Dølajazz årsmelding 2016 by Dølajazz

Ã&#x2026;rsmelding

LILLEHAMMER JAZZFESTIVAL 2016

Innhold Oppsummering av festivalen 3 Evaluering, mål og strategiarbeid 6 Programarbeid 7 Program 8 Økonomi 10 Konsertlokaler 11 Barnekonserter 12 Bedriftskonserter og Kulturell Spaserstokk 13 GateJazzparade 14 Festivalteltet 15 UngJazz 16 JazzIncubator 17 Festivalutstilling 18 Billettsalg og statistikk 19 Markedsarbeid 20 Pressearbeid 21 Lyd, lys og backline 22 Frivillige 23 Styrearbeid 24 Sponsorarbeid 25 Oppsummering 26 Styrets beretning 27 Regnskap 29

Oppsummering av festivalen DølaJazz – Lillehammer Jazzfestival 2016 ble svært godt mottatt av publikum. Tilbakemeldingene om at dette var beste festival noensinne var mange – både muntlig og skriftlig. Publikumsbesøket har gått oppover de siste årene. Vi fikk en foreløpig topp i 2016 med 1528 solgte billetter. Både festivalpass og lørdagspass ble utsolgt, til sammen 101 pass som samlet sett representerte et betydelig besøk. Engasjementet av en av de lysende stjernene på jazzhimmelen, Gregory Porter var et økonomisk risikoprosjekt for en liten festival med sårbar økonomi. Da var det svært gledelig at denne satsingen traff et stort publikum. Publikumstallet oversteg 800. Her var det mange som sjelden eller aldri går på festivalens konserter. Og utsagn om at dette hadde vært en stor opplevelse satt løst. Sannsynligvis var dette en måte å rekruttere nye festivalgjengere på. Hovedprogrammet på festival 2016 besto av i alt 26 konserter. Av disse gikk 9 konserter inn i programmet for JazzIncubator som er et tilbud for unge utøvere, de fleste på spranget til en profesjonell karriére. Om JazzIncubator har DølaJazz et samarbeid med Høgskolen i Lillehammer. Studenter står for planlegging og gjennomføring. Mål, rammer og organisering er trukket opp i avtale mellom partene. Selv om JazzIncubator har vært arrangert siden 2001, ble skriftlig avtale inngått først i år. Gjennomføringen gikk knirkefritt med en markant stigning i publikumstallet siden i fjor. JazzIncubator ble i år som i de siste årene arrangert i SpareBank 1 Gudbrandsdals festivaltelt på Sigrid Undsets plass.

Foto: Caroline Strømhylden (Utsnitt)

Festivalen hadde i tillegg et omfattende konserttilbud. Det ble som vanlig arrangert 2 barnekonserter. I år var det til sammen 523 påmeldte, en sterk økning fra i fjor. Sannsynligvis var flere til stede. Barnekonsertene i år var av de beste i festivalens historie. For eldre var det tilbud om konserter i institusjonene. I festivalteltet ble det tradisjonen tro også arrangert gratiskonserter. I år ble det arrangert i alt 9 med god spredning i repertoar og stemningsleie. Flere av dem hadde spesiell appell til barn. Det ble ikke foretatt publikumstelling, men publikumsoppslutningen var god. For mange representerer disse konsertene et første møte med jazz og blir en form for «stikk innom»-konserter. DølaJazz har også et ønske om å møte publikum på deres «hjemmebane» og mennesker som ellers ikke går på jazzkonserter. Konserter i bedrifter, gjerne som lunsjkonserter, er et viktig virkemiddel. I år ble holdt 7 konserter. Dette er det beste resultatet på flere år. I år ble det brukt lokale artister, Kristin Sevaldsen og Carol og Thor Kvande. De gjorde stor lykke. . Og tilbakemeldingene fra bedriftene har vært svært gode. I de mange tilbakemeldingene som har kommet om festivalen, har bredden i programmet

I de mange tilbakemeldingene som har kommet om festivalen, har bredden i programmet og kvalitetsnivået særlig blitt fremhevet. Programrådet la vekt på å legge frem et program som gir et tilbud innen mange av sjangerens undersjangre og kan appellere til alle generasjoner. Dette ser ut til å ha lykkes. Konsertene i sum har hatt et publikum med god aldersspredning. Interessant var det at årets festival presenterte mange lokale utøvere. Det ble ikke gjort fordi de var lokale, men fordi de kvalitativt var det beste valget hensyntatt det programområdet styret ville presentere. De gjorde alle en flott jobb og viste at det gror i nærmiljøet. I mange år har DølaJazz hatt seminartilbudet UngJazz, et opplæringstilbud til ungdom i alderen 12 til 20 år. Dessverre har deltakertallet gått sterkt ned de siste årene. I år ble bunnen nådd. Til gjengjeld fikk hver enkelt deltaker stor oppmerksomhet fra de svært dyktige instruktører. I avslutningskonserten søndag, som også markerte avslutningen på DølaJazz 2016, fikk en godt besøkt sal presentert et imponerende resultat av deltakerne i samspill med sine instruktører. DølaJazz er ikke bare konserter. Det arrangeres både barneparader og en stor gatejazzparade på lørdag. Bandet «Tough Daddy» ledet an. Et band med velutviklet evne til å skape den rette stemningen. I år gikk paraden frem og tilbake i Storgata, gata hvor folk ferdes en lørdags formiddag, og ikke en større runde. Dette var åpenbart et godt valg. Vindusutstillinger har vært et innslag på festivalene. I år hadde 9 butikker utstillinger, flere enn de siste årene. Alle hadde lagt arbeid i utstillingene, noen veldig mye arbeid. Selv om konkurransen var hard, ble Til Bords kåret som en verdig vinner. Utstillingene bidrar til å skape oppmerksomhet om DølaJazz.

