EBS_Digest by Zhenia Melekhovets

Digest semiannual | issue #4 піврічне видання | випуск #4

Дайджест leadership transparency legality motivation лідерство прозорість законність мотивація

www.ebskiev.com

Helen Volska

Олена Вольська Керуючий партнер та директор

олітичний вектор України і реальне економічне прагнення до євроінтеграції призводять до поступової неминучої уніфікації документообігу, а також бухгалтерського обліку та фінансової звітності. Перехід публічних акціонерних компаній (ПАТ) на міжнародні стандарти фінансової звітності з 2012 року – один із кроків в цьому процесі. Для ряду компаній такі зміни стали неприємним, а головне – здавалося б непотрібним сюрпризом, що вимагає додаткових витрат і адміністрування. Інші ж, які вже мають досвід проходження міжнародного аудиту, і відчули всі його ЗА і ПРОТИ, навпаки зраділи можливості об'єднати два обліки в один. Прагнення українських компаній до ринків міжнародного капіталу, так чи інакше, впливає на операційну діяльність компаній, часто додаючи в таку діяльність більше формалізації і бюрократії, результати якої компанії повинні побачити дещо пізніше. Безумовно, такі зміни впливають на роль бек-офісу, поступово перетворюючи фінансові дирекції з традиційних підприємницьких «казначейств» у повномасштабні і багатофункціональні підрозділи, без ефективної роботи яких неможливо провести жодну серйозну операцію. Хоча ці актуальні питання на порядку денному здаються новими, вони безумовно турбували багато поколінь до нас і, швидше за все, це нове звучання традиційних питань. Отже, де межа між бюрократією, результативністю та ефективністю роботи бізнесу? Саме цим питанням ми приділили увагу у цьому випуску EBS Digest.

Managing Partner and Director

kraine’s political orientation and the country’s real economic commitment to European integration are leading to the inevitable gradual harmonization of documents, as well as the harmonization of accounting and financial reporting. Public stock companies’ transition to using international financial reporting standards in 2012 constitutes one of the necessary steps in this process. For some companies, such changes have become an unpleasant process and, of greatest significance, they may seem to be an unnecessary surprise, requiring additional costs and administration. Other entities, which already have experience in performing international audits and have experienced all its pros and cons first-hand are, on the contrary, welcoming the opportunity to combine the two forms of reporting into one unified comprehensive approach. On way or another, Ukrainian companies’ desire to be active on global capital marketshaving an effecton companies’ respective operations, often in terms of scaling back some of the activities that aremore bureaucratic and that involve many formalities – suchcompanies will see the fruits of these measures a little later on. Of course, such changes also affect the role of the back-office, gradually transforming financial management practices from traditional business practices to full-scale and multi-functional units without resorting to laborintensive work, with which it would be impossible to conclude any serious business deals. Although these important issues on the agenda seem to be new, they are certainly something that has posed a challenge to many generations before us and, most likely, this can be considered a new ‘packaging’ of a longstanding problem. Thus, it must be asked where exactly the line exists between bureaucracy, and business effectiveness and efficiency?

management/ менеджмент

Безглуздо

братися за роботу, не розрахувавши, скільки вона потребує праці і часу і чи вистачить сил довести її до

кінця.

Робінзон Крузо Даніель Дефо

“It is foolish to take a new job without calculating how much time and effort it will require and whether there be enough strength to see it through to the end” Robinson Crusoe by Daniel Defoe

Back-office: індивідуальна відповідальність – загальний результат..........................................................c.7 The back office: individual responsibility – overall result. ..........p.7

Перехід українських компаній на МСФЗ без труднощів..........................c.12 Ukrainian companies’ adoption of IFRS without any difficulties.............p.12 Формалізація бізнес-процесів: бюрократичний бар’єр або відправна точка?......................................c.16 Formalizing business process: bureaucratic barrier or starting point?.....................................................................p.16 back to contents

back to contents

Дайджест 7

піврічне видання | випуск #4

Back-office: індивідуальна відповідальність – загальний результат

The back office: individual responsibility – overall result

агато керівників, на яких, в силу високої посади лежить відповідальність прийняття управлінських рішень, дуже не люблять нарад. І зовсім не тому, що їм нема чого на них сказати, нудно або є страх отримати серйозну догану. Як правило, причина небажання в черговий раз входити в кабінет топ-менеджера, де зібралися і колеги – керівники структурних підрозділів, проста: нарада знову ризикує перетворитися на «битву титанів» або, що ще гірше, на банальне з’ясування стосунків: хто правий, а хто – ні.

У чому ж причина таких неконструктивних зборів? Чому дорослі розумні люди, більш того – успішні керівники, кілька годин поспіль звинувачують один одного в зірваних термінах поставок товару, некоректно оформленій документації, помилках в перерахуванні платежів і, як наслідок, втраті клієнтів? Однією з головних причин цього є відсутність чіткого розмежування в функціоналі підрозділів компанії, спільно задіяних в тому чи іншому проекті. Але настає момент, коли топ-менеджер і сам розуміє, що ситуація з робочими нарадами виходить з-під контролю. І якщо не вжити жодних дій щодо зміни положення, загострення пристрастей і відсутність результату негативно відіб’ються на всьому бізнесі. У тилу і на передовій Врятувати описане вище критичне положення допоможе структурне і функціональне розділення компанії на два взаємодоповнюючих «табори»: фронт-офіс і бек-офіс. Саме це важливе питання стоїть на порядку денному того топ-менеджера, який

here are many managers, who, bear heavy responsibility for making important decisions due to their high ranking position, do not like meetings very much. This is not necessarily because they have nothing to say at them, that they get bored or that they fear that they will be seriously reprimanded. Rather, as a rule, the reason for their reluctance to once again enter the office of a top manager, where many of his colleagues (usually department heads) have gathered is rather simple: such a meeting may yet again poses risk of becoming a “Clash of the Titans” or, worse, a banal showdown about who is right and who is not. So what is the reason for such non-constructive assembly? How can intelligent adults, who are, in fact, successful executives, waste several hours, not to mention energy, accusing each other for the failure to meet deadlines for the delivery of goods, the incorrect processing of documentation, errors in transacting payments, and consequently, the loss of customers? One of the main reasons for such behavior is the lack of a clear demarcation in the functional departments within the company, where such departments are jointly involved in a particular project. But there comes a time when a top manager himself understands that the situation with working meetings simply gets out of control. He is also aware that, if nothing is done to change the situation, the intensity of emotions and lack of results will ultimately have a negative impact on the business as a whole. In the rear and on the front Except for the above-described critical situation, one thing that will help the company is to ensure the structural and functional separation of two complementary “camps”:

прагне налагодити ефективну взаємодію між підрозділами компанії для досягнення спільного результату. Для того, щоб зробити це правильно, не порушивши основні бізнес-процеси, керівнику або власнику компанії важливо розуміти, в чому суть бек-офісу, і які саме функції можна передати цій частині організаційної структури. На сьогоднішній день в середовищі бізнесменів існує кілька визначень поняття «бек-офіс»: 1. Це підрозділ компанії, до завдань якого входить: • Реєстрація операцій та угод, їх документальне оформлення; • Супровід угод; • Контроль виконання поставлених завдань і планів. 2. Бек-офіс – це всі підрозділи компанії, які виконують функції підтримки основної діяльності. Іншими словами, це об’єднання підтримують підрозділи з різним набором операцій, які вони обслуговують: • Кредитування; • Інвестиційний бізнес; • Реєстрація та контроль господарських операцій; • Картковий бізнес; • Юридична служба; • Інформаційні технології; • Контактний центр та ін. Найпоширенішим серед вітчизняних компаній є перше визначення. Однак, з досвіду світової практики, найбільш вірним – друге. Але можливий і третій варіант переходу до розділення функцій: компанія може поступово, еволюційно рухатися від першої моделі бек-офісу до другої. А з часом може прийти навіть до того, що більша частина функцій, які підтримують основний бізнес, може бути віддана на аутсорсинг. Це привабливо для топ-менеджера з багатьох аспектів, серед яких найбільш важливими можна назвати: • Суттєва економія коштів на утримання штату співробітників допоміжної структури; • Більш високий результат роботи підтримуючого підрозділу, тому що за справу беруться профільні кваліфіковані фахівці.

the front office and the back office. Namely this very important issue is on the agenda of those top managers, who seek to establish effective communication between the various business units in order to achieve a common beneficial outcome. For the manager or owner of the company to be able to do this properly, without violating basic business processes, it is important to understand the essence of the back office and just what functions can be transferred to this part of the company’s organizational structure. Given the context of today’s business environment, there are several definitions of “back office”: 1. This is a division of the company, the functions of which include the following: • Recording transactions and transactions and processing related paperwork; • Supporting transactions; • Monitoring the implementation of tasks and plans. 2. The back office is comprises of all business units, which serve to support its core activities. In other words, it is an association of supporting units that service different set of operations, as follows: • Credit lending; • Investment banking; • Recording and controlling business operations; • Credit/debit card business; • Legal services; • Information technology; • Contact center, etc. The most common of these two versions among domestic companies is the first definition. However, the experience of international practice demonstrates that the most loyal version is actually the second one. But there is a third option in terms of moving towards a division of labor: the company can gradually evolve from the first model of the back office to the second one. Over time, it can even arrive at the fact that most of the supporting core business functions can be designated for outsourcing instead. This is an attractive option for top managers in many respects, among which the most important are: • A significant cost savings in terms of maintaining a staff support structure;

back to contents

Яку модель реструктуризації компанії вибере власник – вирішувати йому. Важливо тільки враховувати специфіку бізнесу, рівень розвитку компанії і можливості, які є у організації для коригування або навіть повної зміни бізнес-процесів. Коли ж все детально проаналізовано, визначені сильні сторони і можливості компанії, прораховані можливі ризики при поділі зон відповідальності, компанія сміливо може затверджувати нові бізнес-моделі і вибудовувати комунікації між підрозділами. Такий послідовний і спланований перехід до розподілу функцій дозволить топменеджеру з найменшими ресурсними витратами закласти міцну основу для ефективного управління блоком підтримки бізнесу, коли він буде остаточно сформований, і з’являться перші результати роботи. Але все це, безсумнівно, буде пізніше. А поки в компанії кипить робота: необхідно створити карти бізнес-процесів нових структур, перевірити все до самих дрібниць, і тільки потім починати впроваджувати нові принципи в роботу компанії. Перерахуємо деякі з них, найбільш важливі: • Створення та впровадження в компанії нової корпоративної культури, згідно з якою завдання бек-офісу – допомога в роботі тим підрозділам, які перебувають «на передовій», тобто, фронт-офісу; • Бек-офіс – це підрозділ компанії, покликаний не тільки допомагати всім іншим підструктурам в основній діяльності, а й контролювати операції та угоди. Таким чином, бек-офіс дає незалежну оцінку проведеним операціям, оформляє їх відповідним чином. Бек-офіс – друг, але істина дорожча Ще один важливий момент, про який варто пам’ятати топ-менеджерам, це формалізація відносин між фронт-офісом та бек-офісом. В даний час у світовій практиці широко використовується Угода про рівень надання послуги (Service Level Agreement або SLA). Суть даної угоди в тому, щоб чітко встановити всередині організації регулювання взаємовідносин між підрозділами, залученими в один процес.

Дайджест 9 піврічне видання | випуск #4

• Improved results of the operations of the supporting business unit due to the involvement of highly qualified professionals. Which model the company’s owner will choose to facilitate business restructuring is ultimately up to him. It is, however, important to take into account the specific sphere of business, the level of the company’s development, and the opportunities that exist within the organization in terms of correcting or even completely changing its business processes. Once the company has achieved a detailed analysis, identified its strengths and opportunities, and calculated risks in relation to the division of responsibilities, it can safely approve new business models and build communication between its composite departments. This consistent and planned transition towards the separation of business functions should allow top managers, with the lowest financial expenditures involved, to build a solid foundation for the effective management of a business support unit when it is finally formed and the company starts to ultimately see the results. But all this will no doubt occur later. In the meantime, the company has plenty of work ahead of it: it is necessary to map out the business processes of the new structures, to check everything in detail, and only then begin to introduce new principles at the company. While not an exhaustive list, the most important elements are as follows: • The creation and implementation of a new corporate culture at the company, according to which the task of the back office is to help those divisions that are “on the front” so to speak. This is, in order words, the front office; • The back office is a division of the company that is designed not only to assist the rest of the divisions in performing their main activities, but also to keep track of operations and transactions. Thus, the back office also provides an independent assessment of ongoing operations and executes them accordingly. The back office – a friend, but the truth is dearer Another important point that top managers should recall is that this represents

У такій угоді міститься детальний опис показників роботи бек-офісу, методів і засобів контролю, а також прописана вартість роботи бек-офісу, яку «виплатить» цьому підрозділу фронт-офіс після отримання загального результату. Подібні Угоди про рівень надання послуги дуже ефективні з точки зору дотримання взаємних домовленостей, а також для оцінки ефективності роботи бек-офісу. Консультанти в допомогу Трапляється, що усно і на папері процес поділу функцій між підрозділами компанії цілком зрозумілий і простий, а на практиці, для топ-менеджера все виглядає не так райдужно. І якщо можливі ризики самостійного створення в компанії бек-офісу в наявності, то в даному випадку варто звернутися по допомогу до зовнішніх консультантів. Тим більше, що вирішення такого важливого завдання за допомогою аутсорсингу має ряд істотних переваг: 1. Об’єктивне бачення ситуації в компанії. Власнику складно абстрагуватися, і не приймати близько до серця турботи рідного «дітища» при прийнятті стратегічно важливого рішення. Зовнішній консультант, навпаки, подивиться на ситуацію збоку, і на його рішення в частині завдань будуть впливати тільки об’єктивні фактори. 2. Можливість зберегти конструктивні відносини між підрозділами. А для комунікацій з питань узгодження нових бізнеспроцесів, функцій і т.д. є посередник – зовнішній консультант. 3. Раціональне використання робочого часу співробітників. Під час процесу переходу на нову структуру співробітникам немає необхідності відволікатися на виконання додаткових завдань, пов’язаних із змінами в компанії. Всю роботу по підготовці, оформленню, узгодженню документації бере на себе консультант. Як бачите, залишити у минулому раз і назавжди щотижневі і щомісячні баталії в кабінеті керівника у зв’язку з невиконаними по чиєїсь вини планами досить просто. Головне, чітко визначити, чим повинні, на ваш погляд, займатися фронт-і бек-офіси. В іншому – ми Вам допоможемо!

a formalization of the relationship existing between the front office and the back office. At the present time, a Service Level Agreement (or SLA) is common used in world business practices. The essence of this agreement is that it clearly establishes a system for regulating relations between the entities involved in a single process within a given organization. Such an agreement provides a detailed description of performance standards for the work of the back office, the ways and means to monitor and measure its performance, as well as the cost of the back office’s operations, which is ultimately “paid for” by the front office after achieving the overall result. Such agreements about the level of services to be provided are very efficient in terms of compliance with mutual agreements, as well as for the purpose of eventually evaluating the performance of the back office. Consultants available to provide assistance It does sometimes happen that, both orally and on paper, the process of separating functions between the company’s divisions is rather straightforward and simple. However, in fact, things are not always so rosy for all top managers. If the possible risks of creating a back office within the company seem to be obvious, in such a case you should seek the assistance of external consultants. All the more so since the resolution of this important task through outsourcing actually offers a number of clear advantages: 1. An objective view of the situation in the company. It is difficult for the owner to ignore, and to not take the concerns of his native “child”, so to speak, to heart in making strategic decisions. An external consultant, on the contrary, looks at the situation from the outside and in realizing his purpose, his decisions will only be influenced by objective factors. 2. The ability to maintain constructive relations between the company’s divisions. In relation to communications about harmonizing the new business processes, functions, etc., the company can always resort to using an intermediary, such as an external consultant. 3. The efficient use of staff time. During the transition to the company’s new structure,

back to contents

Дайджест 11 піврічне видання | випуск #4

employees do not need to be distracted by additional tasks related to the changes taking place in the company. A consultant can perform all the work done on the preparation, execution, and coordination of the necessary documentation. As you can see, it is really not so difficult to finally leave behind, once and for all, those weekly and monthly battles in the director’s office about someone’s non-fulfillment of someone else’s plans. The main thing required is to clearly define, in your own opinion, what should be the functions performed by the front and back offices respectively. With regards to the rest, we’d be happy to assist you!

Перехід українських компаній на МСФЗ без труднощів

Ukrainian companies’ adoption of IFRS without any difficulties

травня 2011 Верховною Радою України були внесені зміни в Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», які порушили питання переходу українських компаній на міжнародні стандарти фінансової звітності. Вже з 2012 року публічні акціонерні товариства, банківські установи, страхові компанії, а також компанії, які займаються видами діяльності, затвердженими Кабінетом Міністрів України, зобов’язані складати і опубліковувати фінансову звітність та консолідовану фінансову звітність за міжнародними стандартами. Компаніям, які не входять в вище перелічений список, надали можливість самостійно приймати рішення про використання МСФЗ для складання звітності. Крім цього будь-яка Компанія може вести бухгалтерський облік, керуючись виключно міжнародними стандартами, для цього необхідно інформувати про своє рішення Державні органи. Багато компаній, які раніше не стикалися з МСФЗ, з побоюванням зустріли зміни в законодавстві України. Хоча, якщо порівняти МСФЗ зі звичними національними стандартами, то відразу стане зрозуміло, що вимоги до бухгалтерського обліку в них досить схожі, а багато з них взагалі ідентичні. Складнощі в переході на МСФЗ можуть виникнути у тих компаній, які при веденні бухгалтерського обліку не дотримуються вимог П(С)БО, а також у яких перевага віддається веденню податкового обліку. Такі складнощі можна легко усунути наступним чином: • навчанням персоналу; • написанням чітких облікових політик, що підвищить дисциплінованість співробітників в процесі ведення бухгалтерського обліку; • розділити податковий та бухгалтерський облік в системі обліку.

n May 12, 2011, the Parliament of Ukraine amended the Law of Ukraine “On Accounting and Financial Reporting in Ukraine”, which raised the issue of Ukrainian companies’ adoption of international financial reporting standards. Already beginning in 2012, various kinds of businesses – public joint stock companies, banking institutions, insurance companies, and companies engaged in activities that have been approved by the Cabinet of Ministers of Ukraine – are required to prepare and publish their financial statements and consolidated financial statements according to international standards. Companies that do not fall within the list provided above have been given the opportunity to decide for themselves as to the use of International Financial Reporting Standards (IFRS) for reporting purposes. In addition, any company can maintain accounting records, guided solely by international standards; for this, it is necessary to inform the relevant state agencies about this decision. Many companies that have not previously encountered IFRS have welcomed the new changes in Ukrainian legislation with caution. However, if you compare IFRS accounting with the customary national standards, it immediately becomes clear that the accounting requirements in both of them are actually quite similar, and many of them are largely identical. The companies that will face difficulties in making the transition to IFRS accounting may be those who do not comply with the requirements of Ukrainian Accounting Standards in their management accounting practices, as well as those that give priority to the maintenance of tax records. Such issues can be easily resolved through the following activities: • The training of personnel; • Writing clear accounting policies that will improve employees’ disciplinein the accounting process;

back to contents

Основною відмінністю МСФЗ та національними стандартами у сфері ведення бухгалтерського обліку є принцип превалювання сутності над формою. Цей принцип є одним з основоположних при веденні бухгалтерського обліку за МСФЗ. На жаль, не дивлячись на те, що П(С)БО також декларує даний принцип, більшість українських компаній його не дотримуються, і відображають операції, виключно виходячи з юридичної форми, ігноруючи економічну сутність. Якщо Компанія при веденні бухгалтерського обліку дотримується національних стандартів і не має операцій, які можна трактувати двояко, то можна з упевненістю стверджувати, що труднощів при переході на МСФЗ у бухгалтерському обліку буде мінімум, якщо вони будуть взагалі. Якщо аналізувати і порівнювати вимоги до складання фінансової звітності та консолідованої фінансової звітності МСФЗ і П(С)БО, то тут дійсно існує велика кількість відмінностей. МСФЗ вимагає додаткові розкриття, примітки та аналіз фінансових показників, що не передбачено національними стандартами. Національні ж стандарти передбачають чіткі форми звітів, які входять до складу фінансової інформації. МСФЗ дає вибір Компанії, в якій формі складати звітність, регулюючи тільки основні методологічні підходи. До недавнього часу більшість Компаній, які зобов’язані або прийняли рішення складати звітність за МСФЗ, не мали ніякої інформації про вимоги державних органів до формату складання звітності. 7 грудня 2011 НБУ спільно з Міністерством фінансів України та Державною службою статистики Україні склали Лист «Про застосування міжнародних стандартів фінансової звітності. Відповідно до даного листа порядок складання фінансової звітності та консолідованої фінансової звітності підприємств (крім банків) визначається П(С)БО. Отже, Компанії, при складанні фінансової звітності за МСФЗ, будуть використовувати знайомі форми звітності. Якщо облікова система Компанії досить автоматизована і дозволяє формувати стандартні форми фінансової звітності, то при переході в бухгалтерському обліку на МСФЗ підприємство не понесе жодних додаткових витрат, і не буде зазнавати труднощів при підготовці МСФЗ.

Дайджест 13 піврічне видання | випуск #4

• Dividing tax reporting and accounting within the company’s accounting system. The main difference between IFRS and national accounting standards is the principle ”substanceover form”. This principle is among those that are fundamental in the management of accounting under IFRS. Unfortunately, despite the fact that the National Accounting Regulations (Standards) also declares this principle, most Ukrainian companies do not observe it, and reflect theirbusiness operations solely on the basis of legal form, ignoring the economic reality. If a company observes national standards in its accounting records maintenance and does not have any operations that may be interpreted in two different ways, then one can say with confidence that such a company would have only minimal difficulties in making the transition to IFRS accounting in the case that they experience any at all. Upon analyzing and comparing the requirements for preparing financial statements and consolidated financial statementsunder IFRS and Ukrainian Accounting Standards, here we can definitely identify a large number of differences. IFRS accounting requires additional disclosures, notes and an analysis of the company’s financial performance, which is not stipulated according to national accounting standards. The latter also provide clear reporting forms, which make up part of the required financial information. IFRS gives the company the opportunity to choose for itself what form of reporting should be utilized, adjusting only the main methodological approaches. Until recently, most companies that are required to or have independently agreed to prepare their reporting according to IFRS had no information about government agencies’ requirements about the reporting format. On December 7, 2011, the National Bank of Ukraine, the Ministry of Finance, and the State Statistics Service of Ukraine drafted the Letter “On the application of international accounting standards”. According to this letter, the procedure for preparing the financial statements and consolidated financial statements of companies (excluding banks) is determined according to Ukrainian Accounting Standards. Consequently, in preparing financial statements under IFRS, the company should use

Можливі труднощі, як це не дивно, можуть виникнути у компаній, які вже мають досвід складання фінансової звітності по МСФО. Особливо це стосується Компаній, які автоматизували процес побудови фінансової звітності, оскільки формати звітів, які входять до складу звітності, можуть не відповідати законодавству України. Для більш детального опису можливих складнощів необхідно проаналізувати підходи до побудови кожного виду звітів. Баланс (Звіт про фінансовий стан) МСФЗ, на відміну від національних стандартів, не регулює формат складання даного звіту, а лише містить ряд мінімальних вимог до статей, які обов’язково повинні бути включені до складу даного звіту. Компанії, які вже складали МСФЗ звітність, повинні модифікувати формат Балансу відповідно до вимог українського законодавства. З нашої точки зору, це не стане великою проблемою для Компаній, оскільки формат національного Балансу досить схожий на формат, який використовує більшість Компаній при складанні звітності згідно з МСФЗ. Звіт про фінансові результати (Звіт про сукупний дохід) Відповідно до МСФЗ, Звіт про сукупний дохід складається з двох розділів або двох окремих звітів (за вибором Компанії) – Звіт про фінансові результати, Інший сукупний дохід. Компанія може використовувати першу частину Звіту про сукупний дохід (або Звіт про фінансові результати) для складання стандартної Форми № 2, оскільки вони мають досить схожу структуру. Єдиним проблемним моментом може бути наявність у Формі № 2 такого розділу звіту як Надзвичайні доходи і збитки, які не виділяються окремо в МСФЗ звітності. Для вирішення цієї проблеми Компанії необхідно буде виділити такі доходи (збитки), якщо вони були, з інших статей Звіту і віднести на коректну статтю. Звіт про рух грошових коштів Відповідно до національних стандартів для побудови даного звіту використовується прямий метод. МСФЗ також дають перевагу прямому методу складання

the form of reporting that it is familiar with. If the company’s accounting system is sufficiently automated and allows you to create standard forms of financial statements, then, in making the transition to IFRS accounting, the company does not incur any additional costs and should not face any difficulties in the preparation of IFRS reporting. As strange as it may sound, the companies that may face potential difficulties will be those that already have some experience in preparing financial statements under IFRS. This is especially true with respect to companies that have automated the process of preparing their financial statements, since the reporting formats that are included in the financial statements may not fully comply with Ukrainian legislation. For a more detailed description of the possible complications, approaches to the construction of each type of report should be analyzed. Balance Sheet (Statement of Financial Position) IFRS accounting, in contrast to national accounting standards, does not regulate the format in which this report is drafted, but it does contain a number of minimum requirements for items that must be included in this report. Companies that already have experience preparing reports under IFRS will need to modify the format of the Balance Sheet in accordance with the requirements of Ukrainian legislation. From our point of view, this should not be a big problem for companies, since the format of the National Balance is sufficiently similar to the format that is used by most companies when reporting under IFRS. Profit and Loss Statement (Statement of Comprehensive Income) In accordance with IFRS, the Statement of Comprehensive Income consists of two sections or two separate reports (this is for the company to decide for itself) –the Income Statement, and Other Comprehensive Income. The company may use the first part of the Statement of Comprehensive Income (or Income Statement) for preparing the standard form no. 2 due to the fact that they both have a fairly similar structure. The only problem point with this may be that, in form

back to contents

Звіту, але не забороняють використання непрямого методу. На практиці більшість компаній для цілей підготовки МСФЗ. Це тягне за собою додаткові роботи, пов’язані з підготовкою аналогічного звіту для підготовки звітності відповідно до законодавства України. Компанія може вирішити цю проблему за допомогою автоматизації побудови такого звіту в системі МСФЗ обліку. Для цього необхідно створити коректний довідник «Статей руху грошових коштів» і базуючись на цій інформації побудувати необхідний звіту. Звіт про власний капітал Формат цього звіту в МСФЗ та П (С) БО є практично ідентичним, тому особливих проблем, пов’язаних зі складанням такого звіт виникнути не повинно. Виходячи з вищесказаного, можна зробити висновок, що при грамотному веденні бухгалтерського обліку і достатньому рівні автоматизації облікової системи у Компанії не повинно виникнути труднощів при переході на МСФЗ. Компанії, які постійно складають фінансову звітність за МСФЗ, можуть сміливо переходити на міжнародні стандарти не тільки в підготовці звітності, а й у веденні бухгалтерського обліку, що мінімізує трудовитрати на ведення паралельного обліку або трансформації звітності.

