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Finalist 2015
Auf dem Weg zum papierlosen Büro Automatisierung der Verarbeitung eingehender Rechnungen sowie der Rechnungsprüfung beim Universitätsklinikum Köln Werner Buser, Geschäftsbereichsleiter Finanzen und Administratives des Universitätsklinikums Köln
Der Geschäftsbereich Finanzen des Universitätsklinikum Köln umfasst das Rechnungswesen, die Leistungsabrechnung sowie die Drittmittelverwaltung der Uniklinik Köln. Darüber hinaus wird dort zentral die Buchhaltung für deren Tochterfirmen erbracht. Eine Kernaufgabe stellt dabei die Verarbeitung der eingehenden Rechnungen dar: Etwa 155.000 Rechnungen gehen jährlich beim Universitätsklinikum ein, davon 100.000 in der zentralen Rechnungsstelle, 30.000 in der DFS (Drittmittel, Fördermittel, Spenden) sowie noch einmal 25.000 bei den Tochtergesellschaften. Die Rechnungen werden mit der neuen Software wesentlich schneller und transparenter bearbeitet als vorher. Oberstes Ziel ist dabei die Reduzierung des Bearbeitungsaufwands und der Skontoverluste.
andere Abteilungen in die Bearbeitung eingebunden waren, wurde das Papier kopiert, per Hauspost weitergeleitet und in einer Vielzahl von Fällen immer wieder nachgehakt, bis der Beleg verarbeitet werden konnte. Nach der Buchung gingen die Papierbelege an die Kreditorenbuchhaltung zur Zahlung. Dort wurden diese sortiert und in den Zahlungslauf gegeben. Ein zeitraubender Vorgang, bei
ter Realisierungspartner gefunden. Die Software tangro IM konnte mit einfacher Handhabung und praxisgerechten Workflows überzeugen. Außerdem sprachen eine schnelle Implementierung und das Preis/Leistungsverhältnis für dieses System. Weiterhin war entscheidend, dass diese Lösungen SAP embedded ist und damit ein Direktzugriff auf Stamm- und Bewegungsdaten in SAP ermöglicht.
Dank dieses Systems ist man auf dem Weg zum papierlosen Büro und effizienten Geschäftsprozessen am Universitätsklinikum einen guten Schritt vorangekommen.
Vor der Automatisierung mussten die Sachbearbeiter alle eingehenden Rechnungen vorbereiten und den Kreditor sowie die Kontierung auf den Beleg schreiben. Anschließend wurden die Daten manuell in SAP eingeben. Soweit
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DiALOG - Ausgabe März 2015
dem es immer wieder vorkam, dass eine Rechnung zwar gebucht, aber nicht sofort auffindbar war und deshalb gesperrt werden musste. Die fehlende Transparenz erwies sich als weiteres Problem, denn es konnte nicht nachgehalten werden, wie viele Rechnungen offen waren. Der Erfahrungsaustausch mit Kollegen anderer Universitätskliniken brachte die Lösung. Mit der Heidelberger Firma tangro, welche bereits Referenzen bei vergleichbaren Einrichtungen hatte, wurde ein geeigne-
Nach einer Implementierungsphase von drei Monaten waren die Systeme im Mai 2013 produktiv im Einsatz. Die Software wird von rund 25 Mitarbeitern im Bereich Finanzen für die Rechnungsverarbeitung genutzt. Darüber hinaus sind 150 Mitarbeiter als Bearbeiter in die verschiedenen Workflows eingebunden. Die eingehenden Belege werden in der Digitalisierungsstelle gescannt und stehen anschließend im elektronischen Eingangsbuch den Sachbearbeitern für die Weiterverarbeitung zur Verfügung. Entspricht eine Rechnung den Bestellungs- und Wareneingangsdaten, dann kann diese sofort gebucht werden, so dass hier nicht länger