Guía 2. Gestión del conocimiento by EANESTU

Guía 2. Gestión del conocimiento Importancia de la Implementación de la Gestión del Conocimiento en la Empresa ESPROCONS S.A.S En la presente guía sobre gestión del conocimiento y la implementación o uso que la compañía de estudio ESPROCONS S.A.S. realiza al interior y exterior de la misma, partiremos entendiendo que es el conocimiento y la importancia que el mismo trae a las organizaciones, y de esta manera poder realizar el diagnostico de que en la actualidad aplica o no ESPROCONS en sus procesos. El conocimiento que es todo el conjunto de cogniciones y habilidades con los cuales los individuos suelen solucionar problemas, comprende tanto la teoría como la práctica, las reglas cotidianas al igual que las instrucciones para la acción, el conocimiento se basa en datos e información, pero a diferencia de éstos siempre está ligado a las personas; forma parte integral de los individuos y representa las creencias de éstos acerca de las relaciones causales (Probst, Raub y Romhardt, 2001, p. 24). El conocimiento tiene su origen en la percepción sensorial, después llega al entendimiento y concluye finalmente en la razón. Se dice que el conocimiento es una relación entre un sujeto y un objeto. El proceso del conocimiento involucra cuatro elementos: sujeto, objeto, operación y representación interna (el proceso cognoscitivo). La ciencia considera que, para alcanzar el conocimiento, es necesario seguir un método. El conocimiento científico no sólo debe ser válido y consistente desde el punto de vista lógico, sino que también debe ser probado mediante el método científico o experimental. La forma sistemática de generar conocimiento tiene dos etapas: la investigación básica, donde se avanza en la teoría; y la investigación aplicada, donde se aplica la información. Cuando el conocimiento puede ser transmitido de un sujeto a otro mediante una comunicación formal, se habla de conocimiento explícito. En cambio, si el conocimiento es difícil de comunicar y se relaciona a experiencias personales o modelos mentales, se trata de conocimiento implícito. (Pérez, 2008) La forma sistemática de generar conocimiento tiene dos etapas: la investigación básica, donde se avanza en la teoría; y la investigación aplicada, donde se aplica la información. Cuando el conocimiento puede ser transmitido de un sujeto a otro mediante una comunicación formal, se habla de conocimiento explícito. En cambio, si el conocimiento es difícil de comunicar y se 1

Guía 2. Gestión del conocimiento relaciona a experiencias personales o modelos mentales, se trata de conocimiento implícito. (Pérez, 2008) Ilustración 1. Diferentes conocimientos DIFENTES CONOCIMIENTOS

Fuente: Creación propia de los autores. (2020) Podemos ver que dado a que la empresa de estudio es de ingeniería civil, se encuentran los diferentes conocimientos, ya que por dar un ejemplo los ingenieros aportan un conocimiento científico mientras un colaborador de obra brinda tácito o intuitivo, tiene conocimiento de la obra, pero no está en la capacidad de diseñar un plano de construcción. Esto lo podemos ir observando en cada departamento de la empresa, lo ideal es poder ir clasificando los diferentes conocimientos y los aportes que puede dar cada integrante de ESPROCONS S.A.S. a la organización, para ello se hace indispensable tener en cuenta la gestión del conocimiento ya identificado.

Guía 2. Gestión del conocimiento Gestión del Conocimiento Es el proceso por el cual una organización, facilita la trasmisión de informaciones y habilidades a sus empleados, de una manera sistemática y eficiente. Las informaciones y habilidades no tienen por qué estar exclusivamente dentro de la empresa, pueden estar o generarse fuera de ella. Es una actividad que podría hacerse cotidianamente, como una de las tantas a las que se enfrenta cualquier empleado en su “día a día”. Obviamente este proceso implica técnicas para capturar, organizar y almacenar el conocimiento para transformarlo en un activo intelectual que preste beneficios y se pueda compartir posteriormente y para ello existen innumerables herramientas apoyadas en la tecnología, sin embargo, la decisión de utilizarlas queda en manos de los mismos procedimientos que defina la organización. (Perego, 2015). Por otra parte, para Harvard Business Review (2003, p. 7). “Es el proceso sistemático de detectar, seleccionar, organizar, filtrar, presentar y usar la información por parte de los participantes de la empresa, con el objeto de explotar cooperativamente el recurso de conocimiento basado en el capital intelectual propio de las organizaciones, orientados a potenciar las competencias organizacionales y la generación de valor” Generalmente la mayoría de las empresas identifican gestión del conocimiento solamente con la información y habilidades internas de la empresa, lo que se conoce como Business Intelligence o inteligencia empresarial. De esta forma casi todos los esfuerzos se orientan a canalizar la información y habilidades que ya posee una organización centrándose en la eficiencia de los procesos de comunicación interna a través de la implantación de sistemas como CRM, ERP y un CMI. Sin tener en cuenta modelos como el Canadian Imperial Bank (Hubert Saint-Onge,1996) el cual, estudia la relación entre el capital intelectual y su medición, así como el aprendizaje organizacional. En donde señala que el capital del conocimiento está compuesto por un sistema holístico de tres elementos: capital humano, capital estructural y capital clientes. Se hace de suma importancia comprender que, para el desarrollo de la gestión del conocimiento, el mismo existe a diferentes niveles, desde el nivel micro que vendrían siendo las personas, hasta el nivel global donde se encuentran las industrias y los países. Esto influye mucho en la forma en la que se debe tratar el conocimiento y su utilidad. De la misma forma el conocimiento puede viajar desde individuos a niveles más altos como sería desde los obreros a los ingenieros y de ahí hasta los 3