Дайджест 15 піврічне видання | випуск #4

no.2, there is a section of the report called ‘extraordinary gains and losses’, which are not allocated separately in IFRS reporting. To address this issue, the company will need to allocate such gains (losses), if there are any, of other items of the Statement and relate them to the correct article. Cash Flow Statement In accordance with the national standards for the formation of this report, the direct method is used. International Financial Reporting Standards also give preference to the direct method of reporting, but does not prohibit companies from using the indirect method. In practice, most companies use indirect method for the purpose of preparing reports under IFRS. This entails additional work associated with the preparation of a similar report for presenting financial statements in accordance with Ukrainian legislation. A company can resolve this problem by automating the construction of such a report in the IFRS accounting system. To do this, it is first necessary to create a proper guide regarding “Cash flow items” and, based on this information, create the required report. Statement of Owner’s Equity The format of this report in IFRS and using Ukrainian Accounting Standards is virtually identical, so there should be no special problems associated with the preparation of this report. Based on the foregoing, it can be concluded that, given that a company’s accounting records are properly maintained and with a sufficient level of automation of its accounting system, a company should not have much difficulty in making the transition to the IFRS system. Companies that regularly prepare their financial statements in accordance with IFRS standards, can safely make the move to using international standards not only in the preparation of its financial reporting but also in its accounting records maintenance. This would minimize the effort required to maintain parallel accounting or to restate financial statements according to Generally Acceptable Accounting Principles.

Формалізація бізнес-процесів: бюрократичний бар’єр або відправна точка?

Formalizing business process: bureaucratic barrier or starting point?

фективність бізнес-процесів – це одна з ключових тем при побудові роботи будь-якої компанії. І саме від того, наскільки чітко описані процеси, наскільки вони зрозумілі всім співробітникам, задіяним в цих процесах, і буде залежати результат. На сьогоднішній день в Україні далеко ще не всі компанії працюють по налагодженим до найдрібніших подробиць бізнес-процесам. Але тенденція така, що все більше і більше керівників і власників бізнесу всерйоз замислюються про необхідність введення та опису в компанії всіх процесів діяльності. В результаті, компанії опиняються в одній зі звичайних для даного етапу їх розвитку ситуації: 1. Керівник розуміє необхідність у скороченні витрат за рахунок підвищення ефективності роботи підприємства. 2. Керівник або власник компанії ініціюють процес автоматизації роботи. 3. Компанія прагне до збільшення доходів, але у керівництва поки що відсутнє чітке розуміння, за рахунок чого це можна зробити і де саме шукати додатковий виробничий резерв. 4. Клієнти компанії не отримують бажаний продукт або отримують його з порушеннями обумовлених термінів. 5. Керівництво компанії бажає мати ясне і чітке уявлення про всі можливі точки контролю діяльності, а також своєчасну звітність від осіб, відповідальних за процес контролю. 6. Працівники компанії періодично виявляють невдоволення повторюваними діями на своїх ділянках роботи, які віднімають значну кількість робочого часу. Перераховані моделі – лише мала частина того, що може послужити для керівника поштовхом до першої і найбільш важливої дії: аналізу ситуації, що склалася.

he effectiveness of business processes is one of the key themes when it comes to building up any company. The result inevitably depends on the extent to which the processes are exactly detailed and the degree to which they are clearly understood by all staff members involved in these processes. At this time in Ukraine, far from all companies conduct their operations according to a well-oiled mechanism in terms of smoothing out the smallest details of their business processes. However, we can observe a trend whereby more and more executives and business owners are seriously considering the need to introduce and specify all processes entailed in the company’s activities. As a result, companies find themselves in one of several typical situations given this stage of their development: 1. The top manager understands the need to reduce costs by improving the efficiency of his business. 2. The top manager or owner of the company initiates the process of automatizing the company’s operations. 3. The company aims to increase revenue, but its management still does not clearly understand how this can be achieved and where it can find additional production reserves. 4. The company’s customers are not receiving the product they desire or are obtaining it in the case of violations of the agreed-upon terms. 5. The company’s management wants to gain a clear and concise picture of all possible points of control in terms of the company’s activities, as well as achieve the timely reporting of those persons responsible for the monitoring process. 6. Company employees periodically express their dissatisfaction with specific repeated actions that result in the loss of a significant amount of working time in their respective spheres of activity.

back to contents

Розібратися в ситуації Отже, керівнику або власнику, розбираючись в існуючому стані справ, важливо з’ясувати наступне: • Хто і що саме робить на певному етапі конкретного процесу; • На кого покладено функцію контролю за дану дію; • Хто несе відповідальність за кінцевий результат дії; • Яким чином можна підвищити ефективність бізнес-процесу. Але з’ясувати все це керівнику якраз не представляється можливим. Адже в компанії немає детально описаних (формалізованих) бізнес-процесів. А, отже, і критеріїв для оцінки правильності та ефективності роботи процесу теж немає. Зовсім інакше йде справа при аналогічному аналізі в компанії, де формалізація бізнес-процесів є правилом, та й сам процес формалізації строго регламентований. У таких компаніях керівник завжди може отримати відповіді на свої питання. Крім того, у керівника є певні важелі впливу на співробітників, задіяних в тому чи іншому бізнес-процесі. Чи допустив хтось помилку на якомусь з етапів процесу, чи порушив терміни – завжди є формалізований і затверджений бізнес-процес, на підставі якого і проводиться аналіз дій. Від аналізу – до дії Що може робити керівник компанії, у якого не описані і не впроваджені бізнес-процеси, а розібратися в ситуації потрібно? Як правило, він в терміновому порядку доручає необхідний бізнес-процес створити, і особливу увагу в ньому приділити тій складній ситуації, яку він аналізував. Доручити підлеглому описати процес – це додаткове завдання для співробітника, і, отже, частина його основної роботи на якийсь час буде відсунута. Здавалося б, і процес буде зафіксований на папері, і винні в порушенні цього самого процесу знайдуться, а ефективність роботи в цілому не збільшується. А якщо подібні ситуації будуть повторюватися? У результаті компанія лише збільшує значні часові витрати на непотрібні дії.

Дайджест 17 піврічне видання | випуск #4

The above-listed scenarios are only a small part of what could, for managers, serve as an impetus to take the first and most important step: a critical analysis of the situation. Gaining a clear understanding of the situation In order for the top manager or business owner to ultimately be able to figure out the current state of affairs with his company, it is important to first clarify the following: • Specifically what should be done at a certain stage of a given process and who should do it? • Who should the task of monitoring such actions be assigned to? • Who is responsible for the final result of specific actions? • How is it possible to improve the effectiveness of business processes? But it seems to be an impossible feat to explain all of this to the company’s management. After all, the company has never previously formalized (described in detail) its own business processes. Consequently, the criteria for evaluating the accuracy and efficiency of such processes are also lacking. It is quite a different situation when it comes to performing a similar analysis in a company where the formalization of business processes is the rule, and where the formalization process is strictly regulated. In such companies, managers are always able to receive answers to their questions. In addition, the manager also has some leverage over employees engaged in a particular business process. Whether someone has made a mistake at some stage of the process, or whether he/she has gone past deadline – there always exists a formalized and approved business process, on the basis of which any action can be analyzed. From analysis to action What should be done in the case that a manager works at a company that has not yet undertaken to determine and implement business processes, where there is a need for understanding of the situation? As a rule, he immediately requests that the necessary business processes be established, and special attention is given to the particular difficult situation that he has analyzed.

І що ж робити керівнику? По-перше, постаратися побачити цілісну картину того, як буде працювати підприємство в подальшому при аналогічних ситуаціях. Іншими словами, створити в компанії проект по формалізації бізнеспроцесів. Основні завдання такого проекту мають бути наступними: • Зрозуміти принципи кожного етапу і всього процесу в цілому; • Описати всі існуючі в компанії бізнес-процеси; • Затвердити бізнес-процеси; • Впровадити процеси в діяльність компанії. По-друге, змінити думку про те, що документування (формалізація) бізнеспроцесів-це трата часу. Навпаки, залученість осіб, задіяних у процесі, до опису цього процесу лише збільшить рівень особистої відповідальності за кінцевий результат. Але навіть при всіх цих ініціативах багато керівників часто стикаються з низкою суттєвих перешкод при досягненні поставлених цілей. Наприклад: 1. Відсутність у керівника повної концентрації на проекті з опису бізнес-процесів. Дуже часто керівники настільки втягнуті у вирішення рутинних питань, що такий необхідний компанії опис процесів відсувається на другий план. І виходить, що «віз і нині там». 2. Відсутність чітких рамок, в яких процес буде описаний. Це може спричинити за собою відхід убік від поставленої задачі, зайва зосередженість на дрібних деталях. 3. Персонал компанії, яким рухає звичка виконувати тільки строго певні функції, страх виявитися неспроможним при зміні (поліпшення) бізнес-процесу, відсутність часу на обговорення і опис процесу. Варто відзначити, що саме людський фактор може бути найбільш серйозною перешкодою, адже практично вся діяльність – це дії співробітників. Можливі ризики, і як їх уникнути Всі перераховані вище перешкоди подолати можна. Правда, тут перед керівниками постає ще одна складна задача: на якийсь час відволікти внутрішній ресурс компанії від виконання основних функцій

Instructing a subordinate to outline a business process becomes an additional problem for the employee and, therefore, part of his main work responsibilities will, for some time, be delayed, so that they need to be dealt with later. It would seem that the process would finally be recorded on paper, and that anyone guilty of violating the process outlined therein will be identified, but that the company’s performance in general is not actually improved. So what if such a situation is again repeated? As a result, the company will only be spending a significant amount of additional time on unnecessary activity. So what should a manager do in this case? First of all, the manager should try to see the full picture of how the company will operate in future given similar situations. In other words, he/she should create a project within the company in order to formalize its business processes. The main objectives of this project should be as follows: • To understand the principles of each individual stage and the process on the whole; • To describe all the business processes already existing at the company; • To approve business processes; • To implement these processes within the company. Secondly, the manager should change the view that the documentation (formalization) of business processes is a waste of time. On the contrary, the involvement of the persons involved in the process in outlining this process will ultimately serve to increase the level of personal responsibility for the final outcome. But even with all these initiatives, many managers often face a number of significant obstacles in achieving their objectives. Several examples are provided below: 1. The lack of full concentration on the part of the manager with respect to the project for detailing the business processes. It very often occurs that managers are so involved in resolving routine day-to-day problems that the descriptions of business processes that are required by the company unfortunately fall to the wayside. So it turns out that things don’t really get past that stage. 2. The absence of a clear framework through which the business processes should

back to contents

для додаткового проекту з опису бізнеспроцесів. Крім того, на етапі узгодження та затвердження документів є ризик виникнення внутрішніх «політичних ігор» як між підрозділами, так і між окремими працівниками. Причини таких чвар тривіальні: визначення зон відповідальності, механізмів і точок контролю. І, тим не менш, такі внутрішні ситуації не варто недооцінювати. Для того, щоб уникнути або мінімізувати ці та інші ризики, пов’язані з описом бізнес-процесів, сьогодні широко поширені два альтернативних підходи: • створення окремого методологічного підрозділу в структурі компанії; • залучення до розробки та впровадження подібних проектів незалежної сторони – консалтингових компаній. Реалізація першого підходу дозволить не відволікати внутрішній ресурс компанії від виконання основних функцій, адміністративно розмежувати сфери відповідальності та впливу при описі бізнес-процесів. Але при цьому витрати на утримання такого підрозділу будуть для компанії постійними, адже навіть за відсутності достатньої кількості проектів для завантаження підрозділу, необхідно виплачувати заробітну плату співробітникам підрозділу, здійснювати супутні адміністративні витрати. Співпраця з зовнішніми консультантами має такі переваги: • керівник отримує можливість і додатковий стимул повністю контролювати хід реалізації проекту, а також вимагати від виконавця проміжних результатів роботи; • в рамках договору з зовнішнім провайдером чітко закріплюються всі етапи проекту, визначається глибина опису та розкриття деталей процесів в документах; • персонал компанії отримує можливість висловлювати свої конструктивні зауваження по розробці та впровадженню проекту. Всі зауваження сортуються виконавцем за ступенем значущості і виносяться на загальне обговорення; • керівництво компанії отримує можливість використовувати найкращий досвід вітчизняних та зарубіжних гравців ринку, а також залучити незалежний погляд на існуючі бізнес-процеси компанії; • при підготовці документів консультанти відразу вносять свої корективи, зауваження

Дайджест 19 піврічне видання | випуск #4

be described. This can lead to becoming sidelined away from dealing with the task or placing too much attention to minor details. 3. The company’s staff members, who are driven by the habit to fulfill only their own strictly defined functions, and fears that their performance may end up being seen as incompatible or redundant with the introduction of any changes (improvements) in the business processes, as well as the lack of time to discuss and outline the necessary business processes. It should be noted that it is specifically the human factor that may ultimately present the most serious obstacle, because virtually all activities boil down to actions taken by employees. Possible risks and how to avoid them All of the obstacles highlighted above can be overcome. However, here there is yet another difficult task that arises before a company’s management: to divert the company’s internal resources, for a specified period, away from the company’s core functions in order to address this specific project to define the business processes. In addition, there is another risk pertaining to the stage of agreeing on approving documents, as these processes are subject to internal “political games” between the company’s departments and even between individual staff members. The reasons behind such contentions are typically trivial and are related to the definition of job responsibilities, mechanisms and opportunities for controlling and monitoring. Nevertheless, such internal dynamics within a company should not be underestimated as a hindering factor. With an eye to avoiding or minimizing these and other risks associated with the formalizing of business processes, nowadays there are two alternative approaches that are widespread: • The creation of a separate methodological division within the company’s structure; • The involvement in independent consulting companies in the development and implementation of such projects. The implementation of the first approach enables the company to not divert its internal resources away from the performance of its basic functions, while providing for the administrative delineation of responsibilities and influence in the process of defining business processes. However, at the same time, the cost of maintaining such a division will something

та пропозиції щодо підвищення ефективності процесів. Звичайно послуги зовнішніх компаній коштують трохи дорожче використання внутрішніх ресурсів, але при цьому дані витрати розраховуються виходячи з обсягів робіт, тривалості проектів, пріорітетів в поставлених завданнях, і носять строго цільовий характер. Таким чином, після прийняття рішення про необхідність запуску проекту по документуванню бізнес-процесів, ефективність реалізації такого проекту буде залежати від наявності внутрішнього ресурсу (часу) на проект, і обсягу фінансування, який компанія буде готова виділити на проект. Пошук керівниками компаній балансу в даних питаннях допоможе прийняти правильне рішення, вибрати найбільш прийнятний підхід до здійснення задуманого.

the company will continually have to deal with, due to the fact that, even in the absence of a sufficient number of projects to keep the division occupied, the company will still need to cover the wages of its employees, as well as its related administrative costs. Cooperating with external consultants in these regards offers several specific advantages, which are as follows: • The manager has the opportunity and additional impetus to fully oversee the process involved in implementing this project, as well as demand to see the intermediate results of the work performed by the respective consultants; • All phases of the project are clearly stipulated within the framework of a contract signed with the external consultant, along with the depth of the required description and disclosure of details of processes in the relevant documents; • The company’s staff members have the opportunity to voice any constructive comments regarding the development and implementation of the project. All comments should be sorted out by the consultant in order of importance and submitted for general discussion; • The company’s management is given the opportunity to draw on the best experience of both domestic and foreign market players, as well as gaining an independent perspective on the company’s existing business processes; • In preparing the documents, the consultants immediately introduce necessary changes, comments and suggestions in order to improve the efficiency of the relevant business processes. Of course, hiring the services of external consulting companies will ultimately be more expensive than using the company’s own internal resources, but it should be noted that these costs are calculated based on the amount of work performed, the duration of projects, the priorities of the objectives and tasks set forth. At the same time, they are strictly targeted in nature. Thus, after a company takes the decision regarding the need to launch a project aimed at documenting its business processes, the effectiveness of such a project will ultimately depend on the availability of internal resources (time) that can be dedicated to such a project, as well as the amount of funding that the company is willing to devote to this end. If a company’s management strives to find a balance between these issues in this regard, this should help them to make the right decision and to choose the most appropriate approach in terms of implementing its plans.

back to contents

Дайджест 21 піврічне видання | випуск #4

finance / фінанси finance / фінанси

Податки

– це податки, а дороги – це дороги, і якщо немає податків – немає

доріг.

Це я сам вигадав!

Робін Гуд Oлександр Дюма

“Taxes are taxes and roads are roads, and if there are no taxes there are no roads. I came up with that myself!” Robin Hood by Alexandre Dumas

Правильність первинних документів – запорука врахування усіх витрат у податковому обліку........................................c.25 Correct primary documents are the key to consideration of all expenses in tax accountng. .............................................................p.25

Рекламні та маркетингові послуги поновому або «податкова амністія»......... c.31 Promotional advertising and marketing services in a new light or “tax amnesty”.p.31 Особливості роботи з суб’єктами підприємницької діяльності – фізичними особами у 2012 році.............c.38 The specifics of working with sole proprietors in 2012............................................p.38 back to contents

back to contents

Дайджест 25

піврічне видання | випуск #4

Правильність первинних документів – запорука врахування усіх витрат у податковому обліку

Correct primary documents are the key to consideration of all expenses in tax accountng

Всі ми сподівались, що основний податковий документ надасть можливість підвищити ефективність діалогу бізнесу та влади, вдосконалить податкову реформу, змінить бюрократичну систему адміністрування податків, врегулює значну кількість неузгоджених між собою та навіть суперечних одним одному законодавчих та підзаконних актів, регулюючих податкову сферу.Нажаль, в наших складних реаліях дії недосконалої податкової системи,платники податків досить часто стикаються з проблемою не визнання податковими органами певних витрат у складі податкових. На перший погляд, на тлі всіх цих проблем, питання правильності оформлення первинних документів навіть для досвідчених фахівців може здатись несуттєвим. Дійсно, невже це так важливо – складати документи, дотримуючись чітко визначених норм та правил?І чи важливо, щоб правила складання та заповнення первинних документів були чітко визначені та зафіксовані нормативними актами? Все частіше ми задаємо собі питання: а яким чином правильність складання первинних документів може впливати на визнання та врахування витрат у податковому обліку? Насамперед, звернемось до пункту 2 статті 138 Податкового Кодексу, де чітко визначено, що «витрати, які враховуються для визначення об’єкта оподаткування, визнаються на підставі первинних документів, що підтверджують здійснення платником податку витрат,

We had all hoped that the primary tax document would enhance the effectiveness of the dialogue existing between business and government, improve upon tax reforms, change the bureaucratic system involved in tax administration, and rectify a significant amount of uncoordinated and even conflicting laws and regulations governing the tax sphere. Unfortunately, given our complex realities of the existence of an imperfect tax system, taxpayers often face the problem that the tax authorities do not recognize certain expenditures as valid tax deductions. At first glance, amid all these problems, questions about the validity of the original documents, may seem insignificant, even for the experienced professional.Is it really so important how documents are drafted in order to adhere to clearly defined rules and regulations? And is it important that the rules for the preparation and completion of primary documents are clearly defined and documented regulatory documents? We are increasingly asking ourselves the question about how the accuracy of the source documents may ultimately affect the recognition of cost and management accounting in tax accounting? First of all, we turn to Paragraph 2 of Article 138 of the Tax Code, which clearly stipulates that “expenses, taken into account for determining the object of taxation, shall be recognized on the basis of source documents evidencing the taxpayer’s payment of expenses, the performance and storage

к відомо, цього року відбулись значні зміни в податковому законодавстві у зв’язку з введенням в дію Податкового Кодексу.

s we know, over this past year, significant changes were introduced in Ukraine in terms of tax legislation in connection with the introduction of the new Tax Code.

