Werkplekconcept
A-GREAT-PL Onze toegevoegde waarde bestaat uit de unieke bijdrage die wij leveren aan het creĂŤren van een geweldige werkomgeving bij onze ambitieuze opdrachtgevers. Een inspirerende en fijne werkomgeving met een goed werkplekconcept en uitstekende service levert immers een enorme positieve bijdrage aan de medewerkerstevredenheid, de gezondheid en de prestaties van getalenteerde medewerkers. Het zal jou niet verrassen dat blije, gezonde en succesvolle medewerkers gelukkiger zijn. Onderzoek toont zelfs aan dat gelukkige mensen gemakkelijker hun eigen talenten ontdekken, relaties opbouwen en meer energie hebben. En daarmee voegen wij dus een enorme waarde toe aan de werknemers en de organisatie van onze opdrachtgevers.
LACE-TO-BE En nu is het moment gekomen waarop ook wij gaan werken in een geweldige werkomgeving, of zoals wij deze noemen: A-Great-Place-To-Be. In dit boekje gaan wij dieper in op het werkplekconcept in ons nieuwe kantoor en tref jij tevens veel praktische informatie aan die jou kan ondersteunen om thuis te komen in deze geweldige werkomgeving. Wij wensen jou veel leesplezier.
EEN EPIC WER Ons kantoor is niet langer enkel een werkplekomgeving, maar geeft tevens ruimte om elkaar op verschillende manieren te ontmoeten, om samen te werken, te vergaderen of te overleggen, te ontspannen en klanten en gasten te ontvangen (Connect). Wij zullen meer flexibel en activiteit gerelateerd gaan werken op meerdere plekken in en om het kantoor. Daarmee neemt de dynamiek (Energy) in onze werkomgeving toe. Tegelijkertijd weten wij ook dat er een groep collega’s is die behoefte heeft aan kunnen werken buiten de zichtlijnen en dynamiek in een omgeving die meer rust en privacy biedt. Ook omdat het dagelijkse werk dat van je vraagt.
RKOMGEVING Ons nieuwe kantoor is verbouwd en ingericht op basis van een zeer doordacht concept waarbinnen bovenstaande allemaal mogelijk moet zijn. In de basis is onze verdieping vormgegeven volgens het principe dat je de vleugel binnen komt lopen in het dynamische hart van ons kantoor. Bij de receptie, onze coffee bar, de ontvangstomgeving en de bezoekerszitjes. Naarmate we verder de vleugels oplopen, wordt het rustiger. Vanuit het centrum naar buiten, vanuit dynamiek naar rust.
Rus t
Rust
Actief
WERKEN IN In het concept is ervoor gekozen om de diverse afdelingen een eigen werkomgeving te geven (een vlek) waarbinnen de collega’s van die afdeling aan een bureau kunnen gaan zitten als zij in de directe nabijheid van de directe afdelingscollega’s willen werken. Wij realiseren dat dit praktisch is. Niemand heeft een vast bureau, maar jij bent vrij om iedere dag aan hetzelfde bureau te gaan zitten. Dat is een verschil. Als jij klaar bent met werken of jij bent er een dag niet, dan dient het bureau geheel clean desk te zijn, vrij van persoonlijke documentatie of items, zodat een ander dat bureau
y
bilit
trac
Mo
Con
HR
ts
Ope
rati
e
kan gebruiken.
VLEKKEN Afdelingen die geacht worden intensief samen te werken, zijn zoveel mogelijk in elkaars nabijheid geplaatst.
