Formatovani textu by Elizabeth Krejcova

Zpracování textu základy typografie Odborný text musí působit na jedné straně seriózně a střízlivě, na druhé straně nesmí být ani příliš nudný a jednotvárný. To se týká i jeho vizuálního zpracování. Dobrý autor také myslí na svého čtenáře, a tak se stará, aby jeho práce byla přehledná a dobře čitelná. Základem je samozřejmě vnitřní struktura práce, kterou musí grafické zpracování vhodným způsobem zvýrazňovat. Pokud pochybujete o významu výše uvedeného, uvědomte si, jak významný je pro nás vnější dojem a vizuální působení druhého člověka při prvním kontaktu. S odbornou prací jsme na to často podobně; šaty dělají člověka a grafická podoba do značné míry „dělá“ diplomovou práci.

1. Písma a fonty Výběr vhodného typu písma je základním kamenem pro dobrou čitelnost a přehlednost celé práce. Písem máme k dispozici desítky (při troše dobré vůle a technické hravosti i stovky) a moderní textové editory velmi usnadňují jejich používání; až nadužívání. Je proto dobré si uvědomit jejich charakteristiky a používat je v souladu s nimi. Rodina písma1 je skupina řezů odvozených z jednoho typu písma, přitom řez je kresebná varianta základního typu písma – např. normální, tučné nebo kurzíva. Základní typy písma (pomíjíme nyní speciální např. značkové fonty) jsou:

Písma patková (serify)2

Nejznámější (a snad v každém počítači přítomné) je Times New Roman, z knižní sazby známe třeba Garamond nebo Baskerville. Patkové písmo velmi dobře vede dobře oko po řádku, proto je vhodné pro rozsáhlejší (víceřádkové) texty. Obsahuje však jemné podrobnosti, je náročnější na kvalitu zobrazení resp. tisku, proto nesmí být příliš malé. Na druhé straně při čtení zvyšuje dojem úpravnosti a uspořádanosti textu. Zvláštní postavení mezi patkovými písmy má Courier – připomíná typy psacího stroje a má stejnou vlastnost, tj. všechny znaky jsou stejně široké (neproporcionální). Používá se pouze tam, kde je důležité řazení znaků do sloupců nebo obecně pozice znaku na řádce. Na jedné straně to bývají účetní výkazy a číselné sloupce, na druhé pak zdrojové texty v počítačových programech.

Písma bezpatková

Typickým příkladem je Arial, Calibri nebo Verdana. Bezpatkové písmo obsahuje méně jemných detailů a proto je celkově „odolnější“. Dobře se čte i v horším tisku nebo na výraznějším (např. obrázkovém) pozadí. Hodí se zejména na popisky v obrázcích a grafech. Také je obecně vhodnější, pokud má být napsaný text promítán prostřednictvím dataprojektoru např. v prezentacích apod. V rozsáhlých textech brzy unaví oko a hůře se čte.

Písma ozdobná

Do odborného textu se obecně příliš nehodí. Pokud jsou použita, pak jen velmi střídmě a střízlivě, např. jako iniciála na začátku kapitoly. Ve vědecké práci používejte fonty střízlivě. Dvě, nejvýše tři rodiny písma bohatě postačí, přitom podobné prvky by měly být vždy psány stejným fontem. Většina textu (základní text) bude zřejmě psána základní variantou vybraného písma. Ostatní řezy mají význam zvýraznění nebo odlišení. Například tučné slovo v textu je nový nebo významný pojem, kurzíva označuje doslovnou citaci rozhovoru či výroku respondenta, konkrétní příklad situace apod.

Podrobněji o typografickém názvosloví např. http://cs.wikipedia.org/wiki/Rodina_p%C3%ADsma

Serif, česky nepřesně patka, je kolmá čárka, zakončující některé tahy písma.

Jiná rodina může být nasazena jen pro výrazně odlišné prvky, např. v grafech a obrázcích. Co se týče velikosti znaků, zde se nevyplácí šetřit. Dobrá čitelnost je prioritou. Základní text by rozhodně neměl být psán znaky menšími, než 12 bodů.3 Menší velikost si můžete dovolit jen pro pomocné texty – vysvětlivky, poznámky pod čarou apod.

