Herramientas Informaticas - Nivel avanzado by Escuela Tecnológica Superior Universidad de Piura

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Ofimรกtica Avanzada 2011

COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA INTRODUCCIÓN Si necesitamos enviar una misma carta a diferentes destinatarios y direcciones, la herramienta combinación de correspondencia de Word nos es de mucha ayuda. En las siguientes lecciones aprenderemos como crear cartas y etiquetas postales, basadas en una lista de direcciones ó una lista de contactos de Outlook. Probablemente en alguna ocasión hayamos recibido por correo electrónico ó por el correo tradicional cartas en la que nuestros datos como nuestro nombre, dirección, entre otros aparecen en distintas partes del documento. Este tipo de correspondencia es elaborada utilizando la herramienta llamada COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA. Para construir una correspondencia combinada necesitamos trabajar con dos archivos: Primero una LISTA DE DIRECCIONES u Origen de datos, este archivo contiene la información específica de cada destinatario. Aquí se guardan y enlistan los datos que posteriormente se incluirán para cada destinatario dentro del documento maestro. El otro archivo es el DOCUMENTO O CARTA MAESTRA, esta será un documento de Word que contendrá la información que deseamos transmitir a los destinatarios. A este documento se le colocarán los campos de combinación, que son los marcadores donde se ubicará la información específica para cada uno de los destinatarios.

En el ejemplo anterior podemos observar como los datos de la lista de direcciones o contactos a los que deseamos enviar la carta son insertados en nuestra carta maestra para obtener un documento combinado, para todos los registros del origen de datos. Se puede observar también como estos datos sustituyen los nombres de los campos de combinación colocados en la carta modelo, y como estos son sustituidos en el mismo orden y con el mismo formato con el cual nosotros colocamos los campos de combinación en la carta modelo.

Para realizar la combinación de correspondencia Word nos guía paso a paso con el Asistente para combinar correspondencia. Este asistente nos ira indicando cada uno de los pasos que tenemos que dar para llegar al resultado que deseamos.

El asistente se muestra en el panel de tareas en la parte derecha de nuestra pantalla. Este panel o asistente está compuesto por tres zona que nos van guiado y ayudando a lograr nuestro objetivo de crear una correspondencia específica para los destinatarios deseados. La primera parte del Panel en los distintos pasos es una parte de selección, donde debemos elegir una de las opciones planteadas para cada caso. La segunda sección es una zona informativa y explicativa. Esta parte es de gran ayuda para entender que es lo que estamos seleccionando en la zona de elección, porque aparecerá una pequeña descripción de lo que se trata la opción seleccionada. Además puede contener links para distintos ajustes que habrá que realizar en los archivos involucrados en la combinación. Finalmente la tercera parte del panel nos permite avanzar o retroceder en el proceso, ya que en forma de links nos permite seguir un paso adelante o volver un paso para corregir una elección o un ajuste realizado en algún paso previo. Es de Notar que esta parte también nos brinda ayuda para saber hacia dónde vamos con el siguiente paso y de dónde venimos en el paso previo, ya que junto a las indicaciones adelante y atrás nos brinda una referencia del paso al que nos dirigimos.

CREANDO DOCUMENTO MAESTRO Como vimos en la lección anterior, el documento o carta maestra será el al cual se le insertarán los campos combinados provenientes de nuestra lista de direcciones, y es este el que contiene la información que deseamos transmitir a los destinatarios de la correspondencia. Es por ello que debemos dedicar especial cuidado en su redacción y contenido. El contenido que se quedará estático luego de la combinación, ó documento maestro, puede ser creado antes o después de iniciado el proceso de combinar correspondencia. Para el ejemplo que desarrollaremos, utilizaremos una carta previamente creada. Actualmente la mostramos con espacios vacíos, sin embargo posteriormente estos espacios se llenarán con los campos que Irán cambiando cuando se realice la combinación.

El primer paso para realizar una combinación de correspondencia será abrir el asistente de COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA, para ello nos vamos al menú HERRAMIENTAS, seleccionamos CARTAS Y CORRESPONDECIA y en el submenú seleccionamos COMBINAR CORRESPONDENCIA. El Asistente se desplegará y, en el paso No1 aparecerá el titulo SELECCIONE EL TIPO DE DOCUMENTO, y nos hará la primera pregunta: ¿EN QUE TIPO DE DOCUMENTO ESTA TRABAJANDO? Y nos dará cinco opciones para escoger: CARTAS: Esta opción nos servirá para enviar una misma carta a distintos destinatarios, personalizándola, debido a que se incluirán datos propios o particulares de cada uno de ellos. 4

MENSAJE DE CORREO ELECTRÓNICO: Esta opción la utilizaremos para enviar un mensaje personalizado a un grupo de personas. SOBRES: Utilizaremos esta opción cuando deseemos imprimir directamente en un sobre los datos de cada una de las personas de un grupo a las que enviaremos correspondencia. ETIQUETAS: Esta opción nos sirve para crear etiquetas o viñetas individuales para los distintos miembros de un grupo de personas. LISTA DE DIRECCIONES: Con esta opción podemos crear un solo documento en donde en formo de directorio telefónico o de direcciones, se colocaran los datos de las personas que se encuentren o seleccionemos en el archivo de origen de datos. Para nuestro ejemplo crearemos una carta por lo que seleccionaremos la opción CARTA, y posteriormente presionamos el Link en la parte baja del panel SIGUIENTE, notemos como a la par de siguiente, este link nos ofrece información acerca del siguiente paso del asistente.

paso No 2 del Asistente consiste en indicar cual documento o archivo nos servirá como documento maestro. El titulo de este paso es: SELECCIONE EL DOCUMENTO INICIAL, para determinar esto nos hace la siguiente pregunta: ¿COMO DESEA CONFIGURAR LAS CARTAS? y como posibles respuestas nos ofrece tres opciones:

UTILIZAR EL DOCUMENTO ACTUAL: Con esta opción le indicaremos al asistente que deseamos iniciar la combinación de correspondencia utilizando como documento maestro en el que estamos trabajando actualmente. Si seleccionamos esta opción podemos pasar al siguiente paso haciendo clic e el link del final del panel. EMPEZAR A PARTIR DE UNA PLANTILLA: Esta opción nos permitirá iniciar la combinación de correspondencia a partir de una planilla de Word. Para elegir una plantilla, se nos desplegará en la parte central del panel de tareas el link, . Al hacer clic sobre este el se nos abrirá una ventana de exploración en la cual podremos buscar una plantilla de las que tiene Word como predeterminadas o una previamente creada por nosotros. A continuación mostramos la ventana de exploración de plantillas que se nos desplegará.

EMPEZAR A PARTIR DE UN DOCUMENTO: Finalmente con esta opción podremos iniciar la combinación a partir de un documento que sirvió recientemente como documento maestro en una combinación de correspondencia. Es por esta razón que en la parte central del panel de tareas se nos desplegará una

pequeña ventana con una lista de los archivos de combinación de correspondencia previamente creados, para que podamos elegir entre alguno de ellos. Cuando lo seleccionamos damos clic en el botón ABRIR. Debemos notar que cuando hayamos configurado el documento que deseamos utilizar para realizar la combinación presionaremos el botón siguiente, Sin embargo si por alguna razón deseamos regresar al paso anterior porque no es una carta la que deseamos combinar sino otro tipo de documento de los que aparecían en la lista del paso 1 del asistente, podremos hacerlo ya que junto con el link siguiente, ahora aparece el link previo, que también tiene una orientación sobre el paso previo del asistente.

CREANDO LISTA DE DIRECCIONES La lista de direcciones ó base de datos será aquel archivo que contendrá entre sus registros la información particular de cada uno de las personas a las que deseamos enviar la correspondencia. Debido a lo anterior, al tener ya creado nuestro documento maestro, al cual haremos la combinación, el siguiente paso en el asistente de combinación de correspondencia se llama SELECCIONE LOS DESTINATARIOS. Para este paso se no presentan tres opciones entre las que debemos elegir: UTILIZAR UNA LISTA EXISTENTE: Esta opción la elegiremos cuando tengamos previamente creada una base de datos con la información para la realización de la combinación. Esta lista puede ser una hoja de Cálculo de Excel ó una base de datos de Access. Cuando elegimos esta opción en la parte central del panel de tareas nos aparecerá el link EXAMINAR, el cual nos abrirá una ventana de explorador de archivos para que busquemos donde se encuentra el archivo que deseamos utilizar. Si este archivo ya hubiera sido combinado alguna vez y ya tiene asociado un archivo de lista de direcciones se nos activará también el link EDITAR LISTA DE DESTINATARIOS y vendríamos también la ruta del archivo asociado debajo de este. SELECCIONAR DE LOS CONTACTOS DE OUTLOOK: Con esta opción podremos utilizar como datos a combinar los que tengamos almacenados como contactos en el administrador de correo electrónico OUTLOOK. De igual manera que la opción anterior al seleccionar esta opción se nos activara un link que nos permitirá elegir la carpeta de contactos del OUTLOOK y si el documento ya hubiese sido combinado se nos activara el link EDITAR LISTA DE DESTINATARIO. ESCRIBIR UNA LISTA NUEVA: El asistente también nos permite crear nuestra propia lista de contactos para una combinación si no la tuviéramos aun creada, Por lo que no será necesario al igual que el documento maestro tenerla hecha antes de iniciar el proceso de combinación de correspondencia. Al seleccionar esta opción se nos activará el link CREAR para que podamos escribir la lista de destinatarios. A continuación en nuestro ejemplo veremos el procedimiento para escribir nuestra lista de destinatarios nueva, por lo que elegimos ESCRIBIR UNA LISTA NUEVA y a continuación damos clic en el link CREAR, y se nos desplegará el cuadro de diálogo siguiente:

Este cuadro de diálogo es el que se utiliza para escribir una nueva lista de direcciones, en esta ventana iremos escribiendo uno a uno los registros de una nueva base de datos que utilizaremos para combinar nuestra correspondencia. Word de forma predeterminada nos ofrece una gran cantidad de campos como por ejemplo un Titulo, Nombre, Apellidos, nombre de organización etc. Sin embargo no estamos obligados a llenarlos todos solamente aquellos que nosotros necesitemos. También podemos agregar campos que actualmente no contenga el cuadro de diálogo, por ejemplo si somos una empresa que tenemos clasificados a nuestros clientes, podemos agregar un campo clasificación, o si deseamos saber quiénes son hombres y mujeres podemos agregar el campo género. 8

Veamos a continuación como quitar algunos campos y como agregar nuevos. Para ello presionamos el botón PERSOANALIZAR. Se nos desplegará el cuadro de texto mostrado, en el cual aparece una lista de todos los campos que actualmente tiene la base de datos, aquí podemos seleccionar los campos que no deseamos y posteriormente presionamos ELIMINAR. Para eliminar varios campos debemos hacerlo uno a uno seleccionando y presionando eliminar. Cada vez que presionamos eliminar para quitar un campo, nos hará la pregunta si estamos seguros de eliminar el campo seleccionado a lo que debemos responder SI. En nuestro ejemplo eliminaremos Campo de dirección 2, Código Postal, Nombre de la organización y Teléfono del trabajo.

Para agregar un campo que no se encuentre en la lista presionamos el botón AGREGAR, y enseguida se nos desplegará un pequeño cuadro para que digitemos el nombre que deseamos colocarle al nuevo

campo, posteriormente presionamos ACEPTAR, y en la lista de campos se agregará el que acabamos de crear. En nuestro ejemplo agregaremos además el campo GÉNERO. Podemos también modificar el orden de los campos de la base de datos, para ello utilizamos los botones subir o bajar, esto nos permitirá colocar en otro orden los diversos campos de la base de datos, de manera que la información la podamos digitar en un orden más lógico. En nuestro ejemplo colocaremos el campo género como segundo de la lista y el de Clasificación como último. Ya que tenemos creada la estructura de la base de datos para realizar nuestra combinación, ahora presionamos ACEPTAR y luego volveremos al cuadro del diálogo donde podremos digitar los diferentes registros o destinatarios. Al terminar de digitar un registro presionamos el botón NUEVA ENTRADA, para que los datos sean agregados y guardados, e inmediatamente el cuadro volverá a estar disponible por escribir un nuevo destinatario. 9

Agregamos todos los registros que deseamos utilizar para realizar la combinación. Al terminar de digitar los datos de nuestros destinatarios presionamos el botón cerrar. Inmediatamente nos aparecerá un cuadro de dialogo en el que debemos escribir el nombre que le colocaremos a la base de datos que hemos creado. Esto creará un archivo con extensión .mdb, es decir será una base de datos que podremos acceder y modificar con un administrador de base de datos como Access.

Cuando presionamos GUARDAR el archivo será guardado en nuestro disco duro, e inmediatamente se nos desplegará una ventana de base de datos, donde podremos ver todos los datos que anteriormente digitados.

Al llegar a este punto y si por alguna razón olvidamos agregar algún destinatario en nuestra lista, tenemos la opción de regresar al cuadro de edición de la lista y crear el registro para él. Esto lo hacemos presionando el botón MODIFICAR. Al hacer esto podríamos incluso modificar la estructura de la base de datos de nuestra lista agregando o quitando algún campo de la base de datos. Cuando demos clic en el botón CERRAR volveros a la ventana anterior.

Presionamos el botón ACEPTAR y el cuadro se cerrará y volveremos al documento y al tercer paso del asistente, pero habrá cambiado automáticamente la selección a UTILIZAR UNA LISTA EXISTENTE y en la parte central del panel aparecerá el nombre que colocamos al archivo de base de datos que creamos.

UTILIZANDO LISTAS DE DIRECCIONES PREVIAMENTE CREADAS Como vimos en el paso No 3 del asistente de combinación de correspondencia, podemos utilizar listas de direcciones ya existentes, ya sea creadas en Word como lo aprendimos en la lección anterior, ó creadas en otros programas de administradores de bases de datos, e incluso podemos utilizar la lista de contactos que tengamos guardada en nuestro administrador de correo electrónico OUTLOOK. En la presente lección veremos cómo podemos asociar a nuestro documento maestro una fuente de datos externa a Word. UTILIZANDO UNA LISTA DE DIRECCIONES EXISTENTE. 1. El primer paso será seleccionar en el paso 3 del asistente de combinación de correspondencia la opción UTILIZAR UNA LISTA EXISTENTE.

2. Cuando se active el Link Examinar hacemos clic en él y se nos abrirá una ventana de explorador de Windows donde podremos navegar por nuestros distintos dispositivos de almacenamiento, incluso equipos remotos a través de una conexión de Red, y buscamos el archivo que puede ser una hoja de cálculo de Excel con el formato de base de datos, ó una base de datos de Access donde se encuentre la información de los destinatarios que deseamos combinar en nuestra correspondencia.

3. Cuando encontramos el archivo deseado, hacemos doble clic sobre él o lo seleccionamos y presionamos el botón ABRIR.

4. Cuando abrimos el libro de Excel nos preguntará cual de las hojas deseamos utilizar para la combinación, aquí debemos seleccionar la hoja de cálculo que contiene los datos y debemos especificar si en la primera fila de la hoja colocamos nombre a los campos. Esto lo hacemos con la casilla de verificación del final de cuadro.

5. Inmediatamente se nos desplegará la ventana de base de datos donde podremos observar los datos de nuestros destinatarios, contenidos en la hoja de cálculo seleccionada.

6. Si presionamos aceptar volveremos al asistente de combinación de correspondencia al paso No 3 y en la parte central del panel de tareas se nos mostrará el nombre de la hoja de cálculo y el nombre del libro de Excel de donde tomamos el origen de datos.

Debemos seguir los mismos pasos si el archivo de origen de datos que deseamos utilizar es una base de datos.

UTILIZANDO CONTACTOS DE OUTLOOK 1. El primer paso será marcar en el asistente de combinación de correspondencia la opción SELECCIONAR DE LOS CONTACTOS DE OUTLOOK.

2. Se activará en la parte central del panel de tareas el link ELEGIR CARPETA DE CONTACTOS. Al hacer clic sobre el se nos mostrará un pequeño cuadro de diálogo donde debemos elegir el perfil de correo electrónico de Outlook cuyos contactos deseamos utilizar para realizar la combinación de correspondencia. Estos perfiles se mostrarán en un cuadro de lista. 3. Al seleccionar el nombre del perfil y presionar ACEPTAR, se nos mostrará un cuadro donde podremos elegir cuál de las carpetas de contactos, si es que las tenemos, deseamos utilizar para realizar la combinación. 4. Al hacer clic en el botón ACEPTAR, se nos desplegará la ventana de base de datos donde podremos observar los destinatarios contenidos en el Outlook y que estaban contenido en la carpeta seleccionada, estos ahora nos servirán para realizar nuestra combinación de correspondencia.

5. Al dar clic al botón ACEPTAR volvemos al asistente de combinación de correspondencia y en la parte central del panel de tareas podremos observar el nombre de la carpeta de nuestros contactos de Outlook que hemos seleccionado.

ORDENANDO Y FILTRANDO LOS DESTINATARIOS Como pudimos observar en la lección anterior podemos seleccionar varios tipos de orígenes de información para realizar nuestra combinación de correspondencia, sin embargo existen algunos casos en que nuestra base de datos tiene más registros o más destinatarios que los que deseamos incluir en la combinación. Es por esta razón que Word nos permite realizar una selección ó filtrado de los registros que deseamos incluir. También podemos ordenar nuestros registros, para que las cartas o documentos ya combinados se generen en un orden específico y así facilitarnos el trabajo posterior a la combinación. Veamos ahora cuales serán los pasos para ordenar y filtrar los registros de nuestra lista de destinatarios: 14

1. Cuando tenemos asociado nuestro documento a un origen de información, aun estando en el paso tres del Asistente de Combinación de Correspondencia, se nos activará en la zona central del panel de tareas además del link SELECCIONAR UNA LISTA DIFERENTE el link EDITAR LISTA DE DESTINATARIOS. Hacemos clic en él para iniciar con la edición de la lista. 2. Se nos desplegara la ventana de base de datos donde podemos observar los datos contenidos actualmente en la lista. Debemos notar que si el origen de datos fue creado por nosotros a través del asistente del Word, tendremos activado el botón MODIFICAR con el cual podremos Agregar nuevos registros a la lista y también podremos llegar a modificar la estructura de la base de datos, es decir los campos que tendrá cada uno de los destinatarios incluidos.

3. Cuando el asistente de combinar correspondencia genera las cartas para cada uno de los destinatarios, estas serán generadas según el orden que los registros sean mostrados en el cuadro anterior. Es por esta razón puede ser de mucha ayuda y utilidad ordenar los registros de una manera determinada, según el trabajo que vayamos a realizar posteriormente con las cartas combinadas. En nuestro caso ordenaremos los registros en orden Alfabético por el apellido. Para ello nos vamos al nombre del campo (columna) en la parte superior de la lista y damos un clic sobre la palabra apellidos. Inmediatamente veremos como el orden de los registros cambia colocándose en orden alfabético descendente. Si deseamos que el orden sea inverso es decir alfabético pero de la Z a la A entonces presionamos otra vez sobre vez sobre el nombre del campo. ORDEN ASCENDENTE

ORDEN DESCENDENTE 15

Este orden de los campos puede efectuarse con cualquier de los campos de nuestra lista de direcciones. 4. El filtrar una lista de direcciones significa que se seleccionaran los registros o destinatarios que coincidan con un criterio específico. Esto afecta directamente la cantidad de registros que se tomaran en cuenta para la generación final de los documentos combinados. Para efectuar un filtrado, por ejemplo, todos los destinatarios de nuestra lista de distribución que sean femeninos. Para realizar el filtrado buscamos el campo a través del cual deseamos filtrar, y hacemos clic en la flecha hacia abajo que se encuentra a la derecha del nombre del campo. Y seleccionamos de la lista el criterio que deseamos que se cumpla en todos los destinatarios.

5. Con el ejemplo anterior habremos extraído de toda nuestra base de datos aquellos destinatarios mujeres, pero el filtrado puede hacerse combinando criterios en diferentes campos, es decir filtrar en más de un campo, por ejemplo, ya que seleccionamos las mujeres ahora seleccionemos aquella con clasificación de cliente B.

Esto nos permitirá obtener una cantidad menor de destinatarios que aparecerán en nuestra combinación final. Notemos también como al haber utilizado un campo para filtrar los destinatarios la flecha hacia debajo del campo filtrado cambia a color azul. El resultado después del filtrado será:

Como podemos ver únicamente 6 destinatarios de la lista cumplen con los dos criterios que determinamos. 6. Para modificar el criterio de filtro en un campo específico, volvemos a la flecha hacia abajo a la par del nombre del campo y seleccionamos otra opción de la lista. Si lo que deseamos es quitar por completo el filtrado de un campo entonces en la lista que se despliega cuando presionamos la flecha hacia abajo a la par del nombre del campo seleccionamos TODOS. Para nuestro caso quitamos el filtrado por clasificación y nos quedamos nada mas filtrando por género, seleccionando solamente las mujeres. 17 7. Podemos observar al lado izquierdo de cada registro un cuadro de verificación. Este cuadro nos permite seleccionar manualmente también cuales son los destinatarios que deseamos incluir en la combinación, aunque estos cumplan con el criterio de filtrado que estemos utilizando. Para quitar un registro manualmente bastará con hacer clic sobre el cuadro de verificación a la izquierda del registro que deseamos excluir y este quedará desmarcado y excluido de la combinación.

8. Podemos también marcar o desmarcar todos los registros a la vez utilizando los botones SELECCIONAR TODO o BORRAR TODO que se ubican en la parte inferior del cuadro. Esto si lo que deseamos es combinar todos los registros que cumplan con el filtrado que estemos utilizando. Mientras por otro lado podemos desmarcar todos los registros y dedicarnos a seleccionar manualmente y uno por uno los destinatarios que deseamos incluir en la combinación. 9. Existe también el botón BUSCAR, de esta manera cuando tenemos una gran cantidad de registros en nuestra lista de direcciones podemos buscar específicamente uno o unos registros en particular. En nuestro ejemplo buscaremos los destinatarios con apellido Molina. Si realizamos la búsqueda en todos los campos, esta puede encontrar coincidencias en direcciones, correos electrónicos, etc.

Por otro lado si especificamos en que campo deseamos realizar la búsqueda, debemos seleccionar la lista del cuadro ESTE CAMPO en cuál de todos ellos queremos efectuar la búsqueda. Al presionar el botón BUSCAR SIGUIENTE en la ventana de base de datos se seleccionará el primer registro que contenga lo que se haya digitado en el cuadro BUSCAR. Si presionamos una segunda vez BUSCAR SIGUIENTE la base de datos se moverá al siguiente registro que coincida. Este movimiento entre los registros se efectuará aunque el cuadro de búsqueda no se cierre. 10. Cuando terminamos de ordenar y filtrar nuestra base de datos presionamos el botón ACEPTAR y volveremos al asistente de combinación de correspondencia.

INSERTANDO CAMPOS DE COMBINACIÓN AL DOCUMENTO MAESTRO

Ahora que ya creamos ó seleccionamos una lista de direcciones, y ya anteriormente habíamos creado el documento maestro que deseamos continuar, lo que debemos hacer ahora es insertar los campos de la lista de direcciones que deseamos se combinen con el documento maestro. 1. En el Paso No 3 del Asistente de combinación de correspondencia presionamos ahora el Link SIGUIENTE.