En festival som DølaJazz – Lillehammer Jazzfestival med høye ambisjoner for kunstnerisk kvalitet og bredde vil ikke være mulig å arrangere uten entusiastiske støttespillere. Billettinntekter på 30 – 35 % av totalbudsjettet vil være et godt resultat sammenlignet med andre festivaler som har en kunstnerisk begrunnelse. Det er der vi ligger. Gledelig er det at festivalen har solid og uvurderlig støtte fra kommune og fylkeskommune. Vi har også god støtte fra staten gjennom Norsk kulturråd. Fra næringslivet i regionen har DølaJazz et godt samarbeid med Sparebank 1 Gudbrandsdal. Mange bedrifter har bidratt med verdifulle støttebeløp; Lillehammer Ventilasjon, Nor Consult og Kewa Invest. Lillehammer Sentrum Drift har vært en verdifull samarbeidspartner og økonomisk støttespiller. Med Dialecta Kommunikasjon har festivalen fått videreført et samarbeid som gir oss tilgang til svært nyttig kompetanse og tjenester verdt en betydelig sum. Et økende antall bedrifter gir også bidrag gjennom bedriftskonsertene. Når denne årsmeldingen skrives, er styret i gang med å trekke kjølen på festivalene i 2017 og 2018. Festivalen i 2017 vil i store trekk følge linjene fra 2016. I 2018 har festivalen 40-årsjubileum og er en av landets eldste jazzfestivaler. Dette skal markeres, og styret har satt i gang arbeidet med hvordan dette skal gjøres. Det må skje på en måte som viser at festivalen har et stort potensial – lokalt, regionalt, nasjonalt og internasjonalt. For å lykkes kreves bred oppslutning fra lokalt næringsliv og offentlige instanser.

Det ville ikke være mulig å arrangere uten en kjempeinnsats fra frivillige. Festivalen har ingen fast ansatte. En kan med god rett si at de 100 frivillige er festivalens ryggrad. De fleste kommer igjen år etter år. Det gir stabilitet og mange med høy arrangørkompetanse. Gledelig er det at både publikum og musikere i år som årene før har fremholdt hvor fornøyd de er med den service de frivillige yter.

Foto: Øystein Nordås (Utsnitt)

Festivalen har også en egen dekorgruppe som ved forskjellige visuelle elementer gjør folk oppmerksom på at det nå er jazzfestival i byen. For et beskjedent budsjett sørget de på en skjønnsom måte å skape oppmerksomhet om festivalen. Festivalen har også hvert år en fotogruppe som sørger for omfattende visuell dokumentasjon av festivalen. De gjorde også i år en førsteklasses jobb. Det finnes dermed en omfattende fotodokumentasjon som kommer til nytte i år og i årene som kommer.

Evaluering, mål og strategiarbeid Hva skal festivalen evalueres mot?

Forbedringspotensiale:

DølaJazz 2015 ble karakterisert som meget vellykket. Det ble solgt mer enn 1400 billetter. Når bruk av festivalpass, gjestepass og fribillietter legges til var det samlede publikum på prisede konserter nær 2500. Når hele gratistilbudet inklusive solgte konserter og parader legges til, fikk rundt 5 000 mennesker nyte godt av en eller flere musikkopplevelser DølaJazz sto bak. Det var en god aldersprofil på konsertene. Tilbudet til barn og unge nådde mange.

Planlegging av flere oppgaver kom for sent i gang, eks bedriftskonserter

Egenevalueringen viste likevel at noe kan gjøres bedre eller annerledes. Bedre finansiering ble fremholdt som den største utfordringen. Særlig må næringslivet komme bedre på banen. Selv med en markant økning av billettsalget, var kapasiteten større. Å selge flere billetter ble fremholdt som en viktig oppgave.

Festivalen hadde bare 1 egenproduksjon, mens ambisjonen bør ligge på 2 – 4 egenproduksjoner (delmål i strategiplanen) Åpningsmottakelsen viste åpenbare forbedringspunkter Supernatta ble ikke en like god opplevelse for alle og bør revideres Det må tydeliggjøres overfor HiL at DølaJazz har det overordnede ansvaret for JazzIncubtor og er bestiller mens HiL er leverandør Ambisjon om flere deltakere på UngJazz. Resultatmålet for 2016 bør være 12. Det bør gjøres justeringer når det gjelder organisering av/opplegg for frivillige, jfr beskrivelsen i evalueringen

”Formidle og gjøre tilgjengelig jazz av høy kunstnerisk kvalitet for et bredt publikum.”

Dialogen mellom teknisk ansvarlig og programrådet bør tre i kraft tidligere og skje mer fortløpende Markedsarbeidet bør intensiveres og en rekke forslag ligger i evalueringsrapporten Spørsmålet om konsertlokaler bør vurderes fortløpende. Særlig mot jubileumsåret 2018 vil dette være nødvendig. I samarbeid med Lillehammer Sentrum Drift bør det legges mer arbeid i vindusutstillingene Dekorgruppen bør få hevet budsjettrammen