Guía 2. Gestión del conocimiento dueños de las empresas y entidades reguladores, o viceversa, sin necesariamente seguir una estructura jerárquica. Ilustración 2. Modelo Canadian Imperial Bank.

Fuente: Imagen tomada de: Capitulo I Conceptos y Modelos de Gestión del Conocimiento. (20008) Al ser ESPROCONS S.A.S. una empresa del sector de la construcción tiene la posibilidad de interactuar con diferentes clientes, proveedores, y organizaciones gubernamentales, ya que cada obra es diferente, y en distinto departamento de Colombia, lo cual se debe tener en cuenta en el momento de generar estrategias para gestionar el conocimiento y las ventajas que trae esta implementación a la organización, teniendo en cuenta que dicha información perdure o quede registrada al interior de la misma evitando que se pierda el conocimiento adquirido en cada inicio de los proyectos u obras. ¿Qué sucede cuándo un proceso cambia de líder? A lo largo de la historia las organizaciones han tenido acceso al conocimiento de los colaboradores mientras cuentan con ellos. Sus talentos, aprendizajes y experticia salen al mismo tiempo cuando se van de la empresa. Esta falla en la captura de saberes se evidencia a menudo cuando surgen problemas que no son resueltos con facilidad porque las respuestas (colaboradores) dejaron la compañía, y como consecuencia se atrasan los procesos hasta la contratación y

Guía 2. Gestión del conocimiento entrenamiento del nuevo colaborador, generando traumatismos tanto al interior como al exterior de la organización. Por tal motivo Para que este efecto sea menor, la empresa tiene que ser capaz de almacenar el conocimiento y resguardarlo (experiencias vividas por los trabajadores, lecciones aprendidas en proyectos anteriores, documentación de los buenos resultados en proyectos ejecutados, procedimiento a nivel de clientes para registrar las minutas formales de las reuniones anteriores, aplicación de la técnica de recordación en parejas, etc.), para que se facilite su transferencia a otros teniendo en cuenta procesos como Knowledge Management Tools. Ilustración 3. Knowledge Management Tool KNOWLEDGE MANAGEMENT TOOL

Fuente: Creación propio de los autores (2020) Estrategia: la estrategia de gestión del conocimiento debe depender de la estrategia corporativa. El objetivo es administrar, compartir y crear activos de conocimiento relevantes que ayudarán a cumplir con los requisitos tácticos y estratégicos. Cultura organizacional: La cultura organizacional influye en la forma en que las personas interactúan, el contexto en el que se crea el conocimiento, la resistencia que tendrán hacia ciertos cambios y, en última instancia, la forma en que comparten (o la forma en que no comparten) el conocimiento.

