EXCEL 2016 by Gissela Capelo

Autores: Odalys Anchatuña Alina Cando Gissela Capelo José García Curso: Segundo “C”

Año: 2019

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TABLA DE CONTENIDOS Contenido TABLA DE CONTENIDOS ....................................................................................... I INDICE DE FIGURAS ............................................................................................ III INDICE DE TABLAS .............................................................................................. IV INDICE DE GRAFICOS .......................................................................................... V OBJETIVOS ........................................................................................................... VI OBJETIVO GENERAL ........................................................................................ VI OBJETIVOS ESPECIFICOS ............................................................................... VI INTRODUCCION .................................................................................................. VII DESARROLLO DEL TEMA ..................................................................................... 1 ¿Qué es Excel 2016?........................................................................................... 1 Novedades de Excel 2016 ................................................................................... 3 Gráficos ............................................................................................................ 3 Gráfico de cascada ................................................................................. 3 Histograma y gráfico de Pareto .................................................................. 4 Cajas y bigotes ........................................................................................... 5 Mapa de árbol ............................................................................................ 5 Proyección solar ......................................................................................... 6 Consultas ................................................................................................... 6 Colaborar, compartir y predecir .................................................................. 7 Diseño ........................................................................................................ 8 Power BI para analizar, publicar y compartir tus análisis ........................... 8 Anotaciones de lápiz .................................................................................. 9 Más rápido con “Tell Me what you want to do” ........................................... 9 Insights o definiciones ................................................................................ 9 Otras funcionalidades aparecidas en el Excel 2016: .................................. 9 Actualización a Office 2016 según el plan o edición que tengas .............. 10 EL ENTORNO DE TRABAJO BÁSICO DE MICROSOFT EXCEL ..................... 10 Partes de la Ventana:......................................................................................... 11 OPCIONES DE AUTORRELLENO EN EXCEL 2016 ......................................... 15 Filtros y ordenamiento de datos en Excel 2016 ................................................. 17 [Escriba aquí]

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Filtros .............................................................................................................. 17 Paso 1: ........................................................................................................ 17 Paso 2: ........................................................................................................ 17 Paso 3: ........................................................................................................ 18 Cómo usar varios filtros: ................................................................................. 18 Opciones avanzadas de filtros: ....................................................................... 19 Paso 1: ........................................................................................................ 19 Paso 2: ........................................................................................................ 19 Paso 3: ........................................................................................................ 19 Ordenamiento de datos .................................................................................. 20 Seleccionar los datos a ordenar ..................................................................... 20 Ordenar de forma rápida y sencilla ................................................................. 20 Especificar criterios para ordenar ................................................................... 21 CONCLUSIONES.................................................................................................... 1 RECOMENDACIONES ........................................................................................... 2 BIBLIOGRAFIA ....................................................................................................... 3

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INDICE DE FIGURAS Figura. 1 Hoja de Cálculo ........................................................................................ 1 Figura. 2 Características de Excel: Ferretería El Chavo ......................................... 2 Figura. 3 Compartir datos ........................................................................................ 7 Figura. 4 Colaborar, compartir y predecir ................................................................ 8 Figura. 5 Power BI................................................................................................... 8 Figura. 6 Barra de titulo ......................................................................................... 11 Figura. 7 Barra de Menú ....................................................................................... 11 Figura. 8 Barra de Herramientas ........................................................................... 12 Figura. 9 Barra de Formulas.................................................................................. 12 Figura. 10 Área de Trabajo.................................................................................... 12 Figura. 11 Hojas de cálculo ................................................................................... 13 Figura. 12 Barra de Estado ................................................................................... 13 Figura. 13 Menú Archivo ....................................................................................... 13 Figura. 14 Fichas................................................................................................... 14 Figura. 15 Grupo de Herramientas ........................................................................ 14 Figura. 16 Cinta de opciones................................................................................. 14 Figura. 17 Encabezados de filas ........................................................................... 15 Figura. 18 Barra de Desplazamiento ..................................................................... 15 Figura. 19 Autorelleno ........................................................................................... 16 Figura. 20 Filtro ..................................................................................................... 17 Figura. 21 Menú .................................................................................................... 17 Figura. 22 Usar Varios filtros ................................................................................. 19 Figura. 23 Opciones para organizar y filtrar la información ................................... 20 Figura. 24 Filtro Personalizado.............................................................................. 20 Figura. 25 Clasificar en orden ascendente ............................................................ 21 Figura. 26 Ordenar ................................................................................................ 21