Programarbeid Hovedinntrykk På DølaJazz – Lillehammer Jazzfestival 2016 ble det solgt 1528 billetter til prisede konserter (hovedprogrammet). Dette er det høyeste salgstallet festivalen har hatt. Det ble gitt 2 fullsatte barnekonserter, solgt 7 bedriftskonserter og 9 godt besøkte gratiskonserter. Både fra publikum, musikere og samarbeidspartnere har det kommet gode, til dels svært gode tilbakemeldinger på festivalen. Flere som har fulgt festivalen i mange år, har klart gitt uttrykk for at dette var den beste festivalen. Festivalens store stjerne var Gregory Porter. Dette var et risikoprosjekt som styret vedtok å gå for og som økonomisk kom ut i balanse. Med mellom 8 og 900 publikummere er det åpenbart at denne konserten trakk mange som ikke var blant jazzens kjernepublikum. Konserten ga synlighet og bidro sannsynligvis til å skaffe festivalen nye venner. Hovedprogrammet var variert og holdt et høyt kunstnerisk nivå. Mange kommenterte nettopp det. Men publikumsoppslutningen varierte. På enkelte konserter var det flere ledige seter enn ønskelig er. En solid disponibel egenkapital tillot at vi i år kunne kjøpe inn baktepper til alle scenene. De ble virkelig stilige. Det ble også bemerket av mange og flere la vekt på at de løftet totalopplevelsen av konsertene, en investering som vil gi flerårig avkastning. Disse teppene har også stor betydning som gjenkjennende symbol i alle bilder som publikum tar .. og formidler gjennom sosiale medier ila festivalen. Det var gjort forbedringer i planleggingen av UngJazz. Dessverre ble oppslutningen likevel særdeles dårlig, bare 3 deltakere. De var til gjengjeld svært godt fornøyde. UngJazz bør videreføres, men det må skje grundige drøftinger om hvordan deltakertallet kan bringes opp det nivå strategiplanen legger. I evalueringsrapporten for 2015 ble det pekt på at planleggingen av flere oppgaver hadde kommet for sent i gang. Dette ble det tatt tak i i år og har gitt positive resultater. Men det er fortsatt et punkt vi må ha oppmerksomheten rettet mot. I det store og hele må en kunne slutte at festivalen i 2016 lojalt følger den retningen strategiplanen trekker opp. På enkelte punkter er planens delmål oppfylt, på enkelte punkter er det fortsatt en vei å gå.

Program

Programmet som helhet holdt høyt nivå og traff godt. For en liten og økonomisk sårbar festival DølaJazz lå det en betydelig risiko å satse på en så kostbar hovedartist. Gledelig var det at vi lyktes. Men erfaringen forteller at god og tung markedsføring er nødvendig nær sagt uansett hvem en satser på. Oppslutningen om konsertene var noe vekslende. Forhåndssalget til enkelte konserter med band med toppmusikere og med et uttrykk som ikke kan karakteriseres som vanskelig tilgjengelig, var omtrent fraværende. Hva dette skyldes, har vi ikke funnet et godt svar på.

videreføre profilen en har i dag. Interessant var det at årets festival presenterte mange godt etablerte nasjonale utøvere, som hjar sin opprinnelswe lokalt og regionalt. Det ble ikke gjort fordi de var lokale, men fordi de kvalitativt var det beste valget hensyntatt det program styret ville presentere. De gjorde alle en flott jobb og viste at det gror i nærmiljøet. Festivalen presenterte i år et fullt storband, Oslo Groove Company, og to små storband, Moose Patrol og Ninjabeat. Kunstnerisk forsvarte de til fulle sin plass. Men det følger ringvirkninger med så mange musikere, først og fremst når det gjelder overnatting og catering. Et tettere samarbeid, bedre koordinering mellom berørte ansvarlige bør skje.

En faktor, men neppe den viktigste, kan være at stor oppmerksomhet om Gregory Porter i noen grad har overskygget deler av det øvrige programmet. Dette er iallfall et forhold det bør tenkes gjennom hvordan kan pareres neste gang festivalen presenterer en stor stjerne.

I evalueringen av festival 2015 ble spørsmålet om en forsiktig økning av antall konserter reist. For 2017 peker vel erfaringene fra årets festival i retning av at det ikke bør skje noen endring i 2017.

Et annet forhold er at for en festival med ambisjon om å presentere et bredt program, vil en måtte være innstilt på at ikke alle konsertene selger like godt. Programrådet har bevisst valgt enkelte konserter som antas å appellere til unge. Det har en lykkes godt med.

Siden 2018 er en jubileumssesong, bør det skje en særskilt vurdering for dette året. I år som i fjor var det bare åpningskonserten som var en egenproduksjon i egentlig forstand.

DølaJazz har i dag en lavere gjennomsnittsalder en de fleste festivalene i Norge. Men ungdom kan være et flyktig publikum, så det er vanskelig å nå gruppen med alle konsertene for denne målgruppen. Likevel er det viktig å

Strategiplanen har et delmål om 2 til 4 egenproduksjoner årlig. Kanskje er det for ambisiøst. Tradisjonen med åpningskonserten som en egenproduksjon bør videreføres. Kanskje kan vi ligge der også i 2017. Spørsmålet bør tas opp igjen i jubileumssesongen 2018. En viktig og publikumsvennlig ingrediens i hovedprogrammet har vært Supernatta. I fjor kom det kritikk på grunn av kødannelse til den ene konserten. I år ble det tatt inn tre band i stedet for to og grundig vurdert på hvilken scene hvilket band skulle spille. En lyktes bare delvis. Kanskje finnes det heller ikke et endelig svar med de lokalene som finnes i Kulturhuset Banken. Men forutsatt at festivalen skal fortsette med Supernatta og at den skal arrangeres i Kulturhuset Banken, er det beste som kan skje at erfaringene som er gjort, blir grundig drøftet før neste festival.

Foto: Caroline Strømhylden (Utsnitt)

Hvedprogrammet omfattet i år 17 konserter. I tillegg kommer JazzIncubator som er tatt inn i hovedprogrammet og består av 9 konserter. Når også avslutningskonserten på UNGJAZZ tas med får vi i sum 27 konserter.

Økonomi

Konsertlokaler

DølaJazz hadde ved årets inngang en disponibel egenkapital på avrundet kr 890 000, eller nær 50 % av omsetningen i et normalår. Dette er en høy relativ egenkapital som få festivaler har. Den gir både en god likviditet og muligheten for å ta noe risiko. Engasjementet av Gregory Porter var i utgangspunktet et risikoprosjekt. Midlene til innkjøp av bakteppene ble også tatt fra egenkapitalen. I sum ble det lagt opp til å bruke avrundet 275 000 kr av egenkapitalen. Slik regnskapet står nå, ser det ut til at vi kommer ut med en belastning på egenkapitalen på ca 250 000 kr, dvs at vi ved inngangen til 2017 har en egenkapital på ca 640 000 kr.

