Gode forberedelser før inngåelse av et leieforhold vil etter vår erfaring medvirke til at leietaker oppnår bedre og mer relevante betingelser. For å få til dette er det sentralt og fremme de vilkårene som har stor betydning for leietaker på et tidlig tidspunkt i prosessen. Ofte forhandles det som størrelse og pris, mens andre sentrale vilkår utestår til kontraktsforhandlingene, hvor en standard leiekontrakt (den såkalte meglerstandarden) ofte benyttes. Da er man gjerne prisgitt meglerstandardens vilkår, som ikke alltid er leietakervennlig. Ved å løfte frem de vilkår som har stor betydning tidlig i prosessen, øker leietaker sjansen for å få gjennomslag for disse. Hvordan kan man som leietaker oppnå så bra og relevante betingelser som mulig for sin virksomhet ved etablering av leieforhold? – Det viktigste, som i det meste annet, er å være godt forberedt. Med dette menes at leietaker bør, før han kontakter utleiemegler eller utleier, lage seg en liste over de viktigste vilkårene han vil ha med i sitt leieforhold. Beliggenhet, størrelse, eventuelle tilpasninger og pris er som regel de mest sentrale vilkår som leietaker har fokus på. Alle vilkår som leietaker krever kan påvirke leienivået. Vi skal i det følgende se litt nærmere på leietakertilpasninger og andre kontraktsvilkår som leietaker ofte «glemmer» å tenke på i en tidlig fase. Vi har god erfaring med at leietaker allerede ved første kontakt med utleier presenterer et «term-sheet» der leietaker redegjør for sine forutsetninger for leieforholdet. Med dette grepet gjør en utleier umiddelbart oppmerksom på hvilke forutsetninger leietaker legger til grunn, og leietaker unngår å bruke tid på utleiere (eller utleiermeglere) som ikke kan imøtekomme vilkårene. Da må utleier umiddelbart adressere de fremsatte betingelsene dersom de ikke kan innfris eller eventuelt om de får konsekvenser for leieprisnivået. I motsatt fall har en etablert disse som et godt utgangspunkt for forhandlingene i prosessen videre, og når man kommer til kontraktsforhandlingene har man allerede «tatt tyren ved hornene». Merk likevel at når en fremsetter en liste med slike vilkår på et tidlig stadium, så kan det bli vanskeligere å fravike disse etter at det er oppnådd aksept for innholdet. Innholdet i et «term sheet» bør derfor være godt gjennomtenkt. Hvilke forhold er det virksomheten bør vurdere før kontakt med utleier? – For det første må en vurdere om man har behov for lokaler som krever tilpasning eller om leietaker kan klare seg med «as is» lokaler – f.eks. ved kontorleie. Driver leietaker en
virksomhet som krever større tilpasninger, f.eks. treningssenter, er utarbeidelse av en god og detaljert spesifikasjon for leietakertilpasninger av avgjørende betydning. Her slurves det ofte fra begge sider, noe som kan medføre høyere husleie og konflikter. Driver leietaker avansert virksomhet, lokalene er store og kontrakten er av lang varighet, bør det innhentes sakkyndig bistand til å utforme en detaljert spesifikasjon. Leietaker bør også vurdere å engasjere byggeleder (ombud). Når leietaker gjør dette på forhånd vil det være mulig for utleier å raskt kunne ta stilling til leienivået og andre vilkår som leietaker stiller. I kjølvannet av ovennevnte forhold er det også viktig å adressere retten til å gjennomføre eventuelle endringer, og hvorvidt slike endringer skal tilbakestilles ved utløpet av leieperioden. Dersom dette ikke er regulert i avtalen, vil utleier ved fraflytting kunne velge om leietaker skal pålegges å tilbakestille endringen for leietakers regning eller om den skal beholdes som den. Leietaker har da ikke rett til kompensasjon for dette. Videre kan det være aktuelt med utvidelser dersom virksomheten er i en vekstfase. Dette kan da også være greit å adressere umiddelbart – at en ønsker stor grad av fleksibilitet rundt en eventuelle økning av leiearealet. Et annet forhold som ofte er relevant er eierskap til eventuell oppgradering bekostet av leietaker. Dersom en ikke regulerer dette særskilt, vil slik oppgradering tilfalle utleier uten kompensasjon ved tilbakelevering. Som nevnt er det en rekke forhold i meglerstandarden som er vanskelig å få gjennomslag for å endre dersom det ikke er adressert tidlig i prosessen. Eksempler på slike vilkår er: - Har leietaker behov for å pantsette leieavtalen (kan være behov hvor leietaker ikke eier driftsmidler) - Har leietaker behov for å kunne fremleie hele eller deler av lokalene senere? - Er det spesielle behov ved virksomheten som tilsier at utleier må ta ansvar for at lokalene er tilpasset (f.eks. støy fra virksomheten)?
morselskapsgaranti om dette ikke er fremhevet tidlig i prosessen) - Varighet på leieavtalen – for leietaker vil det være gunstig å ha mulighet til å forlenge leieforholdet - Ved forlengelse – skal forlengelsen skje til samme husleie (indeksregulert) eller til «markedsmessige» vilkår? - Førtidig oppsigelse / utkjøp – det kan være fornuftig for leietaker å ha med en regulering av dette hvis det kan være aktuelt - Tvisteløsning ved eventuell konflikt – ordinær domstolsbehandling eller voldgiftsbehandling (en advokat kan redegjøre nærmere for fordeler og ulemper med dette) I «term sheet» kan leietaker dessuten redegjøre litt nærmere for virksomheten sin. Vil leietaker eksempelvis ha behov for senere å kunne bruke lokalene til annen type virksomhet enn det som er angitt i leieavtalen (som er ofte er en meget knapp beskrivelse)? Når leietaker skal levere tilbake lokalene oppstår det erfaringsmessig en del utfordringer. I meglerstandarden er det angitt nærmere hva som aksepteres av slit og elde, og at lokalene for øvrig skal tilbakeleveres i «kontraktsmessig» stand. Har leietaker spesielle behov knyttet til dette, bør også dette løftes frem tidlig i en prosess. Prosessen for tilbakelevering bør også vurderes nærmere av leietaker. Ofte oppstår konflikter fordi leietaker og utleier befarer lokalene kort tid før tilbakelevering, og leietaker risikerer at utleier kommer med innsigelser til lokalenes tilstand som innebærer kostbare utbedringer. Partene bør i god tid før overlevering enes om dette. Dette bør skje i god tid før tilbakelevering, slik at leietaker har tilstrekkelig med tid til å kunne utbedre manglene, eller få de undersøkt av en sakkyndig, dersom utleiers krav fremstår høyt. En nøye gjennomgang av meglerstandarden på forhånd vil gi leietaker gode muligheter til å få fraveket vilkår. Mye av dette kan leietaker gjøre selv. Bistand av advokat på dette stadiet vil imidlertid kunne være en god investering der leieforholdet er av et visst omfang. Som en klient en gang sa: «Jeg vil heller bli loset gjennom vanskelig farvann, enn å bli trukket av grunn i ettertid».
- Månedsvis eller kvartalsvis leiebetaling (kan ha betydning for leietakere med stram likviditetsmodell) - Sikkerhet – er det viktig for leietaker om det er morselskapsgaranti, depositum eller bankgaranti (utleier vil ofte ikke akseptere
Lokaler/06–2015 | 41