2. En el paso No 4 del Asistente de combinación de correspondencia podremos elegir cual o cuales campos de la base de datos que hemos seleccionado para combinar nuestro documento deseamos insertar y en que posición del documento lo deseamos hacer. Cuando creamos nuestro documento maestro escribimos la parte del documento que estará fija o estática, es decir que no cambiará, ahora debemos colocar la parte del documento que irá cambiando para que vaya dirigido a una persona específica. Para ello Word nos permite agregar campos individuales o grupos de campos para hacer esta labor más rápido. El primer grupo de campos que aparece en la lista es BLOQUE DE DIRECCIONES. En este bloque están asociados todos los campos que pueden servir para colocar la información de dirección o envió de una correspondencia a una persona específica, es decir se incluye El título, Nombre, Apellido, dirección, ciudad, estado y código postal. Estos son los datos que se incluirán si existen en nuestra lista de direcciones. En el ejemplo que estamos desarrollando, debemos colocar esta información como parte del cuerpo de la carta, ya que deseamos actualizar la información de contacto sobre los clientes de la empresa, por eso los enviaremos en la carta como los tenemos para que cada cliente los revise y nos haga saber si han existido cambios. Para insertar el bloque de direcciones, colocamos el punto de inserción en el lugar donde deseamos que aparezcan los datos de cada destinatario en la carta y luego presionamos el link BLOQUE DE DIRECCIÓNES.

3. Cuando demos clic sobre el link BLOQUE DE DIRECCIONES, nos aparecerá un cuadro de diálogo donde podremos configurar los datos a incluir en el bloque de direcciones. Podemos elegir los datos que deseamos incluir con el nombre. De igual manera por medio de cuadros de verificación podemos indicar si deseamos incluir otros datos como nombre de la organización, la inclusión de la dirección postal y darle formato a la dirección en función del país o región de destino.

Cuando hayamos hecho todos los ajustes necesarios, presionamos el botón ACEPTAR. 4. A continuación el bloque de direcciones se habrá agregado al documento de combinación. Veamos como se observa la marca colocada en el documento.

5. Veamos ahora como crear una línea de saludo para la carta, esta es la segunda opción que nos aparece en el panel de tareas. Nos desplazamos hacia el lugar donde deseamos que se coloque la línea de saludo, hacemos clic para mover el punto de inserción en ese lugar y posteriormente hacemos clic en la opción LÍNEA DE SALUDO, del panel de Tareas.

6. Se nos desplegará el cuadro de diálogo mostrado, que nos permitirá crear y personalizar la línea de saludo. Lo primero que podemos modificar es la palabra de inicio del saludo, podemos elegir entre las opciones de la lista. En nuestro ejemplo seleccionaremos ESTIMADO. Podemos también modificar la forma en que deseamos que aparezca el nombre de la persona a quien le enviaremos la carta, podremos también elegir entre los distintos modos incluidos en la lista. Otra opción importante es si deseamos colocar los dos puntos (:) al final del saludo. Posteriormente configuramos también cual será la línea de saludo en caso de que existan campos vacíos o no validos para en la base de datos, se incluirá en ese caso A QUIEN CORRESPONDA:

7. Cuando hemos creado la línea de saludo a nuestro conveniencia hacemos clic en el botón ACEPTAR, y la línea de saludo habrá sido incluida en el documento de combinación.

8. Veamos ahora como añadir campos individuales a un documento de combinación. Para ello siempre debemos colocar el punto de inserción en el lugar en el que deseamos colocar el campo de combinación, posteriormente hacemos clic en el link MAS ELEMENTOS. Para nuestro ejemplo utilizaremos campos de combinación sustituyendo la palabra Estimado (a): de la carta cambiándola por el campo titulo, en la línea inferior colocaremos el Nombre y el apellido. Posteriormente en el cuerpo de la carta después del bloque de dirección incluiremos el número de teléfono y dirección de correo electrónico. Todos estos datos se encuentran en la lista de direcciones que estamos utilizando.

9. Cuando presionamos el link MAS ELEMENTOS, se nos desplegara un cuadro de diálogo en el que se nos mostraran todos los campos disponibles en la lista de direcciones. Aquí podemos seleccionar cual es que deseamos colocar en la posición actual del punto de inserción. Para colocar un campo específico lo seleccionamos de la lista y hacemos clic sobre el botón INSERTAR. Inmediatamente podremos ver como la marca del nuevo campo combinado se habrá colocado en el documento.

10. Presionamos cerrar y repetimos el paso anterior todas las veces que sea necesario hasta terminar de agregar todos los campos que nos hacen falta en el documento. Debemos tener cuidado cuando insertemos dos campos de combinación que estén seguidos en una misma línea de dejar un espacio en blanco entre ellos, ya que si no lo hacemos cuando se efectué la combinación estos estarán unidos y se verán como que fuese una sola palabra cuando no lo son. Un ejemplo de esto lo marcamos lo indicamos con la flecha roja en la siguiente imagen.

11. Para finalizar este paso podemos hacer los ajustes al formato del texto de los campos que van a ser combinados. Es decir podemos aplicar negrita, subrayado, cursiva, tamaños de fuente, etc. a los campos de combinación y cuando esta se efectué esta información se mostrará con el formato que le hayamos indicado.

FINALIZANDO LA COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA Estamos ya finalizando con el proceso de combinación de correspondencia, y ahora veremos lo que hemos venido diciendo a lo largo del proceso, combinar la información de la lista de destinatarios con el documento maestro. En esta lección veremos las opciones que tenemos para finalizar la combinación de la correspondencia. Lo que debemos hacer para avanzar en el proceso es continuar con el paso No 5 del asistente de Combinación de correspondencia. Al hacer clic en el link siguiente automáticamente los campos de combinación que insertamos en la lección anterior serán llenados con el primer registro de la base de datos que hayamos seleccionado o creado. Y nos permitirá tener una vista preliminar de cómo se ve nuestra documento combinado con el primer destinatario de la lista. Podemos además ver nuestro documento combinado con el resto de los registros de nuestra lista de destinatarios, ya que en la parte superior del panel de tareas existen dos flechas (una hacia la derecha y otra hacia la izquierda), que nos permitirán ir avanzando a través de la lista final de destinatarios que estemos utilizando (con el orden y filtrado que hayamos realizado). Observamos también entre las

flechas el número correlativo en la lista final de destinatarios que estamos utilizado, que ocupa el registro que actualmente se muestra combinado en el documento. Esta vista preliminar de la combinación nos puede servir para observar posibles cambios a realizar a una carta combinada específica, ya sea por un dato erróneo, o un dato que falte y luego haya que arreglar, etc.

También en este paso del asistente tenemos la oportunidad de buscar un registro específico para ver como este se ve combinado en nuestro documento. Para ello se nos activa también en la parte superior del Panel de tareas el link BUSCAR DESTINARIO. El cual nos abrirá el cuadro de diálogo BUSCAR ENTRADA, en el cual podemos digitar una referencia del registro que deseamos buscar y ver combinada preliminarmente con nuestro documento. En este cuadro de diálogo podemos seleccionar si lo deseamos un campo específico de la base de datos donde se buscará la referencia digitada. A continuación vemos un ejemplo de una búsqueda de un destinatario, y podemos observar como la información de combinación el documento cambia si al presionar el botón BUSCAR SIGUIENTE encuentra un destinatario con la información proporcionada.

Por otro lado, también en esta parte del proceso el asistente nos vuelve a dar oportunidad de editar u ordenar y filtrar los datos para la combinación al activar el link EDITAR LISTA DE DESTINATARIOS. Al dar clic sobre este link se nos abrirá una ventana de base de datos con y podremos excluir destinatarios, filtrarlos, ordenarlos etc. y aplicar todo lo que vimos en la lección No 36 de este curso.

El botón EXCLUIR DESTINATARIO hará que el destinatario que vemos actualmente combinado en el documento sea quitado de la lista seleccionada de combinación y ese número correlativo de registro en la lista ya no se combinará. En otras palabras, en el cuadro de base de datos a ese registro se le quitará el cheque de confirmación o selección como destinatario para la combinación.

Cuando hemos revisado y observado preliminarmente las cartas combinadas, y si hemos hecho una nueva edición de la lista de destinatarios, ahora nos corresponde avanzar al último paso del asistente de combinación de correspondencia, el cual es COMPLETE LA COMBINACIÓN. En este último paso podemos ahora elegir como deseamos hacer la combinación. Pueda ser que deseemos crear un documento con las cartas combinadas, donde podamos editar individualmente cada una de las cartas, guardarlas y posteriormente mandarla a imprimir. La otra opción en mandarlas directamente a imprimir y que la combinación se haga en la impresión.

Para efectos de nuestro ejemplo seleccionaremos la opción EDITAR CARTAS INDIVIDUALES, la cual creará un documento nuevo de Word con las cartas combinadas. Al hacer clic sobre este link se nos desplegará un pequeño cuadro de diálogo que nos preguntará cuáles de los registros deseamos combinar. Podemos combinarlos todos los de la listas final (es decir ya filtrados ó seleccionados manualmente), Podemos también combinar y crear un documento combinado solamente del registro ó destinatario actual. La otra opción es combinar una rango determinado de destinatarios a combinar, esta opción es muy útil si la cantidad de registros que podemos combinar es muy grande y deseamos por facilidad de manejo del

archivo que se creará hacer varias veces este proceso y crear varios archivos con distintos destinatarios combinados, por ejemplo crear varios archivos de 20 destinatarios cada uno. Aquí tendremos que escribir los números correlativos de los destinatarios que deseamos combinar. Para el presente ejemplo seleccionamos la opción TODOS. El resultado es un documento nuevo con las cartas combinadas para los registros que cumplían con los criterios del filtro puesto.

26 Para nuestro ejemplo las cartas generadas y combinadas fueron 15, ahora podemos proceder a editar una por una, ó podemos mandarlas a imprimir por rangos o todas a la vez. También este nuevo archivo creado podemos guardarlo para usos posteriores si es necesario o como un respaldo de la correspondencia enviada. El archivo maestro al cual asociamos una base de datos e insertamos campos de combinación, podemos guardarlo, y esta información quedará así guardada junto al archivo, ya que puede volvernos a servir en un futuro para generar más cartas. o incluso podemos ahora modificar nuevamente el filtrado y generar más cartas.

CREANDO ETIQUETAS La herramienta de combinación de correspondencia, además de ayudarnos a crear una carta de combinación, puede ayudarnos a crear etiquetas o viñetas para enviar la correspondencia previamente creada, ó cualquier tipo de paquete por medios postales. En esta lección veremos como podemos generar viñetas o etiquetas, siempre combinadas con una lista de destinatarios. Para el ejemplo que desarrollaremos en la presente lección no utilizaremos el asistente para combinación de correspondencia como lo hicimos anteriormente, ya que aprovecharemos para conocer y realizar la misma labor que se hace con el asistente con la barra de herramientas COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA.

Lo primero que debemos hacer es crear un documento nuevo, para ello bastará con que presionemos el botón NUEVO DOCUMENTO en la barra de herramientas ESTANDAR. ver un documento en blanco.

. Inmediatamente podremos

Para desplegar esta barra nos vamos el menú VER, BARRAS DE HERRAMIENTAS y en el respectivo submenú seleccionamos COMBINAR CORRESPONDECIA.

Se nos mostrará la siguiente barra, a la que le hemos añadido los nombres de los botones que la forman.

1. Como podemos recordar el primer paso para realizar una combinación de correspondencia es seleccionar el tipo de documento que deseamos combinar. Esto lo hacemos en el paso No 1 del Asistente. Sin embargo ahora lo haremos con el botón CONFIGURACIÓN DEL DOCUMENTO PRINCIPAL

. Al hacer clic

sobre él se nos desplegará un cuadro de dialogo en el que podremos seleccionar el tipo de documento que deseamos. En este caso seleccionaremos ETIQUETAS. Y presionamos el botón ACEPTAR. 2. Ahora veremos un cuadro de diálogo de OPCIONES PARA ETIQUETAS. Generalmente cuando vamos a crear o imprimir etiquetas para uso postal utilizamos viñetas comerciales o estándar. Por lo que Word nos presenta en este cuadro los mas comunes de estos productos. En el cuadro ETIQUETAS podemos elegir en el cuadro de lista los mas comunes tipos de etiquetas existentes. Posteriormente en la lista cuadro NÚMERO DE PRODUCTO elegimos la viñeta específica que deseamos imprimir. Entre los distintos tipos de etiqueta están etiquetas para disquetes, para cartuchos de video, para discos compactos y sus cajas, etc. Para nuestro ejemplo utilizaremos una etiqueta para paquete.

3. Cuando presionamos ACEPTAR, Word automáticamente configurará y dividirá nuestro espacio de trabajo según el tamaño de la viñeta que hayamos seleccionado. Si tenemos alguna duda acerca de la viñeta que hemos seleccionado podemos utilizar el botón DETALLES, para obtener un poco mas de información acerca de la etiqueta. Sin embargo en el espacio INFORMACIÒN DE ETIQUETA podemos encontrar las dimensiones de la misma. En este cuadro podemos también crear nuestras propias etiquetas personalizadas si cambiamos los valores de las distintas dimensiones de la etiqueta. 4. Cuando finalmente seleccionamos el tipo de etiqueta, o creamos la nuestra, y presionamos ACEPTAR, el documento se mostrará dividido con el espacio para escribir lo que deseamos colocar a la etiqueta

5. Ahora debemos asociar nuestras viñetas a una fuente de datos o lista de destinatarios, por lo que presionamos en la barra de herramientas el botón ABRIR ORIGEN DE DATOS . Y se no desplegará el cuadro de dialogo donde podremos navegar a través de nuestros dispositivos de almacenamiento, para buscar el archivo que deseamos combinar. Cuando lo seleccionamos y elegimos, hacemos doble clic sobre él o presionamos ABRIR.

6. En este paso del proceso debemos si lo deseamos filtrar y ordenar nuestra base de datos para seleccionar o incluir en la combinación únicamente los destinatarios que deseamos. Este proceso lo aprendimos en la lección No 36, por lo que pasaremos al siguiente paso. Si ya hubiésemos presionado ACEPTAR, tenemos la opción de volver a la ventana de base de datos para efectuar un nuevo filtrado, o modificar el existente presionando en la base de dato el botón DESTINATARIOS DE COMBINAR CORRESPONDENCIA

7. Ahora nos corresponde insertar los campos que deseamos sean combinados y aparezcan en nuestra etiqueta, automáticamente al seleccionar la fuente de datos, Word incluyó una línea de código que indica que al momento de efectuar la combinación, la información que ahí se combine será del registro siguiente al anterior.

8. En la barra de Herramientas encontramos botones para insertar líneas de saludo

, bloque de

dirección , o campos independientes y específicos de la base de datos. Para insertar campos no contenidos en los bloques previamente creados, presionamos el botón INSERTAR CAMPOS

COMBINADOS en la barra de herramientas de Combinación De Correspondencia. Para la etiqueta que estamos elaborando colocaremos únicamente el BLOQUE DE DIRECCIÓN. Deberemos colocar manualmente el bloque de dirección ó la información que deseamos colocar en cada una de las etiquetas que tenga la página. Recordemos que también debemos hacer en este punto las modificaciones en el formato de la fuente como negrita, cursiva, subrayada, color y tamaño de la fuente, etc.

9. Ya hemos insertado al documento los campos de combinación y seleccionado el origen de los datos, estamos listos para terminar la combinación sin embargo podemos tener una vista preliminar de nuestra viñetas. Para ello presionamos el botón VER DATOS COMBINADOS

10. Para finalizar la combinación tenemos la opción de mandar la combinación directamente a la impresora , en un archivo nuevo ó por correo electrónico . Si seleccionamos Combinar en la impresora debemos darle ACEPTAR al cuadro de dialogo que nos pregunta cuales registros deseamos combinar, Luego se nos abrirá el cuadro de diálogo de impresión, y al presionar ACEPTAR iniciará la combinación directamente en el impresor. 11. Si así lo deseamos podemos guardar el archivo de combinación para utilizarlos posteriormente con otro filtrado, con otra lista de destinatarios, etc.

INSERTANDO HIPERVÍNCULOS Un hipervínculo es un elemento de un documento electrónico que hace referencia a otro recurso, por ejemplo, otro documento, una página web, una imagen, o un punto específico del mismo o de otro documento. Word nos ofrece la posibilidad de insertar hipervínculos para enriquecer nuestro documento y acceder más fácilmente a otro tipo de recursos como los mencionados. En Word, un hipervínculo se marca en color, y en él podemos hacer clic para abrir cualquiera de los elementos siguientes:    

Un archivo Una ubicación en un archivo Una página web en Internet Una página web en una Intranet

Los hiperenlaces son parte fundamental de la arquitectura de la World Wide Web, pero el concepto no se limita al HTML o a la Web. Casi cualquier medio electrónico puede emplear alguna forma de hiperenlace. Insertando un Hipervínculo Para crear un hipervínculo en Word debemos seguir los pasos siguientes: 1. Vamos al menú INSERTAR, y ahí escogemos HIPERVÍNCULO

2. Al hacer esto, se desplegará la siguiente ventana:

32 3. También lo podemos hacer dando clic derecho sobre la palabra en la cual queremos insertar el hipervínculo, y escogiendo la opción HIPERVÍNCULO en el menú contextual que se despliega. En este caso, a la hacer esta acción, también se nos mostrará la ventana anterior.

Vinculando con una página web Como se mencionó, podemos hacer un hipervínculo que nos lleve a diferentes recursos (un archivo, una página web, una página en Internet, etc.) Vamos a realizar un ejemplo para ilustrar el caso de hacer un hiperenlace a una página web. Para ello utilizaremos el siguiente texto.

1. En este ejemplo, escogeremos la palabra Renacimiento para hacer el hipervínculo. Lo que nos interesa es crear un hiperenlace que nos lleve a una página en Internet en donde se nos dé información sobre este período de la Historia. 2. Seleccionamos la palabra, y le damos clic izquierdo. Inmediatamente aparecerá la ventana que mencionamos, y ahí escogemos HIPERVÍNCULO.

3. Al aparecer la ventana, nos da la opción que dice DIRECCION, a donde queremos vincular el texto. En este caso, hemos escrito el sitio web http://es.wikipedia.org/wiki/Renacimiento para vincular. Una vez escrita la página web, se le da ACEPTAR.

Inmediatamente aparecerá el hipervínculo, y la palabra cambia de color. Al dar clic sobre ella, inmediatamente nos remitirá a la página web deseada.

Vinculando con un archivo 1. Puede ser también que queramos enlazar nuestro texto con otro archivo (de texto, video, audio, imagen, etc.). Para ello, nuevamente seleccionamos la palabra, le damos clic derecho, seleccionamos HIPERVÍNCULO, y nuevamente aparecerá nuestra ventana. Aquí se nos presentan dos opciones: 

Si ya conocemos la ruta de cómo llegar al nombre del archivo hacia el cual vamos a vincular, solo la escribimos en el espacio Cuadro de texto DIRECCIÓN, en este caso estamos vinculando la palabra Renacimiento a otro archivo de Word llamado “Historia del Renacimiento”.



Usualmente, no conocemos el nombre exacto de la ruta donde está el archivo que queremos vincular. Pero para ello, Word nos da una ventana de explorador de archivos, aquí podremos buscar y seleccionar el archivo a vincular, y le damos aceptar. Inmediatamente aparecerá el hipervínculo y la palabra cambiará de color.

Otras opciones con hipervínculos Word nos ofrece también de Modificar, Copiar o Quitar un Hipervínculo, entre otras opciones. Para ello: Damos clic derecho sobre el hipervínculo, y escogemos la opción de lo que deseamos hacer. Si lo que queremos es quitar o eliminar el hipervínculo, seleccionamos QUITAR HIPERVÍNCULO. Inmediatamente desaparecerá, y la palabra ya no estará marcada.

CREANDO RÓTULOS CON WORD ART Una forma distinta de colocar Títulos, o resaltar un fragmento del documento que estamos elaborando es utilizando la herramienta WORDART. Esta nos permite colocar nuestro texto en forma de rótulo resaltado y sofisticado, y que a la vez podremos mover y colocaren cualquier parte del documento. 1. Para activar la herramienta WORDART tenemos dos opciones de hacerlo: Primero en el menú INSERTAR seleccionamos la opción IMAGEN, y luego WORDART. Segundo en la barra de herramientas DIBUJO el botón WORDART.

2. Al activar la herramienta WORDART se nos mostrará la galería de WORDART. Esta galería es una colección de estilos predefinidos que nos muestras las opciones entre las que podemos elegir para crear nuestro rótulo ó título. Para aplicar un estilo de la galería basta con que hagamos clic sobre el cuadro que lo contiene y luego presionemos ACEPTAR.

3. posteriormente se desplegará un cuadro de diálogo en el cual debemos escribir el texto que deseamos contenga nuestro rótulo. En este cuadro de texto podemos aplicar algunos atributos, como por ejemplo el tipo de fuente, el tamaño de la fuente, Estilo de la fuente (Negrita ó cursiva). Estos atributos serán aplicados al diseño final de nuestro rótulo.

4. Cuando hemos escrito el texto que deseamos para nuestro rótulos, presionamos el botón ACEPTAR.

5. Al Presionar ACEPTAR, nuestro rótulo se habrá creado y se habrá insertado en el lugar donde teníamos el punto de inserción de nuestro documento antes de que iniciáramos su creación.

MODIFICANDO RÓTULOS DE WORD ART Los rótulos de WordArt ya creados también pueden ser modificados y personalizados, si alguna característica del estilo que elegimos no nos es agradable, incluso podemos cambiar el estilo a un rótulo ya creado. De igual manera si el texto del rótulo deseamos editarlo cambiando sus atributos, el relleno, el sombreado, etc. podremos hacerlo.

1. Para iniciar la modificación de un rótulo de WordArt debemos seleccionar el rótulo que deseamos modificar. Inmediatamente se nos activará la barra de herramientas de WORDART. Esta nos será de mucha utilidad para poder modificar los diversos características del rótulo

2. El primer botón INSERTAR WORDART, nos permite crear un nuevo rótulo sin afectar en nada al actual.

3. Con el botón MODIFICAR TEXTO, se nos activará de nuevo el cuadro de dialogó MODIFICAR TEXTO DE WORDART, y nos permitirá que eliminemos, agreguemos o cambiemos completamente el texto de nuestro rótulo. De igual manera podremos cambiar los atributos como el tipo de fuente, tamaño y estilo. Al presionar ACEPTAR los cambios en el texto se reflejarán inmediatamente en el Rotulo. Como podemos observar podemos crear rótulos de varias líneas, para ello solamente tenemos que presionar ENTER al momento de escribir el texto para crear las líneas. 4. Como podemos observar al modificar el texto el tamaño del rótulo no se vio afectado, por lo que para obtener un rotulo mas grande o mas pequeño también podemos modificar su tamaña arrastrando los puntos guía que rodean el rótulo.

5. El siguiente botón de la barra de herramientas WORDART es GALERÍA DE WORDART . Con este botón podemos cambiar el estilo de rótulo que seleccionamos, por cualquiera otro de los estilos de la Galería. Al seleccionar el estilo deseado damos clic en el botón ACEPTAR y los cambios se actualizarán en el rótulo.