Langt de fleste konsertene ble i år som i fjor arrangert i Kulturhuset Banken (KHB) med de muligheter og begrensninger lokalene her gir. Vi har ikke vært tilfreds med tjenestene KHB leverer og elementer i samarbeidet. Dette er tatt opp i brev til lederen av KHB. Enkelte spørsmål er også tatt opp i brev til rådmannen.

Holder ovenstående kalkyle, har vi fortsatt en betryggende egenkapital som gir oss god likviditet. Men vi bør ikke tære nevneverdig mer på egenkapitalen. For 2017 må målet være å budsjettere med tilnærmet balanse. Ser vi fremover har vi åpenbare økonomiske utfordringer: Egeninntektene må økes. Ser vi på konsertene samlet, har vi en betydelig publikumskapasitet som ikke er utnyttet. Vi må selge flere billetter. Dessuten må vi lete etter andre mulige kilder for egeninntekter. Inntektsbidraget fra næringslivet burde være langt høyere. Selv om regner inn verdien av barteravtaler, får vi bare inn ca 10 % av brutto kostnader. Det burde vært mer enn dobbelt så høyt. Regionale og lokale myndigheter er bidratt sterkt økonomisk. Norsk kulturråd har ikke vist den samme sterke viljen til å bidra. Likevel dekkes mellom 45 og 50% av brutto kostnader fra disse tre. Nå har ingen av dem vedtatt tildelinger for 2017. Vi kan ikke gå ut fra at de i sum vil bidra med en større prosentandel. På alle de tre inntektskategoriene har vi med andre ord krevende utfordringer.

Noen konserter har vært arrangert på Scandia Victora. Salen her er ikke ideell, men for intime konserter fungerer den greit. Gregory Porter-konserten ble arrangert i den store kongressalen på Lillehammer Hotel. Salen er ikke idéell. Den er både arbeidsog kostnadskrevende i det den mangler sceneutrustning. Maihaugsalen vil være en bedre løsning for oss for konserter med et større publikum. Når det gjelder konsertlokalene, er det mest interessante i år at vi investerte i nye baktepper til alle lokalene. De ble riktig lekre og vi høstet mange godord fra publikum.

Barnekonserter De to barnekonsertene hadde i alt 523 påmeldte. Om det noen gang har vært flere påmeldte vites ikke. Fred Gerkum hadde gjort en veldig god jobb. Trolljazz som tema er en fantastisk idé. Konsertene og paraden var vellykket. Barnekonserten var sannsynligvis en av de beste noensinne. Organiseringen i forveien med utsending av invitasjoner, påmeldinger og kommunikasjon med artister fungerte godt.

var vellykket og bør være med i invitasjonen og programmet. Det er en del av opplevelsen. Noen av barna hadde kledd seg ut. Det er en Idé å jobbe videre med. Det kan til og med tas inn i invitasjonen. Muligens er det rom for flere idéer og arrangementer, f.eks. sminking i teltet, invitasjon/rabatt til andre barnevennlige konserter som barna og ungdom kan besøke med foreldre eller andre ledsagere.

Thor og Carol Kvande er veldig inspirerende musikere med evne til å fange barnas oppmerksomhet og få dem med. Da Carol søkte frivillige for Bukkene Bruse-sangen, var det veldig mange som hadde lyst til å være med på scenen. De voksne som var i følge med barna var derimot bare delvis motivert. Her ligger det nok en liten jobb i å få dem til å slippe seg løs. Synging med Turid Thomassen i trappa

I tillegg til påmeldte barnehager og skoler kom det også noen foreldre og besteforeldre med barn som høflig spurte om å få være med. Veldig hyggelig og det kan bidra til økt velvilje og positiv publisitet. Men det bør avklares med kommune/fylkeskommune siden det er de som betaler for konsertene. Det er viktig å legge vekt på at paraden er en del av opplevelsen. Og den opplevelsen kan gjentas sammen med foreldre og andre i den store DølaJazzparaden lørdag. Å sende en direkte svar-e-post med praktisk informasjon og oppfordring til å lage rytmeinstrumenter etter påmelding fungerer veldig bra. Og i tillegg å sende en påminnelse noen dager før konserten hvor man gjentar og fyller ut med praktiske tips, til og med værmeldingen og forslag til påkledning, er satt pris på. Å dele ut enkle (billige) rytmeinstrumenter til barn som ikke har noe med, slår an. Det ligger betydelig jobb i å være ansvarlig for dette arrangementet. Hvordan jobben skal organiseres bør løses tidlig i planprosessen.

Bedriftskonserter og Kulturell Spaserstokk Bedriftskonserter DølaJazz har et ønske om å benytte ulike formidlingsformer for å nå publikum. Bedriftskonserter er et godt middel. Her møter artistene publikum på deres «hjemmebane». Bedriftskonsertene har fått fotfeste i festivalens repertoar. Hvor mange som har benyttet tilbudet har variert fra år til år. I fjor ble det levert 5. De ble svært godt mottatt, mye takket være en artist med glimrende formidlingsevne. I fjorårets egenevaluering, ble det pekt på at arbeidet med planlegging og salg må starte tidlig og artist bør da være bestemt. Dette ble fulgt opp i år. Vi fikk en resultatforbedring til sju konserter som alle ble svært godt mottatt. Flere av konsertene ble arrangert åpne for eksternt publikum, også suksess. En dyktig selger er delforklaring på det gode resultatet. Resultatmålet innen utløpet av strategiplanperioden er åtte konserter. Det kan vi nå i 2017.