Guía 2. Gestión del conocimiento Procesos organizativos: los procesos, entornos y sistemas adecuados que permiten implementar la gestión de conocimientos en la organización. Gestión y liderazgo: KM requiere un liderazgo competente y experimentado en todos los niveles. Existe una amplia variedad de roles relacionados con la GC que una organización puede o no necesitar implementar, gerentes de conocimiento, intermediarios de conocimiento, etc. Tecnología: los sistemas, herramientas y tecnologías que se ajustan a los requisitos de la organización, correctamente diseñados e implementados. Política: El apoyo a largo plazo para implementar y mantener iniciativas que involucran virtualmente todas las funciones organizacionales, que pueden ser costosas de implementar (tanto desde la perspectiva del tiempo como del dinero), y que a menudo no tienen un retorno de la inversión directamente visible. Adicionalmente, debido al segmento en el que se encuentra ESPROCONS S.A.S. se debe manejar las siguientes cuestiones en cada etapa del proceso de desarrollo de un proyecto: ¿el cómo?, ¿el qué?, ¿el quién?, ¿y el por qué? (Egbu & Robinson, Construcción as a KnowledgeBased Industry, 2005). ¿El qué?, se refiere a qué es lo que se está desarrollando. Desde los diseños hasta la organización en obra utilizan diferentes reglamentos que se asocian a los objetos que se están desarrollando. Se puede asociar al organigrama de tareas y preguntarse qué ayuda a definir las tareas y partes del proyecto. Estas partes pueden ser desarmadas en sus diferentes componentes y así en adelantes hasta tener cada elemento del proyecto. ¿El por qué?, hace referencia al conocimiento científico que se encuentra detrás de cada parte del desarrollo de cada parte del proyecto, desde el diseño estructural hasta el desarrollo de los materiales utilizados. De acuerdo con esto se cumplen con diferentes especificaciones y reglamentos. Representa toda la parte teórica y conceptual detrás de cada parte de un proyecto. ¿El cómo?, representa todas las habilidades y características necesarias para realizar una actividad. Detrás de esta pregunta existe una gran cantidad de conocimiento tácito, ya que el desarrollo de una actividad se mejora a través de la práctica, que es donde se genera mayor cantidad de conocimiento tácito por medio del perfeccionamiento de las actividades.

Guía 2. Gestión del conocimiento Por último, ¿el quién?, se relaciona a la información de cuál persona sabe qué cosa o cómo se hace qué cosa. Esta cuestión une el qué, el cómo y por qué con las personas y quienes pueden responder las preguntas anteriores. Esto es muy importante desde la fase de concepción de un proyecto hasta en los casos donde ocurren problemas en su desarrollo. En este momento de la organización no se tiene integrado a sus procesos lo anterior, al tener ESPROCONS S.A.S almacenada la información antes mencionada, podría tener beneficios y evitar que el conocimiento adquirido se pierda y tenga que iniciar el proceso cada vez que rote el personal o cambie la obra. Esto con el fin de tener una mayor velocidad de crear, que se traduce en ventajas económicas. Si se tuviera que hacer siempre un proyecto desde cero, sin tener en cuenta las lecciones aprendidas en el pasado, se podrían producir errores que se traducen en sobrecostos; mientras que por el contrario si se tiene fácil acceso a las lecciones aprendidas en proyectos anteriores se pueden generar soluciones más apropiadas, seguras y rápidas, traducidas en ventajas como: •

Se va a mejorar el rendimiento de la empresa ya que los trabajadores van a poder tomar

decisiones de manera más acertada y rápida. •

Se facilita la transmisión de las lecciones aprendidas de un proyecto pasado a futuros

proyectos, lo que resulta en un mejoramiento continuo de los proyectos y procesos. •

Facilita la transmisión de conocimiento entre las diferentes fases del desarrollo de un

proyecto y entre sus diferentes actores. •

Evita que se vuelvan a cometer los mismos errores o que se vuelvan a inventar soluciones,

no se reinventa la rueda. •

Se aumenta y mejora el capital intelectual de la empresa y se reduce la brecha entre lo que

la organización sabe y lo que sus empelados saben. •

Al manejar de forma adecuada su conocimiento pueden responder de manera más ágil y

certera los requerimientos de los clientes. •

Se mejora la capacidad de la empresa de reconocer y transmitir mejores prácticas, tanto

dentro como entre organizaciones. •

Se genera un mayor soporte para los equipos de trabajo al tener acceso a una mayor

cantidad de soluciones probadas.

Guía 2. Gestión del conocimiento •

La organización puede retener el conocimiento tácito que tienen personas, que se perdería

en el momento que estas personas se retiran de la empresa. •

Se puede incrementar el valor de los productos que se le ofrecen a los clientes por medio

de la innovación que se facilita por medio de una buena gestión del saber. •

Las empresas con un buen sistema de KM pueden responder mejor y más ágilmente a

cambios en el medio del entorno tanto económicos como de competencia. •

Se reduce de manera muy importante el riesgo ya que se tiene una fuente bastante amplia

de experiencias pasadas, reduciendo las incertidumbres. Creación, Sistematización, Integración y Transferencia el Conocimiento en ESPROCONS S.A.S. Al interior de ESPROCONS S.A.S la empresa enfoca su necesidad de evaluar a sus colaboradores de forma individual desde la personalidad, cualidades y comportamientos. Basados en la misión, visión y valores (excelencia, calidad y respeto), de la empresa se dan los parámetros de medición como: ❖ Personalidad, comportamientos de la persona ❖ Capacidad de análisis ❖

