Guide présage

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Le guide TOUS PROGRAMMES Version presage : Auteurs : Pages modifiées :

L1.14 LFL Pages 11 / 34 / 39 / 60 / 71 / 8283-84-85 /chapitre 22 / annexe 2

Remarque : le programme FSE fait l'objet d'un guide spécifique

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1

CHEMINEMENT D’UN DOSSIER Statut D

automatique

Cheminement d’un dossier : FEDER ou FEP ou CPER

ARCHIVAGE

CREATION Si recherche de projet infructueuse, Création projet : service, libellé, coût global du projet et bénéficiaire si non trouvé Si dossier inexistant, Création dossier : Info. Générales – Identification – Localisation – Contacts – Pièces – Evénements – N° de gestion Programmation - Instruction : description, services consultés et service unique Suivi financier – Postes de dépense : postes de dépense (montants en global ou par année) Suivi financier – Plan de financement : coût total et cofinanceurs (montants en global ou par année) Evaluation – Indicateurs : prévisions avec dates Evaluation - Nomenclatures : une par catégorie

Si : Factures payées Subventions soldées Indicateurs de réalisation terminés Alors, Bouton archivage : lieu, la date est celle du jour

Editions : •

Fiche dossier

Editions : • •

Fiche dossier Accusé de réception dossier

MODIFICATION DU PLAN DE FINANCEMENT

Un des 3 statuts «D» «P» «C» puis «O»

En cours de vie du dossier :

INSTRUCTION Programmation – Instruction : services (consultés et unique), dates et avis motivés

Programmation – Gestion des statuts - nouvelle programmation, statut Suivi financier – Plan de financement : nouveau plan de financement puis procédure pour un éventuel pré-comité et comité

En fin de vie du dossier : Si factures payées et subventions soldées : Programmation – Gestion des statuts : nouvelle programmation, statut puis procédure pour comité

Editions :

Statut P(ré-comité) Si défini dans le circuit d’instruction

• • •

Répertoire dossiers modifiés Notification au bénéficiaire Reste à programmer sur mesure

PROPOSITION AU PRE-COMITE Programmation - Gestion des statuts : statut, type et date du pré-comité

Editions : • • •

Fiche dossier Répertoire dossier Reste à programmer sur mesure

REALISATION Suivi financier – Dépenses : dépenses reçues Suivi financier – CSF : contrôle service fait, dépenses éligibles et détail Suivi financier – Plan de financement : subventions des co-financeurs Evaluation – Indicateurs quantitatifs et qualitatifs : réalisation avec dates Contrôle & OLAF

Editions : • •

Statut C(comité)

Certificats contrôle service fait et pour paiement Etats contrôles et déclaration OLAF

PROPOSITION AU COMITE Programmation – Gestion des statuts : statut, avis du précomité, type et date du comité

Editions : • • •

Fiche dossier Répertoire dossiers Reste à programmer sur mesure

DECISION DU COMITE Programmation – Gestion des statuts : statut et motivation du comité Suivi financier – Plan de financement : validation PF

Editions :

• • • • • ASP/DIESE/PRESAGE/Assistance-Animation-Formation •

Fiche dossier Répertoire dossiers Reste à programmer sur mesure Notification au bénéficiaire Convention ou arrêté Notification de la convention

Statut Z (dossiers abandonnés ou déprogrammés) accessible à partir tout statut pour dossiers non présentés à un comité ou après comité via le statut C pour les dossiers déjà présentés à un comité

2

Un des Statuts «O» «R» «A» «N» «Z»

SOMMAIRE 1

A PROPOS DES PARAMETRES DU NAVIGATEUR ........................................................................... 6

1.1 Configuration pour Internet Explorer 6 (version minimale) ....................................... 6 1.2 Configuration de Firefox 2 (version minimale) ......................................................... 6 1.3 Mise à jour de l’application ...................................................................................... 7 Paramétrage d’Internet explorer 6 .................................................................................. 7 Paramétrage de Firefox 2 ............................................................................................... 8 1.4 Choisir l’application qui ouvrira les pages html générées par PresageWeb ............. 9 2

CONVENTIONS D'ERGONOMIE.......................................................................................................... 10

2.3 cadre général ........................................................................................................ 10 Le bandeau supérieur .................................................................................................. 11 Le cadre central............................................................................................................ 11 Le pied de page ........................................................................................................... 11 2.4 Les menus ............................................................................................................ 11 Menu général ............................................................................................................... 11 Menu de gauche........................................................................................................... 12 2.5 Elements communs internes aux ecrans ............................................................... 12 La barre d’actions ......................................................................................................... 12 La barre de messages .................................................................................................. 13 Pagination .................................................................................................................... 13 2.6 Types d’ecran........................................................................................................ 13 Ecran d’attente ............................................................................................................. 13 Ecran de picking ........................................................................................................... 14 Popup d’information ..................................................................................................... 14 3

SE CONNECTER A PRESAGE ............................................................................................................... 15

4

SE DECONNECTER DE PRESAGE ....................................................................................................... 18

5

RECHERCHER UN PROJET .................................................................................................................. 19

6

RECHERCHER UN DOSSIER ................................................................................................................ 22

6.1 6.2 7

Recherche simple ................................................................................................. 22 Recherche avancée .............................................................................................. 22

CREER UN PROJET ................................................................................................................................ 24

7.1 Rechercher le beneficiaire du projet ...................................................................... 25 7.2 Créer le bénéficiaire du projet ............................................................................... 26 Onglet « Informations générales » ................................................................................ 26 Onglet « Contact » ....................................................................................................... 26 Onglet « Coordonnées bancaires » .............................................................................. 27 Onglet « Champs libres » ............................................................................................. 27 8

CREER UN DOSSIER ............................................................................................................................... 29

8.1 Onglet « informations générales » ......................................................................... 29 Sous-onglet « Identification » ....................................................................................... 29 Sous-onglet « Localisation »......................................................................................... 32 Sous-onglet « Pièces »................................................................................................. 35 Sous-onglet « Evénements »........................................................................................ 36 Sous-onglet « Numéros de gestion »............................................................................ 38 9

ONGLET « SUIVI FINANCIER » ........................................................................................................... 40

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3

9.1 9.2 10

ONGLET « EVALUATION » .............................................................................................................. 48

10.1 10.2 10.3 10.4 11

Sous-onglet « Plan de financement » .................................................................... 40 Sous-onglet « Postes de depenses » .................................................................... 46 Sous-onglet « Indicateurs quantitatifs »............................................................ 48 Sous-onglet « Indicateurs qualitatifs » .............................................................. 49 Sous-onglet « Axes d’analyse » ....................................................................... 51 Sous-onglet « Nomenclatures » ....................................................................... 53 INSTRUIRE UN DOSSIER .................................................................................................................. 54

Onglet « Programmation » ............................................................................................... 54 Sous-onglet « Instruction » ........................................................................................... 54 12

PROPOSER UN DOSSIER A UN PRE-COMITE POUR AVIS...................................................... 56

Onglet « Programmation » ............................................................................................... 56 Sous-onglet « Gestion des statuts » ............................................................................. 56 13

PROPOSER UN DOSSIER A UN COMITE POUR DECISION ...................................................... 58

Onglet « Programmation » ............................................................................................... 58 Sous-onglet « Gestion des statuts » ............................................................................. 58 14

SAISIR LA DECISION DU COMITE ................................................................................................. 60

14.1 Programmer un dossier : passage en statut « O » ........................................... 60 Onglet « Programmation » ........................................................................................... 60 14.2 Programmer un dossier sous reserve : passage en statut « R » ...................... 61 Onglet « Programmation » ........................................................................................... 61 14.3 Ajourner la programmation d’un dossier : passage en statut « A » ................... 62 Onglet « Programmation » ........................................................................................... 62 14.4 Refuser la programmation d’un dossier : passage en statut « N » .................... 63 Onglet « Programmation » ........................................................................................... 63 15

DECLARER LES DEPENSES LIEES AU DOSSIER ....................................................................... 64

15.1 Onglet « Suivi financier » ................................................................................. 64 Sous-onglet « Dépenses » ........................................................................................... 64 15.2 Effectuer un contrôle de service fait ................................................................. 68 Onglet « suivi financier » - Sous- onglet CSF/CPP ....................................................... 68 15.3 Certification des dépenses ............................................................................... 72 Ecran Suivi financier / CSF/CPP .................................................................................. 72 16

RENSEIGNER DES ENGAGEMENTS ET DES PAIEMENTS DES CO-FINANCEURS .......... 75

16.1 Onglet « Suivi financier » ................................................................................. 75 Sous-onglet « Plan de financement » ........................................................................... 75 16.2 La fonctionnalité « Assiette différente » ........................................................... 77 16.3 La fonctionnalité « Ecrêtage automatique »...................................................... 77 16.4 Principe de fonctionnement du paramétrage du report des écritures comptables d’un dossier vers un autre (Interface NDL et saisie manuelle) ......................................... 78 16.5 Champ d’application (saisie manuelles et interfaces) ....................................... 78 16.6 SYNTHESE...................................................................................................... 80 17

RENSEIGNER LES INDICATEURS .................................................................................................. 81

Onglet « Evaluation »....................................................................................................... 81 Sous-onglet « Indicateurs quantitatifs » ........................................................................ 81 18

CONTROLE OLAF ............................................................................................................................... 82

Onglet 'Contrôle OLAF' .................................................................................................... 82 18.1 Onglet 'Contrôle'............................................................................................... 82

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4

18.2 18.3 18.4 19

Onglet 'Contrôle-suite' ...................................................................................... 84 Onglet 'OLAF' ................................................................................................... 85 Onglet 'OLAF-suite' .......................................................................................... 87 REPROGRAMMER UN DOSSIER .................................................................................................... 95

19.1 En cours de vie du dossier : Programmation modifiee ...................................... 95 Onglet « Programmation » / sous-onglet « Gestion des statuts » ................................. 95 19.2 Reajuster un dossier avant sa cloture .............................................................. 96 Réajuster le dossier programmé................................................................................... 96 20

ABANDONNER / DEPROGRAMMER UN DOSSIER ..................................................................... 97

20.1 20.2 21

ARCHIVER UN DOSSIER................................................................................................................... 99

21.1 21.2 22

abandonner un dossier avant comite de programmation .................................. 97 Déprogrammer un dossier après comite de programmation ............................. 97 Archivage d’un dossier ..................................................................................... 99 DESArchivage d’un dossier .............................................................................. 99 RESTITUTIONS.................................................................................................................................. 100

22.1 Edition d’un courrier ..........................................................................................102 22.2 deposer un courrier sur le serveur..................................................................106 22.3 Edition d'un rapport Jasper ou Excel ..............................................................107 22.3.1 Cas d'une édition Jasper .............................................................................108 22.3.2 Cas d'une édition Excel ...............................................................................110 22.4 CAS DES EditionS CSF/CPP ..............................................................................117 23

ANNEXE 1 – DEFINITIONS ............................................................................................................. 119

24

ANNEXE 2 – IMPORT DE FACTURES DANS PRESAGE ........................................................... 121

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1 A PROPOS DES PARAMETRES DU NAVIGATEUR L’objet de ce chapitre est de décrire la configuration minimale du navigateur Internet, afin d’accéder et d’utiliser presage_web. Les navigateurs Internet Explorer 6 et supérieur ainsi que Firefox 2 et supérieur permettent l'accès et l'utilisation de presage_web. Néanmoins certaines versions de ces navigateurs demandent une configuration préalable.

1.1 CONFIGURATION POUR INTERNET EXPLORER 6 (VERSION MINIMALE) Le niveau de sécurité défini sous IE doit être inférieur ou égale au ‘Niveau Moyen’ Pour y accéder utilisez le menu : Outils Options Onglet Sécurité

Le poste doit être équipé au minimum de la Java JRE 1.5.

1.2 CONFIGURATION DE FIREFOX 2 (VERSION MINIMALE) Il est nécessaire au sein de Firefox que le Javascript et le Java soient activés. Pour y accéder, Menu Outils Options onglet Contenu

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Le poste doit être équipé au minimum de la Java JRE 1.5

1.3 MISE A JOUR DE L’APPLICATION Lorsqu’une nouvelle version est disponible sur le serveur, certains navigateurs ne mettent pas à jour correctement les fichiers temporaires. Pour cela il faut configurer ce navigateur comme suit : Remarque : cette manipulation n’est pas obligatoire pour Internet explorer 7 et supérieures ainsi que pour Firefox 3 et supérieures

Paramétrage d’Internet explorer 6 Utilisez le menu Outils Options Onglet Général Bouton Paramètres

Si cette configuration ne peut pas être appliquée sur certains postes, il est conseillé de supprimer les fichiers temporaires à chaque changement de version, pour cela : Utilisez le menu Outils Options Onglet Général Bouton Supprimer les fichiers.

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Cliquez sur le bouton OK pour confirmer votre choix.

Paramétrage de Firefox Il est conseillé de supprimer les fichiers temporaires à chaque changement de version, pour cela utilisez le menu Outils Options onglet Avancé Bouton ‘Nettoyer maintenant’.

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1.4 CHOISIR L’APPLICATION QUI OUVRIRA LES PAGES HTML GENEREES PAR PRESAGEWEB Pour choisir l’application qui ouvrira par défaut les pages html générées par presage_web. 1

Cliquez à l'aide du bouton droit de la souris sur un fichier html déjà enregistré.

2

Choisissez « Ouvrir avec » puis « Choisir le programme ».

Vous pouvez alors sélectionner le programme désiré et cocher la case ‘Toujours utiliser ce programme pour ouvrir ce type de fichier’. Avec Firefox, une case à cocher permet de toujours demander où enregistrer les fichiers téléchargés. Si cette case est décochée, le téléchargement s’effectue par défaut sur le bureau de l’utilisateur.

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2 CONVENTIONS D'ERGONOMIE Les conventions d'ergonomie fournissent un cadre commun à respecter dans la conception de l'application. Cela permet d'avoir une homogénéité au sein de l'application presage_web. Cette homogénéité permet un gain de temps au niveau de l'apprentissage d'utilisation. L'application de ces normes permet de créer une application dans laquelle vous pourrez rapidement maîtriser le système de navigation mis en place et de gérer de façon optimale l'utilisation de l'application.

2.3 CADRE GENERAL Toutes les pages de l’application respectent le même cadre général. Celui-ci se compose de trois parties : -

1 - le bandeau supérieur

-

2 - le cadre central

-

3 - le pied de page

Le cadre respecte la mise en page suivante :

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Le bandeau supérieur

1 : le logo est un lien vers la page d’accueil (projet/dossier) 2 : lien de déconnexion (affiché si l’utilisateur est connecté) 3 : menu général affichant les différents modules de l’application (affiché si l’utilisateur est connecté)

Le cadre central Le cadre central est le cadre contextuel qui affiche le contenu des onglets et sous-onglets des différents modules.

Le pied de page

1 : version de l'application 2 : utilisateur authentifié (affiché si l’utilisateur est connecté) 3 : accès à l'écran permettant de modifier le mot de passe à tout moment

2.4 LES MENUS

Menu général

Passage de la souris sur un élément ou menu de niveau 1 :

Menu niveau 2 ou sous-menu apparait dans le déploiement du menu principal :

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Lors du passage de la souris sur un élément de niveau 2, il se met en surbrillance :

Le fonctionnement des menus dans l’écran dossier : Plié : affichage des onglets principaux

Déplié : affichage des sous-onglets lié à un onglé pré-sélectionné

2.5 ELEMENTS COMMUNS INTERNES AUX ECRANS La barre des boutons d’actions

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La barre de messages Ces messages sont de trois types : •

Le message informatif

•

Le message d’alerte

•

Le message d’erreur bloquant

Pagination Avec boutons inactifs :

Tous les boutons actifs :

2.6 TYPES D’ECRAN Ecran d’attente

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Ecran de picking Le bouton picking permet l’accès à une liste ou à une arborescence, à travers laquelle l’utilisateur devrait faire un choix :

Popup d’information

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3 SE CONNECTER A PRESAGE Selon l'endroit à partir duquel vous vous connectez à presage, trois adresses de connexions sont possibles : Extranet (par le réseau public) : https://presage.datar.gouv.fr Intranet (réseau M.I. uniquement) : http://presage.app.mi ADER : https://presage.diact.interieur.ader.gouv.fr A la saisie de l’adresse Internet de presage une fenêtre d’identification apparaît :

1

Saisissez votre code d’utilisateur.