Kulturell Spaserstokk DølaJazz har i samarbeid med Kulturell Spaserstokk og Lillehammer kommune arrangert 4 konserter i Bo- og Servicesentre tirsdag 11.10 og onsdag 12.10, på følgende steder: Søre Ål Bo- og servicesenter Busmoen Bo- og Servicesenter Horster Minde Bo- og Servicesenter Skårsetlia Bo- og servicesenter Ekteparet Carol og Thor Kvande var årets gledesspredere for de eldre i byen. Mottakelsen av disse konsertene var formidable.

Gatejazzparade Festivalteltet Gateparaden gikk som vanlig lørdag. Tough Daddy var engasjert for å lede an. Skolekorpsene var invitert til en 2.5 timers workshop i forkant. Det dukket opp 2 derfra. I tillegg var vi 2 voksne. Tough Daddy laget en workshop som passet både de unge og oss eldre. Gateparaden svingte godt gjennom byen anført tradisjonen tro av Turid Thomassen. Dessverre hadde vi glemt å sende invitasjon til Lillehammer Dansesenter i år. Dermed var ingen dansere med. I stedet kom det flere fra barnekonsertene dagen før. Og styret svingte med. Ruten for paraden var i år forandret til å fra å gå nedenom torget og Nymosvingen til å gå frem og tilbake gjennom Storgata der folket er. Det er foreslått neste år å sette sammen en gruppe fra hvert skolekorps, se pkt. UngJazz. Her kan også et tilbud for de yngre til gateparaden legges inn. Det ville være fint å få flere korpsmusikanter inn i paraden. Tough Daddy gjorde en flott jobb og foreslås engasjert også neste år. Det får vi en svingende parade selv om det ikke dukker opp mange frivillige.

For tredje året på rad ble festivalteltet plassert på Sigrid Undsetsplass. Festivalteltet huset JazzIncubator på kveldstid torsdag til lørdag og gratiskonserter på dagtid fredag og lørdag. Det ble holdt ni JazzIncubator-konserter og sju gratiskonserter. Ansvarlig for lyd og lys: Total Production. Servering i teltet: Lykkelige Dager. Det var god stemning og mye folk i festivalteltet under hele festivalen. Plasseringen av teltet gir god synlighet av festivalen i Lillehammer Sentrum. For å styrke synligheten, ble det i år produsert er stor banner med teltet program for teltets yttervegg. Banneren ble finansiert av Sparebank1 Gudbrandsdalen. Teltet mottok arrangementsstøtte fra Sparebankstiftelsen DNB.

Gratiskonserter Festivalteltet er en viktig arena for uetablerte og etablerte musikere. Festivalen får mange forespørsler fra artister om å spille i teltet. Programmet skal treffe det brede publikum og inneholde alt fra barnekor, Storband og solokonserter. Gratiskonsertene er viktig i arbeidet med å skape interesse for jazz blant det brede publikum. Lyden høres i sentrum og det har vært mye folk i gågata under festivalen.

UngJazz Nok et år ble det et UngJazzz-seminar av høy kvalitet, men med beklagelig lav deltakelse. I fjor ble det besluttet å gjennomføre seminaret over én helg i stedet for to. Håpet var at dette skulle gi bedre deltakelse. Det har ikke slått til. I år var 5 påmeldt og 3 deltok på konserten. Dette skjedde på tross av at det ble jobbet godt i forkant med besøk på både skoler og i korps. En delforklaring kan være at det den helgen kræsjet med høstferie på Hedmark og loppemarked på Hammartun. Seminaret hadde svært dyktige instruktører. Leder var Rolv Olav Eide, trommer. Han hadde med seg Magnus Bakken, saksofon, Torbjørn Raae, gitar og Jan Olav Renvaag, bass. De fem deltakerne var svært godt fornøyd med seminaret og den oppfølgingen de fikk. Elever og instruktører leverte sammen en gnistrende avslutningskonsert. En idé neste år er å prøve å danne en gruppe satt sammen av 1 foresatt fra hvert korps. Dette for å gjøre det lettere å skape begeistring for seminaret inn i korpsene. Det er 5 skolekorps i regionen, men det er sjelden noen fra dem deltar på seminaret. Ved å engasjere de voksne og skape begeistring blant dem, er det å håpe at de kan bli pådrivere for å pushe ungdommene til å delta. Det er all grunn til å prøve ut dette før vi gir opp seminaret og vender blikket mot andre metoder for å nå ungdommen.

UngJazz har mottatt støtte fra KOMP - Norsk Musikkråd.

JazzIncubator For JazzIncubator ble det våren 2016 arbeidet med en «Avtale mellom DølaJazz Lillehammer Jazzfestival som bestiller og Høgskolen i Lillehammer ved Avdeling for samfunnsvitenskap og Avdeling for TV-fag, TVF som leverandør av JazzIncubator». Etter flere runder mellom partene ble avtalen signert 28.09.16. Avtalen tydeliggjør at DølaJazz er ansvarlig for JazzIncubator, definerer mål og fastlegger rammer. I avtalen er mål for JazzIncubator, formål for samarbeidet mellom partene og hvordan samarbeidet skal skje nærmere fastlagt. I begynnelsen av september arrangerte DølaJazz et forventningsseminar mellom partene og for studentene som var engasjert for planlegging og gjennomføring av JazzIncubator. Innholdsmessig sto avtalen sentralt. Forventningsseminaret bidro vesentlig til at konfliktpunktene under årets JazzIncubator ble få. Et forventningsseminar som bygger på avtalen bør DølaJazz arrangere årlig. Planleggingen av årets JazzIncubator ble forsøkt startet tidligere enn hittil. Dette lyktes delvis og viste iallfall at tidlig planlegging gir gevinst.

Billettsalg og statistikk

Festivalutstilling

Det ble totalt solgt 1578 billetter til festivalen, der 111 av disse var festivalpass. 1180 billetter ble solgt via Billettservice og 352 i døra. Det totale billettsalget har en økning på 154 billetter siden 2015 og vi ser at flere og flere forhåndsbestiller billetter.