e
anc
Fin
e
ecti
Dir es
Sal
ACTIVITEIT GERELA Ook wel bekend als “activity based working” of “activiteit gebaseerd werken”. Ons nieuwe kantoor stimuleert ons om de werkplek te kiezen die het beste past bij de activiteit die ik op dat moment te doen heb. En doordat wij die mogelijkheid krijgen, verwachten wij effectiever te kunnen werken. Hieronder bespreken we de diverse werkplekken die er zijn: Bijzondere werkplekken Informele vergaderplekken, landings- en flexplekken. Er is de mogelijkheid gecreëerd om in de directe omgeving van jouw vlek, te landen op een bijzondere werkplek. Bijvoorbeeld wanneer jij even kort met een collega wil overleggen, kun je wegstappen
ATEERD WERKEN van jouw bureau en landen op een plek waar je even informeel kunt overleggen. Een informele vergaderplek. Mogelijk wil jij een keer niet aan een bureau – te midden van jouw collega’s – werken, dan is er de mogelijkheid om een bijzondere werkplek te kiezen in de directe nabijheid van jouw collega’s of van een andere afdeling. Een landingsplek of flexplek. De bijzondere werkplekken in de nabijheid van jouw afdelingsvlek kunnen ook gebruikt worden door collega’s van andere afdelingen. Omdat zij even weg van de eigen afdeling willen werken, omdat zij dichter bij jou afdeling wil zitten, omdat jullie die dag gezamenlijke onderwerpen hebben, of omdat de rust op jouw afdeling mogelijk beter aansluit bij de activiteit die de persoon op dat moment te doen heeft.
ACTIVITEIT GERELA Formele vergaderzalen Een aantal vergaderruimten dienen geboekt te worden in Outlook en zijn bedoeld voor de meer formele afspraken, bijvoorbeeld omdat er externen bij aanwezig zijn. Vergaderingen die in deze ruimten plaatsvinden, worden ondersteund door de receptie indien er externen deelnemen aan de vergadering, of er twee of meer directieleden deelnemen aan de vergadering. Deze zalen kunnen overigens prima ad hoc gebruikt worden indien er geen boekingen zijn van betreffende vergaderruimte. De D&B store In ons nieuwe kantoor hebben wij ook een “kledingwinkel�, de D&B store. Deze ruimte zal op voorhand geboekt of spontaan gebruikt worden om medewerkers van
ATEERD WERKEN D&B aan de juiste kleding te helpen. Het kleden van één van onze collega’s heeft altijd voorrang, maar voel je vrij deze ruimte te gebruiken voor spontaan overleg. Het is immers een coole plek binnen ons kantoor. De belkamers In het pand zijn twee belkamers gerealiseerd, aan het einde van beide vleugels, naast de booths. Verder lenen de spreekkamers en concentratiekamer zich goed om een telefoongesprek te voeren, als ze niet op voorhand geboekt zijn. Maar ook de booths, de bank aan de kopse kant van de vleugels en de centrale ontvangstruimte biedt voldoende mogelijkheden om een telefoongesprek te voeren.
ACTIVITEIT GERELA De algemene ruimte in Heempark Kantoorgebouw Heempark I onderscheidt zich van andere kantoren omdat bijna 30% van het gebouw bestaat uit algemene ruimte. Denk aan de ontvangstomgeving en het restaurant. Ook hier vindt men meer dan voldoende mogelijkheid om elkaar informeel te ontmoeten, weg van de eigen werkplek of afdeling te werken of pauzes door te brengen.
ATEERD WERKEN De buitenruimte Het terrein rondom ons kantoor heeft veel groen, maar ook het naastgelegen “Heempark de Braak”, waar wij onderdeel van zijn, is geniaal. Meer lucht, licht en ruimte nodig voor overleg of kennismaking? Feel free to take a walk!
QUICK REF Openingstijden Heempark I Heempark 1 is op werkdagen geopend tussen 6:45 uur en 20:00 uur. Gedurende deze uren is ook ons kantoor geopend en toegankelijk. Iedereen zal een badge ontvangen waarmee men via de draaideur aan de achterzijde Heempark 1 kan betreden. Het pand en ons kantoor worden geopend en gesloten door een mobiel surveillant. Let op: buiten deze tijden is ook het rolhek op de toegangsbrug tot Heempark afgesloten. Overwerken Het is mogelijk om na 20:00 uur of in de weekenden te werken. Wij stimuleren dit echter niet. Maar mocht deze noodzaak aanwezig zijn, dan dien jij dit op voorhand door te geven aan onze eigen receptie. Doorgeven van overwerk kan op werkdagen vóór 12:00 uur. Let op: er zijn extra kosten verbonden aan dergelijke verzoeken. Openbaar vervoer De openbaar vervoer mogelijkheden zijn uitgebreid beschreven in het bijgevoegde “onderzoeksrapport openbaar vervoer”.