2. Rozvržení dokumentu Předem se smiřte s tím, že jen málokdo bude vaší práci číst jako román od začátku do konce. Daleko častěji v ní bude něco hledat, bude jen listovat a přebíhat stránky očima. Proto je tak důležitá přehlednost a strukturovanost i v grafické formě. Zkuste si ve svém editoru zmenšit napsanou práci tak, aby text už nebyl čitelný. Takto vidí vaši práci ten, kdo jen rychle listuje stránkami. Pokud vidíte obsah stránek slitý do kompaktní šedivé plochy, je text členěn nedostatečně a nebude přehledný. Pokud vidíte oddělené bloky textu, výrazné nadpisy a plocha stránky je rozbita dalšími objekty (obrázky, grafy…), udělali jste pro svého čtenáře dobrou práci. Je také větší šance, že bude čtenář po formě zaujat i obsahem a nabude dojmu, že je vaše práce nejen typograficky, ale i myšlenkově dobře strukturována. Jak docílit přehledného členění textu? Samozřejmě základem je dobré myšlenkové rozčlenění práce. V typografii tomu napomáhají následující doporučení:

Číslujte všechno – nadpisy, popisy obrázků, tabulky… (Obrázky či schémata a tabulky se zpravidla číslují zvlášť – tedy obr. č. 1, 2, 3 a paralelně tab. č. 1, 2, 3...!)

Mějte výrazné nadpisy a oddělujte je dostatečnými mezerami od

textu.

Dělejte výrazné mezery mezi odstavci nebo odsazujte první řádek (případně kombinujte obojí) tak, aby odstavce byly zřetelně odděleny.

Nepište příliš dlouhé souvislé texty, dlouhé kapitoly čleňte do subkapitol srovnatelné délky. Rovněž přehnaně dlouhá souvětí nepřispívají k přehlednosti textu, třebaže pro texty zaměřené na společenské vědy jsou příznačná. Nejméně každé tři až čtyři stránky by měl být nějaký nadpis (zvýraznění, výčet, grafické schéma), sloužící jako záchytný bod4.

Tiskový (typografický) bod (b) je základní typografická jednotka a měří přibližně 0,376 mm. Pro elektronickou sazbu byl zaveden také DTP bod (1pt = 1/72 palce, tj. cca 0,352 mm) – pro naše účely je nemusíme rozlišovat. Pozor na častou záměnu s obrazovým bodem (pixel, px), což není jednotka rozměrová, ale charakteristika, která určuje počet elementů v obrazu: http://cs.wikipedia.org/wiki/Typografick%C3%BD_bod 4

Toto doporučení neberte absolutně, některé texty mají specifické nároky. Nicméně pokud si nejste jisti, můžete se orientovat i podle tohoto východiska.

Pokud to předmět práce aspoň trochu dovoluje, používejte grafické doplňky – schémata, grafy, tabulky. Nejen že vhodně člení text a tvoří záchytné body, ale také jsou „koncentrovanou informací“, která čtenáři rychle řekne, zda je na správném místě. Tabulka, která zachycuje přehledně trendy výsledků kvalitativního výzkumu, shrne velmi přehledným a sdělným způsobem podrobné informace z několika předchozích či následujících stran a opět zvýší pocit dobře strukturovaného sdělení.

3. Barvy S masovým rozšířením barevných laserových tiskáren není s barevným tiskem potíž, ovšem i tak je vhodné používat barvu jen jako vzácné koření. Má to dva hlavní důvody:

Důvod stylový: Odborná práce, hýřící barvami jako papoušek, nebudí (aspoň v našich krajích) důvěru, ale podezření. Navíc příliš mnoho barev rozptyluje dojem z celkového vyznění a odvádí pozornost od těžiště sdělení.

