1. Investigue y realice una matriz conceptual sobre los tipos de pruebas (sustantivas y de cumplimiento), dé 10 ejemplos de cada una. Como las aplicaciones de muestreo o pruebas selectivas
Prueba de desembolsos
Prueba de ingresos
Comprobaciones diseñadas para obtener evidencia de la validez
Propiedad de las transacciones
Saldos que van formando los estados financieros de una organización
Prueba de facturación
Pruebas de detalle de las transacciones y saldos.
CONSISTEN EN
Prueba de valoración SE CLASIFICAN Prueba de nómina
Prueba de confirmaciones.
PRUEBAS SUSTANTIVAS
TIPOS DE PROCEDIMIENTOS
INCLUYEN
Comprobaciones de detalles Procedimientos analíticos
Diseñados para detectar errores e irregularidades en la información financiera y sus acumulaciones
Dichas pruebas son básicas para determinar la opinión final a los estados financieros
Inspección analítica de razones y tendencias significativas e investigaciones de fluctuaciones anormales y partidas cuestionables.
AUTORIZACION
Para obtener seguridad razonable de que se cumplen los procedimientos establecidos de control contable interno
ASUNTOS Y DOCUMENTOS
DOBLE CHEQUEO
Las pruebas de cumplimiento tienen como propósito comprobar los riesgos internos y externos y la efectividad de los sistemas de control o denominadas según las normas internacionales NIA 400
COMPARACION
COMPROBACION O CHEQUEO DE VALIDEZ (VERIFICACION).
NUMERACION CONSECUTIVA O SECUENCIA NUMERICA
PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO
FUNCIONES ESPECIFICAS
Observando cómo se ejecuta y desarrolla la operación ..
APLICACIÓN DE TRES METODOS
TOTALES DE CONTROL
2. Una gráfica de flujo o método gráfico ,
Mediante la repetición de la operación, para establecer qué se ejecutó o realizó en forma correcta (repetición de operaciones)
DISEÑADAS
SE CLASIFICAN
Detectar desviaciones respecto a los procedimientos de control y para decidir si el grado de tales desviaciones son significativas respecto a lo que se espera de que existan controles adecuados.
3.
1.
por medio de la cual identifica puntos críticos de control interno
Mediante un cuestionario de control interno. bien preparado, el cual puede ayudar a dirigir o encaminar su atención a los controles esperados y también a detectar los redundantes
Mediante un proceso descriptivo, e manera ordenada y secuencial de las diversas funciones que se ejecuten, clasificando tales funciones por: actividad, departamentos o secciones, funcionarios o empleados, registros de contabilidad, y demás aspectos relacionados integrantes del sistema.
2. Diagrame como debe ser la planeación de los papeles de trabajo. A medida que se va desarrollando el proceso de verificación la persona debe revisar el material por cubrir, tratando de visualizar el tipo de papel que presente la evidencia en la forma más efectiva.
PLANEACION DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Existen alternativas en la preparación de un tipo determinado de papel de trabajo. Es conveniente estudiar la forma de la cédula u hoja de análisis utilizada en trabajos similares o en el mismo trabajo en oportunidad anterior. En algunos casos, la forma utilizada con anterioridad puede ser copiada sin introducir cambio alguno y en otras ocasiones, la antigua forma podrá considerarse totalmente inapropiada.
Regularmente se utiliza una hoja de trabajo para cada partida o cuenta sujeta a análisis o comprobación, sin embargo, hay ocasiones en que se combinan adecuadamente papeles de trabajo que cubren cuentas diferentes relacionadas entre sí.
Preparación: Los papeles de trabajo deben ser preparados con debida atención a la planeación, concepción y legibilidad.
Las hojas de trabajo deben tener un estándar, lo cual es un requisito esencial para su adecuado y esmerado archivo en el expediente de papeles de trabajo.
En algunas circunstancias es conveniente mostrar en una sola planilla informaciones relacionadas tales como los documentos por pagar, los intereses pagados, las depreciaciones, los gastos y toda la relacionada con la ejecución del trabajo.
Dado que los papeles de trabajo incluyen toda la información obtenida por el Contador Público, existen innumerables variedades y tipos de los mismos. Sin embargo, hay ciertas categorías generales de las cuales se podría agrupar la mayor parte de los papeles de trabajo.
Programas de auditoría. Cuestionarios y hojas de puntos pendientes de investigar. Hojas de trabajo relativas a los saldos de cuentas de control y auxiliares. Hojas de trabajo con los resultados de las pruebas de cumplimiento. Cuestionarios con evaluación de controles. Asientos de ajustes y de reclasificaciones. Planillas, hojas de análisis y otros papeles de soporte. Extractos de actas y otros papeles narrativos. Certificaciones y confirmaciones. Escrituras de constitución y reformas. Borradores del dictamen de los Estados Financieros y de las notas.