Calidad en el trabajo que desempeña

❖ Cumplimiento y acatamiento de normas y deberes ❖

Respeto por sí mismo y por los demás

❖ Estabilidad mental y manejo de emociones. La empresa una vez establecidos los parámetros de evaluación aplica una evaluación tomando como referencia el Grit Test (visualizar adjunto), el cual es un tipo de evaluación que lleva a analizar a la persona en su comportamiento y estabilidad mental. Esta evaluación es aprobada por la alta gerencia y aplicada por la persona encargada de RRHH. También se aplica pruebas para evaluar el cumplimiento con sus labores, el desempeño y calidad además del respeto y comportamiento de las personas. Esta evaluación (visualizar adjunto) se aplica específicamente para dar una serie de puntajes en el desempeño y cumplimiento basada en el método escalas gráficas e investigación de campo.

Guía 2. Gestión del conocimiento Allí se reúnen para calificar a los trabajadores y dar la puntuación establecida de uno a cinco, donde 1= calificación negativa y 5= calificación positiva. Según los resultados promediados se hace la respectiva clasificación para realizar incentivos y dar beneficios de tipo económico a los mejores. La evaluación basada en el Grit Test se aplica al inicio de labores con la empresa en el momento de la inducción y se vuelve a aplicar 6 meses después de haber laborado en la empresa. El segundo tipo de evaluación se aplica cada mes para los trabajadores operativos y algunos administrativos. (información otorgada por ESPROCONS) El área de gestión humana dentro de la empresa desarrolla un conjunto de procesos para atraer y crear habilidades, motivar y retener a los empleados el tiempo necesario, siendo esta una empresa que por su actividad tiene trabajadores que no le permite largo tiempo de permanencia. Sin embargo, si es importante implementar procesos claves dentro de la gestión humana ya que las personas son el principal activo de conocimiento para la empresa. Dentro de los procesos desarrollados en el área de Gestión Humana está: Selección. Integración de Personal a la compañía: llamado proceso de selección, lo hace mediante convocatoria a través de redes sociales y plataformas de agencia de empleos, luego la selección inicia con la realización de una primera entrevista donde se selecciona el perfil del entrevistado. Contratación y Nomina: este proceso de contratar el talento de forma efectiva y luego incorporarlos mediante contrato laboral y afiliación a Seguridad Social, para convertirlos en miembros activos y productivos dentro de la empresa. Después de establecerles metas y planes de trabajo, se desarrollan actividades y charlas diarias antes del inicio de la actividad laboral con el objeto de informar, reconocer, motivar, enaltecer comportamientos y habilidades. Capacitación: la empresa tiene políticas de capacitación y reclutamiento de personas, que aún están en la etapa de formación educativa y que aún no han terminado sus estudios profesionales, para vincularlos en la empresa y darles la oportunidad de trabajo como incentivo para que terminen sus niveles educativos. Auditoria: más que auditar, la empresa desarrolla este proceso orientado a dar seguimiento y controlar las actividades de las personas, verificando los resultados analizando de forma conjunta 9

Guía 2. Gestión del conocimiento con el sistema de Gestión y Salud en el trabajo los desempeños y las actitudes. Busca establecer mejoras en el sistema para que las personas se sientan cómodas y trabajen con responsabilidad. Reconocimiento: mediante una serie de evaluaciones mensuales, que elabora la alta dirección, premia el desempeño y esfuerzo de las personas en la empresa con reconocimientos de tipo económico, como bonificaciones o descansos remunerados. Retención: desarrolla y crea condiciones ambientales y psicológicas satisfactorias para las personas: incluye administración de la cultura organizacional, el clima, la disciplina, la higiene, la seguridad, la calidad de vida y las relaciones laborales. Bienestar: ofrece excelentes condiciones de trabajo y lugares adecuados para el descanso dentro de la empresa, fomentando un espacio de trabajo acogedor y comprometido con sentido de pertenencia y participación. (información otorgada por ESPROCONS) A pesar de que la compañía tiene procesos integrados a una base de datos tecnológica, en donde puede llegar a integrar en algún punto la estrategia empresarial, talento humano y la cultura de ESPEROCONS S.A.S, no está teniendo en cuenta la gestión del conocimiento y las ventajas que este puede traer si se realiza una buena implementación con los procesos que se requieren para la misma. Conocimiento que se Requiere Gestionar en la Empresa ESPROCONS S.A.S Teniendo en cuenta lo anterior, podemos identificar que es importante que un sistema de gestión del concomiendo sea implementado en ESPROCONS S.A.S. en donde integre, la estrategia empresarial, talento humano, cultura y herramientas tecnológicas, teniéndose una finalidad clara ya que en la actualidad: ❖ No se le ha dado suficiente relevancia al desarrollo tecnológico. ❖ Carece de un sistema integrado de comunicaciones haciendo compleja la comunicación entre, el departamento administrativo y los demás departamentos de ESPROCONS S.A.S. ❖ Requiere del desarrollo de un portal de internet que genere posicionamiento establecido dentro del sector para la consulta del público en general. ❖ Existe una desactualización a nivel general en herramientas TIC que implica un alto riesgo en materia de competitividad teniendo en cuenta lo demandante del sector de la construcción.