FERENCE Parkeren Wanneer jij in het bezit bent van een leaseauto van D&B dan kun jij op het parkeerterrein achter het kantoor parkeren. Kom jij met de fiets, scooter of motor, dan maak jij gebruik van de overdekte stalling voor tweewielers aan de achterzijde van Heempark 1 of de aanwezige fietsenrekken. Wanneer jij in jouw eigen auto naar kantoor komt, dan kun jij onbetaald parkeren op de openbare weg of het parkeerterrein van de tennisvereniging schuin tegenover Heempark. Leveranciers Leveranciers kunnen de bordjes volgen en aan de achterzijde van het pand gebruik maken van de leveranciersingang. Hier dient men aan te bellen en wordt men (nu nog) ontvangen door de receptionistes van Omnicom en doorverwezen naar ons kantoor. Gasten Gasten kunnen gebruik maken van de bezoekersparkeerplaatsen aan de voorzijde van Heempark 1. Deze parkeerplaatsen dienen niet gebruikt te worden door leveranciers of mensen die werken in Heempark. Gasten worden door de receptionistes van Omnicom direct doorverwezen naar de receptie van D&B op de 2e etage.
DE CENTRALE De centrale ontvangstomgeving Het zijn veelal gasten en bezoekers, dan wel medewerkers die gebruik maken van het OV of met een eigen auto naar kantoor komen, die hier via de draaideur aan de voorzijde Heempark betreden. De centrale ontvangstomgeving bevindt zich op de 1e etage en wordt op dit moment nog geserviced door de receptionistes van Omnicom. Wij zullen slechts in zeer beperkte mate gebruik maken van hun diensten. Wel staat het jullie vrij om deze omgeving als break out omgeving te gebruiken. De koffiemachine die hier aanwezig is, is overigens van Omnicom en dient in principe niet door ons gebruikt te worden. Uitzonderingen gelden wanneer wij met gasten zijn en het toevallig zo uit zou komen. De begane grond Via de draaideur aan de achterzijde van Heempark 1 betreden diegenen die aan de achterzijde van het pand parkeren het kantoor. Jij komt binnen op de begane grond middels gebruikmaking van de aan jou uitgereikte badge. Heb jij onverhoopt nog geen badge uitgereikt gekregen (en die kans is aanwezig, er is een groot aantal badges in bestelling), maak dan gebruik van de hier aanwezige deurbel. De receptionistes van Omnicom zullen jou binnenlaten. Direct bij binnenkomst tref jij aan jouw linkerhand een dames- en herentoilet aan. De damestoilet beschikt tevens over een douchefaciliteit. Tevens bevindt ons archief zich op deze verdieping. Deze wordt met name gebruikt voor de opslag van administratie, kleding en materialen die door D&B The Mobility Group gebruikt worden voor evenementen en projecten. Via de begane grond wordt tevens toegang verkregen tot het restaurant van Heempark 1.
E RUIMTEN Het restaurant Voor het eerst in ons bestaan hebben wij de beschikking over een eigen restaurant. Totdat het restaurant verbouwd is en WE CANTEEN hier haar scepter gaat zwaaien (zomer 2016), eten wij met elkaar in een voor ons gereserveerde sectie van het bedrijfsrestaurant. Hier zullen ook de twee WE CANTEEN meubels met ijskasten geplaatst worden waarop de lunch dagelijks opgediend wordt. Wij lunchen tussen 12:00 en 13:30 uur. Met de komst van ons eigen restaurant is het niet langer de bedoeling dat er op de kantoorverdieping gegeten wordt, tenzij het een vergadering met lunch betreft. De rookruimte Roken is verboden in het gehele pand. Ook willen wij niet dat er buiten aan de voorzijde van het pand gerookt wordt. Aan de achterzijde is een overdekte rookruimte gerealiseerd waar jij als roker gebruik van kunt maken. Uiteraard staat het jou vrij om elektrisch te gaan roken…en dat – hoe appellig dat er ook uitziet – mag natuurlijk wel gewoon op kantoor buiten het zicht van gasten en rekening houdend met de mening van jouw directe collega’s.
