Týmová spolupráce v digitální éře

Lada Válková

Kolik e-mailů si denně rozesílají lidé ve vašem oddělení mezi sebou? Kolik času vám zabere, než informujete každého člena týmu o cílech projektu nebo o dosaženém pokroku? Některé výzkumy ukazují, že virtuální týmy (jejichž kanceláře mohou být umístěné pouze v různých podlažích téže budovy) spolupracují lépe než ty, které spolu komunikují tváří v tvář na denní bázi. Pojďme se podívat, jak vypadá virtuální spolupráce zblízka.

Efektivní řízení týmu, teambuilding a produktivní spolupráce je jedním ze základních stavebních kamenů v každé společnosti. Jakmile dojde k neshodě mezi členy týmu, k nesouladu mezi týmem a vedením nebo k narušení komunikace mezi spolupracujícími skupinami, vzniklé problémy mohou ovlivnit výsledek projektu nebo se negativně projevit v každodenních postupech a rutinách.

Správné nástroje

Zvýšení produktivity je možné jen tehdy, když má vedení společnosti k dispozici správný software pro spolupráci, sdílení a komunikaci. Efektivní vedení týmu je klíčový úkol, který mohou vhodné nástroje příjemně usnadnit. Účelem takových programů je nabídnout týmům možnosti spolupráce, které jim budou vyhovovat, stejně tak způsoby komunikace, jež zefektivní tok informací napříč kancelářemi i mezi jednotlivci.

Zlepšení spolupráce se projeví zejména na snazším plánování pracovních úkolů, jejich rychlém přiřazování a při zpracovávání dílčích procesů. V konečném důsledku dojde nejen ke zvýšení produktivity, ale i kvality prováděných projektů.

Většina nástrojů neřeší všechny procesy najednou – každý z nich se zaměřuje na několik úkolů. Proto si pečlivě promyslete, co váš tým potřebuje a jaký software zvolit. Které funkce může software pro týmovou spolupráci zastávat?

Ukládání a sdílení dat

Každý uživatel vytváří archiv dat pro budoucí použití, informace jsou uspořádány a ukládány průběžně v rámci projektu. Zapomeňte na hromadné e-maily plné příloh i na matoucí úpravy, o kterých vám nikdo neřekl. Díky spolupráci v reálném čase mohou všichni zúčastnění pracovat na stejném dokumentu současně – ať už jde o text, tabulku, nebo prezentaci PowerPoint. Každý se do projektu může snadno a přehledně zapojovat.

Účastníci sledují pokrok, kterého členové týmu na jednotlivých úkolech souvisejících s projektem dosahují. Generujte a analyzujte pokrok svých týmů s ohledem na denní, týdenní, měsíční či roční plán.

Google Docs – téměř každý, kdo má co dočinění s webem, si musel založit účet u Googlu. Proto není třeba Google Docs podrobněji představovat. Tyto nástroje pro spolupráci využívají týmy pro úpravu souborů a dat v reálném čase – každá změna se automaticky ukládá.

Neomezená komunikace

Bez komunikace kvalitní spolupráce jednoduše nefunguje. Existuje mnoho alternativ k setkáním tváří v tvář, jako je třeba instant messaging nebo videokonference. Zakládání diskusí, připojování se k nim, přidávání komentářů k projektům nebo dílčím úkolům – to vše je nezbytné pro úspěch každého týmu, stejně jako poskytování a přijímání zpětné vazby. Během videokonferencí mohou účastníci virtuálních schůzek vzájemně sdílet data, dokumenty či prezentace v reálném čase. Pro ty, kdo nemohou být přítomni, jednoduše meeting nahrajete.

Slack – populární a umně zhotovená platforma nabízí svět instantních zpráv, přenos souborů a vyhledávání mezi archivovanými konverzacemi. Jeho výhodou je, že má mnoho funkcí a integrací, které se propojují s dalšími nástroji, jako je například Trello, DropBox nebo Google Drive.

Cisco WebEx – Cisco zastřešuje personalizované videokonferenční místnosti, kde mohou zájemci pořádat schůzky nebo navštěvovat různé meetingy. Dají se využít především pro týmovou spolupráci, webináře, školení nebo pro komunikaci se zákazníky.

Skype – Skype je pořád jedním z nejoblíbenějších komunikačních nástrojů. Jde o bezplatný program, který umožňuje audio- i videohovory mezi více zařízeními. Výjimkou nejsou situace, kdy se při skupinovém online hovoru setkávají lidé z celého světa.

Ryver – jeho cílem je poskytnout vaší organizaci efektivní způsob komunikace, vytvářet týmy, chaty se skupinami i jednotlivci. Disponuje zajímavými filtry, díky kterým můžete například kontrolovat to, kdo vidí věci, které v aplikaci sdílíte. Všechny příspěvky se zobrazují podobně jako feed na Facebooku, uživatel si některý může označit, když se k němu plánuje později vrátit.

