INTELIGENTNÍ APLIKACE, DÍKY NIMŽ BUDETE PRODUKTIVNĚJŠÍ

MICHALA BENEŠOVSKÁ

Chytré aplikace vám mohou významně usnadnit práci. Napadlo vás někdy, kolik času „zabijete“ neefektivním plánováním schůzek? Víte, že to lze dělat jednodušeji a nemusíte si pinkat maily sem a tam? Umíte si naplánovat příspěvky na sociální sítě nebo chcete přestat prokrastinovat s telefonem v ruce? Podívejte se na několik tipů, jak vám mohou chytré aplikace usnadnit práci a zvýšit vaši produktivitu.

Produktivita je osobní záležitost. Existují zaručené rady a tipy, jak vyzrát nad prokrastinací a být lepší, výkonnější a produktivnější, ale co funguje u jednoho člověka, nemusí u dalších – zkrátka není univerzální postup, který by vyhovoval všem. Totéž platí pro aplikace pro zvýšení produktivity. Dnes máme rovněž tolik různých aplikací a nástrojů pro produktivitu, že si vybere každý. Nejdůležitější je určit, co přesně hledáte. Potřebujete lépe organizovat čas, zapisovat poznámky, řídit projekty? Podívejte se na několik zajímavých aplikací, které vám pomohou řešit vaše potřeby a v konečném důsledku urychlit práci.

Todoist: To nej pro správu seznamů úkolů

Todoist je jednoduchá aplikace pro správu úkolů, která umožňuje zaznamenávat a seskupovat úkoly podle projektů. Považujte ji za vylepšenou verzi tradičního úkolníčku. Kromě zaznamenávání a organizování vlastních úkolů můžete aplikaci používat ke spolupráci s ostatními lidmi prostřednictvím sdílení a přiřazování úkolů.

Náklady: Základní verze aplikace je zdarma, Premium verze stojí 3,99 dolaru měsíčně (cca 90 korun) nebo 35,99 dolaru (cca 800 korun) ročně.

Aplikace je k dispozici pro iOS, Android, Mac a Windows.

Dokumenty Google: Dokumenty kdekoliv a kdykoliv

Opustíme na chvilku všemocný vesmír systému Microsoft 365 a ponoříme se do Dokumentů Google, které jsou jedním z nejlepších nástrojů pro sdílení dokumentů a spolupráci v reálném čase. Například textový editor od Googlu eliminuje nutnost ukládat a posílat soubory sem a tam během procesu psaní a úprav tak nějak lépe a pohodlněji než konkurenční Word. V závislosti na nastavení můžete sdílet soubory a dokumenty v rámci organizace i mimo ni. To umožňuje členům týmu spolupracovat odkudkoli, omezuje nadbytečné dokumenty a pomáhá minimalizovat nedorozumění. Tabulky Google mají podobné výhody, například možnost importovat CSV do tabulek Google, což vám umožní uchovávat všechny dokumenty na jednom místě.

Dokumenty Google mají také funkci komentářů, která umožňuje zvýraznit a zaznamenat poznámky ke konkrétnímu textu. Komentáře určené konkrétním uživatelům také spustí e-mailové upozornění, aby všichni zůstali v obraze. V zájmu ochrany soukromí a bezpečnosti umožňuje Google vlastníkovi dokumentu určit možnosti úprav každého uživatele, který je v dokumentu sdílí. Dokumenty si můžete stáhnout ve formátu PDF i upravovat je online. Aplikace je zdarma, k dispozici je pro iOS a Android a otevřete ji v jakémkoliv prohlížeči (nejlépe běhá v Chromu pochopitelně).

IFTTT (If This Then That): Když to s automatizací myslíte vážně

If This Then That (IFTTT) je automatizační nástroj, který propojuje různé aplikace a zkušenosti. V aplikaci IFTTT můžete nastavit celou řadu různých automatizací, od každodenních úkolů až po specifičtější události. Například můžete nechat Google přidat do kalendáře připomínku, pokud má zítra pršet, nebo nastavit připomínku, abyste nezapomněli dokoupit mléko. Pokud chcete být opravdu

kreativní, můžete si nastavit i takové věci, jako je upozornění pokaždé, když kolem vašeho domu proletí Mezinárodní vesmírná stanice.

