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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES ORGANIGRAMA GERENTE GENERAL
Área Contabilidad
Área de Trámites administrativos
Área de Producción
Diseño de modas
Control de calidad
Confección
Planchado
Almacén de materia prima y producto terminado.
1. GERENTE GENERAL
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GERENTE GENERAL
Área Contabilidad
Área de Trámites administrativos
Área de Producción
FUNCIONES Mantener el correcto funcionamiento de la empresa en general.
30%
Representar jurídica y legalmente a la empresa ante terceros.
5%
Dirigir y controlar las funciones administrativas de la empresa.
10%
Supervisar el correcto y oportuno cumplimiento de las funciones del personal analizando la eficiencia del desempeño del trabajo.
5%
Autorizar las compras y las ventas.
5%
Atender y promover nuevos clientes y rutas de ventas.
5%
Realizar estrategias para el cumplimiento de las metas.
5%
Analizar los informes de las áreas y establecer mejoras.
5%
Coordinar la programación de actividades.
5%
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Pagar los préstamos otorgados por instituciones financieras.
5%
Realizar las transacciones entre la empresa y sus prestamistas.
5%
Pagar los impuestos, cuotas, todo gasto que tenga hacer la empresa.
5%
Seleccionar al personal idóneo, de acuerdo al requerimiento de
temporada. 5% Pagar al personal de acuerdo a lo que produjo.
5%
DESCRIPCIÓN DE PUESTOS.
Integración de puestos 1 – Gerente general Puestos Subordinados Encargado de Contabilidad Encargado de Trámites Administrativos Encargado de Producción Relaciones internas: Relaciones constantes con todas las áreas. Relaciones externas. Proveedores, Clientes, Acreedores diversos. 2. AREA DE CONTABILIDAD
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FUNCIONES Mantener el correcto funcionamiento de los sistemas y procedimientos contables de la empresa. 40% Hacer la depreciación de maquinaria y equipo con que se cuenta. 5% Preparar y ordenar la información financiera y estadística para la toma de decisiones de las autoridades superiores. 30% Identificar y analizar los ingresos, egresos y gastos de operación de la empresa e informar periódicamente al Director General. 25% DESCRIPCIÓN DE PUESTOS Integración de Puestos 1− Contador Relaciones Internas Área de producción. Área de trámites administrativos Relaciones Externas SUNAT
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3. TRAMITES ADMINISTRATIVOS FUNCIONES
Su función es la de atender y realizar el trámite administrativo interno y externo de la empresa, llevando para ello el control de la documentación recibida, emitida y velar por el mantenimiento de los archivos administrativos.
25%
Disponer el sistema de trámite documentario, así como el registro respectivo, efectuando posteriormente su seguimiento.
20%
Mantiene informado a la empresa del estudio y seguimiento de los expedientes en proceso.
20%
Recomendar las acciones legales a tomar, respecto de expedientes administrativos que tenga a su cargo.
Otras funciones del cargo que le sean asignadas.
15%
20%
DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
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Jefe inmediato Gerente general Puestos subordinados No tiene mando sobre el personal Integración de Puestos 1− tramitador Relaciones Internas Área de producción. Área de Contabilidad Relaciones Externas SUNAT MUNICIPALIDAD
4. PRODUCCIÓN
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FUNCIONES
Mantener un buen nivel de inventarios y una adecuada rotación del mismo. .
15%
Hacer que se cumpla a tiempo con los pedidos.
15%
Verificar la producción diaria del producto para la confirmación de pedidos y ventas.
15%
Reportar al gerente general cualquier problema o necesidad que surja.
5%
Hacer llegar los avances del proceso de producción al gerente.
5%
Hacer el control de calidad a cada una de las prendas a fabricar.
5%
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Hacer que siempre se cuente con el equipo y las herramientas necesarias para el trabajo.
10%
Vigilar que el personal del área de producción realice eficazmente sus labores y despache adecuadamente el producto.
10%
Formular y desarrollar los métodos más adecuados para la elaboración del producto
10%
Coordinar la mano de obra, los materiales, herramientas y las instalaciones para mejorar en lo mejor posible la producción.
10%
DESCRIPCIÓN DE PUESTOS Integración de puestos: 1 – Encargado de producción Jefe inmediato: Gerente general. Puestos Subordinados Diseño de moda Control de calidad Confección Planchado Relaciones Internas: Área de finanzas. Área de ventas. Relaciones externas: Proveedores, Clientes.
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4.1. DISEÑO DE MODAS FUNCIONES Diseñar los modelos de acuerdo a lo que se pide.
35%
Realizar prototipos de las distintas tallas.
30%
Reportar al encargado de producción los materiales necesarios para el producto.
20%
Realizar y hacer llegar a los operarios las formas más adecuadas y optimas de las diferentes operaciones a realizar sobre el producto.
15%
DESCRIPCION DE PUESTOS Jefe inmediato: Encargado de producción. Integración de puestos: 2 – diseñadores Relaciones Internas: Confección Planchado Control de calidad.
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4.2. CONTROL DE CALIDAD FUNCIONES Verificar las condiciones óptimas del producto.
35%
Velar por que se cumpla los estándares.
25%
Reportar al área de producción el número errores por lote.
15%
En colaboración con el área de producción encontrar el punto donde ocurren los fallos. Ver que el producto se empaque en forma adecuada.
15% 10%
DESCRIPCION DE PUESTOS Jefe inmediato: Encargado de producción. Integración de puestos: 1 – encargado de control de calidad Relaciones Internas: Diseño de moda Confección Planchado.
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4.3. CONFECCION FUNCIONES Cocer y remallar los diferentes productos.
40%
Elaborar los diferentes productos que se solicite.
20%
Cumplir con el pedido en el tiempo solicitado.
10%
Minimizar el número de errores.
10%
Cumplir con los estandartes solicitados.
10%
Llegar a la producción mínima pedida.
10%
DESCRIPCION DE PUESTOS Integración de puestos: 4 - Operarios de maquinas rectas. 2 - Operarios de maquinas remalladoras. Jefe inmediato: Encargado de producción. Relaciones Internas: Diseño de moda Control de calidad Planchado
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4.4. PLANCHADO FUNCIONES Planchar principalmente los diferentes productos.
35%
Doblado de los productos
25%
Empaquetado de los productos.
15%
Reportar en caso de errores al encardo de control de calidad.
15%
Realizar la tarea en el tiempo menos posible de forma adecuada. 10%
DESCRIPCION DE PUESTOS Integración de puestos: 1 – Operario de planchado. Jefe inmediato: Encargado de producción. Relaciones Internas: Diseño de moda Control de calidad Planchado
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MANUAL DE PUESTOS OBJETIVO DEL MANUAL El Manual de Puestos que presentamos a continuación persigue los siguientes objetivos: 1. Conseguir la calidad, consistencia y uniformidad en todas las actividades y operaciones que realiza la empresa u organización. 2. Aumentar la productividad de la organización, al disminuir el nivel de desperdicio, las demoras y los errores en la realización de los trabajos. 3. Mantener un sistema de calidad documentado que facilite el flujo de información y comunicación entre los departamentos de diferentes áreas y niveles jerárquicos de la organización. 4. Acelerar y facilitar la inducción o el entrenamiento del personal de nuevo ingreso o que ha sido promovido. 5. Crear una cultura de la organización, orientada a la mejora continua. 6. Incrementar la posición competitiva de la organización al poder fácilmente transmitir y multiplicar su tecnología administrativa. 7. Facilitar la toma de decisiones en la empresa. 8. Servir de consulta a todos los colaboradores de la organización. 9. Mantener el orden organizacional a través de respetar y cumplir las directrices plasmadas en los manuales y documentos de la organización.
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10. Colaborar a alcanzar de manera constante los objetivos de la empresa. UNIDAD ORGÁNICA: Gerencia General Nombre del Puesto Gerente general Finalidad Supervisar todas las áreas para saber las necesidades de la empresa y tomar decisiones inteligentes que mejoren la situación de esta. Funciones Informar al consejo administrativo de la situación actual de la empresa. Debe de estar al día en noticias acerca de la competencia y de nuevas formas tecnológicas para elaborar planes de acción y no quedarse rezagados. Hacer una empresa inteligente, dinámica, creativa y rentable. Logar ventajas competitivas para la empresa que se vean reflejadas en una mayor remuneración económica necesaria para seguir siendo líder en su ramo. Establecer buenas relaciones a todos los niveles internos y externos para establecer el correcto uso de los recursos de la empresa. Haciendo uso de la visión, misión y estrategias. Tomar decisiones prontas e inteligentes basadas en un análisis que ayude a coordinar y actualizar las diferentes áreas. Elaborar el cronograma de pagos en coordinación con finanzas
Subordinación Ninguno Mando
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De el dependen directamente el área de administración, área de ventas, área de producción.
Coordinación Coordina con los jefes inmediatos posterior del área respectiva para el buen desarrollo de la organización. Es necesario que mantenga una línea directa de comunicación con sus colaboradores para estar bien informado.
Características requeridas: Tiene que ser una persona con principios y ética que no revele información importante acerca de la empresa, así como tener los conocimientos, actitud y aptitudes propias de un buen empresario. Emprendedor con carácter y capacidad para tomar decisiones en situaciones de estrés. Como mínimo debe contar con una licenciatura, ya sea en administración de empresas o Ingeniería Industrial.
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UNIDAD ORGÁNICA: Contabilidad. Nombre del puesto Contador o auxiliar Contable. Finalidad del puesto El contable se encarga de todo el registro, así como supervisar y controlar todos los movimientos contables dentro de la empresa, libro caja, registro de ventas, registro de compras, planillas, trámites tributarios, etc. Funciones del puesto Registro de operaciones contables de la empresa. Elaboración de estados financieros periódicos. Elaboración de informes contables. Digitación en el sistema de todas las operaciones contables. Mantener al día todos los libros contables de ley. Generar información contable para toma de decisiones. Elaborar el cronograma de pagos en coordinación con finanzas Subordinación: Gerente general. Mando Ninguno
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Coordinación:
Coordina con el gerente general para llevar a cabo acciones conjuntas de índole económico, entre otros.
También debe rendir cuenta a la gerencia general de todas las acciones y movimientos realizados.
Características requeridas: Se necesita actitud para el trabajo, calidad coordinadora, conocimientos del puesto y honradez. Puede ser un bachiller de contabilidad con 1 año de experiencia. Aptitudes: Tener capacidad de trabajar bajo presión. Deseos de superación. Capacidad de trabajo en equipo. Compromiso con la empresa. Alto poder de comunicación.
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UNIDAD ORGÁNICA: Área de tramites administrativos. Nombre del Puesto Encargado de trámites administrativos Finalidad del puesto Hacerse cargo de todo lo referente a los trámites administrativos. Funciones del puesto: Realizar diversos trámites a notarías, registros públicos, bancos, empresas, etc. Asistir en labores administrativas. (tramites documentarios y tributarios de la empresa) Es preciso que establezca una línea de comunicación abierta con los encargados de las siguientes áreas: gerencia general y área contable. Solicitar apoyo de asesoría técnica profesional externa en caso que sea necesario, reportándolo previamente con el gerente general. Subordinación Depende jerárquicamente del Gerente General Mando No tiene mando sobre el personal Coordinación: Coordina con la gerencia general, y con el área de contabilidad Características requeridas
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Debe ser una persona comprometida con su trabajo y tener un indispensable conocimiento de la documentación relacionada con entidades estatales para la comercialización prendas.
