Laten we beginnen met de e-facturatie. De rest zal volgen."

Er komt een belangrijke deadline aan: bij nagenoeg alle overheidsopdrachten gepubliceerd vanaf 1 november 2023 zullen e-facturen verplicht zijn. De maatregel zal aanpassingen vragen. Maar bedrijven zouden deze eigenlijk moeten zien als kansen. Dat is toch de overtuiging van Serge Libert van de federale overheidsdienst Beleid & Ondersteuning.

We hebben al verschillende keren gepubliceerd over e-facturatie in Embuild Magazine. Toch bestaan hierover nog misverstanden. We hebben Serge Libert dus gevraagd om even de puntjes op de i te zetten.

Wat wordt bedoeld met elektronische factureren of e-facturatie?

Serge Libert: “In de strikte zin van het woord is e-facturatie de integraal automatische behandeling van een factuur, van het opstellen door de leverancier of zijn vertegenwoordiger, over de aanvaarding van de dienst of het goed, tot de complete behandeling door de klant of zijn vertegenwoordiger. Deze complete behandeling omvat niet expliciet de eigenlijke betaling en het bijhouden van de factuur. Het gaat eerder om de ontvangst, de goedkeuring, de boekhoudkundige verwerking en het goedkeuren van de betaling.”

Is een pdf een e-factuur?

Serge Libert: “Gezien het voorgaande is het opsturen van een pdf-versie van een factuur geen vorm van e-facturatie. Een pdf kan normaal gezien niet volledig automatisch verwerkt worden. Een pdf is in de praktijk eerder een digitale versie van een papieren factuur.”

Welke Belgische of Europese normen en wetgeving zijn van toepassing?

Serge Libert: “Automatische verwerking door software veronderstelt dat de computers van leverancier en klant overweg kunnen met elkaars data. Dat veronderstelt normen en standaarden. Daarvan bestaan er verschillende. Hoe universeler toepasbaar deze zijn, hoe meer partners onderling e-facturen kunnen verwerken.”

“Voor zover mij bekend verzekert alleen Peppol de mogelijkheid om e-facturatie op grote schaal en misschien zelfs universeel in te zetten. Peppol is een overkoepelend framework voor het functioneren en samenwerken van systemen. Dit framework, en het netwerk dat Peppol ter beschikking stelt, is gebaseerd op EN 16931, de Europese norm voor e-facturatie. Deze creëert een soort gemeenschappelijke noemer, waardoor twee partners altijd een format hebben voor de gegevensuitwisseling. De sector, het land of een andere factor spelen daarbij een verwaarloosbare rol.”

Voor wie is e-facturatie belangrijk?

Serge Libert: “Alle ondernemingen en andere rechtspersonen maar ook alle natuurlijke personen zullen uiteindelijk te maken krijgen met e-facturatie als ze facturen krijgen of opsturen.”

Heeft e-facturatie voordelen?

Serge Libert: “Het bevrijdt je van administratieve rompslomp die op zich weinig economische waarde heeft. Je kunt je kostbare tijd besteden aan bezigheden die interessanter en waardevoller zijn. E-facturatie kan de betaling ook versnellen. Geld circuleert sneller, en dat maakt nieuwe methodes mogelijk om de activiteiten te financieren. Het geld dat je uitspaart met e-facturatie kun je besteden aan een heleboel andere commerciële of administratieve bezigheden in de onderneming.”

“Bij het invoeren van end-to-end elektronische facturatie doe je bovendien ervaring op die nuttig zal zijn als je andere processen automatiseert. Je komt daarbij vaak gelijkaardige problemen tegen. Je kunt de opgedane kennis dus hergebruiken voor die nieuwe projecten die in hoge mate bepalend zullen zijn voor onze digitale toekomst.”

Op 31 maart 2022 is in het Staatsblad een koninklijk besluit gepubliceerd over de e-facturatie bij overheidsopdrachten. Welke gevolgen heeft dat?

Serge Libert: “Binnen afzienbare tijd zullen bij overheidsopdrachten alleen nog e-facturen geaccepteerd worden voor de uitvoering van de werken in de opdracht.”

“Wanneer de verplichte e-facturatie ingaat, hangt volgens de wet af van de grootte van de opdracht en van de publicatiedatum. Voor opdrachten boven de Europese drempel geldt de verplichting bij publicatie vanaf 1 november 2022. Voor opdrachten tussen de Europese drempel en € 30 000 (exclusief btw) is de datum 1 mei 2023. Voor opdrachten onder € 30 000 ten slotte geldt de verplichting voor opdrachten gepubliceerd vanaf 1 november 2023.”

“Het is een goed idee om zo snel mogelijk klaar te zijn voor deze deadlines.”

Zijn er nog andere deadlines? Is er uitstel voor kmo's en micro-ondernemingen die overheidsopdrachten uitvoeren?

Serge Libert: “Nee. Of e-facturatie verplicht is, hangt niet af van de grootte van de onderneming. Het hangt alleen af van de omvang van de overheidsopdracht en de datum waarop deze gepubliceerd werd.”

Wat doet de overheid om e-facturatie te stimuleren, onder meer in kmo's?

Serge Libert: “Kmo’s en micro-ondernemingen mogen niet achtergelaten worden. Net als de EU doet de Belgische overheid dus aanzienlijke inspanningen om ondernemingen klaar te maken voor de veralgemening van de e-factuur. Peppol en EN 16931 zijn daarin de belangrijkste elementen, met als sluitstuk het KB gepubliceerd op 31 maart.”

●

Opdrachten boven de Europese drempel: bij publicatie vanaf 1 november 2022.

●

Opdrachten tussen de Europese drempel en € 30 000 exclusief btw: bij publicatie vanaf 1 mei 2023.

●

Opdrachten onder € 30 000 exclusief btw: bij publicatie vanaf 1 november 2023.

Er zijn geen uitzonderingen voor kleine ondernemingen. Wanneer e-facturatie verplicht wordt, hangt niet af van de ondernemingsgrootte.

“BOSA, de federale overheidsdienst Beleid & Ondersteuning, heeft een aantal flankerende maatregelen genomen bij dat KB. Deze moeten bedrijven de kans geven om in de best mogelijk omstandigheden aan hun wettelijke verplichtingen te voldoen. Zo kunnen deze een economische opportuniteit worden. In overleg met de IT-sector onderzoekt BOSA bijvoorbeeld hoe ondernemingen aan voordelige voorwaarden kunnen beschikken over een voldoende divers aanbod van tools voor e-facturatie.”

Hoe kunnen kmo’s en microondernemingen zich het beste voorbereiden op deze digitale transitie?

Serge Libert: “Elke transitie vereist beslissingen maar komt ook met vragen en onzekerheid. Van één ding mag je evenwel zeker zijn: niets doen is de beste manier om de weg kwijt te geraken. Het is beslist: via de overheid zal de e-factuur gestimuleerd worden.”

“Het kan paradoxaal lijken, maar de overheid en de kmo’s staan in dit dossier niet tegenover elkaar. De overheid dient niet alleen haar eigenbelang. Ze houdt ook rekening met de belangen van de kmo’s. Deze konden tot nu toe niet in goede omstandigheden overschakelen op e-facturatie. Maar nu de overheid de overschakeling maakt, kunnen zij tools installeren die meteen ook bruikbaar zijn tussen ondernemingen onderling.”

“Facturatie is slechts een aspect van twee grotere en nauw verbonden processen: verkoop en aankoop. De mate waarin digitalisering doorgedrongen is in deze twee processen, bepaalt deels hoeveel voordelen ze creëert. Maar het is natuurlijk onmogelijk om alles in één beweging te doen. Laten we dus beginnen met de e-facturatie. De rest zal volgen.”