GASTEN EN B Gasten kunnen gebruik maken van de bezoekersparkeerplaatsen aan de voorzijde van Heempark 1. Deze parkeerplaatsen dienen niet gebruikt te worden door leveranciers of mensen die werken in Heempark. Gasten worden door de receptionistes van Omnicom direct doorverwezen naar de receptie van D&B op de 2e etage. Hier wordt men ontvangen door de receptioniste van D&B The Facility Group en zal deze iets te drinken aangeboden krijgen. Aanmelden van gasten (verplicht) Het aanmelden van gasten bij de receptie zorgt voor een veel betere ontvangstbeleving bij de gast. Wij verwachten dan ook van een ieder dat gasten met voor- en achternaam worden aangemeld bij de receptie. Dit kan op twee manieren: 1. Jij hebt een vergaderzaal geboekt om jouw gast(en) in te ontvangen. Zorg dat jij in de reservering de namen van jouw gasten opneemt. 2. Jij maakt geen gebruik van een formele vergaderzaal om jouw gast(en) in te ontvangen. Stuur dan een e-mail naar onze receptie met daarin de naam of namen van de gast(en) met een verwachte aankomsttijd en vertrektijd. Indien jij gasten ontvangt die als zeer belangrijk aangemerkt kunnen worden, dan is het aan te bevelen om de receptioniste ook nog even persoonlijk op de betreffende afspraak te wijzen. Wil jij nou echt scoren bij jouw bezoek, dan is er voldoende ruimte om in het opmerkingenveld meer specificaties van jouw gast op te nemen, zoals: -
Bedrijfsnaam, contactgegevens;
-
Waar men vandaan moet komen of na de afspraak terug naartoe moet reizen;
-
Mogelijke voorkeur van hoe men zijn/haar koffie drinkt.
BEZOEKERS Onze receptioniste kan hier handig gebruik van maken door bijvoorbeeld de file informatie in het oog te houden voor de vertrekkende gast en deze te wijzen op vertragingen, dan wel deze iets voor onderweg aan te bieden. Faciliteiten De gast heeft vele mogelijkheden om eventuele wachttijd op een prettige manier invulling te geven. Er zijn diverse zitjes beschikbaar, men kan op verschillende plekken de laptop aan het stroom koppelen en er is een gasten WiFi beschikbaar. Men kan even ontspannen en genieten van het uitzicht, een krantje of magazine lezen of een gesprek aangaan met anderen die zich in de ontvangstruimte bevinden. Tevens kan men gebruik maken van: -
De garderobe: hier kan ook mogelijke bagage tijdelijk opgeslagen worden;
-
Een iPad;
-
Diverse mogelijkheden om de mobiele telefoon op te laden (de receptie heeft
diverse laders beschikbaar); -
De toiletruimte is uitgerust met een beperkt assortiment luxe toiletartikelen;
-
Deze faciliteiten zullen gaandeweg uitgebreid worden.
Elektrisch rijden Op dit moment hebben wij nog niet de mogelijkheden om gasten die gebruik maken van elektrische voertuigen een laadpaal aan te bieden. We zijn wel hard doende deze faciliteit te realiseren. Bij de bezoekersplaatsen staat wel ĂŠĂŠn elektrische laadpaal, maar die is exclusief voor Omnicom.
