Lösungen im Fokus
Dokumente wollen gemanagt werden LIST Gruppe realisiert zentrales Dokumenten-Managementsystem Laura Raasch, Pressereferentin der LIST Gruppe
Das Handling von Dokumenten stellt für viele Unternehmen eine große Herausforderung dar. Ungleiche Ablagestrukturen verschiedener Abteilungen und auch Gesellschaften sowie die Existenz unterschiedlichster Dokumentenversionen sind zwei der in der Praxis sehr häufig auftretenden Probleme, mit denen auch die aus dem niedersächsischen Nordhorn stammende LIST Gruppe zu kämpfen hatte. Informationssysteme müssen Schritt halten Die Unternehmensgruppe arbeitete ursprünglich – wie vermutlich viele Unternehmen – mit einer laufwerkbasierten Ablage. Probleme, die aus dieser Tatsache resultierten, konnten bis vor einigen Jahren schnell über den Flur geklärt werden: „Sabine, wie genau hast du die neueste Version bezeichnet?“, lässt sich schließlich schnell ins Nachbarbüro rufen. Viel mehr als drei bis vier Personen mussten auch in der Regel nicht auf eine Datei zugreifen. Und wenn doch, wusste man so oder so, wen man zu welchen Themen befragen kann. So weit, so gut – heute sind diese Zeiten passé: Seit gut sechs Jahren befindet sich die
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DiALOG - Ausgabe März 2017
LIST Gruppe auf Expansionskurs. Das einstige, klassische Bauunternehmen mit unter 40 Mitarbeitern hat sich zu einer Unternehmensgruppe entwickelt, die heute mit gut 200 Mitarbeitern von fünf verschiedenen Standorten aus deutschlandweit Immobilien finanziert, entwickelt, plant und baut. Eine Struktur, der eine laufwerkbasierte Ablage nicht mehr gerecht werden konnte. Im Jahr 2011 fiel dann die Entscheidung: Ein modernes Dokumentenmanagementsystem musste her. Die richtige Lösung muss man sich erst erarbeiten Dass die Ansprüche der LIST Gruppe an das neue System hoch waren, zeigte sich nach der Einführung des ersten ECM-Systems. „Vor allem die Usability entsprach nicht unseren Vorstellungen“, erklärt Dr. Henning Krüp, Leiter IT der Unternehmensgruppe. „Aber wir haben unsere Erfahrung gemacht und diese