обов’язковість ведення і зберігання яких передбачено правилами ведення бухгалтерського обліку, та інших документів, встановлених розділом II цього Кодексу». Тобто, дійсно, підставою для визначення витрат уподатковому обліку є первинні документи, оформлені належним чином.Не стане несподіванкою, що первинні документи повинні мати певний перелік обов’язкових реквізитів, які визначені у статті 9 Закону України від 16 липня 1999 року № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні». Останнім часом під час проведення податкових перевірок працівники податкових органів визнають надані до перевірки документи такими, що не відповідають ознакам первинних документів, на підставі яких ведеться бухгалтерський облік. За таких обставин самим негативним наслідком, що може очікувати платника податку, є судове оскарження та відстоювання своїх інтересів у суді. Звичайно, у цій статі ми не будемо намагатись дати нашу оцінку щодо складання всіх первинних документів, а зупинимось лише на конкретному випадку – складання первинних документів для визнання транспортних витрат по доставці товару покупцям у податковому обліку. Нещодавно у Херсонському окружному адміністративному суді (далі – адміністративний суд) стався цікавий судовий прецедент. Податковою інспекцією було проведено документальну перевірку, за наслідками якої суб’єкту господарювання донараховано податкові зобов’язання з податку на прибуток у сумі 14 млн. грн. та податку на додану вартість – 9 млн. грн. Не погоджуючись з рішенням податкового органу, суб’єкт господарювання звернувся з адміністративним позовом до суду про визнання недійсними податкових повідомлень – рішень. Донарахування податкових зобов’язань виникли внаслідок встановлених податковою інспекцією порушень, суть яких полягає в наступному: товарно-транспортні накладні на поставку товарів складено з порушенням встановленого порядку, а саме: не зазначено перевізника товару та місце завантаження товару, що унеможливлює підтвердження факту

of which are stipulated by the rules for maintainingaccounting records, and other documents, as specified in Section II of this Code”. In other words, primary documents that are properly drawn up indeed form the basis for determining expenditures in tax accounting. One should not be surprised that the original documents must have a defined list of mandatory requisites, which are defined in Article 9 of the Law of Ukraine no. 996-XIV “On Accounting and Financial Reporting in Ukraine”, dated July 16, 1999. Recently, during tax audits,tax officials are tending to recognize documentation provided to them for verification, which do not exhibit the same distinguishing characteristics as the primary documents that form the basis for the company’s accounting records. Under such circumstances, the most negative consequences that a taxpayer can expect to encounter include a judicial review and defending your own interests in court. Of course, for the purposes of this article, we will not attempt to provide an evaluationregarding the preparation of all primary documents, but instead focus only on a specific case – the preparation of primary documents so that companies may have transportation costs associated with shipping goods to customers properly recognized within their tax accounting. Recently, an interesting legal precedent was set in the Kherson County Administrative Court (hereinafter referred to as the Administrative Court). The Tax Inspectorate carried out an in-house audit, which resulted in the business entity being charged additional tax liabilities in the amount of UAH 14 million for corporate profit tax and UAH 9 million for VAT payments. Upon disagreeing with the tax authorities’ decision, the company filed an administrative claim in court to have the tax notification decision invalidated. The additional tax liabilities were charged to the company as a result of specific violations, as determined by the Tax Inspectorate, which are essentially related to the fact that the waybills/ shipping documents/ consignment notes (hereinafter referred to as “waybills”) for the goods were prepared in a way that breached the established procedure. Namely, the freight carrier and the place from where the goods were shipped were not

back to contents

перевезення такого товару. Отже, податкові зобов’язання, які наразі досить матеріальні та «болючі» для підприємства, донараховані податківцями з причини невідповідності складання товарно-транспортних накладних нормам чинного законодавства, а саме з причини начебто невірного заповнення реквізитів ТТН, не вказані реквізити перевізника. При розгляді справи адміністративний суд дійшов таких висновків: • наявність у платника податку (позивача у справі) видаткових та податкових накладних з ПДВ, виданих продавцями товару, та оплата вартості товару не є достатніми підставами для формування витрат та податкового кредиту з ПДВ; • платник податків під час проведення перевірки надав ревізорам товарно-транспортні накладні, які містили суттєві недоліки (зазначені вище). • суд виніс рішення щодо правомірності дій органу ДПС по визначенню позивачу зобов’язань з ПДВ та податку на прибуток і відмовив платнику податків у задоволенні позовних вимог. Це лише один з багатьох негативних рішень судових органів, які останнім часом дедалі частіше приймають рішення не на користь платників податків. Ми вирішили звернути Вашу увагу на цей факт, оскільки всім відомо, що витрати на транспортування товарів носять досить матеріальний характер. А тому всі підприємства прагнуть врахувати їх у складі податкових витрат при визначенні об’єкта оподаткування з податку на прибуток та зобов’язання з ПДВ. Як запобігти виникненню подібних ситуацій, як зберегти право на податкові витрати та податковий кредит щодо транспортних витрат? Що робити? Ми спробували розглянути приклад, який часто зустрічається у нашому «податковому житті». Як це трапляється на практиці? Торгівельне підприємство, укладаючи договори купівлі-продажу товарів, бере на себе обов’язок доставити цей товар покупцеві за власні кошти. У випадку, якщо підприємство не має власного (або орендованого) транспорту, воно залучає третіх осіб для здійснення транспортування вантажу.

Дайджест 27 піврічне видання | випуск #4

specifically mentioned in the documentation, making it impossible to confirm that such goods were actually transported. Consequently, the tax officers charged these additional tax liabilities, which are now quite tangible and “painful” for the company, specifically due tothe fact that the preparation of shipping waybills did not correspond to the provisions of existing law, namely in relation to the allegedly improper completion of theshipping waybill details and the failure toindicate the requisite information about the transport operator. During the legal proceedings related to this case, the Administrative Court drew the following conclusions: • The fact that the taxpayer (the claimant in the above-mentioned case) has expenditure invoices (a goods delivery note or issue slip)and tax invoices for VAT, issued by the sellers of the respective goods, and proof of payment for the goods in question are not sufficient grounds for claiming expenditures and tax credits for VAT purposes; • During the tax audit, thet axpayer provided the auditors with waybills that contained significant shortcomings (as mentioned above). • The Court ruled in favor of the legality of actions taken by the State Tax Service in terms of determining the claimant’s VAT and income tax obligations and denied the taxpayer’s claims. This is just one of many adverse decisions taken by the court in Ukraine, which, as of recent, is tending to render decisions that are clearly not in taxpayers’ interests. We decided to draw your attention to this fact, since we are all aware that the cost of transporting goods is rather material in nature. It is for this very reason that everybusiness is interested in including such costs among its tax expenditures when determining the object of taxation in terms of corporate profit tax and VAT liabilities. How can such situations be prevented? How can the right to tax expenditures and tax credit be safeguarded with respect to transportation costs? What should be done to ensure this? For the purposes of this paper, we tried to consider a practical example that is often encountered in our “tax life” in Ukraine. How does this happen in practice? A

В такому випадку власник вантажу укладає договір або безпосередньо з автотранспортним підприємством на транспортування вантажу або договір на транспортно-експедиційне обслуговування (організація перевезень, логістичні послуги тощо) з Експедитором/Виконавцем. І звичайно, окрім товарної накладної, покупець отримує виписану постачальником товарно-транспортну накладні (далі –«ТТН»). Перш, ніж давати наші поради щодо оформлення ТТН, давайте з’ясуємо, а чи буде вважатись ТТН таким первинним документом? Єдиним нормативним актом на даний час, що регулює правила оформлення документів на перевезення, є «ПРАВИЛА перевезень вантажів автомобільним транспортом в Україні», затверджені Наказом Міністерства транспорту України від 14 жовтня 1997 року N 363 (далі Правила). Згідно ст.1 Правил: Товарно-транспортна накладна – єдиний для всіх учасників транспортного процесу юридичний документ, що призначений для списання товарно-матеріальних цінностей, обліку на шляху їх переміщення, оприбуткування, складського, оперативного та бухгалтерського обліку, а також для розрахунків за перевезення вантажу та обліку виконаної роботи. Таким чином, ТТН призначена для обліку та руху товарно-матеріальних цінностей та розрахунків за виконані транспортні послуги, й, відповідно, віднесення транспортних послуг у складі транспортно-експедиційних до складу податкових витрат згідно нормам Податкового Кодексу, окрім безпосередньо акта виконаних транспортноекспедиційних послуг. Отже, на нашу думку, ТТН є первинним документом, а тому має бути належним чином оформлений. Для того, щоб стверджувати чи оформлений відповідний документ належним чином чи ні, потрібно звернутись до нормативного акту, яким би було затверджено порядок його заповнення. Нарешті ми підійшли до основного питання: а чи є законодавчо затверджений порядок заповнення ТТН? Яким чином учасники транспортного процесу, на яких законодавством покладено обов’язок щодо

commercial enterprise, upon concluding contracts for the sale of goods, undertakes to deliver this product to the buyer at his own expense. If the company does not have its own (or rented) transport, it then involves a third party for the goods’ shipment. In this case, the cargo owner shall conclude a contract directly with any motor company for the transportation of the goods or else a contract for freight forwarding services (the organization of transportation, logistics services, etc.) with a Forwarder / Contractor. And of course, with the exception of the commercial invoice, the buyer shall receiveway billsdrawn up by the supplier. Before offering our own advice in regards to how such waybills should be filled out, let’s first determine whether these particular documents are considered to be a primary document for tax purposes. At the present time, the only piece of legislation that regulates the rules for completing the shipping documents is the “Regulation on the transportation of goods by road in Ukraine”, approved by Order of the Ministry of Transport of Ukraine Order no. 363, dated October 14, 1997 (hereinafter referred to as the Regulation). According to Article 1 of the Regulation: A shipping waybill is the same legal document for all players in this process, which fulfills several purposes simultaneously: it is designed to write off inventory, for accounting for their transportation route, and for their receipt, warehousing, current (real-time)accounting and business accounting, as well as to making settlements in terms of the shipping and accounting of any work performed. Thus, the shipping waybill is designed for the purposes of recording the movements of inventory and any payments for transportation services performed and, therefore, the allocation of transportation services as freight forwarding (transport-expediting) expenses within a company’s declared tax expenditures corresponds to the rules of the Tax Code, with the exception of the performance off reight forwarding services directly. Thus, in our opinion, the shipping waybill should be seen as the primary document, and therefore must be properly completed. In order to determine whether or not a document has been properly filled out, we must turn to the regulatory document which

back to contents

оформлення транспортних документів, повинні їх заповнювати? На сьогодні діє значна кількість нормативних актів та законів, які стосуються транспортних документів: • Закон України «Про автомобільний транспорт»; • Правила перевезення вантажів автомобільним транспортом в Україні (далі — Правила), затверджені наказом Мінтрансу України від 14.10.97 № 363, що зареєстрований в Міністерстві юстиції України 20.02.98 за № 128/2568 • Постанова Кабінету Міністрів від 10 жовтня 2001 р. № 1306 «Про Правила дорожнього руху» • Наказ Міністерства транспорту України, Міністерства статистики України від 29.12.95 № 488/346 «Про затвердження типових форм первинного обліку роботи вантажного автомобіля» та інші. Проте, нажаль, зазначені нормативні акти не роз’яснюють, яким чином необхідно заповнити відповідні поля товарнотранспортної накладної, щоб визнати його таким, що відповідає критеріям первинного документу. Державна адміністрація автомобільного транспорту у своєму листі від 21.04.2010 р. № 1802-04/09/19-10 повідомила, що на сьогоднішній день відсутні нормативно-правові акти, що регулюють питання щодо правильності заповнення Товарнотранспортної накладної. У зазначеному листі Державна адміністрація автомобільного транспорту з метою правильного заповнення первинної транспортної документації рекомендувала керуватись положеннями Інструкції про порядок виготовлення, зберігання, застосування єдиної первинної транспортної документації для перевезення вантажів автомобільним транспортом та обліку транспортної роботи, затверджена спільним наказом Міністерства статистики України, Міністерства транспорту України від 7 серпня 1996 року №228/253 (далі – «Інструкція»). Зауважимо, що на сьогодні Інструкція втратила чинність, а тому вона не є обов’язковою для виконання і носить рекомендаційний характер до прийняття нового порядку організації обліку перевезення вантажів автомобільним транспортом.

Дайджест 29 піврічне видання | випуск #4

approves the specific procedure for its completion. This finally brings us to the main question: is there actually a legally approved procedure for completing a shipping waybill? How should these be filled out by participants in the transport process,which existing legislation has tasked with drawing up such transport documents? There are a considerable number of regulations and laws concerning transport documents that are currently in effect: • The Law of Ukraine “On motor transport”; • Regulations for the carriage of goods by road in Ukraine (hereinafter referred to as the Regulation), approved by the Ministry of Transport of Ukraine Order no. 363, dated October 14, 1997, registered with the Ministry of Justice of Ukraine on February 20, 1998 as no. 128/2568; • The Cabinet of Ministers Resolution no. 1306 “On Road Traffic Regulations”, dated October 10, 2001; • The Ministry of Transport and Ministry of Statistics of Ukraine Order no. 488/346 “On the approval of generic forms of primary records for cargo vehicles’ work”, dated December 29, 1995, and others. However, these regulations unfortunately do not explain how to properly fill in the appropriate field of the waybill in order that the tax authorities will recognize it as an eligible primary document. In its letter no. 1802-04/09/19-10 dated April 21, 2010, the State Road Transport Administration reported that, to date, there are currently no regulations governing the question of how a shipping waybill should be properly filled out. In that letter, for the purposes of outlining the proper completion of primary transport documentation, the State Road Transport Administration recommended that the provisions of the following document be used as a guideline: Instructions on the procedure for the preparation, storage, and use of a single primary transport document for the carriage of goods by road transport and accounting for transportation work, approved by the Ministry of Statistics and Ministry of Transport of Ukraine Joint Order no. 228/253, dated August 7, 1996 (hereinafter referred to as the Instructions).It is noteworthy that, as of today,these Instructions no longer constitute

То може має сенс спростити саму форму транспортного документу? Можливо при укладанні договорів транспортного перевезення або транспортно-експедиційних послуг учасникам транспортного процесу варто спільно узгодити форму та порядок заповнення ТТН? Чи мають право підприємства це зробити? Так, мають, таке право передбачено пунктом 2.7 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку (далі — Положення), затвердженого наказом Мінфіну України від 24.05.1995 № 88, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 5 червня 1995 року за № 168/704. Суб’єкти господарювання мають право використовувати самостійно розроблені форми (бланки) первинних документів, у тому числі ТТН. Підтверджує це і Держкомстат України (листи Комітету № 14/1-2-25/102 від 05.12.2005 та № 14/225/89 від 27.11.2006), який саме і наділений компетенцією розробляти та затверджувати типові форми первинних документів. Отже, як бачимо чимало клопоту можливо уникнути, якщо своєчасно та заздалегідь потурбуватись про це. Тут саме час згадати прислів’я: «Воору жен – значит защищен!». Захищатись людина може не тільки за допомогою зброї. В деяких випадках у якості зброї можуть виступати і вірно укладені документи, які допоможуть Вам відстояти свої законні права та інтереси у спірній ситуації з податковими органами. А тому довіртесь фахівцям. Якщо у Вас виникне необхідність у вирішенні будьяких питань відносно складання, розроблення, затвердження форми та порядку заповнення транспортних документів, ми пропонуємо Вам свою кваліфіковану допомогу.

applicable guidelines and therefore, it is not necessary to perform them. As of now, they are merely used as recommendations until a new accounting and reporting procedure for the carriage of goods by road transport has been organized and is finally adopted. So maybe it would make sense to simplify the form of transport documentation itself? Perhaps, upon concluding freight transport contracts or contracts for freight forwarding services, participants in the transport process should jointly agree on the form and procedure for completing a shipping waybill? Do companies even have the right to do this? Yes, they do have such a right, as stipulated in Paragraph 2.7 of the Regulations on the provision of documentary records in accounting (hereinafter referred to as the Regulation), approved by the Ministry of Finance of Ukraine Order no. 88, dated May 24, 1995, registered with the Ministry of Justice on June 5, 1995 as no. 168/704. Business entities have the right to use the forms (templates) of primary documents that they have developed themselves, including the shipping waybill.This has also been confirmed by the State Statistics Committee of Ukraine – Goskomstat (in its Letter to the Committee no.14/1-2-25/102, dated December 05, 2005 and Letter no. 14/2-25/89, dated November 27, 2006), which is specifically competency to develop and approve such standard forms of primary documents. As can be clearly seen, many problems can be avoided by taking care of this issue in a timely manner and in advance. Here is it worth recalling the proverb: “Armed is protected”. In this case, the protection of an entity is not only possible with weaponry. With reference to the issue addressed in this article, a company is best armed with properly concluded documents that will help it to defend its legitimate rights and interests in any disputes emerging with tax authorities in future. This is one of the reasons why a company should trust experts to get the job done right. Should your business need to resolve any issues regarding the preparation, development or approval of forms and the procedure for the completion of transport documents, we are ready to offer you our professional assistance.

back to contents

Дайджест 31

піврічне видання | випуск #4

Рекламні та маркетингові послуги по-новому або «податкова амністія»

Promotional advertising and marketing services in a new light or “tax amnesty”

риводом до написання даної статті стала узагальнююча податкова консультація Державної податкової служби України «Узагальнююча податкова консультація щодо віднесення витрат на оплату маркетингових та рекламних послуг до складу витрат», затверджена наказом № 123 від 15.02.2012 року. У даній статті ми розглянемо податкові наслідки з податку на прибуток. У «податковій історії» рекламні та маркетингові послуги завжди були під пильною увагою податкових органів. Податкові органи заперечували право виробників (імпортерів) на включення витрат на рекламу до складу валових, аргументуючи тим, що такі витрати не пов’язані з господарською діяльністю виробника (імпортера), а спрямовані на збільшення обсягу продажів торгових мереж, оскільки в кінцевому підсумку реклама спрямована на кінцевого покупця. Позиція податкових органів полягала в наступному: якщо рекламні та передпродажні акції проводяться з ініціативи виробника продукції, а реалізуються безпосередньо споживачеві через мережу торгових організацій, то такі витрати рекламного характеру не визнаються витратами при розрахунку оподатковуваного прибутку, тобто визнаються такими, що стосуються господарської діяльності торгових організацій-ритейлерів, а не господарської діяльності компанії. Що змінилося 15 лютого 2012 ДПСУ наказом № 123 затвердила узагальнюючу податкову консультацію (далі – «Наказ № 123») щодо віднесення витрат на оплату маркетингових та рекламних послуг до складу податкових витрат.

he main reason for writing this article is the confirmation of generalizable tax advice from the State Tax Service of Ukraine, approved by Order no.123 “Summarized Tax Advice with respect to the classification of expenses for advertising and marketing services as expenditures”, dated February 15, 2012. In this article we shall consider the tax consequences with respect to corporate profit tax. In “tax history”, advertising and marketing services for businesses have always been something that comes under scrutiny by the tax authorities. In fact, the tax authorities have challenged manufacturers’ (importers’) right to include advertising costs in their gross expenditures, arguing that such costs are not actually related to the manufacturer’s (importer’s) business activities, but are rather aimed at increasing the volume of sales at retail chains due to the fact that such advertising is ultimately aimed at the end consumer. The position taken by the tax authorities has been as follows: if advertising and presale marketing campaigns are carried out at the initiative of the manufacturer of the given product, and if it is sold directly to consumers through a network of trade organizations, then such costs cannot be considered as advertising expenses when calculating themanufacturer’s taxable income (profit). In other words, they are recognized as expenditures that are related to the business activities of the trade organizations (the retailers), rather than being associated with, and therefore claimable in relation to, the manufacturer’s business. What has changed? On February 15, 2012, the State Tax Service of Ukraine Order no. 123 approved the Summarizing Tax Advice (hereinafter referred

У консультації наведено приклади рекламних і маркетингових послуг, а також мотиваційних виплат. Розглянемо, як правильно скористатися положеннями Наказу № 123 для зменшення оподатковуваного прибутку. При першому прочитанні Наказу № 123 складається враження, що податковий орган дозволив включати будь-які рекламні та маркетингові послуги, а також мотиваційні виплати, до складу податкових витрат. Але чи так це? Спробуємо розібратися. Рекламні витрати Відповідно до ст. 1 Закону України «Про рекламу» реклама – це інформація про особу чи товар, розповсюджена в будьякій формі та в будь-який спосіб і призначена сформувати або підтримати обізнаність споживачів реклами та їх інтерес щодо таких осіб чи товару. Тобто Законом про рекламу не встановлено обмежень щодо способів проведення реклами. Таким чином, будь-яка інформація (усна, письмова), яка містить в собі дані про фірму та її господарську діяльність, є рекламою. Одним з поширених способів проведення рекламних акцій є організація і проведення прийомів, презентацій, у тому числі безкоштовна роздача блокнотів, щоденників з нанесенням логотипу, адреси і телефону компанії. Отже, до рекламних послуг можна віднести витрати за послуги з виробництва та розповсюдження рекламних листівок, брошур, каталогів, календарів, розміщення рекламної інформації по телебаченню, в ЗМІ, на радіо, а також проведення прийомів, презентацій, виставок, конференцій та інших подій, в тому числі безкоштовна роздача товарів (робіт, послуг), яка має цільовий характер і пов’язана зі здійсненням господарської діяльності (згідно з попередньо розробленою рекламною стратегією). Ми рекомендуємо використовувати наступний пакет документів для підтвердження рекламних витрат: 1. Наказ керівника про проведення рекламних заходів: вказати дату, місце їх проведення, а також коло осіб, відповідальних за організацію і виконання захо-

to as “Order no. 123”) with respect to the classification of expenditures for advertising and marketing services within the framework of claimable tax expenditures. The Summarizing Tax Advice includes examples of advertising and marketing services as well as incentive payments. How should the provisions of Order no. 123 be utilized in order to reduce a company’s taxable income? The first reading of Order no. 123 gave the impression that the tax authority was allowing the inclusion of any advertising and marketing services, as well as incentive payments,as tax expenditures within tax reporting. But is this really the case? We will try to clarify this further. Advertising costs In accordance with Article 1 of the Law of Ukraine “On advertising”,advertising constitutes information about a person or a product that is distributed in any form or in any way and is intended to create or maintain awareness among consumers of advertising and their interests with respect to such persons or goods. That is, the Law “On advertising” did not establish restrictions on the ways that advertising should be carried out; thus, any information (oral or written) containing information about a company and its business activities may be considered as advertising. One of the most common ways of carrying out advertising campaigns is organizing and holding receptions and presentations, including the gratuitous distribution of notebooks, calendars and diaries bearing a company logo, along with its address and telephone number. Consequently, advertising services can be seen as including the costs of services for the production and dissemination of flyers, brochures, catalogs and calendars, services for placing advertising on television, in the print media and on the radio, in addition to holding receptions, presentations, exhibitions, conferences and other events, including the gratuitous distribution of goods (or works or services) that are for a specific purpose and are linked with the performance of the company’s business activities (according to is pre-developed marketing strategy).

back to contents

дів, терміни. Також необхідно обов’язково зазначити, що такий захід здійснюється виключно з рекламною метою. Якщо під час проведення рекламних заходів планується безкоштовна передача товарів / інших ТМЦ, то в наказі зазначається кількість кожного найменування товару та інша інформація, яка б також свідчила про рекламний характер діяльності. 2. План підготовки до проведення рекламних заходів. Цей документ потрібно мати для більшої доказовості рекламних, передпродажних заходів. У документі привести календарний план заходів із зазначенням термінів і відповідальних осіб. 3. Кошторис витрат на проведення рекламних заходів: вказати номенклатуру і кількість зразків товарів, рекламних матеріалів та інших ТМЦ, які передбачено передавати під час проведення заходів. 4. Накладні на відпуск ТМЦ в підзвіт відповідальним особам. 5. Звіт про проведення рекламних заходів. По завершенні рекламних заходів відповідальні особи складають звіт про фактичні витрати на їх проведення та надають їх на затвердження керівнику. Рекламні заходи можна проводити через рекламне агентство. Ми рекомендуємо використовувати такий же пакет документів. План проведення заходу, кошторис, накладну на передачу ТМЦ та акт виконаних послуг (звіт про проведення заходу) необхідно передбачити в договорі і підписувати сторонам. Часто компанії з метою поширення інформації про фірму проводять рекламні заходи, в ході яких проводиться безкоштовна роздача блокнотів, щоденників та інших ТМЦ з нанесенням логотипу/торгової марки. У статті «Вісник податкової служби» за березень 2012 № 11 (679), с. 11 (www.visnuk. com.ua)щодо цього питання зазначено наступне: «Застосування торгової марки на товарах і при наданні послуг, для яких вона зареєстрована, на упаковці товарів, у рекламі, друкованих виданнях, на вивісках, під час показу експонатів на виставках і ярмарках, які проводяться в Україні, в проспектах, рахунках, на бланках та в іншій документації, пов’язаної з введенням згаданих товарів і послуг в господарське (комерційне) звернення,

Дайджест 33 піврічне видання | випуск #4

We recommend that companies use the following set of documents in order to corroborate their advertising expenditures: 1. An order by the company head to conduct certain promotional activities. Such a document should indicate the date and venue that the marketing campaign will take place, as well as the persons who are responsible for organizing and executing related events, and the respective time periods. It is also necessary to note that this event is to be held solely for advertising purposes. If the respective promotional activities involve the gratuitous transfer of goods or other materials, it is worth noting that the order specifies the amount of each product item and other information, which would also be indicative of the advertising nature of the activity. 2. The preparatory plan for carrying out the promotional activities. It is necessary to have such a plan as additional substantiation of such advertising, pre-sales activities. This document should indicate the schedule of events, along with the respective time periods and persons responsible for organizing/ holding them. 3. The budget estimate for such promotional activities, which should specify the list of merchandise/goods and the amount of any samples of goods, advertising materials and other goods that are being provided to other parties within the framework of the promotional events. 4. The consignment note for the supply of the respective materials and goods in the charge of the responsible persons. 5. A report on the promotional activities carried out. Upon the conclusion of the promotional activities, the responsible persons shall prepare a report on the actual costs of holding them and present it to their supervisor for his/her approval. Promotional activities may be conducted through an advertising agency. In this case, we recommend that businesses use the same set of documents as indicated above. The contract, which must be signed by both parties, should directly stipulate that the contractor is responsible for providing a schedule of events, a budget, and a consignment note for the supply of the respective goods and materials,as well asa certificate for services performed (the report on the event carried out).