SAMEN ETEN E Onze coffeebar In het hart van onze kantoorverdieping is de gezamenlijke pantry gerealiseerd waar koffie, thee, fruit en tussendoortjes gehaald kunnen worden. Wij hebben er bewust voor gekozen om niet ook op andere plekken in kantoor koffiemachines te plaatsen. Immers, onze werkomgeving is zo ontworpen dat wij gestimuleerd worden elkaar te ontmoeten en meer te bewegen binnen de kantooromgeving. Zitten is immers het nieuwe roken. Wel komen er op meerdere plekken in ons kantoor watercoolers te staan. Wij rekenen erop dat de centrale pantry door iedereen netjes gehouden wordt en jij ook aan het einde van de dag jouw eigen glaswerk en gebruikte kopjes in de vaatwassers onder de pantry plaatst. De blikjes fris bevinden zich in de storage, naast de toiletten, in de welbekende zilveren koelkast. Ook in het pantrymeubel zitten ijskastjes, maar die zijn primair bedoeld voor onze gasten. Centrale pantry Receptie Koffiemachine Vaatwasser Koelkast
EN DRINKEN Lunch en corvee Wij hebben allen de mogelijkheid om te lunchen in het restaurant. De lunch zal vooralsnog in sterke mate vergelijkbaar zijn met de lunch zoals wij die op de Amsteldijk gewend waren. De receptioniste van D&B zal assisteren bij het klaarzetten en afruimen van de lunch. Onze corveedienst blijft echter voorlopig eveneens van kracht. Indien jij jouw eigen spullen meeneemt voor de lunch dan kun jij die kwijt in ĂŠĂŠn van de WE CANTEEN koelkasten in de meubels, of de witte ijskast bij de vaatwasser.
VERGAD Formele vergaderruimten Op onze etage hebben wij 10 te boeken vergaderruimten. Deze vergaderruimten worden geboekt via de Outlook agenda, zoals wij dat op de Amsteldijk ook reeds deden. Onderstaand een overzicht van deze vergaderruimten. De vier vergaderzalen
Aantal pax
Apparatuur
De Amstel (trainingsruimte)
10-30 pax
Beamer aanwezig
De Heren (boardroom)
10 pax
Smart screen aanwezig
De Keizers (huiskamer)
5 pax
AV aanwezig
De Prinsen (staand vergaderen)
8 pax
AV aanwezig
De vijf spreekkamers Westerpark 1 (Amsterdam West)
4 pax
Vooralsnog geen AV aanwezig
Rembrandtpark 2 (Amsterdam West) 4 pax
Vooralsnog geen AV aanwezig
Vondelpark 3 (Amsterdam Zuid)
4 pax
Vooralsnog geen AV aanwezig
Sarphatipark 4 (Amsterdam Zuid)
4 pax
Vooralsnog geen AV aanwezig
Oosterpark 5 (Amsterdam Oost)
4 pax
Vooralsnog geen AV aanwezig
De concentratiekamer Het Spui (boekwinkels, UvA)
2 pax
Geen AV aanwezig
DEREN De namen van de vergaderruimten verwijzen naar Amsterdam, daar waar onze wortels liggen. De vier vergaderzalen dragen de namen van de grachten zoals die al vele jaren onderdeel zijn van onze werkomgeving. We nemen deze parken mee naar ons Heempark in Amstelveen. De spreekkamers dragen de namen van Amsterdamse parken en hebben tevens een (huis)nummer meegekregen, zodat we snel snappen waar in de vleugel zij zich bevinden. We tellen de spreekkamers van west naar oost. Onze concentratiekamer heeft de naam van het plein Spui.
