NEJLEPŠÍ NÁSTROJE PRO TÝMOVOU SPOLUPRÁCI

MICHALA BENEŠOVSKÁ

V éře digitalizace a flexibilního pracovního prostředí se schopnost sdílet, upravovat a komunikovat v reálném čase stala klíčovou pro udržení produktivity a inovace v každém týmu. Nástroje pro efektivní spolupráci transformují způsob, jakým týmy fungují a umožňují jim efektivně spolupracovat bez ohledu na fyzickou vzdálenost.

Nástroje pro spolupráci sahají daleko za tradiční kancelářský software, jako jsou textové editory a chatovací aplikace. Zahrnují vše od cloudových úložišť, nástrojů pro správu úkolů po platformy pro videokonference, které přinášejí nový rozměr online schůzkám. Výhodou je, že tyto nástroje jsou navrženy tak, aby byly stejně účinné na mobilních zařízeních jako na desktopových počítačích a noteboocích.

Každý člen týmu by měl mít možnost snadno komunikovat s kolegy napříč celou organizací, aby společně řešili a vyřešili problémy a mohli nerušeně spolupracovat. Hlavním cílem je zajistit, aby vše bylo přehledné, intuitivní a snadno použitelné. Které nástroje patří mezi ty nejlepší, které se dnes pro tyto účely používají?

Microsoft 365

Microsoft Office, tedy někdejší balík kancelářských aplikací, tvoří dnes jádro komplexního cloudového ekosystému Microsoft 365.

Microsoft Office zůstává nejpoužívanější a tím pádem nejdůležitější kancelářskou sadou na trhu. Ačkoliv existují alternativy, jako jsou OpenOffice a Google Workspace (dříve G Suite), dosud nikdo z konkurentů nedosáhl stejné úrovně funkčnosti a jednoduchosti použití.

Vzhledem k tomu, že Microsoft Office byl už dlouho zaběhlým balíkem, který se stal standardem v řadě podniků, přechod na cloudový Microsoft 365  byl celkem přirozenou evolucí. Microsoft 365 nabízí řadu výhod, zejména možnost vzájemně spolupracovat a sdílet práci s kolegy. To může zahrnovat cokoli od tabulek v Excelu po prezentaci v PowerPointu a podobně.

Důležitým produktem, který Microsoft nabízí pro týmovou spolupráci, je platforma Teams, která umožňuje jednoduchý přístup ke sdíleným dokumentům. Jejím prostřednictvím lze chatovat s ostatními členy týmu i s obchodními partnery, klienty a externisty, provádět videokonference a mít rychlý přístup ke všem aplikacím Microsoft 365.

To, co činí Microsoft 365 ještě atraktivnějším, je skutečnost, že jako cloudově hostovaná platforma je použitelná nejen na Windows, ale také na Macu, Androidu a iOS.

S uvedením AI asistenta Copilot, který je k dispozici i pro Microsoft 365, se uživatelská zkušenost ještě více posouvá a umožňuje novou míru efektivity. Plně lokalizovaná varianta Copilota pro český trh by se měla objevit na konci prvního pololetí letošního roku (Copilot pro Microsoft 365 lze do podnikového prostředí zakoupit již nyní).

Google Workspace

Google Workspace (dříve známý jako G Suite) je reakcí Googlu na Microsoft 365, a nabízí i něco navíc. Tato platforma je oblíbenou volbou pro organizace, protože nabízí širokou škálu funkcí a poskytuje al- ternativu prakticky ke všem oblíbeným aplikacím Microsoft 365.

Velmi oblíbený je zejména Meet, řešení pro videokonference, Google Chat, nástroj pro zasílání zpráv; Google Drive pro sdílení souborů nebo sdílený kalendář.

Základní plán zahrnuje 30GB úložiště na uživatele a maximálně 100 účastníků ve videokonferencích. Standardní plán nabízí 2 TB úložiště a až 150 účastníků ve videokonferencích. Plus plán zahrnuje 5TB úložiště na uživatele a až 500 účastníků ve videokonferencích. K dispozici je také enterprise plán, který nabízí neomezené množství úložiště a účastníků ve videokonferencích.