3. Nombre algunos ejemplos de papeles de trabajo.
Papeles de trabajo correspondiente al grupo de cuentas de “Cuentas por Cobrar”, se numerarán con el número que le corresponda, digamos D y a continuación después de la línea inclinada, el número consecutivo que corresponda a cada uno de los papeles de trabajo, “D-1”, “D-2”, “D-3”, etc. Los papeles de trabajo que no corresponden a una cuenta, deberán clasificarse y enumerarse acorde con el tema que se trate, siguiendo igual procedimiento que el antes señalado. Los papeles de trabajo de carácter general, o sea los que no se corresponden con una cuenta contable o con alguna temática del control interno, deberán clasificarse dentro de un “Otros” siguiendo los mismos criterios de numeración antes consignados, si se tratase de otro tipo de auditoría, organizarán los temas correspondientes y asignará de igual forma una letra, y un número o varios si ello es necesario, e indiciará al inicio para posibilitar su búsqueda.
Si después de haber enumerado los papeles de trabajo relativos a un tema determinado surgiera la necesidad de archivar uno o varios que pertenezcan al mismo tema y por estar utilizados los números consecutivos correspondientes, no sea posible darles la numeración que le corresponderían se le asignará el número del papel de trabajo cuya temática es la más afín con el nuevo o nuevos que se requieran archivar, adicionándole a los mismos después de un punto el número consecutivo correspondiente ejemplo: “A-¿-”, etc. Requisitos que deben observarse en la confección de los Papeles de Trabajo Deben ser confeccionados de tal forma, que permitan: La sistemática revisión del desarrollo del trabajo de auditoría por el jefe del grupo, supervisiones o el jefe del órgano, según corresponda. Que otros auditores puedan proseguir los trabajos interrumpidos por cualquier causa, por los auditores que iniciaron la auditoría.
Obtener la evidencia de las conclusiones y juicios significativos que se emiten en los informes de auditoría, por otros auditores que no hayan tenido contacto con la auditoría practicada. Posibilitar información suficiente a los auditores que efectuarán una nueva auditoría a la entidad. Permitir a los auditores externos, la revisión de las mismas, ya sean, de instituciones estatales o entidades independientes que se contraten. Otros requisitos importantes: Contener las evidencias relevantes, suficientes, competentes y razonables de las comprobaciones, verificaciones e investigaciones realizadas por los auditores y sus resultados que sustenten los juicios y conclusiones que se formulen en el informe, así como las notas y observaciones redactadas, que permitan elaborar el informe de la auditoría, garantizando que en el momento de confeccionar el informe no se requiera de información adicional. Deben contener la información suficiente que no requiera de explicaciones complementarias. Deben ser veraces y los cálculos plasmados en los mismos deben ser exactos. En los mismos deben considerarse los objetivos, alcance, programas, guías y metodología empleada e la auditoría, incluyendo métodos y criterios utilizados para la determinación de las muestras y su obtención. Debe dejarse constancia del origen o fuente de la información para que quede fijado el valor de la evidencia, además, deberá reflejarse el alcance y las limitaciones de las comprobaciones e investigaciones practicadas para indicar el grado de responsabilidad que asume el auditor.
Deben estar organizados de forma tal que la rápida localización de cualquier información contenida en los mismos para lo cual deben paginarse de forma tal que al detallarlos en la Hoja de Control del Expediente de la Auditoría esta funcione como un índice.
4. Defina que es una cédula de auditoría Las cédulas de auditoría son documentos en los que se describen los procedimientos y técnicas. Las cédulas que elabora el Auditor pueden tener variadas formas de acuerdo a su criterio, pero en la práctica común se utilizan hojas multicolumnares manuales o electrónicas las cuales llevan la siguiente estructura formal.
