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Preisträger 2017
Single Point of Truth Beteiligungsmanagement beim TÜV Rheinland – ein Erfahrungsbericht Von Monika Pürsing, CEO der zetVision AG
Beteiligungsmanagement ist in Konzernen eine komplexe Angelegenheit. Nicht selten geht es um eine dreistellige Anzahl von Firmen; Tochterunternehmen sind in unterschiedlichen Rechtssystemen angesiedelt, in den verschiedensten Gesellschaftsformen organisiert, und es sind unterschiedliche Beteiligungsquoten zu berücksichtigen. Darüber hinaus sind nicht zuletzt die zeitnahe Erfassung und Freigabe von Informationen zu den einzelnen Beteiligungsgesellschaften – in einer entsprechenden Datenqualität – wesentlich.
gesellschaftsrechtliche Strukturen abfragbar, mehr aber auch nicht. Alles in allem: In einem System war die gesellschaftsrechtliche Struktur verfügbar, in einem anderen Dokumente, in einem weiteren die Gesellschaftsinformationen; schließlich gab es noch Excel-Tabellen, in denen die Boards geführt wurden. Folgerichtig war das Vertrauen in die Zuverlässigkeit der Beteiligungsinformationen gering. Geplant war daher eine dezentrale Ablage rele-
• Verbesserung der Effizienz der Pflegeprozesse aller Daten; • Unterstützung bei allen zentralen und lokalen kommunikativen, verwaltenden Aufgaben sowie bei der Aufgabenplanung; • Bereitstellung einer digitalen Dokumentenablage für alle gesellschaftsrechtlichen Dokumente; • Größerer Bedienungskomfort beim Umgang mit dem Beteiligungsmanagement-System. Jürgen Blumhofer, Leiter Zentrales Beteiligungsmanagement der TÜV Rheinland AG, bringt die Ziele auf den Punkt: „Das Zentrale Beteiligungsmanagement sollte künftig der ‚Single Point of Truth‘ für alle rechtlich relevanten Gesellschaftsinformationen sein.“ Um dies zu erreichen, wurden folgende Anforderungen für die gesuchte Softwarelösung definiert: Abbildung der Stammdaten pro Anteil, Darstellung der gesellschaftsrechtlichen und der Managementstruktur, Einrichten von Workflows, Terminplanung, integriertes Dokumentenmanagement, Auslieferung von Standardberichten, vordefinierte rechtliche Einstellungen zur Gesellschaftsart je nach Land, Zertifizierung durch Wirtschaftsprüfer, Revisionssicherheit und SAP-Basis.
Das Beispiel des TÜV Rheinland zeigt, wie eine professionelle Softwarelösung das Beteiligungsmanagement unterstützen kann.
Das Beispiel des TÜV Rheinland zeigt, wie eine professionelle Softwarelösung das Beteiligungsmanagement unterstützen kann. Bis 2012 lagen Daten, Mandate und Dokumente meist nur dezentral bei den Gesellschaften der Unternehmensbereiche und Regionen vor; beteiligungsrelevante Informationen wurden aus diversen Datenquellen mit heterogener Datenqualität bereitgestellt. Ad-hoc-Abfragen zu gesellschaftsrelevanten Informationen erfolgten kaskadenförmig per E-Mail. Zudem waren zwar
vanter Daten, Mandate und Dokumente, damit die Ansprechpartner in den Regionen und Unternehmensbereichen die Informationen selbst pflegen können. Mit einer professionellen Softwarelösung sollten vor allem folgende Ziele erreicht werden: • Mehr Transparenz bei den Beteiligungsmanagement-Informationen;
44 DiALOG - Ausgabe März 2015 DiALOG - DAS MAGAZIN FÜR ENTERPRISE INFORMATION MANAGEMENT | MÄRZ 2018