Slack

Slack se etabloval jako přední nástroj pro týmovou spolupráci, jenž si získal uznání milionů uživatelů po celém světě. Tato platforma je dostupná pro mobilní zařízení i počítače, což přináší nejen flexibilitu, ale i bezproblémovou integraci do každodenní pracovní rutiny.

Jedním z hlavních předností Slacku je jeho schopnost umožnit uživatelům zasílat přímé zprávy (DM) a soubory, ať už individuálně, nebo skupinově, což napomáhá udržovat plynulou komunikaci v týmu.

Díky možnosti organizovat konverzace do specifických kanálů – ať už pro jednotlivé projekty, nebo pro volnější tematické debaty – Slack umožňuje udržet diskuse uspořádané a snadno přístupné.

Významnou funkcí, díky níž je Slack oblíbený od svého uvedení, je podpora videohovorů.

Slack se sice neprezentuje jako plnohodnotná náhrada cloudových úložišť, ale nabízí možnost jednoduchého sdílení souborů přímo v platformě. Navíc je kompatibilní s populárními cloudovými službami, jako jsou Google Drive nebo Dropbox.

Slack je k dispozici ve verzi zdarma, která, ačkoliv přichází s určitými omezeními, jako je limit na počet uložených zpráv či celkový úložný prostor, poskytuje možnost tento nástroj vyzkoušet bez rizika.

Miro

Miro se vyprofilovalo jako jeden z předních online nástrojů, jehož posláním je smazat hranice mezi klasickým kancelářským prostředím a moderním hybridním modelem práce.

Tento nástroj lze charakterizovat jako multifunkční platformu pro online spolupráci, přičemž nabízí zajímavé funkce a je obzvláště oblíbený u kreativců a marketérů.

Stěžejní část práce v Miro se odehrává na takzvaných „tabulích“, které jsou v podstatě nekonečná plátna. Počáteční práce v Miru může být pro nováčky trochu komplikovaná a nepřehledná, a právě proto jsou k dispozici přednastavené šablony, které umožňují rychlý start.

Mezi často vyhledávané šablony patří mentální mapy, Kanban tabule, tokové diagramy, vývojové plány produktů a časové osy. To se hodí při správě projektů, a uživatelé, kteří mají zkušenosti s jinými nástroji pro řízení projektů, jako jsou Airtable či Trello, si rychle osvojí fungování Mira i jeho prostředí. Miro představuje řešení, které sice není vhodné pro každého, ale ti, kteří se v něm zorientují, na něj nedají dopustit. Jeho rozsáhlý katalog funkcí adekvátně pokrývá všechny fáze obchodního procesu, od fáze výzkumu a designu až po prezentaci, přičemž jeho kapacity pro spolupráci jsou dostačující pro běžné použití. Kromě toho transparentnost v oblasti zabezpečení a přijatelné cenové podmínky dělají z Mira dobrou volbu.

Asana

Asana je na scéně od roku 2008 a pořád patří mezi stálice na trhu. Tato platforma se stala klíčovým komunikačním nástrojem pro přední společnosti jako Intel, Uber, Pinterest a TED, což svědčí o její všestrannosti a efektivitě.

Tento nástroj je koncipován jako intuitivní řešení pro firmy, které chtějí efektivně monitorovat výkon svých zaměstnanců a maximalizovat výsledky jejich práce.

Asana nabízí možnost vytvářet seznamy úkolů pro aktuální projekty, stanovovat upozornění na blížící se termíny a odesílat požadavky mezi kolegy. Navíc umožňuje členům týmu přidávat komentáře k jednotlivým příspěvkům v aplikaci, což podporuje bezproblémovou komunikaci a spolupráci.

Projekty lze přehledně organizovat buď do seznamů, nebo na nástěnky, přičemž integrovaná vyhledávací funkce zajišťuje snadný přístup k dříve vykonaným pracím. Asana je nejen nástrojem pro organizaci práce, ale také platformou usnadňující dialog a sdílení informací o průběhu a vývoji pracovních procesů.

Trello

V oblasti správy projektů a nástrojů pro online spolupráci patří Trello k jednomu z nejznámějších nástrojů. Tato platforma, přístupná online i ve formě mobilních aplikací, poskytuje elegantní řešení pro organizaci projektů a vzájemnou spolupráci.