5. Diga el concepto de la clasificación de las siguientes cédulas: a. sumarias, b. analíticas, c. su analíticas, d. cédulas de discusión de observaciones e. cédula de marco conceptual f. Dé la estructura o elementos que integran las cédulas de trabajo de auditoría
a. Sumarias : Cédulas resumen Este tipo de cédulas, también conocidas como sumarias, contendrá la información relativa a una o más cuentas que tienen características similares o relacionadas por su naturaleza contable o financiera, y se elaboran con el fin de reunir la información relativa a esa (s) cuenta (s), para desarrollar, con una adecuada orientación, el trabajo de revisión y llegar así a decisiones de auditoría
b. Analíticas : Estas cédulas se utilizan para desglosar por partes los componentes de una cuenta o subcuenta específica, con el fin de comprobar que el saldo representado en los estados financieros corresponde con la realidad, a la luz de los principios de contabilidad generalmente aceptados. Estas cédulas pueden ser tanto el resultado de los análisis o los cálculos realizados por el mismo auditor, como copias o fotocopias de documentación que respalde la labor de inspección, reconstrucción, ajuste, reclasificación u observación relativa a alguna cuenta, subcuenta estas son preparadas por el cliente o empresa sujeta a revisión, en cuyo caso llevarán las iniciales CPC (Cédula Preparada por el cliente). c. Su Analíticas : Por medio de las células su analíticas, se efectúa la desagregación, detalle o análisis a profundidad de los datos contenidos en una cedula analítica, mediante la aplicación de los mismos procedimientos utilizados o de otros complementarios. d. Cedulas de discusión de observaciones : Es el documento en donde se plasman aquellos resultados en los que se determinen situaciones irregulares o susceptibles de mejora y deberá plantearse la problemática de una manera clara y precisa y determinar el origen de la misma. e. Cedula de Marco Conceptual : El marco conceptual agrupa las definiciones, conceptos y lineamientos que son la base para preparar información financiera, este ayuda a que:
El consejo de normas internacionales pueda desarrollar lineamientos para que las empresas de los diferentes grupos puedan preparar sus estados financieros.
Los contadores y administradores desarrollen las políticas contables cuando no existe un lineamiento directo en los Estándares Internacionales para un hecho económico o transacción específica. Los usuarios de la información puedan comprender e interpretar los Estándares Internacionales. Apoya la toma de decisiones de inversionistas. f. Dé la estructura o elementos que integran las cédulas de trabajo de auditoría : Las cédulas que elabora el Auditor pueden tener variadas formas de acuerdo a su criterio, pero en la práctica común se utilizan hojas multicolumnares manuales o electrónicas las cuales llevan la siguiente estructura formal: Índice de la Cédula o Memorando: Ubicada en la parte superior derecha, permite la localización rápida del papel de trabajo. Se acostumbra a marcarse con lápiz de Auditoría de color, rojo, verde o azul, de tal manera que sea visible y no quede oculto cuando se pliega la cédula. Si se trata de una cédula cuya información ocupa más de una planilla, se indicará con una numeración en cada una así: 1 de 3 ; 2 de 3; y 3 de 3, etc. En el caso de las hojas electrónicas como Excel, el índice se ubicaría en la parte inferior del libro, en la pestaña que se utiliza para nominar las diferentes hojas de dicho libro. Encabezamiento: Donde va el nombre de la compañía auditada, rubro de los estados financieros examinados el cual da el nombre a la cédula, memorando u otro tipo de papel de trabajo, con la fecha de Auditoría que es la misma de los estados financieros examinados. Responsables: Se colocan los nombres, iniciales o rubrica de los responsables por la elaboración y supervisión de la cédula. Cuerpo del trabajo: En esta parte se desarrolla toda la Auditoría y se consignan los datos obtenidos por el Auditor para allegar la evidencia suficiente y competente. Conclusión: Cada área de trabajo donde se ha desarrollado de una manera completa un trabajo, debe tener conclusiones adecuadas, basadas en el trabajo de Auditoría, respaldada por la evidencia contenida en los papeles de trabajo, que
corresponda a los objetivos que se persiguen en el trabajo. Las conclusiones deben expresar en forma clara la opinión de la persona que efectuó el trabajo con lo cual se responsabiliza del mismo. Significado de marcas: Al final de la Cédula a manera de convenciones, se coloca el significado de las marcas de Auditoría utilizadas en el cuerpo del trabajo. Fuente de información: Si se amerita, se coloca la fuente donde se obtuvieron los datos del desarrollo del trabajo. 6. Que es referenciación y explique: a. Referencia alfanumérica: El valor de este campo siempre es 04 (para identificar que la transacción es un pago a línea Banamex). Indica la referencia del pago, son máximo 20 caracteres alfanuméricos. Si la descripción es menor a este número, se dejan los espacios en blanco a la derecha del campo. Ejemplo: Pruebas BBS. b. Referencia cruzada: cuando se quiere hacer alusión a un tipo de información o dato que puede servir para comprender más en profundidad el tema del que se está hablando. También sirve para referirse a la dependencia, semejanza o relación de una cosa respecto de otra. En resumidas cuentas, el término se encuentra relacionado con la acción y efecto de referirse. Un ejemplo donde aparece el término puede ser: “Para mayor información consulte nuestras referencias cruzadas al final del capítulo
7. De algunos ejemplos de marcas de auditoria
A manera de ejemplo, se incluyen los siguientes símbolos con sus respectivos significados o descripciones:
8. Defina que son los índices de auditoría en los papeles de trabajo
Para facilitar el ordenamiento y archivo de los papeles de trabajo y su rápida localización, se acostumbra ponerles una clave a todos y cada uno de ellos en lugar visible que se escribe generalmente con un lápiz de color denominado "lápiz de Auditoría" por lo regular de color rojo. Esta clave recibe el nombre de índice y mediante él se puede saber de qué papel se trata y el lugar que le corresponde en su respectivo archivo. En teoría no importa qué sistema se escoja como índice, pero el elegido debe proveer un ordenamiento lógico y ser suficientemente elásticos para posibles modificaciones. Los principales sistemas de indexación utilizados en Auditoría son los siguientes:
Índice Numérico Alfabético: Se le asigna una letra mayúscula a las cuentas de Activo y dobles letras mayúsculas a las cuentas de Pasivo y Capital. Las cuentas de Resultado llevarían números arábigos ascendentes.