De
eek
Spr en
Her
eek k Spr
mer ieka trat er 5 cen Con ekkam e Spr
am er 1 +2 De Kei z e De Prin rs sen De Am stel
4
+ er 3
kam
REGELS VOOR FORMELE De formele vergaderruimten worden geboekt in de ons bekende Outlook agenda. Er gelden een aantal zaken waar wij ons aan dienen te houden: 1. Boek enkel een vergaderruimte wanneer de informele vergaderplekken niet voldoen; 2. Laat de vergaderruimten netjes achter; 3. Zorg dat de white boards/krijtborden schoon zijn; 4. Zet AV-apparatuur uit; 5. Wanneer een afspraak vervalt, haal die dan ook uit de Outlook agenda; 6. Boek de zaal die past bij de hoeveelheid mensen die deelnemen. Dus niet met z’n tweeÍn in de boardroom; 7. Boek enkel een zaal met AV-apparatuur wanneer jij die nodig hebt; 8. Boek de zaal die het best past bij jouw activiteit; 9. Heb jij last-minute een formele vergaderruimte nodig, boek deze dan alsnog in de Outlook agenda; 10. De directie (en belangrijke externe gasten) heeft voorrang bij het boeken van de boardroom en de spreekkamers bij de directievlek (Vondelpark 3 en Sarphatipark 4); 11. De concentratiekamer zal vermoedelijk intensief gebruikt worden door met name sales. Boeken van een formele vergaderruimte We adviseren om op de volgende manier te boeken. Dan heeft onze receptioniste gemakkelijk toegang tot de relevante informatie: 1. Vul in het onderwerp veld de volgende informatie in, indien voor handen / relevant: [onderwerp] [extern bedrijfsnaam] [externe gast(en)]
E VERGADERRUIMTEN Voorbeelden: 1e gesprek Hans Jansen E-learning StudyTube, Esther van Wieren, Homam Karimi Marketing overleg JP/RF/SDM Bij een intern overleg voegt het iets toe voor de receptie als we de initialen van de collega’s in het onderwerp veld opnemen. Als wij afspraken op deze wijze inplannen, dan is in één oogopslag duidelijk voor de receptie welke service en welke wijze van ontvangst gewenst is. Men kan zien of een gast ons kantoor voor het eerst bezoekt, of al bekend is met de ontvangst van D&B. De namen van de externen worden direct duidelijk en men kan een eerste indicatie krijgen door de bedrijfsnaam toe te voegen of het een bestaande klant of leverancier betreft, dan wel een potential. In het opmerkingen veld kan overige informatie opgenomen worden. Als deze mogelijk ook interessant is voor de receptioniste, dan kun jij een * in het onderwerp veld toevoegen. 2. Vul de gekozen vergaderruimte in. Dat doe jij op deze manier: Stap 1: kies voor de optie “Deelnemers Uitnodigen”. Stap 2: druk op de “Aan…” button. Stap 3: selecteer de vergaderruimte die jij wil boeken. Stap 4: voeg deze toe als “Resources ->”. Dan komt deze op de plaats van de locatie te staan in de afspraak. 3. Druk op “Verzenden”.
GEBRUIK VAN D De formele vergaderruimtes Ook voor de informele vergaderplekken geldt uiteraard dat wij deze schoon achterlaten. Tevens zal blijken dat de ene informele vergaderplek, de andere niet is. Zo bevinden veel van deze plekken zich in de nabijheid van de werkplekken en vlekken. Nu wil het geval dat de ene vlek luidruchtiger en dynamischer is dan de volgende. Van nature is er relatief veel aanloop en telefoonverkeer op de operationsvlek en zullen ook de informele vergaderplekken iets meer dynamiek kunnen verdragen. De finance vlek daarentegen zal bijvoorbeeld mogelijk iets meer rust uitstralen. Hier vindt immers het geconcentreerde en relatief routinematige precisie werk plaats. Afhankelijk van jouw wens, zou het dus zo kunnen zijn dat jij voor de ene activiteit liever landt bij Finance, en voor de andere bij Operations. Choose wisely! De D&B Store De store vertegenwoordigt een bijzondere informele vergaderruimte. Deze ruimte is niet (door iedereen) te boeken, maar heeft de volle potentie van een formele vergaderplek. Immers: dicht bij de ontvangstomgeving, in bezit van een deur en de mogelijkheid om te blinderen. Voldoende ruimte voor een meeting met 6 pax. Deze ruimte wordt echter gemanaged door onze tailor. Jawel, je hoort het goed. Wij gaan een dame of heer aannemen gedurende drie ochtenden per week die onze medewerkers in de kleding van Mart Visser hijst en zelf in staat is om een groot deel van de aanpassingen aan de kleding te doen. Hier zullen kledingkasten, naaimachines, een echte paskamer en grote spiegel aanwezig zijn. Hij/zij zal tevens zorg dragen voor het voorraad houden, doorpassen, uitgeven, innemen en administreren van de
DE RUIMTES kleding. Onze tailor heeft dus altijd voorrang op deze ruimte en zal de ruimte exclusief inplannen op de vaste ochtend waarop hij/zij aanwezig is of de andere momenten van de week waarop zijn/haar aanwezigheid gewenst is. Deze ruimte is voor de rest van ons dus enkel een opportunity. Is de ruimte niet geboekt, maak er gebruik van… maar als de tailor of één van zijn/haar hulpen binnenstapt…dan stappen wij weg. Houd daar rekening mee. De belkamers Die het eerst komt, die het eerst maalt… Om te bellen dus… In relatieve privacy… De algemene ruimte in Heempark Kantoorgebouw Heempark I onderscheidt zich van andere kantoren omdat bijna 30% van het gebouw bestaat uit algemene ruimte. Denk aan de ontvangstomgeving en het restaurant. Ook hier vindt men meer dan voldoende mogelijkheid om elkaar informeel te ontmoeten, weg van de eigen werkplek of afdeling te werken, te bellen of pauzes door te brengen.
