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Finalist 2015
Unternehmensabläufe komplett und intelligent digital archivieren Die Zeiten turmhoher Aktenstapel sind vorbei. Dank optimal integrierter Dokumenten- und Workflow-Management-Systeme von BCT Deutschland sind bei der ANKER Gebr. Schoeller GmbH + Co. KG jetzt die Wege kürzer und die Arbeitsabläufe effizienter. Thomas Kuckelkorn, PR und Kommunikation der BCT Deutschland GmbH
„Mindestens drei Ausdrucke haben wir früher von jedem Dokument gemacht“, erinnert sich Kamillus Wojczyk, Prokurist und Verantwortlicher für Informationstechnologie bei der ANKER Gebr. Schoeller GmbH + Co. KG. „Die wurden dann per Hand an die jeweiligen Abteilungen verteilt und nach der Bearbeitung ordentlich archiviert. Was für ein Aufwand.“ Besonders, wenn ein Dokument aus dem Archiv später noch einmal benötigt wurde. Das herkömmliche Vorgehen ist umständlich, zeitraubend und sicher nicht mehr „State of the Art“ für die größte Teppichweberei Europas, deren Produkte z. B. im Berliner Reichstagsgebäude liegen. So entschied man sich bei ANKER, das Enterprise Content Management (ECM) Corsa von BCT Deutschland zu implementieren, um die internen Workflows zu optimieren. Das gemeinsame Projekt erhielt 2015 im Rahmen des vierten DiALOGFachforums in Berlin die Auszeichnung „Excellence with EIM“.
Angepasst an individuelle Unternehmensabläufe Alle Vorgänge werden seit der Implementierung komplett digital und immer leicht auffindbar in Corsa abgelegt. Zettelwirtschaft und Medienbrüche zwischen Papierdokumenten und digitalen Daten gibt es nicht mehr. Stattdessen sind alle Dokumente, z. B. Angebote, Lieferscheine oder Rechnungen, gebündelt und von jedem Arbeitsplatzrechner aus verfügbar – gemeinsam mit der jeweils relevanten Kundenkorrespon-
gänge eines Kunden mit einem Blick erfassen. „Besonders mit den flexiblen Suchmechanismen – inklusive Volltextsuche in den Dokumenten – finden wir die relevanten Infos jetzt viel schneller und präziser“, freut sich Wojczyk. Optimal integriert in die vorhandene Infrastruktur Eine maßgebliche Anforderung an das ECM wurde bei der Planung schnell offensichtlich: Um den ANKERMitarbeitern die Nutzung so einfach wie möglich zu machen, sollten sie weiterhin in der gewohnten Nutzeroberfläche arbeiten können. Corsa musste sich also optimal in die vorhandene SoftwareInfrastruktur des Warenwirtschaftssystems »texware/CS« integrieren. Eine große Herausforderung für die Projektverantwortlichen, die Programmierer bei BCT Deutschland und dem, in der internationalen Textilwirtschaft etablierten, Softwareanbieter update texware GmbH.
Alle Vorgänge werden seit der Implementierung komplett digital und immer leicht auffindbar in Corsa abgelegt.
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DiALOG - Ausgabe März 2015
denz. Auch Preisinformationen oder Lieferabsprachen per E-Mail werden automatisch in den jeweiligen Workflow integriert. Für die Mitarbeiter des Vertriebsinnendienstes bedeutet das ein wesentlich einfacheres und zugleich effizienteres Arbeiten: Dank der digitalen Akten können sie die gesamte Historie eines Bestellvorgangs sowie alle Bestellvor-
Die gemeinsame Lösung: Beide Systeme sind über eine bidirektionale Schnittstelle verbunden. Alle