Índice Alfabético Doble: A las cédulas sumarias se les asigna una letra mayúscula, y a las cédulas analíticas dos letras mayúsculas.
Índice Alfabético Doble Numérico: Es una combinación de los sistemas Numérico Alfabético y Alfabético Doble. pues se le asigna una letra mayúscula a las cédulas sumarias de Activo y doble letra mayúscula a las sumarias de Pasivo y Capital. Las cédulas analíticas se indexan con la letra o letras de la respectiva sumaria y un número arábigo progresivo. Las cuentas de Resultados se indexan con números arábigos en múltiplos de 10 en forma ascendente. Este es el sistema de mayor utilización por la facilidad de su uso y su popularidad a nivel nacional e internacional.
Índice Numérico: A las cédulas sumarias de Activo, Pasivo, Capital y Resultados se le asignan números arábigos progresivos y las cédulas analíticas números fraccionarios. En Colombia resulta muy apropiado usar como índice numérico el código asignado a las cuentas por el Plan Único de Cuentas PUC
Índice Decimal: A las cédulas sumarias de Activo, Pasivo, Capital y Resultados se le asignan números arábigos en múltiplos de 1000 y a las cédulas analíticas números arábigos dependientes de los de las sumarias en múltiplos de 100.
Índice del Plan Único de Cuentas: Este método consiste en asignar como índice el código correspondiente a las clases, grupos, cuentas y subcuentas del Plan Único de Cuentas. El índice de las hojas de trabajo tendría un dígito: Activo 1; Pasivo 2; Patrimonio 3; Ingresos 4: Gastos 5; Costo de Ventas 6 y Costos de Producción o de Operación 7. El índice de las cédulas sumarias tendría dos dígitos: Disponible 11; Inversiones 12; Deudores 13 etc. El índice de las cédulas analíticas puede tener de 4 a 6 dígitos: Caja 110505, Bancos 111005, Inversiones en Acciones 120505 etc. Este sistema tiene la ventaja de no necesitar un documento que explique el significado del índice por ser suficientemente conocido por todos, pero tiene la gran desventaja de usar índices con demasiados dígitos en los niveles de cédulas analíticas y subanalíticas lo que dificulta hacer las referencias cruzadas.
9. Señale que son marcas de auditoría, dé mínimo 10 ejemplos. Todo hecho, técnica o procedimiento que el Auditor efectúe en la realización del examen debe quedar consignado en la respectiva cédula (analítica o subanalítica generalmente), pero esto llenaría demasiado espacio de la misma haciéndola prácticamente ilegible no solo para los terceros, sino aún para el mismo Auditor. Para dejar comprobación de los hechos, técnicas y procedimientos utilizados en las cédulas o planillas, con ahorro de espacio y tiempo, se usan marcas de Auditoría, las cuales son símbolos especiales creados por el Auditor con una significación especial.
Por ejemplo al efectuar una reconciliación bancaria, los cheques pendientes de cobrar y las consignaciones bancarias deben ser cotejadas con el libro de bancos para comprobar que están bien girados y elaboradas, en cuanto al importe, número, fecha, beneficiario, número de cuenta etc. Cada uno de los cheques y consignaciones cotejadas debe tener una descripción de lo realizado. En lugar de escribir toda esta operación junto a cada cheque y consignación, se utiliza un símbolo o marca de comprobación, cuyo significado se explica una sola vez en el lugar apropiado de la cédula a manera de convención detallando todo el procedimiento realizado.
