2º Relatório Mensal –EMEJ 2013 Junho e Julho/2012 Juiz de Fora
Andamento das atividades Coordenadoria de Comunicação: No último mês conseguimos fechar a equipe e agora compõem o time: Bruno Ferreira e Érika Simões, na Sub-Coordenadoria de Criação; Helena Tallmann e Marianna Leão, na Sub-Coordenadoria de Relações Públicas; A Sub-Coordenadoria de T.I, responsável por acompanhar a empresa a ser contratada para a programação do site, será assumida pelo Coordenador, Daniel Aguiar. Estamos trabalhando em conjunto com a Coordenadoria de Parcerias para fecharmos com a empresa responsável pelo T.I. o mais rápido possível para que seja possível a melhor preparação para a programação do site. Nos próximos meses a Coordenadoria estará em pleno vapor por conta da efetiva aplicação dos planos de ações propostas no planejamento de comunicação do evento e pela elaboração da identidade digital do evento. Tem sido importante para a Coordenadoria estar em contato constante com a equipe de comunicação do JEWC e com o trabalho que a comunicação do EMEJ 2012 está fazendo, sendo toda informação aproveitada para agregar valor e pautar as decisões da equipe.
Repasse dos projetos:
Criação da Marca do Evento
A identidade visual do evento passou por um processo de revisão e duas novas versões da logo foram apresentadas. Houve discussão entre os coordenadores, mas optouse por tentarmos uma nova refação. Para evitar que a revisão se prolongue, será realizada uma reunião direta com a criação e os coordenadores para que se chegue a uma ideia final que possa ser apresentada ainda neste mês e para que as aplicações possam começar a serem feitas. O projeto sofreu um pouco por parte da presença de apenas um membro na equipe, mas com a chegada de um novo membro esperamos que o atraso seja suprido e tudo possa transcorrer da melhor maneira para que não haja dano algum para o projeto como um todo, e para que ele seja entregue com a melhor qualidade.
-Ações Planejadas para o próximo repasse: Defesa e Aprovação da versão final da marca do evento; Briefing com T.I. para alinhar as possibilidades do site com a criação do layout; Estudo da possível identidade digital do evento.
-Status: Atrasado
Coordenadoria de Comunicação
-Ações corretivas: a cada consideração dos coordenadores a equipe de criação fazia as alterações, mas não era quem apresentava a nova proposta. Para agilizar o processo, haverá contato direto entre criação e demais coordenadores para que seja efetiva a ideia de um conceito coletivo e final. Além disso, um novo membro foi aprovado para equipe para garantir que a demanda não sobrecarregue a equipe e possa ser cumprida da melhor maneira possível.
Desenvolver a identidade visual dentro das aplicações
As aplicações da identidade visual ficam dependentes de uma versão final da marca do evento e por conta disso sofreu com o atraso da revisão da marca. De todo modo, finalizada a revisão, imediatamente será atualizado o ppt, o timbrado e confeccionado o cartão de visitas. Além disso, será a partir daí que será elaborado o layout para o site e as artes para as redes sociais.
-Ações Planejadas para o próximo repasse: Atualização do timbrado; Atualização do PPT; Estudo da possível identidade digital do evento; Aplicação da versão final da identidade visual.
-Status: Atrasado
-Ações corretivas: Nesse caso, o projeto apresentou as mesmas deficiências do projeto anterior.
Plano de Comunicação
A equipe para a elaboração do projeto, que entrou como demanda interna da Acesso, foi montada, sendo parte dela: Helena Tallmann, Ramon Freitas e Nathalia Bustamante. A equipe elaborou pesquisas que foram aplicadas com empresas juniores de todo estado, tendo entre elas empresas federadas e não-federadas à Fejemg. Essas pesquisas visam estudar o público. Além disso, está sendo levado em consideração os planos dos dois eventos que precedem o EMEJ 2013: JEWC e EMEJ 2012. Esses eventos foram estudados para que pudessem servir de base para as ações propostas. O relatório com o diagnóstico e as ações propostas está em fase de finalização.
-Ações Planejadas para o próximo repasse: Defesa e Aprovação do Planejamento; Primeira ideia de Avatar para Facebook e Twitter, e BG para Twitter e YouTube.