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INDICE DE TABLAS Tabla 1 Selección de datos para ordenar .............................................................. 20

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INDICE DE GRAFICOS Gráfico. 1 Grafico de Cascada ............................................................................... 4 Gráfico. 2 Grafico de Pareto .................................................................................... 4 Gráfico. 3 Grafico Histograma ................................................................................. 4 Gráfico. 4 Gráfico de Cajas y Bigotes ..................................................................... 5 Gráfico. 5 Gráfico de Mapa de árbol ....................................................................... 6 Gráfico. 6 Gráfico Proyección Solar ........................................................................ 6

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OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL  Analizar las principales funciones de Excel 2016, mediante la realización de un informe; adquiriendo nuevos conocimientos. OBJETIVOS ESPECIFICOS  Definir que es Excel.  Investigar las principales novedades de Excel 2016.  Nombrar las partes de los entornos de trabajo de Excel 2016.  Conocer cuáles son los pasos para filtrar y ordenar datos en Excel.

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INTRODUCCION Excel es un programa informático desarrollado y distribuido por Microsoft Corp. Se trata de un software que permite realizar tareas contables y financieras gracias a sus funciones, desarrolladas específicamente para ayudar a crear y trabajar con hojas de cálculo. La primera incursión de Microsoft en el mundo de las hojas de cálculo (que permiten manipular datos numéricos en tablas formadas por la unión de filas y columnas) tuvo lugar en 1982, con la presentación de Multiplan. Tres años más tarde llegaría la primera versión de Excel. Ante la demanda de una compañía que ya comercializaba un programa con el nombre de Excel, Microsoft fue obligada a presentar su producto como Microsoft Excel en todos sus comunicados oficiales y documentos jurídicos

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DESARROLLO DEL TEMA ¿Qué es Excel 2016? Excel 2016 es una aplicación que permite realizar hojas de cálculo que se encuentra integrada en el conjunto ofimático de programas Microsoft Office. Esto quiere decir que si ya conoces otro programa de Office, como Word, Access, Outlook, PowerPoint, te resultará familiar utilizar Excel, puesto que muchos iconos y comandos funcionan de forma similar en todos los programas de Office. (1) Una hoja de cálculo (ver ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia.) sirve para trabajar con números de forma sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrícula donde en cada celda de la cuadrícula se pueden introducir números, letras y gráficos.

Figura. 1 Hoja de Cálculo

Por ejemplo, para sumar una serie de números sólo tienes que introducirlos uno debajo de otro, como harías en un papel, colocarte en la celda donde irá el resultado y decirle a Excel que quieres hacer la suma de lo que tienes encima (ya veremos más adelante cómo se hace exactamente, pero es muy fácil). Quizás pienses que para hacer una suma es mejor utilizar una calculadora. Pero piensa, ¿qué ocurriría si te equivocas al introducir un número en una suma de 20 números? Tendrías que volver a introducirlos todos, mientras que en Excel no importa si te equivocas al introducir un dato, simplemente corriges el dato y automáticamente Excel vuelve a calcularlo todo. Esto es importante cuando los cálculos son un poco más complicados. Imagina que estás haciendo la declaración de la renta a mano y al final descubres un error: tendrías que volver a calcularlo todo. Si lo haces con Excel sólo tienes que corregir un dato. Esta característica de recálculo automático te permite también hacer simulaciones fácilmente. Por ejemplo, si estás calculando lo que tendrás que pagar al mes al pedir un préstamo hipotecario, basta que vayas introduciendo diferentes 1

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cantidades en el importe del préstamo para que veas lo que tendrías que pagar en cada caso. Vamos a ver otro ejemplo: (en la ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia.) que nos servirá para ver más características de Excel.