Yammer – privátní sociální síť pomáhá propojovat zaměstnance z různých oddělení i lokalit. Když se bude chtít někdo připojit k vaší firemní Yammer síti, musí mít funkční e-mailovou adresu obsahující doménu vaší společnosti. Potřebujete sdělit informace různým lidem ve firmě? Rozdělte je do skupin, obešlete jen uživatele, pro něž je vaše zpráva relevantní.

Řízení projektů, plánování a dohled nad úkoly

Jak zajistíte plynulost a bezproblémový chod projektu? Požádejte podřízené nebo kolegy, aby se přihlašovali do virtuálního prostoru, aby kontrolovali a updatovali své úkoly, informovali vás o pokroku nebo poskytovali zpětnou vazbu. Můžete definovat, přiřazovat a sledovat úkoly v souvislosti s termíny ve sdílených kalendářích. Přehledně tak organizujete projekt, členy týmu i zadané úkoly.

Asana – jeden z nejznámějších nástrojů pro projektový management umožňuje uživatelům přiřazovat úkoly, přidávat k projektům followery, kteří budou informováni o jejich průběhu, nebo třeba hlídat termíny odevzdání. Funguje také jako užitečný seznam úkolů a kalendář pro strategické plánování.

Trello – má zajímavé rozhraní, které se nápadně podobá hře Solitaire. Karty úkolů dokonce můžete přetáhnout stejně, jako byste hráli oblíbenou karetní hru. Snadno se s ním naučíte pracovat, užijete jej zejména při monitorování projektů a přidělování úkolů. Určíte úkolům značky, připojíte potřebné soubory nebo zde definujete termíny dodání.

Microsoft Teams a Office 365 – společnost Microsoft koncem loňského roku oznámila, že její firemní platformu pro spolupráci Microsoft Teams využívá 20 milionů aktivních uživatelů denně. Usnadňuje vedení konverzací a organizaci práce z jakéhokoliv zařízení. Telefonování, pořádání meetingů a sdílení souborů se provádí přehledně z jednoho místa. Microsoft Office zůstává nejpoužívanějším kancelářským balíčkem. Konkurenti jako OpenOffice a G Suite ještě nedosáhli stejné úrovně co do funkčnosti a snadnosti použití. Lze usuzovat, že Microsoft Office je středobodem mnoha podniků, proto má přechod na Office 365 řadu výhod, v neposlední řadě je to možnost pracovat na stejných dokumentech ve stejný okamžik. Balíček získává na atraktivitě i díky tomu, že cloudová platforma Office 365 funguje na systémech Windows, Android i iOS.

Podle čeho vybírat software pro firemní spolupráci?

Některé nástroje nabízejí sice špičkové služby, ale jsou zaměřeny pouze na jeden aspekt týmové spolupráce. Naplní jediný program vaše očekávání a uspokojí vaše nejdůležitější potřeby? Pravděpodobně není ve vašem zájmu, aby musely týmy trávit čas hledáním doplňkového softwaru. Je proto vhodnější hned na začátku pátrat po nástroji, který bude disponovat více funkcemi a budete jej moci využít různými způsoby.

Snadné použití a přívětivé uživatelské rozhraní je dalším významným kritériem. Služba plní svůj účel, ale vyžaduje hodně času, než si na ni uživatel zvykne? To bude na překážku zejména rychle rostoucím týmům. Nejdříve si vybranou technologii sami vyzkoušejte, soustřeďte se na intuitivnost rozhraní a svižnou navigaci.

Týmová komunikace by měla být chráněna i s ohledem na soukromí uživatelů a jejich osobní údaje. Někdy budou členové týmu spolupracovat na citlivých projektech, jejich konverzace by neměly být ostatním přístupné. Než si vyberete konkrétní službu, ujistěte se, že chrání soukromí uživatelů i svěřené informace.

Cloud skýtá mnoho výhod, mezi nimi je například zobrazování poslední úpravy či aktivity, díky níž budete mít vždycky přehled. Všechny informace a verze dokumentů jsou uložené online, takže se k nim dostane každý uživatel nehledě na to, kde zrovna je. A když vám náhodou vypoví počítač službu, budete mít přístup k poslední verzi dokumentu z jakéhokoliv zařízení, čímž ušetříte čas i své nervy.

Vzpomenete na zmínku o tom, že je lepší používat jeden nástroj s více funkcemi? Někdy ale objevíte službu, která zvládne jeden úkol, zato dokonale. V těchto případech nastupuje integrace – hledejte software, který lze jednoduše integrovat s jinými aplikacemi. Neméně důležitá je i kompatibilita, proto by zvolený nástroj měl podporovat všechny typy souborů, se kterými tým běžně pracuje.

Nabídka je pestrá, seženete stovky aplikací a nástrojů; ne všechny vám ale budou vyhovovat. S přidělováním úkolů, vytvářením seznamů nebo analýzou a sdílením dat vám mohou pomoci jednoduché nástroje – stačí je vyzkoušet a vybrat si ten, který plně odpovídá vašim potřebám.