Coordenadoria de Comunicação -Status: Atrasado
-Ações corretivas: para evitar qualquer prejuízo, as cobranças estão sendo feitas com rigidez e com a colaboração da diretoria da empresa (responsável pelo projeto), para garantir que a equipe esteja totalmente envolvida e disposta a entregar o melhor resultado dentro dos prazos.
Acompanhamento do T.I.
Já foi realizado um briefing com a empresa que pretendemos fechar para estar encarregada da programação do site do evento: Tripé Criação. A empresa enviou uma proposta. Em trabalho conjunto com a Coordenadoria de Parcerias que está elaborando a proposta de parceria, realizaremos uma reunião com a Tripé no final deste mês para acertarmos os detalhes. A Tripé Criação é parceira da Acesso. Essa parceria será renovada e a Acesso tentará que a cooperação com o EMEJ 2013 seja um dos benefícios desta, garantindo alguma ajuda de custo.
-Ações Planejadas para o próximo repasse: Reunião com a empresa; Apresentação de proposta; Estudo sobre navegabilidade.
-Status: Em andamento
Coordenadoria de Parcerias:
Neste mês a coordenadoria de parcerias esteve trabalhando na criação de arquivos necessários para começarmos a entrar em contato com os potenciais patrocinadores do evento. Os arquivos foram finalizados e passam por fase de revisão, para podermos montar apresentação de slides e começar a definir as estratégias de captação. A equipe de parcerias ganhou mais dois integrantes da CAMPE e um dos assessores irá sair da equipe, já que irá fazer intercâmbio na semana que vem e não poderá mais auxiliar nas atividades. As reuniões semanais com o coordenador do EMEJ 2012 e a VP da FEJEMG não estão ocorrendo há quase um mês, mas devem retornar ao final de julho.
Repasse dos projetos:
Mapeamento de potenciais parceiros, patrocinadores e editais
A Planilha de mapeamento de potenciais parceiros e editais foi finalizada e já está com muitas oportunidades preenchidas. Ela será utilizada ao longo de todo o trabalho de captação, visto que também serve para o gerenciamento dos contatos e andamento das negociações. -Ações Planejadas para o próximo repasse: Ter a planilha preenchida com mais contatos. -Status: Finalizado
Proposta, apresentação padrão e estratégias de prospecção
Este projeto tem como objetivo elaborar as estratégias de abordagem aos patrocinadores e definir como será a proposta e a apresentação. A primeira etapa consistiu em definir benefícios e elaborar as cotas-padrão, para isso fizemos um brainstorming e, logo após, definimos quais benefícios seriam viáveis de serem realizados pelo evento, juntamente com todos os coordenadores. Com o orçamento em mãos, foram definidas as metas de captação e as cotas que serão oferecidas aos patrocinadores. Como dito na proposta apresentada à FEJEMG, os benefícios podem ser acrescentados às cotas de forma avulsa e, por isso, precificamos cada um deles. Foram elaborados a proposta padrão e o Fact Sheet para serem enviados para os potenciais patrocinadores. Estes documentos estão em fase de revisão e, após será feito o slide-padrão. -Ações Planejadas para o próximo repasse: Apresentação padrão elaborada; Definição das estratéias de captação. -Status: Em dia
Coordenadoria de Parcerias
Gerenciamento de contatos / Prospecção ativa de parcerias
Neste projeto, a intenção é gerenciar os contatos existentes da melhor forma, realizar a prospecção ativa e monitorar o cumprimento das contrapartidas. A primeira etapa do projeto consiste em montar uma planilha para o gerenciamento de contatos, porém esta já foi elaborada junto com a planilha de mapeamento de potenciais patrocinadores e ditais. Este projeto terá início realmente ao final do mês de julho, quando será realizado um treinamento aos assessores de como realizar o contato com os patrocinadores e o início da prospecção de parceiros para o EMEJ 2013. -Ações Planejadas para o próximo repasse: Início da prospecção ativa de parcerias. -Status: A iniciar
Coordenadoria financeira e de infraestrutura:
Obtivemos avanços importantes nessa coordenadoria retratados no desenvolvimento dos projetos propostos, tanto na área financeira quanto de infraestrutura, sendo que estes estão sendo repassados a toda equipe de coordenadores e entre os assessores por reuniões semanais. Dentre os principais avanços podemos citar as negociações realizadas com o Victory Business Hotel e a finalização da planilha orçamentária do evento.