Tato aplikace vám pomůže automatizovat opakující se úkoly, což vám poskytne více času na to, abyste se mohli soustředit na jiné, důležitější aspekty své práce.

Automatizační aplikace IFTTT je zdarma pro iOS i Android.

Calendly: Plánujte schůzky chytře bez posílání e-mailů

Při registraci účtu v aplikaci Calendly budete požádáni o synchronizaci kalendáře a zvolení preferencí dostupnosti včetně časových intervalů (15 min / 30 min / 45 min atd.), kdy jste k dispozici. Když pak potřebujete naplánovat schůzku, jednoduše předáte druhé straně svůj odkaz na Calendly a ona si může vybrat nejvhodnější časový interval. Žádné pinkání e-mailů sem a tam. Existuje také řada alternativ Calendly, které můžete vyzkoušet. Pro jednoho uživatele je základní plán zdarma. Upgrade na plán Premium vyjde za osm dolarů měsíčně (cca 180 korun) a plán Pro na 12 dolarů (270 korun).

Brain.fm: Soustřeďte se s hudbou

Brain.fm je aplikace, která přehrává hudbu zlepšující soustředění, relaxaci, meditaci, spánek... Není to mýtus, určité typy hudby vám skutečně pomohou lépe se soustředit, relaxovat a spát. Služba Brain.fm se opírá o vědecký výzkum. Stačí si zvolit požadovaný výsledek, zapnout a nechat tuto aplikaci, aby se postarala o zbytek. Stažení je zdarma. Upgrade na verzi Pro jde od 6,99 dolaru (cca 150 korun) měsíčně.

Ke stažení pro iOS a Android.

Internxt: Bezpečně do cloudu

Internxt je služba zabezpečeného cloudového úložiště s ochranou soukromí, která umožňuje týmům sdílet citlivé soubory, fotografie a dokumenty. Služba klade důraz na uživatele a jejich soukromí, a proto end-to-end šifruje všechna data uložená a odeslaná v decentralizované síti.

Služby Internxt jsou open-source a nezávisle ověřitelné a závazek společnosti k technologii zero-knowledge poskytuje uživatelům úplnou kontrolu nad tím, kdo může přistupovat k jejich datům nebo je sdílet. Řešení v současné době nabízí tři základní služby ochrany soukromí: Disk pro obecné cloudové úložiště, Fotky pro sdílení a prohlížení fotek napříč zařízeními a Odeslat pro bezpečný šifrovaný přenos souborů.

Kromě svých stěžejních služeb navrhla společnost Internxt několik bezplatných nástrojů, které mají posílit

bezpečnost webového prostředí, například virový skener a nástroj pro kontrolu hesel.

Tarif do 10 GB je zdarma. Prémiové plány začínají na jednom dolaru za měsíc čili něco okolo 20 korun. K dispozici jsou také nabídky pro velké firmy a roční plány.

K dispozici pro iOS , Android , Windows , Mac , Linux a web.

ClickUp: Agilní řízení projektů

ClickUp je univerzální nástroj pro správu úkolů s intuitivním a uživatelsky přívětivým rozhraním, které z něj činí ideální řešení pro agilní řízení projektů. Je navržen tak, aby se snadno přizpůsobil jakémukoli pracovnímu postupu, zejména pro vývojové metodiky, jako jsou Kanban, scrum a agile. S více než 15 vlastními pracovními zobrazeními, včetně zobrazení Kanban, Box a Gantt, mohou týmy v ClickUp spravovat čas a zdroje, získat přehled o své práci, snadno identifikovat priority, odhalit nedostatky a vytvořit dokonalý pracovní postup.

