als ein bis zwei Tage bis zur Zahlung vergehen. Bei Klärungsbedarf, verursacht durch Preis- oder Mengenabweichungen sowie fehlenden Bestellungen oder Freigaben, geht der Beleg elektronisch direkt an die zuständigen Mitarbeiter. In den Workflow eingebunden sind die Einkaufsabteilung, der technische Betrieb, der die Beschaffung für die Bereiche Facility und Medizintechnik umfasst, sowie die Apotheke des Universitätsklinikums, welche für die Bestellung pharmazeutischer Waren zuständig ist. Im Rahmen eines Rollouts werden nach und nach die einzelnen Kliniken und Institute in den Workflow eingebunden. Nachdem die fraglichen Belege überprüft, korrigiert und freigegeben sind, gehen diese wieder an die Buchhaltung zurück. Das geht durch die elektronische Bearbeitung besser als früher, so dass nun auch im Klärungsfall schneller gebucht werden kann. Durch das Eingangsbuch ist jederzeit klar, wie viele Belege im Umlauf sind – ein wichtiger Punkt, wenn es um mehr Kosteneffizienz geht. Dank der neuen Software weiß die Buchhaltung jederzeit genau, welche Rechnungen gerade be-
arbeitet werden, wie viele sich davon im Workflow befinden und wem ein Beleg momentan zur Bearbeitung vorliegt. Gleichzeitig können nun auch Rabattverhandlungen mit Lieferanten gezielter geführt werden, weil sich Zahlungsbedingungen genau auswerten lassen. Den Sachbearbeitern kommt zugute, dass zu jeder Rechnung bzw. Bestellung die Vorgänge genau nachvollziehbar sind. Die Recherche hat sich vereinfacht. Wenn Nachfragen von Lieferanten kommen, dann können die Sachbearbeiter genau sehen, wo die Rechnung gerade liegt und warum sie noch nicht beglichen wurde. Das langwierige Nachhaken und Nachtelefonieren gibt es nicht mehr – ein Mausklick auf den Beleg und alle Informationen sind am Monitor sichtbar. Da alle Belege elektronisch vorliegen, konnte die Papierablage stark vereinfacht werden. Dank dieses Systems ist man auf dem Weg zum papierlosen Büro und effizienten Geschäftsprozessen am Universitätsklinikum einen guten Schritt vorangekommen.
Das Universitätsklinikum Köln hat sich mit 270.000 Patienten pro Jahr im Rheinland als leistungsfähiger Anbieter von Gesundheitsdienstleistungen etabliert. Die medizinische Einrichtung zählt mit Ihren zwölf Tochtergesellschaften zu einem der wichtigsten Arbeitgeber in der Region. Es ist eines der wenigen Universitätskliniken in Deutschland, die in den letzten Jahren ein kontinuierliches Wachstum vorweisen konnten. Dieser Erfolg wurde durch den effektiven Einsatz von Ressourcen ermöglicht, den man sich auf die Fahnen geschrieben hat. Der Geschäftsbereich Finanzen trägt u.a. durch die automatisierte Verarbeitung von Rechnungen zu diesem Ziel bei. www.uk-koeln.de
DiALOG - Ausgabe März 2016 2015
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