Důvod technický: K podstatné části čtenářů se dostane pouze černobílá kopie, barva by proto nikdy neměla nést nenahraditelnou informaci. Na to je dobré pamatovat zejména v grafech! Barva je plně na místě v obrázcích, grafech a schématech. V textu se hodí jen tam, kde je buď všeobecně zažitá (např. modrá v internetových odkazech), nebo je nutné opravdu něco výrazně odlišit od okolního textu. V tom případě je vhodné barvu kombinovat s jiným odlišením (řezem písma, tloušťkou apod.), aby i v nebarevném provedení bylo odlišení zachováno. U grafů a schémat je důležité volit barvy jednotlivých položek tak, aby se odlišovaly i světlostí. Popisky položek musí být také na barvě nezávislé. Dosáhnete toho buď umístěním popisku přímo u příslušné položky, nebo použitím i jiného rozlišení než jen barvy. Za zmínku stojí také pravděpodobnost barevného posunu při tisku (např. na laserové tiskárně barvy proti monitoru mírně ztmavnou) či při elektronické prezentaci dat, kde často při přenosu sdělení přes datový projektor a notebook dochází k posunu barev (a ztrátě rozlišení) do té míry, že je zkresleno zamýšlené sdělení. Máte-li možnost nebo povinnost prezentovat svou práci prostřednictvím datového projektoru, je výhodou, pokud si můžete konkrétní přístroj předem vyzkoušet, právě kvůli nečekanému a nežádoucímu barevnému zkreslení. Toto riziko lze snížit přípravou zásobní prezentace v černobílém provedení nebo u malých několikačlenných komisí použitím vlastního přenosného počítače.

4. Rozložení stránky Kdysi, v době psacích strojů a ručně prováděných korektur, se pro přípravu textů k tisku zásadně používala tzv. normostrana5 (30 řádků po 60 znacích včetně mezer na listu A4). Ten čas je sice nenávratně ten tam, ale stále platí, že jedna tisková stránka by se měla aspoň přibližně této normostraně podobat množstvím textu, resp. příliš ji nepřekračovat. Vhodným nástrojem je jednak dostatečná velikost písma a mezer mezi odstavci, jednak vhodné okraje stránky a umístění textu na stránce. Jako optimální se osvědčily poměrně široké souměrné okraje, zachovávající základní proporce stránky. Netypické uspořádání (například úzký vysoký sloupec) nepůsobí dobře. Počítejte s tím, že u hřbetu musí být okraj kvůli vazbě nejméně o 10 mm širší, než ostatní okraje. Obecná doporučení: 1. Volte takovou typografickou úpravu své práce, aby byla přehledná a snadno se četla. Předem myslete na svého čtenáře. 2. Text dobře strukturujte, čleňte na kratší úseky, používejte hierarchické nadpisy. 3. Tabulky a obrázky číslujte, práci doplňte jejich seznamem. 4. Buďte střízliví v používání fontů a barev, pokud nenesou význam. 5. Nešetřete schématy, obrázky a tabulkami, pokud je to aspoň trochu účelné. 6. Počítejte s tím, že vaše práce bude čtena celá a podrobně jen několika lidmi; častěji bude jen letmo prolistována, a zejména se v ní budou hledat některá data, metody, konkrétní výstupy.

5. Nechte svůj editor pracovat za vás Styly a šablony Nerozšířenější prostředek ke psaní textů, nejen odborných, je textový editor typu WysiWyg6 (What you see is what you get – co vidíte na monitoru, to dostanete v tisku), například Word (MS Office), Writer (Open Office) nebo PAGES (Mac). Moderní programy tohoto typu poskytují řadu užitečných služeb, které mohou, pokud je vhodně použijete, vaši práci urychlit a snížit množství chyb ve výsledném textu. O některých z nich bude zmínka dále. Základním rysem těchto programů je možnost využívat styl – soubor vlastností (velikost a typ písma, šířka řádku, zarovnání, číslování atd.) kterými je charakterizován každý úsek textu, zpravidla odstavec. Základním účelem použití

Používalo se širokého řádkování, aby se mezi řádky daly dopisovat korektury, proto tak malý počet

řádků. 6

Existuje ještě jedna rodina textových editorů, takzvaných znakových nebo programátorských, které neposkytují tak rozsáhlé prostředky pro úpravu grafické podoby textu, proto se na psaní podobných prací nepoužívají.