2

Saisissez votre mot de passe.

3

Choisissez la base sur laquelle vous voulez intervenir.

Si les informations sont erronées, vous serez invités à les resaisir.

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15

Remarque 1: lors de votre première connexion, vous utiliserez votre identifiant et mot de passe que vous devrez impérativement saisir dans le respect de la casse. Vous devrez ensuite choisir un nouveau mot de passe répondant aux normes de sécurité suivantes :

8 caractères minimum

Contenant des caractères alphabétiques majuscules, minuscules et chiffres (ou caractères spéciaux). Remarque 2 : en cas de perte de votre mot de passe, appelez votre animateur qui vous le réinitialisera avec le mot de passe générique « presage ». Vous devrez le changer à la première connexion. Après trois tentatives infructueuses, vous ne pourrez recommencer que dix minutes plus tard. Remarque 3 : Un espace d'information a été aménagé dans la partie de l’écran d’accueil. Le Ministère de l’Intérieur y saisira les indications et les informations concernant les mises en productions, interruptions de service, changements de version et autres. Remarque 4 : Lorsque l'utilisateur se connecte à l'application à partir d’un poste, le nom de la base à laquelle il accède est sauvegardé, ainsi à la prochaine connexion à partir de ce même poste, la base sera sélectionnée automatiquement dans le menu déroulant de la page de connexion. La sauvegarde est gérée par l’utilisation des cookies. Pour bénéficier de cette fonctionnalité, il faut vérifier la configuration de votre navigateur Internet : Navigateur Internet Explorer (IE) versions 6 et 7 : 1. Sélectionner le menu « Outils » du navigateur 2. Puis sélectionner le sous-menu « Options Internet » 3. Se positionner sur l’onglet « Confidentialité » 4. Cliquer sur le bouton « Avancer » 5. S’assurer que pour les cookies internes, l’option « Accepter » est activé.

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Navigateur Firefox versions 2 et 3 : 1 Sélectionner le menu « Outils » du navigateur 2 Puis sélectionner le sous-menu « Options » 3 Se positionner sur l’onglet « Vie privée » 4 S’assurer que l’option « Accepter les cookies » est activée. La présentation est légèrement différente en fonction de la version du navigateur. L’exemple ci-dessous provient d’une capture sous Firefox 3.5.

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Suite à la saisie de votre code utilisateur et mot de passe, la fenêtre suivante s’ouvre :

Vous pouvez à tout moment modifier votre mot de passe en cliquant sur le lien présent en bas et à droite de l'écran.

4 SE DECONNECTER DE PRESAGE 1 2

Déconnectez-vous de l'application en cliquant sur le lien et à gauche de l'écran. Fermez le navigateur.

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présent en haut

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5 RECHERCHER UN PROJET

Cliquez sur le bouton Projet présent sur la barre du haut

Vous arrivez sur un écran de recherche :

2

Complétez un ou plusieurs critère de recherche. Le bouton reinitialiser les critères de recherche à zéro.

Pour plus de choix concernant le bénéficiaire, cliquez sur La fenêtre suivante apparaît :

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permet de près du code bénéficiaire.

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Il s'agit de l'écran de de recherche du bénéficiaire. Saisissez les critères de recherche. Le N° SIRET es t le critère le plus discriminant. Cliquez ensuite sur le bouton

.

Si le bénéficiaire n’existe pas dans la base, le message « Aucune donnée n’a été trouvée » apparaît. Si un seul bénéficiaire répond au(x) critère(s), il apparaît directement à l’écran. Si plusieurs bénéficiaires répondent au(x) critère(s), ils apparaissent dans une liste :

Les listes de résultats sont paginées. Vous pouvez y naviguer soit à l'aide des flèches, soit en saisissant le numéro de la page recherchée. Si le bénéficiaire se trouve dans la liste, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton Sinon, cliquez sur le bouton

.

.

Vous pouvez, désormais, créer le projet et son bénéficiaire. Si le bénéficiaire du projet existe dans la base, vous pouvez afficher les projets le concernant afin de vérifier leur contenu. 3

Cliquez sur le bouton

puis choisissez

dans la liste déroulante

puis cliquez sur le bouton . Tous les projets concernant ce bénéficiaire apparaissent à l’écran :

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Les écrans de résultat sont paginés. Vous pouvez y naviguer soit à l'aide des flèches, soit en tapant le numéro de la page recherchée. Si aucun projet ne répond aux critères, vous pouvez procéder à la création du projet. Si un des projets répond aux critères, sélectionnez le et double-cliquez. La fenêtre suivante s’ouvre et liste tous les dossiers enregistrés pour le projet sélectionné :

Pour revenir à l’écran des projets trouvés, cliquez sur le bouton

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.

21

6 RECHERCHER UN DOSSIER 6.1 RECHERCHE SIMPLE

Dans l’Êcran d’entrÊe du module Projet/Dossier, cliquez sur le menu Vous arrivez sur un Êcran de recherche :

Saisissez un ou plusieurs critères de recherche, ou cliquez directement sur le bouton

. Si aucun dossier ne rĂŠpond aux critères, le message ÂŤ aucune donnĂŠe n’a ĂŠtĂŠ trouvĂŠe Âť apparaĂŽt.

Si un seul dossier rĂŠpond aux critères, il apparaĂŽt directement Ă l’Êcran.

Si plusieurs dossiers rÊpondent aux critères, un Êcran des donnÊes trouvÊes apparaÎt. Pour visualiser un dossier, sÊlectionnez-le et double-cliquez.

.

6.2 RECHERCHE AVANCEE La recherche avancÊe, accessible par le bouton champ de votre recherche à partir de nombreux critères.

Cliquez sur le bouton avancĂŠe.

permet d’Êtendre le

. Vous arrivez sur un ĂŠcran de recherche

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Un menu dĂŠroulant vous permet de choisir entre : Plusieurs critères : code programme, numĂŠro de dossier, intitulĂŠ du dossier etc. Plusieurs opĂŠrateurs : ÂŤ > Âť, ÂŤ < Âť, ÂŤ diffĂŠrent de Âť, ÂŤ = Âť, ÂŤ contenant Âť et ÂŤ entre Âť. Une ou deux valeurs directement indexĂŠes au critère sĂŠlectionnĂŠ. Un opĂŠrateur logique : ÂŤ et Âť / ÂŤ ou Âť vous permettant d’associer plusieurs lignes de recherches.

Dans les valeurs 1 et 2, lorsque aucun choix n’est proposĂŠ par le menu dĂŠroulant, vous pouvez saisir directement un critère.

Cliquez sur le bouton

.

Le ou les dossiers(s) trouvÊ(s) apparaÎt (ssent) dans une liste paginÊe au dessus du tableau des critères.

Pour visualiser un dossier, sĂŠlectionnez la ligne correspondant au dossier et cliquez sur le bouton

ou double-cliquez sur la ligne sĂŠlectionnĂŠe.

Pour effectuer une nouvelle recherche avec d’autres critères, cliquez sur le bouton afin d’effacer les critères de sĂŠlection saisis Ă l’Êcran.

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7 CREER UN PROJET Après avoir recherché le projet et s’il n’a pas déjà été créé :

Cliquez sur le bouton

.

Remplissez les différents champs. Les champs accompagnés d’un astérisque rouge sont des champs obligatoires, les autres champs sont facultatifs. L’enregistrement du projet ne sera possible que si tous les champs obligatoires ont été renseignés. Service - Identification de votre service. Cliquez sur le bouton service s’il ne s’affiche pas par défaut.

et choisissez votre

Si votre service est rattaché à d’autres services, ils apparaissent également dans la liste proposée.

Numéro - identifiant numérique attribué automatiquement au projet par presage lors de sa création initiale. Coût global du projet. Libellé – Intitulé décrivant succinctement le projet.

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Le cadre Bénéficiaire regroupe toutes les données concernant le bénéficiaire du projet.

7.1 RECHERCHER LE BENEFICIAIRE DU PROJET

Avant de créer un bénéficiaire, il faut rechercher s’il n’a pas été créé, afin d’éviter la création de doublons.

Cliquez sur le bouton recherche.

du pavé « Bénéficiaire ». Vous arrivez sur un écran de

Si vous disposez du numéro SIRET, vous pouvez effectuer une recherche directement par ce numéro. Sinon, renseignez d’autres critères de recherche. Ceux-ci changent selon la nationalité et le type de nature sélectionnés.

Cliquez ensuite sur le bouton

.

Si le bénéficiaire n’existe pas dans la base, le message « Aucune donnée n’a été trouvée » apparaît.

Si un seul bénéficiaire répond au(x) critère(s), il apparaît directement à l’écran. Les champs suivants sont verrouillés en modification : - Pour une personne morale : Nationalité, N° SIRET, et Raison sociale. - Pour une personne physique : Code INSEE de la ville de naissance du bénéficiaire, date de naissance du bénéficiaire, nom et prénom du bénéficiaire.

Si plusieurs bénéficiaires répondent au(x) critère(s), ils apparaissent dans une liste. Sélectionnez-le et validez votre sélection en cliquant sur le bouton

Si la recherche s’avère infructueuse, le bouton bénéficiaire apparaît.

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.

permettant de créer un

25

7.2 CREER LE BENEFICIAIRE DU PROJET

Cliquez sur le bouton

. L’écran suivant apparaît :

Les règles d’affichage de cet écran dépendent de deux critères : la nationalité sélectionnée et le type de nature sélectionné.

Cet écran se décompose en 4 onglets : « Informations générales », « Contacts », « Coordonnées bancaires » et « Champs libres ».

Onglet « Informations générales »

Saisissez les informations obligatoires : type de nature (cliquez sur le pour afficher la liste des valeurs). Les autres informations à renseigner sont différentes selon le choix du type de nature.

Cliquez ensuite sur le bouton apparaissent.

, de nouveaux onglets à compléter

Onglet « Contact » L’onglet « Contact » permet d’indiquer une ou plusieurs personnes ressources chez le bénéficiaire. Ces informations sont reprises lors de l'édition des courriers via presage web.

Saisissez des contacts :

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- Cliquez sur le bouton

. La fenêtre suivante s’ouvre :

- Complétez les différentes informations demandées (aucune n’est obligatoire).

Cliquez sur

et

.

Onglet « Coordonnées bancaires » L’onglet « Coordonnées bancaires » permet de renseigner le ou les relevé(s) d’identité bancaire du bénéficiaire. Plusieurs RIB peuvent être saisis à ce niveau. Un seul RIB pourra être utilisé pour un dossier. Celui-ci peut être différent sur les différents dossiers du même projet.

Créez un ou plusieurs RIB pour le bénéficiaire :

- Pour ajouter un RIB, cliquez sur le bouton

.

- Complétez la ligne créée par toutes les informations nécessaires.

Cliquez sur le bouton

.

Onglet « Champs libres » Cet onglet permet de renseigner des informations supplémentaires sur le bénéficiaire. Ces champs doivent être paramétrés au préalable par l’animateur presage. Leurs contenus seront complétés à ce niveau.

Complétez si nécessaire les champs libres présents sur l’écran :

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Cliquez sur le bouton

.

Après avoir complĂŠtĂŠ toutes ces informations, le bĂŠnĂŠficiaire est enregistrĂŠ dans presage. Vous pouvez quitter l’Êcran de crĂŠation de bĂŠnĂŠficiaire.

Cliquez sur le bouton puis choisissez dÊroulante. Vous revenez sur l’Êcran de crÊation de projet.

Enregistrez l’Êcran de crÊation du projet en cliquant sur le bouton

dans la liste

.

L’Êcran suivant apparaÎt :

A partir de cet ĂŠcran, vous pouvez procĂŠder Ă la crĂŠation du dossier.

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8 CREER UN DOSSIER La création d’un dossier se réalise uniquement via le module projet

.

Recherchez l’existence du projet. Si cette recherche est infructueuse, créer le projet.

Lorsque le projet est trouvé ou qu’il vient d’être créé, cliquez sur le bouton Ajouter Dossier pour créer le dossier.

8.1 ONGLET « INFORMATIONS GENERALES » Cet onglet se découpe en six sous-onglets :

Sous-onglet « Identification »

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29

Identification du dossier :

Certaine informations reprises du projet comme service et libellÊ du dossier peuvent être modifiÊes. Aux informations reprises du projet, sont rajoutÊes les informations suivantes : - NumÊro de dossier : numÊrotation incrÊmentale qui commence à 30.001. - Le statut du dossier : D pour dÊposÊ. - Huit statuts permettent de suivre le cheminement d’un dossier. Statut D P

LibellĂŠ du statut DĂŠposĂŠ ProposĂŠ prĂŠ-comitĂŠ

C

ProposĂŠ comitĂŠ

O R A N Z

ProgrammĂŠ ProgrammĂŠ avec rĂŠserves AjournĂŠ RefusĂŠ

Action CrĂŠation du dossier. Inscription du dossier Ă un prĂŠ-comitĂŠ qui formulera un avis sur le dossier. Inscription du dossier Ă un comitĂŠ qui prendra la dĂŠcision de programmer le dossier. AcceptĂŠ en comitĂŠ AcceptĂŠ en comitĂŠ avec des rĂŠserves. AjournĂŠ en comitĂŠ (le dossier repasse en ÂŤ D Âť. RefusĂŠ en comitĂŠ. AbandonnĂŠ : avant comitĂŠ

AbandonnÊ / DÊprogrammÊ DÊprogrammÊ : après comitÊ

BĂŠnĂŠficiaire

Cette partie reprend les informations principales du bÊnÊficiaire saisies au niveau du projet. Si le bÊnÊficiaire de la subvention reverse tout ou partie de celle-ci à d’autres bÊnÊficiaires, il convient de cocher la case  BÊnÊficiaire intermÊdiaire . - Si vous avez cochÊ la case  BÊnÊficiaire intermÊdiaire , il conviendra de sÊlectionner ou de crÊer le(s) bÊnÊficiaire(s) ultime(s).

Cliquez sur le bouton

Cliquez sur le bouton

ProcĂŠdez Ă la recherche et Ă dĂŠfaut la crĂŠation des bĂŠnĂŠficiaires ultimes.

. de la fenĂŞtre ÂŤ BĂŠnĂŠficiaires ultimes Âť.

pour sĂŠlectionner un RIB associĂŠ au bĂŠnĂŠficiaire.

-

RIB : Cliquez sur le

-

Statut juridique : vous pouvez, pour ce dossier, modifier la nature et le statut juridique par choix sur liste en cliquant sur

.

Codification : Choisissez sur liste la codification (programme, axe, mesure etc.) sur un ou plusieurs programmes. ASP/DIESE/PRESAGE/Assistance-Animation-Formation

30

Cliquez sur le bouton habilitÊs s’affiche.

. La liste de tous les programmes pour lesquels vous ĂŞtes

SÊlectionnez le programme concernÊ : par double-clic ou après sÊlection de la ligne.

Cliquez sur

Choisissez la codification correspondant au dossier (clic sur le liste) :

. L’arborescence du programme apparaÎt. pour dÊrouler la

La codification choisie est identifiĂŠe dans le tableau ÂŤ codification Âť.

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Indiquez le circuit d’instruction.

- Si le dossier est rattachÊ à un seul programme, le circuit d’instruction correspondant s’affichera automatiquement. - Si le dossier est rattachÊ à plusieurs programmes, vous devez choisir entre les diffÊrents circuits proposÊs. Cliquez sur et choisissez , le circuit adaptÊ. Votre choix doit se porter sur le circuit le plus contraignant. , la codification est alors enregistrÊe et de nouveaux 7 Cliquez sur le bouton onglets et sous-onglets deviennent actifs.

Sous-onglet ÂŤ Localisation Âť

Cliquez sur le bouton

Cliquez sur le bouton près de l’intitulĂŠ RĂŠgion. SĂŠlectionnez la rĂŠgion correspondant au lieu de dĂŠroulement de l’action.

3

Cliquez sur le bouton dĂŠpartement.