Figura. 2 Características de Excel: Ferretería El Chavo

En esta imagen tienes una sencilla factura realizada con Excel. Puedes observar cómo las columnas se numeran por letras A,B,C,... y las filas por números 1,2,3,... En la columna D se ha calculado el producto de las columnas B y C. En la celda D12 se ha calculado el IVA. Debajo de la cinta de opciones puedes ver la fórmula que se ha utilizado =D11*0,21 . Es decir, el producto de lo que hay en la celda D11 multiplicado por 0,21. Excel es muy fácil e intuitivo también se puede ver en este ejemplo cómo se puede utilizar texto en cualquier parte de la hoja de cálculo; incluso podríamos haber puesto un gráfico con el logotipo de la ferretería.

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Otra cosa buena de Excel es que no es necesario saber matemáticas para utilizarlo. En muchas ocasiones es suficiente con utilizar las operaciones básicas. Por supuesto, si sabes matemáticas podrás sacar mucho más partido de Excel. Excel también es capaz de dibujar gráficos a partir de los datos introducidos, del estilo de los gráficos en forma de tarta y en forma de barras que se ven en las encuestas. Excel se puede utilizar para multitud de cosas, tanto en el plano personal como en el profesional, desde llevar las cuentas familiares hasta los más complejos cálculos financieros. Excel es un programa de tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos de préstamos hipotecarios.

Novedades de Excel 2016 Hace unas semanas que se lanzó el Excel 2016. Según expresó entonces Satya Nadella, el objetivo de este lanzamiento fue la movilidad (piedra angular de la estrategia de Microsoft). Se trata de contar siempre con las sinergias de colaboración entre personas, independientemente del lugar en el que se encuentren: “el trabajo requiere movilidad de la experiencia humana, no del dispositivo. Excel 2016 para Windows incluye todas las funcionalidades y características a las que estás acostumbrado, Pero la las destacable es la de los seis nuevos tipos de gráficos que complementan las ya existentes además de algunas nuevas, como:(2) Gráficos Office 365 incluye seis nuevos tipos de gráficos con las mismas opciones de formato con los que ya estamos familiarizados. Estos seis gráficos son los siguientes: grafico de cascada, histograma y grafico de Pareto, cajas y bigotes y proyección solar mapa de árbol, pra ayudarle a crear algunas de las visualizaciones de datos más utilizadas en lo que se refiere a información financiera. ¿Dónde verlo?: clicando en gráficos recomendados>todos los gráficos. 

Gráfico de cascada

Muy útil para analizar cotizaciones o datos empresariales. Es muy parecido al tipo de gráfico de Pérdidas y ganancias donde es muy importante tener una visión global y simultánea de las pérdidas y ganancias, de los totales y de otras variables (impuestos, costes o ingresos imprevistos, etc.). 3

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Gráfico. 1 Grafico de Cascada



Histograma y gráfico de Pareto

Estos tipos de gráfico analizan frecuencias de datos. La diferencia entre uno y otro está en el orden en que se muestran. En el de Pareto aparecen ordenados por frecuencia.

Gráfico. 2 Grafico de Pareto

Gráfico. 3 Grafico Histograma

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Cajas y bigotes

Gráfico. 4 Gráfico de Cajas y Bigotes

Utilizado principalmente para comparar categorías recogidas de variables estadísticas como la mediana, el rango, la dispersión, los cuartiles, los datos atípicos y la asimetría. Las cajas muestran la dispersión y los “bigotes” (las líneas horizontales) muestran el resto de datos. 

Mapa de árbol

Cuando los datos a analizar contienen jerarquías, puedes utilizar este tipo de gráfico para destacar las proporciones que cada categoría aporta a sus categorías superiores y al total.

