerne. En bedrift utarbeider regnskapsrapporter som viser resultatet for en periode og den økonomiske stillingen på et bestemt tidspunkt. Presentasjonen vil normalt være på et aggregert nivå med et sammendrag av de ulike postene i regnskapet. Rapportene kan for eksempel omfatte et årsregnskap eller innsending av opplysninger til skatte- og avgiftsmyndighetene.

En oversikt over reglene om årsregnskap er gitt i kapittel 16.

2.6 Grunnleggende forutsetninger og måleprinsipper i regnskapet

Et regnskap beregnet på omverdenen kalles for finansregnskap. Den lovregulerte delen av finansregnskapet kalles for årsregnskap. Finansregnskapet bygger på noen grunnleggende forutsetninger og måleprinsipper:

Finansregnskapet

Grunnleggende forutsetninger

– Bedriften som egen økonomisk enhet

– Penger som måleenhet

– Periodevis regnskapsavleggelse

– Periodiseringsprinsippet

Måleprinsipper

– Historisk kost-prinsippet

– Virkelig verdi-prinsippet

Målesystemet

Regulering

– Lov og regnskapsstandarder

Grunnleggende forutsetninger

Regnskapet skal vise bedriftens økonomi. Bedriften er en egen økonomisk enhet uavhengig av eierne og hvordan bedriften er organisert. I regnskapet føres bare transaksjoner med tilknytning til bedriften. Eiernes private transaksjoner skal derfor ikke føres som inntekter eller kostnader i bedriftens regnskap.

Penger brukes som måleenhet i regnskapet. Bruk av penger som måleenhet betyr at alle størrelsene i regnskapet registreres fortløpende og omregnes til norske kroner.

Formålet med et finansregnskap er å rapportere økonomisk informasjon fra virksomheten til brukerne. Regnskapsinformasjonen viser den finansielle stillingen på et bestemt tidspunkt, og resultatet for en nærmere angitt regnskapsperiode, for eksempel en måned eller et år.

Finansregnskapet bygger også på et periodiseringsprinsipp. Periodiseringsprinsippet kalles også for regnskapsprinsippet. Periodisering betyr å fordele inntekter og kostnader på den perioden de tilhører. Periodiseringsprinsippet står i motsetning til et kontantprinsipp. Et kontantprinsipp er et regnskap basert på pengeoverføringene i en periode – innbetalinger og utbetalinger. Innbetaling er mottak av penger fra andre, mens utbetaling er overføring av penger til andre.

Periodiseringsprinsippet kan illustreres med et eksempel:

EKSEMPEL Lise Tall går på barneskolen. Hun ønsker å tjene noen penger, og har bestemt seg for å selge saft i hagen utenfor foreldrenes hus. Hun har spart 225 kroner i kontanter som skal brukes i virksomheten (innskutt egenkapital). Hun kjøper tre engangsflasker med konsentrert saft for 60 kroner per flaske, til sammen 180 kroner. Vann hentes i springen. Hver flaske gir 50 glass med saft. Kundene betaler 2 kroner for hvert glass med ferdig saft. Salget foregikk over to dager, lørdag og søndag. På lørdag solgte hun 50 glass med saft for til sammen 100 kroner. I løpet av lørdag har hun brukt opp en flaske med konsentrert saft. På søndag solgte hun resten av saften og mottok 200 kroner i kontanter. Din oppgave er å gi en økonomisk oversikt over salgsvirksomheten på lørdag og søndag ved bruk av følgende regnskapsrapporter:

 resultatregnskap

 balanse

 kontantstrømoppstilling

Resultatregnskap

Balanse ved slutten av Søndag Lørdag

Kontantbeholdning 345 kroner 145 kroner

Flaske med konsentrert saft 0 120 kroner

= Sum eiendeler 345 kroner 265 kroner

Egenkapital ved dagens begynnelse 265 kroner 225 kroner

+Dagens resultat 80 kroner 40 kroner

= Egenkapital ved dagens slutt kroner 265 kroner

= Sum egenkapital og gjeld 345 kroner 265 kroner

Kontantstrømoppstilling

Lørdag Innbetalt ved salg av saft 200 kroner 100 kroner

–Utbetalt ved kjøp av saft 0 (180 kroner)

= Endring av kontantbeholdningen i perioden 200 kroner (80 kroner)

+Kontantbeholdning ved dagens begynnelse 145 kroner 225 kroner

= Kontantbeholdning ved dagens slutt 345 kroner 145 kroner

Resultatregnskapet viser resultatet av aktiviteten i perioden, og består av inntekter og kostnader. Kontantstrømoppstillingen viser innbetalinger og utbetalinger i perioden. Vi ser av oppstillingene at resultatet og endringen av kontantbeholdningen på lørdag og søndag er forskjellig. Forskjellen mellom rapportene er behandlingen av innkjøpet av konsentrert saft. Innkjøpet av saft er betalt på lørdag og reduserer kontantbehandlingen på denne dagen. I resultatregnskapet føres utgiftene ved innkjøp av saft som en kostnad i den perioden saften forbrukes, én flaske på lørdag, 60kroner, og to flasker på søndag, 120 kroner. Innkjøpt saft som ikke er forbrukt på lørdag, føres som en varebeholdning i balansen ved slutten av lørdagen.

Måleprinsipper

Regnskapsloven i Norge bruker to ulike måleprinsipper ved vurdering av eiendeler og gjeld: historisk kost-prinsippet og virkelig verdi-prinsippet.

Historisk kost-prinsippet

Historisk kost-prinsippet betyr at en eiendel skal bokføres til kostpris. Oppføringene av eiendeler til kostpris gjelder ikke bare ved kjøpet, men også i hele levetiden til eiendelen. Historisk kost-prinsippet innebærer at senere målinger av eiendeler og gjeld tar utgangspunkt i opprinnelig kostpris. Urealisert verdiøkning på en eiendel blir derfor ikke bokført i regnskapet.

EKSEMPEL 1 En tomt ble kjøpt for flere år siden for 10000 kroner. Verdien i dag er 90000 kroner. Den er den opprinnelige verdien som står oppført i regnskapet, selv om verdien i dag er mye høyere.

I et regnskap basert på historisk kost-prinsippet rapporteres verdiøkninger først ved et salg. Dersom vi forutsetter at tomta ble solgt for 90000 kroner, vilbedriften oppnå en fortjeneste, en gevinst, ved salget på 80000 kroner (=90000 – 10000). Gevinsten rapporteres som en inntekt i resultatregnskapet i den perioden salget har skjedd.