WERKEN IN EEN FLEXIBE Het werkplekconcept volgens welke wij op Heempark met elkaar gaan werken is vooruitstrevend en vele van onze relaties zullen geïnteresseerd zijn in hoe wij dit vorm hebben gegeven. Dat betekent dat er korte rondleidingen zullen plaatsvinden in kleine en iets grotere gezelschappen. Allen zullen wij onze gasten, geïnteresseerden, bestaande klanten en toekomstige klanten dus tegenkomen in iedere uithoek van ons kantoor. Aan de andere kant gaan wij werken in een open werkplekconcept, waarbinnen veel ruimte is voor werken op basis van jouwe activiteit. Beide gegevens zij super leuk, maar maken ook dat wij ons bewust dienen te zijn van een aantal zaken. 1. We werken in een open ruimte met elkaar, dus houd rekening met elkaar voor wat betreft (geluid)overlast. Denk hierbij aan muziek, kijken van internet filmpjes, naar elkaar roepen over de afdeling heen, bellen en luidruchtig overleg of commentaar. 2. Kleed jezelf representatief. Nette gympen zijn in orde, spijkerbroek kan, als jouw functie niet vraagt om intensief face-to-face contact met klanten en medewerkers. Maar geef aandacht aan de wijze waarop jij gekleed gaat. Verzorg jezelf goed. Klanten, relaties en collega’s van ons zijn ook welkom in Heempark en vinden daar iets van. 3. Jassen, paraplu’s, sporttassen en boodschappentassen willen we niet terugzien op werkplekken en landingsplekken. Op termijn zullen er garderobekasten en lockers aanwezig zijn in het kantoor. Tot die tijd zullen we hier nog even creatief en flexibel mee om moeten gaan.
L WERKPLEKCONCEPT 4. Uiteindelijk zal er een strikte clean desk policy gelden op ons kantoor in Heempark. Niemand heeft een vast bureau, maar jij bent vrij om iedere dag aan hetzelfde bureau te gaan zitten. Dat is een verschil. Als jij klaar bent met werken of jij bent er een dag niet, dan dient het bureau geheel clean desk te zijn, vrij van persoonlijke documentatie of items, zodat een ander dat bureau kan gebruiken. 5. Binnen iedere afdelingsvlek zijn de bureaus afgesteld op een standaard en Arbo verantwoorde hoogte. De truc zit ‘m in het hebben van goede bureaustoelen en deze op de juiste wijze afstellen op jouw persoonlijke lichaamsbouw en lengte. In iedere vlek zijn echter ook enkele in hoogte verstelbare bureaus aanwezig. Ben jij dus kleiner, groter of op een ander manier bijzonder qua lichaamsbouw: de bureaus met zwengel zijn beschikbaar voor jou. 6. Wij hebben allemaal precies 1 meter aan zakelijke kastruimte: plank/hang. Persoonlijke items worden weggeborgen in de beschikbare lockers. De afdelingen Finance, HR en Procurement en contractmanagement hebben extra ruimte in de diverse brandbestendige kasten in de storage en ons archief op de begane grond. 7. Wij gaan terug in de hoeveelheid printers. In principe zal er in de twee vleugels van ons kantoor een centrale printhoek gerealiseerd worden die gebruikt kan worden. De multifunctionele, high quality kleurenprinter bevindt zich in de storage van het kantoor direct naast de toiletgroepen. 8. Onze storage is ook de plek waar alle repro activiteiten plaatsvinden. Hier staan de frankeermachines, inbindapparatuur, de kantoorbenodigdheden en kantoorartikelen, zoals briefpapier en enveloppen. Ook onze postvakjes zijn hier aanwezig.