Samarbeidet med Galleri Zink om festivalutstilling fortsatte i år. Ole Patter Almaas var utstiller og Ole Gunnar Nagelsett sto for musikken under åpningen som fant sted dagen før festivalen åpnet. Utstiller for neste år blir Randi Lillieqvist. Vi vil forsøke å få lagt åpningen av utstillingen til uken før festivalen. Da håper vi å få utnyttet den mer offensivt som markedsføring av festivalen.

2014

2015

2016

Totalt antall solgte billetter

1123

1424

1578

Forhåndssolgte billetter

862

1039

1180

Billettsalg i døra

318

310

352

Billettsalg på festivalkontoret

139

Solgte festivalpass, inkludert dagspass

111

Antall konserter i hovedprogram, inkl. UngJazz

Antall konserter JazzIncubator

Antall konserter Kulturell skolesekk

Antall konserter Kulturell Spaserstokk 5

Antall gratiskonserter

Antall bedriftskonserter

Antall gatejazzparader

Antall festivalutstillinger

Totalt antall arrangement

Markedsarbeid Det var et mål for året å få opprettet en egen markedsgruppe på 2 – 3 personer. Dette har ikke fungert optimalt. Erfaringer fra dette året tilsier at vi bør vurdere en noe annen organisering på dette arbeidet. Mye godt arbeid er blitt gjort slik det er jobbet. Å ha en egen person som følger opp sosiale medier, blir bare viktigere og viktigere. Vi må bli flinkere til å oppdatere hjemmesider og face book. Dette er markedskanaler som må brukes aktivt. I 2016 har det fungert mye bedre enn tidligere. Egen person på hhv hjemmeside og SoMe har vært veldig nyttig. Det har vært arbeidet tettere med Dialecta, brukt dem som sparringspartnere om ulike løsninger. For første gang brukte vi Google-annonser og gjorde erfaringer som gjør oss bedre rustet til neste år. Dialecta har gjort en god jobb. Vi har utnyttet avtalen med dem godt. Avtale med mediehuset GD kom på plass litt sent i år. Vi må evaluere effekten av avtalen og legge mer konkrete planer for neste år. Avtalen bør videreføres, men vi må presse for å få større gevinst ut av samarbeidet.Det har vært jobbet offensivt overfor media. Fra slippstart ble hjemmesiden fulgt tett opp for umiddelbart kunne dele på sosiale medier.

blitt postet på face book. Etter festivalen har det vært viktig å holde liv i siden. Målet har vært å legge ut minst tre poster i uken. Hege gjennomførte også blant annet en adventskalender, hvor det ble lagt ut jazzjulesang hver dag frem til jul. Festivalavisen ble også i år et bra produkt, mange gode tilbakemeldinger på den. Den har satt seg. En utvidelse med fire sider ga mer redaksjonelt stoff og ga klart en forbedring. Annonsetilgangen ble etter hvert bra. Men det er fortsatt mye å hente ved å jobbe mer jevnt for å skaffe annonser. Her ligger en potensiell inntektskilde. Bare involverte i «redaktørstolen» fungerte godt i år også.

Som et resultat av en mislykket omlegging av dolajazz.no vinteren 15/16 leide vi i april/mai inn ekstern hjelp av Bytesize AS v/Geir Tore Skullestad. Bytesize hjalp oss med å utvikle en ny programkode etter mal fra Kongsberg Jazzfestivals programside. Siden sto klar til bruk før vi begynte med artistslipp i medio mai. I løpet av mai/juni hadde vi fortløpende slipp av årets artister, og nettsiden ble oppdatert med nyhetssaker samt artistomtaler tilknyttet hvert slipp. Samtidig med at programsiden fylte seg opp, ble styret informert om at mobil-versjonen av dolajazz.no ikke fungerte slik den skulle. Malen var ikke responsiv. Vi innhentet et nytt tilbud fra Bytesize AS, som inkluderte ombygging av siden til en responsiv mal, samt overflytting til Bytesize sitt webhotell inklusive support knyttet til drift og wordpress. Tilbudet fikk aksept i styret, og ombyggingen sto klar et par uker før Dølajazz 2016.

Vi justerte antall og type plakater noe, synes å ha falt heldig ut. Flyers ble laget for første gang igjen på noen år. Effekten kan det herske noe tvil om. Men det er klart et middel for utdeling på sommerfestivaler. Å ha lett gjenkjennelige elementer i markedsmateriellet fungerte bra og er et middel til å bygge festivalens «identitet».

I august og første halvdel av september ble det publisert ca. 1 nyhetssak hver 14. dag på

Foto: Freddy Wike (Utsnitt)

Alt av konsertslipp ble delt både face book og instagram. Utover høsten ble det delt en del lydfiler på face book fra artistene. Alle arrangementer ble også delt på GDs kalender. Presseansvarlig hadde tett kontakt med Bjørn Løken for å få vite hvem som trengte en ekstra boost for å få fart på billettsalget. Tett oppunder festivalen var det ekstra viktig å løfte de konsertene som trengte det. Under festivalen ble jobben med instagram overført til fotogruppa, de ville sikre seg at det ble best mulig bilder. Under festivalen har både lydklipp, deling av saker i GD og reminder på konserter

Web

dolajazz.no. I 2. halvdel av september økte hyppigheten til 1 nyhetssak i uken, og i oktober ble det publisert ca. 2 saker i uken. Under festivalen ble nettsiden oppdatert med 2 nye saker daglig. Vi har nå én frivillig som arbeider med dolajazz. no, hovedsakelig koding og wordpress. Det er ønskelig å opprette en frivilliggruppe med 1-2 frivillige som kan bidra med gode tekster til nettsiden i forkant av og under festivalen. Redaktøransvaret for siden bør fremdeles ligge hos webansvalig styremedlem. Dolajazz.no fungerer per dags dato godt, men mye informasjon gikk tapt i den mislykkede omleggingen. Det vil ta tid å bygge siden opp igjen innholdsmessig. Vi har også utfordringer knyttet til galleriløsning og publisering av bilder som vi arbeider med å løse i samråd med fotogruppa.