6. Con las opciones que se nos presentan en el

botón FORMATO DE WORDART de la barra de herramientas, tenemos acceso a las distintas opciones de formato de imagen vistas en lecciones anteriores. Es decir aquí podremos cambiar el rellenos de del texto del rótulo, El Tamaño, el diseño y ajuste que tendrá con el texto. Veamos en este ejemplo como podemos cambiar el relleno del texto. Utilizaremos un efecto de relleno DEGRADADO, y utilizaremos colores preestablecidos y el estilo PAVO REAL.

7. El botón FORMA DE WORDART nos ofrece algunos opciones para modificar la forma que tendrá nuestro rótulo. Estas formas regularmente son figuras geométricas que toman las letras en el rótulo. En nuestro ejemplo utilizaremos una forma CONCAVA. Para seleccionar un estilo solamente hacemos clic sobre la forma que deseamos y esta se actualizará automáticamente.

8. Posteriormente tenemos dos herramientas que nos permitirán si lo deseamos hacer que todas las letras del rótulo sean del mismo tamaño, este es el botón MISMO ALTO DE LAS LETRAS DE WORDART , el otro botón TEXTO DE WORDART horizontal a vertical.

nos permite cambiar el rótulo de

9. Tenemos también el botón ALINEACIÓN . Que permite alinear las distintas líneas del texto, dentro del rótulo, centrada, a la izquierda, derecha, justificada, etc. 10. El último botón de esta barra de herramientas es ESPACIO ENTRE CARACTERES DE WORDART . Este botón nos permite aumentar o disminuir los espacios entre caracteres del texto del rótulo.

ENUMERANDO Y COLOCANDO TÍTULO A LAS IMÁGENES Cuando tenemos un documento al que agregaremos varias imágenes, gráficos, organigramas, etc. Word nos ofrece una opción para numerarlas automáticamente y llevar un mejor control de todas ellas. Este control y numeración nos puede servir para luego mas adelante en el documento poder hacer referencia a las gráficas o imágenes en base a su número. Los Títulos a los que nos referiremos en la presente lección, están compuestos por dos partes principales: una Etiqueta que puede ir apareciendo automáticamente junto con el número, y que podremos personalizar a nuestra conveniencia. La segunda parte es un nombre o frase o explicación sobre el grafico. Esta segunda parte al ser específica para cada gráfico debemos digitarla para cada una de las imágenes, sin embargo esta segunda parte no será estrictamente necesario que se coloque aunque si le da mejor presentación y formalidad a nuestros documentos.

Antes de iniciar la numeración de estas imágenes, debemos tener claro, cuáles son las imágenes ó gráficos a los que deseamos colocar títulos. Por ejemplo podríamos llevar una numeración para las gráficas estadísticas, otra para el resto de imágenes como fotografías, gráficos, organigramas, etc. Cada uno de estos llevará una etiqueta que podrían ser: GRAFICO E IMAGEN, por ejemplo. Veamos ahora como configurar y utilizar esta herramienta. 1. El primer paso se debe realizar cuando se ha insertado la primera imagen que deseamos llevar numeración. Sobre la imagen damos un clic derecho y en el menú contextual que se desplegará elegimos TITULO 2. Al seleccionar título se activará el cuadro de diálogo TITULO, en el cual podremos hacer todas las configuraciones y ajustes necesarios. 3. En este cuadro de diálogo podemos ver, en el primer cuadro de texto: TITULO, cuál será la etiqueta que le agregará a la gráfica actual, esta incluye además de la etiqueta el número.

4. También se observa en este cuadro de diálogo como un cuadro de lista llamado ROTULO. En este cuadro de texto podemos elegir o cambiar una etiqueta distinta para la imagen actual. En nuestro caso la etiqueta que deseamos es GRAFICO.

5. Sin embargo, en la lista actual no hay ninguna etiqueta o rotulo llamado gráfico. Cuando la etiqueta deseada no aparece nosotros podemos crearlo. Para ello presionamos el botón NUEVO ROTULO. 6. Al presionar NUEVO ROTULO, se desplegara un pequeño cuadro de diálogo donde podemos escribir el nombre para el nuevo rotulo. Aquí digitamos el nombre y luego presionamos ACEPTAR.

7. Al presionar ACEPTAR este rótulo se agregará a la lista, y se podrá tomar en cuenta para llevar una numeración con él.

8. Ahora tenemos que asociar este nuevo rotulo a un tipo de objeto o imagen, para el que deseemos que aparezca. En este ejemplo por ser Gráficos estadísticos, con los que deseamos utilizarlos, debemos asociarlo a objetos de Gráficos de Microsoft Graph. Para hacer esta asociación presionamos el botón AUTOTITULO, con esto se nos desplegará un cuadro donde nos aparecerá un listado con los objetos a los que podemos asociar el rotulo seleccionado en la parte inferior. Al finalizar presionamos ACEPTAR. Es de mencionar que podemos asociar un rotulo a varios tipos de objetos.

9. También podemos determinar que tipo de numeración tenga nuestro titulo. Para ello presionamos el botón Numeración seleccionando el Rotulo para el cual deseamos hacer la modificación y elegimos que tipo de numeración deseamos. Por ejemplo Romanos, letras, números, etc.

10. Finalmente podemos también configurar lo posición en la que deseamos que aparezca nuestro TITULO. Esto se encuentra en el cuadro POSICIÓN. Aquí podemos elegir entre las dos alternativas que se nos presentan Encima del gráfico o debajo de él.

11. Finalmente presionamos ACETAR y nuestro titulo aparecerá en la posición que lo hayamos dispuesto, y podremos digitar si así lo deseamos un nombre o una explicación al gráfico.

Es importante mencionar que de esta manera cada vez que insertemos un gráfico estadístico a nuestro documento siempre aparecerá para cada gráfico nuevo el titulo con el número incrementado. Este mismo procedimiento puede ser utilizado también para otro tipo de objetos no solamente imágenes, entre estas pueden estar tablas, diapositivas de presentaciones de Power Point, Videos, etc.

USANDO Y CONFIGURANDO LA AUTOCORRECCIÓN

Word nos ofrece una herramienta que no solo nos ayuda a editar nuestros documentos sino también a corregir errores cuando digitamos el texto. Esta herramienta es conocida como autocorrección, y está activada por defecto. Podemos configurar y modificar las opciones de la autocorrección a través del menú Herramientas, seleccionando Opciones de Autocorrección. Se nos despliega el siguiente cuadro de Texto:

En la lista del final de la ventana podemos encontrar todas las palabras y los símbolos que están considerados para la autocorrección, y las palabras o los símbolos por los que son reemplazados; podemos revisarlos utilizando la barra de desplazamiento. Podemos agregar a esta lista otras palabras que deseamos que siempre que las escribamos sean reemplazadas por su corrección, evitando así que vayan quedando errores ortográficos o de digitación

en nuestro documento, y vamos a la vez aumentando esta lista que ya Word tiene por defecto. Para agregar una palabra a la lista de autocorrección realizamos lo siguiente: 1. Abrimos la ventana de opciones de Autocorrección. Para eso utilizamos el menú HERRAMIENTAS y seleccionamos OPCIONES DE AUTOCORRECCIÓN. 2. En el cuadro de texto CAMBIAR, escribimos la palabra que deseamos que siempre sea reemplazada. 3. En el cuadro de texto POR, escribimos la palabra por la cual queremos que sea reemplazada la palabra errónea o que deseamos reemplazar. 4. Damos clic en el botón AGREGAR. Esto hará que la palabra que acabamos de editar aparezca también en la lista de palabras de autocorrección.

Podemos también modificar o eliminar una palabra de la lista de autocorrección; para esto basta con seleccionar la palabra y hacer las modificaciones necesarias en la palabra a reemplazar o la palabra con la que se reemplazará. Se activará el botón REEMPLAZAR. Si lo que deseamos es eliminar una palabra que ya está en la lista de autocorrección la seleccionamos y luego presionamos el botón ELIMINAR.

Cuando una palabra que hayamos escrito ha sido reemplazada por la autocorrección, si nosotros luego colocamos el puntero del mouse sobre esa palabra, aparecerá el símbolo . Este símbolo hará que se nos despliegue un menú que nos ofrece opciones para conservar o deshacer la autocorrección realizada.

CONFIGURANDO Y ESTABLECIENDO EL IDIOMA Word nos ofrece la ventaja de dejarnos configurar el idioma en que estamos escribiendo, ya que muchas de sus herramientas están basadas en los diccionarios de los diferentes idiomas que pueden ser configurados, si estos están disponibles. Entre las herramientas que están basadas en la correcta configuración del idioma están: la corrección de ortografía y gramática, la autocorrección, la traducción y los sinónimos.

Para acceder a la ventana de definición de idioma, lo hacemos a partir del menú HERRAMIENTAS, la opción IDIOMA. Al seleccionar esto nos aparecerá la siguiente ventana:

Word nos permite cambiar el idioma para todo el documento, o para parte del él, pudiendo así utilizar las diferentes herramientas basadas en los diccionarios de idioma en documentos que tengan partes o párrafos en otros idiomas. Para establecer el idioma para una parte específica del texto, hacemos lo siguiente: 1. Seleccionamos la porción del texto a la que deseamos cambiarle el idioma .

2. Abrimos la ventana de definición de idioma. 3. Seleccionamos el idioma en que está el texto. 4. Presionamos ACEPTAR.

El resultado será que Word empezará a revisar automáticamente la ortografía del texto, y las líneas rojas que nos indican errores de ortografía o palabras no encontradas en los diccionarios empezarán a desparecer. 46

USO DE SINÓNIMOS Word nos ofrece una herramienta que nos permite enriquecer el lenguaje con el que estamos redactando nuestros documentos. Esta herramienta son los sinónimos, que también está basada en los diccionarios disponibles para los diferentes idiomas del texto.

A través de esta herramienta podemos elegir de una lista de palabras, con significado similar, cuál es la que más se adecua al contexto del documento o palabras más refinadas y bonitas para expresar lo que queremos decir. Esta herramienta está disponible desde el menú HERRAMIENTAS, IDIOMA y la opción SINÓNIMOS.

Cuando entramos a la opción de sinónimos, se despliega un panel de tareas al lado derecho, donde tenemos las opciones de búsqueda de sinónimos. Este panel de tareas está compuesto por un cuadro de texto en el que podemos escribir la palabra que deseamos buscar. Si nosotros abrimos este panel de tareas mientras tenemos el punto de inserción sobre una palabra específica, por defecto en el cuadro de texto Buscar aparecerá esa palabra y se habrá hecho la búsqueda para esa palabra. En el ejemplo que aquí se muestra el punto de inserción estaba colocado sobre la palabra “preciso” en el texto del documento, es por esta razón que ésa es la palabra para la que automáticamente se realizó la búsqueda. Posteriormente aparece el idioma o diccionario en el cual se ha realizado la búsqueda de los sinónimos. Finalmente en la lista aparecen los sinónimos asociados a una palabra o a un significado. Entre toda esta lista podemos elegir la palabra que más se adecue a lo que queremos expresar.

Cuando identificamos y elegimos de la lista la palabra que más se adecua a nuestras necesidades, entonces colocamos el puntero del mouse sobre la palabra y aparecerá una caja en la que se encuentra una flecha que nos desplegará las posibles acciones que podemos realizar con esa palabra.

La opción hará que la palabra que originalmente se escribió en el texto (en nuestro ejemplo preciso), sea reemplazada por la palabra elegida (Correcto, para nuestro ejemplo). Hará que la palabra se copie al Portapapeles y luego podamos pegarla en cualquier lugar donde nosotros lo deseemos. Finalmente realiza una nueva búsqueda de sinónimos a partir de la palabra elegida, es decir ya no de la palabra original que se encuentra en el texto, sino de la palabra que se eligió como sinónimo de la original. Cuando hemos finalizado la operación con los sinónimos, cerramos el panel de tarea de los sinónimos, dando clic en el botón CERRAR

Podemos tener además una versión más rápida y resumida del uso de sinónimos si damos clic derecho sobre una palabra, se nos despliega un menú contextual; ahí seleccionamos SINÓNIMOS y luego se nos desplegarán algunos de los sinónimos que se nos aparecieron en el panel de tareas. Si damos clic en una de ellas estaremos reemplazando la palabra sobre la cual hicimos clic derecho. Si ninguno de estos sinónimos es el adecuado para nuestro documento, también se nos presenta al final la opción SINÓNIMOS, en la cual se nos abrirá el panel de tareas de sinónimos.

TRADUCIENDO EN WORD Otra ventaja que nos ofrece Word es que nos permite traducir palabras o frases a otros idiomas. Esta función es muy útil cuando en un texto hay palabras o términos que no comprendemos exactamente cuál es su significado en nuestro idioma. Esta es otra función basada en el idioma y los diccionarios de Word, y la podemos acceder desde el menú HERRAMIENTAS, IDIOMA, TRADUCIR

Cuando entramos al traductor se nos abrirá un panel de tareas donde tendremos las opciones de buscar significados a los distintos idiomas. 49

Este panel nos presenta los siguientes elementos: Un cuadro de texto BUSCAR: en el cual debemos escribir la palabra que deseamos traducir. Un cuadro de texto en donde definimos el modo en el cual estamos definiendo cuáles diccionarios son los que deseamos utilizar. Si los de sinónimos de los diferentes idiomas instalados o el modo de traducción, que es el que ya aparece seleccionado cuando entramos a esta herramienta. Luego aparece la parte del cuadro donde podemos configurar las opciones de traducción: Para configurar la traducción tenemos “TRADUCIR UNA PALABRA O FRASE” DE : aquí elegimos de la lista los diccionarios en los distintos idiomas que están instalados, cuál es el idioma en que está la palabra o frase que deseamos traducir. A: Aquí también elegimos de la lista de diccionarios instalados, el idioma al que deseamos que se haga la traducción. Aparece también un hipervínculo con el texto Opciones de traducción… si hacemos clic en él nos aparecerán las distintas combinaciones de idiomas entre los que podemos hacer traducciones. Esto dependerá de los diccionarios que hayan sido instalados en nuestra computadora. 50

Finalmente encontramos el espacio donde se aparecen los resultados de la búsqueda de la traducción. Aquí aparecen la traducción con el tipo de palabra que es, y algunos ejemplos para que comprendamos mejor su significado. Para cerrar el panel de tareas de traducción basta con presionar:

Podemos también acceder al panel de tareas de traducción a través del menú contextual. Para ello hacemos clic derecho sobre la palabra que deseemos traducir, y se nos desplegará un menú, en el cual elegimos la opción TRADUCIR.

TRABAJANDO CON TABULADORES Los tabuladores se utilizan para fijar sangría en un lugar exacto y determinar con anterioridad intervalos fijos para inserción de texto dentro de una página. Podemos utilizar la tecla TAB para mover el punto de inserción al siguiente tabulador. Word nos proporciona tabuladores por defecto cada media pulgada. Debido a que nuestro documento probablemente requiera diferentes tipos de tabulación, nosotros podemos definir nuestros propios tabuladores.

Ajustando tabuladores utilizando la regla Seleccionamos la porción de texto del cual deseamos cambiar los tabuladores. Seleccionamos el tipo de tabulación que requerimos, para ello damos clic en el botón de tabulación al lado izquierdo de la regla.

Ahora veamos la descripción y función de los tabuladores:

Ajustando tabuladores utilizando el cuadro de diálogo de tabuladores . 51 Cuando en nuestro documento tenemos necesidad de trabajar con varios tabuladores, será más fácil determinarlos, utilizando el cuadro de diálogo de tabulaciones, que se puede acceder desde el menú FORMATO, la opción TABULACIONES. Aquí podemos definir los tabuladores de una forma precisa y exacta.

Establezcamos los siguientes tabuladores: 2 cm . Alineación izquierda 52 6 cm . Alineación izquierda, relleno de puntos 6.75 cm . Alineación decimal 9 cm . Alineación centrada 12 cm . Alineación derecha El cuadro de texto tabulaciones quedará de la siguiente manera:

Si le damos aceptar, podremos observar que la regla queda configurada de la siguiente manera:

Y el resultado que podremos obtener si presionamos TAB, digitamos el nombre de la asignatura, TAB, TAB, digitamos la Nota, TAB, digitamos el valor cualitativo de la nota, TAB, digitamos aprobado o reprobado; será:

APLICANDO BORDES Muchas veces tenemos necesidad de resaltar un texto específico porque deseamos que este sobresalga y se distinga del resto. Para eso tenemos herramientas como los estilos de fuente, el tamaño, etc. Pero también podemos resaltar y realzar un texto utilizando bordes y sombreados, que nos permiten enmarcar el texto que deseamos resaltar entre líneas y / o sombreados. Esta herramienta está disponible en el menú FORMATO y la opción BORDES Y SOMBREADOS.

Esta opción nos desplegará un cuadro de diálogo, en el que podremos configurar las diferentes opciones de bordes y sombreados que Word nos ofrece.

Este cuadro de diálogo está compuesto por tres fichas; nosotros nos concentraremos en esta lección en la primera: BORDES.

Para colocar bordes a un texto basta con que seleccionemos el texto al que deseamos colocarle borde, y luego entremos al menĂş FORMATO, BORDES Y SOMBREADO. Configuramos el color, estilo, y ancho de la lĂnea del borde y presionamos aceptar.

Para la anterior configuración de borde el resultado a obtener es el siguiente:

INSERTANDO BORDES A LA PÁGINA Muchas veces tenemos necesidad de realizar trabajos particulares o decorar nuestro documento de una manera especial. Colocar un borde alrededor de toda la página resulta una forma estética y le da buen aspecto a nuestros trabajos. Para realizar esta acción nos vamos al menú FORMATO y la opción BORDES Y SOMBREADO. Cuando damos clic nos aparecerá el cuadro de dialogo de bordes y sombreado, aquí seleccionamos la ficha BORDE DE PAGINA

En este cuadro de texto podremos configurar el borde para la p谩gina. Y los elementos que lo componen son:

Algunos ejemplos de diferentes configuraciones de bordes los vemos a continuaci贸n:

57 UTILIZANDO SOMBREADOS Muchas veces podemos tener la necesidad de resaltar una parte del texto, de manera que tenga una presentaci贸n distinguida y elegante. Word nos ofrece maneras para resaltar nuestro texto: los resaltados y sombreados. RESALTADO El primero que veremos ser谩 el resaltado. Esta es una opci贸n que nos permite, de igual manera que un plum贸n fluorescente, resaltar una idea importante o central en un texto, para que posteriormente, cuando estemos volviendo a revisar todo el documento, tengamos ya marcada la idea central o partes importantes del mismo. Para utilizar el resaltador, lo podemos acceder desde la barra de herramientas FORMATO.

Los pasos para utilizar esta herramienta: tenemos en primer lugar que seleccionar el texto que queremos resaltar.

Luego seleccionamos el color con el cual deseamos resaltar el texto. Para eso hacemos clic en la flecha hacia abajo a la derecha del botón resaltar, y seleccionamos el color deseado, haciendo clic sobre el mismo. Inmediatamente nuestro texto será resaltado. Si ya hemos utilizado anteriormente el resaltador en nuestro documento, o estamos de acuerdo con el color que éste trae por defecto, ya no es necesario seleccionar un color, por lo que al tener el texto seleccionado basta con que presionemos el botón RESALTAR.

Si deseamos en algún momento quitar o cambiar el color del resaltado que pudimos haber realizado, tenemos que seleccionar nuevamente el texto, y nuevamente presionando la flecha hacia abajo a la derecha del botón RESALTAR, seleccionamos el nuevo color deseado; o si deseamos quitarlo, seleccionamos NINGUNO, para que el resaltado desaparezca. SOMBREADO: 58 El sombreado es otra herramienta que nos sirve para marcar y darle realce al texto, o a una idea dentro del mismo. Esta nos ofrece la ventaja de que puede aplicarse a párrafos completos y combinarse con los marcos para lograr entre ambos una mejor presentación. Para aplicar los sombreados lo primero que debemos hacer es seleccionar el texto o el párrafo al que deseamos sombrear. A continuación seleccionamos dentro del menú FORMATO la opción BORDES Y SOMBREADO. Aquí seleccionamos la ficha SOMBREADO

En este cuadro podemos configurar el sombreado de manera que sea agradable para nosotros. En la primera parte del cuadro de diálogo encontramos la sección RELLENO, aquí podemos seleccionar de la paleta de colores que se nos muestra cuál es el que deseamos aplicar como sombreado al texto seleccionado. Nos ofrece además un botón MÁS COLORES, que nos permite aumentar la variedad de colores entre los que podemos elegir o hasta construir nuestros propios colores personalizados.

A continuación encontramos la Sección TRAMAS. Aquí encontramos dos cuadros de lista en los que podemos seleccionar una trama o patrón que seguirá el sombreado, además del color seleccionado, Entre estos están porcentajes de transparencia del color seleccionado o patrones como líneas en distintas direcciones. El primero de estos cuadros de texto es ESTILO. Aquí seleccionamos el porcentaje de transparencia o la trama a seguir. Cuando hemos seleccionado una de ellas se activa el segundo cuadro de lista llamado COLOR, aquí seleccionamos el color del estilo de trama que hemos seleccionado. En la sección VISTA PREVIA tenemos una presentación preliminar de cómo lucirá nuestro sombreado, pero también nos presenta otro cuadro de lista, llamado APLICAR A: en donde podemos elegir si este sombreado lo queremos aplicar al TEXTO (es decir palabra por palabra) o al PÁRRAFO (el párrafo visto como un solo texto, no por palabras)

Aplicando el sombreado Relleno color verde claro, trama con estilo cuadrícula clara y color gris 25%, el resultado obtenido es:

TRABAJANDO CON AUTOFORMAS Las autoformas son figuras pre elaboradas que Word nos ofrece para poder crear gráficos o recursos visuales y enriquecer con ellos nuestros documentos. Existe una gran cantidad de autoformas, Aquí utilizaremos una de prueba y ejemplo, sin embargo todas ellas se comportan de la misma manera. Para insertar una autoforma debemos seguir los siguientes pasos: 1. En el menú INSERTAR, seleccionamos la opción IMAGEN y finalmente seleccionamos AUTOFORMAS.

60 2. Se nos desplegará una barra de herramientas de autoformas, donde están la distintas autoforma que Word nos provee agrupada en distintas categorías para facilitarnos su búsqueda e identificación, según el gráfico que deseemos hacer.

3. Buscamos entre las distintas categorías la autoforma deseada y hacemos clic en ella. En nuestro ejemplo insertaremos un SOL.

4. Inmediatamente el puntero del Mouse cambia su forma y se vuelve una cruz delgada y en el documento aparecerá un LIENZO DE DIBUJO y la barra de herramientas LIENZO DE DIBUJO, que nos ayudará a controlarlo. El Lienzo de dibujo es un área de trabajo para crear o colocar nuestros gráficos, sin embargo no es necesario utilizarla todo el tiempo. Además si deseamos crear dibujos para Lugo alinearlo o colocarlo en el texto es mejor hacerlo directamente con la figura. Cuando no deseamos utilizar el LIENZO DE DIBUJO, presionamos la tecla ESCAPE y este desaparecerá y podremos insertar la autoforma directamente en el documento.

