JUEVES 26 OCTUBRE DEL 2017
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Agendando reuniones de forma efectiva cuando está autoempleado HARVARD BUSINESS REVIEW © 2017. HARVARD BUSINESS SCHOOL PUBLISHING CORP.
DORIE CLARK
E
s importante para todos los profesionales el usar eficientemente su tiempo. Sin embargo, es particularmente esencial para los autoempleados, que tienen mucha más libertad respecto a cómo estructurar sus días. Sin mandatos corporativos, como las reuniones semanales de equipo o revisiones quincenales de proyecto, los emprendedores tienen la habilidad de eliminar los trámites burocráticos y
alcanzar mayores niveles de productividad. Sin embargo, muchas veces terminan en el otro extremo, malgastando sus días porque están inseguros de cómo aprovechar su autonomía.
logísticamente no es muy complicado. Sus empleados están ya sea en el lugar o pueden hacer una teleconferencia, de forma que una reunión de 90 minutos requiere 90 minutos.
He aquí cuatro estrategias que pueden usar los profesionales autoempleados para agendar reuniones de forma más eficiente.
Por el contrario, como trabajador independiente o emprendedor, lo más probable es que esté ubicado en otro lugar. Su estimado de tiempo debe incluir el traslado, para ayudarlo a entender el costo completo sobre su productividad, de forma que pueda calibrar apropiadamente el umbral para aceptar una reunión.
Primero, es importante entender el costo completo de una reunión. Especialmente si está lidiando con clientes o colegas que trabajan en corporaciones, “tengamos una reunión” podría ser la respuesta estándar a cualquier tema. Esto causa sus propios problemas, pero
Para ello, es esencial definir reglas de en qué casos es necesaria una reunión en
persona. Antes de acceder a una junta, haga preguntas dirigidas sobre la agenda. Las actualizaciones pueden y deberían manejarse a través de un método asincrónico, como el correo electrónico o el chat. Usted solo debería acceder a la reunión si un tema importante necesita discutirse y decidirse, y si su participación es clave para un resultado. Esto es especialmente importante si debe viajar a la reunión; si puede atender el mismo día varias reuniones en la ciudad, se habrá ahorrado horas de doloroso traslado. Por supuesto, es importante ser flexible y entender que algunas situaciones –noticias inespera-
das, la solicitud de un cliente importante– ameritan romper sus estándares. Finalmente, las reuniones –que requieren escucha y participación activa, y una rápida y completa lectura de las señales emocionales de los demás– pueden ser agotadoras. Por ello es que, de ser posible, es útil estandarizar ciertos elementos, de forma que pueda enfocarse más a fondo en la labor que realiza. Por ejemplo, si puede, defina una ubicación y agenda estándar para la junta. Tener esa plantilla disminuye el riesgo de que la fatiga de decisión comience antes del inicio de la reunión. Muchas personas se quejan
acerca de las interminables reuniones en un entorno corporativo. Sin embargo, incluso cuando parecen aplastar la productividad, le brindan una estructura a su día, de la que carece cuando está auto empleado. Los emprendedores, bendecidos con esa libertad, necesitan aprender a desplegarla sabiamente, y agendar las reuniones de forma efectiva es uno de los mejores lugares para empezar. (Dorie Clark es una estratega de marketing y conferencista profesional que enseña en la Fuqua School of Business de Duke University. Es la autora de “Reinventing You” y “Stand Out”).