визнається використанням торгової марки у сфері господарювання на підставі ст. 157 Господарського кодексу». Отже, якщо компанія планує наносити логотип/торгову марку (найчастіше це логотип/торгова марка материнської компанії-нерезидента), необхідно мати ліцензійний договір на право його використання, а також документ про міжнародну реєстрацію такого логотипу/торгової марки. Інформацію про реєстрацію можна знайти на веб-сайті Міжнародного бюро інтелектуальної власності Всесвітньої організації інтелектуальної власності (WIPO) http://www.wipo./int/romarin. Маркетингові витрати Маркетингові послуги (маркетинг) – послуги, які забезпечують функціонування діяльності платника податку у сфері вивчення ринку, стимулювання збуту продукції (робіт, послуг), політики цін, організації та управлінні руху продукції (робіт, послуг) до споживача і після продажного обслуговування споживача в межах господарської діяльності такого платника податків. Виходячи з визначення маркетингових послуг – це послуги з аналізу та вивчення певних сегментів. Для більшої доказовості ми рекомендуємо під акти виконаних послуг докладати звіти про проведення аналізута висновки. Відповідно до п.14.1.108 п.14.1 ст.14 ПКУ, до маркетингових послуг належать, у тому числі послуги з розміщення продукції платника податку в місцях продажу, послуги з вивчення, дослідження та аналізу споживчого попиту, внесення продукції (робіт, послуг) платника податку до інформаційних баз продажу, послуги зі збирання та поширення інформації про продукцію (роботи, послуги). Мерчандайзинг (англ. (merchandising) походить від англійського merchandise – товари, сприяння продажу будь-якого товару) – один з видів маркетингу, який сприяє інтенсивному просуванню товарів у роздрібній торгівлі без активної участі спеціального персоналу. Це вдале розміщення товарів у торговельному залі, оригінальне оформлення прилавків і вітрин, організація презентацій з роздачею сувенірів, наданням знижок і пільг.

Promotional activities are often held in order to disseminate information about the company, at which time participants may receive notebooks, diaries and other goods and materials bearing the company’s logo or brand as gifts free of charge. In page 11 of an article in the “Tax Service Bulletin”no. 11 (679) for March 2012 (which can be found at www. visnuk.com.ua), the following was mentioned in this regard: “In accordance with Article 157 of the Commercial Code of Ukraine, the following activities may be deemed as using a trademark or brand in the field of business: the use of the trademark on goods and during services that are rendered, for which such goods are registered, its used on the packaging of goods, in advertising, in printed publications, on signs, during show exhibits at trade shows, fairs and exhibitions held within Ukraine, as well as in brochures, estimates/invoices, application forms/ form letters, and in the other documents related to the introduction of those goods and services within a company’s business (commercial) practices.” Accordingly, if the company plans to apply a logo or trademark (often the logo or trademark of a non-resident parent company) as part of promotional campaigns, it is first necessary to obtain a license agreement for the right to use it, as well as an document at testing to the fact that the logo/ trademark has undergone international registration. Registration information can be found on the website of the International Bureau of Intellectual Property of the World Intellectual Property Organization (WIPO), which can be found at http://www.wipo./int/romarin. Marketing expenses Marketing services (hereinafter simply referred to as “marketing”) consist of services that enable the taxpayer company to conduct activities in the field of market research, sales promotion and the marketing of products (or works or services), pricing policy, the organization and management of the movement of goods (or works or services) to the end consumer and the provision of aftersales servicing of customers within the scope of the taxpayer’s business activities.

back to contents

Податковий орган не заперечує, якщо рекламні та маркетингові послуги будуть оплачуватися і проводитися з ініціативи власника торговельної марки, виробника продукції, дистриб’ютора, торгової мережі. При цьому витрати на маркетинг та рекламні послуги несе безпосередньо замовник цих послуг. Мотиваційні виплати (премії, бонуси) Ми підійшли до головного питання, яке, на нашу думку, може викликати проблеми. Наказом № 123 передбачено, що методом просування товарів постачальника на ринку є сплата мотиваційних виплат (премій, бонусів, інших заохочень) на користь третіх осіб (організацій, які купують товари у постачальника і здійснюють їх збут (дистриб’ютори). Такі виплати є винагородою за досягнення певних економічних показників третіми особами (дистриб’юторами) в межах своєї основної діяльності. Досягнення таких показників обґрунтовано сприяє пожвавленню збуту товарів постачальника, стимулює просування товарів у каналах дистрибуції. Такі мотиваційні виплати включаються до витрат на збут. Мотиваційні виплати можуть включати таке: премія (бонус) за дострокову оплату дебіторської заборгованості, за виконання плану закупівель товарів постачальника, за точність закупівельних прогнозів, за дотримання визначеного асортименту товарів при закупівлі. Оскільки мотиваційні виплати направляються на стимулювання збуту продукції (робіт, послуг), такі витрати можуть бути віднесені до маркетингових послуг. Виходить, що з одного боку, мотиваційні виплати відносяться до податкових витрат (у складі маркетингових послуг) і з цією позицією податковий орган згоден. З іншого боку, необхідно підтвердити витрати первинним документом. Таким первинним документом, на нашу думку, є акт виконаних послуг. Проте, в даному випадку покупець ніяких послуг не надає (наприклад, премія (бонус) за дострокову сплату дебіторської заборгованості, за виконання плану закупівель товарів постачальника, за точність закупівельних прогнозів, за дотримання визначеного асортименту товарів при закупівлі).

Дайджест 35 піврічне видання | випуск #4

Based on the definition of marketing services provided above, these also include services aimed at conducting market research of certain market segments. In order to provide additional substantiation, we recommend that companies append another document to the certificate of services provided: namely, a report on the studies or research carried out, along with the findings. In accordance with Paragraphs 14.1.108 of Paragraph 14.1 in Part 14 of the Tax Code of Ukraine, marketing services include the following services: those rendered in order to place the taxpayers’ products at points of sale; services for conducting studies and research and analyzing consumer demand; services for entering the taxpayer’s products (or works or services) into sales databases, and services for the collection and dissemination of information of products (or works or services). The word “merchandising” is derived from the English word “merchandise”, which means goods that promote the sale of any product. This is one type of marketing that enables the intensive promotion of goods in the sphere of retail trade, without the active participation of specialized personnel. It includes successful product placement on the trading floor, the original design of shelves and storefronts, and the organization of presentations involving the distribution of gifts, discounts and other benefits. The tax authority has no objections if the advertising and marketing services are being paid and held at the initiative of the trademark owner, the goods’ manufacturer, the distributor, or the respective retail chain. However, such expenditures for promotion, marketing and advertising services in this respect shall be born exclusively by the party that ordered these services. Incentive payments (i.e. premiums and bonuses) We have come to the main issue of this article, which, in our view, could cause problems for many businesses. Order no. 123 stipulates that one recognized method for the supplier to promote goods on the market is the remittance of incentive payments (i.e. premiums, bonuses and other incentives) to third parties (organizations that buy goods from the supplier and sell them (distributors).

У консультації наголошується, що якщо в договорі поставки або в договорі комісії між виробником (імпортером) або власником торгової марки і продавцем (дистриб’ютором або роздрібним торговцем) передбачена оплата рекламних, маркетингових послуг, у тому числі мотиваційних виплат, при обчисленні об’єкта оподаткування податком на прибуток виробника (імпортера) або власника торгової марки враховуються витрати на оплату таких послуг на користь дистриб’юторів або роздрібних торговців з урахуванням обмежень, встановлених пп. 139.1.13 ПКУ. При цьому необхідні докази зв’язку витрат на рекламні та маркетингові послуги, в тому числі, мотиваційні виплати з господарською діяльністю платника податків та підтверджувальні первинні документи, обов’язковість яких передбачена розділом II ПКУ (наказ від 15.02.2012 р. № 123). Ось і маємо проблему: «Яким документом підтвердити право на включення премій (бонусів) до складу податкових витрат?». Якщо Вам потрібна допомога в розробці та складанні первинних документів для підтвердження податкових витрат по преміях (бонусах), ми будемо раді Вам допомогти.

Such payments constitute financial remuneration to third parties (distributors) for achieving certain economic indicators within the scope of its core business activities. Achieving these indicators reasonably contributes to increased sales of the goods in question for the supplier, and it also stimulates the movement of goods through distribution channels. Such incentive payments are included assales expenditures. Incentive payments could include the following payments: premiums (bonuses) for the payment of receivables ahead of schedule, premiums for implementing the plan for the supplier’s procurement of goods, premiumsfor achieving accuracy insales forecasts, and premiums for adhering to a certain assortment of goods for purchase. Since incentive payments are directed at stimulating the sales of products (or works or services), such costs should actually be attributed to marketing services. It turns out that, on the one hand, incentive payments are related to tax expenditures (claimable as marketing services), and the tax authority happens to agree with this position. On the other hand, it is still necessary to confirm expenditure amounts by presenting the appropriate primary document. Therefore, in our opinion, the certificate of services performed qualifies as such a primary document. However, in this case, the buyer does not actually provide any of the services (for instance, premiums (bonuses) for the payment of receivables ahead of schedule, premiums for premiums for implementing the plan for the supplier’s procurement of goods, premiums for achieving accuracy in sales forecasts, and premiums for adhering to a certain assortment of goods for purchase). The Summarized Tax Advice notes one particularity in the case that the supply agreement or commission agreement between the manufacturer (importer) or the trademark owner and the seller (distributor or retailer) stipulates providing financial remuneration for promotion, advertising, and marketing services, including incentive payments. This is, when calculating the object of taxation in terms of the manufacturer’s (importer’s) or profit tax or the profit tax of the trademark owner, the calculation should take into account expenditures for any payments made to

back to contents

Дайджест 37 піврічне видання | випуск #4

distributors or retailers for such services subject to the restrictions specified in Paragraph 139.1.13 of the Tax Code of Ukraine. In this regard, it is necessary to provide evidence as to the actual cost of advertising and marketing services, including any incentive payments provided as part of the taxpayer’s business activity, along with supporting primary documents, the necessity of which is provided for in Section II of the Tax Code of Ukraine (Order no. 123, dated February 15, 2012). Herein lies the problem – exactly what kind of documentation may be obtained in order to confirm the taxpayer’s right to include premiums (bonuses) as tax expenditures in his tax reporting. In the case that your company requires assistance in developing and preparing the primary documents required to attest to tax expenditures associated with providing premiums (bonuses), we would be very pleased to assist you.

Особливості роботи з суб’єктами підприємницької діяльності – фізичними особами у 2012 році

The specifics of working with sole proprietors in 2012

1 січня 2012 вступили в силу зміни до Податкового Кодексу від 02.12.2010 № 2755-VI (далі – «Податковий Кодекс») в частині застосування спрощеної системи оподаткування. Дані зміни, з одного боку покликані, впорядкувати роботу малого бізнесу, який найчастіше використовує спрощену систему оподаткування та обліку. З іншого – вони вимагають від підприємств середнього та великого бізнесу (платників податку на прибуток за звичайною ставкою) збору визначеного переліку документів, щоб уникнути донарахування додаткових податків, які передбачені Податковим Кодексом при операціях з платниками єдиного податку. Суб’єкти підприємництва – фізичні особи можуть обрати для своєї діяльності загальну систему оподаткування (сплата податку на доходи фізичних осіб за ставкою 15%) або спрощену систему оподаткування. Відповідно до підпункту 291.4 статті 291 Податкового Кодексу суб’єкти підприємництва, які застосовують спрощену систему оподаткування, обліку та звітності, поділяються на такі групи платників єдиного податку: 1) перша група – фізичні особи – підприємці, які не використовують працю найманих осіб, здійснюють виключно роздрібний продаж товарів з торгових місць на ринках та/або здійснюють господарську діяльність з надання побутових послуг населенню та обсяг доходу яких протягом календарного року не перевищує 150 000 гривень (фіксована ставка єдиного податку – в межах від 1 до 10 відсотків розміру мінімальної заробітної плати);

n January 1, 2012, Amendment no. 2755-VI to the Tax Code of Ukraine, dated December 02, 2010 (hereinafter referred to as the “Tax Code”), regarding the application of the simplified tax system, came into effect. These changes are, on the one hand, intended to streamline the operation of small businesses, which often uses a simplified system of taxation and accounting. However, on the other hand, when it comes to medium and large businesses, which pay profit tax according to regular rates), this demands collecting a certain number of documents in order to avoid the accrual of additional taxes, which are provided by the Tax Code when dealing with a payers of the single tax. Sole proprietors (private or individual entrepreneurs) have the opportunity to choose the kind of taxation system applying to their business activities: either the general system of taxation (personal income tax at 15%) or the simplified system of taxation. According to Article 291 of Paragraph 291.4 of the Tax Code of Ukraine, business entities that use the simplified system of taxation, accounting and reporting, are divided into different groups of entrepreneurs when it comes to the payment of the single tax. They are as follows: 1) The first group consists of sole proprietors, who do not have any employees, are exclusively engaged in the retail sale of goods at trading places located in markets and/ or are engaged in business activity concerned with the provision of community or personal services to the public. At the same time, their total income for a given calendar year does not exceed 150,000 hryvnia (the fixed rate for the single tax ranges from 1 percent to 10 percent of the official minimum earnings for the specified period);

back to contents

2) друга група – фізичні особи – підприємці, які здійснюють господарську діяльність з надання послуг, у тому числі побутових, платникам єдиного податку та/або населенню, виробництво та/або продаж товарів, діяльність у сфері ресторанного господарства, за умови, що протягом календарного року відповідають сукупності таких критеріїв: • не використовують працю найманих осіб або кількість осіб, які перебувають з ними у трудових відносинах, одночасно не перевищує 10 осіб; • обсяг доходу не перевищує 1000000 гривень. Дія цього підпункту не поширюється на фізичних осіб – підприємців, які надають посередницькі послуги з купівлі, продажу, оренди та оцінювання нерухомого майна (група 70.31 КВЕД ДК 009, 2005). Такі фізичні особи – підприємці належать виключно до третьої групи платників єдиного податку, якщо відповідають вимогам, встановленим для третьої групи (фіксована ставка єдиного податку – в межах від 2 до 20 відсотків розміру мінімальної заробітної плати); 3) третя група – фізичні особи – підприємці, які протягом календарного року відповідають сукупності таких критеріїв: • не використовують працю найманих осіб або кількість осіб, які перебувають з ними у трудових відносинах, одночасно не перевищує 20 осіб; • обсяг доходу не перевищує 3000000 гривень; 4) четверта група – юридичні особи – суб’єкти господарювання будь-якої організаційно-правової форми, які протягом календарного року відповідають сукупності таких критеріїв: • середньооблікова кількість працівників не перевищує 50 осіб; • обсяг доходу не перевищує 5000000 гривень. Процентна ставка єдиного податку для третьої і четвертої груп платників єдиного податку встановлюється в розмірі: • 3 відсотки доходу – у разі сплати податку на додану вартість згідно Кодексу; • 5 відсотків доходу – у разі включення податку на додану вартість до складу єдиного податку.

Дайджест 39 піврічне видання | випуск #4

2) The second group consists of sole proprietors that pay the single tax, who are engaged in business activities focused on the provision of services, including community and personal services to the public, and/or the production and/or sale of goods or operate in the restaurant sector, provided that, within the calendar year, they correspond to a specific set of such criteria, as follows: • either they do not have any employees or the number of persons they concurrently employ does not exceed 10 persons; • their total annual income does not exceed 1,000,000 hryvnia. The provisions of this subparagraph do not apply to sole proprietors who provide intermediation services in terms of the buying, selling, renting/leasing, and evaluation of real estate (Group 70.31 in the National Classification of Types of Economic Activity, Production, and Services DC 009: 2005). This group of sole proprietors belongs exclusively to the third group of entrepreneurs subscribing to the single tax given that they satisfy the requirements stipulated for the third group (the fixed rate for the single tax ranges from 2 percent to 20 percent of the official minimum earnings for the specified period); 3) The third group consists of sole proprietors, who, for the duration of the calendar year, correspond to a specific set of criteria, as follows: • either they do not have any employees or the number of persons they concurrently employ does not exceed 20 persons; • their total annual income des not exceed 3 million hryvnia. 4) The fourth group consists of legal entities that carry out their business according to any legal form of organization and which, for the duration of the calendar year, correspond to a specific set of criteria, as follows: • their average number of employees does not exceed 50 people; • their total annual income does not exceed five million hryvnia. • The taxation rate for the single tax, when applied to representatives of the third and fourth groups of entities paying according to the single tax, is established as follows: • A rate of 3 percent of one’s income in the case that the payment of the value-added tax occurs in accordance with the Tax Code;

Дані норми Кодексу вказують, що з усього переліку платників єдиного податку підприємці 3 групи з числа фізичних осіб-підприємців можуть здійснювати господарські операції з юридичними особами. Чинне законодавство, у тому числі податкове, не містить заборони на укладення угод (укладення договорів) між фізичною особою-підприємцем та юридичними особами, іншими суб’єктами господарювання, кінцевими споживачами. З 1 січня 2012 року з Податкового Кодексу було виключено підпункт 139.1.12, згідно з яким до складу витрат не ставилися витрати, понесені у зв’язку з придбанням товарів (робіт, послуг) та інших матеріальних і нематеріальних активів у фізичної особи-підприємця, що сплачує єдиний податок ( крім витрат, понесених у зв’язку з придбанням робіт, послуг у фізичної особи – платника єдиного податку, що здійснює діяльність у сфері інформатизації). В Узагальнюючій податковій консультації з питаннь формування витрат за операціями з фізичними особами-підприємцями, які застосовують спрощену систему оподаткування, затвердженої наказом ДПСУ від 15.02.2012 р. № 121. (Далі по тексту – Наказ 121). Зазначено, зокрема, що починаючи з 1 січня 2012 року юридичні особи – платники податку на прибуток при визначенні об’єкта оподаткування, можуть включати до складу витрат витрати з придбання товарів (робіт, послуг) та інших матеріальних і нематеріальних активів у фізичних осіб – підприємців, які сплачують єдиний податок незалежно від групи, до якої віднесена фізична особа-підприємець, за умови, що такі витрати пов’язані з господарською діяльністю платника. Отже, податкові органи не забороняють співпрацю юридичних осіб – платників податку на прибуток з платниками єдиного податку всіх груп, і водночас, забороняють платникам єдиного податку першої та другої групи продавати товари (роботи, послуги) юридичним особам. Незважаючи на ліберальну позицію, щодо податкових витрат, ДПСУ існує ряд листів, які певною мірою «ускладнюють життя» і платникам єдиного податку і платникам податку на прибуток. «Ускладнення» в першу чергу стосується

• A rate of 5 percent of one’s income in the case that the value-added tax has been included in the single tax. These provisions of the Tax Code clearly state that, of the four above-mentioned categories of sole proprietors, only those entrepreneurs from the third group are free to carry out business transactions with legal entities that do not subscribe to the single tax system. Existing legislation, including tax legislation, does not actually prohibit the existence of transactions (contracts) between a sole proprietor and legal persons, other business entities, or the final consumers of goods or services. Since January 1, 2012, Subparagraph 139.1.12 was excluded from the Tax Code, as a result of which, when accounting for business expenditures, a company would no longer permitted to claim the costs of services incurred in connection with the acquisition of goods (or works or services) or other tangible and intangible assets from any sole proprietors subscribing to the single tax system (with the exception of expenses incurred in connection with the acquisition of works and services from sole proprietors conducting activities in the field of informational support/ communications development). The Generalized Tax Advice regarding the composition of losses with respect to the business activities of sole proprietors subscribing to the simplified taxation system, approved by the State Tax Administration Order no. 121, dated February 15, 2012 (hereinafter referred to as Order no. 121), stipulates, inter alia, that, as of January 1, 2012, when calculating the amount of taxes owed, legal entities that pay corporate profit tax may claim deductions for the costs of acquiring goods (or works or services) and other tangible and intangible assets from sole proprietors that pay the single tax, regardless of which group the sole proprietor belongs to, provided that such expenses are directly related to the taxpayer’s specified business activities. Consequently, the tax authorities do not prohibit legal entities that are corporate taxpayers from cooperating with all groups of sole proprietors subscribing to the single tax. The tax authorities also do not prohibit taxpaying sole proprietors from the first and second groups from selling goods (or works or services) to such legal entities.

back to contents

переліку документів, які підтверджують право на податкові витрати. Так, наприклад, у листі від 03.02.2011г. N 1085/К/17-0714 ДПАУ рекомендує для підтвердження права на податкові витрати вимагати від платника єдиного податку, крім копії документа, що підтверджує, що він зареєстрований суб’єктом підприємницької діяльності (свідоцтва про державну реєстрацію), також довідку (яка надається на письмову заяву платника податковим органом, в якому він перебуває на податковому обліку), в якій вказується перелік видів діяльності згідно реєстраційної картки та обрана система оподаткування доходів, отриманих від здійснення підприємницької діяльності. Виникає закономірне питання: якщо підприємство претендує на податкові витрати по операціях з «єдиноподатниками», то які документи необхідно вимагати від платника єдиного податку для підтвердження обраної ним системи оподаткування? Питання актуальне також в плані оподаткування податком на доходи фізичних осіб і єдиним соціальним внеском. З 01.01.2012 року затверджено нову форму свідоцтва платника єдиного податку, яка видається суб’єктам підприємництва, зареєстрованих після цієї дати (наказ Міністерства Фінансів України від 20.12.2011 р.) N 1675. Свідоцтво видається безстроково виключно суб’єкту господарювання або уповноваженій ним особі і не може передаватися для здійснення господарської діяльності іншим особам. Платникам єдиного податку першої та другої груп, які здійснюють кілька видів господарської діяльності, на які встановлені різні ставки єдиного податку, видається одне Свідоцтво. Нова форма свідоцтва платника єдиного податку містить графу 5, в якій вказується ставка єдиного податку. Процентне значення (3% або 5%) – для платників єдиного податку третьої групи. Якщо ставка єдиного податку вказана в гривнях, це означає , що платник єдиного податку відноситься до першої або другої групи і сплачує єдиний податок у фіксованій сумі, встановленій у відсотках від суми мінімальної заробітної плати.

