Aspectos para tener en cuenta para categorizar Operador Económico Autirizado (OEA) Seguridad Argentina

Mg. Jorge Gabriel VITTI

Consultor en Seguridad Corporativa. Licenciado en Seguridad (IUPFA). Magíster en Inteligencia Estratégica Nacional. (UNLP).

“Si usted no puede describir lo que está haciendo como un proceso, usted no sabe lo que está haciendo” W. Edwards Deming

Introducción

La experiencia de haber participado y participar en forma activa en procesos de categorización OEA Seguridad (Resolución General 5107/2021, sus modificatorias y complementarias), tanto en forma integral como parcial, ha permitido obtener algunos lineamientos generales que resultan útiles para aquellas organizaciones que deseen encarar este proceso en forma exitosa. Ellos son el fundamento principal de este artículo.

Adhesiones en Argentina

El otorgamiento efectivo, por parte de la Aduana Argentina, no es información pública, aunque sí, oficial. En efecto, las organizaciones que alcanzaron la categoría se ven reflejadas en Boletín Oficial de la República Argentina, pero de difusión reservada. Por ello, las empresas que han alcanzado la categoría se conocen por su propio interés en la difusión.

Espíritu del Programa. Aspectos destacados

Para poder llevar a cabo en forma exitosa el programa se debe tener en cuenta sus objetivos, abarcando los siguientes aspectos conceptuales, fundamentales de su esencia:

1. Logro de la Esterilidad de la cadena de suministro internacional Esterilidad entendida como la ausencia de contaminación. Cadena limpia, en condiciones óptimas de trazabilidad y control. Esto es: la cadena de suministro en su totalidad se encuentra protegida de intentos de ser utilizada como vehículo de ilícitos, tanto del crimen organizado, como del terrorismo internacional. Por ello, si bien es importante para las organizaciones la visión patrimonial de la seguridad corporativa aparece como nuevo paradigma sumar la esterilidad a la protección patrimonial.

Esto parece sencillo de interpretar, pero la realidad es que los respectivos manuales de seguridad no reflejan siempre la totalidad de los riesgos a mitigar (pese a que están redactados lo más detallado e inclusivo posible). Cuando surge algún proceso o tarea no contemplada en los manuales (tanto propia, como de socios críticos), se debe tener en cuenta especialmente el objetivo de asegurar la esterilidad como guía.

2. Difusión del Programa, como otro objetivo de la Aduana No sólo incentiva a categorizarse, sino que se compromete a las organizaciones candidatas en la difusión del

programa. Esto está materializado en el Manual de los Socios Comerciales. No sólo se plantean los requisitos de la formalidad contractual, sino que también se obliga a capacitar al socio comercial crítico (tanto proveedor, como cliente), replicar las mismas medidas de seguridad del programa en el segmento que a ese socio le compete (generando evidencia de cumplimiento indubitable), y realizar una visita de validación de los requisitos planteados. Desde una visión del área de seguridad, materializa la consolidación de los principios de redundancia y de defensa en profundidad.

Particularidades de OEA Seguridad

La formalidad indica que se deben confeccionar 9 (nueve) manuales donde se detalla el cumplimiento de los requisitos para cada caso expuestos. También se agrega que debe presentarse una matriz de riesgos paso que, evidentemente, debe ser el inicial y el disparador para la confección de los manuales. En tal sentido, y ya proporcionado una experiencia personal, es decisivo NO caer en la tentación de confeccionar los manuales como meros documentos que no se van a implementar, y sólo para cumplir el requisito. ES LA RECETA OPTIMA PARA EL FRACASO. Los procesos reflejados en ellos son auditados y rechazados si no se cumplen, no están completos y no demuestran el enfoque participativo de toda la organización. Esta transición le es mucho más sencilla y llevadera a las organizaciones que desarrollan sus actividades bajo Normas Internacionales ISO 9001-2015, por la dinámica de mejora continua y aplicación del Ciclo de Deming.

