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40 | DIALOG-AWARD

Gewinner 2017

„NOVEM“ – die NÜRNBERGER im digitalen Wandel Einführung des NÜRNBERGER OnlineVertragsManagement Marius Stumpf, Spezialist Compliance und Governance bei der NÜRNBERGER Versicherung

Um als einer der großen Versicherer Deutschlands attraktiv und wettbewerbsfähig zu bleiben und den Kunden weiterhin „Einfach den passenden Schutz” zu bieten, überprüfen wir regelmäßig all unsere Arbeitsabläufe. Einer dieser Prozesse ist der Vertragsprüfprozess sowie dessen Verwaltung. Der Vorstand wollte diesen für das ganze Unternehmen, bereichsübergreifend verbessert und transparent wissen. Mit dem NÜRNBERGER OnlineVertragsManagement — kurz NOVEM — haben wir eine einheitliche IT-Anwendung für das Erstellen, Prüfen, Archivieren und Verwalten von Vertragsbeziehungen eingeführt.

Vorstandsmitglieder als auch zahlreiche Mitarbeiter. Der eine seltener, der andere öfter. Aber alle auf die gleiche Weise. Insgesamt haben wir aktuell ca. 450 aktive Anwender, das entspricht ca. 18 % unserer gesamten Belegschaft. Vor NOVEM fand die Vertragsprüfung in einem aufwendigen, schwer nachverfolgbaren Papier- bzw. E-Mail-Prozess statt. Zudem gab es keine einheitliche Ablage der Ergeb-

Ein einheitlicher Einstieg in die Vertragsprüfung erspart aufwendiges Suchen nach dem „richtigen“ Formular. Klare, transparente Prozessschritte beschleunigen die Prüfung. Der Anwender sieht in Echtzeit („Sendungsverfolgung“), wo sich der Vertrag gerade in der Prüfschleife befindet. In NOVEM werden alle Verträge durch Fachexperten (insb. Einkauf, Rechnungswesen, Recht, Risikomanagement, Steuern) geprüft. Anfragen aller Art für Geschäftsleitung, Behörden, Wirtschaftsprüfer, interne Abteilungen usw. können dank Auswertungsmöglichkeiten und Reports in Sekundenschnelle mit zahlreichen Informationen zum Vertrag beantwortet werden. Gesetzliche Dokumentationspflichten werden erfüllt und durch die Historienfunktion von NOVEM wird jeder Schritt protokolliert.

Wir haben erkannt, wie wichtig ganzheitliche – und damit auch die interne – Digitalisierung für die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens ist.

Ein Kernteam hat die Anwendung im Dialog mit den Nutzern konzipiert. Vom Ausgliederungsmanager über den Einkäufer bis zum Marketing. Von der Mathematik über Compliance bis zum Rechnungswesen. Den neuen Prozess und das Archiv nutzen sowohl

nisse. Jeder Unternehmensbereich hatte sein eigenes „Archiv” (Papier, Laufwerk, Software etc.). Durch NOVEM gibt es jetzt ein digitales, konzernweites und einheitliches System zur Vertragsverwaltung und -prüfung. Der administrative Aufwand, auch für die Schulung der Mitarbeiter, sinkt dadurch deutlich.

40 DiALOG - Ausgabe März 2015 DiALOG - DAS MAGAZIN FÜR ENTERPRISE INFORMATION MANAGEMENT | MÄRZ 2018

Schon beim Projekt-Kick-off waren über 15 Abteilungen involviert. Motivationstreiber und Skeptiker saßen

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DiALOG - Das Magazin für EIM, Ausgabe 2018