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Proyección solar

También sirve para destacar proporciones en el conjunto de datos, pero este tipo de gráfico puedes utilizarlo además para visualizar cómo se constituyen las jerarquías.

Gráfico. 5 Gráfico de Mapa de árbol

Gráfico. 6 Gráfico Proyección Solar

No está mal, ¿verdad? Aunque Excel no podrá competir nunca con programas Expresamente dedicados a la visualización de datos, se va acercando cada vez más deprisa a ellos. Estamos en la era de los datos y no se puede desperdiciar ninguna oportunidad.(3)

Consultas En Excel 2016 se ha integrado Power Query en el núcleo del programa. Hasta ahora solo se había podido instalar como un complemento aparte. Todo ello se ha colocado en un nuevo grupo de comandos llamado Ordenar y transformar dentro de la ficha Datos.

El objetivo final de Obtener y transformar es el de mostrar datos que cumplen determinados criterios, es decir, ejecutar consultas. En este grupo de comandos podrás encontrar todas las herramientas necesarias para ello: 

Se conecta a las fuentes de datos: Excel es capaz de conectarse a la mayoría de fuentes y bases de datos para extraer el contenido, incluso de tu cuenta de Facebook.

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Transforma los datos: Excel convierte los datos extraídos para ayudarte a analizarlos utilizando su Editor de consultas. Combina los datos: Se crea un modelo de datos donde se juntan los datos de todas las fuentes de donde se han extraído. Aquí es donde se crea la consulta. Comparte los datos: Es posible visualizar y compartir los datos en multitud de plataformas. Dentro del propio Excel es la más común, pero existen otras como Power BI, que facilitan además el análisis de los dato.(3)

Figura. 3 Compartir datos

Colaborar, compartir y predecir Más fácil de compartir gracias a un botón superior con el que se comparte el libro de texto o la hoja a través de share Point,OneDrive o OneNote. Es una pieza fundamental para el trabajo colaborativo. Inmediatamente sabemos quién en la empresa tiene acceso a un documento determinado y quién actualmente está trabajando con ese documento además de ti En versiones anteriores de Excel, sólo estaba disponible la predicción lineal. En Excel 2016, la función de pronóstico (forecasting) se ha ampliado para permitir la predicción basada en la funcionalidad de suavizado exponencial. Esta funcionalidad también está disponible como un nuevo botón con un solo clic. En la ficha datos, haciendo clic en el botón hoja pronóstico se crea rápidamente una visualización de previsión de la serie de datos. Desde el asistente, también se pueden encontrar opciones para ajustar los parámetros de pronóstico comunes, como la estacionalidad, que es detectada automáticamente por intervalos predeterminados y de confianza.(4) 7

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Figura. 4 Colaborar, compartir y predecir

Diseño Más estilos por defecto para dar forma, inserción de imágenes con la orientación correcta gracias a la funcionalidad de image automatci rotation. Por último se ha incluido una doble interfaz: la tradicional para ratón y otra táctil para tabletas. Esta interesante herramienta convierte a formato digital una ecuación matemática escrita “a mano”, ya sea con un lápiz digital, el ratón o incluso el dedo. Power BI para analizar, publicar y compartir tus análisis Puedes usar estas funciones para conectarte a datos de una amplia gama de fuentes,

como las tablas de los sitios web públicos, datos corporativos en las bases de datos, fuentes basadas en la nube como Azure, datos no estructurados como Hadoop para, a continuación, llevar los datos en el libro de modelo de datos o los muestra como tablas dentro de una hoja de cálculo. El editor de consultas, que se abre al crear una nueva consulta, te proporciona opciones para la conformación y transformación de datos intuitivos, lo que le permite preparar un conjunto de datos con sólo la información que desea ver y en la forma que desee para verlo. Cada paso que das para transformar los datos se puede repetir y, en este sentido, Excel 2016 te lo va guardando por si necesitas reorganizado después. De esta manera se trabaja más rápido y más eficientemente. Al actualizar las conexiones de datos, cada paso que tomó para transformar los datos se conservan. Y una vez que haya la información elaborada, usted puede compartir sus consultas fácilmente con otros.