Trello umožňuje uživatelům vytvářet a spravovat projekty pomocí vizuálně přehledných nástěnek nebo seznamů, které lze dále strukturovat podle týmů a specifických úkolů. V těchto prostředích je možné zřizovat detailní seznamy úkolů a efektivně rozdělovat práci mezi členy týmu. Jedním z klíčových prvků je schopnost přiřazovat komentáře k jednotlivým kartám, což usnadňuje okamžitou zpětnou vazbu a komunikaci.

Dalším významným přínosem Trella je jeho široká škála integrací s dalšími aplikacemi, včetně Evernotu,

GitHubu, Google Drivu a Slacku, což rozšiřuje jeho funkci a zvyšuje jeho adaptabilitu v různých pracovních procesech. Ačkoli je základní verze aplikace nabízena zdarma, Trello také poskytuje předplatná, která otevírají pokročilé funkce a nástroje pro ještě lepší organizaci a správu projektů.

Premium tarif nabízí řadu speciálních administrativních funkcí, které značně usnadňují organizaci a enterprise edice, jejíž cena se odvíjí od počtu uživatelů, přináší další možnosti pro správu a řízení organizace na vyšší úrovni.

Podio

Podio se profiluje jako vysoce flexibilní a na míru přizpůsobitelná online platforma navržená speciálně pro efektivní práci a plynulou komunikaci v týmech. Nabízí sofistikované řešení pro strukturování rozsáhlých pracovních zátěží a efektivní rozdělení úkolů mezi členy týmu.

V souladu s ostatními špičkovými aplikacemi pro podnikovou spolupráci Podio vybavuje uživatele širokou paletou nástrojů. Ty umožňují sdílení souborů, monitorování postupu projektů a interaktivní získávání zpětné vazby na právě řešené aktivity. Tyto klíčové funkce jsou integrovány do intuitivního uživatelského rozhraní, což zajišťuje bezproblémovou orientaci a efektivitu v práci.

Podio nabízí také mobilní aplikace, které usnadňují práci na cestách, čímž uživatelům umožňuje zůstat produktivní i mimo tradiční pracovní prostředí. Platforma dále zaujme svým rozsáhlým spektrem integrací s externími službami a aplikacemi včetně Dropboxu, Google Drivu, Evernotu a Zendesku, což rozšiřuje její funkční možnosti a podporuje komplexní pracovní toky.

Ryver

Ryver má nejblíže ke Slacku, a podobně jako tato aplikace poskytuje organizacím efektivní nástroj pro komunikaci a jednoduché prostředí pro diskuzi o úkolech s cílem ohlídat včasné splnění stanovených termínů.

Jednou z výrazných předností Ryveru je jeho flexibilita v tvorbě libovolného počtu týmů v aplikaci a jejich intuitivní kategorizace. Stejně jako Slack nabízí Ryver možnost zřízení komunikačních kanálů pro skupiny i individuální hovory, přičemž vše je zasazeno do uživatelsky přívětivého prostředí.

Aplikace se odlišuje sofistikovaným systémem filtrů, umožňujícím uživatelům přesně regulovat, kdo má přístup k jejich sdílenému obsahu. Tento prvek podporuje cílenou spolupráci a zvyšuje efektivitu komunikace tím, že se umožňuje zaměřit na nejrelevantnější týmy. Všechny podnikové informace jsou přehledně prezentovány ve stylu newsfeedu, podobně jako na Facebooku, s možností označit příspěvky pro jejich snadnější vyhledání v budoucnu.

Ryver nabízí nativní aplikace pro mobilní telefony a počítače včetně systémů Mac a Linux, čímž podporuje plynulou práci napříč různými zařízeními. Pro podnikové klienty je připravena prémiová verze, která rozšiřuje možnosti platformy o automatizaci pracovních procesů, jednotné přihlašování (SSO) a rozšířené funkce správy týmů.

Flock

Flock je další aplikací velmi podobnou Slacku, ale uživatelé ji považují za uživatelsky přívětivější a jednodušší k použití a nabízí komplexnější komunikační nástroje.

Flock podporuje kanály pro různé týmy stejně jako jednotlivé nebo skupinové konverzace. Uživatelé mohou prohledávat zprávy, soubory a odkazy, a Flock je najde bez ohledu na to, kdo je odeslal a kde.