5. Para dibujar finalmente la autoforma podemos simplemente hacer clic en el lugar donde deseamos colocarla y esta aparecerá con el tamaño y formato predeterminado. Si no deseamos esto podemos hacer clic en un lugar inicial y luego arrastrar hasta una esquina opuesta para determinar el tamaño que deseamos darle

Podemos observar aquí los elementos que componen las autoformas: 

Las líneas guías para modificar El tamaño



El punto de Rotación: es el punto de color verde y es el que nos ayudará a rotar o girar la imagen de una manera rápida si necesitamos hacerlo.



El punto para modificar la forma. Este se mueve hacia adentro y hacia fuera de la autoforma para modificar la forma, veamos algunos ejemplo de cómo se utiliza este punto:

Estas autoformas pueden ampliarse o reducirse, rellenarlas con distintos colores o efectos, girarse, recortarse, cambiar el ajuste con el texto, etc. en fin todo lo que vimos en las lecciones de la 15 a la 21 del presente curso. Veamos como se vería nuestro ejemplo con un efecto de relleno. Primero en el cuadro de dialogó FORMATO DE AUTOFORMA (El cual se encuentra haciendo clic derecho sobre la autoforma y luego seleccionando propiedades, o en el menú FORMATO y la opción AUTOFORMA) seleccionamos ficha COLORES Y LINEAS. Aquí nos vamos a RELLENO y en el cuadro de COLOR nos vamos hasta la opción efectos de relleno. Seleccionamos la ficha DEGRADADO y colocamos como color 1 NARANAJA CLARO y como Color 2 AMARILLO. Y elegimos un degradado desde el centro. 62

Al darle ACEPTAR, el resultado que obtendremos será:

Podemos también agregarle texto a nuestras autoformas, esto para poder hacer que nuestros diagramas o gráficos contengan reflejen mas información además de lo que queremos que representen con ellos. Para añadir texto a una autoforma Damos clic derecho sobre ella y luego en el menú contextual seleccionamos la opción AGREGAR TEXTO.

Al hacer esto el punto de inserción se colocará dentro de la autoforma y podremos escribir dentro de ella lo que deseemos, e igualmente que como si estuviéramos fuera de la autoforma podremos formatear el texto cambiándole color, tipo de fuente, tamaño de la fuente, espaciado interlineal, etc.

Finalmente como dijimos antes las distintas autoformas están agrupadas en distintas categorías, para ayudarnos a encontrar la autoforma que necesitemos de una forma mas rápida, esta clasificación está hecha en base a la función o el tipo de gráfico que deseemos hacer veamos cuales son esas categorías:

TRABAJANDO CON CUADROS DE TEXTO Los cuadros de texto son autoformas especialmente creadas para contener texto, pero que al estar ya pres configurados para esto nos facilitan la creación de diagramas, gráficos, cuadros resumen, etc. a los que necesitamos agregar texto. Los cuadros de texto nos pueden ayudar también a colocar información flotante o complementaria al documento que estamos elaborando. Por ejemplo colocar recuadros con una frase sobresaliente del texto o que alguna persona citada haya dicho. Estos al ser una autoforma también pueden aplicárseles todas las características vistas de las lecciones 15 a la 21. Veamos ahora como insertar un cuadro de texto: 1. Nos vamos al menú INSERTAR y elegimos la opción CUADRO DE TEXTO. También podemos encontrar los cuadros de texto en la barra de herramientas DIBUJO, y el botón CUADRO DE TEXTO.

2. Al hacer esto el puntero del Mouse cambiara su apariencia a una cruz de líneas delgadas. Aquí podremos dibujar nuestro cuadro de texto haciendo clic desde una esquina hasta la opuesta para determinar el tamaño que deseamos de nuestro cuadro de texto.

3. Al terminar de dibujar el cuadro de texto, automáticamente se colocará en su interior el punto de inserción, listo para que iniciemos la introducción de texto dentro del cuadro.

Como decíamos al inicio de la lección un cuadro de texto nos puede servir para crear diagramas y gráficos que necesiten contener texto para hacerlos mas explícitos y claros. Estos los podemos combinar con otras autoformas u otras imágenes para crear lo que necesitamos. Veamos ahora algunas ideas.

Cuadros Sinópticos: Para crear un cuadro sinóptico insertamos la cantidad de cuadros de texto que necesitemos para contener el texto que debemos escribir

Insertamos ahora algunas llaves o algunos elementos que nos permitan unir y crear un mejor visualización de la información presentada y acomodamos de una mejor manera los cuadros de texto. El resultado será.

Para evitar que los cuadros de texto o las autoformas o imágenes utilizadas en nuestros diagramas se muevan o desordenes, causando que prácticamente estos diagramas se destruyan, podemos utilizar otra herramienta de Word. La cual consiste en AGRUPAR o unir como si fuera una sola imagen todos los elementos que lo componen. Para AGRUPAR varias imágenes: 1. seleccionamos todos los elementos. Para ello podemos utilizar la herramienta SELECCIÓN DE OBJETOS, de la barra de herramientas DIBUJO. Con esta herramienta podremos arrastrar el Mouse sobre todos los elementos que deseamos agrupar o seleccionar.

2. posteriormente hacemos un clic derecho sobre cualquiera de los elementos, y el menú contextual desplegado seleccionamos AGRUPAR.

El resultado será una imagen que ya no se desordenará, ya que los distinto elementos mantendrán su posición con respecto a los demás aunque lo cambiemos de ubicación dentro del documento.

Diagramas de Flujo o Flujo gramas.

Estos diagramas nos sirven para modelar o representar un proceso o el flujo de información, de proceso o transformación que una materia prima o la información debe pasar. Estos están compuestos por varias autoformas distintas y siempre llevan un texto que representa el número de operación y un resumen en lo que cada una consiste. Crearlos debemos insertar las autoformas necesarias y el texto necesario ya sea dentro de ellas o en cuadros de texto separadas, y luego unirlos a través de líneas Veamos un ejemplo:

Otros ejemplos de diagramas que podemos crear son:

Grรกficos de Caja Negra.

Diagramas Causa Efecto

Estos son algunos ejemplos de diagramas que podemos construir combinando autoformas, e imรกgenes. Sin embargo todo dependerรก de nuestra creatividad para crear los grรกficos y diagramas que necesitamos para nuestros documentos.

1. Formato Personalizado de Celdas a. Cuando crear formatos personalizados La apariencia que pueden adquirir los números en las celdas, pueden variar según el formato que se les asigne y para esto existen varias categorías de formatos. Pero si estas no satisfacen nuestras necesidades, uno mismo puede crear sus propios formatos de números personalizados.

Ejemplo de formatos tradicionales existentes en Excel: 1 2 3 4 5

A 3,473.50 S/.672.25 13.70% -79.5 04-Jun

DESCRIPCIÓN Estilo millares #,##0.00 Estilo moneda S/. #,##0.00 Estilo porcentual 0.00% Negativos entre paréntesis 0 Fechas con día y mes d-mmm

Ejemplo de formatos personalizados creados por el usuario: 6 7 8 9 10

A 64.5 Kg 37.4 º C 254 IGV 19% 4 puntos

DESCRIPCIÓN Para pesos en kilogramos 0.0 “Kg” Grados centígrados 0.0”ºC” Para códigos 0 Texto y porcentaje “IGV” 0% Número y texto 0 “puntos”

Tenga en cuenta que en todos los ejemplos anteriores las celdas tienen datos numéricos y aunque el formato ha cambiado su apariencia, “el contenido de ellas sigue siendo numérico” y puede operarse matemáticamente en cualquier fórmula. Nota.-

Cuando se crean formatos personalizados, estos formatos solo tendrán validez dentro del libro en el cual se crearon.

Para poder crear formatos personalizados hay que seguir unas cuantas reglas, las cuales pasamos a indicar a continuación: b. Como crear formatos personalizados En el menú Formato/Celdas, elegir la categoría Personalizada:

Escribir aquí el formato personalizado

En la casilla de texto llamada Tipo se pueden definir formatos personalizados o elegir los ya existentes en la lista inferior. Crear un formato de número personalizado 1. Seleccione las celdas a las que desea dar formato. 2. En el menú Formato, haga clic en Celdas y haga clic en la ficha Número. 3. En la lista Categoría, haga clic en una categoría y, a continuación, haga clic en un formato integrado que se asemeje al que se desee. 4. En la lista Categoría, haga clic en Personalizada. 5. En el cuadro Tipo, modifique los códigos de formato de número para crear el formato que desee. Puede especificar hasta cuatro secciones de códigos de formato. Las secciones, separadas por caracteres de punto y coma, definen los formatos de los números positivos, números negativos, valores cero y texto, en ese orden. Si especifica sólo dos secciones, la primera se utiliza para los números positivos y ceros, y la segunda se utiliza para los números negativos. Si especifica sólo una sección, todos los números utilizan ese formato. Si omite una sección, incluya el punto y coma que separa esa sección.

Formato de números positivos

Formato de ceros

#,##0.00_) ; [ROJO](# ,##0.00) ; 0.00 ; “Factura” @ 70

Formato de números negativos Nota.-

Formato de textos

El símbolo de arroba @ representa el contenido de la celda cuando este contenido es del tipo texto.

Utilice códigos de formato que describan cómo desea mostrar un número, una fecha u hora, una moneda, porcentajes o notación científica y un texto o espacio. Ejemplo: A un grupo de celdas con diferentes datos se le da el siguiente formato personalizado: [AZUL]#,##0.00_) ; [ROJO](# ,##0.00) ; “Sin Valor ; @ “anulada” A

DESCRIPCIÓN

-8734.9

Cero

Factura

Texto

6254.258

Número positivo

Boleta

Número negativo

Texto

El resultado final en el rango formateado es el siguiente: 1 2 3 4 5

A -8,734.90 Sin Valor Factura anulada 6,254.26 Boleta anulada

DESCRIPCIÓN Entre paréntesis y color rojo Cero cambia a Sin Valor Se le agrega la palabra anulada Redondea y de color azul Se le agrega la palabra anulada

Como se puede ver, cada celda adquiere el formato que le corresponde según el contenido que esta tenga. c. Códigos de formato de número para fechas y horas Días, meses y años Para presentar días, meses y años, incluya en una sección los siguientes códigos de formato. Si utiliza una "m" inmediatamente detrás del código "h" o "hh", o bien inmediatamente delante del código "ss", Microsoft Excel presentará los minutos en lugar de presentar el mes. Para ver

Use este código

Los meses como 1–12

Los meses como 01–12

Los meses como ene.–dic.

mmm

Los meses como enero–diciembre

mmmm

Los meses como la inicial de cada mes

mmmmm

Los días como 1–31

Los días como 01–31

Los días como lun.–sáb.

ddd

Los días como lunes–sábado

dddd

Los años como 00–99

Los años como 1900–9999

aaaa

Horas, minutos y segundos Para presentar horas, minutos y segundos, incluya en una sección los siguientes códigos de formato. Para ver Las horas como 0–23 Las horas como 00–23 Los minutos como 0–59 Los minutos como 00–59 Los segundos como 0–59 Los segundos como 00–59 Las horas como 4 a.m. La hora como 4:36 p.m. La hora como 4:36:03 p. El tiempo transcurrido en horas; por ejemplo, 25:02 El tiempo transcurrido en minutos; por ejemplo, 63:46 El tiempo transcurrido en segundos Fracciones de segundo

Use este código h hh m mm s ss h a.m./p.m. h:mm a.m./p.m. h:mm:ss a/p [h]:mm [mm]:ss [ss] h:mm:ss.00

Si el formato contiene la indicación a.m. o p.m., la hora se basará en el formato de 12 horas, donde "a.m." o "a" indica las horas desde la medianoche hasta el mediodía y "p.m." o "p" indica las horas desde el mediodía hasta la medianoche. En caso contrario, el reloj se basará en el formato de 24 horas. La letra "m" o las letras "mm" deben aparecer inmediatamente detrás del código "h" o "hh", o bien inmediatamente delante del código "ss"; de lo contrario, Microsoft Excel presentará el mes en lugar de presentar los minutos. d. Códigos de formato de número para posiciones decimales, espacios, colores y condiciones Utilice los códigos de formato de número para crear un formato de número personalizado. Decimales y dígitos significativos Para dar formato a las fracciones o los números con decimales, incluya los siguientes dígitos marcadores en una sección. Si un número tiene más dígitos a la derecha del separador que marcadores en el formato, se redondeará para que tenga tantos decimales como marcadores. Si hay más dígitos a la izquierda del separador que marcadores, se presentarán los dígitos adicionales. Si el formato contiene solamente signos de número (#) a la izquierda del separador, los números menores que la unidad comenzarán por el separador.

muestra únicamente los dígitos significativos y no muestra los ceros sin valor.

(cero) muestra los ceros sin valor si un número tiene menos dígitos que la cantidad ceros en el formato.

agrega los espacios de los ceros sin valor a cada lado del separador decimal, para alinear los decimales con formato de fuente de ancho fijo, como Courier New. También puede utilizarse ? para las fracciones que tengan un número de dígitos variable.

Para ver 1234.59 como 1234.6 8.9 como 8.900 .631 como 0.6 12 como 12.0 y 1234.568 como 1234.57 44.398. 102.65 y 2.8 con decimales alineados 5.25 como 5 1/4 y 5.3 como 5 3/10, con los símbolos de división alineados

Use este código ####.# #.000 0.# #.0# ???.??? # ???/???

Separador de millares Para ver una coma como separador de los millares o para ajustar la escala de un número mediante un múltiplo de mil, incluya una coma en el formato de número. Para ver 12000 como 12,000 12000 como 12 12200000 como 12,2

Use este código #,### #, 0,0,,

Color Para definir el color de una sección del formato, escriba en la sección el nombre de uno de los siguientes ocho colores entre corchetes. El color debe ser el primer elemento de la sección. [NEGRO] [AGUAMARINA]

[AZUL] [VERDE]

[FUCSIA] [BLANCO]

[ROJO] [AMARILLO]

Condiciones Para definir los formatos de número que se aplicarán únicamente si coinciden con las condiciones que se hayan especificado, encierre la condición entre corchetes. La condición consta de un operador de comparación y un valor. Por ejemplo, el siguiente formato muestra los números iguales o inferiores a 100 en color rojo y los números superiores a 100 en color azul. [Rojo][<=100];[Azul][>100] En cambio, para aplicar formatos condicionales a las celdas (por ejemplo, el sombreado de color que depende del valor de una celda) utilice el comando Formato condicional en el menú Formato. e.

Códigos de formato de número para texto y espaciado Agregar caracteres Para ver texto y números en una celda, encierre los caracteres de texto entre comillas ("") o ponga delante de un solo carácter una barra invertida (\). Incluya los caracteres en la sección correspondiente de los códigos de formato. Por ejemplo, introduzca el formato $ 0.00 "Exceso";-$ 0.00 "Defecto" para ver un importe negativo como "-$125.74 Defecto". El espacio y los siguientes caracteres se muestran sin comillas: $ - + / ( ) : ! ^ & ' (comilla simple izquierda) ' (comilla simple derecha) ~ { } = < > Incluir una sección de texto Si se incluye una sección de texto, siempre será la última sección en el formato de número. Incluya el carácter @ en la sección en que desee presentar el texto escrito en la celda. Si se omite el carácter @ en la sección de texto, no se verá el texto que se haya escrito. Si desea ver siempre caracteres de texto específicos con el texto escrito, encierre el texto adicional entre comillas dobles (" "), por ejemplo, "facturación bruta de "@ Si el formato no incluye una sección de texto, el texto que escriba no se verá afectado por el formato. Agregar espacio Para crear un espacio con el ancho de un carácter en un formato de número, incluya un subrayado _ seguido del carácter. Por ejemplo, si después de un subrayado se cierra un paréntesis _) entonces los números positivos se alinearán correctamente con los números negativos que estén entre paréntesis. Repetir caracteres Para repetir el carácter siguiente en el formato para llenar el ancho de la columna, incluya un asterisco (*) en el formato de número. Por ejemplo, introduzca $*=#,##0.00 para incluir suficientes signos = después del signo monetario para llenar una celda. El resultado sería: $=====2,716.25

Eliminar un formato de número personalizado 1.- En el menú Formato, haga clic en Celdas y haga clic en la ficha Número. 2.- En la lista Categoría, haga clic en Personalizada. 3.- En la parte inferior del cuadro Tipo, haga clic en el formato personalizado que desee eliminar. 4.- Haga clic en Eliminar.

Solamente pueden eliminarse los formatos personalizados. Microsoft Excel aplicará el formato predeterminado (General) a todas las celdas del libro a las que se haya dado formato mediante el formato personalizado que se ha eliminado. g. Si las fechas introducidas en la hoja de cálculo no tienen el mismo aspecto Cuando se introduce una fecha en una celda, dicha fecha aparece en un formato de fecha predeterminado o en un formato aplicado a la celda antes de introducir la fecha. El formato de fecha predeterminado se basa en la configuración de la ficha Fecha del cuadro de diálogo Configuración regional, al que se tiene acceso desde el Panel de control de Windows. Si estos valores de fecha han cambiado, cualquier fecha existente en los libros no formateados con el comando Formato de celdas también cambia.

2. Usar Funciones avanzadas para calcular valores Conociendo ya las funciones básicas de Excel, como son: Suma, Promedio, Max, Min, Contar, Contara, Entero, Redondear, Raíz, Pi, Si, Y, O, Buscarv, Buscarh, Subtotales, Indirecto. Las cuales se han visto ya en el primer curso inicial de Excel, ahora veamos algunas otras funciones más avanzadas: Sumar.si, Contar.si, K.esimo.mayor, K.esimo.menor, Redondear.mas, Redondear.menos, Aleatorio, Esblanco, Esnumero, Estexto, Eserror, BdMax, Hoy, Ahora. a. Función SUMAR.SI Suma selectivamente las celdas que coinciden con el argumento criterio. Sintaxis 74

SUMAR.SI (rango;criterio;rango a sumar) Donde: Rango

Es el rango de celdas que se desea evaluar.

Criterio

Es el criterio en forma de número, expresión o texto, que determina qué celdas se van a sumar. Por ejemplo, el argumento criterio puede expresarse como 32; "32"; ">32"; "manzanas"; D4.

Rango a sumar

Son las celdas que se van a sumar. Las celdas contenidas en Rango a sumar se suman sólo si las celdas correspondientes del Rango coinciden con el Criterio. Si Rango a sumar se omite, se suman las celdas contenidas en el argumento Rango.

Ejercicio Nº 1: Cálculos condicionales en bienes inmuebles En una hoja de cálculo en las columnas A, B y C se tiene una relación de las valorizaciones de 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

A B C Valorizacion de varias casas Propietario Carlos Sonia Jorge Sonia Jorge Carlos Sonia TOTAL

Zona Sur Norte Sur Oeste Norte Oeste Norte

S/. S/. S/. S/. S/. S/. S/. S/.

Valorización 114,000.00 120,000.00 186,000.00 75,000.00 222,000.00 150,000.00 90,000.00 957,000.00

E F Totales por Propietario Propietario Carlos Jorge Sonia TOTAL

S/. S/. S/. S/.

Valorización 264,000.00 408,000.00 285,000.00 957,000.00

Total de casas inferiores a 100,000: S/.

165,000.00

varios bienes inmuebles pertenecientes a tres personas. Al lado derecho se quiere calcular a cuánto ascienden los bienes acumulados de cada propietario.

Para calcular la valorización acumulada de las casas de cada propietario haga usted lo siguiente: 1.- En F4 escribir la fórmula:

=SUMAR.SI (A4:A10;E4;C4:C10)

2.- Luego copie esta fórmula en F5 y F6. 3.- En F7 use Autosuma para sumar las tres celdas. Si también se desea calcular la suma de las valorizaciones que son inferiores a 100,000 soles, entonces: 4.- La formula en F11 sería: =SUMAR.SI (C4:C10;"<100000") Note que se ha omitido el Rango a sumar. Como hemos podido ver, esta función puede seleccionar en un rango cuales valores se van a sumar, teniendo en cuenta una cierta condición. Sin embargo, la función solo puede evaluar una sola condición de criterio: Todas las casas que sean de un determinado propietario: =SUMAR.SI (A4:A10;"Jorge";C4:C10) o; todas las casas que se encuentren en una determinada zona: =SUMAR.SI (B4:B10;"Norte";C4:C10) b. La Función CONTAR.SI Cuenta las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio. Sintaxis CONTAR.SI (rango; criterio) Rango

Es el rango de celdas que se desea evaluar.

Criterio

Es el criterio en forma de número, expresión o texto, que determina qué celdas se van a contar. Por ejemplo, el argumento criterio puede expresarse como 32; "32"; ">32"; "manzanas";D4.

La función CONTARSI cuenta el número de veces que aparece un valor en un rango de celdas, por ejemplo: Contar el número de celdas en el rango B4:B10 que contienen el texto "Sur". =CONTAR.SI (B4:B10;"Sur ") Pero, ¿cómo haríamos si se desea sumar todas las valorizaciones de casas ubicadas en una determinada zona y que además pertenezcan a un determinado propietario? Para resolver cálculos condicionales que requieren más de un criterio, entonces se puede hacer uso de la combinación de la función SUMA y la función SI, o también la función CONTAR y la función SI; pero escritas dentro de una fórmula matricial.

Fórmulas Matriciales: c.

Cómo crear un total basándose en varias condiciones

Nota.-

En Excel algunas fórmulas pueden escribirse como fórmulas matriciales. Para esto hay que escribir la fórmula y al finalizar hay que presionar la combinación de teclas Ctrl+Shift+Enter, esto hace que la formula se encierre entre llaves al momento de ingresar a la celda, quedando de esta forma: {=formula}

Primer Caso (para condiciones del tipo Y) Ahora veremos la siguiente fórmula matricial que permitirá calcular el valor total de las valorizaciones de las celdas C4:C10, donde el rango A4:A10 contiene al propietario "Sonia", y el rango B5:B10 contiene la zona denominada "Norte". {=SUMA (SI((A4:A10="Sonia")*(B4:B10="Norte");C4:C10))} Las dos condiciones están encerradas entre paréntesis y entre ellas se escribe el operador de multiplicación, lo cual indica que las dos condiciones deben cumplirse a la vez. (Condición del tipo Y)

Segundo Caso (para condiciones del tipo O) Para calcular el valor total de las valorizaciones de las celdas C4:C10, donde A4:A10 contiene "Carlos" o "Jorge", utilice la siguiente fórmula. {=SUMA (SI((A4:A10 ="Carlos")+(A4:A10 ="Jorge");C4:C10))}

En este caso las dos condiciones encerradas entre paréntesis se escribe con el operador de suma entre ellas, lo cual estaría indicando que es suficiente que se cumpla una de las dos condiciones para que se realice el cálculo. (Condición del tipo O) No olvide que ambas son fórmulas matriciales (están encerradas entre llaves) y deben introducirse presionando al final CTRL+SHIFT+ENTER. Otros ejemplos: Contar el número de veces que aparecen varias condiciones En la siguiente fórmula, cada vez que Excel encuentre "Sonia" en el rango A4:A10, comprobará la presencia del texto "Norte" en la misma fila en la columna B (el rango B4:B10). A continuación, Excel calculará de varios modos, el número de filas que contienen ambos textos. En los tres casos las formulas obtienen el mismo resultado. {=CONTAR (SI ((A4:A10="Sonia")*(B4:B10="Norte");1;0))} o sino así: {=SUMA (SI ((A4:A10="Sonia")*(B4:B10="Norte");1;0))} o también así: {=SUMA (SI (A4:A10="Sonia ";SI(B4:B10="Norte";1;0)))}

En las primeras dos formulas el operador de multiplicación indica que las condiciones son del tipo Y; y en la tercera formula se está utilizando dos funciones SI anidadas, o sea una función SI dentro de otra función SI. Se trata en estos casos de formulas matriciales y deben introducirse presionando al final CTRL+SHIFT+ENTER.

d. Las Funciónes K.ESIMO.MENOR, y K.ESIMO.MAYOR Encuentra los primeros menores o primeros mayores valores de una lista. Sintaxis K.ESIMO.MENOR (rango; posición) K.ESIMO.MAYOR (rango; posición) Rango

es el rango de celdas que se desea analizar.