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Anotaciones de lápiz Esta herramienta permite agregar anotaciones manuales (fáciles de eliminar) y resaltar con trazos de color diferentes partes de la hoja para, por ejemplo, incluir explicaciones rápidas a las planillas que enviaremos a terceros o recordatorios para nosotros mismos.

Más rápido con “Tell Me what you want to do”

El sucesor del asistente virtual Clipo (clippy) que nos ayudaba en las primeras versiones cuando teníamos dudas. En nuestros días cada vez es más importante llegar a la información lo más rápido posible. En el excel 2016, encontramos fichas inteligentesd en la barra superior que incluyen el campo de texto Tell Me What you want to do y nos permiten realizar búsquedas sobre lo que necesitas hacer a continuación y te muestra lo que necesitas. Es también un campo de búsqueda.

Insights o definiciones El panel de insights está potenciado por Bing y no sólo ofrece definiciones: artículos de wikis y búsquedas relacionadas. ¿Cómo se muestra el panel insights?. Sólo tienes que seleccionar una palabra y darle al botón derecho del ratón

Otras funcionalidades aparecidas en el Excel 2016:  Formulas o ecuaciones metidas a mano:

Convierten a formato digital una ecuación matemática escrita “a mano”, bien con un lápiz digital, el ratón o incluso con el dedo.  Versión del documento.

En el campo archivo>historia vemos la versión actual del documento y la lista con todos los cambios. 

Nuevos temas o plantillas.

En la actualidad hay 3 temas de Office que se pueden aplicar: colorido, gris oscuro y blanco. Para acceder a estos temas, vaya a Archivo> Opciones> General y, a continuación, haga clic en el menú desplegable junto a Office theme 

Data Loss protection (DLP).

Es una característica de la empresa de alto valor. Se ha conseguido explorar en tiempo real el contenido basado en un conjunto de políticas predefinidas para los tipos de datos sensibles más comunes como número de tarjeta de crédito, número de seguro social y 9

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número de cuenta bancaria de Estados Unidos). Esta capacidad también permitirá la sincronización de las políticas DLP de Office 365 en Excel, Word y PowerPoint, y proporciona políticas unificadas a través de contenidos almacenados en Exchange, SharePoint y onedrive for Business.

Actualización a Office 2016 según el plan o edición que tengas o

Office 365 Small Business:

Esta edición se actualizará automáticamente a Office 2016 entre octubre y diciembre de 2016, pero los administradores de sistemas de las empresas pueden permitir desde ya usar la versión 2016 en instalaciones nuevas. o

Office 365 ProPlus:

Esta edición es la que utilizan la mayoría de las universidades, establecimientos educacionales, y empresas. La configuración por defecto pide actualizar a Office 2016 durante el primer trimestre de 2016 pero el administrador puede permitir usar Office 2016 en instalaciones nuevas. (como veíamos para el plan Small Business) o

Office 365 en el plan First Release:

Pueden actualizar desde ya. o

Office 365 Personal o Home:

También se puede actualizar desde ya en esta edición (que es la que pueden comprar los consumidores individuales). Simplemente hay que seguir los pasos que indica Microsoft.

EL ENTORNO DE TRABAJO BÁSICO DE MICROSOFT EXCEL Es un archivo de libro de trabajo que puede contener una o más hojas de cálculo. Una hoja de cálculo es similar a un libro de contabilidad, con números, texto y resultados de cálculos alineados en columnas y filas. Pero a diferencia de un libro de contabilidad, cuando introduce los números en Microsoft Excel, el programa es el que ejecuta los cálculos en su lugar y de forma electrónica. Con Microsoft Excel, es fácil la introducción de información dentro de una hoja de cálculo y el poder cambiar, suprimir o añadir datos a dicha información. No tiene que preocuparse si inicialmente sus datos no han quedado perfectamente introducidos o no lo han hecho de forma completa. Siempre podrá cambiarlos o terminar de introducirlos más tarde. Puede ordenar varias hojas dentro de un libro de trabajo (por ejemplo puede colocar en un libro todas las hojas que pertenezcan 10

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a un solo cliente o a un único proyecto) y a continuación póngales un nombre para poder localizar rápidamente la información que necesita. En esta lección, aprenderá cómo tiene que trabajar con las hojas y con los libros de trabajo; aprenderá también a abrir, guardar y cerrar un libro y a introducir y editar datos de una hoja de cálculo. También aprenderá a trabajar de forma más eficaz si utiliza las prestaciones de AutoCompletar y AutoCorrección que le ayudarán a realizar parte de su trabajo y a introducir fórmulas sencillas. Partes de la Ventana: La Barra de título, nos indica el nombre de la aplicación, y del libro de trabajo activo en este momento.

Figura. 6 Barra de titulo

La Barra de Menús, contiene todos los comandos de Excel 97. (5)

Figura. 7 Barra de Menú

La Barra de Herramientas, consta de una serie de botones que permiten llevar a cabo acciones sobre la Hoja de cálculo directamente, dando un click sobre ellos, sin necesidad de acceder al comando correspondiente en el menú. Por defecto en Excel aparecen 2 barras de herramientas, Estándar y Formato, respectivamente. (5)

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Figura. 8 Barra de Herramientas

Barra de Fórmulas Es donde se edita y modifica el contenido de una celda de la hoja de cálculo, esta compuesta de tres secciones, la primera hacer referencia a la celda activa, es decir, aquella en la que podemos editar, modificar o introducir datos. La segunda sección se activa cuando estamos introduciendo datos aparecen dos botones, cancelar, o aceptar los datos introducidos y la tercera sección edita el contenido real de la celda. Para

visualizarla

ocultarla,

activa

desactiva

casilla Barra

de fórmulas en la ficha Vista (grupo de herramientas Mostrar). (5) Los diferentes elementos de la barra de fórmulas son:

Figura. 9 Barra de Formulas

Área de Trabajo Es la parte de la ventana de Excel que contiene la ventana, o ventanas de los documentos abiertos y visibles, puede estar vacía sino hay ningún libro de trabajo abierto. (5)

Figura. 10 Área de Trabajo

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Hojas de libro, desplazamiento de hojas, nos permite movernos entre las distintas hojas de trabajo. Si están todas visibles, podemos desplazarnos hasta ellas por medio de los botones de desplazamiento de etiquetas, colocados delante de estas. (5)

Figura. 11 Hojas de cálculo

Barra de Estado, nos da en la parte izquierda, información sobre el estado de la hoja o sobre la función de un botón o comando seleccionado. (5)

Diseño de página

Vista previa salto de página

Figura. 12 Barra de Estado

Normal

Menú Archivo. En él podemos encontrar la mayoría de comandos para el trabajo con documentos (libros de cálculo), como abrir, guardar, imprimir, obtener una vista preliminar, etc. Al hacer clic sobre él se despliega un menú con todas sus opciones y sub-menús. (6)

Figura. 13 Menú Archivo

Fichas. Las fichas contienen botones y controles agrupados en categorías. La estructuración en fichas es la conjunción de dos formas de acceso a las 13

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herramientas que hasta la versión 2003 de Office eran independientes: los menús y las barras de herramientas. (6)

Figura. 14 Fichas

Grupo de herramientas. Las herramientas de las fichas están organizadas en grupos de herramientas formando una cierta unidad lógica. En muchas ocasiones, en la esquina inferior derecha del grupo de herramientas encontramos una flechita que da acceso al cuadro de diálogo asociado a esa categoría de herramientas. (6)

Figura. 15 Grupo de Herramientas

Cinta de opciones. Es el espacio en el que se despliegan los botones, menús y controles de cada una de las fichas. Para aumentar el espacio destinado a la hoja de cálculo, puede minimizarse haciendo clic con el botón derecho sobre cualquiera de los nombres de las fichas y activando la casilla de verificación Minimizar cinta de opciones. (6)

Figura. 16 Cinta de opciones

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Encabezados de las columnas (A-XFD). Permiten la selección de la(s) columna(s).

Encabezados de las filas (1-1.048.576). Permite la selección de la(s) fila(s).

Barra

Figura. 17 Encabezados de filas

desplazamiento, La barra de desplazamiento en Excel es un control ActiveX que nos permite desplazarnos a través de un rango de valores al hacer clic sobre los botones de avance o retroceso o al mover la caja de desplazamiento a lo largo de la barra.

Figura. 18 Barra de Desplazamiento

OPCIONES DE AUTORRELLENO EN EXCEL 2016 En el programa de hojas de cálculo Excel puedes usar muchas funcionalidades y herramientas que trae para hacer más fácil la inserción de datos a la vez que segura. 15

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Entre ellas seguro que conoces el Autorrelleno en la forma más sencilla de uso. Con Autorrelleno te evitas tener que escribir repetidamente los datos una y otra vez, en concreto te permite copiar los datos de una celda dada en las celdas contiguas o adyacentes tanto en la fila como en la columna.

Figura. 19 Autorelleno

Otra de las particularidades es que también te permite continuar una serie dada por ejemplo introduciendo 1, 2, 3, el programa reconocerá la serie y seguirá. Pasos 1. Seleccione las celdas que quiera usar como base para rellenar celdas adicionales. Para una serie como “1, 2, 3, 4, 5…”, escriba 1 y 2 en las primeras dos celdas. Para la serie “2, 4, 6, 8…”, escriba 2 y 4. Para la serie “2, 2, 2, 2…”, escriba 2 solo en la primera celda. 2. Arrastre el controlador de relleno . 3. Si es necesario, haga clic en Opciones de autorrelleno

y seleccione la

opción que quiera.

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Filtros y ordenamiento de datos en Excel 2016 Filtros Filtrar los datos de una hoja de cálculo de Excel te permite ver sólo la información que deseas. Esta es una herramienta que puede ser útil cuando necesitas estudiar un documento muy grande. Para que los filtros funcionen bien, la tabla que construyas debe tener un fila de encabezado donde se identifique el nombre de cada columna, como en el ejemplo que usaremos. (7) Veamos cómo activar los filtros: Paso 1: En la pestaña Datos de la Cinta de opciones, haz clic en el comando Filtro.

Figura. 20 Filtro

Paso 2: Al lado de cada una de las celdas de la primera fila aparecerá una flecha que desplegará un menú donde podrás elegir que información quieres ver con relación a esa columna en particular. Allí, deja seleccionado únicamente el tipo de información que quieres ver.

Figura. 21 Menú

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Por ejemplo, en este caso queremos ver solo la información relacionada a las cámaras, así que haremos clic en cada uno de los marcadores junto al tipo de información que no queremos tener en cuenta para quitarles la selección preestablecida. Una forma sencilla y rápida para borrar todas las casillas es hacer clic sobre Seleccionar todo, si está seleccionado. Después, únicamente selecciona la opción u opciones que quieras usar. (7) Paso 3: Al finalizar, haz clic en el botón Aceptar.

Cómo usar varios filtros: Puedes usar más de un filtro en una hoja de cálculo en Excel y, así, filtrar aún más la información que estás buscando. Veamos cómo hacerlo: Supongamos que ya le has aplicado un filtro a la hoja de cálculo en que estás trabajando, por ejemplo, nosotros seleccionamos en la columna Tipo que solo queremos ver la información relacionada a los portátiles y a los proyectores. Pero ahora queremos ver únicamente cuáles de esos equipos fueron utilizados en Septiembre, así que desplegaremos el menú de la columna Fecha de salida y dejaremos seleccionado solo la opción Septiembre. Para finalizar, haremos clic en el botón Aceptar. (7) El sistema nos mostrará únicamente la información que sea compatible con los filtros que hemos establecido.