Det har vært én teknisk ansvarlig, Bjørn R Jørgensen, som hadde i oppgave å koordinere med artistansvarlig og sette opp bestillinger til lyd og lys-leverandører og til backlineleverandør. Bestillinger/ prisinnhenting fra leverandører starter før sommeren, mens spesifisering og detaljer påbegynnes når bandene er booket og det kommer inn ridere fra dem. Jobben er størst i ukene før festivalen og under festivalen. Det er en forutsetning for stillingen at vedkommende er tilgjengelig fra morgen til kveld gjennom festivalen.

Foto: Caroline Strømhylden (Utsnitt)

Teknisk gjennomføring gikk stort sett uten vesentlige utfordringer for festivalen 2016. Teknikk for de omreisende konsertene (bedriftskonsertene og Den Kulturelle Spaserstokk) ble som i 2015 håndtert av artister selv sammen med festivalens ansvarlige for disse konsertene. Dette anbefales videreført, da vi med dagens bemanning ikke har kapasitet eller økonomi til å levere/bestille utstyr og tekniker til disse konsertseriene. Det var tre nevneverdige endringer fra tidligere år: 1. Det ble lørdag avholdt hele 4 konserter i Festsalen i Kulturhuset Banken. Dette kan IKKE gjentas. Pga antallet konserter, fasilitetene og kapasitet på bakscene/fravær av sidescener her medførte dette et utrolig stramt tidsskjema, som veldig fort kunne ha medført vesentlige forsinkelser på oppsatt program. Takket være et svært godt samarbeid med lydleverandør og spesielt bandene og deres teknikere klarte vi å gjennomføre nesten på oppsatt tid: innslipp ble 30 min forsinket, oppstart 15 minutter på overtid. 2. Det ble valgt ny leverandør til festivalteltet, samt til Parkcafeen som også var ny arena av året. De senere år har teknisk

Frivillige løsning i teltet blitt levert av Lillehammer lyd & lys. I 2016 valgte festivalen Total Producion v/Ole Johnny Myhrsveen som leverandør til teltet og Parkcafeen. Dette var svært vellykket, planlegging og avvikling i teltet opplevdes som minst like smidig som tidligere, samt at leverandøren leverte et tilbud som bidro til å holde produksjonskostnadene nede. 3. En større konsert med Gregory Porter på Lillehammer hotell. Gjennomføring helt uproblematisk, men pådrar naturligvis festivalen høyere tekniske kostnader pga større produksjon Avviklingen av JazzIncubator og samarbeidet med studentene på TV-fag, som står for filming av disse konsertene, var klart forbedret takket være at festivalen har formalisert samarbeidet i større grad og levert en tydeligere kravspesifikasjon til studentene som skal stå for gjennomføringen av dette. I tillegg til teknisk ansvarlig har festivalen en teknikk/riggegruppe som bistår med rigging på spillestedene, og annen sjauejobbing. Her er det mye bæring og jobbing, og delvis uforutsigbare tidspunkter så det er viktig å ha nok frivillige i en slik gruppe. Det viste seg vanskelig å skaffe frivillige til å påta seg riggejobber på en del av vaktene, da spesielt på dagtid hverdagene og natt til søndag. Derfor ble det i år engasjert en russebuss som fikk betalt for å gjøre en del av riggejobben. Som tidligere år anbefales det at programrådet har en tettere dialog med teknisk ansvarlig gjennom bookingprosessen, for bl.a. å unngå tidsskjema som den vi i år opplevde lørdagen i Festsalen i Kulturhuset Banken.

Inklusive styret (som også må betegnes som frivillige) er det nær 100 frivillige som driver DølaJazz. I tillegg kommer planleggings/administrative tjenester tilsvarende omtrent ca 0.4 stilling som kjøpes av selskapet KREKO ved Bjørn Løken. I år var det det to ansvarlige for de frivillige som delte på oppgavene. En viktig erfaring er at denne ordningen bør fortsette, men med en klarere arbeidsdeling. Veldig smart at de frivilligansvarlige deler arrangementene mellom seg. Fungerte godt med å rotere rundt og ha kontakt med de frivillige. Fint å kunne steppe inn der det var behov for det. I år ble det holdt møte med gruppelederne i juni. Det var et godt møte, men viktig å finne en dato der flest mulig kan møte. Mulig at en skal ha dette møtet i midten/slutten av august. Tidspunktet for Kick off seminaret må tidlig fastsettes med Egon. Gruppelederne må på plass i løpet av våren, og de må presses til å ha gruppene klare i midten av september. Flere grupper var alt for sent ute i år. Dette medførte for lite folk i flere grupper. Det er viktig å ha direkte møter med gruppelederne for å gå gjennom arbeidsoppgavene. På de stedene vi ikke hadde det i år, var det mangler. Med de stedsansvarlige er det viktig å ha en gjennomgang av riggeplan. Festival-kontoret fungerte godt i år både når det gjaldt åpningstider og antall frivillige. De frivillige på festivalkontoret må briefes om artistene. Førstehjelpskurs må være obligatorisk for dem som har arbeidsoppgaver i konsertlokalene. De frivilligansvarlige må være med på møtet med Café Stift i forkant av festivalen for å få avklart vaktholdet. Her bør også stedsansvarlig delta. Avtale med Café Stift må komme på plass. Det bør være et prinsipp at problemer som kommer opp, tas direkte med frivilligansvarlige og ikke går via Bjørn L. Motsatt bør Bjørn L kunne utfordre frivilligansvarlig hvis det oppstår problemer som de ikke løser selv.