Guía 2. Gestión del conocimiento ❖ La falta de tecnificación de procesos está haciendo que la productividad no sea cuantificada por eso se requiere de manera urgente hacer énfasis en una reingeniería que tenga en cuenta todos los procesos y la forma indicada de optimizarlos. ❖ Es necesario implementar un sistema de CRM tanto para el registro de clientes potenciales como para darles seguimiento de una forma organizada mejorando la capacidad de gestión de las diferentes áreas. ❖ No existe una forma de contacto a nivel de servicio al cliente, es de suma importancia desarrollarla junto con el portal web. ❖ Requiere fortalecer el departamento de IT rediseñando las funciones específicas de los cargos pues hemos visto que en especial aquí sus empleados trabajan en equipo, pero sin un lineamiento específico para cada persona. ❖ No tienen sistematizados los conocimientos adquiridos en cada obra realizada. Elementos Requeridos para Gestionar el Conocimiento en ESPROCONS S.A.S. El listado a continuación se hace en base a las conclusiones del texto “Knowledge Management in Construction” (Anumba, Egbu, & Carrillo, 2005). Le dará a ESPROCONS S.A.S. una base para la implementación de la gestión del conocimiento: ❖ Se debe establecer cuál es la falencia en cuanto a gestión del conocimiento antes de implementar cualquier herramienta o técnica. ❖ Las diferentes características del conocimiento que se desea manejar se deben tener muy claramente definidas, ya que de esto depende la forma en que se va a manejar. ❖ Se debe identificar la ubicación, las posibles barreras y la disponibilidad del conocimiento que se quiere manejar. ❖ La organización debe conocer las posibles fuentes de este conocimiento, bien sean externa o internas. ❖ Antes de cualquier cosa la empresa debe manejar su cultura y tratar de que sea una cultura de colaboración, comprensión y aprendizaje continuado, ya que esta representa un beneficio mucho más importante que la implementación de cualquier herramienta de KM. ❖ Se debe asegurar que los diferentes actores estén dispuestos y motivados a la implementación del KMS.

Guía 2. Gestión del conocimiento ❖

La mejor forma de implementar gestión del saber en una empresa es por sectores a la vez

en lugar de imponerlo en toda la organización en un solo momento. ❖

Se deben establecer de forma muy clara medidas de rendimiento que sean coherentes con

los objetivos que se propusieron en un inicio, que además se puedan monitorear, con el fin de poder realizar los cambios necesarios. Adicionalmente, se hace necesario tener en cuenta los procesos que a continuación se indican para un mejor desarrollo en el momento de la implementación de la gestión del conocimiento en la organización. Ilustración 4. Proceso de la gestión del conocimiento PROCESO DE LA GESTION DEL CONOCIMIENTO

Fuente: imagen propia de los autores (2020). Identificar el conocimiento: La empresa debe pensar qué es lo que quiere lograr y el conocimiento que necesita para ello. Se debe incluir un análisis enfocado o brechas para identificar el conocimiento que no se ha adquirido (sea tácito o explicito) a todos los niveles (estratégico, funcional, de procesos, personal, etc.). Adquirir el conocimiento: la empresa puede adquirir el conocimiento en múltiples mercados, pero debe distinguir entre adquirir conocimiento que se pueda utilizar directamente y aquel que 12