UNIDAD ORGÁNICA: Jefatura de Producción Nombre del Puesto Jefe del área de producción Finalidad del puesto Su principal labor es supervisar el flujo de trabajo de todos los puestos que conforman la producción y hacerse cargo de todo lo referente a los procesos productivos, para lograr la eficiencia y un producto de calidad. Funciones del puesto: Es preciso que establezca una línea de comunicación abierta con los encargados de las siguientes áreas: gerencia general, área contable y área de trámites administrativos. Actualizarse sobre las innovaciones en los procesos. Solicitar apoyo de asesoría técnica profesional externa en caso que sea necesario, reportándolo previamente con el gerente general. En la etapa de corte y empaque, será responsable que el producto se encuentre en las condiciones óptimas para su venta. Instruir en la temporada de corte y empaque a los empleados temporales para que realicen bien su labor. Capturar ideas o propuestas de cualquier empleado, que haya tenido resultados positivos en el proceso de producción.
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Subordinación Depende jerárquicamente del Gerente General
Mando De el depende directamente las secciones de diseño de modas, control de calidad, confección, planchado, almacén de materia prima y producto terminado. Coordinación: Coordina con la gerencia general, y también, con el personal bajo su mando.
Características requeridas Debe ser una persona comprometida con su trabajo y consciente de la importancia de su labor, ya que algún error o falta de atención oportuna, puede representar grandes pérdidas a la empresa. Debe de ser un ingeniero industrial o un ingeniero textil. Aptitudes: Tener capacidad de trabajar bajo presión. Deseos de superación. Capacidad de trabajo en equipo. Compromiso con la empresa. Alto poder de comunicación.
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UNIDAD ORGÁNICA: Jefatura de Producción Nombre del Puesto Operario de diseño de modas. Finalidad del puesto Su principal función es la de elaborar los moldes de las prendas, para luego realizar los cortes adecuados de las piezas de la tela, para la posterior confección y así lograr la eficiencia y un producto de calidad. Funciones del puesto: Hacer diseños de los modelos de acuerdo a lo que se pide. Realizar prototipos de las distintas tallas. Reportar al encargado de producción los materiales necesarios para la elaboración del producto. Realizar y hacer llegar a los operarios las formas más adecuadas y optimas de las diferentes operaciones a realizar sobre el producto.
Subordinación Depende jerárquicamente del jefe de producción. Mando No tiene personal subordinado.
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Coordinación: Coordina con el jefe de producción, sobre el diseño de las prendas a elaborar. Coordina con los operarios de confección, para la correcta elaboración de las prendas. Características requeridas: Debe tener grado académico: Secundaria completa y capacitación técnica en diseño de modas. Aptitudes: Tener capacidad de trabajar bajo presión. Deseos de superación. Conocimiento sobre el trabajo de diseño de modas. Capacidad de trabajo en equipo. Compromiso con la empresa. Alto poder de comunicación.
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UNIDAD ORGÁNICA: Jefatura de Producción Nombre del Puesto Operario de control de calidad. Finalidad del puesto La función principal consiste en supervisar y controlar las diferentes etapas de la elaboración de una prenda de vestir: corte, costura y acabados. Funciones del puesto:
Verificar las condiciones óptimas del producto.
Velar por que se cumpla los estándares.
Dar reportes al área de producción del número de errores por lote.
En colaboración con el área de producción encontrar el punto donde ocurren los fallos.
Ver que el producto se empaque en forma adecuada.
Subordinación Depende jerárquicamente del jefe de producción. Mando No tiene personal subordinado. Coordinación:
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Coordina con el jefe de producción, acerca del número aproximado de errores por lote que se da en la producción, y el punto donde ocurren esos fallos. Coordina con todo el personal del área de producción, para la correcta elaboración de las prendas. Características requeridas: Debe tener grado académico: Secundaria completa como mínimo y capacitación técnica en control de calidad en confecciones. Aptitudes: Tener capacidad de trabajar bajo presión. Deseos de superación. Capacidad de trabajo en equipo. Conocimiento sobre manejo de maquinaria textil (no es indispensable). Compromiso con la empresa. Alto poder de comunicación.
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UNIDAD ORGÁNICA: Jefatura de Producción Nombre del Puesto Operario de Confección. Finalidad del puesto La función principal de un Operario de confección consiste en realizar la costura de las prendas según las indicaciones que le dan, haciendo uso de máquinas de costura recta, remalladoras, recubridoras, atracadoras, planas y pretinadoras. Funciones del puesto: Elaborar los diferentes productos que se solicite. Cumplir con el pedido en el tiempo solicitado. Minimizar el número de errores. Cumplir con los estandartes solicitados. Llegar a la producción mínima pedida. Cocer y remallar los diferentes partes de los productos.
Subordinación Depende jerárquicamente del jefe de producción. Mando No tiene personal subordinado. Coordinación:
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Coordina con el operario de control de calidad, para el correcto desempeño en la etapa de confección de las prendas. Coordina con el diseñador de modas, las posibles fallas en el proceso de confección, para la correcta elaboración de las prendas. Características requeridas: Debe tener grado académico: Secundaria completa como mínimo y estudios técnicos de costura y manejo de maquinaria textil. Aptitudes: Tener capacidad de trabajar bajo presión. Deseos de superación. Capacidad de trabajo en equipo. Conocimiento sobre manejo de maquinaria textil (muy importante). Compromiso con la empresa. Alto poder de comunicación.
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UNIDAD ORGÁNICA: Jefatura de Producción Nombre del Puesto Operario de planchado. Finalidad del puesto La función principal de este Operario es la de darle el acabado final de las prendas antes del embolsado consistente en planchar las prendas y darles un dobles adecuado para luego embolsarlos. Funciones del puesto: Principalmente el planchado de los diferentes productos. Doblado de los productos Empaquetado de los productos. Dar un reporte en caso de fallas en las prendas al encargado de control de calidad. Realizar la tarea en el tiempo menos posible de forma adecuada. Subordinación Depende jerárquicamente del jefe de producción. Mando No tiene personal subordinado. Coordinación: MANUALES DE ORGANIZACON
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Coordina con el operario de control de calidad, para el correcto desempeño en la etapa del planchado de las prendas. También coordina con el operario de control de calidad y los de confección, acerca de las posibles fallas en las prendas. Características requeridas: Debe tener grado académico: Secundaria completa como mínimo y no requiere estudios técnicos, solo habilidad, eficiencia y velocidad para el planchado. Aptitudes: Tener capacidad de trabajar bajo presión. Deseos de superación. Capacidad de trabajo en equipo. Compromiso con la empresa. Alto poder de comunicación.
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UNIDAD ORGÁNICA: Jefatura de Producción Nombre del Puesto Operario encargado de Almacén de materia y productos terminados. Finalidad del puesto La función principal de este Operario es la de almacenar la materia prima e insumos para la elaboración de las prendas, a fin de administrarlos de manera eficiente así como también se encarga de almacenar los productos ya elaborados y embolsados. Funciones del puesto: Verificar que las cantidades de material a emplear sean los necesarios. Darle un almacenamiento adecuado a la materia prima. Clasificar la materia prima de acuerdo a lo que se va solicitando. Almacenar de forma idónea el producto final. Realizar una clasificación de los productos finales de acuerdo a lo que se le solicita. Organizar el almacén de tal manera que no se confunda la materia prima con el producto terminado. Subordinación Depende jerárquicamente del jefe de producción. Mando No tiene personal subordinado.
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Coordinación: Coordina con el jefe de producción, para el suministro o entrega de los lotes de pedido, de productos terminados. Coordina con los operarios de confección, para el buen suministro de la materia prima e insumos para la confección. Características requeridas: Debe tener grado académico: Secundaria completa como mínimo y no requiere estudios técnicos, solo habilidad, eficiencia, conocimiento de confecciones y mucha responsabilidad. Aptitudes: Tener capacidad de trabajar bajo presión. Deseos de superación. Capacidad de trabajo en equipo. Compromiso con la empresa. Alto poder de comunicación. Responsable.
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