ClickUp nabízí stovky přizpůsobitelných funkcí, které odpovídají potřebám každého projektu a vyhovují pracovním postupům vašeho týmu, včetně ClickApps, které umožňují přizpůsobit prostředí vašeho týmu v pracovním prostoru a efektivně řídit pracovní zátěž týmu pomocí termínů, vlastních stavů, přelévání úkolů, celkového odhadu a dalších. Zjednodušte svůj pracovní postup ještě více propojením aplikace ClickUp s více než 1 000 integracemi včetně vašich nejpoužívanějších pracovních nástrojů.

Předplatné je rozděleno do několika stupňů – Unlimited (pět dolarů –110 korun / člen / měsíc), Business (12 dolarů – 270 korun / člen / měsíc), Business Plus (19 dolarů – 420 korun / člen / měsíc), Enterprise (cena se nastavuje individuálně).

Aplikaci můžete používat na platformách iOS , Android , stolní počítače (Mac, Windows, Linux).

Chanty: Video, zvuk i chat pro váš tým

Chanty je aplikace pro týmový chat, která slouží ke spolupráci a komunikaci pro týmy všech velikostí. Více než 75 000 týmů používá Chanty pro produktivnější pracovní procesy a pro sladění a organizaci svých úkolů v jednom prostoru. V Chanty můžete vytvářet, spravovat a přiřazovat úkoly, a dokonce i vytvářet úkoly z textové zprávy.

Tabule Kanban je radost používat, protože můžete optimalizovat pracovní postupy pomocí flexibilního, vizuálního a jednoduchého způsobu provádění metodiky scrum. Díky více než 20 integracím můžete maximalizovat svou efektivitu, a to vše v jednotném prostředí. K dispozici jsou audio- a videohovory se sdílením obrazovky s celým týmem nebo jednotlivými členy týmu.

Pro menší týmy (do deseti členů) je Chanty zdarma; verze Business stojí tři dolary (70 korun) za měsíc pro jednoho uživatele.

Ke stažení pro iOS , Android , Mac a Windows.

Evernote: Pořizování a organizace poznámek nebylo nikdy jednodušší

Pokud si děláte poznámky digitálně nebo se často setkáváte s kombinací ručně psaných a digitálních poznámek, aplikace Evernote je pro vás ta pravá. Aplikace Evernote je jedním z nejlepších nástrojů na trhu pro shromažďování všech vašich nápadů a myšlenek na jednom místě. Jedním ze skvělých aspektů aplikace Evernote je, že kromě pořizování poznámek přímo v zařízení umožňuje uživatelům pořizovat fotografie psaných poznámek a nahrávat je do aplikace.

Po nahrání umožňuje funkce vyhledávání díky analýze rukopisu uživatelům procházet všechny jejich soubory, ať už psané, nebo psané na počítači. Jakmile jsou vaše poznámky v aplikaci, můžete je uspořádat do systémů poznámkových bloků a filtrovat je přidáním značek. Evernote se bez problémů synchronizuje napříč vašimi zařízeními, takže už nikdy „nezapomenete“ svůj zápisníček doma.

Stažení aplikace je zdarma, ale Premium verze je placená a její cena začíná na 4,99 dolaru (110 korun) měsíčně. Před nákupem zvažte vyhledání kuponu Evernote.

Forest: Když se chcete soustředit

Forest je skvělá aplikace pro lidi, kteří mají problém odložit telefon a soustředit se na jeden úkol. Kdykoli se chcete soustředit, jednoduše otevřete aplikaci Forest a „zasadíte strom“. Tento strom bude růst tak dlouho, dokud se budete soustředit a nebudete se rozptylovat telefonem. Pokud aplikaci v určitém okamžiku ukončíte před dokončením úkolu, stromek odumře. Uživatelé mohou z těchto stromů (a usilovné práce) nakonec vytvořit celý les. Aby to bylo ještě zábavnější, jsou hráči odměňováni dalšími druhy stromů a uklidňujícími zvuky, které doprovázejí jejich sbírku lesa. Ještě lepší je, že hra Forest spolupracuje s organizací Trees For The Future, která uživatelům umožňuje vyměnit získané mince za skutečné vysazení stromů. Cena aplikace je 1,99 dolaru (44 korun) s možností dalších nákupů v aplikaci.

