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Job Analysis, Job Description e Job Posting

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INDICE Premessa ................................................................................................................................................................................... 3 La job analysis .......................................................................................................................................................................... 4 La Job description.................................................................................................................................................................... 6 Il Job posting............................................................................................................................................................................. 7

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Premessa La crescita della competitività e il rapido sviluppo tecnologico a cui sono sottoposte le imprese, implicano rilevanti e imprescindibili cambiamenti nella gestione delle risorse umane. In questo processo di forte cambiamento diventano sempre più fattori strategici di successo le persone, le loro competenze, il livello di motivazione e l’impegno che vogliono e possono esprimere all’interno del lavoro e delle responsabilità loro assegnate. Per questo motivo anche le piccole imprese devono basarsi , basati su nuovi criteri di economicità e qualità, su responsabilità verso obiettivi e risultati, sulla semplificazione-miglioramento dei processi, sull’innovazione dei sistemi di gestione del personale ispirati alla centralità delle persone e delle competenze. Gli strumenti che saranno presentati di seguito, sono necessari per poter arrivare ad una gestione avanzata delle risorse umane (valutazione o classificazione delle posizioni, programmi di formazione e sviluppo, sistemi di Compensation &Benefits. Il primo step che un’impresa deve fare per poter utilizzare questi strumenti è la job analysis che consiste nel raccogliere informazioni sui comportamenti di una specifica posizione lavorativa con l'obiettivo di produrre una job description. Il secondo step è appunto quello della job description. Si tratta di presentare i dati raccolti con la job analysis in una descrizione analitica e formalizzata di una posizione. La job description indica il nome della posizione, le sue finalità principali, la posizione in organigramma e le principali mansioni. La job description può essere utilizzata per vari scopi quali ad esempio la valutazione delle posizioni e la ricerca e selezione del personale. La job description è alla base anche del job posting. Con questo strumento si ha l’obiettivo di rendere trasparente la selezione interna all’azienda tramite la pubblicazione di annunci sui canali di comunicazione aziendali. L’esigenza di verificare la congruenza tra risorse e obiettivi, la rispondenza tra obiettivi e risultati, l’allineamento tra strategie generali e di settore, l’armonizzazione delle strategie ed il contesto esterno ed interno, generano la necessità di sviluppare metodologie e approcci operativi al controllo ed al monitoraggio delle attività appropriati al contesto specifico delle organizzazioni pubbliche.

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La job analysis Consiste in un insieme di metodi per analizzare i requisiti e le componenti per una determinata posizione. La job analysis è un processo di raccolta informazioni su comportamenti o risultati osservabili all'interno di una posizione lavorativa, con l'obiettivo di produrre una job description o procedere alla valutazione o classificazione delle posizioni, nonché per supportare programmi di formazione e sviluppo, i sistemi di flusso e i sistemi di Compensation &Benefits. Il risultato di una job analysis è un elenco di compiti (tasks), cioè la descrizione delle azioni normalmente associate alla posizione, seguito dalle cosiddette CCAeaC (Conoscenze, capacità, abilità e altre caratteristiche, in inglese: KSAOs Knowledge, Skills, Abilities and Other characteristics) richieste per la posizione. Le informazioni ottenute servono a calibrare gli strumenti di selezione (test, questionari e interviste) sui contenuti richiesti dalla posizione.

Esistono diversi approcci per condurre un'analisi: 

Il task inventories presuppone l'identificazione di compiti ("tasks"), tipicamente dopo aver condotto delle interviste ad alcuni "esperti" della posizione (job incumbents). Successivamente i vari compiti vengono classificati per importanza. Questo approccio ha lo svantaggio di non fornire informazioni sulle KSAOs (sono di solito dedotte), rendendo difficili le comparazioni tra famiglie di posizioni. L'analisi di posizione funzionale (functional job analysis - FJA) è una tecnica basata sui compiti (o orientata al lavoro). L'attenzione è focalizzata sull'azione svolta, il risultato osservabile, gli strumenti utilizzati, e il grado di responsabilità della posizione. Gli elementi della posizione ricevono un punteggio a seconda della relazione con dati (0-6), persone (0-8) e oggetti (0-9), dove punteggi bassi rappresentano un'alta complessità. Questo approccio consente di comparare le posizioni presenti in azienda secondo una metrica comune. L'analisi orientata al lavoratore (worker oriented analysis) ha come metodo l'identificazione delle caratteristiche o dei comportamenti del lavoratore. A questo approccio appartiene il Fleishman job analysis system (F-JAS).

La job analysis può essere condotta utilizzando uno o più dei seguenti sistemi:    

Intervista con una o più persone che ricoprono la posizione o ai loro superiori Focus group con persone che ricoprono la posizione Osservazione diretta o videoregistrata della persona che ricopre la posizione Esame di mansionari, manuali delle procedure, profili professionali, contratti di lavoro e altre fonti scritte

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La task analysis è l’analisi approfondita di una mansione svolta nell’ambito di una posizione lavorativa. Per ogni mansione vengono analizzate le attività manuali e mentali necessarie per svolgerla, durata, frequenza, condizioni ambientali, attrezzature e vestiario necessario e ogni altro elemento significativo per il suo svolgimento. Può essere realizzata anche per altri scopi, ad esempio:   

Per ridurre o capire i motivi per cui si è verificato un infortunio Per migliorare le modalità di lavoro Per progettare o modificare un macchinario o un software

Esempio di questionario per la job analysis: Nome della figura professionale Quali sono i requisiti formali (titoli) per svolgere questo lavoro? Quante ore lavora settimanalmente? Le capita spesso di spostarsi? Quali sono i compiti principali della posizione? Quali sono i compiti secondari? Quanto tempo richiede ciascun compito? Qual è la frequenza di ciascuno dei compiti? Quali sono i compiti più difficili? Quali sono i risultati tangibili e intangibili di ciascuna delle mansioni elencate? Quali sono le responsabilità proprie di ciascuna delle mansioni elencate? Qual è la sequenza delle principali azioni necessarie per svolgere ciascun compito? Quali sono i materiali, l’equipaggiamento e/o le attrezzature necessarie? A quali posizioni risponde all’interno dell’azienda e quali posizioni coordina chi ricopre la posizione analizzata? Con chi comunica all’esterno dell’impresa? Quali sono le principali somiglianze e differenze con altri ruoli all’interno dell’azienda? Quali possono essere i criteri di valutazione per la posizione? Quali possono essere le caratteristiche personali adatte in termini di esperienze, conoscenze, capacità, tratti di personalità? Quali sono i rischi legati al lavoro? Altri commenti, note, suggerimenti

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La Job description Consiste nella descrizione analitica e formalizzata per iscritto delle principali caratteristiche di una posizione. La job description indica il nome della posizione, le sue finalità principali, la posizione in organigramma, le principali mansioni. In aggiunta può indicare i metodi, le attrezzature utilizzate e le responsabilità legate al ruolo. Può essere utilizzata per:  

La valutazione della posizione stessa L’attività di selezione esterna ed interna (per es. il job posting)

Nella job description troviamo i requisiti professionali, le condizioni ambientali, il livello di autonomia e responsabilità, i principali compiti e obiettivi che la persona/candidato deve svolgere. La possibilità di ottenere una job description accurata diventa più remota (e spesso superflua) in un contesto aziendale dinamico. Inoltre, in collaborazione con la line, può essere definito il profilo della persona ideale. Ciò permette ai candidati di valutare la propria adeguatezza e ai selezionatori di operare con maggiore velocità e di evitare errori di valutazione (per es. il mirroring: la tendenza del selezionatore a scegliere i candidati che rispecchiano i suoi valori e la sua cultura). Profilo professionale Il profilo professionale è una job description decontestualizzata. Mentre la job description viene realizzata con riferimento a una determinata impresa, il profilo professionale costituisce un profilo ideale e generico di una determinata posizione lavorativa diffusa nel mondo produttivo. Il continuo cambiamento del mondo produttivo porta un costante oblio/creazione/trasformazione di profili professionali. I profili professionali servono soprattutto per:  

L'orientamento: l'operatore di orientamento invita i propri clienti a leggere profili professionali quando è necessario far loro approfondire la conoscenza del mondo delle professioni. Mettere a punto corsi di formazione.

Schema di job description 1. Nome della posizione 2. Scopo della posizione 3. Collocazione gerarchica della posizione 4. Mansioni 5. Caratteristiche richieste per svolgere le diverse mansioni (qualifiche, esperienze, conoscenze, capacità, tratti caratteriali) 6. Disponibilità a mobilità e trasferimenti Dati opzionali a seconda della finalità della job description: 7. Settore aziendale a cui la posizione appartiene 8. Sede 9. Data, realizzazione e ultimo aggiornamento della job description 10. Persona (e/o firma della persona) che l’ha approvata 11. Nome, data e firma della persona che ricopre quella posizione 12. Numero di persone in impresa che ricoprono quella posizione 13. Costo medio addetto 14. Possibilità e modalità di carriera 15. Abbigliamento specifico o strumenti tecnici utilizzati nelle diverse mansioni 16. Condizioni di lavoro inclusi possibili rischi 17. Orario di lavoro 18. Livelli di prestazione minimi o desiderati

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Il Job posting I sistemi di job posting hanno l’obiettivo di rendere trasparente il mercato interno del lavoro e i percorsi di mobilità aziendali. Tramite la pubblicazione degli annunci, i collaboratori possono valutare se inviare la candidatura. Uno dei rischi del job posting è la gestione della persona che ha ricevuto un feedback negativo sulla propria domanda. È molto importante esplicitare in modo chiaro le motivazioni, altrimenti il rifiuto può portare alla demotivazione. Inoltre, se non viene accuratamente gestito, questo strumento genera tra i collaboratori rivalità interne che potrebbero non giovare al clima organizzativo. Schema di job posting PROFILO (Reparto) Scopo posizione:

L’attività comprende: • • • • • Requisiti richiesti:

Termine presentazione domanda:

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Documento redatto da: Dott. Salvatore Pisano – sapisano85@libero.it Per maggiori informazioni visita il link: http://www.ebcconsulting.com/h1-hrms-pubblica-amministrazione.html

Per qualsiasi informazioni aggiuntiva potete consultare il sito di EBC Consulting: http://www.ebcconsulting.com/

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Andrea Sabattini – 15 novembre 2010

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