Litt forskjellig: Ansvar for mottak av artister må avklares. Transportgruppa må komme tidligere på banen. Må ha tilgjengelig en vaktsjåfør hele tiden som kan ta oppdrag. Dessuten må en sikre nok folk. Engasjementet av russebuss-gjengen til rigging/vakthold i teltet og fungerte. Bør ha egen mediegruppe -plakater,flyers, reklame etc

Foto: Øystein Nordås (Utsnitt)

Teknikk

Styrearbeid Styrets rolle Et styres rolle er tradisjonelt å: •beslutte styrets arbeidsform. •drive strategisk planlegging, herunder vedta planer for dette formål. •stå ansvarlig for foreningens økonomi, drive betryggende økonomistyring ved å vedta budsjett, forestå økonomioppfølging og vedta regnskap. •koordinere de ulike oppgaver som skal løses i organisasjonen og vedta løsninger i konfliktspørsmål. •sikre at administrative oppgaver blir løst tilfredstillende. •sikre at det blir foretatt tilfredstillende evaluering og utarbeidet årsrapporter. •evaluering, årsrapporter. Styret har 10 medlemmer, ingen varamedlemmer. Dette er flere enn det som tilrås om et styre skal utøve sin rolle effektivt. Det viste seg at antallet ikke ble noe problem for ivaretakelse av effektivitet. Styret skal være et arbeidende styre. Siden festivalen disponerer høyst begrenset administrativ kapasitet, må det være slik. Styrets medlemmer skal både ta del i styringen av organisasjonen og løse praktisk rettede oppgaver. Slik sett har styret i DølaJazz en todelt rolle. Når det gjelder det siste, er hvert styremedlem ansvarlig for minst et oppgaveområde. Nødvendig koordinering ble

gjort i styremøtene. En viktig årsak til at organisasjonsmodellen i hovedsak fungerte godt, er trolig at styremedlemmene hadde en klar forståelse av at de hadde en todelt rolle. Dernest har styret høy kompetanse innen det område de har ansvaret for og er innforstått med hva dette ansvaret består i. DølaJazz har ingen tilsatte. Derimot har festivalen engasjert et Kreko ved Bjørn Løken på årskontrakt de siste årene. I kontrakten er hoveoppgavene nærmere definert. Kontraktsbeløpet var i 2016 kr 250 000. Dette har fungert svært godt.

Styrets sammensetning Leder: Frode Sannum Styremedlemmer: Morten Knarrum, Tore Jacobsen, Anne-Thea Haavind, Torleiv Svendsen, Mette Kari Worum, Hege Hole Riise, Bjørn Nørstegård, Anne Mari Skjærvik og Bjørn R. Jørgensen. I tillegg har Mari Celius, koordinator for JazzIncubator vært en del av styret og har hatt talerett ved styremøter. Det har blitt holdt 15 styremøter i 2016.

Sponsorarbeid Generelt: På overordnet nivå har en festival tre typer finansieringskilder: Egeninntekter, offentlige tilskudd og andre tilskudd (næringslivet, legater, stiftelser). Ser vi på musikkfestivaler med hovedbegrunnelse er av kunstnerisk art, ligger finansieringsbidragene fra de tre typene gjerne innen følgende intervaller i %: 20 – 40, 35 – 50, 10 -30. Dølajazz: Våre egeninntekter og offentlige tilskudd er høye, mens andre tilskudd er svært lave (i kronebeløp). Festivalens barteravtaler med bedrifter, der vi får varer og tjenester, løfter andelen andre tilskudd noe. Det som likevel er klart er at festivalen har en stor utfordring i å få en større andel av inntektene gjennom samarbeidsavtaler med næringslivet. Vi har nå startet en intensivering av arbeidet med å skaffe oss flere partnere i næringslivet i regionen. Festivalen har følgende sponsorer fra næringslivet: Sparebank1 Gudbrandsdalen, Lillehammer Ventilasjon, NorConsult, Kewa Invest, Medby AS, El Installasjon og Lillehammer Sentrum Drift. Barteravtaler: Dialecta Kommunikasjon, 06565 Drosjene, Egon Lillehammer og Kiwi. Hotellavtale: Vi har også i 2016 hatt et godt samarbeid med vårt Festivalhotell, Scandic Victoria. Avtalen gir oss økonomiske fordeler og samtidig et bra samlingsted for både frivillig og artister. Vårt festivalkontor ligger på hotellet. I tillegg har DølaJazz inntekter på annonsesalg i festivalavisa. I flere av avtalene med næringslivet er annonse i festivalavisen inkludert i avtalen. Dette gjelder både for barteravtaler og for rene økonomisk støtteavtaler.

Oppsummering Ser vi punktene i denne egenevalueringen i sammenheng, er den viktigste konklusjonen at festivalåret 2016 har gitt et kunstnerisk godt resultat med god publikumsoppslutning og svært fornøyde musikere. Vi fortsetter å lykkes med Barne- og ungdomsarbeidet, med Bedriftskonsertene og med styrking av innsatsen i bruke av sosiale medier.De nær hundre frivillige har med høy arrangørkompetanse og en kjempeinnsats vært den ryggraden festivalen trenger for å oppnå det gode resultatet. Likevel er det selvsagt noen forbedringspunkter og oppgaver hvor det bør gjøres endringer i måten de løses på. Og så er det også grunn til å prøve ut nye løsningsmetoder på enkelte områder. I det store bildet vil nok de største utfordringene ligge i de følgende: Tilby et kunstnerisk produkt på høyeste nivå i formidlingsformer som treffe et bredt publikum Utvikle og drive markedsføring i takt med publikums bruk av markedskanaler Trygge festivalens økonomiske fundament ved offensiv satsing på høyere egeninntekter, større bidrag fra næringslivet og opprettholde det sterke engasjementet fra offentlige myndigheter. Starte planlegging på festivalens mange oppgaveområder til rett tid

DĂ¸laJazz - Lilehammer Jazzfestival Postboks 566, 2602 Lillehammer www.dolajazz.no

Oppsett og layout: Tore Jacobsen/DĂ¸laJazz