. La fenêtre suivante s’ouvre :

près de l’intitulĂŠ DĂŠpartement. SĂŠlectionnez le

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32

Cliquez sur le bouton

à gauche de l’item, pour afficher le niveau infra.

Double-cliquez sur la ligne correspondante, les informations apparaissent dans le tableau ÂŤ Localisation Âť :

La colonne  Zone  est complÊtÊe automatiquement selon le paramÊtrage en fonction de la localisation choisie. Remarque : vous pouvez Êgalement ajouter une ligne dans le tableau Localisation (icône . SÊlectionnez ensuite le type de la localisation – rÊgion, dÊpartement, arrondissement, canton‌ Saisissez le libellÊ ou une partie du libellÊ. Terminez par enregistrer. Le libellÊ ainsi que le code INSEE de la localisation sont automatiquement remplis dans les champs correspondants.

Si le dossier se rÊalise sur d’autres zones non rattachÊes à une codification gÊographique, cliquez sur le bouton . Choisissez dans la fenêtre proposÊe, la zone par un double-clic sur la ligne concernÊe.

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33

Cliquez ensuite sur le bouton

pour valider.

Il faut localiser les opérations, autant que possible au niveau le plus fin possible (canton, commune) et de façon unique (éviter de localiser sur plusieurs communes). On code donc la localisation physique de l'investissement, et non son impact territorial (on accepte néanmoins que certains investissements ne soient pas localisables finement comme les investissements immatériels, les infrastructures de transport ou TIC…)

Sous-onglet « Contacts »

Cliquer sur bénéficiaire.

pour afficher le ou les contacts du dossier, enregistrés lors de la création du

La cellule 'Ordre du courrier' du tableau est modifiable, elle permet de choisir le contact qui sera destinataire des courriers type générés par presage.

Il est cependant possible d’ajouter de nouveaux contacts propres au dossier.

Cliquez sur le bouton

. La fenêtre suivante s’ouvre :

ASP/DIESE/PRESAGE/Assistance-Animation-Formation

34

Complétez les informations nécessaires et cliquez sur le bouton

3

Cliquez sur le bouton

.

.

Un contact est alors ajouté dans la liste.

Sous-onglet « Pièces »

Ce sous-onglet permet de préciser les pièces qui figurent au dossier papier instruit par le service unique (avec mention de la date, souvent de réception, et du lieu d’archivage). Une ou plusieurs pièces peuvent déjà être attachées par défaut au dossier.

Pour sélectionner une pièce pré paramétrée 1

Cliquez sur le bouton

.

2

Sélectionnez la ligne correspondante à la pièce qui doit être rajoutée au dossier.

3

Cliquez sur le bouton

.

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35

Pour crÊer de nouvelles pièces propres au dossier

Cliquez sur bouton

Saisissez les informations nĂŠcessaires : libellĂŠ de la pièce, date et lieu d’archivage.

pour crĂŠer une nouvelle ligne dans le tableau.

Cliquez sur le bouton

.

Pour supprimer des pièces hÊritÊes du rattachement ou ajoutÊes au dossier Ces pièces issues du paramÊtrage du programme et rattachÊes à la codification apparaissent automatiquement. NÊanmoins, il est possible de les supprimer.

1

Cochez la case Suppr. Correspondant à la ligne de la pièce à supprimer.

2

Cliquez sur le bouton

.

Les informations concernant les pièces sont alors enregistrÊes.

Sous-onglet ÂŤ EvĂŠnements Âť

Ce sous-onglet retrace la chronologie du dossier.

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Les dates y figurant sont alimentées : - Soit automatiquement par le système à la suite d’une action effectuée sur le dossier (A). - Soit manuellement par l’instructeur du dossier (M). - Soit reprises de la saisie effectuée préalablement sur un autre écran (R). Certaines dates peuvent être rendues obligatoires par le circuit d’instruction ! LISTE LOGIQUE DES EVENEMENTS PROPOSES

Création du dossier Dépôt du dossier par le Bénéficiaire Attestation de dépôt Envoi de l’accusé de réception du dossier Attestation de recevabilité Demande de pièces complémentaires au Bénéficiaire Dossier complet Avis du service unique Pré comité Changement de statut Comité Engagement du Bénéficiaire (correspond à la date de signature de sa demande – page 6 dossier type) Notification de la décision du comité au Bénéficiaire Notification de la modification du plan de financement au Bénéficiaire Notification de la décision du comité de programmation national aux UO Envoi de la convention au Bénéficiaire Limite de retour de la convention par le Bénéficiaire Retour de la convention par le Bénéficiaire Signature de la convention Notification de la convention Envoi de l’avenant modificatif au Bénéficiaire Limite de retour de l’avenant par le Bénéficiaire Retour de l’avenant par le Bénéficiaire Signature de l’avenant modificatif par l’ordonnateur Limite de début d’éligibilité des dépenses Limite de fin d’éligibilité des dépenses Limite de début d’opération Limite de fin d’opération Début effectif de l’opération Fin effective de l’opération Première pièce de dépenses Dernière pièce de dépenses 1° engagement de subvention UE 1° engagement autre subvention 1° paiement subvention UE 1° paiement autre subvention Dépenses totalement payées ASP/DIESE/PRESAGE/Assistance-Animation-Formation

A M M M M M M R R A R M M M M M M M M M M M M M M M M M M M R R R R R R A 37

Indicateurs réalisés Modification du plan de financement Subventions UE soldées Autres subventions soldées Dossier archivé Dossier réouvert Date de 1ère programmation

A A A A A A A

Ces trois radios-boutons permettent d’afficher l’une de ces trois listes : - la liste de tous les événements saisissables (M) - la liste complète des événements (AMR) - une liste restreinte paramétrable lors de rattachement au programme Un clic sur l'en-tête des colonnes permet de les trier par ordre croissant. Un nouveau clic sur le même en-tête permet de trier cette colonne par ordre décroissant.

Sous-onglet « Numéros de gestion »

Ce sous-onglet permet d’attribuer un numéro de gestion à un libellé de gestion paramétré au niveau régional. Ce numéro peut par exemple lier le dossier à un autre dossier ou à une application de gestion financière. Les numéros de gestion peuvent être saisis manuellement ou sélectionnés sur liste. Pour accéder aux différents libellés procédez comme suit : 1

Cliquez sur le bouton

2

Sélectionnez dans la liste le libellé recherché.

3

Complétez le numéro de gestion, si vous avez choisi un libellé de type 'manuel'. Sélectionnez-le dans la liste, si vous avez choisi un libellé de gestion de type 'Liste'.

présent au dessus du tableau.

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Spécificité FEP Un numéro de navire peut être rajouté d’une façon manuelle ou par sélection dans une liste. Cette liste affiche le fichier communautaire de navires français recensés à la date indiquée dans la colonne

. Cette liste est mise à jour tous les trimestres.

Une pagination sur ces listes de numéros de gestion (en l'occurrence, les numéros de navire) a été mise en place. Pour rapatrier un numéro de navire dans cette onglet procédez comme suit : 1

Cliquez sur le bouton

2

Sélectionnez dans la liste le libellé 'Liste_des_numeros_de_navire_20090127'. Ces derniers chiffres indiquent la date de la dernière mise à jour de la liste.

3 4

présent au dessus du tableau.

Sélectionnez la ligne que vous venez d'ajouter. , présent au dessus du tableau. Cette icône vous ouvre la Cliquez sur l'icône liste communautaire des navires.

La liste actuelle est :

5

Sélectionnez le navire en double-cliquant sur le navire.

6

Enregistrez l'ajout du navire.

Remarque : La gestion du programme FEP s’effectue dans presage_web, mais les paiements sur ce programme sont effectués via OSIRIS. Un numéro de dossier OSIRIS a été paramétré dans la base FEP de presage_web afin de pouvoir identifier le dossier correspondant sur la base OSIRIS. Ce numéro est renseigné manuellement dans ce sous-onglet « numéros de gestion ». ASP/DIESE/PRESAGE/Assistance-Animation-Formation

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9 ONGLET « SUIVI FINANCIER » Cet onglet se découpe en deux sous-onglets (avant programmation) : plan de financement et postes de dépenses.

9.1 SOUS-ONGLET « PLAN DE FINANCEMENT » Ecran FEDER avant comité

Pour saisir le coût total éligible

Cliquez sur le bouton et complétez la fenêtre suivante en saisissant le montant total éligible en « Saisie par année » ou en « Saisie globale ». Le choix effectué s’applique à l’ensemble des co-financeurs.

Cliquez ensuite sur les boutons

et

.

Le montant inscrit est reporté dans le plan de financement, à la fois au « Coût total éligible » et « Part du bénéficiaire » (tant que des subventions ne sont pas saisies).

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Pour saisir un co-financeur

Cliquez sur le bouton suivante s’ouvre :

, en haut à droite du plan de financement, la fenêtre

Remarquez que pour les financeurs autres que l’UE, deux champs supplémentaires sont disponibles : Date d’intention et Date d’engagement juridique. Cette dernière doit être renseignée, au plus tard, avant la saisie des engagements et des paiements. Le circuit d’instruction peut imposer la saisie de ces dates avant la programmation du dossier. Complétez alors les différentes informations. Financement : indique le budget financeur (UE, Etat, Région, Département, Autre public, Fonds privés).

et sélectionnez dans la liste l’une des six propositions en Cliquez sur le bouton double-cliquant sur la ligne correspondante.

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Partenaire : indique le payeur. Exemple : ministère pour le type de payeur Etat, nom de la Région pour le type de partenaire région, etc. Cliquez sur le bouton

, et sélectionnez dans la liste un partenaire.

Remarque : si l’élément recherché n’apparaît pas dans la liste, vous pouvez cliquer sur le afin d’afficher tous les éléments de la liste. bouton Exemple :

ETAT

REGION

Statut juridique : ce champ est automatiquement rempli, lors du choix du partenaire. Imputation : précise l’imputation budgétaire sur laquelle la subvention est prise en compte. Exemple : LOLF pour Etat (paramétrage national). M71 pour Région (paramétrage régional). M52 pour Département (paramétrage régional).

Cliquez sur le bouton , une liste d’imputations s’affiche en fonction du partenaire choisi. Sélectionnez l’imputation concernée par un double-clic. Ordonnateur – pour le financeur Etat : indique le service donnant l’ordre de payer. Cette information est facultative.

Cliquez sur le bouton Cliquez sur le bouton

et choisissez l’ordonnateur concerné par un double-clic. .

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Le picking Régime d'Aide n’apparaît que lorsque le bénéficiaire de l’opération est de nature 20 ou 30 (personne morale de droit privé ou personne physique). Le picking Régime d'Aide ouvre sur une fenêtre présentant un tableau à 6 colonnes permettant de faire une sélection.

Après sélection du régime d'aide seul la référence et le sigle sont affichés

A l'enregistrement si le champ régime d'aide n'est pas renseigné, le message suivant apparaît : "Vous n'avez pas renseigné le régime d'aide, êtes vous sur de vouloir continuer ?" Ce champ est modifiable au statut en cours de la programmation en cours sauf si le statut en cours est O ou R PF validé. Assiette différente : Cocher la case « assiette différente » pour ne pas que la colonne « retenu » d’une ligne d’engagement ou de paiement soit alimentée par le montant reçu (pour saisir manuellement le montant retenu). Il s’agit des cas où la saisie ou l’import d’une écriture comptable sur une ligne de financement d’un dossier correspond à une subvention dont l’assiette est différente de celle retenue pour le dossier (montants engagés ou payés qui ne font pas partie de l’assiette). Cette méthode constitue un choix pour la région, une autre méthode est la suivante. ASP/DIESE/PRESAGE/Assistance-Animation-Formation

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Si la case « assiette différente » n’est pas cochée un écrêtage est possible par le paramétrage dans Programme / Gestion des Programmes / « écrêtage automatique » coché. Le montant retenu sera le montant reçu écrêté à hauteur du montant programmé. Dans le cas d’un dossier multi-programme, l’écrêtage automatique aura lieu. Si les deux cases sont cochées, c’est la case « assiette différente » qui prend le pas sur celle « écrêtage automatique » Spécificité CPER : Financement relevant du contrat de Projet Etat – Région Pour les dossiers rattachés à une codification du programme CPER, ou un autre programme qui peut co-financer un dossier CPER, une case à coche CPER apparaît pour les cofinanceurs Etat, Région, Département, Autre public ainsi que pour le bénéficiaire. Pour les co-financeurs dont le financement relève du contrat de projet ETAT-REGION, la case 'CPER' doit être cochée.

Cochez cette case, si le financement relève du contrat de projet Etat Région 2007-2013.

Pour renseigner le montant d’intervention du co-financeur

Sélectionnez la ligne affichée dans ce tableau :

Cliquez sur le bouton

. La fenêtre suivante s’ouvre :

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ComplĂŠtez le montant correspondant : en ÂŤ saisie par annĂŠe Âť, ou en ÂŤ saisie globale Âť, selon le choix effectuĂŠ lors de la saisie du CoĂťt total ĂŠligible.

Cliquez ensuite sur les boutons et le tableau Montants prĂŠsentĂŠs du co-financeur.

Cliquez sur le bouton complĂŠtĂŠ de ce co-financeur.

RĂŠpĂŠtez cette procĂŠdure pour tous les co-financeurs intervenants sur le dossier.

et

. Le montant est reportĂŠ dans

pour revenir sur le plan de financement,

Cases de minimis, Règle de flexibilitĂŠ Case de minimis : Les aides publiques versĂŠes aux entreprises sont soumises Ă la rĂŠglementation de la concurrence ĂŠdictĂŠe par la Commission europĂŠenne, qui interdit des aides susceptibles de fausser la concurrence au sein du marchĂŠ commun. Il existe cependant une dĂŠrogation Ă cette règle qui concerne le rĂŠgime des aides aux entreprises dites de minimis (Règlement (CE) N° 199 8/2006 de la Commission du 15 dĂŠcembre 2006). Cochez cette case pour les subventions accordĂŠes Ă un bĂŠnĂŠficiaire privĂŠ et pour les actions dont le rĂŠgime n’est pas notifiĂŠ. Cette case permet de suivre les aides accordĂŠes au bĂŠnĂŠficiaire dans le cadre du rĂŠgime ÂŤ de minimis Âť et de s’assurer que le montant ne dĂŠpasse pas 200.000 â‚Ź sur 3 ans. Règle de flexibilitĂŠ

: Selon l’article 34 du règlement CE 1083/2006, il est prĂŠcisĂŠ que ÂŤ le FEDER et le FSE peuvent financer, de façon complĂŠmentaire et dans la limite de 10 % des crĂŠdits allouĂŠs par la CommunautĂŠ Ă chaque axe prioritaire d’un programme opĂŠrationnel, des actions relevant du champ d’intervention de l’autre fonds pour autant qu’elles soient nĂŠcessaires au bon dĂŠroulement de l’action et qu’elles aient un lien direct avec celle-ci Âť.

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Autrement dit, il ne s’agit pas de financer des actions relevant du FSE avec du FEDER mais de prendre en compte au sein d’un projet relevant du FEDER des actions éligibles au FSE et vice versa (dans la limite de 10 % des montants de l’axe). Le recours à cette flexibilité sera étudié pour chaque dossier par le Comité de programmation. Dans le cas du recours à cette règle, la case « règle de flexibilité » est à cocher, le montant UE concerné est à saisir. Le taux est calculé (Montant UE saisi/ Total UE pour le dossier).

9.2 SOUS-ONGLET « POSTES DE DEPENSES »

Ce sous-onglet permet d’afficher des postes de dépenses : • Par une saisie libre du poste sur la ligne, • Par une sélection pour la ligne d’un poste de dépense créé au niveau du paramétrage, • Par héritage des postes de dépenses rattachés à des codifications utilisées par le dossier. Pour sélectionner un poste de dépenses sur liste 1

Cliquez sur le bouton

2

Sélectionnez la ligne correspondante au poste de dépenses qui doit être rajouté au dossier.

.

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46

3 Cliquez sur le bouton . Pour crĂŠer de nouveaux postes de dĂŠpenses propres au dossier

Cliquez sur le bouton

Saisissez le libellĂŠ du poste.

Cliquez sur le bouton

pour crĂŠer une nouvelle ligne dans le tableau.

.

Pour supprimer des postes de dĂŠpenses ajoutĂŠs au dossier 1

Cochez la case prĂŠsente dans la colonne ‘Suppr.’ de la ligne correspondante au poste de dĂŠpenses Ă supprimer.

2

Cliquez sur le bouton

.

Vous ne pouvez pas supprimer un poste de dĂŠpenses hĂŠritĂŠ de la codification du programme.

Nature de dÊpenses CO2 Pour les dossiers relevants des programmes FEDER ou CPER, vous devez sÊlectionner une nature de dÊpenses CO2, dans la liste prÊ paramÊtrÊe. Cette sÊlection sert à mesurer l’impact des dossiers sur l’Êmission carbone. Un même poste de dÊpense peut être ÊclatÊ en deux ou plus postes de dÊpenses afin d'affecter une nature de dÊpense CO2 diffÊrente. Pour renseigner le montant d’un poste de dÊpenses 1

SÊlectionnez la ligne du poste de dÊpenses et cliquez sur le bouton fenêtre suivante s’ouvre :

. La

2 Indiquez le montant correspondant au poste de dÊpenses, en  Saisie par annÊe , ou en  Saisie globale . La saisie par annÊe peut être imposÊe par le circuit d’instruction).

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Cliquez ensuite sur le bouton alors complĂŠtĂŠ.

et sur

. Le poste de dĂŠpenses est

10 ONGLET ÂŤ EVALUATION Âť 10.1 SOUS-ONGLET ÂŤ INDICATEURS QUANTITATIFS Âť

Les indicateurs quantitatifs sont rÊpartis en 3 catÊgories : indicateurs europÊens, indicateurs nationaux et indicateurs rÊgionaux. Par dÊfaut, et en fonction de la codification du ou des programmes rattachÊs au dossier, un certain nombre d’indicateurs est affichÊ. Il faut alors, renseigner les indicateurs quantitatifs en prÊvision. Pour renseigner un indicateur quantitatif en prÊvision

SÊlectionnez la ligne correspondant à l’indicateur et cliquez sur le bouton

.

Chaque indicateur possède une dÊfinition et un mode opÊratoire, pour vous aider à mieux apprÊcier et complÊter les indicateurs rattachÊs.

Indiquez dans la case  valeur prÊvue , la quantitÊ prÊvisionnelle de l’indicateur. Indiquez dans la case  date prÊvue , la date à laquelle il est prÊvu que l’objectif soit atteint. Cette date peut être sÊlectionnÊe à l’aide du calendrier associÊ.

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Cliquez ensuite sur les boutons complĂŠtĂŠ.

et

. L’indicateur est alors

Pour supprimer un indicateur rattachĂŠ au niveau du dossier Les indicateurs quantitatifs hĂŠritĂŠs par la codification du programme ne peuvent pas ĂŞtre supprimĂŠs. En revanche, ceux rattachĂŠs au dossier peuvent ĂŞtre supprimĂŠs.

Cochez la case ‘Suppr’ prĂŠsente Ă gauche de la ligne correspondant Ă l’indicateur Ă supprimer.

Cliquez sur le bouton

. L’indicateur est alors supprimÊ du dossier.

Pour rattacher un nouvel indicateur quantitatif au dossier

Cliquez sur le bouton

SÊlectionnez l’indicateur à rattacher.

Cliquez sur les boutons

au dessus du tableau concernĂŠ.

et

. L’indicateur est alors ajoutÊ au dossier.

10.2 SOUS-ONGLET ÂŤ INDICATEURS QUALITATIFS Âť

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Les indicateurs qualitatifs sont rÊpartis en 3 catÊgories : indicateurs europÊens, indicateurs nationaux et indicateurs rÊgionaux. Par dÊfaut, et en fonction de la codification du ou des programmes rattachÊs au dossier, un certain nombre d’indicateurs est affichÊ. Les valeurs sont à renseigner au dÊbut de l’instruction. En effet ces valeurs apparaissent dans la demande prÊsentÊe par le bÊnÊficiaire et sont connues au moment de l'instruction. Pour renseigner un indicateur qualitatif en prÊvision

SÊlectionnez la ligne correspondant à l’indicateur et cliquez sur le bouton

.

SÊlectionnez dans le champ  valeurs , la valeur prÊvisionnelle de l’indicateur.

Saisissez dans le champ  Date rÊalisÊe  la date prÊvisionnelle de rÊalisation. Cette date peut être sÊlectionnÊe à l’aide du calendrier associÊ.

Pour supprimer un indicateur rattachĂŠ au niveau du dossier

ASP/DIESE/PRESAGE/Assistance-Animation-Formation

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Les indicateurs qualitatifs hĂŠritĂŠs par la codification du programme ne peuvent pas ĂŞtre supprimĂŠs. En revanche, ceux rattachĂŠs au dossier peuvent ĂŞtre supprimĂŠs.

Cochez la case ‘Suppr’ prĂŠsente dans Ă gauche de la ligne correspondant Ă l’indicateur Ă supprimer.

Cliquez sur le bouton

. L’indicateur est alors supprimÊ du dossier.

Pour attacher un nouvel indicateur qualitatif au dossier

Cliquez sur le bouton

SÊlectionnez l’indicateur à rattacher.

Cliquez sur les boutons dossier.

au dessus du tableau concernĂŠ.

et

. L’indicateur est alors ajoutÊ au

10.3 SOUS-ONGLET  AXES D’ANALYSE 

Les axes d’analyse sont des thÊmatiques, prÊ paramÊtrÊes en fonction de la codification du programme au niveau national ou rÊgional.

Par dÊfaut, et en fonction de la codification du ou des programmes rattachÊs au dossier, un certain nombre d’axes d’analyse est affichÊ.

Pour supprimer un axe d’analyse rattachÊ au niveau du dossier Les axes d’analyse hÊritÊs par la codification du programme ne peuvent pas être supprimÊs. En revanche, ceux rattachÊs au dossier peuvent être supprimÊs.

Cochez la case ‘Suppr’ prĂŠsente dans Ă gauche de la ligne correspondant Ă l’axe Ă supprimer.

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Cliquez sur le bouton

. L’axe d’analyse est alors supprimÊ du dossier.

Pour attacher un nouvel axe d'analyse au dossier

Cliquez sur le bouton

SÊlectionnez l’axe d'analyse à rattacher.

Cliquez sur les boutons

au dessus du tableau concernĂŠ.

et

. L’axe est alors ajoutÊ au dossier.

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52

10.4 SOUS-ONGLET ÂŤ NOMENCLATURES Âť

Dans ce sous-onglet, et en fonction de la codification du dossier, des nomenclatures permettent de flĂŠcher le dossier. Un seul item par famille de nomenclature doit ĂŞtre conservĂŠ. Il est affichĂŠ par dĂŠfaut lorsque un seul item a ĂŠtĂŠ rattachĂŠ Ă la codification du programme. Il faut le choisir dans une liste dans les autres cas. Il y a 4 familles de nomenclatures : Nomenclatures nationales 01 – Thème prioritaire Nomenclatures europĂŠennes 02 – Forme de financement 03 – Territoire 04 – ActivitĂŠ ĂŠconomique

Pour supprimer une nomenclature

Cochez la case ‘Suppr’ prĂŠsente dans Ă gauche de la ligne correspondant Ă la nomenclature Ă supprimer.

Cliquez sur le bouton

. La nomenclature est alors supprimĂŠe du dossier.

Pour attacher une nouvelle nomenclature au dossier

Cliquez sur le bouton

SĂŠlectionnez la nomenclature Ă rattacher. Si les nomenclatures ne s’affichent pas, cliquez sur le bouton . La liste complète s’affichera alors.

Cliquez sur les boutons dossier.

au dessus du tableau concernĂŠ.

et

. La nomenclature est alors ajoutĂŠe au

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53

11 INSTRUIRE UN DOSSIER ONGLET  PROGRAMMATION  Cet onglet, comporte deux sous-onglets : Instruction et Gestion des statuts. Ils permettent d’indiquer les diffÊrentes informations relatives à la programmation du dossier.

Sous-onglet  Instruction  L'instruction consiste à dÊcrire le dossier (cadre Description) et à recueillir les avis techniques et financiers (cadre Avis des services consultÊs). Le service unique Êmettra son avis de synthèse en tenant compte des avis formulÊs par les services consultÊs (cadre Avis de synthèse de service unique).

1 2 3

4

Programmation : les diffĂŠrentes programmations et le dernier statut associĂŠ y sont affichĂŠs. Ces informations sont accessibles en cliquant sur la liste dĂŠroulante

.

Description : renseignez dans cette rubrique la description technique du dossier. Un ÂŤ copier/coller Âť est possible depuis un document Word.

Avis des services consultĂŠs

Cliquez sur le bouton

Cliquez sur l’icône

SĂŠlectionnez le service consultĂŠ.

Indiquez dans la colonne  Date , la date de l’avis.

, une ligne est crĂŠĂŠe dans le tableau. pour afficher la liste des tous les services consultĂŠs possibles.

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54

Choisissez dans la colonne ÂŤ avis Âť, le type de motivation : retenu, sous rĂŠserve, ajournĂŠ ou refusĂŠ.

ComplÊtez la colonne  motivation  en saisissant l’avis motivÊ.

Cliquez sur le bouton

.

Avis de synthèse du service unique

Cliquez sur le bouton pour afficher la liste des services uniques possibles. Si un seul service a ÊtÊ dÊfini au niveau de la codification du programme, il s’affiche automatiquement.

SĂŠlectionnez le service unique.

Indiquez dans la case  Date , la date de l’avis.

Choisissez dans la liste ÂŤ avis Âť, une des propositions : retenu, sous rĂŠserve, ajournĂŠ ou refusĂŠ.

Saisissez dans la case ÂŤ Motivation Âť, l’avis dĂŠtaillĂŠ du service unique, correspondant Ă la synthèse des avis reçus complĂŠtĂŠe de l’avis du service unique.

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55

12 PROPOSER UN DOSSIER A UN PRE-COMITE POUR AVIS ONGLET ÂŤ PROGRAMMATION Âť

Sous-onglet ÂŤ Gestion des statuts Âť Le prĂŠ-comitĂŠ est une instance qui donne son avis sur la pertinence du dossier et sur sa faisabilitĂŠ. Cette proposition se traduit par le passage en statut P. NumĂŠro de programmation : numĂŠro incrĂŠmental attribuĂŠ en fonction du nombre de programmations du dossier. Type de programmation : INI (programmation initiale), MOD (programmation modifiĂŠe), AJO (programmation ajournĂŠe lors de son 1er passage en comitĂŠ), REA (programmation rĂŠajustĂŠe au solde). Pour passer en statut P

Cliquez sur le bouton

SĂŠlectionnez le statut ÂŤ P - PrĂŠ comitĂŠ Âť.

Cliquez sur l’icône

SĂŠlectionner le prĂŠ comitĂŠ correspondant Ă votre type date et libellĂŠ.

Cliquez sur le bouton

de la liste dĂŠroulante ‘Statut’.

pour ajouter un type, une date ainsi qu’un libellÊ de prÊ comitÊ.

.

Validez le message suivant en cliquant sur ÂŤ oui Âť :

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56

Le circuit d’instruction, peut imposer certaines obligations pour passer en statut P. Si cellesci ne sont pas remplies, l’écran « Informations » apparaît avec la liste des conditions à respecter :

Cette fenêtre peut rester active et repliée en cliquant sur le bouton Elle peut être ré ouverte en cliquant sur le bouton :

.

Remarque : Puisqu’une condition du circuit d’instruction n’est pas remplie, presage_web refuse l’enregistrement et oblige à saisir la donnée manquante. Ceci fait, il faudra donc à nouveau sélectionner le statut P et le pré-comité puis enregistrer.

Le changement de statut a pour effet de copier / coller le plan de financement déposé dans la colonne « Pré-comité ». Vous pouvez modifier les différents montants affichés dans cette colonne. Avis : indiquez l’avis du pré-comité en sélectionnant dans la liste déroulante l’une des quatre choix possibles : Retenu, Sous Réserve, Ajourné, Refusé. Motivation : renseignez ensuite d’une manière détaillée la motivation.

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13 PROPOSER UN DOSSIER A UN COMITE POUR DECISION Le passage en comitĂŠ est obligatoire pour tout dossier avant sa programmation. Cette proposition se traduit par le passage du dossier en statut C.

ONGLET ÂŤ PROGRAMMATION Âť Sous-onglet ÂŤ Gestion des statuts Âť

Pour passer en statut C

Cliquez sur le bouton

SĂŠlectionnez le statut ÂŤ C - ComitĂŠ Âť.

Cliquez sur l’icône

SĂŠlectionner le comitĂŠ correspondant Ă votre type date et libellĂŠ.

Cliquez sur le bouton

de la liste dĂŠroulante ‘Statut’.

pour ajouter un type, une date ainsi qu’un libellÊ de comitÊ.

.

Validez le message suivant en cliquant sur ÂŤ oui Âť :

Le circuit d’instruction, peut imposer certaines obligations pour passer en statut C. Si cellesci ne sont pas remplies, l’Êcran  Passage de statut : Informations  apparaÎt avec la liste des conditions non respectÊes :

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58

Cette fenêtre peut rester active et repliée en cliquant sur le bouton Elle peut être ré ouverte en cliquant sur le bouton :

.

Remarque : Puisqu’une condition du circuit d’instruction n’est pas remplie, presage_web refuse l’enregistrement et oblige à saisir la donnée manquante. Ceci fait, il faudra donc à nouveau sélectionner le statut C et le comité puis enregistrer.

Le dossier passe en statut « C », et est de ce fait inscrit au prochain comité de programmation.

Le changement de statut a pour effet de copier / coller le plan de financement dans la colonne « Comité ». Vous pouvez modifier les différents montants affichés dans cette colonne.

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14 SAISIR LA DECISION DU COMITE La décision du comité se traduit par le choix d’un de ces statuts : « O » : accepté en comité, avec éventuellement un avis motivé dans Motivation. « R » : accepté sous réserve en comité avec obligatoirement un avis motivé dans Motivation. « A » : ajourné en comité avec obligatoirement un avis motivé dans Motivation. Le dossier passe en statut D. « N » : refusé en comité avec un obligatoirement avis motivé dans Motivation. « Z » : dossier abandonné par le comité en l’absence de début d’exécution par le bénéficiaire dans les délais impartis ou dossier dont le comité acte l’abandon par le bénéficiaire suite à une programmation initiale. Ce passage nécessite obligatoirement un avis motivé dans Motivation.

14.1 PROGRAMMER UN DOSSIER : PASSAGE EN STATUT « O » Onglet « Programmation » Sous-onglet « Gestion des statuts »

Sélectionner dans la liste déroulante le choix « O - programmé » et indiquez de manière détaillée, la motivation du comité de programmation :

Cliquez sur le bouton

3

Validez le message suivant en cliquant sur « oui » :

.

Le changement de statut a pour effet de copier / coller le plan de financement dans la colonne « Programmé ». Vous pouvez modifier les différents montants affichés dans cette colonne, tant que le plan de financement n’est pas validé.

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60

Onglet Suivi financier - sous-onglet ÂŤ Plan de financement Âť

Validez le plan de financement en cliquant sur le bouton ÂŤ valider le plan de financement Âť :

Validez le message d’information suivant :

14.2 PROGRAMMER UN DOSSIER SOUS RESERVE : PASSAGE EN STATUT ÂŤ R Âť Attention : la CICC recommande pour les programmes europĂŠens de ne pas utiliser ce statut ÂŤ avec rĂŠserve Âť pour la programmation 2007-2013.

Onglet ÂŤ Programmation Âť Sous-onglet ÂŤ Gestion des statuts Âť

Indiquez de manière dÊtaillÊe, la motivation du comitÊ de programmation :

Il convient notamment de prÊciser ici la nature des rÊserves et ce que le bÊnÊficiaire doit fournir comme renseignements complÊmentaires afin que ces dernières soient levÊes

Cliquez sur le bouton

de la liste dĂŠroulante.

SĂŠlectionnez le statut ÂŤ R Âť :

Cliquez sur le bouton

5

.

Validez le message suivant en cliquant sur ÂŤ oui Âť :

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61

Le changement de statut a pour effet de copier / coller le plan de financement dans la colonne  ProgrammÊ . Vous pouvez modifier les diffÊrents montants affichÊs dans cette colonne, tant que le plan de financement n’est pas validÊ.

Validez le plan de financement en suivant les instructions du statut O.

14.3 AJOURNER LA PROGRAMMATION D’UN DOSSIER : PASSAGE EN STATUT  A  Onglet  Programmation  Sous-onglet  Gestion des statuts 

Indiquez de manière dÊtaillÊe, la motivation du comitÊ de programmation :

Il vous appartient notamment de prÊciser les pièces ou les ÊlÊments manquants qui ont conduit à ajourner le dossier.

Cliquez sur le bouton

de la liste dĂŠroulante.

SĂŠlectionnez le statut ÂŤ A Âť.

Cliquez sur le bouton

5

.

Validez le message suivant en cliquant sur ÂŤ oui Âť :

Le dossier est ajournÊ et est automatiquement basculÊ en statut D. La première instruction est archivÊe dans presage. Le plan de financement revient dans la position  D . Le dossier est traitÊ comme nouvellement crÊÊ.

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14.4 REFUSER LA PROGRAMMATION D’UN DOSSIER : PASSAGE EN STATUT  N  Onglet  Programmation  Sous-onglet  Gestion des statuts 

Indiquez de manière dĂŠtaillĂŠe, la motivation du comitĂŠ de programmation : Il appartient de reporter les raisons qui ont conduit le comitĂŠ Ă dĂŠcider de ne pas soutenir le bĂŠnĂŠficiaire pour le dossier concernĂŠ (ĂŠligibilitĂŠ, opportunitÊ‌).

Cliquez sur le bouton

Cliquez sur le bouton

Validez le message suivant en cliquant sur ÂŤ oui Âť :

de la liste dĂŠroulante.

.

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63

15 DECLARER LES DEPENSES LIEES AU DOSSIER Suite à la programmation (dossier en statut « O » ou « R » et plan de financement validé), deux nouveaux sous-onglets sont activés : Dépenses et CSF/CPP.

15.1 ONGLET « SUIVI FINANCIER » Sous-onglet « Dépenses » Dans cette rubrique, les dépenses relatives au dossier seront saisies.

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64

Saisie manuelle de dĂŠpenses :

Cliquez sur le bouton dans le tableau.

Saisissez les informations relatives aux six premières colonnes :

pour ajouter une dÊpense. Une ligne de saisie s’ajoute

Date : indiquez la date d’acquittement de la facture ou de la pièce comptable de valeur probante ĂŠquivalente. RĂŠfĂŠrence : indiquez le n° de la facture ou de la pièce comp table de valeur probante ĂŠquivalente. Emetteur : indiquez l’entreprise, la sociĂŠtĂŠ ou tout autre structure qui a ĂŠmis la pièce de dĂŠpense. Description : concernĂŠe.

indiquez

une

description

sommaire

de

la

dĂŠpense

Poste de dÊpenses : rattachez la dÊpense saisie, à un des postes de dÊpense. Montant dÊpense reçue : indiquez le montant total de la pièce de dÊpense.

Cliquez sur le bouton

. Les informations saisies sont enregistrĂŠes.

La case ÂŤ PayĂŠ Âť doit ĂŞtre cochĂŠe lorsque l’ensemble des dĂŠpenses a ĂŠtĂŠ enregistrĂŠ. Import de dĂŠpenses dans presage Il est possible d’importer dans presage des factures, ou des pièces comptables de valeur probante ĂŠquivalente. Ces pièces prĂŠalablement saisies dans un fichier Excel, doivent respecter un format spĂŠcifique (cf. annexe).

Colonne ‘Montant dĂŠpense certifiĂŠe’ Le montant saisi dans la colonne 'Montant dĂŠpense reçue', doit faire l'objet d'un contrĂ´le de service fait qui aura pour effet de complĂŠter la colonne 'Montant dĂŠpense certifiĂŠe'. Colonne ‘N° CSF’ La colonne ‘N° CSF’ contient le numĂŠro du dernier c ontrĂ´le de service fait dans lequel la dĂŠpense a ĂŠtĂŠ contrĂ´lĂŠe. Ce numĂŠro n’est pas saisissable. Il est concatĂŠnĂŠ avec le numĂŠro de version du CSF, sĂŠparĂŠ par un tiret (1-1 pour un premier CSF et pour la première version). Les boutons Total/AnnĂŠe et Totaux Le bouton ‘Total/AnnĂŠe’ donne accès Ă un ĂŠcran affichant le total de dĂŠpenses certifiĂŠes par annĂŠe (suite aux CSF).

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65

Le bouton ‘Totaux’ donne accès à un écran de synthèse sur le suivi financier

Total dépenses contrôlées (sous onglet CSF/CPP) : montant des dépenses reçues prises en compte pour un CSF. Total dépenses non éligibles (sous onglet CSF/CPP) : montant correspondant au montant total des dépenses écartées et déclarées non éligibles au regard du contrôle de service fait. Total dépenses restant à contrôler (sous onglets dépenses et CSF/CPP) : montant correspondant à l’écart entre le montant des dépenses reçues (sous onglet dépenses) et le montant de dépenses contrôlées (sous onglet CSF/CPP). Total dépenses éligibles écrêtées (sous onglet CSF/CPP) : montant total des dépenses éligibles suit aux CSF/CPP et écrêtées à hauteur du coût total du dernier PF validé. Montant UE dû au(x) bénéficiaire(s) (sous onglets plan de financement et dépenses) : montant correspondant au calcul du pourcentage de participation de l’UE, pour ce dossier, appliqué au total des dépenses éligibles écrêtées. Montant UE restant dû au(x) bénéficiaire(s) (sous onglets plan de financement et dépenses) : montant correspondant à la différence entre le montant dû au bénéficiaire (sous onglet dépenses) et les montants déjà versés au bénéficiaire (sous onglet plan de financement).

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66

Saisie des dépenses négatives dans presage Les dépenses négatives peuvent résulter de dépenses déclarées inéligibles suite à des surcontrôles qui ont porté sur des dépenses ayant déjà été certifiées par des contrôles de service fait. Sous réserve de l’habilitation : Création/modification/suppression de dépenses négatives, il est possible de saisir des dépenses négatives sans passer par un CSF. Lors de la saisie d’un montant de dépense négative, la colonne ‘Montant de dépense certifiée’ est automatiquement complétée par le même montant. Ce montant peut être modifié dès lors que ce montant reste négatif. L’enregistrement d’une dépense négative, provoque la création automatique d’un CSF contenant cette dépense. Sa validation par l’Autorité de Certification (AC) est automatique. Le montant retenu de la dépense négative, réduit le total certifié de l’onglet dépense ainsi que le total validé par l’Autorité de Certification (AC).

Exemple de saisie d’une dépense négative : Exemple de création automatique d’un CSF contenant la dépense négative et la validation automatique de ce CSF par l’Autorité de Certification (AC)

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Exemple du CSF détail 1 créé automatiquement lors de l’enregistrement d’une dépense négative

15.2 EFFECTUER UN CONTROLE DE SERVICE FAIT Les contrôles de service fait (CSF) et les certificats pour paiement (CPP) permettent de renseigner les conclusions des contrôles et d’émettre des certificats pour paiements.

Onglet « suivi financier » - Sous- onglet CSF/CPP Ces écrans permettent de créer et/ou de consulter des certificats de contrôle de service fait et des certificats pour paiement. Ils sont constitués d’un écran liste affichant dans un tableau les différents CSF et/ou CPP avec des informations de base et d’un écran de détail à deux onglets permettant de saisir les informations détaillées d’un contrôle de service fait. Tant que la date d’envoi n’est pas renseignée, l’Autorité de Gestion (AG) peut modifier le CSF/CPP. Création d’un CSF/CPP Vous pouvez réaliser un CSF/CPP - Sur toutes les dépenses reçues qui n’ont pas fait l’objet d’un CSF/CPP Vous pouvez modifier un CSF/CPP - Sur un CSF/CPP qui n’a pas de date d’envoi. Ce CSF/CPP garde le même numéro de CSF et le même numéro de version. Vous pouvez refaire un CSF/CPP - Sur des dépenses déjà contrôlées, mais que l’autorité de certification a rejeté. Ce CSF/CPP garde le même numéro de CSF mais, le numéro de la version est incrémenté.

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Pour réaliser un CSF/CPP sur les dépenses reçues qui n’ont pas fait l’objet d’un CSF/CPP :

Cliquez sur le bouton pour ajouter un CSF/CPP. Un écran CSF – Détail 1 s’ouvre. L’écran s’affiche avec les dépenses reçues.

Cet écran, permet de créer un contrôle de service fait, mais surtout de choisir les dépenses reçues à contrôler au moyen d’une case à cocher (la case ‘Tout sélectionner’ permet de sélectionner l’ensemble des dépenses). Cet écran permet, le cas échéant, d’attribuer à la dépense un montant écarté et de le motiver. Le résultat sera reflété dans la colonne ‘Montant dépense certifié’ du sous onglet ‘Dépenses’ et le numéro du CSF ayant contrôlé cette dépense.

Remplissez les informations relatives aux champs présents au dessus du tableau : CSF, CPP ou CSF/CPP : choisissez dans la liste déroulante une de ces trois valeurs. CSF : il s’agit d’un contrôle de service fait. CPP : il s’agit d’un certificat pour paiement. CSF/CPP : il s’agit d’un contrôle de service fait combiné avec un certificat pour paiement. Financeur : choisissez dans la liste déroulante, le financeur pour lequel vous effectuez ce contrôle. Le choix du financeur est obligatoire si le CSF est également un CPP. S’il s’agit d’un CSF seul, ce choix n’est pas obligatoire. Numéro du CSF : le numéro d’un CSF est distribué automatiquement par presage, et ne peut être modifié. Numéro de version : le numéro de version est mis à jour automatiquement par presage et ne peut pas être modifié par le gestionnaire. Date du CSF : indiquez la date de réalisation du CSF. Ce champ est obligatoire.

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Réf. du PV : indiquez le cas échéant, la référence du PV. Date du PV : indiquez le cas échéant, la date du PV. Site : cochez la case « site » si le contrôle est réalisé sur site. Pièce : cochez la case « Pièce » si le contrôle est réalisé à partir des pièces justificatives de dépenses. Cochez « site » et « pièce » si le contrôle se déroule à la fois sur site et sur pièce. Cohérence : cochez la case « cohérence » s’il s’agit d’un contrôle de cohérence. Cette option ne peut pas être cochée simultanément avec les cases site et pièce. Les cases Avance, Acompte et Solde fonctionnent comme un bouton radio, seule une des trois peut être cochée à la fois. Avance : cette case n'est accessible et donc ne peut être cochée que si le certificat est 'CPP' ou 'CSF/CPP'. Cochez cette case s’il s’agit d’une avance (aucune dépense n’a été saisie). Acompte : cette case est cochée par défaut lors de la création d'un CSF ou d'un CPP. Cochez cette case s’il s’agit du versement d’un acompte. Solde : cochez cette case s’il s’agit du versement du solde de la subvention lors de la création d’un CSF ou d’un CPP.

Service contrôleur : cliquez sur sélectionner le service qui effectue le contrôle.

pour

Nom des contrôleurs : saisissez le nom de la personne qui effectue le contrôle. Observations des contrôleurs : indiquez les commentaires effectués par le contrôleur (un copier-coller de Word est possible). Cliquez sur CSF – détail 2 pour emplir ce deuxième écran :

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70

Rapport d’exécution du bénéficiaire : choisissez une valeur entre les trois boutons radions proposés : Oui, Sans objet et Non. Si vous cochez la valeur ‘Non’, un champ ‘Observations’ vous oblige la saisie des observations. Preuve d’acquittement des dépenses présentées par le bénéficiaire : cochez la ou les preuve(s) d’acquittement en votre possession (attestation de paiement du comptable public, acquittement par le fournisseur, attestation d’acquittement par le commissaire aux comptes, attestation d’acquittement par l’expert comptable, attestation d’acquittement par relevé bancaire). Application d’une clé de répartition : cochez l’un ou l’autre bouton radio (Oui, Non) et remplissez le champ ‘Observations’ le cas échéant. Le cas échéant, pour le FSE, contrôle par échantillon des pièces présentées… : cochez l'un des deux bouton radio (Oui, Non) pour un dossier FSE, et remplissez la méthode retenue pour échantillonner, le cas échéant. Vérification des cofinancements : cochez l’un des radios boutons : Oui, Sans objet, Non. La coche de la valeur ‘Non’ ouvre un champ obligatoire de saisie des observations. Respect de la publicité : cochez l’un des radios boutons : Oui, Sans objet, Non. La coche de la valeur ‘Non’ ouvre un champ obligatoire de saisie des observations. Respect du code des marchés publics : cochez l’un des radios boutons : Oui, Sans objet, Non. La coche de la valeur ‘Non’ ouvre un champ obligatoire de saisie des observations. Respect des plafonds de cumul des aides : cochez l’un des radios boutons : Oui, Sans objet, Non. La coche de la valeur ‘Non’ ouvre un champ obligatoire de saisie des observations. 7

Cliquez sur les boutons

et

pour revenir sur la ligne du CSF/CPP.

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71

Le CSF doit être envoyé à l’Autorité de Certification (AC). Cet envoi est acté par la saisie d’une date d’envoi dans la ligne du CSF/CPP concerné. Seuls les CSF dont la date d’envoi est renseignée sont affichés dans le tableau du bas et peuvent faire l’objet d’une validation de l’autorité de certification. Une fois la date d'envoi saisie, le CSF ne peut plus être modifié, à moins que l’Autorité de Certification ne remettent une décision à blanc dans la liste déroulante.

Cela aura pour effet de permettre de supprimer la date d’envoi et de permettre de modifier le CSF en cliquant sur le bouton . Attention, cette possibilité n’est offerte que pour les CSF n’ayant pas participé à un appel de fonds.

15.3 CERTIFICATION DES DEPENSES Ecran Suivi financier / CSF/CPP Certification d’un CSF par l’autorité de certification La certification des CSF est soumise à l’habilitation spécifique : Autorité de certification.

Les champs à remplir par l’autorité de certification

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1

Saisissez la date de la validation dans le champ ‘Date’.

2

Sélectionnez une valeur dans la liste déroulante ‘Décision’ : CSF cohérent, Certificat non reçu, CSF non cohérent, Autre cause de rejet.

3

Saisissez la motivation de la décision. Cette motivation est obligatoire pour toutes les décisions autres que ‘CSF cohérent’.

4

Cliquez sur le bouton . Les informations saisies sont enregistrées dans la partie inférieure du tableau ‘Validation autorité de certification’.

Modification d’un CSF non validé par l’autorité de certification Un CSF dont la décision est autre que ‘CSF cohérent’ peut être modifié par l’autorité de gestion : 1

Sélectionnez la ligne concernée par le CSF à modifier.

2

Cliquez sur le bouton

3

L’écran du CSF – détail 1 s’ouvre avec le CSF en question. Il porte le même numéro de CSF, mais avec un numéro de version supérieur (exemple CSF numéro 1, version numéro 2).

4

Modifiez les champs devant être modifiés.

.

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73

5

Cliquez sur les boutons

6

Saisissez une nouvelle date d’envoi pour créer une nouvelle ligne pour validation par l’Autorité de Certification (AC).

et

pour revenir sur la ligne du CSF/CPP.

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74

16 RENSEIGNER DES ENGAGEMENTS ET DES PAIEMENTS DES CO-FINANCEURS Ces informations ne peuvent être renseignées que si le plan de financement a été validé.

16.1 ONGLET « SUIVI FINANCIER » Sous-onglet « Plan de financement » Renseigner des engagements et des paiements des co-financeurs Pour le type de partenaire « Etat », le renseignement peut être réalisé automatiquement grâce à l’import dans presage des informations saisies dans le logiciel NDL. Pour cela, il faut : - Saisir dans NDL, au niveau du compte d’engagement, le n° presage du dossier. L’import de ces mouvements est hebdomadaire. Ces mouvements peuvent être saisis manuellement si l’import NDL n’est pas mis en œuvre.

Saisir manuellement les engagements et mandatements 1

Double-cliquez sur la ligne du financeur à compléter ou sélectionnez la ligne et cliquez sur le bouton

, la fenêtre suivante s’ouvre :

Renseigner un engagement financier

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75

1

Cliquez sur le bouton

2

Renseignez les quatre champs présents :

.

Date : date de l’engagement financier. Référence : numéro de l’engagement financier. Montant reçu : montant reçu pour le dossier concerné. Montant retenu : montant reçu écrêté automatiquement (ou pas selon le paramétrage voir ci-après) à la hauteur du programmé. 3

Cliquez sur le bouton financement.

. Les informations apparaissent dans le plan de

Renseigner un paiement Les paiements sont renseignés de la même manière : 1

Cliquez sur le bouton

2

Renseignez les quatre champs présents :

.

Date : date du paiement. Référence : numéro du paiement. Montant reçu : montant reçu pour le dossier concerné. Montant retenu : montant reçu écrêté automatiquement (ou pas selon le paramétrage voir ci-après) à la hauteur du programmé. 3

Cliquez sur le bouton financement.

. Les informations apparaissent dans le plan de

Déclarer la subvention soldée Quand tous les versements du financeur ont été réalisés, vous pourrez déclarer la subvention soldée : 1

Cocher la case Soldé :

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16.2 LA FONCTIONNALITE « ASSIETTE DIFFERENTE » L’alimentation automatique des montants retenus des engagements et des paiements, est soumise à un paramétrage permettant de transférer systématiquement ou non le montant reçu vers le montant retenu et d’écrêter ou non ce montant s’il est transféré. Ces règles sont valables pour les interfaces NDL et standard et pour la saisie manuelle. Lors de l’import (ou saisie) d’une écriture comptable sur un une ligne de financement d’un dossier correspondant à une subvention dont l’assiette est différente de celle retenue pour le dossier, les premiers euros engagés ou payés ne font pas obligatoirement partie de l’assiette ; des fonctionnements alternatifs existent dans certaines régions qui adoptent l’abondement de la ligne jusqu’à écrêtement. Pour permettre ces deux fonctionnements, presage intègre une case à cocher accessible sur chaque ligne de financement des dossiers. Cette case dictera le fonctionnement de l’alimentation du montant retenu tel que décrit précédemment. La colonne ‘Retenu’ d’une ligne d’engagement ou de paiement n’est pas alimentée par le montant reçu lorsque la case « Assiette différente » est cochée au niveau de l’écran « Détail Partenaire » de la ligne de financement. Lors d’une saisie manuelle, le montant retenu devra être renseigné par l’utilisateur. Lors d’un import via l’une des interfaces (NDL ou Standard) ou lors du report d’écritures comptables depuis un dossier du même projet, le montant retenu est alimenté par la valeur 0. Exemple : pas de transfert du montant reçu vers le retenu lors d’une saisie manuelle. Les montants retenus restent vides. Le gestionnaire doit remplir ce champ avant de pouvoir valider l’écriture.

16.3 LA FONCTIONNALITE « ECRETAGE AUTOMATIQUE » Lorsqu’il y a transfert du montant reçu vers le retenu (case « Assiette différente » non cochée), il est possible d’écrêter le montant transféré à hauteur du programmé. Ce paramétrage est effectué sur le programme du dossier (Module Paramétrage / Programme / Gestion des programmes) par la coche « Ecrêtage automatique ». Remarque 1 : les régions ayant fait le choix d’utiliser le concept de projet/dossier pour gérer les dossiers par tranche annuelle devront impérativement ne pas cocher cette case.

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Remarque 2 : un dossier pouvant être multiprogramme le comportement sur l’écrêtage automatique obéira au programme le plus contraignant (case cochée). Si la case « Ecrêtage automatique » est cochée, la colonne ‘Retenu’ d’une ligne d’engagement ou de paiement est alimentée par le montant reçu écrêté à hauteur du montant programmé. Dans le cas contraire (case non cochée) le montant retenu ne sera pas alimenté. Attention : Lorsque la case « Assiette différente » est cochée, celle-ci prend le pas sur la case « Ecrêtage automatique » si elle est cochée (pas d’écrêtage automatique).

16.4 PRINCIPE DE FONCTIONNEMENT DU PARAMETRAGE DU REPORT DES ECRITURES COMPTABLES D’UN DOSSIER VERS UN AUTRE (INTERFACE NDL ET SAISIE MANUELLE) Ce paramétrage est effectué pour automatiser le report des écritures comptables entre les dossiers du même projet dès lors que l’imputation budgétaire est identique. L’automatisation est mise en place, sur chaque dossier vers lequel les écritures peuvent être reportées, au niveau du sous-onglet Plan de financement de l’onglet Suivi financier. Cette fonction est mise en œuvre par la coche « Accepte les reports comptables automatiques » sur les dossiers acceptant les reports. Cette case apparaîtra pour information sur l’écran listant tous les dossiers d’un même projet. Remarque 1 : les écritures comptables enregistrées sur un dossier avant la validation du plan de financement de l’autre dossier ne sont pas reportées même si ce dernier accepte le report des écritures comptables. Pour qu’un dossier accepte des écritures comptables il faut qu’il soit programmé avec un plan de financement validé. Remarque 2 : si le dossier n’accepte pas les reports automatiques (case ‘Accepte les reports automatiques’ non cochée), la colonne ‘Dossier origine’ est cachée. Remarque 3 : dans le cas où un dossier possède 2 lignes de financement identiques, le report automatique vers un autre dossier du même projet ne s’effectue pas même si ce dernier accepte le report d’écritures comptables. Si la ligne de financement ne comporte ni imputation ni partenaire, l’engagement/paiement saisi ne sera pas reporté sur les dossiers cibles. Remarque 4 : à l’issue d’un premier report, les modifications / suppressions d’un engagement ou paiement sur le dossier source, sont répercutées sur le dossier cible. Remarque 5 : l’écriture comptable sur le dossier cible peut être modifiée. Attention : pour un dossier multiprogramme, si deux valeurs distinctes sont présentes dans deux programmes, presage retiendra le plus contraignant.

16.5 CHAMP D’APPLICATION (SAISIE MANUELLES ET INTERFACES) Lors de l’import des mouvements comptables depuis l’interface standard, l’application devra tenir compte de la case à cocher ‘Accepte les reports comptables automatiques’ ASP/DIESE/PRESAGE/Assistance-Animation-Formation

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des dossiers du même projet et ayant les mêmes lignes de financement afin de déterminer si la copie des mouvements comptables doit être effectuée ou non. Lors de l’import des mouvements comptables depuis l’interface standard, dans le cas où il s’agit d’une mise à jour, les mouvements comptables modifiés sur le dossier source seront répercutés au niveau des dossiers cibles. Les modifications portent à la fois sur les colonnes ‘Reçu’ et ‘Retenu’ (contrairement à une mise à jour manuelle).

Lors du report d’écritures comptables sur les dossiers cibles, on doit tenir compte de leur case à cocher ‘Assiette différente’ pour savoir si le montant reçu doit être transféré vers le montant retenu. Si leur case ‘Assiette différente’ est cochée, le montant ‘Retenu’ sera égal à 0 sur le dossier cible.

Attention : les reports automatiques des écritures comptables ne se font qu’au moment de l’import ou de la saisie sur un dossier origine : • Les reports s’il y a lieu ne se font que sur les dossiers programmés avec plan de financement validé, • La saisie manuelle (et ultérieure) vers un dossier qui n’aurait pu accepter le report au moment de la saisie initiale, doit être effectuée avec beaucoup d’attention. En particulier afin d’éviter que cette saisie n’engendre un report vers des dossiers contenant déjà ces écritures, nous recommandons vivement de décocher temporairement la case « accepte les reports automatiques» sur tous les autres dossiers du projet.

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16.6 SYNTHESE Tableau de synthèse de la gestion des écritures comptables :

Case

Cochée

Non cochée Le montant reçu est transféré vers le retenu si le total reçu reste inférieur au montant programmé.

Programme : écrêtage automatique

Dossier accepte les reports

Ligne de financement assiette différente

Le montant reçu est transféré vers le retenu écrêté à Le montant reçu n'est hauteur du pas transféré vers le programmé si ce retenu si le total reçu dernier est dépasse le montant inférieur au programmé. Le montant reçu. montant retenu devra être saisi manuellement dans ce cas. Ce dossier Ce dossier n'héritera héritera des écritures pas des écritures comptables des comptables des lignes de lignes de financement financement identiques des identiques des dossiers du même dossiers du même projet projet. Aucun transfert du reçu vers le retenu (pour l’import de Transfert du reçu vers mouvements le retenu en tenant comptables via compte de l’écrêtage les interfaces, le automatique. retenu est alimenté par la valeur 0).

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80

17 RENSEIGNER LES INDICATEURS ONGLET  EVALUATION  Sous-onglet  Indicateurs quantitatifs  La valeur rÊalisÊe d’un indicateur quantitatif peut être renseignÊe tout au long de la vie du dossier. Pour ce faire, une ligne par constat, peut être insÊrÊe. Pour renseigner une valeur rÊalisÊe d’un indicateur quantitatif

SÊlectionnez la ligne correspondante à l’indicateur à renseigner.

Cliquez sur le bouton

, l’Êcran dÊtail de l’indicateur s’ouvre :

Cliquez sur le bouton

pour insĂŠrer une ligne dans le tableau.

Saisissez la date du constat et la valeur rĂŠalisĂŠe Ă cette date.

Cliquez sur

et

.

L’Êcran dÊtail de l’indicateur se ferme et les valeurs saisies s’additionnent.

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81

18 CONTROLE OLAF ONGLET 'CONTROLE OLAF' Cet onglet se décompose en quatre sous-onglets. Pour créer un nouveau contrôle Cliquez sur le bouton

.

18.1 ONGLET 'CONTROLE' L’écran suivant apparaît :

ASP/DIESE/PRESAGE/Assistance-Animation-Formation

82

Saisissez la date de début du contrôle (date du premier jour de la visite sur place lorsqu’une visite a eu lieu), la date du constat définitif (saisir la date du rapport définitif lorsqu'une phase contradictoire a eu lieu). La saisie de ces deux champs est obligatoire.

La case 'Oui' doit être cochée après que le service instructeur ait actualisé les dépenses du dossier conformément aux constats définis des contrôleurs.

Pour choisir la nature du contrôle, cliquez sur le bouton sur liste entre 7 types de contrôle. Ce champ est obligatoire.

, il existe un choix

Ces 4 champs permettent d’apporter quelques précisions synthétiques.

Défauts systémiques constatés : les éventuels défauts systémiques constatés doivent être mentionnés de manière synthétique. Corrections apportées : les éventuelles corrections apportées doivent être mentionnées de manière synthétique. Observations générales : ce champ permet de saisir, le cas échéant, des éléments de contexte particulier du contrôle concerné. Précisions pour tableaux contrôles : ils sont destinés à figurer dans des états particuliers récapitulatifs des contrôles et de leurs suites non développées dans la version de PRESAGE_WEB actuellement en production. Il s’agit d’explications synthétiques à donner sur une éventuelle difficulté d’interprétation du montant affiché de correction financière (surfinancement, dossier en financement alternatif, reprogrammation du dossier…) ou de l’absence de suite (recours juridictionnel). Si les natures 71.2 (autres instances nationales) ou 74 (contrôles communautaires) ont été sélectionnées, la saisie du champ « Service ayant constaté l’irrégularité » devient obligatoire. Dans les autres cas, ce champ est facultatif. . Deux onglets Cliquez sur deviennent disponibles 'Contrôle – suite' et 'OLAF'.

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supplémentaires

83

18.2 ONGLET 'CONTROLE-SUITE'

Saisissez le 'Montant des dépenses totales contrôlées éligibles' : ce sont les dépenses déclarées par le bénéficiaire à la date du contrôle et déclarées éligibles. Saisissez le 'Montant total des dépenses irrégulières'. Ce montant se subdivise ainsi : 'dont part UE' : ce montant correspond à l’application du taux de financement communautaire du dossier (ou de la mesure en cas de paiement alternatif) aux dépenses totales irrégulières. Ce montant doit être ventilé entre réduction de subvention et ordre de reversement. 'dont montant part Etat membre : ce montant correspond à la différence entre la dépense totale irrégulière et la part communautaire de l’irrégularité. Il inclut toutes les contreparties nationales, publiques et privées, bénéficiaire inclus. Saisissez le 'Montant surfinancement UE' : ce montant correspond au montant trop versé UE au bénéficiaire au regard des dépenses totales éligibles. Saisissez le 'Montant autre surfinancement' : ce montant correspond aux montants trop versés au bénéficiaire par les autres financeurs. Saisissez la ventilation de la correction financière envers l’organisme contrôle sur la part communautaire de l’irrégularité :

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'par réduction de subvention' : c’est la part communautaire de l’irrégularité qui fait l’objet d’une réduction de la subvention avant versement du solde. 'par ordre de reversement' : c’est la part de l’irrégularité qui fait l’objet d’une décision de reversement. La date de l’ordre de reversement doit être renseignée sous la forme : JJ-MMAAAA. Le service émetteur du titre de reversement est celui qui a mandaté la subvention. Cliquez sur recouvré(s).

pour saisir la ou les date(s) et le(s) montant(s)

Le ‘montant restant à recouvrer’ se calcule automatiquement en fonction des montants effectivement recouvrés saisis dans le tableau. Ce montant s’affiche automatiquement et n’est pas saisissable.

Remarque : Le montant total des dépenses irrégulières est égal à la somme du montant "dont part UE" et "dont montant part Etat membre".

18.3 ONGLET 'OLAF'

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Ce sous-onglet permet l’Êdition de la fiche de signalement à l’OLAF pour les irrÊgularitÊs dont la part communautaire est supÊrieure à 10.000 ₏.

Saisissez la 'Date du 1er signalement Ă l’OLAF' : il s’agit de la date de rĂŠdaction de la première fiche de signalement de cette irrĂŠgularitĂŠ. Une fois qu’elle est saisie et que l’enregistrement des modifications a ĂŠtĂŠ effectuĂŠ, cette date n’est plus modifiable et apparaĂŽt en grisĂŠ. Le n° de cas s’affiche automatiquement. Il se construit de la manière suivante : n° de l’autoritĂŠ / annĂŠe de la première communication / fonds de la mesure concernĂŠe / compteur par programme.

Ces deux champs sont à renseigner lorsque de nouvelles informations ont ÊtÊ saisies et ont vocation à être envoyÊes à l’OLAF en complÊment d’une prÊcÊdente fiche concernant la même irrÊgularitÊ.

Saisissez la disposition transgressÊe, qu’elle soit 'Communautaire' ou 'Nationale'. La saisie de l’un des deux champs est obligatoire.

Saisissez au moins une pratique utilisÊe pour commettre l’irrÊgularitÊ.

Pour cela, cliquez sur le bouton

. la fenêtre suivante s’ouvre :

Choisissez dans cette liste une pratique parmi les celles proposĂŠes en double-cliquant sur la ligne ou en la sĂŠlectionnant et en cliquant sur le . bouton ASP/DIESE/PRESAGE/Assistance-Animation-Formation

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Saisissez la pÊriode de l’irrÊgularitÊ : il s’agit de l’annÊe pendant laquelle l’irrÊgularitÊ a ÊtÊ commise. Enregistrez le sous-onglet en cliquant sur  OLAF-suite  devient actif.

. Le sous-onglet

18.4 ONGLET 'OLAF-SUITE'

Instance saisie : autoritĂŠ administrative en cas hiĂŠrarchique, tribunal en cas de recours juridictionnel.

de

recours

Indiquez ici si les procĂŠdures de recouvrement ont ĂŠtĂŠ suspendues.

Les cases  oui  et  non  n’ont aucun impact sur les dÊpenses enregistrÊes pour l’opÊration, qui doivent être modifiÊes par le service instructeur en cas de dÊcision favorable de la commission.

Cet Êcran se rÊfère à trois cas de figures spÊcifiques :

les 'Recours suspensifs contre un constat dĂŠfinitif ou des actes de poursuites' : saisissez les informations nĂŠcessaires dans les 4 champs prĂŠvus Ă cet effet.

Pour un mĂŞme contrĂ´le, une seule procĂŠdure de recours peut ĂŞtre saisie.