Repasse dos projetos:
Definição de local e dos demais elementos de infraestrutura necessários: Foram feitas novas visitas ao Victory Business Hotel para reuniões e está sendo mantida uma comunicação frequente por e-mails e telefone para consolidação do pacote de descontos proposto e da parceria. Um orçamento final já foi firmado, sendo que ele depende somente da nova tabela de precificação para aluguel de equipamentos do hotel e esta estará disponível em agosto. Devido à dependência de captações, o prazo e condições de pagamento do valor proposto também estão sendo negociados. No pacote de serviços proposto estariam disponíveis as áreas para realização do evento, hospedagem e alimentação, além de outras vantagens. Foi realizado ainda o mapeamento de restaurantes disponíveis para parcerias na região e a equipe já possui uma tabela de preços inicialmente proposta. Essa parte do projeto não será continuada agora devido aos grandes avanços obtidos na negociação para fornecimento de alimentação pelo Victory hotel.
Ações planejadas para o próximo repasse: Firmar forma de pagamento com Victory Hotel e também assinatura do contrato. Elaborar relatório de infraestrutura, que até o próximo repasse estará revisado.
Status: Atrasado
Ações corretivas: as ações não dependem da equipe do EMEJ já que o atraso no projeto ocorreu devido a dificuldades para marcação de reuniões com a equipe de eventos do Victory Hotel. No entanto, estamos fazendo o máximo para agilizar o processo e asssim fazer com que o projeto fique em dia de acordo com os prazos estipulados.
Coordenadoria financeira e de infraestrutura Planejamento financeiro: A planilha orçamentária do evento com os cenários otimista, realista e pessimista foi finalizada juntamente com os valores de inscrição inicialmente propostos para o evento. Cada coordenadoria orçou suas necessidades e as ordenou por prioridades, levando à construção dos cenários. Esse projeto passará pela revisão dos valores, dependo dos valores de gastos e captação. Essa atualização ocorrerá inicialmente no mês de outubro. Ações planejadas para o próximo repasse: Este projeto ficará parado neste momento e será sujeito à revisão no mês de outubro. Status: Em dia
Abertura de CNPJ: O evento será realizado a partir da utilização do CNPJ da empresa júnior que possui representante nessa coordenadoria, ou seja, da Ecofarma Consultoria Farmacêutica Júnior. A conta bancária só será criada quando o evento possuir valores de captação para evitar gastos desnecessários. A regulamentação também só poderá ser feita futuramente devido à necessidade de documentos provenientes do local de sua realização (inicialmente Victory Business Hotel), do CREA e do corpo de bombeiros da cidade. No entanto, tudo está sendo adiantado no que for possível, agilizando processos futuros. Ações planejadas para o próximo repasse: Máximo recolhimento de documentos necessários à abertura de conta bancária e regularização do evento. Status: Paralisado
Elaboração de estrutura necessária para a realização de inscrições: Estão sendo marcados benchmarkings com o objetivo de se verificar em que se consiste a burocracia do sistema de inscrição e qual é a melhor forma de realizá-lo. Ações planejadas para o próximo repasse: Realizar benchmarking para conhecimento do sistema de inscrições e elaboração e revisão do termo de compromisso para os inscritos. Status: Em dia OBS: Os demais projetos ainda vão se iniciar e com isso os repasses serão elaborados para os próximos relatórios. Além disso, alguns prazos serão revisados de acordo com a viabilidade e necessidade de execução.