stylů je sjednocení grafického vzhledu uvnitř dokumentu, na styly je navázána i řada dalších služeb. Styly si vytváří editor automaticky nebo je upravuje jeho uživatel. Vzhledem k důležitosti stylů je vhodné neponechat tento proces na někdy poněkud „nedovtipné“ automatice a cíleně styly vytvářet a řídit! Editory k tomu mají dostatek nástrojů. Patří k dobré praxi průběžně styly kontrolovat, v případě potřeby vytvářet nové a nenechat tento proces jen na počítačovém programu. Vhodné použití stylů šetří práci. Pokud např. chceme psát základní text určitým písmem a rozložením, je pohodlnější nastavit tyto vlastnosti ve stylu a pak jen přiřadit styl konkrétním kusům textu, všechny vlastnosti se nastaví podle předdefinované volby. Zvlášť výhodné je to tehdy, pokud skládáme text z různých zdrojů (a nechceme je odlišit; není to např. citace). Importovaným úsekům, které si nesou formátování původního dokumentu, přiřadíme nový styl a tím je graficky sjednotíme. Sbírku stylů, svázaných s určitým dokumentem nebo druhem dokumentů, lze vyexportovat do samostatného souboru jako šablonu7 (template). Praktický význam šablon oceníme především u prací, na kterých pracuje současně několik autorů. Pokud všichni použijí stejnou šablonu, kterou např. dostali od editora, po sloučení dílčích příspěvků do jednoho souboru není nutné je graficky sjednocovat a jinak velmi obvyklé technické problémy jsou minimalizovány. Služby editoru Soudobé editory dovolují zmechanizovat některé rutinní úkony, zároveň snižují riziko chyb, které tyto úkony často doprovázejí. Jedná se zejména o vytváření a zdržování různých seznamů, poznámek, obsahu apod. Největší výhodou je, že pokud práci nějak přeskupíme, přeházíme kapitoly, vložíme nebo naopak vyhodíme část textu, automaticky udržované tabulky se přizpůsobí (stačí na ně kliknout myší) samy. Základní podmínkou je ale důsledné používání stylů a jejich vhodné nastavení. Ze stejných důvodů (automatické udržování) je vhodné pro vnitřní odkazy (např. „tento jev byl již popsán v kapitole 6.2“ nebo „viz. Obr. 5.1“) důsledně používat hypertextový odkaz. Pokud přečíslujeme kapitoly nebo vložíme další obrázek, odkazy se automaticky správně přečíslují. Pozor jen na případ, že odkazovaný prvek byl zcela zrušen. Odkaz je pak nahrazen chybovým hlášením. Je vhodné při závěrečné kontrole tato hlášení cíleně vyhledávat příslušnou funkcí (pro kontrolu). Čtenář pak s radostí objevuje sdělení typu „podrobněji je rozvedeno v kapitole Chyba: neexistující hypertextový odkaz!“ a s určitou dávkou škodolibosti se baví neštěstím druhého. Další užitečnou funkcí je vkládání poznámek. Při psaní rozsáhlého textu si asi každý autor vkládá poznámky, určené jen jemu (např. „tady ještě vložit blablabla něco o osobnosti podle XY…“). Tyto

Použité názvosloví (styl, šablona) odpovídá programu Word nebo Writer, v jiných editorech se mohou tyto prvky jmenovat odlišně. Jejich vlastnosti a možnosti užití jsou ale v různých programech velmi podobné.

poznámky je jistě možné psát do textu rovnou (a odlišit např. barvou), po delším čase se ale velmi špatně hledají. Proto je výhodné použít službu editoru – při konečné redakci poznámky zakážete a nemůže se stát, že některá zůstane v textu zapomenutá.8 Automatický korektor jako zdroj chyb Automatický jazykový korektor je velmi užitečný nástroj, pokud jej uhlídáte. V opačném případě více chyb vyrobí, než opraví. Záludnost korektoru je především v tom, že v základním nastavení (po instalaci) má povoleno automaticky nahrazovat slova, která nezná, podobnými výrazy ze svého slovníku. A odborné termíny nebo speciální výrazy, pro odborný text typické, tím mohou být narušeny.9 Je vhodné na počítači, na kterém obvykle pracujete, nastavit automatický korektor tak, aby slova, která považuje za chybná, pouze označil, ale nenahrazoval. Při psaní pak správná slova, která vám korektor označí, ukládejte do uživatelského slovníku. Jenom dávejte pozor na cizí počítače, kde může být editor nastaven jinak; neštěstí může být hotovo během zlomku sekundy! Pozor také na zdánlivé chyby. Při letmém pohledu si např. všimneme podtrženého slova pracoviště (víme, co jsme chtěli napsat) a odbudeme to mávnutím ruky nebo bez kontroly uložíme do slovníku. A při podrobném čtení se objeví, že korektor měl tentokrát pravdu – pracovniště totiž opravdu není běžným českým slovem. Další nebezpečí spočívá v tom, že uživatel se na automatický korektor příliš spolehne. Není-li nic červeně podtrženo, nejsou v práci pravopisné chyby. Omyl. Jsou! Korektor je schopen rozlišit pouze velmi omezený rozsah (pravda nejčastějších) druhů chyb. Nezkontroluje např. shodu podmětu s přísudkem nebo překlep, který dá smysluplné slovo (pouze v daném kontextu nesmyslné). Při psaní tohoto odstavce např. ponechal korektor chybně v textu výraz schodu podmětu (domnívaje se patrně, že jde o druhý pád slova schod). Korektor sleduje jen základní gramatická schémata, ne detailní smysl sdělení. Stačí netypický slovosled a dokonale jej zmatete… Grafika, schémata, obrázky Grafické objekty, vkládané do textu, lze rozdělit podle charakteru na dvě velké skupiny, se kterými se pracuje trochu jinak:

Rastrové (bitmapové10) obrázky, zpravidla získané z jiného zařízení (fotoaparátu, skeneru) nebo programu. Nejčastěji se jedná o fotografie a podobné obrázky s přirozenou strukturou barev, s mnoha barevnými přechody a složitými plochami. Pro tyto objekty platí, že je musíme mít k dispozici v dostatečné kvalitě – především

A recenzent, např. profesor BBB se nedočte „sem přidat nějaké bláboly od BBB“.

Korektor takto dokáže zmařit snahu o precizní vyjadřování a rozsáhlou autorovu práci, například nahrazením psychologického termínu „burn out“ (vyhoření) slovem typickým pro batolata „bucnout“. 10

Tyto obrázky jsou datově popsány jen jako množina bodů bez hlubší struktury, zatímco druhý typ obrázků (čárových, přesněji vektorových) je tvořen souborem popisů objektů – úseček a křivek.

rozlišení (počet obrazových bodů - pixelů11) - musí být takové, že po vložení do stránky, objekt nebudeme muset dodatečně zvětšovat. Optimální je, pokud použijeme zmenšení kolem 50 - 70%. Příliš velký objekt datově zatěžuje (zbytečně zvětšuje výsledný soubor), čímž ztěžuje práci12. Příliš malý nebo nekvalitní obrázek působí nevhodně, neprofesionálně. Obrázky je vhodné připravit mimo editor za pomoci kvalitního grafického programu (např. Photoshop, Zoner Photostudio). Berte v úvahu, že vložením fotografie do textové stránky dokumentu se sníží její kvalita – zaniknou jemné podrobnosti, další posuny nastanou tiskem (posuny v barvách směrem k tmavým tónům) a případným kopírováním. Proto musí mít sdělení přednost před kompozicí a to, co má obrázek presentovat, musí být výrazné a dostatečně velké. Znamená to obvykle používat výřezy a detaily, zvýšit kontrast a potlačit pozadí. Zvláštním případem jsou skenované dokumenty, vkládané do stránky. Obvykle je nutné je geometricky srovnat, zvýšit kontrast a upravit okraje. V ideálním případě není poznat, že se jedná o vložený dokument.

Grafy a schémata vytvářená čárovou grafikou uvnitř editoru nebo příbuzným programem (např. Excel nebo Calc): Tato čárová (vektorová) grafika má tu zásadní vlastnost, že rozlišení a kvalita zobrazení nezávisí na velikosti resp. míře zvětšení. Je nutné hlídat pouze to, aby obrázek nebyl příliš „zahlcen“ podrobnostmi a zůstal přehledný. Především nápisy (popisky) nesmí být příliš malé; rozhodně ne menší než 6 bodů při použití bezpatkového písma. Důležité je, pokud vytváříte obrázek vestavěným grafickým nástrojem editoru (např. Panel kreslení), sloučit nakonec všechny jeho prvky do skupiny, aby se obrázek choval jako celek a např. při přestránkování se nerozpadal. Texty, které jsou částí obrázku, musí být vkládány formou textových polí a sloučeny s grafickými prvky, prokládání volného textu a čar je chyba, která se obvykle vymstí při prvním větším přeskupení dokumentu Ke zpracování dat z výzkumů a měření se velmi často používají tabulkové programy jako je Excel nebo Calc. Tyto programy mají zároveň bohaté možnosti vytváření grafů a jiných prezentací dat. Nejpraktičtější způsob, jak je začlenit do výsledné práce, je vložit je přímo jako objekt. Nedojde ke ztrátě kvality grafiky a zůstává možnost úpravy původními nástroji. Teprve když kvůli neslučitelnosti zdrojového programu a textového editoru nelze objekt vytvořit, je nutné v původním programu vyexportovat výsledek jako obrázek a ten pak vložit do dokumentu. Vytváření tohoto obrázku (velikost a formát) zaslouží chvíli

Pixel (PICture Element – obrazový bod) je sice bezrozměrná jednotka, ale textové editory mu přiřadí rozměr zpravidla jeden DTP bod (1/72 palce). 12

Opravdu datově velké obrázky je vhodné vkládat až nakonec, dočasně je lze nahradit obdélníkem stejné velikosti.

experimentování, aby výsledek - zejména jeho čitelnost a přehlednost byl co nejlepší. Obecná Doporučení 1. Textový editor není psací stroj. K formátování textu nepoužívejte řady mezer, ale formátovací volby a nejlépe styly. 2. Styly vytvářejte používejte.

cíleně,

průběžně

udržujte

důsledně

3. Používejte služby editoru, ušetří vás rutinních úkonů a udělají je přesněji. 4. Nastavte jazykový korektor tak, aby neopravoval slova automaticky, nespoléhejte se na příliš jeho služby, opraví jen některé překlepy. 5. Fotografie, kresby a podobné obrázky předem upravte dobrým grafickým programem. 6. Obrázky, vytvořené vnitřním kreslícím nástrojem editoru, vždy slučte do jednoho celku (skupiny), nekombinujte je s volným textem. 7. Výstupy jiných programů vkládejte jako objekty, pouze když to nelze, jako obrázek.

6. Bezpečí vašich dat Hlavní hrozby Moderní osobní počítače jsou velmi spolehlivá zařízení, ale jako každá spotřební elektronika občas trpí různými závadami. Častým zdrojem „závad“ – tedy chybných úkonů, bývá „spojovací článek mezi klávesnici a židlí“, tedy obsluha. Důsledkem může v krajním případě být, že třeba celoroční práce zmizí v nenávratnu. Hlavní nebezpečí a zdroje problémů lze rozdělit do tří základních skupin:

Porucha zařízení (počítače, média)

Do této kategorie patří i problémy způsobené vnějšími okolnostmi, například výpadkem proudu nebo živelní pohromou13. Závada s nejhoršími důsledky bývá havárie harddisku, protože velmi často znamená ztrátu všech uložených dat. Harddisk je zároveň mechanicky velmi namáhaný díl, zejména u notebooků. Pokud selže jiná důležitá část, obvykle je možné harddisk aspoň připojit do jiného počítače a data zkopírovat. Jedinou obranou je důsledné zálohování na jiná média. Někdy stačí neohlášené opravy elektrického vedení v domě a pozapomenutí pravidla o zálohování textu, aby se několik stran textu s výbornými nápady (které zcela jistě podruhé nedostanete) proměnilo v „rozsypaný čaj“. Přenosné počítače tady mají drobnou výhodu před

A bohužel také krádeží celého počítače nebo média.

stolními PC, zpravidla mohou uživatele varovat a dát mu trochu času k zálohování rozpracovaného sdělení. Co se stane, když si nechtě vylijete do počítače kávu nebo jinou tekutinu (laptopy k tomu přímo svádějí), to už připomíná noční můru. A zažili jsme řádně zálohovanou diplomovou práci na CD ROMU, uloženou doma a u přátel v jiném městě. Do obou měst přišla velká voda. CD vydrží hodně, ale zátopová voda doslova „sloupla“ data v obou případech.

Havárie programu (softwarová porucha)

„Padající program“ asi zažil každý uživatel počítače. Častou komplikaci představuje, že „spadlý“ program neuzavře korektně soubory, se kterými pracujete a ty pak nelze znova otevřít a použít. Částečnou obranou je průběžné ukládání a časté vytváření záložních kopií.