'Indu irrÊcouvrable (part communautaire)' : renseignez ces champs dans le cas oÚ il est demandÊ à la Commission de prendre en charge les indus irrÊcouvrables, malgrÊ l’irrÊgularitÊ de la dÊpense qui en est à l’origine.

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'Poursuites ĂŠventuelles mises en Ĺ“uvre autres que la correction financière' : saisissez les autres procĂŠdures engagĂŠes par l’autoritĂŠ de gestion contre le bĂŠnĂŠficiaire.

Cliquez sur le bouton

Cliquez les bouton

pour Êditer la fiche de dÊclaration à l’OLAF. et

.

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19 CORRECTIONS FINANCIERES ET RETRAITS Le renseignement de ce sous-onglet doit permettre de retirer automatiquement les montants écartés lors d’une prochaine déclaration des dépenses à la Commission (appel de fonds). Chaque retrait sur un dossier qui fera l'objet d'une validation de l'autorité de certification viendra en déduction des dépenses déclarées d'un appel de fonds. A. Avant-propos sur la terminologie Un retrait correspond aux dépenses irrégulières enregistrées au sein d’un contrôle (onglet Contrôles – OLAF) et devant être écartées définitivement des prochaines déclarations de dépenses dès lors que celles-ci ont déjà fait l’objet d’un appel de fonds (elles ont été déclarées à la Commission). Une correction financière correspond à des dépenses irrégulières enregistrées au sein d’un contrôle (onglet Contrôles – OLAF) et n’ayant pas encore fait l’objet d’un appel de fonds (elles n’ont pas été déclarées à la Commission). Remarque : si le dossier ne possède pas de nouvelles dépenses, le choix « COR » ne sera pas proposé. Une suspension est un retrait ou une correction financière provisoire, c'est-àdire qu’à l’issue de sa prise en compte dans une déclaration de dépenses, elle pourra être supprimée. Quand l’origine de la suspension est un soupçon lié à un contrôle, l’issue du contrôle pouvant soit lever soit confirmer le soupçon, la suspension sera alors supprimée sans suite, si le soupçon est levé. Si par contre l’issue du contrôle confirme le soupçon, la suspension devra être supprimée, et un retrait ou une correction financière devra être saisie.

B. Ajout de retraits, corrections financières et suspensions Cliquer sur le bouton pour ajouter un retrait, une correction financière ou une suspension. Ce sous-onglet est soumis à habilitation.

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Selon le choix, dans la liste déroulante, du type COR (corrections financières), RET (retraits) ou SUSP (suspensions), les modalités de saisie seront différentes pour certains champs.

Colonne « Suppr » : - pour les lignes COR ou RET : supprime la ligne sélectionnée, si celle-ci n’a pas été déclarée à la Commission (date appel de fonds non renseignée) ou si elle n’a pas fait l’objet d’une validation AC. - pour les lignes SUSP : supprime la ligne sélectionnée si la suspension n’a pas été déclarée à la Commission. Par contre, lorsque la suspension a déjà fait l’objet d’une déclaration à la Commission, la coche « Suppr. » annule la ligne en la laissant apparaître barrée. Ce choix d’affichage a pour but de garantir la piste d’audit. Colonne date : date de saisie du retrait, de la correction financière ou de la suspension. Colonne N° de rapport de contrôle : obligatoire pour les retraits et corrections financières, facultatif pour les suspensions. Ce numéro figure dans l’onglet Contrôles-OLAF, et permet d’établir un lien avec le contrôle qui y est saisi. Dépenses irrégulières déclarées par le contrôle : reprise automatique du montant inscrit dans le contrôle de l’onglet Contrôles-OLAF, dès lors que le N° contrôle est saisi. Colonne dépense à écarter : montant saisi inférieur ou égal aux dépenses irrégulières du contrôle pour les retraits et corrections liés à un contrôle. Dans le cas de suspension, non liée à un contrôle, il n’y a pas de limite. Le montant écarté peut également être négatif. Dans le cas des retraits et corrections financières, dès lors que celles-ci sont validées par l’AC, le montant écarté va abonder le champ « dépense irrégulières actualisées (prise en compte par des retraits) » dans le contrôle de l’onglet Contrôles-OLAF. Colonne type de retrait (liste déroulante) : « RET » retrait, « COR » correction financière, « SUSP » suspension. RET correspond au retrait de dépenses déjà déclarées à la Commission, COR correspond à des dépenses n’ayant jamais été déclarées à la Commission, « SUSP » correspond à des dépenses ôtées provisoirement de la prochaine déclaration de dépenses. Colonne date validation AC : date de validation du retrait par l’autorité de certification (soumis à l’habilitation « autorité de certification »). Cette date peut être saisie, modifiée ou ôtée par l’autorité de certification tant que le retrait n’a pas participé à l’appel de fonds. Colonne montant écarté validé AC : report automatique de la colonne « dépenses à écarter » si la date de validation AC est renseignée.

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Colonne montant irrégulier restant à ôter : calcul automatique de la différence entre les « dépenses irrégulières » issues du contrôle et le montant de « dépenses à écarter ». Le fonctionnement du calcul est ligne à ligne de ce fait, si deux retraits portent sur le même contrôle (cas réputé rare) le montant restant à ôter n’est pas correct. Il faut se reporter alors au champ « Dépenses irrégulières non prises en compte par des retraits » du contrôle dans l’onglet Contrôles – OLAF qui lui est correct). Colonne date appel de fonds : cette date est attribuée par presage dès lors que le retrait a été pris en compte dans une déclaration de dépenses (la date correspond à la date de calcul de l’appel de fonds). Observations : saisie libre.

C. Suppression de retraits et corrections financières Conditions nécessaires pour pouvoir supprimer un retrait ou une correction financière : Il faut que celui-ci n’ait pas participé à un appel de fonds (champ date appel de fonds non renseigné), - Il faut qu’il ne soit pas validé AC (à moins d’une remise à blanc de la date de validation AC, moyennant habilitation).

-

D. Cas particulier des suspensions

Cheminement d'une suspension

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Une suspension est un retrait temporaire de dépenses normalement déclarées (via des CSF) dans la prochaine déclaration de dépenses. Un retrait de type suspension (SUSP) n’est pas obligatoirement lié à un contrôle. Il est possible de supprimer une suspension avant ou après un appel de fonds. Si la suspension est supprimée à l’issue de sa prise en compte dans une déclaration de dépenses à la Commission, elle continuera à apparaître dans le tableau mais barrée. Si des dépenses « présumées » irrégulières déclarées dans un contrôle sont à l’origine de la suspension, lorsqu’une décision définitive est prise sur ces dépenses, la suppression de la suspension sera complétée ou non de la saisie d’un retrait (comme indiqué dans le schéma ci-dessus).

E. Impacts sur les sous-onglets Dépenses et CSF-CPP Sous-onglet Dépenses : Au-dessus des dépenses est intégré, à titre informatif, un tableau de synthèse incrémenté automatiquement dont l’objectif est de : - présenter en seul endroit un récapitulatif dépenses et retraits, - isoler les dépenses ayant fait l’objet d’un appel de fonds et les nouvelles dépenses, - isoler les retraits ayant fait l’objet d’un appel de fonds et les nouveaux retraits.

Sous-onglet CSF-CPP : Désormais, la génération automatique d’un CSF négatif à partir de la saisie de dépenses négatives, représentant des retraits, n’existe plus conformément à la mise en œuvre du sous-onglet Corrections financières et retraits dédié à cette saisie.

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Par ailleurs, le total des dépenses écrêtées est alimenté dans l’écran principal des CSF-CPP :

1.1 RESTITUTIONS Avec les évolutions sur les contrôles et les retraits, les restitutions s’enrichissent de : L'ajout de 3 éditions en format pdf Enrichissement de fichiers csv existants et l'ajout de 2 autres fichiers csv. A. Editions supplémentaires : Dans la déclaration de dépenses, sont intégrés les retraits et les suspensions validés A.C. Trois éditions supplémentaires se sont rajoutées afin de prendre en compte :

• • • -

Les corrections et retraits par type de validation AC Le suivi des corrections et retraits par type de contrôle Le suivi des recouvrements par type de contrôle

suivi des retraits et corrections financières par validation AC :

Cette édition a pour objectif de lister par programme et par dossiers la liste des retraits par type de validation AC, (sans ou avec validation AC). -

suivi des retraits et corrections financières :

Cette édition a pour objet le rapprochement des dépenses irrégulières identifiées par les contrôles de leur prise en compte dans les déclarations de dépenses. Elle a pour objet de présenter l’avancement de la prise en compte des dépenses irrégulières par des retraits. Elle est par conséquent présentée par nature de contrôle et par programme. Elle fait apparaître par dossier, les contrôles identifiant des dépenses irrégulières et en regard les retraits et corrections liées. Seuls les retraits et corrections validées AC décrémentent le montant des dépenses irrégulières saisies sur le contrôle. Les suspensions ne sont pas prises en compte.

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-

suivi de la prise en compte des indus :

Cette édition a pour objet le rapprochement des ordres de recouvrement initiés depuis les contrôles des recouvrements effectifs enregistrés dans les paiements de la ligne de financement UE de l’onglet Ressources - détail partenaire. L’édition est présentée par nature de contrôle et par programme. Elle fait apparaître par dossier et par contrôle ayant entrainé un ordre de reversement la différence entre cet ordre de reversement et les recouvrements réels issus des paiements négatifs enregistrés dans l’onglet détail partenaire de la ligne de financement UE du dossier.

B. Enrichissement des fichiers CSV : De nouveaux fichiers sont proposés par le requêteur : RECOUVREMENT.csv CORRECTION_RETRAIT.csv D'autres fichiers csv ont été enrichis, et des colonnes ont ainsi été rajoutées : CONTROLE_OLAF.csv CSFTYPEVALIDATION.csv DEPENSES_BENEF.csv DEPENSES_BENEF.csv SUIVI_DOSSIER.csv

C. Modification d’éditions : Intégration d’un feuillet correction financières dans les modèles : - fiche dossier - fiche dossier après programmation

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20 REPROGRAMMER UN DOSSIER Un dossier programmé, doit repasser en comité de programmation pour valider certaines modifications : -

Soit en cours de vie du dossier. Soit avant sa clôture.

20.1 EN COURS DE VIE DU DOSSIER : PROGRAMMATION MODIFIEE Les cas possibles : -

Modification du coût total subventionné. Modification des postes de dépenses (ajout ou suppression). Ajout d’un ou plusieurs co-financeurs. Retrait d’un ou plusieurs co-financeurs. Changement de bénéficiaire (propriété, nature…). Et tout autre cas ayant des impacts sur la convention.

Onglet « Programmation » / sous-onglet « Gestion des statuts »

1

Cliquez sur le bouton

2

Choisissez un statut dans la liste déroulante ‘Statut’ :

3

Cliquez sur le bouton

, le N° de programmation s’incrémente.

.

Le dossier passe en programmation modifiée (MOD) :

.

La programmation précédente est archivée. Pour la retrouver, utilisez le menu déroulant suivant et choisissez la ligne correspondante :

4

Effectuez les modifications nécessaires.

Le dossier reprend alors un cheminement de programmation et une instruction classique.

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95

20.2 REAJUSTER UN DOSSIER AVANT SA CLOTURE Cette action est appelÊe  RÊajustement . Au solde d’un dossier, le coÝt total rÊalisÊ peut être infÊrieur au montant initialement programmÊ. Pour pouvoir passer en mode  rÊajustÊ , le dossier doit être dÊclarÊ payÊ et soldÊ. C'est-à dire que toutes les dÊpenses ont ÊtÊ saisies et contrôlÊes dans presage, et que les lignes de financement ont ÊtÊ dÊclarÊes soldÊes. Ces conditions peuvent être vÊrifiÊes en haut à droite de l’Êcran  Identification  dans l’onglet  Informations gÊnÊrales  : les cases doivent être cochÊes.

RĂŠajuster le dossier programmĂŠ

Dans l’onglet  programmation , sous-onglet  gestion des statuts , cliquez sur le bouton

: le N° de programmation s’incrĂŠmente d’une unitĂŠ.

Choisissez le statut C et affectez une date de comitĂŠ.

. Cliquez sur le bouton Le dossier prend le type de programmation ÂŤ REA Âť.

La programmation prĂŠcĂŠdemment en cours est archivĂŠe. Pour la retrouver, utilisez le menu dĂŠroulant suivant et choisissez la ligne correspondante :

Les informations financières prĂŠsentes dans la colonne ÂŤ payĂŠ Âť du plan de financement sont alors automatiquement recopiĂŠes dans la colonne ÂŤ comitĂŠ Âť du nouveau plan de financement. Ainsi, les montants rĂŠellement rĂŠalisĂŠs sont inscrits Ă l’ordre du jour du comitĂŠ de programmation.

Le dossier reprend ensuite un cheminement de programmation classique et est passÊ en statut  O  après le comitÊ de programmation.

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21 ABANDONNER / DEPROGRAMMER UN DOSSIER 21.1 ABANDONNER UN DOSSIER AVANT COMITE DE PROGRAMMATION Un dossier peut ĂŞtre abandonnĂŠ par son bĂŠnĂŠficiaire, par le service unique ainsi que par le prĂŠ comitĂŠ, avant son passage en comitĂŠ de programmation au statut D, P ou C.

Pour abandonner un dossier avant sa programmation : passage en statut ÂŤ Z Âť

Effectuez le changement de statut : choisir le statut ÂŤ Z Âť.

Cliquez sur le bouton

Validez le message affichĂŠ en cliquant sur ÂŤ oui Âť.

.

Le dossier est abandonnĂŠ.

21.2 DEPROGRAMMER UN DOSSIER APRES COMITE DE PROGRAMMATION Un dossier peut ĂŞtre abandonnĂŠ par son bĂŠnĂŠficiaire ou le comitĂŠ peut dĂŠcider de le dĂŠprogrammer en l’absence de dĂŠbut d’exĂŠcution de l’action dans les dĂŠlais impartis. Si un dossier est abandonnĂŠ après sa programmation, il doit ĂŞtre dĂŠprogrammĂŠ afin que les crĂŠdits mobilisĂŠs soient ÂŤ rĂŠinjectĂŠs Âť dans la maquette financière.

Dans l’onglet  programmation , sous-onglet  gestion des statuts , cliquez sur le bouton

: le N° de programmation s’incrĂŠmente d’une unitĂŠ.

Choisissez le statut dĂŠsirĂŠ et la date du comitĂŠ ou prĂŠ-comitĂŠ selon le statut sĂŠlectionnĂŠ.

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Une fois le dossier au statut C, cochez la case  abandon/dÊprogrammation  et motivez l’abandon.

Cliquez sur le bouton

.

Le dossier reprend ensuite un cheminement de programmation classique et est inscrit au prochain comitÊ de programmation rÊgional afin que l’abandon soit programmÊ.

Après le comitĂŠ de programmation, dans l’onglet ÂŤ programmation Âť, sous-onglet ÂŤ gestion des statuts Âť, sĂŠlectionnez le statut ÂŤ Z Âť.

Cliquez sur le bouton

.

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22 ARCHIVER UN DOSSIER Un dossier « Payé », « Soldé » et « Réalisé », peut être archivé.

22.1 ARCHIVAGE D’UN DOSSIER Le bouton

apparaît dans la barre d’outils en haut de l’écran.

Cliquez sur ce bouton, la fenêtre suivante s’ouvre :

Renseignez le lieu de classement dans le champ « Lieu de classement ».

3

Cliquez sur les bouton

et

.

Le dossier est alors archivé et tous ses champs sont grisés.

22.2 DESARCHIVAGE D’UN DOSSIER

Cliquez sur le bouton

3

Cliquez sur les boutons

. et

.

Le dossier est alors désarchivé et tous ses champs sont à nouveau accessibles.

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99

23 RESTITUTIONS Les exports sont de trois types - Courriers. - Editions de type répertoire, suivi financier, fiche dossier etc. - Export CSV Ils peuvent être lancés : - Après une sélection de dossiers. - Directement à partir d’un dossier et pour ce dossier uniquement (sauf export CSV). Après une sélection de dossiers Dans le menu 'Restitutions', les choix des sous-menus 'Créer un publipostage' et 'Créer une autre restitution' permettent d'ouvrir le requêteur, interface de sélection de dossiers par positionnement de critères de recherche (en utilisant les de programmes, services gestionnaires ou autres, en cochant un statut de dossiers…).

Puis cliquer sur le bouton Les résultats des dossiers trouvés s’affichent en bas de l’écran

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100

Cocher les dossiers à éditer (ou choisir Tout éditer) Un bouton permet d’accéder à des fichiers .csv qui seront expoitables une fois transformés en Excel.

A partir de l'interface d'un dossier (Projet/Dossier) Avec le bouton 'Exporter' de la barre d’outils :

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101

22.1 EDITION D’UN COURRIER

Cliquez sur 'Exporter' et sélectionner 'Courrier'

La fenêtre ci-dessous apparaît :

Il est désormais possible de choisir le type de modèles standards des courriers : soit Word soit Open Office. La même arborescence et les mêmes modèles sont disponibles sous ces deux sous-répertoires du repertoire standard. Le schéma ci-dessous présente les deux circuits avec l’une ou l’autre option.

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102

Phase 1 : élaboration du modèle de publipostage Avec Open Office

Avec Word

Modèle.doc Modèle.odt

Phase 2 : dépôt des modèles sur le serveur de production

Serveur d’édition en production

Phase 3 : un utilisateur sélectionne un courrier à partir de presage_web Avec un modèle Open Office

Avec un modèle Word

Résultat au format Open Office

x.Odt

Résultat fichier zip contenant le modèle.doc + Le fichier de fusion

Phase 4 : exécution du publipostage en local X.doc

Sélectionnez un type de modèle (Standard, Régional ou Personnel) et le répertoire Word ou OpenOffice, puis une édition en cliquant sur le nom du modèle.

Dans notre cas, sélectionnez le modèle 'Standard', les modèles word et le répertoire 'Courriers FSE'. En sélectionnant un modèle, le bouton 3

Attendez le message : fenêtre en cliquant sur le bouton

4

5

devient actif. Quittez ensuite la .

Cliquez sur le bouton Restitutions (x/y)

Cliquez sur le fichier ZIP produit sur le serveur.

Remarque : si vous avez choisi un modèle OpenOffice, l’opération d’édition de courrier s’arrête à ce niveau. En effet le courrier .odt (et non pas ZIP) est directement fusionné avec les champs du dossier. 6

Enregistrez le fichier à l'emplacement que vous avez spécifié dans le navigateur

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En l'occurrence, ici, C:\Pweb. Il est également possible de cocher l’option de paramétrage de votre navigateur « Toujours demander où enregistrer les fichiers », ce qui vous obligera à déterminer l’emplacement d’enregistrement sur poste de travail à chaque téléchargement. Remarque : Parfois, lors de l'enregistrement de ce fichier, dans C:\Pweb, il perd son extension .zip; vous devrez alors le renommer (rajouter au nom du fichier .zip) afin de pouvoir le dézipper et l'ouvrir.

Afficher l'édition Afin de permettre la fusion des champs sous Word, le fichier zip produit doit être dézippé dans un répertoire, placé directement sur le disque C:. Ce répertoire doit impérativement être nommé Pweb (respectez la casse). Lors de l’édition et la décompression d’un courrier Word, un fichier intermédiaire est créé qui a intégré le chemin C:/Pweb pour réaliser le publipostage.

Le zip contient le : • • 1

modèle de fusion et le fichier source 'FichierIntermediaire.csv'.

Dézippez le fichier que vous avez enregistré dans le répertoire C:\Pweb (clic droit et choisir « extraire ici »).

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104

Remarque : Si votre répertoire contient déjà des fichiers intermédiaires, vous pouvez écraser ceux-ci pour réaliser un nouveau courrier. Une autre possibilité consiste à supprimer régulièrement les fichiers du répertoire C:\Pweb. Ouvrez le modèle de fusion que vous voulez afficher.

2 3

Vous obtenez la boîte de dialogue suivante :

Vous cliquez sur le bouton

. Le document s'affiche à l'écran.

Ce document peut être imprimé, modifié ou sauvegardé pour un envoi ultérieur. Remarque : Afin de permettre la fusion des champs sous Word, il faut paramétrer Word de la façon suivante : Outils / Macro / Sécurité. Choisir un niveau de sécurité moyen.

Pour chaque document qui contient des macros, systématiquement si vous voulez ou non activer les macros.

Word

demandera

Dès que le document a été téléchargé une fois, il n’est plus accessible avec PRESAGE_WEB. Le compteur des documents téléchargeables est de nouveau à 'zéro'

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105

22.2 DEPOSER UN COURRIER SUR LE SERVEUR L'ajout, la création et la suppression de répertoires est soumises désormais à habilitation. Chaque utilisateur habilité a la possibilité de déposer sur le serveur dans le répertoire 'Personnel' les documents de son choix. 1

Cliquez sur le bouton 'Ajouter'.

2

Sélectionnez le modèle à déposer sur le serveur depuis votre poste.

3

Cliquez sur le bouton 'Enregistrer'.

4 Cliquez sur le bouton 'Quitter' après avoir obtenu le message de confirmation.

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106

Le nouveau modèle se trouve désormais dans le répertoire 'Personnel'.

22.3 EDITION D'UN RAPPORT JASPER OU EXCEL 1

Dans le menu 'Exporter' sélectionnez 'Edition'

La fenêtre suivante s'ouvre :

2

Choisissez un 'Type de modèle'. Aucun répertoire n’est proposé par défaut.

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107

Lorsqu’un modèle a été développé avec 'Jasper Report' , il prend l’extention .pdf (format non modifiable) Lorsqu’un modèle était développé au format Excel, il prend l’extention .xls (format modifiable) Néanmoins, la technologie Web ne permet pas l’utilisation d’Excel autrement qu’avec le logiciel installé sur le poste local de l’utilisateur. A la sélection d’un modèle de ce type, PRESAGE_WEB propose le téléchargement du jeu de fichiers au format CSV attaché à ce modèle en vue d’une utilisation 'Locale' dudit modèle Excel.

23.3.1

Cas d'une édition Jasper

Dans certains cas (Fiche dossier par exemple), la fenêtre dessous permet de préciser les feuillets à éditer.

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108

Puis, dans la plupart des cas, il faut choisir le format de sortie. Le modèle d’édition pourra être restitué sous le format de votre choix :

PDF : rapport mis en page Excel : rapport équivalent au PDF (avec logo et mise en page)

Seul le format PDF est disponible.

3

Attendez que le message 'Export lancé' apparaisse. Vous pouvez alors

quitter les 2 fenêtres en cliquant deux fois sur le bouton

.

Dès que le compteur est incrémenté , vous pouvez télécharger le document. L'ouverture ou l'enregistrement du document réinitialise le compteur.

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109

23.3.2

Cas d'une édition Excel

L'exécution d'une édition 'Excel OK' permet de récupérer le jeu de fichiers CSV relatif à ce rapport Excel.

Sélection du fichier CSF_Type_Validation_AC

1

Cliquez sur le bouton 'Lancer édition'.

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110

2

Répondez 'Oui' au message qui apparaît.

L'enregistrement se fait sur le disque à l'emplacement que vous avez configuré auparavant à l'aide de votre navigateur comme suit :

- Ouvrir le fichier CSF_Type_Validation_AC qui se trouve dans votre lecteur C:\Pweb, puis procéder à son extraction puis à sa conversion.

Extraire votre fichier .zip, vous obtiendrez le fichier CSFTYPEVALIDATION.csv

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111

Quand le fichier est ouvert avec Excel, il n’est pas lisible en l’état. Dans le cas présent, il s’agit d’une version antérieure à Excel 2003.

Il faut sélectionner la première colonne (A) et cliquez sur menu Données / Convertir Etape 1 : cochez « Délimité » puis cliquez sur « Suivant »

Etape 2 : décochez « Tabulation », cochez « Autre » et renseignez la case par le caractère de séparation # puis cliquez sur « Suivant »

Etape 3 : cliquez sur

. Le fichier est maintenant mis en forme en colonne.

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112

L'encodage de votre fichier CSFTYPEVALIDATION.csv doit être modifié afin de gérer les accents et autres caractères spéciaux avant de l'exploiter. Le logiciel Sisulizer's Kaboom1 permet d'opérer cette conversion. Configurez comme suit l'interface de Kaboom :

Kaboom modifie le fichier CSFTYPEVALIDATION.csv

1

http://www.sisulizer.com

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113

Cas d’une version Excel supérieure à 2003 : inutile de passer l’utilitaire Kaboom Exemple à partir du requêteur 1

Sélectionnez les dossiers à partir desquels vous voulez extraire les données.

2

Cliquez sur le bouton

3

Sélectionnez dans la liste des CSV, les fichiers à enregistrer en cochant la case située à gauche du nom de fichier. Cliquez ensuite sur le bouton .

4

Cliquez sur le bouton 'Oui' du message ci-dessous :

.

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114

5

Choisissez d'enregistrer le fichier ZIP produit.

6

Dézipez le fichier téléchargé.

Utiliser les fichiers csv produits

1 Sélectionnez le menu 'Données' 'Données externes' 'Importer des données'

2

Sélectionnez le fichier CSV à ouvrir.

2

Cochez « Délimité » et choisir « Unicode UTF-8 » dans la liste déroulante

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3

Décochez « Tabulation », cochez « Autre » et renseignez la case séparateur #

Résultat : le CSV est converti en fichier Excel lisible et directement exploitable.

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116

22.4 CAS DES EDITIONS CSF/CPP Les éditions relatives au CSF/CPP ne fonctionnent qu’après sélection d’une ligne CSF/CPP. Dès lors, le bouton 'Exporter' spécifique à ces éditions s’active.

En revanche, le bouton 'Exporter' situé en haut de l’écran, bien qu’actif, n’est pas opérationnel pour les éditions CSF/CPP. Edition d'un courrier relatif au CSF 1

Sélectionnez 'Exporter' 'Courrier'.

2

Sélectionnez le modèle d'édition approprié, cliquez sur le bouton attendez le message .

3

Cliquez sur le bouton 'Quitter'

4

Suivez la procédure normale d'édition d'un document Word décrite dans le paragraphe 22.1 à partir du point 4.

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et

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24 ANNEXE 1 – DEFINITIONS B Le bénéficiaire identifié dans presage correspond à la structure qui perçoit la subvention. - Pour les autorités de gestion Le bénéficiaire final c’est celui qui est affiché dans le dossier.

Bénéficiaire :

Pour certains dossiers, il est possible de typer ce bénéficiaire final comme étant "intermédiaire". C’est celui qui reçoit la subvention UE. Ensuite, sont créés chacun des bénéficiaires dits "ultimes". Ce sont les dépenses de ces derniers qui sont enregistrées dans l'écran "Dépenses". - Pour les bénéficiaires de subventions globales FEDER La subvention globale FEDER, est identifiée au niveau de la codification du programme (axe, mesure, sous-mesure...) avec un bénéficiaire (Conseil Régional, ADEME…). Ce bénéficiaire crée et gère des dossiers pour les bénéficiaires finaux, comme dans le cas des autorités de gestion.

C

Circuit d'instruction :

Procédure spécifique et personnalisée à chaque programme géré dans presage. Le circuit d'instruction définit les critères et les étapes indispensables lors de la saisie d'un dossier en rendant certains critères obligatoires, non modifiables ou masqués. L'enchaînement des statuts y est paramétré également. Il n'y a qu'un seul circuit d'instruction par programme.

D Dossier :

Un dossier correspond à une déclinaison administrative du projet.

P

Projet :

Le projet représente la totalité du périmètre de l’action menée par un porteur de projet sans tenir compte du nombre de programmes financeurs. Le projet permet de regrouper plusieurs dossiers relatifs à un même projet et concernant le même bénéficiaire

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S

Service consulté :

Service intervenant ponctuellement sur chaque dossier afin de renseigner les informations relevant de ses compétences tels que les avis techniques ou financiers

Service unique :

Le service unique correspond au service ayant en charge la saisie (création du dossier dans presage et saisie régulière) et la gestion dans presage du dossier, de son instruction à son archivage. Il est le service référent auprès du SGAR et du Conseil régional pour toute interrogation sur le dossier.

Statut :

Situation du dossier à un instant donné en fonction de l'avancement de son instruction. presage propose 7 statuts : D : Statut attribué automatiquement lors de la création d'un dossier P : Statut attribué lors de l'inscription d'un dossier à un comité technique C : Statut attribué lors de l'inscription d'un dossier à un comité de programmation O : Statut attribué lors de la programmation d'un dossier A : Statut attribué lors de l'ajournement d'un dossier en comité de programmation N : Statut attribué lors du refus de programmation d'un dossier Z : Statut attribué lors de l'abandon ou la déprogrammation d'un dossier

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25 ANNEXE 2 – IMPORT DE FACTURES DANS PRESAGE La plupart des services régionaux sont équipés d’un logiciel comptable au sein duquel sont saisies les factures. Afin d’éviter la double saisie de ces factures (logiciel comptable et presage), la fonction « Importer les factures» de presage doit permettre d’importer directement le contenu d’un fichier texte (extension .Txt, séparateur ‘;’) représentant l’ensemble des factures d’un dossier. Cette fonction d’import se situe dans le module de gestion des dossiers, onglet « Suivi financier », sous-onglet « Dépenses ». L’import d’un fichier de facture aura pour effet d’ajouter dans le tableau des factures autant d’occurrences que d’enregistrements présents dans le fichier. Les seules données obligatoires dans le fichier .Txt sont : la date et le montant. Le séparateur ; (point-virgule), doit figurer même si les colonnes ne sont pas renseignées. Les tests de cohérence des lignes de facture importées ne sont pas effectués au moment de l’import mais au moment de l’enregistrement (bouton « enregistrer ») et les contrôles sont identiques à ceux effectués lors de la saisie manuelle. Fonctionnement de l’import A partir de l’écran des dépenses, l’utilisateur clique sur le bouton le fichier à importer avec

et sélectionne

par l’intermédiaire d’une boîte de dialogue. Puis il suffit

de cliquer sur le bouton

Chaque ligne importée vient prendre place sur la première ligne disponible de l’écran des dépenses sur lequel est positionné l’utilisateur.

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Importation des lignes de dépenses depuis un fichier Excel 1. Colonnes importables : -

-

-

Les 6 données des dépenses importables sont la date, la référence (n° facture), l’émetteur, la description, le poste de dépenses (importable si la casse du texte correspond à celle dans la liste de choix dans presage) et le montant de la dépense reçue. Il convient de préparer pour le bénéficiaire un modèle Excel avec ces 6 entêtes de colonne pour qu’il les remplisse. A réception du fichier complété, supprimer la première ligne contenant ces en-têtes (et toutes les autres lignes qui ne sont pas des données importables comme un titre de tableau)

2. Passer en fichier.CSV -

Enregistrer sous un emplacement du poste de travail en choisissant type de fichier CSV

-

Répondre OUI aux fenêtres qui s’ouvrent

3. Passer en fichier.TXT - Faire un clic droit sur le fichier et ouvrir avec le bloc note, le fichier prend une forme importable dans presage_web (séparateurs ;)

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4. Changer le format date -

Cliquer dans le menu Edition / Remplacer et mettre un / (slash) dans ‘Rechercher’ et un – (tiret) dans ‘Remplacer par’ puis cliquer sur ‘Remplacer tout’

- Le format date est maintenant espacé avec des tirets au lieu de slashs pour toutes les dépenses du fichier.

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5. Enregistrer en fichier.TXT - Enregistrer sous un emplacement du poste de travail en choisissant type de fichier TXT et en renommant le fichier

6. Importer le fichier.TXT - Dans le sous-onglet ‘Dépenses’ du ‘Suivi Financier’, cliquer sur le bouton

- Cliquer sur ‘Parcourir’ pour rechercher le fichier.txt sur le poste de travail puis cliquer sur le bouton ‘Importer’

- Répondre ‘oui’ à la demande de confirmation et les dépenses sont alors importées dans presage_web.

7. Renseigner les postes de dépenses - Les postes de dépenses sont à renseigner s’ils ne correspondent pas à la casse de la liste déroulante.

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