Guía 2. Gestión del conocimiento puede ser útil en el futuro, debe ser tan compatible con la empresa como sea posible, por ejemplo, mediante el reclutamiento de consultores especializados, la administración selectiva y cuidadosa de los tipos de clientes que vienen a la empresa, la cacería de talentos, el método de alianzas estratégicas Desarrollar el conocimiento: Tener en cuenta los individuos y los grupos, con el fin de considerar el flujo de ideas en procesos de innovación y mejora. Por ejemplo, con planificación de la innovación, y equipos de alto rendimiento que investiguen nuevas tecnologías. Compartir el conocimiento: transferir el conocimiento al lugar donde sea necesario, en el momento adecuado y con la calidad requerida. Por lo tanto, el conocimiento se debe distribuir para que otras personas puedan encontrarlo y lo utilicen en procesos que añadan valor. La mayoría del conocimiento se transmite de mejor forma de persona a persona, mediante la colaboración de talleres, aprendizaje en el trabajo diario, etc. Utilizar el conocimiento: El conocimiento añade valor solamente cuando se utiliza en la empresa; el exceso de este no se utiliza a plenitud. El uso del conocimiento determina las necesidades de la empresa a este respecto, y debe servir como referencia para la creación, almacenamiento y las formas de compartir conocimiento. Retener el conocimiento: La retención de conocimiento es un paso significativo en la construcción de los activos del conocimiento, puesto que el conocimiento debe incorporarse a la empresa para su reutilización y adquiere mayor relevancia en organizaciones donde existen pocos especialistas en diferentes temas de importancia, y cuya pérdida podría ser negativa para la empresa si se retiran o deciden abandonar la empresa por cualquier motivo. Ilustración 5. Etapas del conocimiento ETAPAS DEL CONOCIMIENTO

Guía 2. Gestión del conocimiento

Fuente: Imagen propia de autores (2020) Etapa 1: diagnóstico inicial de la Gestión del Conocimiento Determinar el estado en que se encuentra el sistema de gestión del conocimiento al interior de la organización, con lo cual se van a definir las necesidades de conocimiento y de su gestión (tecnología, en procesos, personas y valores). Etapa 2: Definición de los objetivos del conocimiento Se definen como objetivos de conocimiento a aquellos que proporcionan una dirección a la gestión del conocimiento en relación con la creación de conocimientos y de competencias claves para fortalecer el desarrollo de sus estrategias. Etapa 3: producción de conocimiento organizacional La generación de conocimiento organizacional representa la base de sustentación de los procesos de aprendizaje organizacional que a su vez permiten el desarrollo de las capacidades de adaptación que requieren las organizaciones frente a los cambios en los entornos en los cuales se desenvuelven. Etapa 4: almacenaje Esta fase se caracteriza por el almacenamiento de los conocimientos previamente codificados, ubicándolos en repositorios desde los cuales los usuarios pueden acceder fácilmente a un conocimiento pertinente y en el momento que este lo necesite. Uno de los factores determinantes

Guía 2. Gestión del conocimiento de éxito de la función de almacenamiento, es la capacidad de navegabilidad que tiene dicho usuario en sus necesidades de estructurar conocimientos de cierta complejidad en tiempos más reducidos. Etapa 5: Circulación y utilización de conocimientos: los usuarios La fase de Circulación tiene que ver con la creación de espacios de conversación e intercambio adecuados para que se produzca la circulación del conocimiento tácito y explícito de la organización. En conjunto con los espacios de aprendizaje, estos ambientes son los propicios para que los conocimientos puedan fluir de manera ininterrumpida, de manera que se logre el objetivo de la distribución y el uso de tal conocimiento. Etapa 6: Medición del desempeño Esta es una fase que está presente periódicamente y su objetivo es determinar en cada uno de los ciclos en que se produce la medición misma, la tendencia en los indicadores que se han seleccionado para visualizar de qué forma la gestión del conocimiento está produciendo impactos en los resultados esperados de la organización, sea esta del ámbito privado o público. Ilustración 6. Integración de todos los procesos Integración de Todos los Procesos

Guía 2. Gestión del conocimiento

Fuente: Imagen tomada de Ingeniare. Revista chilena de ingeniería (2013) Ventajas y Beneficios para ESPROCONS S.A.S. se podrían enumerar desde lo que aporta para el ambiente interno, como para lo que se traduce en potencialidades en el círculo exterior a la empresa, pero definitivamente lo que puede constituir un valor agregado en el proceso es como la gestión del conocimiento genera nuevo conocimiento, dando pie a que la innovación tome fuerza importante y por consiguiente las mejoras sustanciales en el desempeño de la empresa se hagan evidentes. De hecho, la sola consciencia de gestionar el conocimiento y volverlo una actividad inherente a las demás, propias del negocio, hace que las organizaciones empiecen a identificar de manera ágil y eficiente, aquellas oportunidades de crecimiento corporativo, no solo en sus estrategias comerciales, sino en cuanto a su estructura. (Naurona,2010). Ilustración 7. Ventajas y beneficios VENTAJAS Y BENEFICIOS