10. Reglas a seguir en el uso de marcas de auditoria
Para las marcas de Auditoría se debe utilizar un color diferente al del color del texto que se utiliza en la planilla para hacer los índices. Las marcas deben ser sencillas, claras y fáciles de distinguir una de otra. El primer papel de trabajo del Archivo de la Auditoría debe ser la cédula de la Marcas de Auditoría.
11. Indique como se realiza el cruce de papeles de trabajo
Es la técnica mediante la cual se relacionan los índices de las células de auditoria para facilitar la revisión de los papeles Del trabajo del auditor, así como la consulta de un determinado renglón o concepto que se quiere conocer. Una de las formas más sencillas de cruzar las células de auditoria es el método de las flechas es decir, mediante el uso de una flecha de color (rojo preferentemente) , se cruzaran o relacionaran los datos o cifras entre las células de trabajo del auditor .
Ejemplo: Viene de (índice) Cedula Va hacia (índice)
12. Realice un instructivo de llenado de la Cédula de auditoría
13. De un ejemplo de la carĂĄtula para los expedientes de auditorĂa
14. Realice un instructivo de llenado de la Carátula de los Expedientes de Auditoría GUÍA PARA EL LLENADO DE LA PORTADA DEL EXPEDIENTE
FUNDAMENTO LEGAL: Articulo Décimo Séptimo, Capitulo II, Sección VI, “De los Expedientes de Archivo” de los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos Públicos del Estado de Campeche, que a la letra dice: “Además de contener documentos, los expedientes se deben formar con la portada o guarda exterior, la que debe incluir datos de identifaciòn del mismo, considerando el Cuadro General de Clasificación Archivistica”.
(LOGOTIPO Y NOMBRE DE LA DEPENDENCIA)
PORTADA DE EXPEDIENTE
Expediente: Unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o tramite de un Ente Publico.
FONDO:
SECCIÓN:
SERIE: En este espacio se consignara conforme al cuadro de clasificación archivistica la serie documental que corresponde o denominación que se haya asignado al documento por su contenido. SUBSERIE: En este espacio se consignara conforme al cuadro de clasificación archivistica la subserie documental que corresponde o denominación que se haya asignado al documento por su contenido. NUMERO DE EXPEDIENTE: cada uno de los expedientes.
Es el número consecutivo que dentro de la serie documental asignada se identifica a
FECHA DE APERTURA DEL EXPEDIENTE: Como se indica, en este espacio se consignara la fecha en la que se apertura el expediente. FECHA DE CIERRE DEL EXPEDIENTE: Como se indica, en este espacio se consignara la fecha en la que se cierra el expediente. ASUNTO: En este espacio se hará un resumen o descripción detallada del contenido del expediente. VALORES DOCUMENTALES: Condición de los documentos que les confiere características administrativas, legales, fiscales o contables en los archivos de tramite o concentración (valores primarios), o bien, evidénciales, testimoniales o informativos en los archivos históricos (valores secundarios). SE IDENTIFICARA EL SUPUESTO CON UNA “X”.
ADMINISTRATIVO Aquellos elaborados, recibidos y conservados por la Unidad Administrativa, en función de la organización, procedimientos, actividades o acciones derivadas de las atribuciones delegadas a la misma en particular y a la Dependencia en General, y que además no tiene valor legal o contable. CONTABLE O FISCAL Son los documentos con información consistente en libros de contabilidad, registros contables, documentos contabilizadores o de afectación contable, justificatorios y comprobatorios del ingreso y gasto publico y en su caso, los autorizados por la Secretaria de Finanzas. Ejemplo: A9.-Libros de contabilidad: Documentos en los que se asientan las operaciones.
LEGAL
Aquellos que en función de sus atribuciones se generan, reciben y/o conservan el ejercicio de derechos y obligaciones, regulados por el derecho en la materia dando testimonios ante la Ley.
Ejemplo:
a) Leyes; b) Reglamentos:
c) Interposición de Recursos.
15. Que es un memorando dentro de los papeles de trabajo de la auditoria
Es un documento en el cual queda establecido el proceso de planeación resumiendo todas las consideraciones de auditoria importantes, es preparado por el auditor independiente y sirve de base para: • Asegurar trabajo de auditoria experimentado, • Reflejar los pensamientos de los responsables de su preparación, • Documentar el proceso de planeación • Reducir posibilidades de cualquier malentendido, • facilita la planificación de auditorías subsecuentes