Conteúdo e Programação:
Atualmente, a equipe está sendo muito produtiva em relação aos projetos que já estão em andamento, sendo que o projeto MEJ só está em atraso, porque a equipe decidiu dar um maior enfoque ao Edital de Cases, visto os erros e insucessos de outras edições de eventos do MEJ. A equipe pôde realizar vários benchmarkings enriquecedores para o bom andamento da organização de Conteúdo e Programação. Como o PAPA dos projetos da Coordenadoria foi feito em correspondência com o JEWC 2012, o mesmo será revisado para que fique mais próximo da realidade, visto que foi notado pela equipe que o mesmo está começando a não refletir a realidade, porque está adiantando muitas ações que deveriam ser realizadas mais posteriormente. Além disso, a descrição do tema do evento foi modificada, para que fique condizente com a realidade e, também, porque a anterior refletia um pleonasmo citando a Gestão da EJ como Gestão Interna. Sendo assim, a nova descrição do tema do evento é “Gestão e Projetos: a Aliança para o Desenvolvimento”.
Repasse dos projetos:
Mercado:
Em relação ao projeto Mercado, foram realizados alguns benchmarkings para ajudar no desdobramento do tema „Gestão e Projetos: a Aliança para o Desenvolvimento‟ com os seguintes organizadores de eventos: o Coordenador de Conteúdo e Programação do JEWC 2012, o Coordenador de Conteúdo e Programação do EMEJ 2012, o Coordenador de Conteúdo e Programação do EFEJ 2010 e o Coordenador de Conteúdo e Programação do EMEJ 2008. Os mesmos foram realizados para ajudar a equipe a encontrar assuntos de interesse dos congressistas que fossem originários do tema do evento. Com o desdobramento realizado, foi possível perceber o propósito do EMEJ 2013 e de quais palestrantes e quais palestras a equipe organizadora espera que façam parte do evento. Além disso, já foi elaborado o script de contato por telefone com os palestrantes e, também, o modelo de e-mail para contatar os mesmos. Os dois seguem modelos de eventos anteriores e começarão a ser utilizados no próximo mês.
-Ações Planejadas para o próximo repasse: Os contatos com os palestrantes já serão iniciados e, como sugerido pelo Coordenador de Conteúdo e Programação do JEWC 2012, será realizado um contato com um dos membros da Endeavor para avaliar como a organização pode ajudar o evento em relação a assuntos interessantes relacionados ao tema.
-Status: Em Dia
Coordenadoria financeira e de infraestrutura
MEJ:
Em relação ao projeto MEJ, o Edital Inicial de Cases do EMEJ 2013 já está quase pronto para ser revisado pela equipe e pela Federação para que esteja conforme o Modelo de Edital da Brasil Júnior e ainda aborde todos os pontos que a equipe espera que o evento possa abranger.
-Ações Planejadas para o próximo repasse: Como próximo passo desse projeto, avaliadores já serão contatados para que fiquem de sobreaviso quanto a avaliar os cases que serão enviados pelas EJ‟s para o evento.
-Status: Atrasado.
-Ações corretivas: O projeto está atrasado, mas isso não configura caso de atenção devido a confecção do Edital não ser algo de urgência para o evento, mas sim algo que deve ser muito bem elaborado e trabalhado para que não haja erros e para que seja um Edital inovador e atrativo para as EJ‟s.
Agradecimentos:
Desde já agradecemos pela atenção e nos colocamos a disposição para sanar qualquer dúvida.
Atenciosamente,
Equipe: Coordenadoria Geral:
Victor Balbi – Coordenador <victor.balbi@masciconsultoria.com.br> Franciane Andrade – Assessora
Coordenadoria de Parcerias:
Anna Luísa Rabelo – Coordenadora <anna.luisa@campe.com.br> Flávio Salzer – Assessor Felipe Barros – Assessor Luciana Brandão - Assessora
Coordenadoria de Conteúdo e Programação:
Leonardo Mattos – Coordenador <leonardo@maisconsultoria.com.br> Cesar Baracat – Assessor Leonel Marques – Assessor Vitor Godoy – Assessor
Coordenadoria de Finanças e Infraestrutura:
Fernanda Ottoni – Coordenadora <fernandaottoni@ecofarmajr.com.br> Ana Clara Sabino – Assessora Luciana Talha – Assessora
Coordenadoria de Comunicação:
Daniel Aguiar – Coordenador <danielaguiar@acessojr.com> Bruno Teodoro Ferreira – Assessor Helena Lage Tallmann – Assessora Marianna Leão – Assessora Érika Simões - Assessora