Aplikace je zde ke stažení pro iOS a Android.

Toggl: Trackujte svůj čas

Toggl je známý svým čistým a jednoduchým rozhraním, které ho odlišuje od ostatních nástrojů pro sledování času. S takovým rozhraním se snadno používá a nabízí širokou škálu funkcí, jako jsou vlastní přehledy a zúčtovatelné hodiny, které pomáhají optimalizovat pracovní postupy. Díky snadnému použití na cestách a dostupnosti na mobilních zařízeních, počítačích a webových prohlížečích mohou IT profesionálové sledovat svůj čas efektivně a bez ohledu na to, kde se nacházejí. S bezplatnou verzí pro pět uživatelů a startovacím plánem pro týmy začínajícím na ceně osm dolarů (cca 180 korun) měsíčně za uživatele je Toggl cenově dostupným řešením pro sledování času. Ke stažení je pro iOS, Android a stolní počítače

Engross: Pomodoro Timer

Engross je efektivní nástroj pro správu času, který pomáhá uživatelům zlepšit soustředění a zvládat rozptýlení. Jeho nejvýraznější funkcí je časovač techniky Pomodoro, který rozděluje práci do menších intervalů s mini přestávkami. Tyto intervaly lze přizpůsobit podle potřeb uživatele. Kromě toho Engross také sleduje rozptýlení, umožňuje uživatelům jednoduše získat přehled o dobách, kdy se nejčastěji nechávají rozptýlit. Základní verze aplikace je zdarma.

Ke stažení pro iOS a Android.

MindMeister: Zmapujte své myšlenky

MindMeister je vynikající digitální nástroj pro tvorbu myšlenkových map, který je ideální pro každodenní pracovní situace. Jeho funkce, jako jsou vizualizace dat, plánování projektů a brainstorming, činí z MindMeisteru užitečný nástroj pro jednotlivce i týmy. Nástroj nabízí širokou škálu přednastavených motivů map, které lze upravit podle potřeby, včetně změny barev, stylů, formátování a přidání obrázků. Navíc s uložením všech informací v cloudu umožňuje digitální přístup k mapě bez starostí s ukládáním nebo předáváním.

MindMeister je zdarma pro až tři základní mapy. Osobní plány začínají na 4,99 dolaru (110 korun) za měsíc; plány Pro začínají na 8,25 dolaru (180 korun) za měsíc.

Aplikace jsou ke stažení pro iOS a Android.

Hootsuite: Plánování na socme

Hootsuite je nástroj, který umožňuje firmám plánovat příspěvky a kampaně pro sdílení na sociálních sítích. Jakmile jsou příspěvky naplánovány a rozvrženy, můžete je zobrazit v komplexním kalendáři, což usnadní koordinaci kampaní, organizaci kanálů sociálních médií a celkový přehled.

Kromě plánování a publikování obsahu pomáhá Hootsuite firmám navázat kontakt s publikem a vytvořit spojení s potenciálními zákazníky. Uživatelé Hootsuite mohou sledovat výkon příspěvků, odpovídat na dotazy, zvyšovat pozitivní komentáře a sdílet další příspěvky – to vše v rámci platformy. Díky funkcím, jako jsou přiřazování dotazů zákazníků konkrétním členům týmu a filtrování příchozích zpráv podle priority, má tento nástroj mnoho možností, které zvýší produktivitu vašeho týmu.

Ceny za používání Hootsuite jsou následující: nabízí se 30denní zkušební verze zdarma a profesionální plán začíná na 29 dolarech (640 korunách) měsíčně pro jednoho uživatele a maximálně deset účtů, ale v závislosti na počtu uživatelů a požadovaných funkcích se cena samozřejmě mění.

Zde je možné stahovat aplikace pro iOS a Android.