Posición

es ubicación del número menor o mayor que se desea encontrar. Esto es, para el menor de todos seria 1, para el segundo menor sería 2, etc.

Si se quisiera averiguar cuál es la valorización que ocupa el segundo lugar entre las mayores, Y cuál es la tercera valorización más pequeña, las fórmulas serían: =K.ESIMO.MAYOR(C4:C10;2)

186,000.00

=K.ESIMO.MENOR(C4:C10;3)

114,000.00

e. Las Funciones REDONDEAR.MENOS, y REDONDEAR.MAS Redondea un valor numérico al inmediato inferior o al inmediato superior según la cantidad de decimales que se desee obtener. Sintaxis REDONDEAR.MENOS(valor;posición decimal) REDONDEAR.MAS(valor;posición decimal) Valor

Es la cantidad numérica que se desea redondear.

Posición decimal

Es la cantidad de decimales a los que se desea redondear la cantidad numérica. Si en posición se escribe un número negativo se estará redondeando no los dígitos decimales sino los dígitos enteros.

Si en la celda E4 estuviera escrito el numero 3267.283, las funciones arrojarían los siguientes resultados: =REDONDEAR.MENOS(E4,1)

3267.2

=REDONDEAR.MAS(E4,1)

3267.3

=REDONDEAR.MENOS(E4,0)

3267

=REDONDEAR.MAS(E4,0)

3268

=REDONDEAR.MENOS(E4,-1)

3260

=REDONDEAR.MAS(E4,-1)

3270

=REDONDEAR.MENOS(E4,-3)

3000

=REDONDEAR.MAS(E4,-3)

4000

f. g.

La Función ALEATORIO

Genera un número completamente al azar entre 1 y 0. Sintaxis ALEATORIO() Esta función carece de argumentos.

El siguiente ejemplo simula el lanzamiento de un dado =ENTERO(ALEATORIO()*6)+1 La función Aleatorio multiplicada por 6 generará un número entre 0 y 5.9999. La función Entero truncará la parte decimal de éstos números quedando así enteros del 0 al 5, y al aumentarles 1 éstos finalmente serian números entre 1 y 6. Escrita esta fórmula, bastara con presionar la tecla de función [F9] para recalcular la fórmula y entonces ALEATORIO generará otro número al azar.

h. Las Funciones ES En esta sección se describen 9 funciones para hojas de cálculo que se utilizan para comprobar el tipo de un valor o referencia. Cada una de estas funciones, a las que se conoce como funciones ES, comprueba el tipo del argumento valor y devuelve VERDADERO o FALSO dependiendo del resultado. Por ejemplo, ESBLANCO devuelve el valor lógico VERDADERO si valor es una referencia a una celda vacía, de lo contrario devuelve FALSO.

Sintaxis ESBLANCO(valor) ESERR(valor) ESERROR(valor) ESLOGICO(valor)

ESNOD(valor) ESNOTEXTO(valor) ESNUMERO(valor) ESREF(valor) ESTEXTO(valor) Valor

Función ESBLANCO ESERR ESERROR

ESLOGICO ESNOD ESNOTEXTO

ESNUMERO

Es el valor que se desea probar. Puede ser el valor de una celda vacía, de error, lógico, de texto, numérico, de referencia o un nombre de rango que haga referencia a alguno de los anteriores.

Devuelve VERDADERO si Valor se refiere a una celda vacía. Valor se refiere a cualquier valor de error con excepción de #N/A. Valor se refiere a uno de los valores de error (#N/A, #¡VALOR!, #¡REF!, #¡DIV/0!, #¡NUM!, #¿NOMBRE? o #¡NULO!). Valor se refiere a un valor lógico. Valor se refiere al valor de error #N/A (el valor no está disponible). Valor se refiere a cualquier elemento que no sea texto (observe que esta función devuelve VERDADERO si el valor se refiere a una celda en blanco). Valor se refiere a un número.

ESREF ESTEXTO Nota.-

Valor se refiere a una referencia. Valor se refiere a texto.

Los argumentos valor de las funciones ES no se convierten. Por ejemplo, en la mayoría de las funciones en las que se requiere un número, el valor de texto "19" se convierte en el número 19. Sin embargo, en la fórmula ESNUMERO("19"), "19" no se convierte y ESNUMERO devuelve FALSO.

Cuando usar las funciones ES Las funciones ES son útiles en fórmulas cuando se desea comprobar el resultado de un cálculo. Al combinar esas funciones con la función SI, proporcionan un método para localizar errores en fórmulas (observe los siguientes ejemplos). Ejemplos ESLOGICO(VERDADERO) es igual a VERDADERO ESLOGICO("VERDADERO") es igual a FALSO ESNUMERO(4) es igual a VERDADERO Supongamos que en una hoja el rango A1:A5 muestra los siguientes valores de texto, numérico y de error: "Oro", "Región1", #¡REF!, $ 330.92 y #N/A respectivamente. 1 2 3 4 5

A Sofía Trimestre1 #!REF! $ 330.92 #N/A

ESBLANCO(A1) es igual a FALSO ESERROR(A3) es igual a VERDADERO ESNOD(A3) es igual a FALSO ESNOD(A5) es igual a VERDADERO ESERR(A5) es igual a FALSO ESNUMERO(A4) es igual a VERDADERO (si se introdujo $330.92 como número y no como texto) ESREF(Región1) es igual a VERDADERO (si Región1 se define como un nombre de rango) ESTEXTO(A2) es igual a VERDADERO (si Trimestre1 tiene formato de texto) Supongamos que en otra hoja de cálculo desea calcular el promedio del rango C1:C4, pero no está seguro de que las celdas contienen números. La fórmula PROMEDIO(C1:C4) devolverá el valor de error #¡DIV/0! si C1:C4 no contiene números. Puede utilizar la siguiente fórmula para localizar posibles errores y permitir la realización del cálculo: =SI(ESERROR(PROMEDIO(C1:C4));"No hay Números";PROMEDIO(C1:C4)) i. La Función HOY Da como resultado la fecha del sistema. Sintaxis

HOY()

Esta función carece de argumentos.

=HOY()

daría como resultado:

07/06/2004

j. La Función AHORA Da como resultado la fecha y hora del sistema. Sintaxis

AHORA()

Esta función carece de argumentos.

=AHORA() daría como resultado:

07/06/2004

03:21

Funciones de Bases de Datos BDfunción En esta sección se describen las 12 funciones para hojas de cálculo empleadas para los cálculos de bases de datos (o listas) de Microsoft Excel. Cada una de estas funciones, denominadas colectivamente funciones BD, usa tres argumentos: base_de_datos, nombre_de_campo y criterios. Estos argumentos se refieren a los rangos de la hoja de cálculo empleados en la función para base de datos. Sintaxis

BDfunción(Base de datos;Campo;Criterios)

Base_de_datos

Nota.-

es el rango de celdas que compone la base de datos.

En Microsoft Excel, una base de datos es una lista de datos relacionados en la que las filas de información son registros y las columnas de datos, campos. La primera fila de la lista contiene los rótulos de cada columna. La referencia se puede introducir como rango de celdas o como nombre que representa el rango que contiene la lista. En todas las funciones para bases de datos, si la referencia de base de datos corresponde a una celda dentro de una tabla dinámica, el cálculo se realiza únicamente con los datos de esa tabla dinámica.

Si desea calcular subtotales en la lista, use el comando Subtotales en el menú Datos para insertar los subtotales.

Campo

Indica la columna en que se utiliza la función. Las columnas de datos en la lista deben tener un rótulo identificativo en la primera fila. Campo puede ser una cadena de texto con el rótulo de columna encerrado entre dobles comillas, como por ejemplo "Edad" o "Rendimiento" en el ejemplo siguiente, o como un número que representa la posición de la columna en la lista: 1 para la primera columna (Árbol en el ejemplo siguiente), 2 para la segunda (Alto) y así sucesivamente.

Criterios

Es una referencia a un rango de celdas que especifican condiciones de una función. La función devuelve información de la lista que concuerda con las condiciones especificadas en el rango de criterios. Este rango incluye una copia del rótulo de la columna en la lista de la columna que desea que resuma la función. La referencia al argumento criterios puede introducirse como rango de celdas, como A9:F10 en la tabla de base de datos que se muestra a continuación, o como nombre asignado a un rango, por ejemplo "Criterio."

Sugerencias •

Cualquier rango se puede usar como argumento criterios, siempre que incluya por lo menos un nombre de campo y por lo menos una celda debajo del nombre de campo para especificar un valor de comparación de criterios.

Por ejemplo, si el rango G1:G2 contiene el encabezado de campo Ingresos en la celda G1 y la cantidad 10.000 en la celda G2, el rango podría definirse como CoincidirIngresos y ese nombre podría usarse como argumento criterios en las funciones para bases de datos. •

Aunque el rango de criterios puede ubicarse en cualquier parte de la hoja de cálculo, no coloque el rango de criterios debajo de la lista. Si agrega más información a la lista utilizando el comando Formulario en el menú Datos, la nueva información se agrega a la primera fila debajo de la lista. Si la fila de debajo no está vacía, Microsoft Excel no podrá agregar la nueva información.

•

Asegúrese de que el rango de criterios no se superpone sobre la lista.

•

Para realizar una operación en toda una columna de la base de datos, introduzca una línea en blanco debajo de los nombres de campo en el rango de criterios

Ejercicio Nº 2: Cálculos con funciones de base de datos BD En la siguiente ilustración se muestra una base de datos que contiene la descripción y comportamiento de varios tipos de árboles. Cada registro contiene información acerca de un árbol. El rango A5:E11 se denomina HUERTO y el rango A1:F3 CRITERIOS. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

A Arbol Manzano Peral

B Alto >10

C Edad

D Rendimiento

E Ganancia

Arbol Manzano Peral Cerezo Manzano Peral Manzano

Alto 18 12 13 14 9 8

Edad 20 12 14 15 8 9

Rendimiento 14 10 9 10 8 6

Ganancia S/. 105.00 S/. 96.00 S/. 105.00 S/. 75.00 S/. 76.80 S/. 45.00

F Alto <16

BDCONTAR(HUERTO;"Edad";A1:F2) es igual a 1. Esta función examina los registros de manzanos cuyo alto varía entre 10 y 16 metros y determina cuántos campos Edad de esos registros contienen números. BDCONTARA(HUERTO;"Ganancia";A1:F2) es igual a 1. Esta función examina los registros de manzanos cuyo alto varía entre 10 y 16 metros, y determina el número de campos Ganancia de esos registros que no están en blanco. BDMAX(HUERTO;"Ganancia";A1:A3) es igual a 105.00 , la ganancia máxima de manzanos y perales. BDMIN(HUERTO;"Ganancia";A1:B2) es igual a 75.00 , la ganancia mínima de manzanos con un alto superior a 10 metros. BDSUMA(HUERTO;"Ganancia";A1:A2) es igual a 225.00 , la ganancia total de manzanos. BDSUMA(HUERTO;"Ganancia";A1:F2) es igual a 75.00 ; la ganancia total de manzanos con un alto entre 10 y 16. BDPRODUCTO(HUERTO;"Rendimiento";A1:F2) es igual a 10, el producto del rendimiento de los manzanos con un alto entre 10 y 16. BDPROMEDIO(HUERTO;"Rendimiento";A1:B2) es igual a 12, el rendimiento promedio de manzanos con un alto de más de 10 metros. BDPROMEDIO(HUERTO;3;HUERTO) es igual a 13, la edad media de todos los árboles en la base de datos.

BDDESVEST(HUERTO;"Rendimiento";A1:A3) es igual a 2.97; la desviación estándar estimada en el rendimiento de manzanos y perales si los datos de la base de datos son únicamente una muestra de la población total del huerto. BDDESVESTP(HUERTO;"Rendimiento";A1:A3) es igual a 2.65; la desviación estándar verdadera en el rendimiento de manzanos y perales si los datos de la base de datos representan el conjunto de la población. BDVAR(HUERTO;"Rendimiento";A1:A3) es igual a 8.8; la varianza estimada en el rendimiento de manzanos y perales si los datos de la base de datos sólo representan una muestra de la población total del huerto. BDVARP(HUERTO;"Rendimiento";A1:A3) es igual a 7.04; la varianza real en el rendimiento de manzanos y perales si los datos de la base de datos representan el conjunto de la población del huerto. BDEXTRAER(HUERTO;"Rendimiento”;CRITERIOS) devuelve el valor de error #¡NUM! porque más de un registro cumple con los criterios.

Funciones de Texto k. l. La Función IZQUIERDA Extrae los primeros caracteres del extremo izquierdo de una cadena de caracteres

Sintaxis

IZQUIERDA(texto;num_de_caracteres)

Texto

Es la cadena de texto que contiene los caracteres que se desea extraer

num_de_caracteres

Especifica el numero de caracteres que se desea extraer. Si se omite extrae solo un caracter

Ejemplo: =IZQUIERDA(“El Peruano”;7)

daría como resultado:

El Peru

(El espacio en blanco también es un carácter que se toma en cuenta) m. La Función DERECHA Extrae los últimos caracteres del extremo derecho de una cadena de caracteres Sintaxis

DERECHA(texto;num_de_caracteres)

Texto

Es la cadena de texto que contiene los caracteres que se desea extraer

num_de_caracteres

Especifica el numero de caracteres que se desea extraer. Si se omite extrae solo un caracter

=DERECHA(“Los Peruanos”;8)

daría como resultado:

Peruanos

n. La Función EXTRAE Devuelve un número especifico de caracteres de una cadena de texto comenzando en la posición especificada Sintaxis

EXTRAE(texto;posición_inicial;num_de_caracteres)

Texto

Es la cadena de texto que contiene los caracteres que se desea extraer

posición_inicial

Es la posición del primer carácter que se desea extraer del argumento Texto. l primer carácter en Texto es 1

num_de_caracteres

Especifica el numero de caracteres que se desea extraer.

Ejemplo: =EXTRAE(“Los Peruanos”;5,4)

daría como resultado:

Peru

o. La Función HALLAR Busca una cadena de texto dentro de otra cadena de texto y leyendo de izquierda a derecha devuelve el numero de la posición inicial de la cadena hallada (no diferencia entre mayúsculas ni minúsculas) Sintaxis

HALLAR(texto_buscado;dentro_del_textol;posición_inicial)

Texto_buscado

Es la cadena de texto o caracter que se desea ubicar. Puede usar los comodines * o ?. O usar también

Dentro_del_texto

Es la cadena de texto dentro de la cual se desea ubicar el texto buscado

posición_inicial

Es la posición del primer carácter a partir de la cual se iniciará la búsqueda

Ejemplo: =HALLAR(“a”;“Las Peruanas”;1)

daría como resultado:

=HALLAR(“a”;“Las Peruanas”;5)

daría como resultado:

Ejemplo: Si en la celda C4 estuviese el texto Las Peruanas =EXTRAE(C4;HALLAR(“ ”;C4;1)+1;4)

entonces:

daría como resultado: Peru

En este ejemplo, HALLAR se encarga de buscar la posición donde se encuentra el espacio en blanco, le suma 1 a esta posición y a partir de allí la función EXTRAE devuelve los siguientes 4 caracteres p. La Función ENCONTRAR Busca una cadena de texto dentro de otra cadena de texto y leyendo de izquierda a derecha devuelve el numero de la posición inicial de la cadena hallada (A diferencia de la función HALLAR, esta función si reconoce entre mayúsculas y minúsculas) Sintaxis ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;posición_inicial) Texto_buscado

Es la cadena de texto o caracter que se desea ubicar. Puede usar los comodines * o ?. O usar también

Dentro_del_texto

Es la cadena de texto dentro de la cual se desea ubicar el texto buscado

posición_inicial

Es la posición del primer carácter a partir de la cual se iniciará la búsqueda

Ejemplo: Si en la celda A3 estuviese el texto quien MAL anda mal acaba entonces:

=ENCONTRAR(“mal”,A3;1)

daría como resultado:

16.

daría como resultado:

en cambio,

=HALLAR(“mal”,A3;1)

(Recuerde que HALLAR no diferencia mayúsculas ni minúsculas) q. La Función LARGO Devuelve el número de caracteres de una cadena de texto Sintaxis

LARGO(texto)

Texto

Es la cadena de texto, o celda que contiene un texto

Ejemplo: =LARGO(“Zaraí Toledo”)

12.

daría como resultado:

r. Las Funciónes MAYUSC, MINUSC y NOMPROPIO Convierte una cadena de texto en mayúsculas, en minúsculas o solo las primera letra de cada palabra en mayúscula Sintaxis MAYUSC(texto) MINUSC(texto) NOMPROPIO(texto) Texto 84

Es la cadena de texto, o celda que contiene un texto

Ejemplo: =MAYUSC(“monto total”)

daría como resultado: MONTO TOTAL

=MINUSC(“DOS MIL”)

daría como resultado: dos mil

=NOMPROPIO(“bill gates”) daría como resultado: Bill Gates

s. La Función SUSTITUIR Reemplaza el texto existente con texto nuevo en una cadena Sintaxis

SUSTITUIR(texto;texto_original;texto_nuevo;número_de_ocurrencia)

Texto

Es la cadena de texto, o celda que contiene un texto

Texto_original

Es la cadena de texto, que se desea reemplazar

Texto_nuevo

Es la cadena de texto que reemplazará al texto_original

Número_de_ocurrencia

Es el numero de aparición del texto_original dentro de toda la cadena de texto. Si se omite se reemplazará el texto_original en todos los sitios donde aparezca

Ejemplo: Si en la celda A3 estuviese el texto quien mal anda mal acaba

entonces: =SUSTITUIR(A3,”mal”;”bien”)

daría como resultado: quien bien anda bien acaba en cambio,

=SUSTITUIR(A3,”mal”;”peor”;2)

daría como resultado: quien mal anda peor acaba

(En este caso solo sustituye la segunda palabra encontrada) t. La Función DECIMAL Redondea un número al número de decimales especificado, da formato al número con el formato decimal usando comas y puntos, y devuelve el resultado como texto. Sintaxis

DECIMAL(número;decimales;no_separar_millares)

Número

Es el número que desea redondear y convertir en texto.

Decimales

Es el número de dígitos a la derecha del separador decimal.

No_separar_millares

Es un valor lógico que, si es VERDADERO, impide que DECIMAL incluya un separador de millares en el texto devuelto.

Observaciones     

Los números en Microsoft Excel nunca pueden tener más de 15 dígitos significativos, pero el argumento decimales puede tener hasta 127 dígitos. Si decimales es negativo, el argumento número se redondea hacia la izquierda del separador decimal. Si omite el argumento decimales, se calculará con 2 decimales. Si el argumento no_separar_millares es FALSO o se omite, el texto devuelto incluirá el separador de millares.

La principal diferencia entre dar formato a una celda que contiene un número con el comando Celdas del menú Formato y dar formato a un número directamente con la función DECIMAL es que DECIMAL convierte el resultado en texto. Un número que recibe formato con el comando Celdas sigue siendo un número.

Ejemplos

1 2 3 Fórmula

A 1234.518 -1234.567 7244.325 Resultado

=DECIMAL(A1;2)

1,234.52

=DECIMAL(A1;-1)

1,230

=DECIMAL(A2;-1;VERDADERO)

-1230

=DECIMAL(A3)

7,244.33

Descripción Redondea A1 2 dígitos a la derecha del punto decimal Redondea A1 1 dígito a la izquierda del punto decimal Redondea A2 1 dígito a la izquierda del separador decimal, y sin coma de millar Redondea A3 2 dígitos a la derecha del separador decimal

Ejercicio Nº 3: Generación de códigos con funciones de texto En el siguiente cuadro se muestra la relación de socios que se han inscrito en un club social, y se desea completar las columnas de códigos y nombres completos de cada socio.

Para generar los códigos: Cada código se compone de 9 caracteres que son extraídos de los datos de cada socio, teniendo en cuenta ciertas condiciones. Por ejemplo para el primer socio inscrito su códigoo sería el siguiente:

85JZH05UM 86

Dos últimos dígitos del año de nacimiento Primeras letras de sus apellidos y de su nombre

Sexo

Dos dígitos del mes de su inscripción

Segunda letra del lugar de nacimiento

Las fórmulas para lograr este código serian entonces: 

Dos últimos dígitos del año de nacimiento: =DERECHA(AÑO(H4),2)



Primeras letras de sus apellidos y de su nombre: = IZQUIERDA(C4,1)&IZQUIERDA(D4,1)&IZQUIERDA(E4,1)



Dos dígitos del mes de su inscripción: = DERECHA("0"&MES(B4),2)



Segunda letra del lugar de nacimiento: = MAYUSC(EXTRAE(I4,2,1))



Sexo: = G4

Finalmente entonces, la formula que habría que escribir en la celda A4 para generar el código sería: =DERECHA(AÑO(H4),2)&IZQUIERDA(C4,1)&IZQUIERDA(D4,1)&IZQUIERDA(E4,1)&DE RECHA("0"&MES(B4),2)&MAYUSC(EXTRAE(I4,2,1))&G4 Como se puede observar, esta fórmula une todas las formulas anteriores utilizando entre ellas el operador de concatenación &.

Para escribir los nombres completos de cada socio en una sola celda: En la columna F se tendrá que escribir una fórmula que una el nombres del socio y luego de una coma los dos apellidos, pero en mayúsculas. Por ejemplo para el primer socio deberá decir: Hugo, JARAMILLO ZAVALA En la celda F4 hay que escribir la siguiente fórmula: =E4&", "&MAYUSC(C4&" "&D4) Finalmente, tanto la formula de los códigos como la de los nombres completos, deberá copiarse hacia abajo para todos los demás socios.

Ejercicio Nº 4: Convertidor de Números en Letras Hay ocasiones en que se desea que en ciertos documentos una cantidad numérica sea expresada en letras. Tal es el caso de los montos de una factura, o de una boleta de ventas, o el monto de un cheque. Para estos casos el siguiente ejercicio nos podría ser de utilidad: 1.- En un Libro nuevo escribir los siguientes datos tal como se muestra en la imagen siguiente:

2.- Definir los siguientes nombres de rango: B3

: LETRAS

C9:H18

: TABLA

3.- Luego escribir las siguientes fórmulas en las celdas:

A9:

=ENTERO(VALOR(DERECHA(DECIMAL(ENTERO(N/1000),0,VERDADERO),6))/100000)

A10:

=ENTERO(VALOR(DERECHA(DECIMAL(ENTERO(N/1000),0,VERDADERO),5))/10000)

A11:

=ENTERO(VALOR(DERECHA(DECIMAL(ENTERO(N/1000),0,VERDADERO),4))/1000)

A12:

=ENTERO(VALOR(DERECHA(DECIMAL(ENTERO(N/1000),0,VERDADERO),3))/100)

A13:

=ENTERO(VALOR(DERECHA(DECIMAL(ENTERO(N/1000),0,VERDADERO),2))/10)

A14:

=ENTERO(VALOR(DERECHA(DECIMAL(ENTERO(N/100),0,VERDADERO),2))/10)

A15:

=ENTERO(VALOR(DERECHA(DECIMAL(ENTERO(N),0,VERDADERO),3))/100)

A16:

=ENTERO(VALOR(DERECHA(DECIMAL(ENTERO(N),0,VERDADERO),2))/10)

A17:

=VALOR(DERECHA(DECIMAL(ENTERO(N),0,VERDADERO),1))

A18:

=VALOR(DERECHA(DECIMAL(N,2,VERDADERO),2))

B9:

=SI(Y(A9=1,A10=0,A11=0),"CIEN",BUSCARV(A9,TABLA,6))

B10:

=SI(A11=0,BUSCARV(A10,TABLA,4),SI(A10=1,"",BUSCARV(A10,TABLA,5)))

B11:

=SI(A10=1,SI(A11=0,"",BUSCARV(A11,TABLA,3)),SI(A11=1,"UN",BUSCARV(A11,TABLA,2)))

B12:

=SI(Y(A12=1,A13=0,A14=0),"CIEN",BUSCARV(A12,TABLA,6))

B13:

=SI(A14=0,BUSCARV(A13,TABLA,4),SI(A13=1,"",BUSCARV(A13,TABLA,5)))

B14:

=SI(A13=1,SI(A14=0,"",BUSCARV(A14,TABLA,3)),SI(A14=1,"UN",BUSCARV(A14,TABLA,2)))

B15:

=SI(Y(A15=1,A16=0,A17=0),"CIEN",BUSCARV(A15,TABLA,6))

B16:

=SI(A17=0,BUSCARV(A16,TABLA,4),SI(A16=1,"",BUSCARV(A16,TABLA,5)))

B17:

=SI(A16=1,SI(A17=0,"",BUSCARV(A17,TABLA,3)),BUSCARV(A17,TABLA,2))

B18:

=SI(A18<10,"0","")&DECIMAL(A18,0,VERDADERO)

B5:

=SI(N>=1000000000,DECIMAL(ENTERO(N/1000000000),0,VERDADERO)&",","")& SI(N>=1000000,DERECHA(DECIMAL(ENTERO(N/1000000),0,VERDADERO),3)&"'","")&SI(N >=1000,DERECHA(DECIMAL(ENTERO(N/1000),0,VERDADERO),3),"")&","&SI(N>0,DERECH A( DECIMAL(N,2,VERDADERO),6),"")

B6:

=ESPACIOS(B9&" "&B10&B11&SI(SUMA(A9:A10)>0," MILLONES, ",SI(A11>1," MILLONES, " ,SI(A11=1," MILLON, ","")))&B12&" "&B13&B14&SI(SUMA(A12:A14)>0," MIL,",SI(SUMA (A9:A11)>0," ","")))&B15&" "&B16&B17&" Y "&SI(A18>0,B18,"00")&"/100 "&"NUEVOS SOLES"

La hoja de cálculo se deberá ver así entonces:

4.- Guarde este libro con el nombre Letras Ahora, cada vez que escriba un nuevo número entero o con decimales en la celda B2, inmediatamente en la celda B6 aparecerá su equivalente en letras y redondeado a dos decimales. En la celda B5 aparecerá el mismo número original redondeado a 2 decimales y con la siguiente puntuación: un punto para separar decimales, una coma para separar millares y una comilla simple para separar los millones. En otros ejercicios más adelante veremos cómo se pueden utilizar estos resultados para confeccionar Facturas, Boletas de Venta y Giro de Cheques. u. La Función ESPACIOS Elimina los espacios del texto, excepto el espacio normal que se deja entre palabras. Use ESPACIOS en texto procedente de otras aplicaciones que pueda contener una separación irregular. Sintaxis: ESPACIOS(Texto) Texto

Es el texto del que desea quitar espacios innecesarios.

=ESPACIOS(“ Arriba Perú “) El resultado será:

Arriba Perú

3. Validación de Ingreso de datos a. Que es la validación Es la forma en que Excel impide que ingresen los datos que escribimos en las celdas (números, textos, fechas y horas, etc.) verificando que estos de encuentren dentro de límites especificados previamente. De este modo se impide que se cometan errores al momento de digitar la información. Por ejemplo: Impedir ingresar edades de personas que sean mayores a 100 años. Impedir que se ingresen votos en una mesa de sufragio mayores a 200 electores Impedir que se escriban códigos de artículos que no existen en la lista de precios

b. Cómo validar el ingreso de datos en un rango de celdas 1. Seleccione las celdas que desee restringir. 2. En el menú Datos, haga clic en Validación y elija la ficha Configuración. 3. En el cuadro Permitir, haga clic en el tipo de datos. Para especificar sólo números, haga clic en Número entero o Decimal. Para especificar fechas u horas, haga clic en Fecha u Hora.

90 4. Haga clic en el operador que desee en el cuadro Datos y especifique el límite inferior o superior para los datos, o bien ambos límites, dependiendo del operador que se seleccione. Pueden introducirse valores, referencias de celda o fórmulas para los límites. Si desea permitir que la celda que se está restringiendo esté en blanco o si desea definir límites que utilicen una referencia de celda, o una fórmula que dependa de celdas que inicialmente están en blanco, compruebe que la casilla de verificación Omitir blancos está activada. Para hacer obligatorias las restricciones definidas en las celdas en blanco, tratándolas como si tuvieran ceros, desactive la casilla de verificación Omitir blancos. 5. Para que aparezcan mensajes que pidan entradas y que expliquen o impidan las entradas incorrectas, especifique los tipos de mensajes que desee en las fichas Mensaje entrante y Mensaje de error. ¿Cómo hacerlo? Para omitir la presentación de mensajes, desactive las casillas de verificación Mostrar mensaje al seleccionar la celda en la ficha Mensaje entrante y Mostrar mensaje de error si se introducen datos no válidos en la ficha Mensaje de error.

Ejemplo: Se desea validar un cuadro para que en la columna Cantidad solo permita escribir números enteros y positivos. Entonces, cuando se trate de escribir en una celda una cantidad como 7.3 que es un numero decimal, deberá aparecer un mensaje de error como el que se ve a la derecha, impidiendo ingresar este número. 1 2 3 4 5 6 7 8 9

A B Personal Cantidad Empleados 138 Vigilantes 11 Secretarias 24 Gerentes 8 Técnicos 7.3 Supervisores Vendedores

Para esto seleccionar el rango B2:B8, llamar al menú Datos/Validación, y elegir las opciones como se muestran en la siguiente ventana de diálogo:

Nota.-

Cuando se especifique el tipo de datos que se permiten, esto no afectará al formato. Para dar formato a las celdas, como números, fechas u horas, haga clic en el menú Formato/Celdas y, a continuación, haga clic en la ficha Número. Seleccione el formato que desee en el cuadro Categoría y luego seleccione las opciones que desee. Una fórmula para un límite puede evaluar los datos únicamente en la hoja de cálculo en que se hayan configurado las restricciones. Para utilizar en una fórmula los datos de otra hoja de cálculo, o de otros libros, introduzca una referencia de celda para los datos externos en una celda de la hoja de cálculo activa o defina un nombre para los datos externos en la hoja de cálculo activa. La fórmula puede hacer referencia a la celda o al nombre en la misma hoja de cálculo. Por ejemplo, si los datos que desea utilizar en una fórmula están en la celda A6 de la primera hoja de cálculo de un libro denominado Presupuesto.xls, puede definir el nombre DatosVálidos en la hoja de cálculo activa para que sea =[Presupuesto.xls]Hoja1!$A$6 y, posteriormente, introducir una referencia =Datos Válidos cuando se especifiquen los límites para los datos.

c. Realizar una auditoria en un rango validado Puede buscar entradas de celdas que no se ajusten a sus criterios y rodearlas automáticamente con un círculo haciendo clic en el botón Rodear con un círculo datos no válidos de la barra de herramientas Auditoria. Para hacer visibles los botones de Auditoria usar el menú: Herramientas/Auditoria/Mostrar barra de auditoria.

Ejemplo1 1.- En una hoja de cálculo escriba una lista de varios nombres de niños y sus respectivas edades, tal como se muestra en la figura siguiente. Observe que las edades de Laura y Miguel fueron escritas erróneamente. En este cuadro se desea verificar que las edades ya ingresadas de los niños, no sean mayores de 12 años. Para esto, haga usted lo siguiente:

2.- Seleccionar el rango B2:B8 y con el menú Datos/Validación, elegir Permitir Números enteros entre un mínimo de 0, y un máximo de 12.

3.- Luego de validar, en la barra de herramientas Auditoria haga un clic en el botón Rodear con un círculo datos no válidos, entonces aparecerán marcadas con círculos rojos las cantidades incorrectas.

4.- Corrija entonces las edades de ambos niños. A medida que corrija estas cantidades, observe que irán desapareciendo los círculos rojos que encerraban a las edades equivocadas.

Ejemplo2 En otro caso; suponga que se tiene un registro de ventas con la relación de las facturas emitidas en un mes y se desea verificar que los números de factura no aparezcan repetidos, en cuyo caso habría que analizar el motivo del error y corregirlo, ya sea cambiando el numero de la factura por el correcto, o eliminando el registro de la factura por estar duplicada. 1.- En una hoja en blanco escriba los datos del Registro de Ventas que se muestra en la imagen siguiente: A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

B C REGISTRO DE VENTAS

Fecha 02-Oct 02-Oct 03-Oct 03-Oct 03-Oct 03-Oct 03-Oct 04-Oct 04-Oct 04-Oct 05-Oct 06-Oct

Nº Factura 001-0124 001-0126 001-0126 001-0127 001-0128 001-0129 001-0129 001-0130 001-0131 001-0132 001-0132 001-0134

Monto S/. 1,306.00 S/. 510.00 S/. 1,364.00 S/. 432.00 S/. 935.00 S/. 399.00 S/. 399.00 S/. 220.00 S/. 1,199.00 S/. 778.00 S/. 257.00 S/. 384.00

Esta factura debería ser la 001-0125

Esta factura se repite y deberá eliminarse

La factura de abajo debería ser la 001-0133

2.- En este cuadro seleccionar todas las celdas con los números de factura de la columna B, y con el menú Datos/Validación se valida según como se muestra en la ventana de dialogo a continuación: La fórmula =B4<>B5 verificará cuando dos celdas consecutivas se repitan.

3.- Luego de validar, haga clic en el botón de auditoría Rodear con un círculo los datos no válidos.

A medida que se vayan corrigiendo los errores en los números de las facturas, al igual que en el ejemplo anterior, los círculos rojos también se irán desapareciendo.

4. Líneas de Tendencia en los Gráficos a. Utilidad de las líneas de tendencia Las líneas de tendencia se usan para mostrar gráficamente las tendencias de los datos y analizar los problemas de predicción. Este análisis también se denomina análisis de regresión. Mediante el uso del análisis de regresión, puede representarse una línea de tendencia en un gráfico más allá de los datos actuales para predecir los valores futuros. Por ejemplo, en el siguiente gráfico

se utiliza una línea de tendencia simple que muestra la previsión para cuatro trimestres indicando una clara tendencia de aumento en los ingresos. Media móvil.- También se puede crear una media móvil, que suaviza las fluctuaciones en los datos y muestra la trama o tendencia con más claridad.

b. Tipos de gráfico que admiten líneas de tendencias Pueden agregarse líneas de tendencia a las series de datos en los siguientes gráficos:

•

de áreas 2D no apiladas,

•

de barras,

•

de columnas,

•

de líneas,

•

de cotizaciones,

•

de tipo XY (Dispersión), y

•

de burbujas.

94 No pueden agregarse líneas de tendencia a las series de datos en los gráficos 3D, radiales, circulares, de superficie o de anillos. Si se cambia un gráfico o una serie de datos de modo que ya no permita la línea de tendencia asociada (por ejemplo, si se cambia el tipo de gráfico por un gráfico de áreas 3D o si se cambia la vista de un informe de gráfico dinámico o de un informe de tabla dinámica asociado), se perderán las líneas de tendencia. c.

Agregar una línea de tendencia a una serie de datos

1.- En el gráfico, haga clic en la serie de datos en la que desea agregar la línea de tendencia o la media móvil. 2.- En el menú Gráfico, haga clic en la opción Agregar línea de tendencia. 3.- En la ficha Tipo, haga clic en el tipo de línea de tendencia de regresión o en la media móvil que desee. Si se selecciona Polinomial, introduzca en el cuadro Orden el valor potencial más alto de la variable independiente. Si se selecciona Media móvil, introduzca en el cuadro Período el número de períodos que va a utilizarse para calcular la media móvil:

Ejemplo Para analizar las proyecciones en un gráfico de líneas; una vez creado el grafico señalar con el puntero del mouse la línea y llamar al menú contextual con un clic derecho del mouse, luego elegir la opción Agregar línea de tendencia.

En la ventana de diálogo elegir en Tipo de tendencia o regresión la opción Lineal y activar la casilla de Presentar ecuación en el gráfico en la ficha Opciones de línea de tendencia, luego [cerrar]. Se verá entonces en el grafico el siguiente resultado:

(Si se reemplaza “x” en la ecuación por el número del mes se obtienen los pronósticos de las ventas de esos meses.) Si luego de tener la línea de tendencia en el grafico, se ingresan los valores de venta de los meses faltantes, la línea de tendencia así como la ecuación se ajustaran en el gráfico actualizándose a estos nuevos valores. Posteriormente se puede agregar formato a los elementos del grafico, así como a la línea de tendencia y a la ecuación en el grafico, tal como se ve en la figura. Otras formas en las que se puede mostrar el mismo análisis de ventas con la línea de tendencia se muestran a continuación en los gráficos siguientes:

En un gráfico de Áreas:

En un gráfico de Barras:

Tenga en cuenta lo siguiente: Si se agrega una media móvil a un gráfico XY (Dispersión), la media móvil se basará en el orden de los valores X trazados en el gráfico. Para obtener el resultado deseado, puede ser necesario ordenar los valores X antes de agregar una media móvil. Las líneas de tendencia no se mantienen en los informes de gráfico dinámico si se modifica la vista del gráfico o de su informe de tabla dinámica asociado. Antes de agregar líneas de tendencia u otros elementos de formato a un informe de gráfico dinámico, asegúrese de que el diseño es satisfactorio.

5. Formularios a. ¿Qué son los formularios? Un formulario es una hoja de cálculo con un formato y diseño ya establecido. Puede contener fórmulas, funciones e incluso controles (una lista, botones de opción, casillas de verificación). Gracias a un formulario limitamos el ingreso y manipulación de datos a nuestras hojas, así como brindamos soluciones de negocios para nuestros clientes. La imagen muestra un ejemplo de formulario:

TURISMO ANDES

DURACIÓN HOTEL

200

PASAJES

150

SUBTOTAL DESCUENTO SOCIOS TOTAL

750

0 750

Controles

Los controles nos permiten interactuar con nuestra ventana en forma más intuitiva, a través de listas, botones de opción y botones de comando, tal como si fueran cuadros de diálogos de Windows. Estos controles se deben insertar en la hoja de cálculo.

6. Tablas Dinámicas a. ¿Qué es una tabla dinámica? Una tabla dinámica combina lo mejor de una consolidación y de subtotales, para presentar los datos de una forma simple y con un formato y presentación flexible. LÍNEA INYECCIÓN RECICLADO MONTAJE MONTAJE INYECCIÓN INYECCIÓN RECICLADO REPARACIÓN MONTAJE REPARACIÓN RECICLADO RECICLADO

TURNO MATUTINO NOCTURNO NOCTURNO MATUTINO NOCTURNO MATUTINO NOCTURNO NOCTURNO MATUTINO MATUTINO NOCTURNO NOCTURNO

PRODUCCIÓN 159 259 141 275 276 188 191 185 178 284 232 293

Con Tablas dinámicas podemos obtener el siguiente resultado: LÍNEA INYECCIÓN MONTAJE RECICLADO REPARACIÓN TOTAL GENERAL

PRODUCCIÓN 623 594 975 469 2661

b. Secciones de una tabla dinรกmica Una tabla dinรกmica esta agrupada en secciones o รกreas. Cada รกrea se encarga de mostrar y/o agrupar los datos de su origen de datos, de esta manera puede consolidar datos totalizando una columna y agrupando otras.

CREAR PLANTILLA DE DIAPOSITIVA PowerPoint tiene una gran cantidad de plantillas y temas previamente cargados que se podrá utilizar al hacer tus presentaciones. Sin embargo, puedes crear una plantilla para ser utilizada en tu diapositiva cada vez que quieras tener algo diferente y personalizar tu trabajo. Para crear una plantilla sencilla seguimos los siguientes pasos: 1. Seleccionamos un tema cualquiera de los establecidos en las opciones que trae PowerPoint.

2. Tendremos nuestra diapositiva con el fondo seleccionado 3. Para este ejemplo insertaremos una de las formas preestablecidas, para ello nos posicionamos en el icono correspondiente 4. Seleccionamos la figura que deseamos insertar, en este caso un rectángulo 5. Lo comenzamos a dibujar en la diapositiva de tal forma de cubrir el extremo izquierdo de la transparencia. Recordemos que lo dibujamos, colocándonos en uno de los extremos marcados y moviéndonos hacia y hasta donde queremos nuestra figura. 100

6. Ya tendremos nuestra plantilla modificada con un rectángulo insertado en la parte izquierda.

Hemos insertado hasta el momento un rectángulo y lo hemos dibujado en el extremo izquierdo de nuestra transparencia. Ahora incluyamos otros elementos más. Si por ejemplo nuestra presentación tratará sobre cosas relacionadas al campo médico, podemos incluir un símbolo con este sentido. Sigamos diseñando nuestra plantilla a. Nos posicionamos en el icono utilizado para insertar una imagen prediseñada

b. Se abre en el extremo derecho de la pantalla de PowerPoint, una ventana con las diferentes opciones de imágenes que se tienen preestablecidas

101

c. Seleccionamos la imagen que deseamos incluir en nuestra presentación, en este caso será un símbolo utilizado en el campo de la medicina.

d. Lo dibujamos en alguna parte de nuestra diapositiva.

e. Para finalizar la creación de nuestra plantilla, cambiamos el color de relleno del rectángulo que hemos dibujado previamente. Para ello nos colocamos sobre esta forma y pulsamos el botón derecho del ratón

f. Se abrirá un cuadro de opciones, del que seleccionamos Formato de forma

102 g. Se abrirá un cuadro de controles y como lo que deseamos cambiar es el formato de Relleno, nos posicionamos en esta opción

h. Seleccionamos el nuevo color del relleno, en este caso escogeremos un lila claro.

i. Una vez cambiado el relleno de la forma, movemos la figura insertada previamente y la sobreponemos, así quedará ya parte del diseño de la plantilla terminado.

Ya tenemos muy avanzada nuestra plantilla, ahora lo que haremos es darle unos retoques para quede lista para la presentación. 1. Insertaremos una línea en la parte superior de la plantilla, para ello nos colocamos en Formas y seleccionamos la figura deseada

2. Dibujamos la línea en la plantilla, pero notemos que el color no contrasta con el azul que tiene nuestro fondo. 103

3. Cambiamos el color de la línea, para ello nos posicionamos sobre la línea y pulsamos el botón derecho del ratón. Se abrirá un cuadro de opciones, del que escogemos Formato de forma

4. En este caso nos colocamos sobre Color de línea

5. Nos ubicamos en Color y seleccionamos uno nuevo para dar a la línea.

6. También cambiamos el grosor de la línea para que la podamos ver mejor en la plantilla. Así q en el mismo cuadro de opciones nos ubicamos en Estilo de línea

7. Y abrimos la ventanita relacionada al ancho de línea para cambiarlo.

104 8. Finalmente tenemos ya nuestra plantilla lista para ser grabada y poder trabajar la presentación que deseamos hacer.

GUARDAR DISEÑO DE TRANSPARENCIA Tenemos ya nuestra plantilla para la presentación, ahora falta duplicarla y tenerla disponible para ser utilizada en cada una de las diapositivas que conforman la presentación. El diseño que hemos elaborado es el siguiente:

Para aplicar este diseño a una nueva diapositiva y así ir conformando nuestra presentación tal y como la deseamos. 1. Nos ubicamos en Nueva diapositiva y desplegamos la ventanita correspondiente para ver las opciones que se tienen.

2. Al abrir esta ventanita, pulsamos la opción Duplicar diapositivas seleccionadas. 105

3. Veremos como se crea una nueva diapositiva con el diseño que hemos realizado, así podemos ir creando nuestra presentación.

4. Para guardar la presentación con este formato, pulsamos el Botón de Office

5. Desplegamos el menú de opciones y seleccionamos Guardar como

6. Se abrirá el cuadro de controles para la función Guardar como, y seleccionamos el directorio donde queremos guardar nuestra presentación o la plantilla para poder trabajarla luego.

7. Escribimos el nombre del archivo, por ejemplo Plantilla.

Ya tendremos guardada nuestra presentación con el diseño de plantilla que nosotros mismos hemos realizado. DISEÑO DE PLANTILLA CON IMÁGEN

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Ahora aprenderemos a diseñar una plantilla con imagen, para luego utilizarla como tema en una presentación. 1. Nos ubicamos en la pestaña Insertar, y pulsamos el ícono Imagen.

2. Se abrirá un cuadro de controles, donde podremos seleccionar la imagen que queremos insertar. En este caso será una fotografía que hayamos tomado previamente.

3. Seleccionamos la fotografía, en este caso será la de una famosísima torre

4. Veremos como en nuestra plantilla de la hoja de trabajo aparecerá la fotografía seleccionada. Colocándonos en cualquiera de los extremos, manteniendo el botón izquierdo del ratón apretado y arrastrándolo hasta cubrir toda la diapositiva; tendremos ya nuestra plantilla lista, en el que la foto es el fondo principal.

5. Para duplicar esta diapositiva e ir creando las siguientes transparencias que formarán parte de la presentación. Pulsamos el ícono Nueva diapositiva

6. Se abrirá una ventana con opciones, y seleccionamos Duplicar diapositivas seleccionadas 107

7. Se creará una nueva diapositiva con el diseño que hemos realizado. A medida que vayamos trabajando realizaremos el mismo proceso para agregar una nueva transparencia con este diseño particular.

UTILIZAR LA PLANTILLA CON IMÁGEN Hemos creado en la lección anterior la plantilla para ser utilizada en una presentación en la que deseamos relacionar las imágenes con el tema que queremos exponer o presentar en PowerPoint. Ahora podremos escribir sobre estas diapositivas el texto relacionado. Para ello vemos el cuadro de texto sobre cada una de las transparencias.

En la figura vemos como aparece el cuadro de texto, listo para escribir la información.

Antes de comenzar a escribir, démosle el formato al cuadro de texto. Posicionándonos sobre el cuadro de texto, nos ubicamos en la barra de herramientas correspondiente al tipo y tamaño de letra. En este ejemplo, seleccionamos un tamaño de letra 80 y tipo de fuente Arial.

Podemos también cambiar el color de la fuente, en este caso para que sobresalte del color azul de la imagen, utilizaremos un color negro.

Para este ejemplo, escribiremos VIVE LA VIDA. Veamos como nos queda en nuestra diapositiva. 108

Una vez hayamos escrito todo el texto que deseamos presentar, no olvidemos de guardar la presentación en un archivo que podamos utilizar posteriormente. Para ello pulsamos el Botón Office y se abrirá el cuadro de controles. Seleccionamos la opción Guardar como.

Se abrirá la ventana de dicha función y podremos dar nombre al archivo del documento.

Ya una vez guardada nuestra presentación, estará disponible cada vez que deseemos utilizarla.

EDITAR LA PLANTILLA DISEÑADA Una vez tenemos la plantilla, podemos editar el tema es decir la imagen que hemos utilizado como fondo de la diapositiva. Tal como la tenemos, el color es demasiado intenso que dificulta leer el texto que hemos escrito. Cambiemos un poco los matices de los colores del fondo para poder ver mejor la información de la presentación.

Para editar la imagen, nos posicionamos sobre ella y pulsamos el botón derecho del ratón. Veremos como se abre una ventana con diferentes opciones.

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Seleccionamos Formato de imagen para poder accesar al cuadro de controles que permite editar la fotografía que hemos insertado previamente.

Nos ubicamos en la opción Imagen, y vemos que podemos cambiar color o bien seleccionar variaciones ya preestablecidas por PowerPoint.

Para el ejemplo cambiaremos el color de la imagen a una marca de agua, es decir, que siempre veremos la foto pero difuminada y notaremos mejor la información de la presentación.

Veamos como nos queda la diapositiva con la edición de la imágen de la plantilla. Ya visualizamos mejor el texto.

AGREGAR NOTAS A DIAPOSITIVAS En PowerPoint podemos agregar notas a las diferentes diapositivas que estemos trabajando, de tal forma que nos ayuden a ordenar apuntes importantes para recordar a la hora que estemos compartiendo la presentación que hayamos preparado. Veamos en qué sección de la hoja de trabajo se encuentra esta función importante y como lo trabajamos. 1. En la parte inferior de la hoja de trabajo, veremos que hay una sección en blanco con la leyenda "haga clic para agregar notas".

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2. Podremos escribir en esta sección la información que consideremos importante recordar a la hora de estar presentando todo el conjunto de diapositivas que hemos preparado. No nos preocupemos que estas notas son solo para nuestro uso, al estar realizando la presentación, no se mostrarán. Por ejemplo en la siguiente transparencia, se ha colocado un recordatorio para no olvidarnos de recordar el momento de repartir el boletín informativo; así cuando estemos repasando nuestra presentación antes de compartirla con el público, tendremos el cuidado de tener listos los boletines. Esta sección de notas es un recurso importante para el autor de la presentación.

3. Podremos incrementar o reducir el tamaño de esta sección de notas, tal como lo necesitemos. Simplemente nos colocamos en la línea divisoria con la plantilla de trabajo y manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón agrandamos o achicamos este espacio.

4. Para ver el documento completo con las transparencias y sus notas, en la viñeta Vista de la barra de herramientas,

y buscamos el ícono Página de notas.

5. Tendremos un documento en pantalla completa, en el que se mostrará cada diapositiva con las notas que hemos escrito.

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INSERTAR ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA Para insertar encabezado y pie de página a las transparencias que componen una presentación determinada que estemos preparando en PowerPoint, seguimos el siguiente procedimiento: 1. Nos ubicamos en la viñeta Insertar de la barra de herramientas.

2. Nos ubicamos y pulsamos el ícono Encabezado y pie de página

3. Al pulsar esta sección, se nos abrirá el cuadro de controles de dicha función. Notemos que contiene dos viñetas: Diapositiva, y Notas y documentos para distribuir. Generalmente la primera viñeta Diapositiva, es la que ocupamos para realizar las principales adiciones.

4. Si vemos la parte inferior de esta pantalla, aparecen dos cosas importantes: Número de diapositiva, si deseamos que nuestra presentación se ordene y se muestre correlativamente el número de cada transparencia. Y Pie de página, que contiene un espacio pequeño donde podemos individualizar esta sección para toda nuestra presentación.

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Para el ejemplo marcaremos ambas opciones, y escribiremos en el Pie de página la leyenda Integración Económica, por ser una presentación relacionada a este tema.

Además notemos que no hemos marcado No mostrar en diapositiva de título, por lo cual ambas cosas no aparecerán en la primera transparencia de la presentación. 5. Si observamos la parte derecha de esta pantalla de controles veremos un esquema que muestra la Vista previa de las diapositivas, en donde se visualizará el pie de página y el número de la transparencia.

6. Si queremos aplicar esta edición a todas las diapositivas de la presentación, pulsamos Aplicar a todas, sino simplemente Aplicar lo cual significa que solo la transparencia en uso tendrá pie de página y número.

7. Si observamos la siguiente imagen, veremos que precisamente ya tendrá el número de página (en este caso 2) y el pie de página Integración Económica.

EDICIÓN DE NÚMERO Y PIE DE PÁGINA En PowerPoint podemos editar el número de página y pie de página, una vez lo hemos hecho. Primero observemos como se ven el número y pie de página de nuestras diapositivas, principalmente color, tamaño y ubicación.

2. Podremos cambiar el tamaño y ubicación del número de página. En el ejemplo el número nos parece grande y la posición dentro de la diapositiva no nos gusta tanto. Cambiamos el tamaño del número de página, colocándonos en cualquiera de las esquinas del contorno y manteniendo presionado el botón izquierdo del ratón, agrandamos o achicamos el espacio del número.

3. Lo hacemos más pequeño y además lo movemos del extremo inferior derecho al extremo inferior izquierdo, antes del pie de página. Ya habremos editado nuestro número de página.

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4. También podemos editar el pie de página, para ello sombreamos toda esta leyenda

5. Nos ubicamos en los controles de la barra de herramientas para edición de tipo de fuente, y seleccionamos un Arial Black, de tamaño 12

6. Y si queremos cambiar el color del pie de página, nos ubicamos en Colores de tema, seleccionando un verde para el ejemplo.

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7. Ya tendremos nuestro pie de página editado.

ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA DE DOCUMENTOS PARA DISTRIBUIR Muchas veces requerimos de nota o documentos que comprendan la presentación a realizar, en los que necesitamos identificar a través de información del encabezado y pie de página. En PowerPoint podemos incluir estos dos elementos en notas o documentos a repartir entre los asistentes a nuestra presentación. Para ello nos ubicamos en Encabezado y pie de página, específicamente en la viñeta Notas y documentos a distribuir

Marcamos la opción Encabezado y escribimos en el espacio correspondiente la información que requerimos. Para este ejemplo escribiremos "Presentación Participantes Congreso".

Y si deseamos identificar una pie de página, marcamos este espacio y escribimos la frase que deseamos en estas notas o documentos a entregar a los participantes. En este caso escribiremos "Versión Final"

Al visualizar el documento en vista previa, veremos que se habrán creado el pie de página y encabezado. En la siguiente imagen se encuentra un ejemplo de como se observa en la página un Encabezado

Y también podremos visualizar el Pie de página, como se observa en la imágen siguiente.

HACER UNA LÍNEA DE TIEMPO DE EVENTOS Vamos a hacer en esta lección un esquema que generalmente se utiliza en muchas presentaciones. Como lo es una línea de tiempo de diferentes eventos de una temática específica. Para ello PowerPoint ofrece todas las facilidades para ir dibujando el esquema, es decir, colocar las fechas, los cuadros de texto que muestren los eventos o situaciones que han marcado el tema a tratar. Veamos una secuencia para ir dibujando una línea de tiempo. a) Escribimos el título de la cuestión a explicar. En este caso son los Antecedentes del ALCA (Área de Libre Comercio de las Américas).

b) Dibujamos un cuadro de texto, en el que escribimos los años claves que muestran eventos importantes en los antecedentes.

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c) Por ejemplo escribimos para el año 1994 el evento ocurrido, insertamos un cuadro de texto y dibujamos la línea como conector. Recordemos que todo esto lo encontramos en la viñeta Insertar de la barra de herramientas, especialmente el ícono Formas, donde encontramos flechas, líneas, cuadros, esferas, etc.

Seguimos escribiendo los eventos en cada uno de los años claves, repitiendo los mismos procedimientos: insertar líneas y cuadro de texto.

116 e) Veamos en este ejemplo como hemos insertado un cuadro de texto en el que se escribirá el evento correspondiente.

Podemos modificar el tamaño del texto de estos cuadros, colocándonos en estos recuadros y seleccionando el tipo de fuente, y también el tamaño. No olvidemos que los textos deben ser legibles para las personas que estarán participando en la presentación, por lo que la letra debe ser lo suficientemente clara y del tamaño adecuado.

f) Nuestra transparencia quedará de la siguiente manera. Así puedes realizar cualquier tipo de gráfico que muestre una línea de tiempo.

AGRUPAR Y DESAGRUPAR UN ESQUEMA En la lección anterior hemos dibujado cada cuadro de texto y líneas conectoras. Si quisiéramos mover todo el esquema, nos resultaría difícil hacerlo, pues son muchas formas las que se han dibujado. Sin embargo, PowerPoint tiene una manera fácil de vincular todas las formas para representar un solo dibujo o figura, siendo esta Agrupar. Para agrupar un conjunto de formas, tenemos que ir seleccionando cada una de ellas. Y cómo hacemos esto? pues nos ubicamos en el primer cuadro de texto y manteniendo pulsado el botón Shift del teclado (que se representa por una Flechita hacia arriba que es la segunda tecla del extremo izquierdo de abajo hacia arriba), pulsamos el botón izquierdo del ratón, y así sucesivamente hasta seleccionar todas las formas. Veremos como cada cuadro que seleccionemos aparecerá bordeado o marcado. Muy importante es no olvidar que la tecla Shift debe de estar pulsada a medida que se van seleccionando las formas a agrupar.

Una vez seleccionadas todas las formas nos ubicamos sobre cualquiera de estas y pulsamos es botón derecho del ratón. Aparecerá un cuadro de opciones

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Seleccionamos la función Agrupar y dentro de esta la opción Agrupar.

Tendremos nuestro esquema como una sola figura. Veamos como se muestra marcada por los bordes todo el esquema, esto muestra que ya está agrupado

118 Ya una vez agrupado, podemos cambiar el tamaño de toda la figura o moverlo hacia donde deseamos.

Para desagrupar la figura, nos ubicamos sobre la forma y pulsamos el botón derecho del ratón. Se abrirá el cuadro de opciones, seleccionamos Agrupar y luego Desagrupar.

CREAR UN DIAGRAMA EN SMARTART PowerPoint contiene una herramienta importante que es la de crear diagramas en SMARTART. Hay diferentes formas y opciones que se pueden utilizar, en esta lección veremos una de estas.

Muchas veces necesitamos incluir en nuestra presentación una diapositiva que comprenda una figura con esquema de ciclo; veamos cómo hacerlo muy fácilmente en PowerPoint, sin necesidad de dibujar cada elemento. Nos ubicamos en la transparencia donde se encuentra la información que queremos mostrar en un ciclo. Especialmente en la sección donde se encuentran los puntos a diagramar.

Nos movemos hacia la pestaña Insertar de la barra de herramientas Buscamos el ícono Convertir a SmartArt

Lo pulsamos y veremos cómo se despliega el cuadro de opciones, donde se muestran las diferentes alternativas a las cuales podemos convertir la información seleccionada. 119

En este caso seleccionamos el dibujito correspondiente al diagrama de ciclo.

Y veremos cómo nuestro esquema se convierte automáticamente después de realizados todos estos pasos. Si se ha creado una esfera más, como en el ejemplo (para que puedan ver que estas cosas pueden pasar y se pueden corregir)

Nos ubicamos en la esfera sobrante y damos suprimir o delete. De igual manera lo haríamos con la flechita que queda.

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EDICIÓN GRÁFICO DE SMARTART Hemos realizado el gráfico en SmartArt en la lección anterior, como vemos nos ha quedado de un solo color todos los elementos que componen el diagrama. En PowerPoint podemos realizar los cambios necesarios para que se vea mejor y pueda causar una buena impresión nuestra presentación. Cambiémosle para este ejemplo el color del fondo o relleno de cada óvalo.

Para ello seleccionamos el óvalo a cambiar, esto lo hacemos posicionándonos sobre éste.

Una vez seleccionado el objeto, pulsamos el botón derecho del ratón y se abrirá un cuadro con opciones.

De todas estas opciones escogemos la denominada Formato de forma

Al pulsar esta alternativa, se abrirá un cuadro de opciones y nos ubicamos en lo que respecta a Relleno. Y seleccionamos el color que deseamos de las opciones mostradas en la parte derecha de esta pantallita, para poder ingresar a la paleta de colores, pulsamos la flechita donde dice Color. 121

Repetimos este procedimiento con cada uno de los componentes y cambiamos los colores de relleno.

También podemos cambiar el tipo, tamaño y color de fuente del texto del gráfico. Para cambiarlo, seleccionamos todos los cuadros que componen el diagrama.

Nos ubicamos en el tipo de fuente y el tamaño, seleccionamos las que deseamos conforme a como pensemos que se verá mejor nuestro gráfico.

También podemos seleccionar el color del tipo de fuente, abriendo la paleta de colores y escogiendo el deseado.

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Veamos cómo nos queda el diagrama, mucho mejor que al inicio verdad??

INSERTAR UN COMENTARIO Una de las funciones que muchas veces se utilizan no solo en procesadores de texto, sino también en PowerPoint es la de insertar comentarios, que nos ayudan a apuntar ciertos elementos explicativos u observaciones de cierto aspecto. Para insertar un comentario en una determinada diapositiva, seguimos los siguientes pasos: 1. Nos ubicamos en la viñeta Revisar de la barra de herramientas 2. Pulsamos el ícono Nuevo Comentario

3. Se abrirá el cuadro de diálogo del comentario en la diapositiva en la que se ha insertado.

4. Escribimos en el cuadro de texto, el comentario que deseamos incluir en nuestra presentación, principalmente en la diapositiva seleccionada.

5. Una vez escrito el comentario, veremos que en la diapositiva, quedará habilitado el marcador que muestra que esta diapositiva tiene un comentario. En el que podremos accesar simplemente pulsando sobre este recuadrito. 123

EDITAR COMENTARIOS EN POWERPOINT También podemos realizar cambios en nuestros comentarios, una vez éstos han sido insertados. Para realizar ediciones en los comentarios seguimos los siguientes pasos: 1. Nos ubicamos en la diapositiva en la que se encuentra el comentario que deseamos editar.

2. Nos ubicamos en el comentario y lo pulsamos con el botón izquierdo del ratón.

3. En la barra de herramientas, encontramos el ícono Modificar Comentario, con el que podemos realizar los cambios. Este permitirá hacer las adiciones en el comentario previamente escrito.

4. También si vemos en esta barra de herramientas, encontramos tres botones seguidos. Eliminar, utilizado cuando deseamos borrar el comentario que previamente ha sido insertado. Simplemente nos ubicamos en la diapositiva donde se encuentra el comentario que queremos borrar, nos posicionamos en el marcador del comentario y pulsamos este ícono Eliminar de la barra.

124 5. Si queremos movernos entre los diferentes comentarios para revisarlos y verificar la información que hemos incluido, nos movemos con los íconos Anterior y Siguiente. Veamos que tiene como símbolo representativo el recuadro de comentario y las flechitas que muestran el sentido (anterior y siguiente) al cual deseamos movernos.

CREAR ALBÚM DE FOTOGRAFÍAS En PowerPoint podemos crear diferentes aplicaciones, entre las que se encuentra un Álbum de fotografías; con ésta se logra crear una presentación especial de fotos para compartir con los amigos o con la familia. Veamos como crear un Álbum de fotografías sencillo. 1. Nos ubicamos en la viñeta Insertar de la barra de herramientas 2. Pulsamos el ícono Álbum de fotografías.

3. Al pulsar este ícono se abrirá un cuadro de opciones, en el que podremos seleccionar las fotografías que insertar en nuestro álbum.

4. Para agregar las fotos, nos ubicamos en la sección Contenido álbum y pulsamos el botón Archivo o disco.

5. Al pulsar este botón se abrirá el cuadro de controles a través del cual podremos seleccionar las fotos que vamos a insertar en el álbum. Si vemos en un cuadro de diálogo de directorios y archivos en los cuales tendremos que seleccionar nuestras fotos.

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6. Buscamos el subdirectorio en el que encontramos las fotografías, a través de la navegación que podemos realizar en el computador pulsando la flechita que encontramos en la parte superior del cuadro.

7. Una vez encontrado el subdirectorio donde se encuentran las fotos, seleccionamos la que deseamos y damos aceptar.

Una vez seleccionada la fotografía, como lo hemos hecho en la lección anterior.

Veremos en la parte derecha de la pantalla de controles, la fotografía insertada en el álbum

126 Repetimos los pasos para agregar fotografías, hasta seleccionar todas deseadas. Si observamos el cuadro de controles, se han insertado tres imágenes que forman parte del álbum.

Una vez seleccionadas las fotografías, pulsamos el botón Crear. Aparecerá en nuestra hoja de trabajo el Álbum de fotografías que se ha creado, en el que se muestran las fotografías seleccionadas.

EDICIÓN DEL ALBÚM DE FOTOGRAFÍAS

Veamos cómo podemos editar nuestro álbum de fotografías para que se vea mucho más bonito y presentable. Nos ubicamos en una de las diapositivas

Y seleccionamos el tema (o fondo) que más nos guste

Veremos que nuestro álbum tendrá el fondo que hemos seleccionado, el cual también podemos cambiar o editar 127

Para ello en la misma barra de herramientas donde encontramos el tipo de tema, nos ubicamos en el botón Colores

Pulsamos y abrimos el cuadro de opciones de las distintas variaciones de colores. Recordemos que estas combinaciones son previamente pre-establecidas por PowerPoint.

Podemos ir probando cual nos parece mejor para nuestro álbum, al posicionarnos en cada una de las combinaciones y ver cómo cambia nuestro fondo de diapositiva. No necesitamos dar enter para ver cómo cambia la combinación de colores, simplemente con posicionarnos en cualquiera de estas opciones veremos cómo va cambiando el fondo.

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Una vez encontremos la combinación que más nos guste, seleccionamos dando Enter en el teclado. Para el ejemplo es Vértice

Veremos como todo el álbum de fotografías cambia a este tema, y aún más la portada se modifica de acuerdo a la nueva combinación seleccionada.

Recordemos que todas estas ediciones podemos realizarlas no solo para un álbum de fotografías, sino también para cualquier tipo de presentación en la que deseamos matizar de diferente forma los temas o fondos de las diapositivas. ESCRIBIR CUADROS DE TEXTO Tomaremos el ejemplo anterior de álbum de fotografías para poder insertar cuadros de texto que acompañen a las imágenes que estemos incluyendo.

Nos ubicamos en la viñeta Insertar y pulsamos el botón Cuadro de texto.

Insertamos el cuadro de texto para escribir la información que requerimos presentar en nuestra diapositiva, por ejemplo en este caso escribiremos el nombre del lugar de la fotografía.

Ya tendremos nuestra diapositiva con imagen y texto. Así sucesivamente vamos escribiendo la información para cada una de las fotos; no olvidemos los pasos: ubicarnos en viñeta insertar, pulsar cuadro de texto y comenzar a escribir. Veamos cómo queda la diapositiva con la información. Recordemos que podemos cambiar el tamaño de la fotografía al posicionarnos en ella y mover las esquinas o extremos en las marcas que se señalan, o también, podemos moverla a otro lado de la transparencia.

Una vez terminado nuestro álbum, lo guardamos como archivo de PowerPoint en el directorio designado. Este álbum que hemos realizado podemos editarlo en cualquier momento y para hacerlo, pulsamos el ícono Álbum de fotografías, se desplegará un pequeño menú con dos opciones; seleccionamos Editar álbum de fotografías y se nos abrirá el recuadro para insertar otras fotografías o quitar algunas.

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CREACIÓN DE VÍNCULOS EN PRESENTACIONES Una de las cosas muy útiles que podemos realizar en PowerPoint es crear vínculos en las presentaciones, de tal manera que se pueda accesar a información que se encuentra en otras diapositivas o archivos que no necesariamente sean desarrollados en esta aplicación. Iremos despacio para aprender a incluir estos vínculos en nuestras diapositivas. 1. Seleccionamos la diapositiva que queremos vincular, en este caso la transparencia de Antecedentes.

2. Nos ubicamos en la viñeta Insertar de la barra de herramientas 3. Pulsamos el ícono Formas de la barra de herramientas. 130

4. Se desplegarán las diferentes opciones que se tienen en formas pre-establecidas en PowerPoint, si vemos tenemos diferentes tipos de líneas, rectángulos y otros segmentos de formas. En este caso nos ubicamos en la sección denominada Botones de acción y seleccionamos el que nos parezca.

5. En nuestra hoja de trabajo dibujamos el botón seleccionado, del tamaño que deseamos.

6. Se abre el cuadro de controles denominado Configuración de la acción, en la que podremos indicar con que diapositiva vinculamos.

Continuemos con la creación de vínculos en las presentaciones que estamos preparando. 1. Se abre el cuadro de controles denominado Configuración de la acción.

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2. Nos ubicamos en la sección Hipervínculo y pulsamos la flechita para desplegar las diferentes opciones que tenemos para vincular.

3. Por ejemplo en este caso, vincularemos la transparencia a otra que se encuentra dentro del mismo archivo o presentación. Es importante mencionar que para este ejemplo tenemos una presentación

con varias transparencias, en las que un número menor componen la sección principal y el restante son anexos pero necesarias en caso se desee profundizar. Para accesar y finalizar este vínculo seleccionamos la opción Diapositiva.

4. Se abrirá un nuevo cuadro de opciones llamado Hipervínculo con diapositiva, acá podremos seleccionar la diapositiva con la que deseamos tener el vínculo. Veamos que como estamos en la misma presentación, aparecen todas las transparencias ordenadas correlativamente.

5. Seleccionamos la diapositiva 15. Antecedentes, para ello nos posicionamos sobre ella

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y pulsamos Aceptar

Ya tendremos nuestra diapositiva vinculada con otras que explican más ampliamente los conceptos o esquema que estemos presentando. Para regresar a la diapositiva de la presentación donde nos encontrábamos previo a ampliar la información, realizamos los siguientes pasos: 1. Nos ubicamos en la última transparencia que ha sido utilizada para ampliar la información, desde la cual regresaremos a la diapositiva de donde partimos.

2. Abrimos el cuadro de opciones del ícono Formas

3. Seleccionamos la figura correspondiente a Botones de acción, en este caso seleccionaremos una casita, para mostrar que regresamos a la diapositiva de donde partimos 4. La dibujamos en la transparencia

5. Se abre el cuadro de Configuración de la acción, donde direccionamos el vínculo

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6. En la sección denominada Hipervínculo, abrimos la flechita y seleccionamos Diapositiva

7. Se abre otro recuadro que muestra ordenadamente todas las diapositivas. Seleccionamos la número 5, Antecedentes (que es desde donde partimos)

8. La vista a continuación muestra tres diapositivas de la presentación, si vemos la 5, notamos que tiene el botón de vínculo en la parte superior izquierda, pulsándolo accesaremos a las transparencias seleccionadas para ampliar la información.

9. En esta sección de vista de otro grupo de diapositivas, notamos que las transparencias 15,16 y 17 han sido utilizadas para ampliar lo presentado en la 5. Y una vez ampliada la información podemos retornar a la 5, pulsando el botón de la esquina superior derecha en forma de casita.

134 CREAR VÍNCULOS EN UNA PRESENTACIÓN CON OTROS ARCHIVOS Podemos también crear vínculos en nuestra presentación en PowerPoint con otros archivos que se encuentren desarrollados en otras aplicaciones. En este caso veremos cómo vincular con un archivo elaborado en formato Word. Veamos cómo hacerlo: 1. Nos ubicamos en la diapositiva en la que queremos crear el vínculo. En este ejemplo vamos a suponer que estamos presentado un flujo de ingresos y egresos de un proyecto determinado. Y que deseamos explicar algunos elementos descriptivos que ayuden a comprender mejor la información presentada.

2. Una vez ubicados en la transparencia que deseamos vincular, buscamos la pestaña Insertar de la barra de herramientas. 3. Seleccionamos el ícono Formas, para escoger la fígura que utilizaremos como punto de enlace o vínculo.

4. Seleccionamos uno de los botones de acción, en este caso una punta de flecha. 5. La dibujamos en la hoja de trabajo en nuestra transparencia. 6. Se abrirá la ventana Configuración de la acción, donde escogeremos el archivo con el se vinculará

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7. Nos ubicamos en la sección denominada Hipervínculo a: del cuadro de controles y desplegamos las opciones que tenemos, pulsando la flechita . Seleccionamos Otro archivo...

8. Se abrirá un cuadro denominado Hipervínculo con otro archivo, en el que tendremos la opción de buscar en diferentes directorios el archivo que deseamos vincular

9. Seleccionamos el archivo, en este caso, el nombre es EJEMPLO PRÁCTICO

10. Veremos cómo se muestra en nuestro recuadro de hipervínculo, la ruta y nombre del archivo seleccionado

Una vez indicada la ruta y nombre del archivo a vincular, damos aceptar y se habrá ya creado en nuestra presentación el vínculo que requerimos.

A medida que pasamos en la presentación y llegamos a la diapositiva que posee el botón de vínculo, simplemente pulsamos el botón de acción e inmediatamente se abrirá el archivo que se ha vinculad. En este caso está en formato Word.

Notemos que aunque se abre un nuevo archivo en otro formato, siempre tenemos abierto y activa nuestra presentación en PowerPoint. 136

Esto se visualiza en la parte inferior del ordenador, donde podemos visualizar que se encuentran activos los programas PowerPoint y el archivo de Word.

Una vez utilizada la información que se ha vinculado, cerramos esta aplicación e inmediatamente regresamos a nuestra presentación en PowerPoint. TABLAS EN POWERPOINT PowerPoint presenta la aplicación para crear tablas, las cuales son muy importantes a lo hora de presentar información estructurada en esta manera. 1. Nos ubicamos en la pestaña Insertar de la barra de herramientas 2. Pulsamos el ícono Tabla

3. Se abrirá una ventana con las opciones de tabla

4. Si quisiéramos insertar la tabla automáticamente, vemos que hay una cuadrícula con un número determinado de filas y columnas. Para hacerla de una forma práctica, si quisiéramos una tabla de 2 filas y 3 columnas, sombreamos en la cuadrícula el número de espacios correspondientes

y aparecerá en nuestra hoja de trabajo insertada la tabla con el número de filas y columnas seleccionadas. 5. Si quisiéramos insertar una hoja de Excel, que es como una tabla pero con las opciones de trabajarla como una hoja de calcula en la que podemos realizar operaciones y funciones. Seleccionamos Hoja de cálculo de Excel

Aparecerá en nuestra hoja de trabajo una hoja pequeña de cálculo de 2 filas y 2 columnas. En la cual podremos trabajar, y agregarle las filas y columnas que necesitemos

6. Escribimos la información en esta hoja de Excel

y si la fuente nos parece demasiado grande, la ajustamos en tamaño y tipo como ya hemos aprendido hacer. En el ejemplo estamos cambiando tipo de letra y tamaño

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Tendremos ya nuestra tabla terminada, con la diferencia de la opción anterior que es hecha en una hoja de cálculo que permite realizar operaciones.

7. También se tiene la opción de dibujar la tabla del tamaño y forma en que la deseamos. En esta alternativa aparece en la hoja de trabajo el cursor en forma de lápiz con el que podemos ir dibujando la tabla

IMPRIMIR La función Imprimir de PowerPoint presenta diferentes opciones que permiten obtener el documento en la calidad, color y presentación en la que se requiera. 1. Nos ubicamos en el botón Office de la barra de herramientas y pulsamos con el ratón 2. Se desplegará el cuadro con las funciones principales, entre las que seleccionamos Imprimir

138 3. Al accesar a este sub-menú seleccionamos nuevamente imprimir

4. Se abrirá la ventana de controles de la función imprimir

5. La primera cosa que debemos chequear es que la impresora donde haremos nuestra impresión se encuentre debidamente seleccionada. Esto lo hacemos en el espacio indicado para ello, si fuera el

caso que es la impresora equivocada, simplemente pulsamos la flechita y se desplegarán las impresoras cargadas al ordenador y seleccionamos la que utilizaremos.

6. En el cuadro de controles se encuentra la sección Intervalo de impresión, utilizado para definir las diapositivas que deseamos imprimir. Si quisiéramos todas las diapositivas de la presentación impresas, simplemente seleccionamos Todas

7. Si queremos solo la transparencia que tenemos en uso en la hoja de trabajo, seleccionamos Dispositiva actual.

8. Y si quisiéramos un grupo de diapositivas, debemos cuidar de como definimos e indicamos cuales imprimir. Si quisiéramos imprimir ciertas transparencias indicamos su número correlativo en el espacio: Diapositivas. Para el ejemplo, estamos indicando que vamos a imprimir las transparencias 2, 4 y 5.

Si quisiéramos imprimir un intervalo de diapositivas, indicamos en el espacio el rango de que número al cuanto necesitamos la impresión. En este ejemplo estamos escogiendo una impresión de la diapositiva 2 a la 8, es decir, la 2, 3, 4, 5, 6,7 y 8. IMPRIMIR Y MÁS OPCIONES La función Imprimir en PowerPoint, tiene más opciones. Veamos cuales son algunas de ellas. En la ventana de controles de la función, también podemos indicar que deseamos imprimir. Para ello desplegamos las opciones pulsando con el ratón la flechita para abrir otra ventana. Encontraremos que se encuentran las siguientes opciones: Diapositivas, documentos, páginas de notas y vista esquema.

En este caso seleccionaremos Documentos, pues es la impresión que necesitamos.

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Al seleccionar esta opción, se activa la sección contigua en la que podemos escoger el número de transparencias por página impresa y el orden (vertical u horizontal). Para el ejemplo seleccionaremos 4 diapositivas por página y ordenadas en forma horizontal.

En la sección Color o escala de grises, escogemos como queremos tener nuestra presentación impresa. Recordemos que no siempre necesitamos a todo color nuestras diapositivas, pues generalmente solo queremos un documento que nos sirva como apoyo y guía a nuestra presentación. Podremos seleccionar si queremos nuestro documento a color, en escala de grises o en blanco y negro puros.

En otra sección del cuadro de controles, definimos el número de copias que requerimos. En este caso escogemos una sola copia. 140

Para cambiar algunas propiedades relacionadas con la función imprimir, pulsamos el botón Propiedades Se abrirá una nueva ventana con diferentes viñetas.

En este ejemplo, cambiaremos las propiedades de la calidad de impresión, encontrada en la viñeta Features. Para ello ubicándonos en esta viñeta, desplegamos las opciones de Print Quality (calidad de impresión). Hay diferentes opciones de la calidad, la diferencia esta en la definición en papel que se hace de los textos y gráficos de las diapositivas a imprimir.

Si quisiéramos ahorrar tinta pues la impresión no es tan importante que se encuentre en una gran calidad y definición. Seleccionamos Fast Draft (borrador rápido), en esta opción tendremos una impresión rápida y sin mucho gasto de tinta, no veremos con alta definición y calidad al información, pero habremos ahorrado recursos.

También podemos seleccionar la utilización de los cartuchos de tinta, para ello entramos en la pestaña Color, donde podemos seleccionar también las opciones Print in color (para utilizar todos los cartuchos de la impresora), o bien Print in Grayscale (para utilizar solo el cartucho de tinta negra, que lo que hará son variaciones de gris en aquellos elementos que tengan color) 141

Una vez ajustadas las propiedades damos aceptar a todos estos cambios, y ahora ya podremos proceder a imprimir nuestro documento. HACER Y ANIMAR UNA PRESENTACIÓN A lo largo de todas las lecciones anteriores hemos visto algunas aplicaciones y utilidades que posee PowerPoint. Ahora pondremos en práctica muchas cosas que hemos aprendido, para ello haremos una presentación desde un inicio. 1. Escogemos el tipo de diseño que requerimos en la primera diapositiva que trabajaremos. Para ello pulsamos el ícono Diseño.

2. Seleccionamos el diseño para la diapositiva, en este caso será uno que combina un espacio para texto y otro espacio para formas o gráficos.

3. En primer lugar seleccionemos el tipo de gráfico o forma que tendremos en nuestra diapositiva. Si vemos se presentan seis tipos de opciones, podemos insertar una tabla, un gráfico, una forma SmartArt, una imagen de archivo o pre diseñada, un ícono multimedia (sonido o video) 4. En este ejemplo seleccionaremos la figura de imagen, para mostrar que esto es lo que insertaremos 5. Se abre la venta de controles que nos permitirá seleccionar la imagen a insertar, para ello podremos buscar en los diferentes directorios

6. Seleccionamos la imagen a insertar, para ello nos ubicamos con el ratón

142 y pulsamos Insertar 7. La dibujaremos en nuestra diapositiva, del tamaño en la que se requiera.

8. Luego de ser insertada la imagen, procedemos a escribir el texto que la acompañará. En este ejemplo escribiremos un pequeño fragmento de la novela El Zahir de Paulo Coelho. Recordemos que podemos ampliar el recuadro del texto, ubicándonos en cualquiera de los extremos del recuadro y manteniendo apretado el botón izquierdo del ratón, arrastrarlo hasta tener el tamaño requerido.

9. También podemos cambiar el tema de la presentación, simplemente seleccionando el que nos parezca más bonito y adecuado. Una vez seleccionado el Tema, nuestra diapositiva se verá de la siguiente manera

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Una vez hecha la primera transparencia de nuestra presentación, procederemos a crear la segunda diapositiva. 10. Para crearla pulsamos el ícono Nueva diapositiva y seleccionamos el tipo de diseño, como hemos aprendido en la lección anterior

Ya tendremos nuestra diapositiva en la hoja de trabajo conforme a como la hemos diseñado. Estamos listos para trabajar

11. Al observar la diapositiva, notamos que hay un espacio para insertar un objeto y otro para texto. En este ejemplo también insertaremos una imagen, del conjunto de fotografías que tengamos guardados en un dispositivo disponible

12. Seleccionamos de la ventana de exploración, la imagen que deseamos. Y damos aceptar

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13. Escribimos en el recuadro de texto la información que queremos presentar. En este caso seguiremos escribiendo fragmentos de novelas de Paulo Coelho. Recordemos que podemos ampliar la imagen, así como el recuadro del texto, al que también podemos cambiarle el tamaño, color y tipo de fuente.

Por ejemplo cambiaremos el texto a un tamaño de 16, para que pueda ser legible por el receptor.

14. Creamos una nueva diapositiva, siguiendo los mismos pasos anteriores. Y ya tendremos nuestra presentación conformada por tres transparencias.

145 Para crear la animación en PowerPoint de la pequeña presentación que hemos realizado en las lecciones anteriores, seguimos los siguientes pasos: 1. Nos ubicamos en la viñeta Animaciones de la barra de herramientas.

2. Veremos en la sección correspondiente, los diferentes tipos de animaciones que PowerPoint ofrece para el usuario.

3. Seleccionamos el efecto de desvanecimiento como animación de las diapositivas. Esto permitirá que en cada transición de transparencias se tenga un bonito efecto, en el que se ira desvaneciendo en pantalla la información.

4. Si quisiéramos aplicarlo a todas las diapositivas, pulsamos Aplicar a todo

5. También podemos indicar la velocidad de transición de una diapositiva a otra, a medida que estemos compartiendo la presentación. Para este ejemplo seleccionamos velocidad Media

6. En otra sección también podemos decirle a la presentación como avanzar entre las transparencias. Podría hacerse al hacer simplemente clic con el ratón, o bien, indicar un tiempo automático de transición de una diapositiva a otra.

Por ejemplo si quisiéramos aplicar automáticamente la transición de una diapositiva a otra, pulsamos el recuadro correspondiente y establecemos el tiempo.

146 7. La diapositiva presentara una marca en su extremo derecho que indica la aplicación de una animación.

8. Si quisiéramos personalizar la animación de cada diapositiva, pulsamos el ícono denominado de tal manera

Y se abrirá una ventana en la parte derecha de la pantalla que servirá para indicar el efecto de cada una de las diapositivas y sus elementos.

Una vez teniéndose abierta la ventana para individualizar los efectos, vamos seleccionando uno a uno los elementos de una determinada diapositiva. a) Nos posicionamos en el primer elemento al que queremos aplicar efecto. En este ejemplo será la imagen

b) Nos vamos a la ventana que tenemos abierta a la derecha de la pantalla y pulsamos Agregar efecto c) Se abrirá una ventana que comprende las diferentes opciones que tenemos. Veamos que significa la selección de la figura a continuación. Si seleccionamos Entrada, significa que el efecto que vamos a incorporar corresponde a la entrada o aparición de un elemento en la hoja de trabajo; y al seleccionar, Desvanecer, significa que la imagen aparecerá de forma desvanecida.

d) Si vemos también en esta ventana de la derecha, podemos ir recordando los efectos que incluimos a cada elemento de una diapositiva. Para el ejemplo, la ventana indica que el elemento tiene un efecto de desvanecer

e) Luego aplicamos efecto al texto, para ellos nos posicionamos en el recuadro, marcándolo

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f) Y pulsamos Agregar efecto, abriendo la ventana de opciones, Seleccionamos Énfasis y Onda en color. Lo que significa que cuando este elemento se encuentre en pantalla, poco a poco notaremos que cada palabra es enfatizada con un cambio en el color de la fuente.

g) Nuevamente vemos nuestra ventana y podremos comprobar que efectivamente hay dos elementos que tienen aplicado un efecto que corresponde con los pasos anteriores.

h) Seleccionamos también el color de la onda que como efecto tendrá el texto. Seleccionamos el color naranja.

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ANIMACIÓN DEL RESTO DE LA PRESENTACIÓN Una vez aplicados los efectos a la primera diapositiva, nos vamos a la segunda y comenzamos a identificar para cada elemento un efecto diferente. a) Seleccionamos la imagen en primer lugar para definir el efecto para la presentación

b) Pulsamos el botón Agregar efecto y aparecerá la ventana con opciones. Para este ejemplo utilizaremos un efecto para la entrada de cuadros bicolores

c) Chequeamos la ventana de controles, y observamos que elemento tiene el efecto ya aplicado. También la velocidad la hemos cambiado a una de mayor rapidez.

d) Luego seleccionamos el recuadro de texto para aplicarle también su efecto.

e) En este caso seleccionamos uno de Énfasis en el texto y se abre una pequeña ventanita de la cual también podemos escoger otras opciones.

Para el ejemplo, pulsaremos Más efectos... y se abre una nueva ventana que comprende muchas más alternativas.

De estas seleccionamos el efecto de Parpadeo y veremos como el texto tendrá enfatizado con un efecto parpadeante.

Así sucesivamente incluiremos efectos a cada uno de los elementos de las diapositivas que comprenden la presentación.

No olvidemos que podemos hacer un seguimiento de las animaciones realizadas, a través de la ventana que muestra a cada elemento y una figurita que indica el efecto implementado.

También podemos incluir dos tipos de efecto a un mismo elemento, en el ejemplo a continuación la imagen tiene un efecto de entrada y otro de énfasis.

Veamos la marcación que muestra estos efectos, con los numeritos a la izquierda de cada elemento.

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INSERTAR SONIDOS Podemos poner aún más bonita nuestra presentación insertando sonido a lo largo de cada una de las diapositivas que la componen. Veamos como insertarle sonido: 1. Nos ubicamos en la viñeta Insertar de la barra de herramientas 2. Pulsamos el ícono Sonido

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3. Se abre la ventana de opciones, de las cuales puede extraerse el sonido

4. En este caso seleccionamos Sonido de archivo y se abre el cuadro en el que podremos explorar para obtener el sonido deseado

Una vez seleccionado el archivo de la música, damos Aceptar

5. Automáticamente se abrirá una ventana que pregunta el momento en que se desea empezar el sonido.

En este caso escogeremos Automáticamente, esto quiere decir que al poner en marcha la presentación desde la primera diapositiva el sonido que hemos escogido comenzará a sonar

6. En la barra de herramientas una vez incluido el sonido, aparecerá una nueva pestaña denominada Herramientas de sonido

7. Entre las opciones que se presentan se encuentra una muy importante que es la de Reproducir sonido. Si escogemos Reproducir en todas las diapositivas, la música sonará en todas las transparencias a medida que vamos avanzando en la presentación, sin necesidad de reiniciar el sonido una a una. 151

En símbolo que indica que tiene sonido la presentación es la figura de un altavoz.

INSERTAR VIDEO A PRESENTACIÓN También en PowerPoint podemos insertar videos como objetos que nos ayudan en un momento determinado a ampliar la información que estamos presentando. Para insertar un video en la presentación, seguimos los pasos siguientes: 1. Nos ubicamos en la viñeta Insertar de la barra de herramientas 2. Nos ubicamos en la sección que se denomina Clip multimedia, de ahí pulsamos el ícono Película

3. Se abre un submenú que permite seleccionar el archivo del video que queremos incluir en nuestra presentación

4. Si deseamos insertar un video determinado desde un archivo, pulsamos esta opción

5. Y se abre la ventana que contiene los directorios desde donde podemos insertar el archivo de video. Recordemos que podemos explorar y encontrar el archivo, pulsando la flechita de la ventanita, de esta forma se desplegarán los directorios y podremos seleccionar.

6. Seleccionamos el archivo que deseamos insertar

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y damos Aceptar

7. Aparecerá un cuadro de texto realizando una pregunta relacionada con el momento en el que se podrá presentar el video o película

En este caso tomaremos la opción Al hacer clic encima, esto quiere decir que para correr el video en la presentación tendremos que hacer clic sobre el dibujito que indica la película

El video una vez insertado en la diapositiva, estará representado con la primera imagen que tiene.

Así ya tendremos nuestra presentación y particularmente esta transparencia con un video insertado. Para poner el video durante la presentación simplemente damos click sobre la imagen que lo representa.

OPCIONES DE GUARDAR LA PRESENTACIÓN PowerPoint da diferentes opciones para guardar nuestra presentación, veamos cuales son estas alternativas. La utilización de cada una dependerá de lo que queramos. 1. Para accesar a esta función, hacemos click sobre el botón Office 153 2. Se abrirá el menú con opciones, y seleccionamos Guardar como

3. Encontramos en primer lugar la opción de guardar nuestra diapositiva en formato PowerPoint, de acuerdo a esta última versión que estamos utilizando.

4. Si quisiéramos guardar la presentación de forma tal que al dar click sobre ella se abra automáticamente, seleccionamos la opción que corre la presentación siempre que se acceda al archivo. Tiene la representación siguiente en el menú:

Si vemos dentro de nuestro directorio, el archivo tiene la apariencia de una pantallita y una flecha. Esto significa que automáticamente correrá la presentación una vez demos click en él.

5. Como estamos trabajando PowerPoint 2007, no siempre los ordenadores tienen esta versión instalada; así que podemos grabar una copia de la presentación en una versión compatible con PowerPoint 97-2003.

6. También podemos guardar la presentación en formato PDF, muy útil si quisiéramos un archivo solamente de lectura y con apariencia de documento de texto.

CREACIÓN DE DIPLOMA Hay otras aplicaciones que pueden ser trabajadas con PowerPoint, y que resultan útiles en diferentes momentos; tal es el caso de la creación y diseño de Diplomas. Hay diferentes plantillas prediseñadas que nos ayudarán a realizarlos. 154 1. Pulsamos el botón Office de la barra de herramientas, y se abrirá el menú principal de las funciones de PowerPoint. Seleccionamos Nuevo

2. Se abrirá una nueva ventana con las diferentes opciones para crear en este nuevo documento.

3. En este caso seleccionaremos Diplomas

Y aparecerá en la ventalla contigua las plantillas prediseñadas que contiene PowerPoint.

4. Seleccionamos la que más nos guste, en este caso Certificado de agradecimiento

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y pulsamos Descargar 5. En nuestra hoja de trabajo aparecerá la plantilla seleccionada, en la cual podremos rellenar con la información pertinente

6. Vamos rellenando con los datos correspondientes, para ello simplemente nos posicionamos en los recuadros de texto que ya tienen dibujados el diploma

Rellenamos el nombre a quien damos el diploma

La fecha en que va ser otrogado y el evento

Ya tendremos terminado un diploma, realizado de una forma práctica y rápida. Que nos ahorrará pensar el diseño e ir dibujando parte por parte. DISEÑOS PRE-ESTABLECIDOS EN POWERPOINT Hemos aprendido en lecciones anteriores a diseñas nuestras propias presentaciones, en la que hemos seleccionado temas y hemos insertado figuras o imágenes para que nos quede mejor hecha. 156

PowerPoint también tiene una serie de plantillas pre-establecidas de las que podemos echar mano cuando necesitemos algo rápido y bien presentado. 1. Abrimos el botón Office de la barra de herramientas y pulsamos Nuevo, se abrirá la ventana de opciones de plantillas y temas

2. Seleccionamos Diapositivas de diseño

3. En la ventana contigua aparecerán los diferentes tipos que PowerPoint tienen cargado de diseños. Que van desde áreas temáticas relacionadas con Académico hasta Viajes.

4. Pulsamos Académico y aparecerán en la ventana los diferentes diseños que tenemos disponibles relacionados al tema.

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5. Nos posicionamos sobre la Plantilla de diseño de números y en otra ventanita tendremos una visualización para hacer nuestra selección final

6. Si quisiéramos regresar al menú de los temas, pulsamos las flechitas de navegación que presenta la ventana principal 7. Seleccionamos ahora la temática Empresa y se abrirán las opciones de diseño que se tienen preestablecidas.

No olvidemos que nuestra selección dependerá de la información que queremos presentar y del público con quien compartiremos nuestro trabajo.

8. Seleccionamos Plantilla diseño Estrategia y en nuestra hoja de trabajo aparecerá este diseño, con el cual podremos iniciar a trabajar nuestra presentación

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Fuentes: Portales Aulaclic, Aulafacil y Microsoft Office Online