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Figura. 22 Usar Varios filtros

Opciones avanzadas de filtros: Existen opciones avanzadas para filtrar la información que quieres ver en una hoja de cálculo. Paso 1: Despliega el menú de filtros de la columna que te interesa haciendo clic en la flecha que está junto a la celda de encabezado. Paso 2: Allí, se desplegará un menú donde debes seleccionar la opción Filtros de texto, si la columna está compuesta por texto, Filtros de número, si la columna está constituida por cifras, o Filtros de fecha, si la columna es de fechas. Paso 3: Se abrirá otro menú donde verás diferentes opciones por podrás usar para organizar y filtrar la información.

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Figura. 23 Opciones para organizar y filtrar la información

Allí también verás una opción llamada Filtro personalizado. Esto te permitirá crear un filtro específico con las especificaciones que necesites. (7)

Ordenamiento de datos Cuando ordena información en una hoja de cálculo, puede reorganizar los datos para encontrar valores rápidamente. ordenar un rango o una tabla de datos Figura. 24 Puede Filtro Personalizado en una o más columnas de datos. Por ejemplo, puede ordenar los empleados, primero por departamento y, luego, por apellido.(8) Seleccionar los datos a ordenar Seleccione un rango de datos tabulares, como A1:L5 (varias filas y columnas) o C1:C80 (una sola columna). El rango puede incluir la primera fila de encabezados, los cuales identifican cada columna.(8)

Tabla 1 Selección de datos para ordenar

Ordenar de forma rápida y sencilla 1. Seleccione una sola celda de la columna que desea ordenar. 2. En la pestaña Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en para clasificar en orden ascendente (de A a Z o del número menor al mayor).

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Figura. 25 Clasificar en orden ascendente

3. Haga clic en para clasificar en orden descendente (de Z a A o del número mayor al menor). Especificar criterios para ordenar Use esta técnica para elegir la columna que desee ordenar y otros criterios, como la fuente o los colores de la celda. 1. Seleccione una sola celda en cualquier lugar del rango que desee ordenar. 2. En la pestaña Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Ordenar para mostrar la ventana emergente Ordenar.(8)

Figura. 26 Ordenar

3. En la lista desplegable Ordenar por, seleccione la primera columna en la que desea ordenar. 4. En la lista Ordenar según, elija Valores, Color de celda, Color de fuente o Icono de celda. 5. En la lista Orden, elija el orden en el que desea aplicar la operación de ordenación: de forma alfabética o numérica, ascendente o descendente (es decir, de la A a la Z o de la Z a la A para texto, o bien de menor a mayor o de mayor a menor para números). (8)

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CONCLUSIONES 



 

Excel 2016 es una aplicación que permite realizar hojas de cálculo que se encuentra integrada en el conjunto ofimático de programas Microsoft Office. Esto quiere decir que si ya conoces otro programa de Office, como Word, Access, Outlook, PowerPoint, Sway... te resultará familiar utilizar Excel, puesto que muchos iconos y comandos funcionan de forma similar en todos los programas de Office. Una hoja de cálculo sirve para trabajar con números de forma sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrícula donde en cada celda de la cuadrícula se pueden introducir números, letras y gráficos. Excel también es capaz de dibujar gráficos a partir de los datos introducidos, del estilo de los gráficos en forma de tarta y en forma de barras que se ven en las encuestas. Excel se puede utilizar para multitud de cosas, tanto en el plano personal como en el profesional, desde llevar las cuentas familiares hasta los más complejos cálculos financieros.

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RECOMENDACIONES    

Conocer las principales partes del entorno de Excel 2016. Analizar de manera detallada las novedades de Excel 2016. Tener en cuenta los pasos para ordenar y filtrar datos. Poner en práctica toda la información proporcionada.

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