Aplikace podporuje audio- a videohovory a sdílení obrazovky, stejně jako nástroje pro produktivitu a větší zapojení, jako jsou ankety, sdílení poznámek a remindery a uživatelé mohou přiřazovat úkoly konkrétním členům skupiny.

K dispozici jsou také integrace s aplikacemi třetích stran, jako je Google Drive a X, přičemž notifikace se zobrazují přímo v kanálech.

Flock nabízí bezplatnou verzi, ale hledání, úložiště a integrace mají svá omezení. Vyšší plán předplatného tyto možnosti zpřístupňuje a přidává administrační ovládání, zatímco podnikový plán přidává větší kapacitu úložiště pro uživatele, více administračních ovládacích prvků a dedikovanou podporu.

Airtable

Airtable je platforma, která podporuje rozsáhlou online spolupráci a správu projektů. Umožňuje sdílet data napříč organizací, aby na nich mohli spolupracovat různí lidé. Tato platforma nabízí řadu integrací s aplikacemi třetích stran, díky čemuž lze synchronizovat data z jiných aplikací a zajišťovat jejich aktuálnost.

Airtable není pouze samostatným nástrojem pro spolupráci, ale platformou, na které mohou uživatelé vytvářet aplikace. Prezentuje se totiž jako platforma low-code, což znamená, že pro vytváření aplikací na ní nepotřebujete pokročilé programovací dovednosti. Každý tak může v Airtable vytvořit aplikaci, která podpoří spolupráci.

Existuje bezplatný plán, který má omezení na velikost souborů a počet spolupracovníků. Pro maximální využití této platformy je k dispozici předplatné, přičemž je na výběr ze tří plánů; Plus, Pro a Enterprise.

Plán Plus podporuje neomezený počet uživatelů. Omezení spočívá v tom, že získáte maximálně 5 GB prostoru na projekt a maximálně 5 000 záznamů pro každý projekt. Plán Pro zvyšuje úložný prostor na 20 GB s maximem 50 000 záznamů. Plán Enterprise je nejvyšší, nabízí až 1 TB prostoru na projekt a 100 000 záznamů.

Jak vybrat ten správný?

Při výběru vhodného nástroje pro online spolupráci je důležité zvážit několik klíčových aspektů, které mohou zásadně ovlivnit efektivitu a plynulost týmových projektů.

• Rozpočet a cenová strategie: Finanční možnosti hrají zásadní roli. Zatímco velké korporace s rozsáhlým IT rozpočtem mohou preferovat sofistikované platformy se širokým spektrem funkcí, menší podniky a start-upy by měly hledat řešení, která poskytují klíčové nástroje pro spolupráci za dostupnou cenu bez zbytečných přidaných výdajů.

• Zákaznická podpora: V digitálním prostředí, kde se všechno rychle mění, je důležitá kvalitní zákaznická podpora. Zvolte platformu, která nabízí komplexní podporu – ať už prostřednictvím e-mailu, chatu, či po telefonu.

• Uživatelské rozhraní: Intuitivní a přívětivé rozhraní výrazně usnadňuje začlenění nástroje do kaž- dodenní práce týmu. Jednoduchost a efektivita používání jsou klíčové pro udržení produktivity bez zbytečného zdržování. Zjistěte si, co vámi vybrané platformě říkají jiní uživatelé.

• Bezpečnostní opatření: V dnešním digitálním věku je bezpečnost citlivých dat na prvním místě. Investice do platformy s pevnými bezpečnostními protokoly a důrazem na ochranu dat, aby se minimalizovalo riziko úniku nebo zneužití informací, se vyplatí.

• Integrace s externími aplikacemi: Flexibilita a schopnost integrace s oblíbenými nástroji třetích stran přináší výhody a zvyšuje celkovou užitnou hodnotu řešení.

Výběr vhodného nástroje pro online spolupráci by měl být řízen především vašimi specifickými potřebami a cíli. Ať už hledáte řešení pro malý tým, nebo velkou organizaci, důležité je najít platformu, která podporuje vaše procesy, usnadňuje komunikaci a umožňuje pohodlnou práci a plynulou komunikaci.