Дайджест 41 піврічне видання | випуск #4

Despite the liberal position on tax expenditures expressed by the State Tax Administration of Ukraine, there also exist a number of letters, which to some extent “complicate life” for both entities subscribing to the single tax and corporate tax payers. This “complication” primarily concerns the list of documents that confirm the taxpayer’s right to claim tax expenditures. For example, State Tax Administration of Ukraine Letter N 1085/K/17-0714, dated February 03, 2011, recommends, for the purpose of affirming one’s right to claim tax expenditures, that the taxpayer should include other documentation in addition to a copy of the document confirming that a sole proprietor has indeed been registered a business entity (a certificate of state registration). Namely, the authorities request that entrepreneurs subscribing to the single tax system also provide a certificate (which is available upon the written request of the taxpayer to the tax authority, where he/she is registered for tax purposes) that provides a list of the type of specific business activities, in accordance with the registration card and the chosen system of taxation on income derived from entrepreneurial activities. This then gives rise to the question: if a company claims the tax expenditures arising as a result of business transactions with taxpayers subscribing to the single tax, then what documents should be required of such sole proprietor taxpayers in order to confirm specifically which taxation system he/she has chosen? The question is also relevant with respect to tax obligations in terms of personal income tax and consolidated social security contribution. On January 01, 2012, the government approved a new form of identity document as to an entrepreneur’s status as a taxpayer subscribing to the single tax, which is issued to business entities registered subsequent to that date (Ministry of Finance of Ukraine Order N 1675, dated December 20, 2011). The certificate is issued indefinitely and exclusively to a business entity or a person authorized by him/her and may not be transferred to ay other entities for the performance of their business activities. Payers of the single tax in the first and second groups, which carry out several different types of business activities, which

Звертаємо увагу, що у свідоцтві платника єдиного податку, видане до 01 січня 2012 року не міститься даних щодо ставки єдиного податку. Платникам єдиного податку зареєстрованим до цієї дати, районні ДПІ дописують на зворотному боці свідоцтва дані про ставку єдиного податку і групу платника. Таким чином, свідоцтво платника єдиного податку за новою формою (або за старою формою (чинної до 01.01.2012г.) з відміткою податкової) є єдиними документами, які підтверджують статус платника єдиного податку. Інші реєстраційні документи, а саме: вилучення з єдиного реєстру суб’єктів господарської діяльності або виписка з єдиного реєстру підтверджують статус суб’єкта підприємницької діяльності, але не обрану систему оподаткування. У листі від 31.03.2011 р. № 6320/5/120 2 1 6 Д П СУ п і д т в е р д и л а , щ о в Податковому кодексі не міститься норми про необхідність засвідчення копій документа, що підтверджує державну реєстрацію фізичної особи – підприємця відповідно до закону як суб’єкта підприємницької діяльності податковим органом, нотаріусом, іншими уповноваженими законом особами. Важливе зауваження: наказ № 121 не містить вимог звіряти фактичні види діяльності з тими, які вказані в реєстраційних документах. Але на практиці податкові органи часто пов’язують право на податкові витрати по операціях з платниками єдиного податку з відповідністю діяльності реєстраційних документів. Тобто, в разі якщо приватний підприємець надає інші послуги, ніж зазначені в реєстраційних документах, присутній ризик невизнання податкових витрат за операціями з таким підприємцем. Відносно оподаткування ПДФО і ОСВ виплат на користь платника єдиного податку необхідно зазначити, що з даного питання позиції ДПАУ та Пенсійного Фонду схожі: фактично здійснені види діяльності повинні відповідати видам діяльності, зазначеним у реєстраційних документах. Таку позицію підтверджують, зокрема, лист ПФУ від 06.01.2011г. № 167/03-30, роз’яснення ДПАУ в журналі «Вісник податкової служби» № 35 за вересень 2011 року.

are subject to different single tax payment rates, shall receive one certificate. A new form of attestation for an entrepreneur adhering to the single tax contains box number five, which indicate the single tax rate. The taxation rate for the third group of sole proprietors subscribing to the single tax is either 3% or 5%. If the single tax rate is specified in hryvnia, this means that the payer of the single tax belongs to either the first or second group and shall pay a flat tax as a fixed amount established as a percentage of the official minimum earnings for Ukraine for the specified period. Please note that any single tax payer certificate issued prior to January 1, 2012 does not contain the above-mentioned data regarding the single tax rate. For sole proprietors opting to pay the single tax, which were registered before this date, the relevant data on the tax rate and the group that the payer of the single payer belongs to was written on the back of the certificate by the regional State Tax Inspection. Therefore, the single tax payer certificate, issued according to the new form (or according to the old form, which remained in effect until January 01, 2012, bearing a stamp from the tax authority), is the only documents sufficient to confirm the sole proprietor’s status as a payer of the single tax. While other registration documents – specifically an excerpt from the Single Registry of Business Entities or an extract docket from this single registry – do indeed confirm the status of a business entity, neither one of these indicate the system of taxation that the taxpayer has opted for. In Letter no. 6320/5/12-0216, dated March 31, 2011, the State Tax Administration of Ukraine also confirmed that, in accordance with the law, the Tax Code does not contain provisions as to the necessity for certified copies of any documents confirming the state registration of a sole proprietor as a business entity by the tax authority, a notary public, or other persons authorized by law. It is important to note that Order no. 121 does not contain any requirement to compare the business activities actually performed to those that are listed in the state registration documents. However, in practice, tax authorities often link the right of entrepreneurs paying the single tax to claim the costs of operations with those corresponding business activities

back to contents

Інформацію про види діяльності можна знайти в наступних документах: • Довідка з податкової інспекції, видана за запитом СПД; • Довідка з статистики; • Витяг з реєстру реєстрації суб’єктів господарської діяльності; • Свідоцтво платника єдиного податку; Наказом Державного комітету України з питань регуляторної політики та підприємництва від 20.10. 2005 р. № 99 передбачено, що розмір плати за отримання відомостей з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців (далі – Реєстр) становить: • За отримання витягу з Реєстру – три неоподатковуваних податком мінімумів доходів громадян (51 грн.) За кожен аркуш інформації на бланку встановленого зразка стягується плата в розмірі 20 відсотків одного неоподатковуваного мінімуму доходів громадян; • За одержання довідки з Реєстру – один неоподатковуваний податком мінімум доходів громадян. За кожен аркуш інформації на бланку встановленого зразка справляється плата в розмірі 20 відсотків одного неоподатковуваного мінімуму доходів громадян. Розмір плати визначено з урахуванням податку на додану вартість. Витяг з реєстру видається на запит будь-якої зацікавленої особи (в оригіналі). Інші документи видаються тільки зареєстрованим СПД. Необхідно відзначити, що всі перераховані вище вимоги щодо надання реєстраційних документів поширюються також на фізичних осіб – платників податку на доходи за ставкою 15% (підприємці на загальній системі) за винятком свідоцтва платника єдиного податку. Певна складність може виникнути з підтвердженням загальної системи оподаткування підприємців, оскільки єдиним документом, що підтверджує систему оподаткування, є лише довідка з податкової, яка видається на вимогу СПД і вимагає часу на підготовку. Тому, у разі, якщо плануються тривалі бізнесстосунки з таким підприємцем, доцільно буде заздалегідь запитати у нього про довідку з податкової, в якій підтверджу-

Дайджест 43 піврічне видання | випуск #4

that are indicated on the business registration documents. That is, in the instance that a sole proprietor is found to be rendering services other than those specified in the registration documents, there is a good chance that the tax authority will refuse to recognize any tax deductions claimed by such an entrepreneur. With regard to taxation obligations for personal income tax and the consolidated social security contribution, it should be noted that, with respect to payments made on behalf of an entrepreneur opting to pay the single tax, the position taken by the State Tax Authority of Ukraine on this issue is similar to that of the Pension Fund of Ukraine. Namely, the business activities that are, in fact, performed by the entrepreneur must correspond to those activities indicated in the registration documents. This position was confirmed, in particular, in Pension Fund of Ukraine Letter no.167/0330, dated January 06, 2011, and the State Tax Administration of Ukraine Clarification, published in the journal “Bulletin of the Tax Service” no. 35 of September 2011. Information on the permissible types of business activities can be found in the following documents: • Certificate from the tax authority, issued at the request of the business entity; • Certificate from the bureau of statistics; • An extract from the register attesting to the registration of the business entity; • Single tax payer certificate. The State Committee of Ukraine for Regulatory Policy and Entrepreneurship Order no. 99, dated October 20, 2005, stipulates that the amount of the payment for retrieving information from the Unified State Registry of Legal Entities and Sole Proprietors (hereinafter referred to as the “Registry”) is as follows: • To obtain extracts from the Registry, it is the equivalent of three non-taxable official minimum earnings for a citizen (51 hryvnia). For each sheet of information issued on a special form, the payment for this is 20 percent of the non-taxable official minimum earnings for a citizen; • To obtain information from the Registry, it costs the equivalent of one non-taxable official minimum earning for a citizen. For each page of information issued on a special form, the payment is the equivalent of 20 percent

ється його статус платника податків на загальній системі. Крім змін в оподаткуванні суб’єктів підприємницької діяльності Податковим Кодексом з 1 січня 2012 внесено зміни до декларації з податку на прибуток підприємства в частині декларування доходів і витрат від операцій з платниками єдиного податку – фізичними особами. Декларацію за 1 квартал 2012 року необхідно подавати з доповненням ОК. У цьому доповненні необхідно розкривати інформацію тільки по тим контрагентам, за якими задекларовано податкові доходи та податкові витрати. Якщо операції з фізичною особою – платником єдиного податку не призводить до нарахування податкових доходів чи податкових витрат, то подавати додаток ОК не потрібно.

of the non-taxable official minimum earnings for a citizen. The amount of the payment shall be determined by taking the value added tax into account. An extract from the register shall be issued at the request of any interested person (in the original form). Other documents are only issued to the registered business entity itself. It should be noted that all of the above requirements regarding the provision of registration records also apply to individual income tax payers at a rate of 15% (entrepreneurs subscribing to the general system), with the exception of the single tax payer certificate. A particular difficulty with confirmation via the common taxation system for entrepreneurs can arise, due to the fact that the only document that confirms the chosen tax system is a certificate issued by the tax authority, which is issued at the request of the business entity and the preparation of which requires a specific amount of time. Therefore, in the case that you are planning to maintain a longterm business relationship with such an entrepreneur, it would be advisable to request, in advance, to see his/her tax certificate, confirming his/her status as a taxpayer according to the general system. In addition to the changes introduced in the Tax Code of Ukraine in terms of the taxation of business entities, as of January 1, 2012, changes were also introduced in relation to the corporate profit tax declaration, in terms of the declaration of income and expenses in relation to transactions with sole proprietors subscribing to the single tax system. The declaration for the first quarter of 2012 must be submitted with the addition of OK. Therein, it is necessary to only disclose information about those contractors in relation to which tax revenues and tax expenditures are actually declared. If a business transaction with a sole proprietor subscribing to the single tax does not result in the accrual of tax revenues or tax expenditures, then it is not necessary to add a supplementary OK.

back to contents

Дайджест 45 піврічне видання | випуск #4

law / право law / право law / право law / право

Закони подібні павутині: дрібні комахи в ній

заплутуються,

великі –

ніколи!

Гуллівер

Джонатан Свіфт

“Laws are similar to a spider web: small insects get caught in it, but big ones never do.” Gulliver by Jonathan Swift Джонатан Свіфт

Нікчемність правочину.................................c.49 Invalidity of a transaction...............................p.49 Медіація як засіб вирішення юридичних конфліктів.............................................................c.53 Conciliation (mediation) as a means of resolving legal conflicts...................................p.53 В’їзд, перебування і робота іноземців: головні аспекти.................................................c.59 Foreigners’ entry and stay in Ukraine: easy on paper but not always in practice. ........p.59 back to contents

back to contents

Дайджест 49

піврічне видання | випуск #4

Нікчемність правочину

Invalidity of a transaction

Оскільки угода чи договір, як правове підґрунтя господарської операції, лежить в основі податкового обліку його сторін, його умови вкрай важливі для визначення податкової долі підприємства. Отже, власнику чи керівнику підприємства необхідно розуміти види недійсності правочинів, а також які існують підстави та наслідки визнання господарських договорів недійсними, хто має право на позов, момент визнання господарського договору недійсним тощо. Зауважимо, що недійсними угодами можуть бути як нікчемні правочини так і заперечні. Якщо для нікчемного правочину його недійсність встановлена законом через невідповідність вимогам та не потребує визнання як недійсний судом, то заперечний може бути визнаний недійсним лише за рішенням суду, якщо одна із сторін чи зацікавлена особа заперечує дійсність такого правочину на законних підставах. З метою уникнення можливих спорів між сторонами правочину (угоди) чи зацікавленої особи, а також визнання такого правочину недійсним, варто дотримуватись базових правил його укладення, а саме: • Перш за все, слід пам’ятати про найважливіше в угоді (правочині) – суттєві умови кожного виду угоди, адже за їх відсутності така угода не є укладеною, і тому апріорі вона не породжує, не змінює і не припиняє жодних прав та обов’язків для її сторін. Щоправда у певних випадках відсутність тієї чи іншої суттєвої умови в угоді

Since an agreement or contract, as the legal basis for business transactions, constitutes the basis of tax accounting for its respective parties, the specified terms are extremely important in determining the taxrelated fate of a business. Consequently, it is absolutely crucial for a business owner or company head to understand the types of invalidity in relation to transactions, as well as the existing foundation and the effects of the recognition of business contracts as null and void. It is also important that he/she comprehend who shall be entitled to make a claim, and the time when a business contract may be recognized as null and void, etc. It is worth noting that invalid transactions may be either negligible transactionsor those that are contested. In the case of a void transaction, its invalidity it is established by law as a result of non-compliance with the stipulated requirements and this invalidity does not require recognition thereof by a courtorder. However, this is not the case for contested transactions, which may be invalidated only by a court order, if one of the parties or an interested person (stakeholder) denies the validity of such a transaction on legal grounds. In order to avoid possible disputes between the parties to a transaction (agreement) or an interested person (stakeholder), as well as the recognition of such a transaction to be invalid, businesses should follow certain basic rules in relation to the way it is executed. These are as follows:

к показує практика, проблематика недійсного (нікчемного) правочину (угоди) стає дедалі актуальнішою для бізнесового кола. Зокрема, коли йдеться мова про результати перевірки представниками податкових органів, котрі взяли собі за норму самостійно визнавати недійсними (нікчемними) угоди, та виносити рішення, відповідно до яких не визнавати витрати та податковий кредит за такими угодами.

s practice has shown, the problem of invalid (null and void) transactions (agreements) is becoming increasingly important for the business community. In particular, when it comes to the results of audits carried out by representatives of the tax authorities, who have been taking the practice of independently recognizing transactions as invalid (void), and making decisions according to which they do not recognize the expenditures and tax credits associated with such transactions.

може стати якраз підставою для визнання її недійсною. • Окрім цього, необхідно пам’ятати, що зміст правочину не може суперечити чинному законодавству України та моральним засадам суспільства. • Особа, яка укладає правочин (угоду), повинна мати необхідний обсяг цивільної дієздатності. Тобто, для юридичної особи це означає здатність бути стороною договору (реєстрація підприємства відповідно до закону; для деяких видів господарської діяльності – наявність відповідного дозволу (ліцензії); посадова особа повинна мати необхідний обсяг повноважень), тощо. Безперечно, це не всі випадки недоліків, які можуть мати безповоротні наслідки для підприємства, але, користуючись ними, як важливим інструментом при укладенні правочину (угоди), керівник чи власник підприємства автоматично зменшує суттєві ризики для здійснення важливих операцій зокрема та ведення господарської діяльності вцілому. Окремо хочеться наголосили щодо нікчемного правочину, коли недотримані вимоги закону про нотаріальне посвідчення такого правочину, оскільки нікчемність стосується лише тих правочинів, які підлягають обов’язковому нотаріальному посвідченню. Зрештою, правочини, щодо яких немає вимоги обов’язкового нотаріального посвідчення, вважаються дійсними, та створюють, змінюють чи припиняють права та обов’язки для його сторін, з моменту його укладення. А от щодо правочину (угоди) юридичної особи, вчиненого нею без відповідного дозволу (ліцензії), то тут він є осудженим, та може бути визнаним недійсним тільки у судовому порядку. З метою визначення кола осіб, які мають право звернутися до суду з позовом про визнання договору недійсним, то тут зрозуміло, що таке право мають самі сторони правочину (угоди, договору), але також і інші зацікавлені особи. Вищий господарський суд України у своєму листі чітко зазначив, що «коло зацікавлених осіб мають з’ясовувати в кожному конкретному випадку в залежності від обставин справи та правових норм, які підлягають застосуванню до спірних

• Above all, it should be kept in mind what is most important thing in executing a transaction (agreement). It is the essential terms of each transaction, especially since such an agreement cannot be legally concluded in their absence, and therefore, a priori, does not create, alter or terminate any rights and obligations for the respective parties. At the same time, it is true that, in certain cases, the absence of one or another essential condition in the agreement may turn out to be just grounds for its invalidation. • In addition, it is necessary to consider that the content of the transaction cannot contradict current Ukrainian legislation and the morals of society. • The person who enters into a transaction (agreement) must have the appropriate amount of civil capacity. That is to say that, in terms of a legal entity, this means the ability to be a party to the contract (the company should be properly registered, in accordance with the law, to perform certain types of economic activity and have obtained the appropriate permits (licenses), while the company officials should have the necessary amount of signing authority), etc. Undoubtedly, this is not an exhaustive list of deficiencies that could ultimately have irreversible consequences for the company. However, by applying them as an important tool in concluding a transaction, the company manager or owner will automatically reduce the significant risks for performing essential operations in particular and business activities on the whole. It is worth separately underlining something about a void transaction, when the requirements of the law on the notarization of the transaction have been satisfied, since the nullity concerns only those transactions that are subject to mandatory notarization. Finally, those transactions for which there is no requirement for mandatorynotarization shall be considered valid, and, from the moment that they are executed, they create, modify or terminate the rights and obligations of the parties thereto. However, with respect to a transaction (agreement) concluded by a legal entity, which it performs without the required permit (license), this is subject to criminal proceedings and can only be invalidated by the courts.

back to contents

правовідносин, якщо інше не встановлено законом». До зацікавлених осіб можна віднести органи державної влади, що покликані захищати державні та суспільні інтереси. Зокрема, чинним законодавством право на позов про визнання договорів недійсними надано органам державної податкової служби. Слід також пам’ятати, що строки позовної давності щодо вимоги про визнання договору недійсним здебільшого складають три роки, і обчислюються вони не з моменту вчинення правочину, а коли особа довідалася або могла довідатися про порушення свого права або про особу яка його порушила. А от моментом визнання правочину (угоди, договору) недійсним суд визначає саме момент його укладення. Нікчемні договори, які відповідно до закону є недійсними також вважаються недійсними з момент укладення. І тоді кожна із сторін зобов’язана повернути іншій стороні в натурі все, що вона одержала на виконання договору, а коли це неможливо, зокрема тоді, коли одержане полягає в користуванні майном, виконаній роботі, наданій послузі, – відшкодувати вартість того, що одержано, за існуючими на час відшкодування цінами. Отже, оскільки нікчемним є правочин, якщо його недійсність встановлена законом, і визнання такого правочину недійсним судом не вимагається, то довести нікчемність правочину можна лише одним способом – навести норму закону, в якій чітко вказано, що правочин є нікчемним. У випадку, якщо все ж таки законом не встановлена недійсність правочину, жодні фактичні дані не можуть доводити нікчемності правочину. Тому, коли представники податкових органів в актах перевірки самостійно визнають нікчемними угоди на підставі лише фактів, не вказуючи конкретних норм закону, та згодом приймають відповідне повідомлення-рішення не на користь платника податків, на нашу думку, таку неправомірність дій податкових органів слід доводити у суді, заручившись при цьому належною доказовою базою та підтримкою юристів.

Дайджест 51 піврічне видання | випуск #4

In order to determine the circle of persons entitled to apply to the court to have a contract (agreement) recognized as void, it is clear that the parties to the transaction (contract, agreement) themselves have such a right, but so do other interested parties as well. The Supreme Economic Court of Ukraine has issued a letter in which it clearly states that, “a group of interested parties should seek clarification in each individual case depending on the circumstances of the case and legal provisions that are applicable to the disputed legal relations, unless otherwise provided by law”. Interested persons (stakeholders) can include government agencies, whose purpose is to protect the interests of the state and the general public. In particular, according to applicable law, the right to make a claim to have any agreements (contracts) recognized as null and void is provided by the state tax service. It should also be kept in mind that the statute of limitations onclaims for recognition of an agreement (contract) as null and void is generally three years, and that this period is not calculated from the date of the transaction’s execution, but rather from the time that the party first learned about or could have learned that his rights have been violated or about the party who violated them. But the moment that the transaction (agreement, contract) is declared as null and void by the court is deemed as being the date that it was concluded. Invalid agreements, which are null and void according to the law, are ultimately seen as being invalid as of the very moment that they were signed. And then each party shall return the counterparty everything that it has received in the course of fulfilling the agreement. In the case that this is impossible, particularly when that which was received took the form of the use of assets, work performed or services rendered, then these shall be financially compensated according to the value of the assets or services received at existing market rates at the time of the reimbursement. Therefore, since a transaction is declared null and void if it has been established as invalid by law, and since it is not necessary that such a transaction be recognized as invalid by a court, then there can only be one way

to prove the nullity of a transaction â&#x20AC;&#x201C; to cite the legal provisions that clearly indicate that the transaction is null and void. In the case that the law has not established the invalidity of the transaction, no actual data can prove the nullity of the transaction.Therefore, when, during an audit, tax officials proceed to independently recognize a transaction as null and void solely on the basis of facts, without making reference to any specific legal provisions, and thereafter issue a decision notification not in the taxpayerâ&#x20AC;&#x2122;s favor, we think it is worth proving the unlawfulness of such actions on the part of tax authorities in court. This, of course, should be done by enlisting the evidence to make your case, as well as support from qualified lawyers.

back to contents

Дайджест 53

піврічне видання | випуск #4

Медіація як засіб Conciliation (mediation) вирішення юридичних as a means of resolving конфліктів legal conflicts

се частіше в періодичних виданнях, у процесі переговорів та в бізнеслексиці застосовується термін «медіація». Україна, впевнено крокуючи до Європейських стандартів переймає найкращі аспекти ведення бізнесу та його юридичного закріплення. Загальновідомим фактом є те, що в процесі ведення бізнесу можуть виникати ситуації, які мають суперечливий, конфліктний характер. Вирішуючи зазначені непорозуміння, суб’єкти конфлікту (Сторони) можуть намагатися владнати конфліктні моменти шляхом дружніх переговорів, або ж звернутися до суду або третейського арбітражу. Як правило, сторони спочатку обирають перший варіант і для того, щоб переговори принесли позитивний результат є сенс залучити третю незалежну сторону, яка б була неупередженим арбітром в процесі ведення переговорів. Зазначений шлях владнання конфлікту називається «медіацією». На жаль, в Україні немає чіткої законодавчої бази яка б регулювала питання медіації, але кількість випадків її застосування дедалі більшає. Для того, щоб її успішно застосовувати на практиці, необхідним є якомога повніше, зрозуміліше визначитися з поняттям «медіація» та як вона застосовується сьогодні. Формальне визначення медіації наводиться в ст. 1 Типового закону ЮНІТРІАЛ за 2002 р. щодо міжнародних комерційних арбітражних процедур, згідно з яким медіація – це «процес, коли сторони залучають третю особу або осіб, з метою надання ними допомоги у мирному врегулюванні спорів, що виникають із приводу контрактних чи інших правових відносин, або пов’язані з ними. Мировий посередник не має права нав’язувати сторонам способи врегулювання спору». У разі ж, якщо сторони вирішили залучити третю особу-медіатора для ви-

n periodicals, the term “conciliation’ is increasingly used with respect to the process of negotiation and in business vocabulary. In confidently approaching European standards, Ukraine is adopting the best aspects of business practices and is implementing them by means of legal avenues. It is a well-known fact that, in the process of doing business, one may encounter situations that of a controversial and conflict-oriented character. In the process of resolving such misunderstandings, the entities involved in the conflict (the Parties) may attempt to resolve the points of contention by means of amicable negotiation, or else take their issue to court or an arbitration tribunal. As a rule, the Parties first choose to pursue the first option, and so that the negotiations produce positive results, it also makes sense to involve an independent third party, which plays the role of an impartial arbiter in the negotiating process. This specific path of conflict resolution is known as “conciliation”. Unfortunately, in Ukraine, there exists no clear legal framework that could be referred to in regulating mediation issues. Nevertheless, the number of cases in which this approach is being used is steadily increasing. In order to successfully apply this in practice, it is necessary to more fully and clearly define what is meant by the term “conciliation” and understand just how it is applied nowadays. The formal definition of conciliation is provided in Article 1 of the 2002 UNCITRAL Model Law on International Commercial Conciliation procedures, according to which conciliation is deemed to be “a process, whether referred to by the expression conciliation, mediation or an expression of similar import, whereby parties request a third person or persons (“the conciliator”) to assist them in their attempt to reach an amicable settlement of their dispute arising out of or relating to a contractual or other legal relationship. The conciliator does not have the authority to impose upon the Parties a solution to the dispute”.

рішення конфліктної ситуації, слід керуватися певними правилами. Відповідно до Рекомендацій Комітету Міністрів Ради Європи «Rec (2002)10. Комітет міністрів державам-членам щодо медіації в цивільних справах» Сторонам необхідно встановити певні правила, в межах яких медіатор допоміг би сторонам провести переговори щодо спірних питань. Зазначені правила, як правило закріплюються в Угоді про медіацію, яку Сторони підписують безпосередньо перед процедурою медіації. Як правило перед початком медіації одна сторона направляє іншій пропозицію про вирішення конфлікту саме таким чином. Наступним етапом є безпосереднє укладання угоди про медіацію, в якій зазначаються: предмет спору, формат, місце та строки здійснення медіації; відомості про особу-медіатора та його обов’язки; обов’язки сторін щодо сплати медіаторові гонорару або сплати послуг організації, що надає послуги з медіації та інші умови. Отримати детальнішу інформацію про процедуру медіації можливо майже в кожній юридичній фірмі. Крім цього, зараз в Україні діють Асоціація груп медіації, Український центр порозуміння IFC та інші організації. На думку представників цих організацій, обравши медіацію, Сторони не тільки зекономлять свій час, а й під час розгляду співпрацювали б, на відміну від «антагонізму», який би мав місце в процесі судового розгляду. Тим паче, шансів зберегти дружні стосунки у майбутньому значно більше після переговорів у, так би мовити, неформальній обстановці, ніж в залі судового засідання. Однак, є суттєва проблема – отримавши судове рішення, на підставі виконавчого листа Сторона має законодавчо підтверджену гарантію, що її рішення буде фактично виконане. Майже аналогічно і з третейськими судами, за умови підтвердження рішення третейського суду в Господарському суді. Що ж до результатів медіації, то тут ніяких гарантій не передбачено. Згадані вище рекомендації Комітету Міністрів Ради Європи пропонують країнамучасницям встановити законодавчі норми, які б надавали гарантії при використанні альтернативних засобів врегулювання спорів, медіації. Також, наголошуючи на тому, що при цьому, що при встановлен-

In the case that the Parties have decided to involve a third party mediator (conciliator) in the resolution of a conflict situation, then the Parties should be guided by certain rules. According to the Recommendations of the Committee of Ministers of the Council of Europe “Rec (2002) 10. The Committee of Ministers to Member States on Mediation in Civil Matters”, the Parties need to set certain rules, according to which the conciliator should help the Parties carry out negotiation on the contentious issues. These specific rules are usually set forth in the Conciliation Agreement, which is signed by the Parties immediately prior to the mediation procedure. As a rule, before the start of the conciliation process, one Party sends the other a proposal for resolving the conflict in a particular way. The next step involves the immediate conclusion of a Conciliation Agreement, which shall include the following information: the subject of the dispute, the format, location and time period for carrying out the conciliation process, information about the conciliator and his duties, as well as the obligations of the Parties to pay the conciliator a fee or provide payment for the assistance of the organization that is rendering the mediation services, along with any other conditions. It is possible to obtain detailed information on the conciliation procedure at practically any law firm. Besides, now in Ukraine there are several groups involved in this process: the Association of Conciliation Groups, the Ukrainian Center for IFC Compliance, as well as other organizations. According to representatives of these organizations, in taking the decision to resolve their issues through mediation, the Parties will not only end up saving themselves time, but during the time that the case is being examined, they will also be able to cooperate with one another, in contrast to the “antagonistic” relationship that is typically observed during formal court proceedings. Moreover, the chances of maintaining friendly relations in the future are much greater after negotiations carried out in an informal atmosphere, so to speak, than would be the case were such issues addressed in the courtroom. However, there is one significant problem – upon obtaining a court ruling, the enforcement order offers a legislatively confirmed guarantee that the court ruling will actually be executed. It is practically the same situation with respect

back to contents

ня методів урегулювання спорів (медіації) необхідно враховувати особливості системи відправлення правосуддя конкретної держави. Дедалі отримуючи популярність незабаром і наша держава встановить зазначені норми. Дискусійним є також питання хто може бути медіатором. Юрист або інша особа, яка не має юридичної освіти. Загалом медіаторами є психологи або бізнесмени, головною умовою є те, щоб ці особи були незалежними та не зацікавленими у результаті спору. Отже, щоб стати медіатором юристом бути необов’язково, адже насправді в медіації спір врегульовується не на основі закону, а на основі ділового інтересу. Інша справа, що потім юристи повинні переконатись в тому, що не було порушення закону. Враховуючи позитивні та негативні моменти, можна дійти висновку, що не в усіх відносинах доцільно застосовувати медіацію. Спробуємо визначитися у яких випадках вирішення конфлікту за допомогою медіації матиме свій позитивний результат. Зокрема в нашій країні актуальним є застосування медіації в відносинах корпоративного управління. Відповідно корпоративне управління пов’язується з діяльністю Ради, як головного органу, який керує та спрямовує діяльність компанії. Якщо ж виник конфлікт, чому б не застосувати медіацію як інструмент швидкого і ефективного його вирішення? Наприклад, у багатьох корпораціях директор із кадрів уже став своєрідним менеджером конфліктів між працівником і роботодавцем. В цьому випадку медіація може мати превентивний характер, тобто є процедурою, яка попереджає конфлікт, а не врегульовує його. Не можна не погодитися з думкою Нью-Йоркської організації урегулювання спорів, що використання медіації як інструменту управління може сприяти підвищенню вартості акцій компанії. Отже, в контракт слід включити положення про медіацію, тим самим включити механізм врегулювання спорів ще до того, як конфлікт виник та налаштувати Сторони на зустрічі, переговори, які у подальшому дадуть змогу отримати якомога більше дивідендів. Натомість, конфлікти можуть значного погіршити фінансову діяльність

Дайджест 55 піврічне видання | випуск #4

to rulings made by arbitration tribunals, subject to the tribunal decision’s confirmation in the Commercial Court. As for the results of the conciliation process, there are no guarantees either way. The above-mentioned recommendations by the Committee of Ministers of the Council of Europe to member states propose setting standards that would provide safeguards given the use of alternative means of dispute resolution and conciliation. At the same time, it should be emphasized that, upon establishing dispute resolution (mediation) mechanisms, it is necessary to recognize the particularities of the justice system of any given state. It is likely that our government will also soon set such standards. A matter of discussion is the question of who can be a conciliator – only a lawyer or another person who has no formal legal training? Conciliators tend to generally be psychologists or businessmen, and the main condition for them to play this role is that these people are independent and that they are not involved in (or have a particular interest in) the outcome of the dispute. Thus, it is clear that it is not necessary to be a lawyer in order to become a conciliator because, in reality, conciliation (mediation) is a conflict resolution method that is not regulated by the law, but rather occurs on the basis of mutual business interests. It is, of course, another issue that, later, lawyers should make sure that there has been no violation of the law on the part of the Parties. Upon considering the positive and negative aspects, we can conclude that the use of conciliation is not always advisable in every respect. Thus, it is worth determining exactly in which cases conflict resolution through such mediation can bring a positive result. In particular with respect to our country, conciliation is applied practically with respect to corporate governance. Corporate governance is associated with the activities of a company’s Board of Directors, as the main body that supervises and gives direction regarding the activities of the company. If a conflict should arise, why not apply conciliation in the first place in order to bring about a rapid and effective resolution to your problems? For example, in many companies, the human resources director has, in practice, taken on a function of managing conflicts that arise between an employee and the employer. In this respect, conciliation may also prove to be somewhat preventive in

компанії, її ділову репутацію, налякати клієнтів, інвесторів, бізнес-партнерів. Отже, конфлікти бажано вирішувати не в публічному порядку. Цікавим є досвід Канади, де перш ніж призначати дату судового засідання, Сторони зобов’язанні обов’язково зустрітися і спробувати владнати конфлікт шляхом переговорів. Цей крок є дієвим, у будь-якій країні – біля 80% корпоративних спорів вирішуються без судового втручання. Вирішуючи конфлікт, Сторони не тільки мають змогу його ліквідувати, а й можуть стати партнерами в майбутньому. В процесі здійснення підприємницької діяльності поширеними конфлікти між членами Ради. Відповідно, збіг думок розумних, креативних людей з лідерськими якостями, з одного боку є позитивним моментом. Адже, в процесі диспутів може виникнути зовсім нове та об’єктивне рішення, а може і спричинити крах та банкрутство компанії, як це сталося в корпорації США WorldCom. В Українських, як і західних компаніях, як правило, виникають конфлікти після злиття або поглинання компаній, в момент, коли нові директори входять до складу Ради або ж коли члени Ради незгодні зі змістом та порядком проведення засідань Ради, неналежним виконанням її обов’язків тощо. Такий випадок мав місце в компанії Phoenix Timber Corporation. Конфлікт стався через спробу міноритарних акціонерів ввести до складу Ради трьох незалежних директорів, в той час коли діючий голова Ради був проти зазначеної пропозиції. Лідер міноритарних акціонерів аргументував свою пропозицію тим, що зазначені особи посилять командний дух та через свої інноваційні ідеї створять більш продуктивний склад Ради. Проігнорувавши ідею міноритарних акціонерів компанія зазнала значних збитків, причиною яких були напружені стосунки між акціонерами, які погіршились після конфлікту з міноритарними акціонерами. Немало часу було витрачено на вирішення непорозумінь, які не мають прямого відношення до діяльності компанії як це сталося при прийнятті рішення щодо злиття компанії Hewlett Packard з компанією Compaq. Кошти та час, які витратили члени

nature; that is, it may constitute a procedure that serves to prevent conflict, rather than regulating a conflict that has already arisen. We tend to concur with the point of view of the New York State Dispute Resolution Association, which claims that using conciliation as a management tool can drive up the value of the company’s shares or assets. Thus, any contract should cover the provisions on mediation, thereby enabling the dispute settlement mechanism even before any conflict should arise, and gearing the Parties towards the holding of a meeting and carrying out negotiations, which will, in future, enable both Parties to obtain as many dividends as possible. On the other hand, conflicts can result in the financial activities of the company becoming significantly worse, not to mention its business reputation, and this could scare away existing and potential customers, investors and business partners. Thus, it is clearly desirable that any conflicts be resolved in a way that remains free from public scrutiny. The experience of Canada in this respect is rather interesting to consider. There, prior to the appointed date of the court hearing, it is required that the Parties initially meet face to face and attempt to resolve their conflict by means of negotiation. This move tends to be effective in pretty much any country, since about 80% of corporate disputes are resolved without any court intervention. In resolving their conflict, the Parties not only succeed in eliminating this problem, but also retain the opportunity to become business partners in the future. In the process of carrying out regular business practices, conflicts between members of a company’s Board of Directors often occur. Accordingly, on the one hand, it is a positive thing when the opinions of intelligent, creative people with leadership qualities happen to converge. Indeed, during the course of the dispute process, a completely novel and objective decision may emerge or a decision may be taken that ultimately causes the collapse and bankruptcy of the company, as occurred in the case of the U.S. corporation WorldCom. In Ukrainian and Western companies alike, as a rule, conflicts arise after the company has gone through a merger or acquisition, usually when the new directors are admitted as members of the Board or when

back to contents

Ради та син співзасновника на судову тяганину могли би бути витрачені більш корисно. Відповідно, в цих двох випадках вчасне втручання медіатора могло б врятувати ситуацію, та вирішити конфлікт всередині компанії, «не виносячи сварку із хати», тобто, без зайвої публічності. Яскравий приклад успішної медіації стався між братами-акціонареми Пател та страховою компанією Уганди. Суть конфлікту, на думку акціонерів Пател полягала в тому, що Страхова незаконно «розмила» 40 % належних їм акцій під час рекрутизації та продажу компанії. Страхова, в свою чергу, вважала звинувачення необґрунтованими та таким, що не мають законних підстав. Після переговорів за посередництвом медіатора, Сторони дійшли згоди, таким чином, Страхова викупила частку обох акціонерів Пател і конфлікт було вирішено. Медіація застосовується і в зовнішньоекономічних відносинах. Яскравим прикладом застосування медіації мав місце між Росією та Грузією щодо приєднання Росії до СОТ. Головну умову згоди на вступ Росії в цю організацію Грузія висувала власний або міжнародний контроль на митно-пропускних пунктах на кордоні Росії з Абхазією і Південною Осетією. Оскільки Росія вважає ці держави незалежними, а тому відмовилась від вимог Грузії. Для вирішення зазначеної міжнародної суперечки, був залучений посередник – Швейцарія. Швейцарія, відповідно, врахувавши інтереси кожної із сторін уклала проект угоди який влаштував і Росію і Грузію. Необхідність залучення медіатора Швейцарію виникла тому що Грузія стала останнім членом СОТ, з яким Росії потрібно домовитися про вступ до організації. Враховуючи успішний досвід зарубіжних країн поширення медіації в Україні стало би не тільки суттєвим кроком до Європейських стандартів, а й розвантажило би систему судочинства, створила би неабияку конкуренцію останньому. Для того, щоб поширювати медіацію в нашій країні, необхідно заохочувати бізнес організовуватись і об’єднуватись для того, щоб відстоювати свої інтереси. Ініціатива має йти саме від бізнесу, оскільки це дасть поштовх юридичним фірмам, центрам медіації об’єднуватися та активно поширювати інститут медіації в теренах нашої країни.

Дайджест 57 піврічне видання | випуск #4

the Board members need to agree with the content and procedures of Board meetings, cases involving the improper performance of one’s duties, etc. Such a case occurred in the company Phoenix Timber Corporation. The conflict occurred in relation to minority shareholders’ attempts to introduce three independent directors to the Board, while the acting Chairman of the Board was opposed to this proposal. The leader of the minority shareholders put forward the argument that his proposal would be good for the company as these individuals would enhance the team spirit and would, through their innovative ideas, result in a more productive make-up of the Board. Having ignored the ideas of the minority shareholders, the company ended up incurring substantial losses, the reason for which was the existence of strained relations between the shareholders, which only worsened after the above-mentioned conflict with the minority shareholders. A significant amount of time was spent on solving misunderstandings, which had no direct relationship to the company’s activities, just as occurred in the case where the decision was taken regarding the merger of Hewlett Packard Company with the company Compaq. The time and money that was ultimately spent by the Board members and the son of the company’s co-founder on dealing with judicial red tape could have been much better spent on other purposes. Correspondingly, in these two cases, the timely intervention of a mediator (conciliator) could have prevented such a situation from occurring and also resolved the conflict within the company itself so that it “did not take its squabble out of its own house” so to speak. In other words, this situation could have been handled otherwise without having to endure so much publicity. One remarkable example of a successful instance of mediation occurred between the shareholders of the company Patel Brothers and an insurance company based in Uganda. The essence of the conflict, according to the shareholders of Patel, was the fact that the insurance company illegally “eroded” 40% of their shares in the process of the company’s restructuring and sale. The insurance company, in turn, considered the charges against

them to be baseless and without any legal grounds. After the negotiations that were brokered by a conciliator, the Parties eventually reached an agreement by which the insurance company ended up buying a stake in both of the shareholders of Patel and the conflict was finally resolved. Conciliation is also used in the sphere of external economic relations. One striking example of the use of mediation took place between Russia and Georgia on the occasion of the Russian Federation’s accession to the WTO. The main condition propounded by Georgia so that it would finally consent to Russia’s accession to the organization is the introduction of its own or international control of customs checkpoints on the Russian border with Abkhazia and South Ossetia. Since Russia considers these two regions to be independent states, it therefore refused the demands put forward by Georgia. A conciliator – Switzerland – was eventually involved in bringing about a resolution to this international dispute. Switzerland, in its turns, took into consideration the respective interests of each party and endorsed a draft agreement, which satisfied the concerns of both Russia and Georgia. The necessity to involve Switzerland as a conciliator arose due to the fact that Georgia was the final WTO member that had not given its approval for Russia’s accession to the organization and that, in order for this to happen, Russia required Georgia’s consent. Given the successful experience of foreign countries in this respect, the increased use of conciliation as a means for conflict resolution in Ukraine would not only represent a significant step towards European standards, but it would also significantly free up the overburdened court system due to the fact that it would present greater competition for the latter approach to conflict resolution. In order to promote the increased use of conciliation in this country, it is necessary to encourage businesses to organize and unite to defend their own interests. This initiative should come from businesses themselves, because such a development should give impetus to law firms and mediation centers to unite and actively disseminate the practice of conciliation (mediation) to even the furthest reaches of our country.

back to contents

Дайджест 59

В’їзд, перебування і робота іноземців: головні аспекти.

країнські нормативно-правові акти гарантують, що іноземці можуть користуватися тими ж правами і свободами, що й українські громадяни, якщо інше не передбачено українським законодавством та міжнародними договорами, учасником або стороною яких є Україна. Іноземцями вважаються особи, які є громадянами будь-якого іншого держави, крім України, а також особи без громадянства. Іноземні громадяни не розривають правові відносини з його/її країною перебуваючи за її межами. Така людина має право на захист і підтримку. Однак, під час перебування на території України іноземні громадяни, перебувають під юрисдикцією України і зобов’язані дотримуватися українського законодавства, яке застосовується для іноземців. Всі іноземці, які прибувають в Україну з будь-якою метою, виїжджають або ті, хто в дорозі, повинні мати документ, що підтверджує їх громадянство або статус (наприклад, паспорт громадянина або документ, що визнається на Україну, який визначає особа без громадянства), і страховку, яка гарантує оплату медичних рахунків, якщо це необхідно. Іноземці зобов’язані надавати документи, що підтверджують їх громадянство на прохання української влади. Виходячи з мети прибуття, є деякі вимоги законодавства, які повинні бути виконані іноземним фізичною особою або запрошує особою для дотримання закону. Найбільш частими цілями є бізнес, робота, поїздки до родичів/друзів, туризм і т. д. І кожен згаданий випадок має свої особливості як за документами так і самого процесу. Українське законодавство передбачає рівні можливості з працевлаштування для

піврічне видання | випуск #4

Foreigners’ entry and stay in Ukraine: easy on paper but not always in practice

kraine’s main legal acts guarantee that foreigners can enjoy same rights and liberties as Ukrainian citizens unless otherwise stipulated by Ukrainian legislation and international agreements to which Ukraine is a party. Foreigners are considered to be individuals who are citizens of any state other than Ukraine, in addition to individuals without citizenship (stateless persons). Foreign citizens do not lose their legal relationship with their own country by remaining outside of its boundaries. Such an individual is entitled to the protection and support of their own state. At the same time, during their stay in Ukraine, foreign citizens are under Ukrainian jurisdiction and are obliged to abide by the applicable Ukrainian legislation concerning foreigners. All foreigners entering Ukraine for any purpose, as well as those leaving Ukraine or those in transit through the country, must possess a document confirming their citizenship or status (for example, a passport for citizens or a document identifying an individual as a stateless person that is recognized by Ukraine), in addition to insurance coverage guaranteeing the payment of medical bills, if required. Foreigners are obliged to provide documents confirming their citizenship at the request of the Ukrainian authorities. In relation to the foreigner’s purpose for visiting Ukraine, there are some legislative requirements that must be fulfilled by a foreign resident visiting Ukraine or by the inviting person in order to abide by the law. The most frequent purposes indicated for visiting Ukraine are for business, for work, to visit relatives or friends, and tourism. There are peculiarities with respect to each of these separate mentioned cases in terms of the supporting documents required and the required process.

іноземних фізичних осіб, які шукають роботу в Україну. Трудові відносини між роботодавцем та іноземцями, що працюють в українських компаніях і організаціях, регулюються українським законодавством та міжнародними угодами, учасником або стороною яких є Україна. Якщо міжнародним договором, учасником або стороною яких є Україна, встановлено інші правила, ніж ті, що встановлені чинним українським трудовим законодавством, то будуть правила такого міжнародного договору будуть мати переважну силу. Для того щоб задовольнити трудові права громадян в Україну іноземці мають отримати дозвіл на роботу, яке видається в Державній службі зайнятості (відповідний місцевий центр зайнятості – обласний центр зайнятості, у Києві та Севастополі, та в Автономній Республіці Крим). У той же час, слід зазначити, що іноземні громадяни не можуть безпосередньо звернутися до державного органу з метою отримання дозволу на роботу, воно може бути видано лише за заявою компанії-роботодавця. Однак, слід зазначити, що у видачі або продовженні дозволу на роботу може бути відмовлено, якщо роботодавцем надана неправдива інформація, або якщо трудовим договором з іноземним громадянином передбачені умови праці гірше в порівнянні з українськими працівниками, або роботодавець має заборгованість перед Центром зайнятості, або порушені терміни подачі документів, або якщо на момент оформлення дозволу на працевлаштування, іноземець відбуває покарання або перебувати під слідством і ін. Згідно з правилами, дозвіл на роботу може бути видано на термін до одного року і може бути продовжено на той же період. В деяких випадках, дозвіл на роботу також може бути відкликана Центром зайнятості. Використання праці іноземних громадян, без чинного дозволу на роботу, може спричинити серйозні наслідки як для компанії так і іноземного працівника: компанія буде зобов’язана виплатити штраф у відповідності з українським законодавством за кожного незаконно працевлаштованого співробітника, а іноземний працівник може бути депортований.

Ukrainian legislation formally guarantees equal employment opportunities for foreign individuals who are seeking employment in Ukraine. The employment relationship between an employer and foreign individuals working for Ukrainian companies or organizations is regulated by Ukrainian legislation and international agreements to which Ukraine is a party. If an international agreement to which Ukraine is a party establishes rules that differ from those established by applicable Ukrainian employment legislation, then the provisions of such an international agreement should take precedence. In order to enjoy employment rights in Ukraine, foreign citizens must first obtain a work permit issued by the State Employment Service (at the respective local employment center, including the regional employment center in Kyiv and Sevastopol, or in the Autonomous Republic of Crimea). At the same time, it should be noted that foreign employees are not able to apply directly for a work permit. The relevant application form can only be submitted by a company, organization or foreign representative office (i.e. the prospective employers of the foreign citizen) that has been officially registered in Ukraine (in the case of obtaining a service card). However, there are several cases in which legislation stipulates that the state will refuse to issue or prolong a work permit. This occurs in the following instances: the documents submitted with the application contain false information; a labor contract provides lower standards for foreign employees in comparison to those offered to Ukrainian employees; the employer has debts before the Employment Center; the inviting organization fails to meet the terms for filling documents; or the foreigner is currently serving time for criminal action at the time that the work permit is issued. According to existing regulations, work permits can be issued for a period of up to one year and may be extended for the equivalent period of time. The Employment Center retains the right to revoke a work permit. The employment of foreign citizens who do not hold a valid work permit may have serious consequences for both the company and the foreign employee. As a result, the company will be obliged to pay a fine in accordance with

back to contents

А у випадку з іноземним представництвом, зареєстрованим на території України як потенційним роботодавцем іноземного громадянина, обов’язковою умовою для працевлаштування іноземного громадянина є отримання службової картки в Міністерстві економічного розвитку і торгівлі України, яка має силу і аналогію дозволу на роботу. Чинне законодавство передбачає, що дозвіл на роботу (службова картка) є підставою для отримання довгострокової візи, тимчасового виду на проживання і подальшої реєстрації місця проживання в Україну та той самий строк. Ті іноземці, які збираються залишитися в Україну на тимчасовій або постійній основі, зобов’язані дотримувати не тільки трудове право, а й імміграційні правила. Виконання всіх вимог може бути досить важким завданням на поточний момент, так як, починаючи з минулого року, в Україну були грунтовно змінені імміграційні правила. Істотні зміни торкнулися видачі / отримання віз для в’їзду в Україну та транзитного проїзду через її територію, порядок продовження перебування або скорочення терміну тимчасового перебування іноземців та осіб без громадянства в Україну, а також порядок видачі тимчасових посвідок на проживання і т.д. Так, у порівнянні з попередніми правилами, тепер кількість видів віз скорочено до трьох, а саме: транзитні, короткострокові візи і довгострокових візи. Отримання довгострокової візи є обов’язковим, якщо людина має намір отримати тимчасову посвідку на проживання, який дозволяє перебувати на території Україні більше 90 днів протягом 180, а також легко переміщатися через кордон протягом періоду перебування. Нові імміграційні правила надають можливість отримання тимчасової посвідки на проживання не тільки співробітниками українських компаній, але й співробітниками представництв іноземних компаній в Україну, співробітниками філій і представництв іноземних банків в Україну, учасниками проектів міжнародної технічної допомоги, співробітниками іноземних громадських організацій, співробітниками релігійних організацій в Україні , та інших іноземними

Дайджест 61 піврічне видання | випуск #4

Ukrainian legislation for every illegal employee while the foreign employee will be subject to deportation. Current legislation stipulates that the work permit is the basis for obtaining a visa, registering your place of residents in Ukraine, and the issuance of a temporary residence certificate for the same period of time. For foreigners who plan to stay in Ukraine on a temporary or permanent basis, they are obliged to adhere to not only employment law, but also immigration regulations. Indeed, fulfilling all these requirements can be quite difficult due to the fact that, starting from last year, there was a complete change in terms of immigration regulations in Ukraine. Major changes concerned virtually all matters with respect to issuing visas for entering Ukraine and transiting through its territory, as well as the procedure for extending the stay, reducing the period for the temporary stay of foreign nationals and stateless persons in Ukraine, and also the procedure for issuing temporary residence certificates, etc. Therefore, in comparison to the previous rules, now the types of visas have also been reduced to just three, which are as follows: transit visa, short-term visa and long-term visa. Obtaining a long-term visa is necessary if the individual intends to obtain a temporary residency certificate. Receiving such a visa allow a foreigner to stay in the country for longer than 90 days within a 180-day period, and also permits the holder to easily move across Ukraine’s borders during the specified period of his stay. The new immigration regulations stipulate that the temporary residency certificate can be obtained not only by employees of Ukrainian companies, but also employees of representative offices of foreign companies operating in Ukraine, employees of branches and representative offices of foreign banks in Ukraine, participants in international technical assistance projects, employees of foreign NGOs operating in Ukraine, representatives of religious organizations located in Ukraine, and other groups of foreign individuals based on existing international agreements with Ukraine. In order to obtain a temporary residency certificate, a foreign individual and his employer must gather all the basic documents according to a specific list (this includes the

фізичними особами, якщо це передбачено міжнародними угодами України. Для того щоб іноземець міг отримати тимчасову посвідку на проживання, необхідною умовою є збір і подача повного пакета документів, відповідно до переліку, як з боку іноземця так і з боку роботодавця (віза, дозвіл на роботу, запрошення, підтвердження місця проживання, медична страховка , довідка про відсутність судимості і т.д.), а також виконання всіх інших дій, передбачених правилами. Юридичні та фізичні особи не мають права запрошувати і приймати іноземних громадян та осіб без громадянства, які в’їхали в Україну без будь-яких правових підстав, або втратили підстави для подальшого перебування в Україні. Незаконним є також і надання таким іноземцям будьяких послуг, здавання в оренду квартири, автомобіля і т.д. Українське законодавство передбачає відповідальність за порушення імміграційного, трудового податкового законодавства як юридичними особами так і фізичними особами. У разі порушення іноземцем яких вимог законодавства (якщо це не адміністративна або кримінальна відповідальність) відповідний державний орган може прийняти рішення про скасування дозволеного терміну перебування такого іноземця або відмовити у в’їзді в Україну. Іноземець зобов’язаний виїхати з України не пізніше дати, зазначеної в такому рішенні. Рішення такого державного органу може бути оскаржене в суді. Таким чином, беручи до уваги наявність різних видів відповідальності за порушення імміграційного, трудового податкового законодавства, як іноземці так приймаюча сторона повинні бути дуже обережні при дотриманні вимог законодавства. Крім того, слід враховувати, що не всі нові правила належним чином узгоджені з усіма іншими чинними нормативно-правовими актами, тому державні органи все ще видають відповідні положення, роз’яснення та листи. У разі якщо іноземцю або приймаючій стороні дійсно важко виконати всі належним чином, або простежувати останні зміни, ми завжди готові надати підтримку і знайти оптимальне рішення для досягнення потрібного результату.

visa, work permit/service card, invitation, proof of the place of residence and registration, medical insurance, a certificate attesting to the absence of any criminal convictions, etc.). They must also fulfill all the other steps that are stipulated according to the new regulations. Neither Legal entities nor physical persons have right to invite and receive foreign individuals and stateless persons who have entered into Ukraine without any legal basis, or who have lost any legal basis for staying further in Ukraine. Moreover, it is illegal to render any services, rent an apartment, lease or sell cars, etc. to such foreigners. Ukrainian legislation indicates that foreigners, as well as the legal entities or physical persons that invited them, shall be legally liable for any violations of immigration, employment or tax legislation. In the case that the foreigner has violated any regulation of Ukrainian employment legislation (whether this be of an administrative or criminal nature), the Internal Affairs Authority and the State Custom Authority can decide to cancel the permitted term for such an individual’s visit or else deny their further entry into Ukraine. Then the foreigner shall be obliged to leave Ukraine on or before the date indicated in each respective decision. Any decision taken by the Internal Affairs Authority and the State Custom Authority may be appealed in court. Therefore, taking into account the existence of different types of liability for breaches of either immigration law or of employment and tax regulations, applicable to both foreign individuals and the inviting party, all parties have to be quite careful. Moreover, the new rules are still not properly coordinated with all internal normative acts, so the government authorities will continue to issue new clarifications and letters . Due to the fact that many individuals and companies find it to be really difficult for a foreign national or inviting party to properly do everything that is required of them or that it is not possible to monitor the latest developments and changes, at our company, we strive to do our best in terms of supporting you and achieving an optimal solution and result.

back to contents

Дайджест 63 піврічне видання | випуск #4

personnel / персонал personnel / персонал personnel / персонал

Закон праці

вкрай не справедливий, але вже таким він створений, і змінити

його

неможливо: чим більше радості працівник отримує працюючи, тим більше грошей йому платять за

працю.

Янкі з Конектикута при дворі короля Артура Марк Твен

“Labor law is extremely unfair, but certainly this is how it was created and it cannot be changed: the greater the joy a laboring worker receives, the more money he is paid for his labor.” A Connecticut Yankee in King Arthur’s Court by Mark Twain

Звільнити не можна помилувати

c.67

Important points on the issue of job dissmisal p.67 Посадові інструкції – бюрократія чи інструменти управління персоналом. ........................................................c.73 Job description are the bureaucracy or tools for HR management? .........................p.73 Що новий кодекс нам готує – покращення чи ризик нам чатує?.........c.77 What does the new Labor Code have in store for us – an improvement or risk? p.77 back to contents

back to contents

Дайджест 67

піврічне видання | випуск #4

Звільнити не можна помилувати

Important points on the issue of job dissmisal

З іншого боку, деякі категорії працівників настільки захищені, що, навіть маючи серйозні підстави, роботодавець не має права їх звільнити. Таким чином, порушується баланс інтересів працівника і роботодавця. Що ж робити роботодавцю, якщо «монстром» виявився співробітник? Далі ми розглянемо деякі ситуації, при яких звільнення з ініціативи роботодавця або неможливе, або пов’язане з певними труднощами. Одна з найбільш соціально захищених Кодексом законів про працю Україні категорій – це жінки, а точніше вагітні жінки, жінки, які мають дітей до трьох років, а також матері-одиначки при наявності дитини до 14 років або дитини-інваліда. Звільнення даної категорії жінок з ініціативи роботодавця допускається лише у випадку повної ліквідації підприємства, і те із зобов’язанням подальшого працевлаштування. Підтвердити статус вагітної жінки або жінки, яка має дитину до трьох років, не складає особливих труднощів. У першому випадку – це довідка від лікаря, а на більш пізньому терміні – лікарняний лист по вагітності та пологах; в другому випадку – свідоцтво про народження дитини. Труднощі можуть виникнути при визначенні статусу матері-одиначки, оскільки в нашому законодавстві існує кілька визначень цього поняття в залежності від призначення, тобто для соціальних гарантій при прийомі на роботу і захисту від звільнення або для надання додаткової соціальної відпустки. Тему відпустки ми в цій

On the other hand, some categories of personnel are so well protected that even if the employer has serious reasons for wanting to fire them, it does not have the right to do so. In this way, the balance between the interests of the employee and those of the employer are disturbed. What should an employer do in the case that the so-called “monster” is actually one of its staff members? Further in this article, we shall consider several situations in which it is either impossible for the employer to dismiss the employee or when the process involved in doing so is fraught with difficulties. One of the categories of workers that enjoys the most social protection under the current Labor Code of Ukraine is women and specifically pregnant women, women who have children under the age of three, and single mothers who have one or more children who is under 14 or else is disabled. The employee is only permitted to dismiss this category of women in the case that the company is entirely liquidated, and even then, the employee still holds obligations in terms of providing her with further employment. It is not difficult to confirm the status of a pregnant woman or a woman who has a child under the age of three. In the first case, what is required is a doctor’s certificate and, when she is in the later stages of her pregnancy, such documents can include a sick leave certificate for maternity leave. In the second case (for a woman with a child under 3), this can be verified by presenting the relevant birth certificate(s).

вільнення – це нерідко досить делікатний і болісний процес для обох його сторін. Часто роботодавців малюють як якихось «монстрів», які тільки й думають, як безпідставно звільнити співробітника, але на перешкоді таким діям стоїть КЗПП, який стіною захищає права працівників.

ob dismissal is often a rather sensitive and painful processfor both of the parties involved. Employers are often pain te dout to be like “monsters” that only spend time thinking up ways to fire an employee without reason ablegrounds, but there are actually measures in place to serve as a barrier to such actions: it is the Labor Code, which protects workers’ rights.

статті не торкаємося, а тому зосередимося на визначенні поняття мати-одиначка для надання соціальних гарантій. Так, матір’ю-одиначкою може вважатися жінка: 1) Жінка, яка не перебуває у шлюбі і у свідоцтві про народження дитини відсутній запис про батька дитини, або запис про батька зроблено за вказівкою матері. Якщо запис про батька зроблено зі слів матері, до свідоцтва про народження дитини додається довідка, що це підтверджує, з Відділу реєстрації актів цивільного стану. 2) Вдова. Документами, що підтверджують, в цьому випадку буде свідоцтво про народження дитини і свідоцтво про смерть чоловіка. 3) Жінка, яка виховує і утримує дитину сама. Це найбільш неоднозначна категорія, оскільки жінці необхідно довести, що вона не тільки виховує дитину без батька, а й утримує його теж самостійно. Чіткого переліку необхідних документів немає. Що ж у такому випадку може служити доказом? Наприклад, довідка з Управління праці та соціального захисту населення про присвоєння жінці статусу матері-одиначки або постанова суду про позбавлення батька батьківських прав. Парадокс полягає в тому, що дана категорія жінок настільки захищена законом, що безкарно може здійснювати непорядні вчинки, такі як: систематично не виконувати посадові обов’язки, спізнюватися, прогулювати, бути в нетверезому вигляді на роботі, або під дією наркотиків. Навіть за вчинення крадіжки роботодавець не має права звільнити таку співробітницю. Так, наприклад, жінка, яка працює продавцем у продовольчому магазині, знаючи про свою захищеність, регулярно здійснювала дрібні крадіжки товару, прикриваючись своєю вагітністю. Деякі роботодавці встановлюють випробувальний термін для даної категорії працівників, оскільки вони не входять до переліку осіб, окреслений в ст.26 КЗПП, яким забороняється встановлювати випробувальний термін. Так, вагітним жінкам, жінкам, які мають дитину до трьох років, а також матерям-одиначкам не заборонено встановлювати випробувальний термін. Але, з іншого боку, звільнення за

However, difficulties may arise in determining the status of single mothers due to the fact that our legislation contains several definitions of this concept, depending on different contexts – for instance, for the purposes of social security provisions upon being hired, for the purposes of protecting such women from being dismissed and concerning the provision of additional social leave. We will not touch upon the topic of vacation in this article, but instead focus on defining the concept of a single mother for the purposes of providing her with social guarantees. Thus, a single mother can be deemed as follows: 1) A woman who is unmarried and whose child’s birth certificate does not indicate the identity of the child’s father, or if there is no record of the father submitted by the mother. If a record about the child’s father is based on the testimony of the mother, then a supporting statement from the Department of Civil Registration (Vital Statistics Office) should accompany the child’s birth certificate. 2) A widow. The documentary evidence in this case should be comprised of the child’s birth certificate and the death certificate of her spouse. 3) A woman who is bringing up and financially supporting her child by herself. This is the most ambiguous category, because the woman must prove that she is not only raising her child without a father, but also that she is the sole provider of that child. There is no clear list of the documents that are required in order to prove this. Thus, it is currently unknown just what documents may be considered as evidence of these facts? For example, it could be a certificate from the Department of Labor and Social Security that confers this woman status as a single mother or else a court order that deprives the child’s father of his parental rights. The irony is that the category of women outlined above enjoys so much protection under the law that she can easily get away with engaging in inappropriate behavior, such as systematically failing to carry out her official duties or performing them inadequately, coming to work late, skipping work, exhibiting drunkenness in the workplace or working under the influence of drugs. An employee does not have the right to dismiss such an

back to contents

результатами випробувального терміну розглядається як звільнення з ініціативи роботодавця. А, оскільки, статтею 184 КЗПП встановлено заборону на звільнення за ініціативою роботодавця, то звільнити за не проходження випробного терміну дану категорію роботодавець також не має права. Оптимальний вихід на сьогоднішній день, який зведе нанівець ризики судових розглядів – це домовитися зі співробітником розлучитися за угодою сторін. Хочемо звернути увагу на статтю 28 КЗПП, до якої часто роботодавці ставляться досить легковажно, вважаючи, що вказавши в наказі і трудовому договорі випробувальний термін, можна без проблем звільнити співробітника,який не сподобався, як того, який не пройшов випробувальний термін. Насправді працівник з легкістю може оскаржити в суді таке звільнення, якщо не буде належно оформлених документів. Для початку факт випробувального терміну необхідно закріпити в наказі про прийом на роботу і трудовому договорі (якщо такий підписується), причому з цим фактом співробітник повинен бути ознайомлений під підпис. Крім того, необхідно співробітника письмово ознайомити з його посадовими обов’язками, з правилами внутрішнього трудового розпорядку, техніки безпеки. Найкращим варіантом буде наявність плану роботи на випробувальний термін, в якому будуть фіксуватися терміни і якість виконуваної роботи. У разі незадовільного виконання роботи можна скласти відповідний акт, а також докласти письмове пояснення співробітника про причини незадовільної роботи. Подібні документи будуть служити незаперечним доказом незадовільного проходження випробувального терміну і причиною подальшого звільнення. На жаль, невідповідність співробітника корпоративній культурі компанії, її цінностям, особистісні якості співробітника не зафіксуєш ні в планах, ні в актах. Тому такі речі краще перевіряти до прийому на роботу, що може зробити досвідчений рекрутер на різних етапах співбесід. А якщо так уже сталося, що невідповідність працівника по особистісним якостям виявилася в процесі роботи, то знову ж таки, для мінімізації ризиків краще домовитися із співробітником розлучитися за угодою сторін.

Дайджест 69 піврічне видання | випуск #4

employee even in the case that she has committed theft. For example, upon learning about her extreme level of social security, such a woman, while working as a salesperson in a grocery store may regularly get away with pilfering goods, while taking advantage of her special protected status as a pregnant woman. Some employers establish a probationary period for this category of workers, since they are not included in the list of those outlined in Article 26 of the Labor Code, for whom it is prohibited to introduce a probation period. That’s right – for pregnant women, women with children under three years old and single mothers, employers are permitted to stipulate a probation period for such new personnel. However, on the other hand, the employee’s dismissal at the end of the probation period is regarded as a termination initiated by the employer. But due to the fact that Article 184 of the Labor Code prohibits their dismissal at the employer’s initiative, it can also be interpreted that the employer is actually not entitled to dismiss an employer in this category for failure to successfully pass the probation period. The optimal solution nowadays, which would nullify the risks of litigation, is to negotiate with the employee so that she leaves the company by mutual agreement. It is worth drawing attention to Article 28 of the Labor Code, which employers frequently fail to take seriously, considering that if a probation period is specified in the employment contract, they can easily dismiss those who they do not like and those who did not successfully pass the probation period. In fact, the worker can easily challenge the dismissal in court in the case that the respective documents have not been properly drawn up. To begin with, it is necessary to include the fact that there is a probation period in both the order on the hiring of an employee and the employment contract (if one is signed), and the employee should be made aware of this fact before it is signed. In addition, the employee should become acquainted with his official duties in writing, along with the relevant internal labor regulations and safety regulations. The best option is to have a concrete work plan for the period of the probationary period, which should specify the specific timing and quality of the work to be performed. In the case that the employee

Багато керівників вважають, що звільнення за угодою сторін – це дуже небезпечна і негарна стаття. Насправді, у випадку оформлення розірвання трудових відносин за угодою сторін виграють обидві сторони. Якщо роботодавець має твердий намір розлучитися зі співробітником, то підписавши заяву та/або угода про розірвання трудового договору, співробітник позбавлений права передумати і відкликати його, на відміну від звільнення за власним бажанням. Крім того у роботодавця немає зобов’язання виплачувати вихідну допомогу, як деякі помилково думають, але є таке право при бажанні. Не так давно, якщо співробітник мав намір ставати на облік у центр зайнятості, то йому однозначно вигідніше було звільнитися за згодою сторін, оскільки він міг набагато раніше почати одержувати допомогу з безробіття. Однак з приходом глобальної економічної кризи до Закону про загальнообов’язкове державне страхування на випадок безробіття були внесені зміни, і тепер для працівника абсолютно немає ніякої різниці за власним бажанням або за угодою сторін він звільнився – допомога починає виплачуватися з 91 календарного дня. Не варто шукати в записі про звільнення за п.1. ст.36 КЗПП якийсь таємний сенс або приховані негативні статті. Учасниками трудових відносин є обидві сторони, і обидві сторони мають право вирішувати, чи продовжувати такі стосунки чи ні. Не тільки роботодавцю може не підійти співробітник, співробітнику також може не сподобатися корпоративна культура компанії, відносини, що склалися, реальні функціональні обов’язки і т.п. Якщо як роботодавця при прийомі на роботу Вас буде бентежити ця стаття, то варто вислухати обидві сторони: поговорити про реальні причини звільнення з кандидатом і підняти це питання під час збору рекомендацій від попереднього роботодавця. На сьогоднішній день існує думка, що до «незручної» категорії працівників, яких при виникненні неприємних обставин, складно буде звільнити, належать також інваліди. Насправді інваліди не настільки захищені, як категорія жінок, про яких ми писали раніше. Так, існує зобов’язання у роботодавця дотримуватися нормативів

has inadequately performed her work, the employer can draft a document and make the employee give a written explanation as to the reasons for such an unsatisfactory performance. These documents should serve as conclusive evidence about the unsatisfactory completion of the probation period and the reason for the employee’s subsequent layoff. Unfortunately, however, any mismatch between the corporate culture and the values and personal qualities of the employee are not stipulated in any documented plans or regulations. It is for this reason that it is best to check out such things in advance of offering anybody employment, which can be done by an experienced recruiter at various stages of job candidates’ interviews. And if it just so happens that, during the course of one’s work, the employee’s personal qualities prove to be unsuitable for the position, it is once again advisable to minimize the risks by negotiating with the employee that she leave upon reaching a mutual agreement. Many managers perceive dismissing an employee on the basis of mutual agreement between the parties is actually a rather risky and ugly practice. But in fact, when the termination of employment is formalized by mutual agreement, this holds benefits for both parties. If an employer is determined to part with its employee, then upon signing a statement and/or agreement to terminate the employment contract, the employee is denied the right to change his mind and withdraw his resignation, as opposed to the situation when the employee decides to leave the company according to his own will. In addition, the employer is not obligated to pay the departing employee severance pay, as some mistakenly think; however, the employer does still have the right to do so should it desire. Not so long ago, if an employee wanted to register for unemployment benefits at the employment center, it was definitely more advantageous for him to leave by mutual agreement by the parties due to the fact that he could then start to receive unemployment benefits much earlier. However, when the global economic crisis began several years ago, some amendments to the Law on Compulsory State Unemployment Insurance were made and now, for the employee, there is absolutely no difference whether he has left the company

back to contents

робочого місця для інвалідів, але якщо прийнятий на роботу інвалід виявився п’яницею, злодієм, дебоширом, роботодавець не зобов’язаний його покірно терпіти так, як соціально захищених жінок. Його можна звільнити за відповідною статтею. Ті деякі пільги для інвалідів, які встановлені чинним трудовим законодавством України, стосуються більшою мірою права на більш тривалу щорічну відпустку, права на додаткову відпустку без збереження заробітної плати. Ретельно зважувати всі наслідки необхідно також, якщо звільняється директор. У даній ситуації проблема виникає не в плані захищеності трудовим законодавством, а в плані дотримання всієї бюрократичної процедури, яка може вплинути на працездатність компанії. Необхідно пам’ятати, що звільняти керівника компанії повинен той орган, який його наймав. Тобто для звільнення Директора Товариства з обмеженою відповідальністю, крім документів, що підтверджують правомірність звільнення з тієї чи іншої статті, обов’язкова наявність Протоколу зборів засновників, а для Голови правління Акціонерного товариства – Протокол зборів акціонерів. Крім того, необхідно обов’язково пройти процедуру перереєстрації у міськадміністрації, управлінні статистики, податкової адміністрації, переоформити право підпису в банку. Якщо є можливість спланувати терміни передачі влади між директорами, то краще вибрати час, вільний від необхідності подавати звітність в державні інстанції. Справа в тому, що в день звільнення старий директор втрачає права підпису. Не дивлячись на те, що новий директор набуває право підпису з дня вступу на посаду згідно з протоколом, можуть виникнути деякі заминки з боку податкових органів. Наприклад, на практиці бували випадки, коли інспектор відмовлявся приймати звіт за підписом нового директора, оскільки у нього в базі зареєстрований ще старий директор. Вирішити таку ситуацію можна, пред’явивши інспектору протокол зборів засновників (акціонерів) про зміну директорів.

Дайджест 71 піврічне видання | випуск #4

on mutual terms or whether he has resigned – either way, the unemployment allowance period will only begin starting on the 91st calendar day after terminating employment. According to Paragraph 1 of Article 36 of the Labor Code, there is no point in searching for some secret meaning or hidden negative articles in the records of dismissal. Both parties are participants in the employment relationship and both sides have the right to decide whether or not to continue this relationship. It is not only the case that the employee may not be suitable to the employer, but it may also occur that the employee may not appreciate the corporate culture, the relationship that has been established, the real work responsibilities entailed in the job, etc. If, as an employer, this article is disturbing to you upon hiring a new employee, you should listen to both sides: inform the job candidate about the real reasons for an employee’s dismissal and raise the issue during the course of collecting recommendations from previous employers. To date, there exists the perception that such physically disabled persons belong to the “inconvenient” category of workers, who are difficult to dismiss in situations where there are unpleasant circumstances for the business. However, in fact, people with disabilities do not enjoy as much social security as women workers, about whom we wrote earlier in this article. Yes, it remains true that employers are obligated to comply with a certain number of job positions held for disabled persons, but in a situation where such an employee ends up being a drunkard, a thief ora brawler, the employer is not obliged to submissively endure such people as is the case with the social security offered to women employees. According to the respective article of the Labor Code, such a person can be dismissed. The few benefits that are allowed to disabled persons, as established by the current labor legislation of Ukraine, largely concern the right for longer annual leave and the right to additional leave without pay. It is also worth weighing all of the consequences in the case that the director of the company is dismissed. In this situation, the problem that arises is not particularly linked

У будь-якому випадку, складно заздалегідь передбачити, як з часом складуться стосунки у компанії і співробітника. Тому варто грамотно з самого початку оформити всі документи, щоб не було потім «нестерпно боляче».

to social security under existing labor laws, but rather compliance with all the bureaucratic procedures that can affect the company’s performance. It is worth noting that, in that case that the CEO is to be dismissed, this is something that must be handled by the same body that hired him. In other words, in order to dismiss the director of a limited liability company, in addition to documents confirming the legality of the dismissal according to a certain article, it is also necessary to have the minutes from the founders’ meeting. When it comes to dismissing the chairman of the board of a joint-stock company, the minutes of the shareholders’ meeting are required. In addition, it is necessary for the company to go through the re-registration process at the city administration, the statistics division and the tax administration, as well as re-registering the relevant signatories at the bank. If it is possible to arrange the dates for transferring power between the outgoing and incoming directors, it is best to choose a time when the company is relatively free in terms of the need to submit reports to any state agencies. The fact is that, on the very day that the old director is dismissed, he effectively loses his signing authority. Despite the fact that the new director will be handed signing authority upon acceding to this position, in accordance with the meeting minutes, there still may be some degree of hesitation on the part of the tax authorities. For example, in practice there have been occasions when the inspector has refused to accept any reporting that has been signed by the new director, since the information contained in his database still lists the former director. This situation can only be resolved upon presenting the inspector the minutes from the founders (shareholders) meeting regarding the respective change in the company’s directors. In any case, it is difficult to foresee in advance how relations between the company and the employee will eventually develop. Therefore is worth, right from the outset, properly filling out all of the documents so that is will not be “excruciatingly painful” later on.

back to contents

Дайджест 73

піврічне видання | випуск #4

Посадові інструкції – бюрократія чи інструменти управління персоналом?

Job description are the bureaucracy or tools for HR management?

еред роботодавців на ринку України існують прямо протилежні думки щодо створення посадових інструкцій, положень про підрозділ та інших внутрішніх документів.

Одні компанії розглядають такі регулюючі документи як зайву бюрократію, інші використовують їх як управлінські інструменти для керівництва персоналом. Практично всі іноземні компанії та представництва практикують створення подібних документів, у той час як українські компанії, в більшості випадків, не розробляють посадові інструкції. Виняток становлять великі українські компанії, які змушені створювати внутрішні документи, щоб регламентувати і впорядкувати роботу підрозділів. Дійсно, посадові інструкції є чудовим інструментом для побудови ефективних бізнес-процесів, підвищення продуктивності роботи персоналу, спрощення процесу впровадження локальних інформаційних і великих ERP-систем. У даній статті ми б хотіли розглянути ставлення до посадових інструкцій з точки зору вимог трудового законодавства і з точки зору ризиків, які несуть компанії у зв’язку з наявністю або відсутністю посадових інструкцій. На сьогоднішній день в нормативних актах України не існує директивної вказівки на те, що посадові інструкції повинні розроблятися на кожного співробітника. Виняток становить Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників, який поки що не зареєстрований в Міністерстві юстиції (Випуск 1 «Професії керівників, професіоналів, фахівців та технічних службовців, які є загальними для всіх видів економічної діяльності»), затвер-

Some companies look upon such regulatory documents as elements of excessive bureaucracy, while other companies tend to use documents as administrative tools for the purposes of managing staff. Almost all foreign companies and representative offices are in the practice of drafting such documents, while, in most cases, Ukrainian companies tend not to develop job descriptions. One exception to this rule can be found in major Ukrainian companies, which are necessitated to create such internal documents in order to regulate and streamline the work of their individual departments (units). Undeniably, job descriptions constitute an excellent tool for companies to build effective business processes, to increase staff productivity, to simplify the process of implementing local informatics and major ERP-systems. This article considers the relationship with the job description in view of the requirements of existing labor legislation and also in terms of the risks that are incurred by a company due to the presence or absence of job descriptions. At present, regulatory documents in Ukraine offer no guidance to the effect that individual job descriptions should be developed for each employee. The exception to this is the Reference Guide to the Qualifications of Workers’ Professions, which have still not been registered with the Ministry of Justice (Issue 1 “The professions of managers, professionals, specialists and technical staff,

mong the employers existing on the Ukrainian market, one will find opposing views with respect to the drafting of job descriptions and regulations about its departments (units), as well as other internal documents.

джений наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 29.12.2004 р. № 336 (далі – Довідник). Відповідно, є право вважати не обов’язковим розробку посадових інструкцій. Однак, з іншого боку, роботодавцю потрібно регулювати трудовий процес колективу. Посадові інструкції повинні описувати прямі обов’язки фахівця, сферу його компетентності та відповідальності, критерії оцінки ефективності його роботи, взаємозв’язок між різними підрозділами в компанії. І якщо все це в них відображено, і що не мало важливо, відповідає реальному стану речей, то компанія отримує в руки відмінний інструмент управління персоналом, значно полегшує вирішення багатьох кадрових проблем. Для працівника хороша посадова інструкція – це настільна книга по його щоденній роботі. У ній чітко прописано, що, коли і в якому обсязі він повинен робити, за що він отримує заробітну плату і за що в деяких випадках може бути покараний. Посадова інструкція для нового працівника – своєрідний «Навігатор» по компанії, і, якщо він буде чітко слідувати у вказаному напрямку, то зможе самостійно досягти необхідного результату. Багато роботодавців відмовляються від підписання посадової інструкції, оскільки вважають, що вона захищає інтереси тільки співробітника. Адже працівник розуміє, що нічого іншого, крім того, що зазначено в посадовій інструкції, він робити не повинен (стаття 31 КЗПП передбачає, що роботодавець не має права вимагати від працівника виконання роботи, не обумовленої трудовим договором), а якщо і буде виконувати, то за додаткову плату. При цьому роботодавці часто забувають, що даний документ також захищає і компанії від недисциплінованих і некваліфікованих працівників. Посадова інструкція просто необхідна, якщо керівнику знадобиться залучити працівника до дисциплінарної відповідальності, наприклад за невиконання своїх функціональних обов’язків, адже погодьтеся, що не можна карати за те, чого, по суті, не існує. Останнім часом багато працедавців зіткнулися з тим, що захищати свої порушені права працівники стали в судовому

which are common to all types of economic activity”), approved by the Ministry of Labor and Social Policy of Ukraine Decree no. 336, dated December 29, 2004 (hereinafter referred to as the Reference Guide). Accordingly, companies have the right to consider the drafting of job descriptions as a non-compulsory activity. However, on the other hand, employers do indeed need to introduce changes in the working process of their respective staff body. Job descriptions should include a description of the direct responsibilities of an individualcompany employee, the scope of his competence and responsibility, and the criteria for evaluating the effectiveness of his work, as well as the relationship between the different departments (units) within the company. If all of these details are reflected in this document and, equally as important, if this information really corresponds to the actual state of affairs, then the company effectively receives an excellent tool for managing its personnel, which greatly facilitates the resolution of many HR-relatedissues. From the employee’s perspective, a wellwritten job description is like a reference book that he can use in his day-to-day functions. This document clearly spells out exactly what should be done, when and to what extent it should be done, clarifying what specifically he receives his salary for and, in some cases, for what activities (or inactivity) he may be reprimanded. For a new employee, the job description also serves as a kind of “navigator” in relation to the company and, should he closely follow the job details laid out in this document, he should be able to independently achieve the result that is required of him at work. The fact is that, at present, many employers refuse to sign off on a job description due to the fact that they think that it only protects the employee’s own interests. After all, the employee realizes that he is not obligated to do anything other than those tasks that areindicated in the job description (Article 31 of the Labor Code of Ukraine stipulates that the employer does not have the right to require an employee to perform any work that is not outlined in the employment contract), and that if he does perform such work, then it should be done for an additional fee. At the

back to contents

порядку. Суд стає головним рішенням як звільнення за невідповідність займаній посаді, так і за порушення внутрішнього трудового розпорядку. Всі ми прекрасно знаємо, що КЗПП передбачає вичерпну кількість підстав для звільнення працівника з ініціативи роботодавця. І якщо правомірно звільняти за прогул роботодавці навчилися, то формулювання «у зв’язку з невиконанням посадових обов’язків» або «невідповідність займаній посаді» часто застосовують невірно. Вірніше застосовують, не маючи для цього законних підстав. Адже як довести на словах, що менеджер з маркетингу погано справляється зі своїми професійними обов’язками, а менеджер з продажу погано продає в закріпленому за ним регіоні? Без наявності письмових доказів, компанії буде дуже складно довести в суді дотримання вимог законодавства в момент звільнення працівника. Якщо ж ми висунемо посадову інструкцію, в якій буде чітко прописано, що і як повинен працівник виконувати, то питання вирішиться саме собою. При цьому не варто забувати, що з інструкцією працівник повинен бути ознайомлений під підпис. Адже не даремно говорить народна мудрість: «Що написано пером, не вирубаєш і сокирою». В іншому випадку, якщо в суді роботодавцю не вдасться довести свою правоту, то його зобов’яжуть не тільки відновити співробітника на роботі, але і виплатити йому всі належні суми (середній заробіток за час вимушеного прогулу, моральну шкоду і т.д.). Відповідно, посадові інструкції захищають інтереси обох сторін, підвищують ступінь дисципліни в компанії, збільшують ефективність роботи співробітників, а також гарантують роботодавцю можливість звільнення співробітників, які не виконують свої обов’язки, без наступних судових ризиків.

Дайджест 75 піврічне видання | випуск #4

same time, employers often forget that this document also serves to protect the company from employees who prove to be undisciplined and/or unqualified.The job description proves to be simply indispensable in cases where the company’s management needs to bring an employee to disciplinary action, such as when an employee fails to perform his functional responsibilities. After all, how can the employer ultimately enforce any penalties for such things that, in fact, do not exist (i.e. if they have never been set down on paper)? As of recent, many employers have been challenged with a new problem: many employees (and former employees) are now filing legal proceedings against their employers in order to protect themselves agains twhat they consider to be a violation of their rights as workers. The court is becoming important in making major decisions such as those concerning an employee’s dismissal due to being unfit for a particular position or for violating internal labor regulations. We are all aware that the Labor Code of Ukraine provides acomprehensive list of reasons that an employer may justifiably dismiss an employee. In the case that an employee is lawfully dismissed for absenteeism, for instance, many staffers and managers have learned and use the phrase “in connection with the failure to perform official duties” or “due to being unfit for the position”, but these expressions are often used incorrectly in this context. In other words, such measures are used without any actual lawful grounds for such practice. After all, how is it possible toliterally prove that the marketing manager has poorly coped with his professional duties and that the sales manager is not doing a good job with sales in the region that he is responsible for? Without any written evidence to support its claims, it will be very difficult for a company to prove in court that it was observing existing legal requirements at the time that the employee was dismissed. On the other hand, if the employer is able to produce a job description, which clearly states what the employee should do and how he should do it, this question is effectively resolved in its own. At the same time, we should not forget that the job description must also be acknowledged by obtaining the employee’s signature. It is not in vain that the

proverb says, â&#x20AC;&#x153;What is written with a pen, is not cut down with an axâ&#x20AC;?. Otherwise, if the employer is not able to prove that he is in the right during court proceedings, he will then be obliged to not only reinstate the employee as part of its workforce, but also pay him all of the required amounts owing (remuneration for the average earnings for the period that he was necessarily not coming to work, compensation for moral damage, etc.). Based on the above provided information, it is clear that the job description is actually designed to protect the interests of both sides, to improve the degree of discipline within the company, to increase employee productivity, and to ensure that the employee has the possibility to dismiss staff members who fail to perform their duties without subsequently facing any legal risks.

back to contents

Дайджест 77

піврічне видання | випуск #4

Що новий кодекс нам готує – покращення чи ризик там чатує?

What does the new Labor Code have in store for us – an improvement or risk?

очаток 2012 року викликав пожвавлення та активне обговорення прийняття нового Кодексу Законів України про Працю (тут та далі КЗПП).

Експерти та урядовці впевнені, що новий КЗПП України буде прийнятий Верховною Радою в другому читанні та затверджений Президентом України ще в 2012 році. Зважаючи на проходження проекту при першому читанні в Верховній Раді, навряд чи урядовці внесуть суттєві зміни до поточного варіанту Кодексу, а отже ми можемо вже зараз розглянути зміни та оцінити вплив нового Закону на діяльність компаній. Основні принципи, на яких побудований Трудовий Кодекс України, залишись незмінними. Держава піклується та забезпечує право на працю, працевлаштування, відповідальність роботодавців і працівників, контроль за дотриманням праці та інше. Змінилися деякі механізми взаємодії під час трудових відноси і найбільш вагомі зміни відбулися у частинах: прийому на роботу, надання відпусток, звільнення і т.д. В загалі, новий Кодекс являє собою поєднання Кодексу про працю, Закону про відпустки, Інструкції про відрядження, нормативних актів, які регулюють підсумований облік робочого часу і т.д. Наявність одного законодавчого акту, який регулює відносини між роботодавцем та працівником звичайно полегшить роботу юристів, бухгалтерів та інспекторів по кадрам, які повинні організовувати обіг документів між компанією та її працівниками. З іншої сторони, наявність єдиного джерела інформації є також перевагою і для співробітників, яким буде легше відслідковувати дотримання своїх прав.

Experts and officials are confident that the new Labor Code of Ukraine will be passed by the Verkhovna Rada (Parliament) upon second reading and that it will be approved by the President of Ukraine in 2012. Considering that this draft legislation has already passed at first reading in the Verkhovna Rada, it is unlikely that officials will introduce anysignificant changes to the current version of the Labor Code and, therefore, already now we can consider the changes that have been made to date and to assess the impact that this new legislation will have on companies in Ukraine. The basic principles upon which the Labor Code of Ukraine is founded essentially remain unchanged. The State shall promote and ensure the right to work andto secure employment, and the responsibilities of employers and employees, as well as monitoring to ensure compliance with labor provisions and so on. What has changed are some of the mechanisms of interaction during the course of the employment relationship, while the most significant changes have occurred in terms of the hiring of new employees, granting leave, dismissal, etc. In general, the new Labor Code constitutes a combination of the original Labor Code, the Law on holidays, Instructions for business trips, normative regulations governing employees’cumulativeattendance at work, etc. Of course, the existence of a legislative act that governs the relationship between employer and employeeexpedites the work required of lawyers, accountants and inspectors with respect tothose staff members charged with the task of organizing the circulation of the necessary

he beginning of 2012 has triggered a revival and a more active discussion about the new Code of Laws of Ukraine on Labor, as well as its adoption (hereinafter referred to as the “Labor Code”).

Чому ж тоді, новий Трудовий Кодекс України викликав занепокоєння з обох сторін. Розглянемо в нижченаведеній таблиці найбільш критичні зміни, які повинні бути вріховані компаніями для запобігання адміністративного покарання та судових позовів.

№ 1

documents between the company and its employees. On the other hand, the fact that there is a single source of information is also an advantage for employees, who will find it easier to monitor the observance of their rights. Why is it then that the new Labor Code of Ukraine has caused concern by parties on both sides? To gain a better understand of this, let’s consider the most critical changes that companies must take into account in order to avoid administrative penalties and lawsuits – we have summarized them in the form of a table. Зміни в бізнеспроцесах компанії, відповідальність компаній

Зміни в КЗПП

Встановлення броні та квоти для осіб, які потребують соціального захисту: • вагітні жінки, особи з дітьми до 6-ти років • особи передпенсійного віку • одинокі матері і батьки • особи, звільнені після відбуття кримінального покарання • неповнолітні

• Подання звіту в Центр Зайнятості про наявність вільних місць по квоті протягом 5-ти днів • У разі відмови в прийнятті компанія повинна сплатити компенсацію соціально незахищеній особі у двократному розмірі мінімальної з\п

Коментарі

Процедура та регламент поки що не існує

Прийняття на роботу: 2

Підставою прийняття на роботу є трудовий договір, який описує: • місце роботи • час дії договору • трудова функція • умови оплати • режим праці • охорона праці Умови надання матеріальних благ, особливості розірвання трудового договору визначаються окремою угодою.

Роботодавець окрім наказу на прийом, повинен тепер підписувати трудову угоду до виходу співробітника на роботу, а також окремі угоди, які регулюють питання надання матеріальних благ та звільнення

Держава буде надавати форму трудового договору, яка буде носити рекомендаційний характер

Роботодавець зобов’язаний надати працівникові роботу відповідно до укладеного трудового договору

У разі відмови, працівник має право на стягнення заробітної плати до дня початку роботи.

Іншими словами, у випадку відстрочки виходу працівника через вину роботодавця, останній все одно повинен сплатити з/п

Роботодавець повинен під час прийому вимагати від працівника свідоцтво про загальнообов’язкове державне соціальне страхування

back to contents

Дайджест 79

піврічне видання | випуск #4

Звільнення 5

Підстави звільнення: • відмова працівника включити до трудового договору пункти про нерозголошення комерційної таємниці і т.д., за наявності права на це роботодавця • відмова обраного кандидата від укладання трудового договору • відмова працівника від переміщення на інше робоче місце у випадку, якщо змінюються умови транспортної доступності

Нові підстави звільнення

У випадку скорочення, роботодавець може звільнити працівника з роботи не пізніше ніж протягом 4-х місяців після попередження

Збільшення строків роботи працівника з моменту повідомлення. Наразі строк становить 2 місяці.

За письмовою згодою працівника одночасно зі звільненням йому надаються невикористані дні щорічної та соціальної відпустки Гарантії працівникам

У разі звільнення, роботодавець зобов’язаний видати рекомендаційну характеристику

Компанія повинна буде внести зміни в бізнес-процеси, пов’язані з управлінням персоналом

Збереження місця роботи для хворих на туберкульоз на весь період тимчасової непрацездатності Роботодавцеві забороняється надавати третім особам будь-яку інформацію про причини звільнення, а також характеристику про працівника Час, необхідний для прибуття працівника до місця виконання трудових обов’язків, до робочого часу не включається

Компанія повинна буде внести зміни в бізнес-процеси, пов’язані з рекрутингом та управлінням персоналом

Форма та зміст рекомендацій не р е гл а м е н т у є т ь с я законодавством

No. 1

Changes in the Labor Code of Ukraine Implementing reserved workplaces and quotas for people deemed to be in need of social protection: • Pregnant women and individuals who have children less than six years of age. • A person close to retirement age. • Single parents (mothers or fathers). • Persons who have been released after serving a criminal sentence. • Minors.

Changes in the business processes for companies and in corporate liability • The requirement to submit reports to the Employment Center as to the availability of a quota-based vacancy within a period of 5 days. • In the case that the company refuses to accept the candidate for employment, the company should pay financial compensation to such a socially vulnerable person in the amount equivalent to twice the minimum wage.

Comments

There are still no procedures or regulations in existence.

Hiring of new employees: 2

The basis for hiring a new employee is the employment contract, which should specify the following: • The place of work • The duration of the contract • The job tasks/ responsibilities • The terms of payment • The work hours/ schedule • Occupational health and safety The terms and conditions associated with the provision of remuneration, as well as the particularities regarding the termination of the employment contract, shall be determined by a separate agreement.

Apart from the order on the hiring of the new employee, the employer must now also sign an employment contract prior to the employee commencing his/her employment, in addition to separate agreements governing the provision of remuneration and the issue of dismissal.

The State will present the employer a form for the employment contract, which is largely advisory in nature.

The employer shall provide the employee with work in accordance with the signed employment contract.

In the case that the company refuses to hire the person, the employee shall be entitled to recover wages up to the date of the employment’s commencement.

In other words, in the case that the starting date of the employee’s work term is delayed due to the fault of the employer, the latter is still obligated to pay salary to the employee.

At the time of hiring an employee, the employee shall require him/her to provide evidence that he/she has compulsory state social insurance.

Dismissal of employees: 5

Reasons for dismissal: • The employee has refused to include items about the non-disclosure of trade secrets, etc. in the employment contract given that the employer has the right to do that. • The selected job candidate has refused to sign an employment contract. • The employee’s refusal to relocate to another job site in the case of a change in the conditions of transport accessibility.

There are new grounds for the dismissal of an employee.

In the case of downsizing, the employer may dismiss an employee from work no later than four months after the date of being notified of this fact.

Upon the written agreement of the employee, at the same time as his dismissal, he/she is granted the remaining days of his/her unused annual holiday leave and social leave.

An increase in the employee’s period of employment dated from the date that such notification was given. At present, the respective period is two months.

Guarantees for employees: 8

In the case of dismissal, the employer is obliged to provide a testimonial (job recommendation) for the employee.

The company shall be required to introduce changes to business processes associated with its personnel management.

The form and content of the presented recommendations are not regulated by any legislation.

The reservation of workplaces of employees who are ill with tuberculosis for the entire period of their temporary disability. The employer is prohibited from granting any information to third party about the reasons for the dismissal, as well as a description of the employee without first receiving his/her prior consents.

The company shall be required to introduce changes in business processes that are related to its recruitment and personnel management.

The time required for the worker to arrive at the place where the work duties are performed shall not be included in his/her working hours.

Переваги для роботодавця: 1. Краще тлумачення умов роботи на дому. Наразі чинний трудовий кодекс досить обмежено трактує положення роботи на дому, що створює незручності, як для компанії так і для перевіряючих органів, оскільки існують обмежені інструменти для регулювання цього питання. 2. Більш чітке тлумачення застосування графіків змінності, графіків виходу на роботу, підсумованого обліку робочого часу. Наразі чинний трудовий кодекс досить обмежено трактує ці режими роботи співробітників, що обмежує можливість компаній застосовувати їх в своїй діяльності. 3. Підвищення статусу внутрішнього нормативного акту Компаній, яким можуть регулюватися питання прийому, звільнення і т.д. Області для додаткової уваги з боку Компанії: 1. Збільшення строку звільнення працівника під час скорочення 4. Посилення відповідальності робо-

The benefits to the employer are as follows: 1. A better interpretation of the conditions of home-based employment. At present, the current Labor Code provides a rather limited interpretation of home-based employment, thus creating an inconvenience for both the company and for the relevant state inspection bodies due to the fact that there are rather limited instruments for regulating this particular issue. 2. A clearer interpretation of the use of the graphics related to working shifts, pertaining to the commencement ofwork, and employees’ cumulative attendance. At present, the current Labor Code is rather limited in terms of its interpretation of employee’s work schedules, which limits companies’ ability to apply them in their operations. 3. Raising the status of the company’s internal regulations, which could regulate issues such as the hiring and dismissal of employees, etc.?

тодавця за розголошення персональної інформації про чинних та колишніх працівників. Зокрема заборона надавати будьяку характеристику чи відгуки про роботу колишніх співробітників без їх згоди. 5. Внесення змін у порядок та строки надання відпусток (наприклад, надання роботодавцю можливості одночасно відправити всіх співробітників у щорічну відпустку, надання оплачуваної відпустки жінкам для медичного обстеження в разу взяття на облік, збільшення строків надання відпустки без збереження заробітної плати і т.д.) 6. Зобов’язання працевлаштовувати соціально незахищені верстви населення згідно квот. Як бачимо, новий Трудовий Кодекс створює і переваги і зони ризику для компаній. Звичайно, що наразі більшість змін потребують наявності інструкцій з боку Міністерств України, які будуть роз’яснювати механізм застосування тих чи інших змін. Наприклад, якщо розглядати пункт про введення квот щодо прийому соціально незахищених осіб, то незрозуміло чи будуть встановлюватися квоти на кожну категорію осіб (вагітні, передпенсійного віку і т.д.), чи потрібно платити компенсацію кожному з осіб, яким буде відмовлено в працевлаштуванні або платити штраф один раз на рік і т.д. А відтак кожна компанія повинна вже зараз максимально адаптувати свої бізнес-процеси в області управлінні персоналом, щоб потім в стислі строки не впроваджувати зміни на підприємстві.

The areas for further attention on the part of companies are as follows: 1. The extension of the latest date for an employee’s dismissal in the case of downsizing at the company. 2. Strengthening the employer’s liability for the disclosure of personal information about current and former employees. In particular, this concerns the prohibition on employers to provide any response or feedback on the work of former employees without first receiving their prior consent to do so. 3. Introducing changes to both the procedure and the time periods for granting holiday leave to employees (for example, providing the employer the opportunity to simultaneously send all employees on annual leave, providing paid leave to women to undergo a medical examination during the time that they are officially registered, and increasing the time period for granting leave without pay, etc.). 4. The obligation to employ people from among the socially vulnerable segments of the population, in accordance with the Labor Code of Ukraine. As we can now see, the new Labor Code presents benefits, as well as creating risky issues for companies. Of course, now most of the changes require forthcoming instructions from various ministries in Ukraine, which will clarify the mechanism involved in applying this or that change. For example, if we consider the point about the introduction of quotas for hiring socially vulnerable persons, it remains unclear as to whether such quotas will be set for each separate category of vulnerable persons (i.e. pregnant women, people close to retirement age, etc.). It is also not clear whether employers will have to provide financial compensation to each individual from these categories who will be denied employment or whether the company will be able to just pay a fine once a year. Yet other questions remain to be clarified. Consequently, already now, each company should, as much as possible, adapt its business processes in the field of human resources so that later, it will not have to implement such changes within the company within a very short period of time.

back to contents

Дайджест 83 піврічне видання | випуск #4

Опублікований матеріал є інтелектуальною власністю компанії. Передруковувати цей  матеріал заборонено The published materials are the intellectual property of the company. The reproduction of this material is prohibited.