Hoofdstuk 4 Verantwoording
In dit hoofdstuk worden de volgende deelvragen beantwoord: 7. Welke afspraken zijn er om bij verworven subsidies het nakomen van subsidievoorwaarden te borgen? a. Worden de kosten van het verwerven van subsidies met de aanvragers of andere partijen gedeeld en worden er expliciete afspraken gemaakt over wie de uitvoering en verantwoording op zich neemt en waar de risico’s worden belegd? b. Hoe wordt omgegaan met de toetsing op staatssteun aspecten? c. Hoe wordt omgegaan met financiële of juridische risico’s bij het achteraf niet voldoen aan de verantwoordingseisen? 8. Welke inspanningen moeten worden gepleegd voor en welke kosten zijn gemoeid met (administratie voor) verantwoording aan subsidieverstrekkers? 9. Hoe wordt de gemeenteraad betrokken en/of geïnformeerd bij het subsidiebeleid en wordt dit als apart onderdeel in de gemeentelijke begroting opgenomen?
4.1 Normenkader Een goed ingericht (werk)proces bevordert de uitvoering en maakt het mogelijk om op effectieve wijze de voortgang te bewaken. Aspecten als de te maken kosten voor en de mogelijke risico’s die verbonden zijn aan subsidieverwerving kunnen op deze manier gestructureerd in beeld worden gebracht en blijven. Subsidieverwerving kent naast de netwerk- en lobbyaspecten ook een administratieve kant waarvan het zaak is deze goed in te richten zodat deze kan dienen als fundament. De voorwaarden ‘buiten’ creëren en optimaliseren is de ene kant van de medaille. De andere kant van de uitvoering is vooral gelegen in de afweging van de kosten en baten die een organisatie moet maken om subsidies te verwerven. Om deze afweging goed en gefundeerd te kunnen maken, is inzicht in de (administratieve) lasten wenselijk. De aanvrager moet verantwoording afleggen over de uitvoering van de subsidiabele activiteiten. Vaak gaat het om verantwoording achteraf, maar het komt ook geregeld voor dat er tussen-
tijdse verantwoording vereist is. En de verantwoording hoeft niet bij iedere subsidie op dezelfde manier plaats te vinden. Om deze, al dan niet tussentijdse, verantwoording op een gedegen en efficiënte manier uit te kunnen voeren, is het noodzakelijk dat de gemeente inzichtelijk heeft op welke manier de verantwoording moet plaatsvinden. Essentieel onderdeel in de beleidscyclus is het evalueren van het beleid. Door het beleid en/ of de werkprocessen periodiek te evalueren creëert een organisatie de mogelijkheid om gestructureerd zaken bij te stellen en aan te passen. Op deze manier blijft het beleid actueel, de uitvoering optimaal en de resultaten effectief. De gemeenteraad is het orgaan dat de kaders stelt en controleert. Om deze rol goed uit te kunnen voeren is het wenselijk dat raadsleden tijdig en adequaat geïnformeerd worden. Op deze manier is de gemeenteraad in staat om vanuit deze kaderstellende en controlerende rol een bijdrage te leveren aan evalueren, en waar nodig, bijstellen van het beleid.
41