Guía 2. Gestión del conocimiento Fuente: Imagen propia de los autores. (2020) 2. Identifique qué actividades a nivel de estrategia empresarial, talento humano, cultura y herramientas tecnológicas necesita desarrollarse para gestionar el conocimiento en la empresa. Con el objetivo de desarrollar la gestión del conocimiento dentro de ESPROCONS se propone desarrollar actividades en donde los colaboradores comprendan el valor a nivel individual que esto traerá a las actividades diarias tales como reducción de tiempo y mejores resultados en sus labores. Para ello es importante tener claro el ciclo de gestión del conocimiento que menciona Vega, N. (2016) en donde como primer paso se tiene identificar este conocimiento, posterior a ello adquirir el conocimiento, desarrollar, validar y preservar, compartir y distribuir y por último usar, aplicar, actualizar y mejorar. Teniendo esto claro se tendrá una gestión del conocimiento exitoso. Desde la estrategia empresarial es necesario aclarar que la gestión del conocimiento no es un proyecto de IT sino es una metodología que permite creer como empresa y trabajar como una red de mejores prácticas. Stocker group (s.f). Los recursos intelectuales y basados en conocimiento caen en una de dos categorías: explícitos o tácitos. Incluido entre los recursos explícitos aquellos como patentes, marcas registradas, planes de negocios, investigación de mercado y listas de clientes. Conocimiento explicito consiste en cualquier cosa que puede ser documentada, archivada y codificada. El conocimiento tácito es descubrir como reconocer, generar, compartir y administrarlo. Stocker group (s.f). Tabla 1. Herramientas implementadas desde la estrategia empresarial Herramienta

Descripción

Tipo de conocimiento manejado

Programas

de Se encarga de encontrar información relacionada con temas

extracción

de específicos dentro de una base de datos o en la web. Este método

información

Explicito

se limita a información estructurada o semiestructurada (Lazaro & Torralba, 2008)

Guía 2. Gestión del conocimiento Redes

La función de estas es conectar a las personas dentro de una

organizacionales

Tácito

misma empresa sin la necesidad de tener contacto directo explicito (Clavero & Arias, 2003)

Minería

de Estos programas toman esa información no estructurada y

datos

Explicito

organizan y clasifican de forma comprensibles (Maimon & principalmente Rokach, 2020)

Bases de datos

Se encargan de almacenar información y datos de forma

Explicito

estructurada en la mayoría de los casos. Son grandes repositorios de información. (Al.Ghassani,Anumba, Carrillo & Robinson, 2005) Redes

de Son espacios virtuales que se encargan de compartir

información

información entre diferentes actores. Su principal objetivo es

Explícito

tácito.

conectar información y personas entre sí. (Romero,

Fuente: Gestión del conocimiento de una organización y nuevos medios de comunicación interna: el caso de Sonotech. Luis Rull Muñoz Se propone desde el área de gestión humana evaluar el cómo se está capacitando y enseñando el conocimiento técnico de la empresa, al ver que en este tema ESPROCONS tiene grandes oportunidades de mejora enfocado en gestionar el conocimiento específico a la gestión de cada uno de los colaboradores para poder desempeñarse en el puesto de trabajo. Teniendo en cuenta lo anterior proponemos las siguientes técnicas: Tabla 2. Como se puede crear y transmitir el conocimiento en ESPROCONS. Talento humano. Técnica

Descripción-Concepto

Tipo de conocimient o aplicado

Guía 2. Gestión del conocimiento Se encargan de generar en un conjunto de personas nuevas Lluvia de ideas

ideas y por lo tanto nuevo conocimiento. A nivel de personas es muy útil, pero por ser difícil de documentar y estructurar a las organizaciones nos les queda mucho conocimiento.

Tácito principalmente y explícito

(Tsui,2002) Consiste en juntar a dos o más personas reunidas para que discutan

temas,

siendo

estas

reuniones

carácter

obligatoriamente presencial. Está técnica se ve bastante en las juntas de obra. Tiene la ventaja que se transmiten grandes Interacciones cara a cara

Tácito principalmente y explícito

cantidades de conocimiento con un alto nivel de detalle, además de poder responder dudas de manera instantánea (AlGhassani, Anumba, Carrillo, & Robinson, 2005). Consiste en poner a las personas en un ambiente de trabajo

Prácticas

nuevo donde lo que se busca es que absorba la mayor cantidad de conocimiento del medio. En esta técnica es importante que

Tácito

explícito

la persona tenga la facilidad de poder preguntar. Esta técnica tiene la ventaja que se tiene un conocimiento práctico que por lo general es mucho más enriquecedor, porque incluye detalles y contexto, que no siempre se contiene en cursos (AlGhassani, Anumba, Carrillo, & Robinson, 2005). Son grupos sociales que se desarrollan alrededor de un tema Comunidades de práctica

específico de interés común. Las personas de estas comunidades comparten interés por el tema de la comunidad y recurren a estas para solucionar problemas relacionados o

Tácito principalmente y explícito

discutir alrededor del mismo. Por lo general los participantes de estos grupos son personas con un alto conocimiento sobre el tema. (Hildreth & Kimble, 2004) Este es un proceso en el cual se le asigna un novato en la compañía a una persona con experiencia. Se busca que la persona con experiencia identifique fortalezas y debilidades del aprendiz. Al aprendiz generalmente se le dan unas metas y

Guía 2. Gestión del conocimiento Creando

el experto debe revisar como las cumple (Al-Ghassani,

conjuntos aprendiz- Anumba, Carrillo, & Robinson, 2005).