Chyba obsluhy

Svou práci si dokážeme zcela zničit velmi snadno, stačí troška nepozornosti, mechanicky „odkliknout“ nějakou hlášku a důležitý soubor může být smazán, přepsán, nebo jinak zničen. I zde pomůže (kromě zvýšené míry pozornosti) vytváření záložních kopií. Pozor zvláště pokud pracujete na textu uloženém pouze na přenosné paměti; v takovém případě nevydobudete při nechtěném zahození nic, na pevném disku vždy zůstává naděje, že se podaří zrekonstruovat alespoň něco. Zálohovat, zálohovat, zálohovat… Vytváření záloh je základní metodou obrany proti ztrátě dat. Aby bylo účinné, musí se řídit několika jednoduchými zásadami.

První (a nejjednodušší) je časté ukládání otevřeného souboru, aby na disku byl pokud možno jeho aktuální obraz. Je vhodné při každé přestávce ve psaní automaticky stisknout CTRL/S nebo sáhnout na příslušnou ikonu (ulož). Pokud se editor zhroutí nebo je nutné jej násilně ukončit, ztratíte jen malý úsek práce.

Krátkodobé zálohy se vytvářejí nejsnáze pomocí funkce Ulož jako. Vznikne nový soubor, a pokud je ten pracovní náhodou poškozen, je k čemu se vrátit. Tuto zálohu je vhodné vytvořit vždy před velkým zásahem do práce – přeházení kapitol, vložení cizího dokumentu apod. Pokud se úkon nepovede, dokument se rozpadne nebo se program zhroutí, je k čemu se vrátit.

Dlouhodobá záloha se provádí na jiné médium (CD ROM, flash paměť, paměťovou kartu apod.), tím jsou data zajištěna i proti poruše disku nebo jiné ztrátě (komu ukradli notebook, ví své). Dlouhodobé zálohy je vhodné provádět pravidelně a záložní média skladovat někde jinde, než kde je počítač (aby je neukradli i s ním). Výhodné je využít i elektronických (virtuálních) úložišť, která předcházejí problémům s ukradeným počítačem, flash pamětí či zničenými nosiči dat. Vhodné je ovšem zálohovat nejen elektronická data; občas se podaří přijít o zavazadlo i s pramennými materiály, být okraden o videonahrávku s nenahraditelným materiálem k pozorování

nebo se stát obětí hravých hackerů na síti. Postoje ke svobodě druhého, která zničí svobodu moji, se pak velmi dramaticky mění. Listy (a data) důvěrné(á) Velmi často k přípravě své práce používáme důvěrné údaje, např. sdělení a odpovědi respondentů, pacientů nebo jiných osob.14 Tyto údaje nám byly svěřeny s důvěrou, že je ochráníme před zneužitím. Bylo by etickou i profesionální chybou tuto důvěru zklamat vlastním nedopatřením. Média s našimi daty se mohou ocitnout v nepovolaných rukou velmi snadno. Aby nebyla snadno čitelná, můžeme je chránit pomocí šifrovacích programů.15 Tyto programy zpravidla chrání celá média nebo adresáře. Po přihlášení pomocí hesla pracuje šifrovací program zcela transparentně a ke všem souborům je přístup, jako by byly na normálním médiu. Doporučení 1. Udržujte svůj počítač v dobrém stavu, používejte antivirové prostředky a provádějte údržbu operačního systému. 2. Nacvičte si „reflex“ ukládat rozpracovaný soubor při každé přestávce v práci. 3. Před každým složitějším úkonem vytvořte krátkodobou zálohu s jiným jménem. 4. Pokud možno nepracujte pouze na vyjímatelném médiu, raději si zkopírujte soubor na disk a hotový zase zpátky. 5. Pokud chcete pracovat na jiném než obvyklém počítači, pracujte vždy s kopií souboru, mějte originál zálohován. 6. Dělejte pravidelně záložní kopie na jiná média, tato média skladujete odděleně od počítače na bezpečném místě. 7. Používejte šifrovací programy, vaše média se mohou snadno ocitnout v nepovolaných rukou!

Textová opora pro kurz Informační gramotnost na FFUK.

Nejedená se o „utajované údaje“ ve smyslu zákona č. 412/2005 Sb. nebo o osobní data podle zákona č. 110/2000 Sb., pro tyto účely jsou vyžadovány mnohem preciznější postupy a certifikované prostředky. Jde zde „pouze“ o údaje, jejichž zveřejnění je eticky nevhodné, do své práce je teprve budeme „anonymizovat“. 15

Těchto programů, i velmi kvalitních, je k dispozici dostatek jako freeware (například TrueCrypt), přitom se od profesionálních liší hlavně tím, že nemají certifikát.