Aspectos importantes “Puertas afuera” de la organización (socios críticos: proveedores y clientes)

1. Designación del responsable del Programa dentro de la Organización

Resulta particularmente importante que quien conduzca este proceso tenga la autoridad delegada por la Alta Dirección en todo aquello que se requiera. La Aduana no acepta gestores ni consultores privados como responsables, aunque los mismos serán indispensables para el logro de los objetivos, en función de las necesidades de dedicación y tareas necesarias.

2. Importancia de la Matriz de Riesgos

La matriz de riesgos es el requisito más importante, ya que es generador de todas las acciones que los manuales deben prever. Una buena visita de validación tomará como elemento de trabajo principal esa matriz para evaluar cómo los manuales respectivos tomaron las medidas de mitigación adecuadas. No puede existir un riesgo considerado importante en esta matriz, sin que los manuales le den un tratamiento adecuado.

3. Participación de todos los sectores

Esto es fundamental, ya que cada sector será responsable del cumplimiento y respuesta a cada requerimiento del manual respectivo, en coordinación con las otras áreas para evitar incongruencias. Debe haber un espacio de trabajo multisectorial y multidisciplinario, como así reuniones periódicas y aleatorias.

4. Generación de evidencia de cumplimiento

La responsabilidad de cada sector en cada manual, no se agota en la confección y/o mejora. Se consolida con la producción y disponibilidad de evidencia incontrastable de cumplimiento.

5. FUNDAMENTAL

Realizar auditorías internas previas a la visita de validación de Aduana. Este es realmente el secreto del éxito. Realizar una auditoría previa de evaluación de manuales y evidencia, extrayendo No Conformidades y Oportunidades de Mejora. En la auditoría siguiente (previa a la visita), repetir la evaluación, consolidando las correcciones necesarias. La visita de validación del programa incluirá entrevistas directas con cada uno de los responsables de los sectores implicados, los cuales estarán, de esta forma, ejercitados en los requisitos.

6. IMPORTANTE: La Aduana, muy probablemente, le adelante unas 48 ó 72 hs antes de la visita de validación, 3 ó 4 puntos sobre los cuales deberá remitir cumplimiento y evidencia en forma previa a la visita, condicionando la visita al cumplimiento de lo solicitado. Es bueno, por ello, tener previsiones en tal sentido.

El Programa exige definir socios críticos, tanto proveedores como clientes. Los criterios de elección no guardan estricta relación con el Core Business de la organización. Su consideración surge de la participación en los procesos críticos, más que en su importancia comercial en el funcionamiento de la organización candidata. Aspectos como acceso a instalaciones propias de personal de tercerizados, utilización de información sensible de la organización para prestar sus servicios, entre otros, determinan su consideración como socio crítico.

Asimismo, la gran mayoría de los proveedores no tiene expertise en la cadena de suministro internacional, sino que se lo contrata con el concepto de outsourcing. Ello implica partir de un desconocimiento (proveedores y algunos clientes también) no sólo del programa, sino también lo que se va a requerir de ellos.

Algunas recomendaciones:

1. Previa consideración de un pro-

veedor y/o cliente como socio crítico, revise y regularice la formalidad contractual.

2. Comience con un contacto inicial (avalado por la organización) y la capacitación. Ésta última, se recomienda sea individual y personalizada, ya que a cada uno le solicitaremos distintos aspectos. A la vez, debe ser participativa por los distintos sectores del socio crítico que sean de interés, para evitar demoras adicionales por derivación.

3. Esta instancia de capacitación permite que:

• Cada socio comprenda la finalidad del Programa (requisito de difusión)

• Consolide lo que necesitamos de él, despejando dudas y temores

• Adapte los procesos o genere aquellos no previstos

• Guíe la generación de evidencia de cumplimiento

• Entienda la finalidad de la visita de validación

4. Tenga en cuenta, para su programación, que los tiempos pueden ser extensos (por lo menos en el primer ciclo), ya que dependen de la respuesta del socio crítico, sus tiempos, sus sectores de compliance, y otros aspectos.

5. Salvaguarde siempre la información sensible, tanto propia como del socio crítico, sin que ello impida generar la evidencia de cumplimiento que el programa exige.