Tácito

explícito

experto Se busca con esta técnica es traer personas nuevas a las empresas que tengan un alto conocimiento sobre un tema que

Reclutamiento

Tácito

la empresa necesite mejorar. Esta es una forma de adquirir

de expertos

conocimiento externo (Al-Ghassani, Anumba, Carrillo, & Robinson, 2005). Esta técnica mejora las habilidades del personal de la empresa Cursos empleados trabajadores

para y

principalmente en el conocimiento explícito a través de cursos

Explícito

bien sea de fuentes externas o internas en la empresa. Se busca también actualizar el conocimiento de los empleados (AlGhassani, Anumba, Carrillo, & Robinson, 2005).

Fuente: Gestión del conocimiento de una organización y nuevos medios de comunicación interna: el caso de Sonotech. Luis Rull Muñoz 3. Presente el prototipo de mínimo dos herramientas que se deben implementar para crear, sistematizar, integrar y transferir el conocimiento en la empresa. Las dos herramientas que proponemos para que se han implementados al interior de ESPROCONS están completamente ligados a la gestión del conocimiento en dos frentes que consideramos fundamentales para que la empresa logre desarrollar a sus colaboradores y de esta forma consiga la ejecución de metas y objetivos. Primera herramienta: Moodle Ilustración 8. Moodle

Fuente: Imagen tomada de la página principal de Moodle. (2020) Es una herramienta de gestión de aprendizaje, escrita en PHP. Esta herramienta permite crear foros de comunidad, creación de cursos técnicos y no técnicos, creación de evaluaciones en línea, 20

Guía 2. Gestión del conocimiento emite certificados por curso culminado, adicionalmente permite llevar un seguimiento del vencimiento de entrenamientos tanto al administrador como al usuario. Un profesor crea un ambiente centrado en el estudiante el cual le ayudara a construir ese conocimiento basado en habilidades y conocimientos, una de las ventajas que tiene esta herramienta es: ❖ el usuario dispone de flexibilidad total durante toda su formación. ❖ elimina barreras espaciales, lo que supone ahorro de tiempo y dinero. ❖ Fomenta el dominio de las herramientas tecnológicas por parte de los usuarios. ❖ Facilita la comunicación a través de videoconferencia, chat y e-mail. ❖ Al contar con la comunicación entre usuarios, la formación es mas enriquecedora y fomenta el trabajo colaborativo. ❖ Presenta diferentes métodos de evaluación y calificación. Segunda Herramienta: Office 365 Ilustración 9. Office 365

Fuente: imagen tomada de página oficial de office 365 (2020) Gracias a la amplia gama que ofrece office 365, consideramos que es una herramienta con la cual ESPROCONS puede aprovechar el conocimiento que tiene hoy en día en sus empleados y realizar una gestión adecuada del conocimiento dentro de sus empleados. Para ello sugerimos: Basados en la modelo de aprendizaje 70:20:10. La cual afirma que la formación es mas efectiva cuando la persona dedica el 10% del tiempo a sus cursos formativos, el 20% a aprender de otras personas o compañeros y el 70% al tiempo transcurrido en su trabajo o aprendizaje experimental. Fundación factor huma (2018). Basados en lo anterior para compartir el conocimiento y las experiencias del día a día de las personas que están en obra y en la oficina, sugerimos la herramienta Teams. La cual permite

Guía 2. Gestión del conocimiento organizar reuniones en línea, realizar llamadas, chatear, compartir equipo y colaborar en tiempo real. Por otro lado, proponemos la creación de una base de datos de herramientas y materiales. La cual sea actualizado constantemente esto permitirá llevar un mejor control de los mismo y un seguimiento de los elementos utilizados para poder realizar una planeación de compra adecuada. Esta base de datos se puede alimentar por medio del desarrollo de una aplicación en Power Apps la cual se conecte a los datos de la empresa y funcionen tanto en web como en dispositivos móviles. Así mismo se puede realizar una asignación de tareas por medio de la aplicación Planner de office 365 para la parte administrativa la cual permite captar tareas, actualizar el progreso. Las cual se puede acceder desde la web o dispositivo móvil.