Lösungen im Fokus
„Neues Arbeiten“ auf dem Amt: EIM stärkt auch Behörden Das vorgangsbasierte Informationssystem Liber unterstützt die Mitarbeiter der Gemeinde Best in ihren Prozessen und optimiert die Kommunikation mit den Bürgern – Anbindung an die vorhandene IT-Struktur und Rechtssicherheit dank individuell entwickelter Systemarchitektur inklusive. Thomas Pilz, PR & Kommunikation bei der BCT Deutschland GmbH
Der Ort Best aus der Provinz Nordbrabant ist in vielen Merkmalen eine sehr typische niederländische Gemeinde. Gelegen circa zehn Kilometer nordwestlich von Eindhoven, leben hier knapp 29.000 Bürger auf beschaulichen 35 Quadratkilometern. Es gibt Schulen, Kindergärten, ausreichend Möglichkeiten für Einkauf, Sport und Freizeit, Kulturangebote und sogar einen kleinen Bahnhof. In einem wesentlichen Punkt unterscheidet sich Best allerdings seit einigen Jahren von vergleichbaren Gemeinden der Niederlande. Anfang 2011 wurde von der dortigen Verwaltung das Projekt „DOEN!“ – zu Deutsch ‚Handeln!’ – gestartet, das den Dienst am Bürger grundlegend verbessern sollte. Als Teil des Programms gelang es in Zusammenarbeit mit BCT, die Kommunikation mit den Einwohnern über eine webbasierte Systemlösung innerhalb kurzer Zeit deutlich schneller und transparenter zu machen. „Unser Hauptanliegen war: Wie können wir unseren Kunden einen besseren Service bieten?“, sagt Magda Klomp, Leiterin der Förderungsabteilung bei der Gemeinde Best. Zur Optimierung der Dienstleistungen erschien eine neue Informationsstruktur unumgänglich, um Arbeitsweisen zu erleichtern und
40
DiALOG - Ausgabe März 2015
Informationen zugänglicher zu machen. Klomp über die bisherigen Abläufe: „Früher hatten wir für die Anliegen der Bürger circa 400 vertikale Anwendungen. Für jedes Produkt und jede Dienstleistung eine andere. Die Informationen waren zudem über verschiedene Standorte und Abteilungen verteilt. Daher konnten wir unseren Einwohnern nicht immer die korrekten Informationen zuleiten.” Zudem plante man, ein KundenKontakt-Zentrum als zentralen Ansprechpunkt für die Bürger einzurichten. Für die dortigen Mitarbeiter wäre es aber unmöglich gewesen, mit all diesen verschiedenen Anwendungen zu arbeiten. Deshalb entschied man sich mit der Software-Lösung Liber für ein Enterprise Information Management, in dem alle verschiedenen Arten von Anträgen untergebracht werden können und vieles automatisch erfolgt, wie z. B. das Versenden von Status-Updates oder der Eintrag von Daten in ein Antragsformular. Eigenständige Modellierung von Vorgangstypen Das vorgangsbasierte Informationssystem Liber von BCT hat zudem den Vorteil, dass die Nutzer selbst Vorgangstypen modellieren können. In