UNDER CONS We zijn het inmiddels gewend‌ D&B wil vaak sneller dan de mensen om ons heen kunnen handelen. En ja, D&B zou D&B niet zijn als dat ook nu niet het geval zou zijn. Met andere woorden: Aanstaande maandag zijn wij klaar voor Heempark, maar Heempark is nog niet geheel klaar voor ons. Op een aantal onderwerpen ontmoeten wij vertraging. Hier een korte opsomming van hetgeen gaandeweg gerealiseerd gaat worden: 1. Totdat We Canteen het restaurant gaat runnen, moeten wij ons tevreden stellen met de faciliteiten en lunchlocatie zoals die ons ter beschikking wordt gesteld tot de zomer van 2016. 2. Totdat D&B de receptie van Heempark gaat runnen, maken wij vooral weinig gebruik van de huidige receptie van Heempark, bemand door receptionistes in dienst van Omnicom. Hoewel dit aardige dames zijn, zou gebruik maken van hun diensten de overgang naar D&B hospitality hostesses in de zomer van 2016 kunnen bemoeilijken. 3. Zowel de ontvangstomgeving als het restaurant gaan op spectaculaire wijze verbouwd worden door de gebouweigenaar. Dit alles om Heempark nog meer aan te laten sluiten op de visie van D&B voor wat betreft A-Great-Place-To-Be. Een unieke gebeurtenis‌maar daar moeten we dus nog wel even op wachten. Kwartaal 3 van 2016.
STRUCTION 4. Wij hergebruiken veel van ons meubilair. Dat is duurzaam. Een groot deel van het nieuw aan te schaffen meubilair is echter nog niet geleverd op het moment dat wij kantoor gaan houden op Heempark. Druppelsgewijs zal er nieuw meubilair afgeleverd worden op ons kantoor en kunnen wij allen getuige zijn van de transformatie naar ons nieuwe werkplekconcept. 5. In het verlengde van ons nieuwe werkplekconcept zal iedereen een laptop van D&B ontvangen. Een groot deel van de laptops zal echter pas op 1 december geleverd worden. Tot die tijd zitten sommige mensen “vast” aan een bureau. Daarna kan er vrij gewerkt worden in de aangewezen vlekken, op de landingsplekken of iedere andere plek waar jij wil zitten. 6. De garderobekasten en lockers zullen later geleverd worden. Dat maakt het lastiger om clean desk te werken en de werkplek jassen- en tassenvrij te houden. Dat snappen we met elkaar. Desalniettemin, probeer al zoveel mogelijk clean desk te werken door persoonlijke items weg te bergen in de aanwezige kastruimte. 7. Op termijn gaan wij met onze servers naar de “cloud”, en kan een ieder dus any time, any place, any where werken. Ook zal er een hedendaagse printmethodiek geïntroduceerd worden. Maar zover zijn we nu nog niet.
IN THE NEIGHB Ons nieuwe kantoor bevindt zich op steenworp afstand van het Amsterdamse Bos, het oude stadshart van Amstelveen en de Amsterdamseweg – waar Heempark aan grenst – kent een grote diversiteit aan winkels en horeca. Enkele highlights:
Amsterdamseweg 199:
Bakkerij De Zeeuw
Amsterdamseweg 193:
Café Abina
Amsterdamseweg 188:
Lidl Supermarkt
Amsterdamseweg 160:
Wijnhandel Henri Bloem
Amsterdamseweg 136:
Natuurwinkel De Halm
Amsterdamseweg 126:
Keurslagerij G. Stronkhorst
Amsterdamseweg 104:
Restaurant De Jonge Dikkert
Amsterdamseweg 73:
Albert Heijn
Handweg 1:
Restaurant Aan de Poel
BOURHOOD
Aan de Poel
Abina
Albert Heyn
Henri Bloem
De Halm
De Zeeuw
De Jonge Dikkert
Lidl
G. Stronkhorst
See you at: